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Circular Conjunta 001 de 2019 Veeduría Distrital - Secretaría Jurídica Distrital

Fecha de Expedición:
17/01/2019
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
N/A
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR CONJUNTA 001 DE 2019

 

(Enero 17)

 

Para: SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES Y DIRECTORES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA; EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN DISTRITAL Y ALCALDÍAS LOCALES.

 

De: VEEDOR DISTRITAL Y SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

 

Asunto: RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2019.

 

Radicado: 2-2019-559

 

La Veeduría Distrital, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto Ley 1421 de 1993 y en concordancia con el artículo 17 del Acuerdo 24 de 1993, trabaja en pro del mejoramiento de la gestión pública distrital, generando a través de informes, diagnósticos, herramientas, lineamientos y metodologías, entre otros insumos que permiten mejorar la transparencia y efectividad en las actuaciones administrativas contractuales de las entidades distritales.

 

Por su parte, la Secretaría Jurídica Distrital, de acuerdo con lo previsto en el Decreto Distrital No. 323 de 2016 debe formular, adoptar, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital. Así como, apoyar, orientar y asesorar la gestión de las entidades y organismos distritales para definir políticas públicas en materia de contratación, unificando criterios en cuanto a la aplicación de las normas y generando mecanismos para la ejecución concertada de acciones en materia contractual.

 

En ese sentido, se han realizado diagnósticos por parte de la Veeduría Distrital en los cuales se analiza el contenido y estructuración de los Planes Anuales de Adquisiciones (PM), elaborados y publicados en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP) por las entidades del Distrito Capital. Con base en estos diagnósticos y en cumplimiento del literal f del Acuerdo 24 de 1993 y del Decreto 323 de 2016, nos permitimos hacer las siguientes recomendaciones en materia de Contratación, específicamente en la elaboración de los PAA:

 

1. El artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, establece el contenido mínimo del PAA, al señalar: "(...) En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar e valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación."

 

En cumplimiento de este artículo, es importante señalar, que las entidades Distritales deben ser precisas en la escogencia de las modalidades de selección, de igual forma, deben tener cuidado en el registro de los valores totales de los PAA para que coincidan con los valores estimados; la clasificación de procesos contractuales en las modalidades establecidas de conformidad con la mínima y la menor cuantía determinada en cada una de las entidades, de acuerdo a su valor y la identificación de gastos no contractuales, los cuales no deben estar incluidos en los PAA.

 

2. El artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, establece que los planes generales de compras o el PAA deben publicarse en la página web de las entidades públicas a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, en consonancia con lo establecido, en el artículo 2.2.1.1.1.4.3. del Decreto 1082 de 2015 que señala que: "la entidad estatal debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su página web y en el SECOP, en la forma que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente”, para lo cual debe tenerse en consideración lo establecido en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones expedida por Colombia Compra Eficiente.

 

Es preciso aclarar que la Circular Externa Única de 2018 expedida por Colombia Compra Eficiente[1], dispuso la obligatoriedad de publicar el PAA en el SECOP II por parte de todas las entidades, indistintamente de su régimen jurídico. Asimismo, señaló que de conformidad con el parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta están exentas de publicar la información relacionada con sus proyectos de inversión.

 

Las actualizaciones y/o modificaciones al Plan, constituyen una herramienta legal para realizar ajustes a la planeación contractual en cada vigencia fiscal por parte de la entidad contratante. De acuerdo con la Circular Externa Única, es deber de las Entidades Estatales actualizar su Plan Anual de Adquisiciones en el mes de julio de cada año y publicarlo en la página web y en el SECOP, de tal manera que sólo será visible el Plan Anual de Adquisiciones actualizado.

 

En el evento que la entidad lo requiera el Plan Anual de Adquisiciones puede ser modificado o actualizado en cualquier otra fecha, utilizando los formatos dispuestos por la Agencia de Contratación Estatal Colombia Compra Eficiente.

 

Es importante tener en cuenta, que dichas modificaciones o actualizaciones se realicen sin convertirse en la regla general del comportamiento contractual, máxime si se tiene en consideración que las causales de actualización de los planes de adquisiciones se encuentran expresamente reguladas en el artículo 2.2.1.1.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015[2].

 

3. El PAA es el instrumento de planeación de la contratación de cada entidad, entendida como la organización lógica y coherente de las metas y los recursos, por tal razón la elaboración del PAA implica que cualquier ciudadano pueda conocer y entender su contenido de manera clara, procurándose así el cumplimiento de principios como el de transparencia, que erige la contratación estatal en Colombia y que edifica el acceso a la información pública, de conformidad con la Ley de Transparencia, el principio de la calidad de la información y el principio de la divulgación proactiva de la información que propenden por garantizar el derecho fundamental de información, así como el principio de publicidad, inherente al ejercicio de la función administrativa.

 

Las entidades al publicar sus planes anuales de adquisiciones deben verificar que la información en él contenida sea coherente, oportuna, completa, comprensible, veraz y útil.

 

Por último, nos permitimos recordar que la construcción y publicación de los planes anuales de adquisiciones además de ser una actividad concreta del cumplimiento de una obligación legal y correcta planificación, constituye el primer acercamiento de los particulares con las entidades en materia contractual.

 

Cordial saludo,

 

JAIME TORRES-MELO

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

Veedor Distrital

Secretaria Jurídica Distrital

 

NOTAS DE PIÉ DE PÁGINA:

[1] Numeral 4.1 (...) De tal forma que todas las Entidades Estatales, independiente de si tienen o no un régimen especial de contratación, están obligadas a publicar el Plan Anual de Adquisiciones. (...)".

 

[2] (i) Cuando haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos, (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios, (iii) excluir obras, bienes y/o servicios, o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones.


Aprobó:

Daniel Andrés García Cañón - Viceveedor Distrital

 

Gloria Edith Martínez Sierra - Subsecretaria Jurídica Distrital

 

Revisó:

Janneth Caicedo Casanova - Jefe Oficina Asesora Jurídica

 

Tatiana Milena Mendoza Lara - Veedora Delegada para la Contratación

 

Alexandra Navarro Erazo - Directora Distrital de Política e Informática Jurídica

 

Elaboró:

Denis Helbert Morales Roa - Profesional especializado