RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

 ACUERDO 001 DE 2018

 

(Noviembre 09)

Derogado por el art. 18, Acuerdo 001 de 2023

 

Por el cual se adopta el Reglamento Interno de la Comisión IDECA

 

LA COMISIÓN IDECA

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 7.4 del artículo 7.º del Decreto Distrital 653 de 2011, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Acuerdo Distrital 130 de 2004, “Por medio del cual se establece la infraestructura integrada de datos espaciales para el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, creó y estableció en su artículo 1.º la Infraestructura Integrada de Datos Espaciales para el Distrito Capital, “… producto del intercambio, análisis y producción de información georreferenciada, relativa al área urbana y rural del Distrito Capital”.

 

Que el Decreto Distrital 653 de 2011, “Por medio del cual se reglamenta la Infraestructura Integrada de Datos Espaciales para el Distrito Capital – IDECA, y se dictan otras disposiciones”, creó la Comisión IDECA, como una “… instancia que debe apoyar la evolución de la Administración hacia la eficiente utilización de los recursos públicos, promoviendo la integración e intercambio de la información geográfica de la ciudad…” y el cumplimiento de los objetivos de IDECA, fijados en el artículo 3.º del decreto en cita.

 

Que el numeral 7.4 del artículo 7.º del Decreto Distrital 653 de 2011 establece como función de la Comisión IDECA la de “Fijar su reglamento interno”.

 

Que en virtud de la referida disposición, la Comisión IDECA actualizó y adoptó su Reglamento Interno, mediante el Acta de Compromiso n.º 2 del 10 de agosto de 2016.

 

Que mediante la Resolución n.º 233 de 2018, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., estableció “… los lineamientos para el funcionamiento, operación, seguimiento e informes de las instancias de coordinación del Distrito Capital con el fin de lograr la eficiencia y fortalecimiento del Sistema de Coordinación Distrital” (artículo 1.º).

 

Que el inciso primero del artículo 6.º de la Resolución n.º 233 de 2018 estipula: “Las instancias de coordinación adoptarán mediante Acuerdo el reglamento interno de conformidad con los lineamientos establecidos en el Anexo 1 de la presente Resolución denominado: “Reglamento de instancias de coordinación”. Y el parágrafo segundo de dicha disposición prescribe: “Todas las instancias activas del Distrito Capital, deberán modificar el reglamento interno acorde con los parámetros establecidos en el presente acto administrativo”.

 

Que asimismo, el tercer lineamiento general de la Política de Gestión de Información Geoespacial para el Distrito Capital, la cual fue adoptada por la Resolución n.º 002 de 2017 de la Comisión Distrital de Sistemas (CDS), prevé: “Las entidades que hacen parte de IDECA deben: (…) LG-3 En cabeza de sus representantes legales, directivos y/o tomadores de decisiones, liderar y ejecutar el esquema de gobernanza de información geoespacial establecido para IDECA, con el fin de garantizar su fortalecimiento, continuidad y operación”.

 

Que de acuerdo con lo expuesto, es necesario modificar el Reglamento Interno de la Comisión IDECA, ajustando su contenido con los preceptos de la Resolución n.º 233 de 2018 y ejecutando el esquema de gobernanza de IDECA previsto en el Acuerdo Distrital 130 de 2004, en el Decreto Distrital 653 de 2011 y en la Resolución n.º 002 de 2017 de la CDS.

  

Que mediante Acta n.º 2 del 09 de noviembre de 2018, la Comisión IDECA, en cumplimiento de sus funciones, aprobó la adopción del presente acuerdo.

 

Que en mérito de lo expuesto, los integrantes de la Comisión IDECA,

 

ACUERDAN:

 

Artículo 1. Por medio del presente acuerdo se adopta el Reglamento Interno de la Comisión IDECA, en los términos que se establecen en los siguientes artículos.

 

CAPÍTULO I

 

OBJETO, FUNCIONES E INTEGRACIÓN

 

Artículo 2. Objeto. La Comisión IDECA será la instancia que tiene por objeto apoyar la evolución de la Administración Distrital hacia la eficiente utilización de los recursos públicos, promoviendo la integración e intercambio de la información geográfica de la ciudad y el cumplimiento de los objetivos de IDECA fijados en el artículo 3.º del Decreto Distrital 653 de 2011.

 

Para tal fin, la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital (UAECD) ejercerá la articulación activa y continua de la Comisión IDECA, cumpliendo las funciones que le han sido asignadas por el artículo 9.º del Decreto Distrital 653 de 2011, como coordinadora de IDECA.

 

Artículo 3. Funciones básicas. De conformidad con el artículo 7.º del Decreto Distrital 653 de 2011, la Comisión IDECA ejercerá las siguientes funciones básicas:

 

1. Orientar la ejecución de funciones y la prestación de servicios en el marco de IDECA, mediante la definición intersectorial de los lineamientos relacionados con el ciclo de información geográfica.

 

2. Estimular la cooperación, investigación, complementación y el intercambio de experiencias en áreas de conocimiento relacionadas con el ámbito de IDECA.

 

3. Implementar mecanismos y adelantar acciones para ampliar el nivel de conocimiento y accesibilidad sobre la información geográfica disponible entre los miembros que integran IDECA.

 

4. Fijar su reglamento interno.

 

5. Ser escenario de discusión y articulación intersectorial de los asuntos relacionados con la información espacial de la ciudad.

 

6. Propender por el desarrollo y mejoramiento de las capacidades de los custodios en lo relacionado con la información espacial a su cargo.

 

7. Aprobar el Plan Estratégico de IDECA.

 

8. Las demás asignadas por el/la Alcalde/sa Mayor de Bogotá, D.C.

 

Artículo 4. Funciones específicas. Para el desarrollo de su objeto y funciones básicas, la Comisión IDECA ejercerá las siguientes funciones específicas:

 

1. Incentivar escenarios de cooperación interinstitucional para que las entidades miembros de IDECA aporten recursos en beneficio de proyectos con intereses comunes para la gestión de la información geográfica del Distrito Capital y la integración, interoperabilidad y sostenibilidad de IDECA, de acuerdo con su disponibilidad presupuestal y capacidad instalada.

 

2. Promover estrategias a nivel directivo para que las entidades miembros de IDECA prevean en sus procesos institucionales el componente de IDECA y designen a servidores públicos o profesionales de planta, funciones o actividades específicas para el cumplimiento de los lineamientos de IDECA.

 

3. Formular e implementar mecanismos que promuevan la vinculación de otros sectores de la sociedad como miembros asociados de IDECA, tales como: la academia, entidades públicas que no pertenezcan a la Administración Distrital y privadas que ostenten un componente geográfico y dirijan sus actividades con fundamento en los principios de reciprocidad, colaboración y puedan contribuir al enriquecimiento de la Infraestructura.

4. Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno.

 

Artículo 5. Integración.  De acuerdo con el artículo 6.º del Decreto Distrital 653 de 2011, la Comisión IDECA se encuentra integrada por:

 

1. El/la Secretario/a Distrital de Hacienda, quien la presidirá.

 

2. El/la Secretario/a Distrital de Gobierno.

 

3. El/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

4. El/la Secretario/a Distrital de Planeación.

 

5. El/la Secretario/a Distrital de Movilidad.

 

6. El/la Secretario/a Distrital del Hábitat.

 

7. El/la Secretario/a Distrital de Ambiente.

 

Parágrafo. En virtud del parágrafo 1.º del artículo 6.º del Decreto Distrital 653 de 2011, los integrantes de la Comisión IDECA podrán delegar su participación únicamente en servidores/as públicos/as del nivel directivo. Al inicio de la sesión de la Comisión IDECA, los delegados deberán entregar a la Secretaría Técnica el acto administrativo de delegación.

 

Artículo 6. Invitados Permanentes. Son invitados permanentes de la Comisión IDECA, los miembros por derecho de IDECA que a continuación se mencionan:

 

1. El/la Secretario/a Distrital de Salud.

 

2. El/la Secretario/a Distrital de Educación.

 

3. El/la Secretario/a Distrital de Desarrollo Económico.

 

Parágrafo primero. Podrán ser invitados los demás miembros por derecho y asociados de IDECA, cuando la Comisión así lo considere.

 

Parágrafo segundo. Los invitados sólo tendrán voz en las sesiones de la Comisión IDECA.

 

CAPÍTULO II

 

FUNCIONAMIENTO

 

Artículo 7. Organización. De conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 6.º y el artículo 8.º del Decreto Distrital 653 de 2011, la Comisión IDECA contará con un Presidente, quien orientará y liderará la gestión de la misma, y un Secretario Técnico, encargado de articular la gestión de la Comisión y realizar el seguimiento a su funcionamiento.

 

Parágrafo primero. Presidencia. De acuerdo con el artículo 6.º del Decreto Distrital 653 de 2011, la Presidencia de la Comisión IDECA será ejercida por el/la Secretario/a Distrital de Hacienda y tendrá las siguientes funciones:

 

1.            Suscribir los actos y/o decisiones adoptadas por la Comisión IDECA, entre ellas el reglamento interno.

 

2.            Programar anualmente las sesiones ordinarias.

 

3.            Programar las sesiones extraordinarias cuando se requieran.

 

4.            Aprobar el plan de trabajo anual de la Comisión IDECA durante el primer bimestre de cada año.

 

5.            Promover la articulación de la gestión sectorial, intersectorial, regional y con la nación, según corresponda.

 

6.            Suscribir los informes de gestión de IDECA, acorde con los parámetros establecidos en el Anexo 5 de la Resolución n.º 233 de 2018 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

7.            Coordinar con la Secretaría Técnica la elaboración de actas e informes y demás documentos para su publicación.

 

8.            Mantener el orden para el normal funcionamiento y desarrollo efectivo de las actividades programadas en la Comisión IDECA.

 

9.            Mediar en los conflictos que pudieren surgir en las sesiones o en las mesas de trabajo de la Comisión IDECA.

 

10.         Aclarar, en coordinación con la Secretaría Técnica, las dudas que se presenten sobre la aplicación del reglamento interno.

 

11.         Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento de IDECA.

 

Parágrafo segundo. Secretaría Técnica. Conforme con el artículo 8.º del Decreto Distrital 653 de 2011, la Secretaría Técnica de la Comisión IDECA será ejercida por la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital (UAECD), a través del Gerente IDECA, quien tendrá, además de las funciones enunciadas en el referido artículo 8.º, las siguientes:

 

1. Realizar la convocatoria de las sesiones de la Comisión IDECA.

 

2. Verificar el quorum antes de sesionar.

 

3. Fijar y hacer seguimiento al orden del día propuesto por los integrantes de la Comisión IDECA.

 

4. Elaborar el plan anual de trabajo de la Comisión IDECA en coordinación con sus integrantes y hacer seguimiento, monitoreo y control a la ejecución de este.

 

5. Consolidar y presentar para su aprobación, los documentos, estrategias, planes, programas y proyectos propuestos por sus integrantes, si así se requiere.

 

6. Elaborar las actas, informes y demás documentos, y coordinar con la Presidencia su suscripción. Los informes de gestión se proyectarán y presentarán a la Comisión en la segunda y tercera sesión ordinaria, detallando las actividades y logros alcanzados. Estos informes deberán considerar los aportes tanto del articulador como de los líderes de las mesas de trabajo de acuerdo con los avances y/o resultados generados en cada uno de estos escenarios.

 

7. Proyectar el Reglamento Interno de la Comisión IDECA, así como sus modificaciones.

 

8. Publicar el reglamento interno, actos administrativos de creación, actas, informes y los demás documentos que se requieran en la página web de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

 

9. Custodiar y conservar los documentos expedidos por la Comisión IDECA y demás documentos relacionados.

 

10. Hacer seguimiento y verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por los integrantes de la Comisión IDECA.

 

11. Informar a los miembros asociados a IDECA, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su vinculación, la mesa de trabajo en la que podrán participar cuando sea requerido, sin perjuicio de que puedan ser convocados eventualmente a otras.

 

12. Expedir las comunicaciones oficiales de la Comisión.

 

13. Recibir y dar trámite a todo documento o petición que llegue con destino a la Comisión IDECA.

 

14. Cumplir los deberes establecidos en la Resolución n.º 233 de 2018 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para las secretarías técnicas de las instancias de coordinación del Distrito Capital.

 

15. Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento de la Comisión IDECA.

 

Parágrafo. Toda la correspondencia entrante y saliente tanto en medio impreso como digital, relativa a la Comisión IDECA, debe ser incorporada en su archivo por la Secretaría Técnica, de acuerdo con la normatividad vigente.

 

Artículo 8. Mesas de trabajo. Las mesas de trabajo son escenarios de discusión y articulación de los miembros IDECA, y están integradas por los representantes de los miembros por derecho y asociados de IDECA, o sus delegados.

 

Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto Distrital 653 de 2011, las mesas de trabajo son las siguientes:

 

1. Mesa de Trabajo de Planeación y Ambiente: Sector Ambiente y Sector Planeación.

 

2. Mesa de Trabajo de Movilidad, Infraestructura y Servicios Públicos: Sector Movilidad, Sector Hábitat.

 

3. Mesa de Trabajo Social y Económica: Sector Hacienda, Sector Desarrollo Económico Industria y Turismo, Sector Salud, Sector Educación, Sector Integración Social y Sector Cultura, Recreación y Deporte.

 

4. Mesa de Trabajo de Gobierno y Gestión Pública: Sector Gestión Pública y Sector Gobierno, Seguridad y Convivencia.

 

Parágrafo primero. Quorum deliberatorio y decisorio de las mesas de trabajo. Las mesas de trabajo deliberarán válidamente con la presencia mínima de la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones se tomarán con el voto de la mitad más uno de los asistentes.

 

Parágrafo segundo. Cada una de las mesas de trabajo debe contar con un líder de mesa que en todo caso será un miembro por derecho de IDECA, el cual será elegido por mayoría simple de sus miembros para un período de un (1) año.

 

Corresponde al líder de cada mesa velar porque las actividades de la misma contribuyan al cumplimiento de los objetivos de IDECA, hacer el seguimiento de los compromisos adquiridos por cada uno de sus miembros y remitir los soportes documentales (físicos o virtuales) al articulador de las mesas de trabajo.

 

La Secretaría Técnica será el articulador de las mesas de trabajo y realizará el seguimiento a los compromisos y la trazabilidad de las propuestas.

 

Parágrafo tercero. Los miembros de IDECA participarán en aquellas mesas de trabajo del sector del que hagan parte, o en su defecto, en aquella afín a su misionalidad; sin perjuicio de que puedan asistir a una mesa diferente cuando la transversalidad del proyecto o actividad a ejecutar así lo requiera.

 

Lo anterior aplica, a su vez, en el caso que se presenten reformas en la estructura y organización de organismos o entidades de la Administración Pública Distrital, relacionadas con su creación, fusión, escisión, o reestructuración.

 

Parágrafo cuarto. Las reuniones de las mesas de trabajo se convocarán a través del líder de cada una de estas o del articulador de mesas de trabajo, con una antelación de cinco (5) días hábiles. Las mesas se reunirán al menos una vez cada tres (3) meses y las veces que sea necesario para cumplir las funciones que les han sido asignadas.

 

Parágrafo quinto. Las mesas de trabajo, además de las funciones establecidas en el artículo 12 del Decreto Distrital 653 de 2011, tendrán las siguientes:

 

1. Proponer políticas y estrategias en el área de su competencia.

 

2. Adelantar diagnósticos y conceptos técnicos de viabilidad y conveniencia de proyectos de información geográfica, para discusión de la Comisión IDECA.

 

3. Realizar las tareas, encargos, labores, actividades y acciones que se les asigne en las sesiones o mediante instrucciones precisas de la Secretaría Técnica o ante la necesidad de desarrollar iniciativas propuestas por los miembros de IDECA.

 

CAPÍTULO III

 

DE LAS SESIONES

 

Artículo 9. Sesiones. La Comisión IDECA sesionará una vez cada cuatro meses (febrero, junio y octubre) de manera ordinaria y de forma extraordinaria cuando se requiera.

 

En todas las sesiones deberá estar presente la Secretaría Técnica de la Comisión IDECA.

 

La primera sesión ordinaria será en el primer bimestre de cada año, en la cual se fijará la agenda anual. De conformidad con las solicitudes realizadas por sus integrantes, podrán ser incluidos durante la vigencia y previo al desarrollo de las sesiones ordinarias, los temas que sean requeridos.

 

Las sesiones extraordinarias se convocarán, cuando a juicio de la Presidencia o la Secretaría Técnica, se requieran tratar temas cuya urgencia e importancia impidan esperar hasta la siguiente sesión ordinaria. Sin perjuicio de lo anterior, cualquier integrante de la Comisión podrá solicitar a la Presidencia o a la Secretaría Técnica, la realización de una sesión extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten.

 

Parágrafo primero. Sesiones virtuales. Se podrán realizar sesiones virtuales para temas presentados por sus integrantes, siempre y cuando se disponga de medios tecnológicos que garanticen la comunicación de los integrantes de la Comisión IDECA. Para decidir los temas propuestos, se tendrá un tiempo máximo de una (1) hora. La mecánica para la sesión virtual debe ser informada con la notificación de la misma.

 

El voto emitido en las sesiones virtuales o no presenciales deberá contener la manifestación expresa sobre el voto a favor o en contra.

 

Vencido el plazo para votar los temas propuestos, sin que se hayan recibido votos de la mitad más uno de los integrantes de la Comisión, se otorgará un plazo adicional de un (1) día hábil para que estos expresen su voto.

 

Parágrafo segundo. Convocatorias. A las sesiones ordinarias se convocará mediante comunicación oficial física o electrónica, enviada por lo menos con ocho (8) días hábiles de antelación.

 

Parágrafo tercero. Contenido de las convocatorias. La invitación a las sesiones se acompañará del orden del día, el lugar, día, hora, forma en que se desarrollará la sesión y se anexarán los documentos que serán sometidos a consideración y discusión de la Comisión, para su respectivo estudio y observaciones si se requiere.

 

El orden del día para las sesiones ordinarias y extraordinarias se adelantará de la siguiente manera: 1. Llamado a lista y verificación de quorum, 2. Lectura, discusión y aprobación del orden del día, 3. Plan de Trabajo (Desarrollo de los temas a tratar en la reunión) y 4. Comunicaciones y varios.

 

Artículo 10. Quorum. La Comisión IDECA deliberará válidamente con la presencia mínima de cuatro (4) de sus integrantes o sus delegados, de los cuales uno será el Presidente de la Comisión o su delegado. Las decisiones se tomarán con el voto de la mitad más uno de los integrantes que asistan.

 

Parágrafo primero. Si dentro de los treinta (30) minutos siguientes a la hora fijada para iniciar la sesión no hay quorum, esta se aplazará. Los miembros asistentes fijarán nueva fecha, hora y lugar, y se hará la respectiva convocatoria, para máximo los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la efectuada dentro de la sesión.

 

Parágrafo segundo. La ausencia de los integrantes de la Comisión IDECA a las sesiones deberá ser informada por escrito a la Secretaría Técnica, con el fin de ser comunicadas al pleno de la misma.

 

Artículo 11. Presentación y trámite de documentos para discusión. Los temas de competencia de la Comisión IDECA serán propuestos y expuestos por cualquiera de los integrantes de la misma.

 

Los documentos técnicos que se pretendan someter a consideración serán entregados a la Secretaría Técnica, por lo menos con diez (10) días calendario de anticipación, en medio físico y magnético. La Secretaría Técnica será la encargada de coordinar la presentación y socialización con los integrantes de la Comisión IDECA, a efecto que los miembros lleguen preparados a la sesión y puedan presentar los análisis y posiciones correspondientes.

 

Artículo 12. Actas. De las sesiones de la Comisión IDECA, la Secretaría Técnica levantará las actas respectivas con las decisiones que se adopten, y contarán con una numeración consecutiva anual, seguida del año en números.

 

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión, el acta será enviada por la Secretaría Técnica a los integrantes de la Comisión IDECA, a través de correo electrónico u otra alternativa informada en la respectiva reunión, para que en el término de cinco (5) días hábiles realicen sus observaciones. Si se presentan observaciones, la Secretaría Técnica dispone de dos (2) días hábiles para resolverlas y presentar el acta final. Si no se reciben observaciones, se entenderá que están de acuerdo con lo plasmado en la misma.

 

El acta final será suscrita por el Presidente y por el Secretario Técnico de la Comisión IDECA y contendrá lugar, fecha y hora de la reunión, la relación de los integrantes asistentes y de los invitados, según sea el caso, la verificación del quorum, la relación de los asuntos tratados, las votaciones y constancias, cuando fuere necesario, las decisiones tomadas, los compromisos y tareas de los integrantes y los documentos que hagan parte de cada sesión.

 

En el evento de que no se reúna el quorum o no se realice la sesión, la Secretaría Técnica elaborará el acta en la que se evidencie la razón.

 

CAPÍTULO IV

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 13. Decisiones. Las decisiones de la Comisión IDECA serán consignadas en el acta de la sesión en que fueron debatidas. Si estas decisiones tienen documentos que las soporten, estos deberán anexarse al acta en medio físico y/o magnético.

 

Artículo 14. Transparencia. La Secretaría Técnica en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles después de aprobadas las actas y demás documentos que deben ser publicados en la página web, deberá suministrar la información al área encargada de cumplir este requisito.

 

Artículo 15. Reglamento interno. Este reglamento podrá ser modificado por iniciativa de uno o más de los integrantes de la Comisión IDECA y aprobado por el quorum decisorio establecido.

 

Artículo 16. Vigencias y derogatorias. El presente acuerdo de la Comisión IDECA regirá a partir del día siguiente a su publicación en el Registro Distrital y deroga el Acta de Compromiso n.º 2 del 10 de agosto de 2016 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá D. C., a los 09 días del mes de noviembre del año 2018.

 

EDUARDO ALBERTO OLIVAR QUINTERO

 

Director de Estadística y Estudios Fiscales

 

Delegado de la Secretaria Distrital de Hacienda

 

Presidente

 

PAMELA DEL PILAR MAYORGA RAMOS

 

Gerente IDECA – UAECD

 

Secretaria Técnica