RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 1641 DE 2019

 

(Abril 26)

 

Por la cual se adopta el Sistema de Gestión MIPG-SIG del Instituto de Desarrollo Urbano, y se crean los equipos Institucionales

 

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO -IDU,

 

en usos de sus facultades legales, en especial las contempladas en los Acuerdos 01 y 02 de 2009 y 02 de 2017 del Consejo Directivo, artículo 12 del Decreto Distrital 591 de 2018, Artículo 1º del Decreto Nacional 1499 de 2017 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante Decreto Distrital 176 de 2010 se definió el Sistema Integrado de Gestión –SIG- en las entidades del Distrito Capital; a su vez el Decreto Distrital 651 de 2011 creó el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD, y el Decreto Distrital 652 de 2011, adoptó la Norma Técnica Distrital del SIG para el DC.

 

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, integró en un solo Sistema de Gestión los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, previstos en las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente, el cual deberá articularse con el Sistema de Control Interno consagrado en las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998.

 

Que se requiere reglamentar el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior.

 

Que el Gobierno Nacional, de acuerdo con lo anterior expidió el Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado por el Decreto Nacional 1499 de 2017, el cual establece las instancias de dirección y coordinación del Sistema de Gestión y adopta el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG-.

 

Que el numeral 2.2.22.3.4 del Título 22 del Decreto Nacional 1083 de 2015, sustituido mediante el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, señaló que “El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG se adoptará por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público”.

 

Que mediante el Decreto Distrital 591 de 2018 se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Nacional, en el cual, según el artículo 9º los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo creados en las entidades del Distrito Capital, se denominarán en adelante Comités Institucionales de Gestión y Desempeño, y estarán encargados de orientar la implementación del SIGD y la operación del MIPG, en su respectiva entidad u organismo; en tal sentido mediante la Resolución 5014 de 2018 del IDU se actualizaron las instancias de Coordinación Interna del IDU, dentro de las cuales se encuentra el Comité Institucional de Gestión y Desempeño que orientan el MIPG-SIG.

 

Que el Instituto de Desarrollo Urbano- IDU considera necesario continuar promoviendo el mejoramiento de la gestión, fortalecer los mecanismos para satisfacer a los grupos de valor, incorporar buenas prácticas reconocidas a nivel internacional y actualizar el Modelo de su Sistema Integrado de Gestión al marco normativo y reglamentario vigente, con el propósito de mejorar su desempeño en el cumplimiento de la misión y asegurar la legitimad y sostenibilidad del Instituto.

 

Que, en mérito de lo expuesto, la Directora General del Instituto de Desarrollo Urbano,

 

RESUELVE:

 

TÍTULO I.

 

SOBRE EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG- Y EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN –SIG- DEL IDU

 

ARTÍCULO 1º. Objeto de la regulación. La presente Resolución tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG-, como marco de referencia para la implementación, articulación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión -SIG- del IDU, en adelante MIPG-SIG, así como definir sus elementos e instancias de coordinación para su establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora, con el propósito de asegurar la sostenibilidad y la mejora del desempeño del Instituto.

 

ARTÍCULO 2º. Definición y dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG. Conforme con el Decreto Nacional 1499 de 2017, el Modelo se entiende como un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio; contempla así mismo, un conjunto de conceptos, elementos y criterios, que permiten llevar a cabo la gestión coordinada de las entidades públicas. Enmarca la gestión en calidad e integridad, al buscar su mejoramiento permanentemente para garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía. El MIPG incorpora el ciclo de gestión PHVA (Planear – Hacer –Verificar – Actuar).

 

El MIPG opera a través de la puesta en marcha de siete (7) dimensiones:

 

 

ARTÍCULO 3º. Definición del Sistema de Gestión MIPG-SIG. El MIPG-SIG es el conjunto articulado de buenas prácticas que permiten en el Instituto, dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión con el fin de satisfacer a los grupos de valor e interés, cumplir con los instrumentos de planeación, en especial, el Plan Distrital de Desarrollo vigente, y contribuir bajo una política de integración, el cumplimiento de los fines esenciales del Instituto, sus propósitos organizacionales, su mejor desempeño institucional y la consecución de resultados; la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad.

 

ARTÍCULO 4º. Elementos del Sistema de Gestión MIPG-SIG. Para el despliegue, medición, mejoramiento y control de los procesos, el Sistema de Gestión MIPGSIG contará con los productos y elementos definidos por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional. A continuación, se enumeran los elementos mínimos:

 

4.1. Misión (Propósito Central).

 

4.2. Visión (Objetivo retador – Descripción vivida).

 

4.3. Objetivo estratégicos (Árbol de la estrategia).

 

4.4. Planes operativos (Plan de acción, plan de gestión).

 

4.5. Política del Sistema Integrado de Gestión - Directrices.

 

4.6. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

 

4.7. Manual del MIPG-SIG.

 

4.8. Mapa de procesos.

 

4.9. Caracterización de procesos.

 

4.10. Política de Administración del Riesgo.

 

4.11. Mapa de riesgos del MIPG-SIG (matrices de riesgos de gestión, de corrupción y de soborno).

 

4.12. Gestión de recursos (Infraestructura física, equipos, software).

 

4.13. Plan de capacitación de la entidad distrital (Plan Institucional de Capacitaciones – PIC).

 

4.14. Programa de inducción y reinducción (Plan Institucional de Capacitaciones – PIC).

 

4.15. Programa de bienestar de la entidad (Plan de estímulos).

 

4.16. Plan institucional de respuesta a emergencias (Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias).

 

4.17. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos (Código de Integridad Gente IDU).

 

4.18. Responsabilidad y autoridad del MIPG-SIG.

 

4.19. Procedimiento de participación ciudadana (Procedimiento Gestión y Participación Ciudadana).

 

4.20. Control de registros (Información Documentada)

 

4.21. Control de documentos (Información Documentada).

 

4.22. Procedimiento de identificación de aspectos e impactos ambientales (Instructivo Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales).

 

4.23. Procedimiento de gestión documental (Manual de Gestión Documental).

 

4.24. Procedimiento de investigación de accidentes laborales y ambientales (Procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo, y el Procedimiento de Emergencias Ambientales).

 

4.25. Procedimiento de registrar, investigar y analizar los incidentes (Procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo).

 

4.26. Procedimiento de reporte accidentes de trabajo (Procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo).

 

4.27. Procedimiento de reporte y control de no conformidades del MIPG-SIG (Procedimiento de Salidas No Conformes).

 

4.28. Seguridad de la Información (Declaración de Aplicabilidad para Seguridad de la Información).

 

4.29. Portafolio de bienes y servicios (Cartilla de Trámites y Servicios).

 

4.30. Sistema de medición y seguimiento estructurado (Cuadro de Mando Integrado).

 

4.31. Plan de comunicaciones.

 

4.32. Procedimiento de comunicaciones.

 

4.33. Normograma MIPG-SIG.

 

4.34. Procedimiento Auditorías del MIPG-SIG (Evaluación Independiente y Auditorías Internas).

 

4.35. Mecanismos de medición de la satisfacción de los usuarios y partes interesadas (BACHUE: Sistema de Gestión Social, Participación Ciudadana y Datos Abiertos).

 

4.36. Controles para la prestación del servicio (BACHUE).

 

4.37. Informe de revisión por la dirección.

 

4.38. Plan de sostenibilidad y mejoramiento del MIPGSIG (subsistemas).

 

4.39. Planes de mejoramiento (CHIE: Sistemas de Apoyo a la Gestión Administrativa).

 

4.40. Acciones de mejoramiento (Planes de Mejoramiento).

 

4.41. Acciones correctivas (Planes de Mejoramiento).

 

4.42. Acciones preventivas (Planes de Mejoramiento).

 

4.43. Responsabilidad social (Plan de acción y Matriz de Materialización de RS).

 

4.44.Sistema de Gestión de Unidades de Información (Manual de Gestión Documental).

 

4.45. Referenciación competitiva (Guía estudios de referenciación entre áreas organizaciones y procesos).

 

ARTÍCULO 5º. Subsistemas y las buenas prácticas. Los subsistemas son referentes de buenas prácticas, cuyo grado de implementación y maduración se realizará de acuerdo con las necesidades estratégicas y operacionales del Instituto. El Sistema de Gestión MIPGSIG se compone de ocho (8) subsistemas asociados a las buenas prácticas internacionales, estos son:

 

5.1. Calidad (ISO 9001). Asegura la satisfacción de las necesidades y expectativas de los grupos de valor y grupos de interés, demostrando la capacidad de proporcionar entregables que cumplan con los requisitos técnicos y legales aplicables, estableciendo un compromiso por la mejora continua.

 

5.2. Ambiental (ISO 14001). Gestiona los impactos ambientales derivados de las actividades, productos y servicios que desarrolla el Instituto con el fin de promover el desarrollo urbano sostenible en el Distrito y la mejora continua del desempeño ambiental institucional.

 

5.3. Antisoborno (ISO 37001). Asegura la aplicación de prácticas para prevenir e identificar situaciones de soborno, directo o indirecto, al interior de los procesos o actividades críticas para la organización.

 

5.4. Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001). Gestiona y controla los riesgos de seguridad y salud en el trabajo, buscando la implementación de un ambiente laboral sano que permita el mejoramiento del desempeño del Instituto, la promoción de la cultura del autocuidado y la calidad de vida de los servidores públicos y contratistas.

 

5.5. Gestión de Seguridad de la Información (ISO 27001). Establece, implementa, opera, verifica, revisa, mantiene y mejora la protección de los activos de información requeridos para garantizar la sostenibilidad y el éxito de la Entidad y proteger la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información.

 

5.6. Gestión de Continuidad del Negocio (ISO 22301). Garantiza la correcta prestación de los trámites y servicios a un nivel mínimo requerido como mecanismo de respuesta frente a la materialización de cualquier evento de interrupción que pueda conllevar a la indisponibilidad de la operación de los procesos críticos, reduciendo el impacto operacional y financiero.

 

5.7. Responsabilidad Social (ISO 26000) Propicia el desarrollo sostenible y el mejoramiento del bienestar de la sociedad, a partir del impacto positivo generado por las obras que ejecuta el Instituto y las acciones en materia económica, ambiental y social.

 

5.8. Empresa Familiarmente Responsable. (EFR 1000-1). En el marco de la Responsabilidad Social, el modelo EFR busca implementar medidas (beneficios) que promuevan el equilibrio de la vida laboral, profesional y familiar de los Servidores, bajo el principio de corresponsabilidad (Gana - Gana).

 

5.9. Gestión Documental y Archivo (ISO 30301- ISO 15489). Define e implementa políticas que aseguren el ciclo vital del documento, desde su generación hasta la eficiente, eficaz y efectiva recuperación de la documentación, con el propósito de resguardar la memoria institucional y optimizar el desarrollo de los procesos.

 

PARÁGRAFO. La 6ª Dimensión de “Gestión de Conocimiento y la Innovación”, podrá ser complementada con la implementación parcial de las prácticas del estándar ISO 30401 “Sistemas de Gestión de Conocimiento”.

 

ARTÍCULO 6º. Atributos de la política MIPG-SIG. La Política del Sistema de Gestión MIPG-SIG en el IDU deberá promover la integración y mejora de los elementos comunes en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, así como de los subsistemas, y contar con lineamientos claves que promuevan la eficiencia, eficacia y efectividad del MIPG-SIG.

 

Será responsabilidad del Representante de la Alta Dirección del MIPG-SIG, presentar la Política para su aprobación en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ésta deberá ser divulgada en todos los niveles del Instituto y medida a través del cumplimiento de las directrices de los subsistemas durante la revisión por la dirección, denominación de la instancia definida para evaluar el desempeño del MIPG-SIG.

 

ARTÍCULO 7º. Directrices de los Subsistemas. Las Políticas de los Subsistemas de Gestión se denominan “Directrices”, las que deberán estar alineadas con la intención de la Política del MIPG-SIG y serán presentadas al Comité Institucional de Gestión y Desempeño del SIG para su revisión y aprobación. El grado de cumplimiento de las directrices se evaluará por medio del cumplimiento de los objetivos de los Subsistemas desarrollados en el Instituto, en la revisión por la Dirección.

 

TÍTULO II.

 

RESPONSABILIDAD Y ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ DEL SIG.

 

ARTÍCULO 8º. Responsabilidad de la Dirección General. El máximo líder del MIPG-SIG será el/ la Director(a) General del IDU, quién tendrá como responsabilidad el direccionamiento estratégico y el seguimiento al cumplimiento de los elementos que conforman el SIG, así como garantizar los recursos necesarios para su adecuado funcionamiento.

 

ARTICULO 9º. Designación representante de la Dirección General para el MIPG-SIG. El/la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación será el representante de la alta dirección para la implementación y mejoramiento del MIPG-SIG.

 

ARTICULO 10º. Designación de los representantes del MIPG-SIG. Como buena práctica de gestión en el IDU, se designa al Jefe Oficina Asesora de Planeación del IDU como representante del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG-, quien actuará como líder del MIPG-SIG, junto con los siguientes representantes de cada subsistema:

 

10.1. Subsistema de Gestión de Calidad (SGC): Jefe Oficina Asesora de Planeación.

 

10.2. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA): Subdirector(a) General de Desarrollo Urbano y el(la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

10.3. Subsistema de Gestión Antisoborno (SGAS): Subdirector(a) General Jurídico.

 

10.4. Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST): Subdirector(a) General de Gestión Corporativa.

 

10.5. Subsistema de Seguridad de la Información (SGSI): Subdirector(a) General de Gestión Corporativa.

 

10.6. Subsistema de Gestión de Continuidad del Negocio (SGCN): Subdirector(a) General de Gestión Corporativa.

 

10.7. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS): Jefe Oficina de Atención al Ciudadano.

 

10.8. Subsistema de Gestión Empresa Familiarmente Responsable (EFR). Subdirector(a) General de Gestión Corporativa.

 

10.9. Subsistema de Gestión Documental y Archivo (SIGA): Subdirector(a) General de Gestión Corporativa.

 

Los representantes de los Subsistemas deberán coordinar los Equipos Técnicos para garantizar que la implementación de los subsistemas se realice bajo la normatividad vigente, en concordancia con: los lineamientos establecidos por el MIPG-SIG, las directrices trazadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y las orientaciones determinadas por el representante de la alta dirección.

 

TÍTULO III.

 

EQUIPOS INSTITUCIONALES

 

ARTÍCULO 11. Organización. Para el establecimiento, implementación, sostenimiento y mejora del MIPG-SIG, y el cumplimiento de las responsabilidades del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el IDU contará con tres (3) equipos institucionales, esto es, Operativo, Técnico y Evaluador, definidos en los artículos siguientes.

 

ARTÍCULO 12. Equipo Operativo MIPG-SIG. El Equipo Operativo estará integrado por representantes de las diferentes dependencias que conforman el Instituto de Desarrollo Urbano y serán denominados “Facilitadores MIPG-SIG”. Los Jefes de área designarán por escrito a un Facilitador MIPG-SIG titular y a un facilitador suplente, para atender lo referente a la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y los Subsistemas de Gestión, en el marco del MIPG-SIG. El Equipo será coordinado por el representante de la Alta Dirección del SIG, esto es, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

ARTÍCULO 13. Responsabilidades. El Equipo Operativo tendrá las siguientes responsabilidades:

 

13.1. Promover en los procesos de la Entidad y las diferentes dependencias de la organización, una óptima implementación y mantenimiento del MIPG-SIG.

 

13.2. Asistir a las reuniones, sensibilizaciones o talleres programadas por el Representante de la alta dirección para el MIPG-SIG o quien éste delegue.

 

13.3. Promover el mejoramiento continuo de la Entidad, a través de la participación en la definición, implementación y seguimiento de las acciones de mejora identificadas para los procesos y dependencias que representan del Instituto.

 

13.4. Informar al jefe de la dependencia o líder procesos/operativo, los requerimientos y temáticas abordadas durante el comité.

 

13.5. Ser multiplicadores de las temáticas abordadas en los comités al interior de los procesos y dependencias que representan.

 

13.6. Desarrollar o contribuir con el desarrollo de los compromisos fundamentales sobre la implementación del MIPG-SIG.

 

13.7. Ser agentes de cambio y transformación organizacional en el marco de las buenas prácticas del MIPG-SIG.

 

13.8. Sugerir propuestas de mejoramiento relacionadas con el MIPG-SIG, a los responsables de los procesos y al representante de la alta dirección para su evaluación y aplicación.

 

13.9. Desarrollar procesos de información y presentación de la entidad a los colaboradores nuevos de sus dependencias o procesos, según los lineamientos definidos por el representante de la alta dirección del MIPG-SIG.

 

ARTÍCULO 14. Equipos Técnicos MIPG-SIG. Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en especial, aquellos que están en proceso de estructuración, se crearán Equipos Técnicos a cargo del representante del subsistema respectivo, quien será la máxima autoridad en la implementación. El representante planificará la implementación del subsistema y organizará el equipo técnico, determinando la periodicidad de reuniones, dependencias participantes y su plan de acción.

 

El representante del subsistema presentará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño el plan de acción y los avances o informes de su gestión cuando lo consideré o cuando el Comité Institucional lo requiera.

 

PARÁGRAFO 1º. Las decisiones adoptadas en desarrollo de los Equipos Técnicos, deberán ser presentadas por el representante del subsistema respectivo ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, para su aprobación.

 

PARÁGRAFO 2º. Para el caso del Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el representante del subsistema y los miembros del equipo deberán realizar el curso de 50 horas en SST. Cuando el representante o los directivos de las dependencias asociadas no cuenten con el requisito, desde su posesión tendrán hasta 12 meses para realizar dicha capacitación, sujetos a la programación definida por la ARL, responsable de impartir el curso mencionado.

 

PARÁGRAFO 3º. Como buena práctica es recomendable formalizar la conformación del equipo, asegurar la participación transversal de las dependencias del IDU en el equipo, elaborar un plan de acción que servirá cómo línea base para los seguimientos y monitorear el avance del plan por parte del representante del subsistema, o quien designe, para asegurar el cumplimiento de los resultados previstos.

 

ARTÍCULO 15. Equipo Evaluador MIPG-SIG. El equipo evaluador será el responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva del establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continuo del MIPG-SIG. El equipo será liderado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien será responsable de orientar los procesos de evaluación. El equipo será conformado por auditores internos de diferentes dependencias.

 

PARÁGRAFO. Los Auditores Internos de Gestión serán servidores públicos o contratistas calificados que puedan realizar la evaluación independiente total o parcial del MIPG-SIG. La Oficina de Control Interno, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, será responsable por su coordinación, conforme al procedimiento vigente.

 

ARTÍCULO 16. Responsabilidades. El Equipo Evaluador tendrá las siguientes responsabilidades:

 

16.1. Participar en las actividades de entrenamiento y capacitación sobre técnicas de auditoría o profundización de procesos de la Entidad.

 

16.2. Asistir a las reuniones citadas por el líder para preparar el proceso de auditoría interna, según el enfoque correspondiente.

 

16.3. Aplicar los procedimientos de auditoría y las recomendaciones propias del proceso planeado.

 

16.4. Desarrollar la auditoría de forma imparcial y aplicando el código de ética del auditor interno vigente, y desempeñando el rol asignado.

 

16.5. Mantener la confidencialidad sobre la información recolectada y/o asociada con la auditoría.

 

ARTÍCULO 17. Servidores públicos y contratistas de prestación de servicios y apoyo a la gestión. Será responsabilidad de los gerentes, servidores públicos y contratistas de servicios y apoyo a la gestión del Instituto, acatar las directrices establecidas en la presente Resolución, sus modificaciones, y aquellas relacionadas para la debida implementación y desarrollo del MIPG-SIG, incluyendo la aplicación de los procedimientos y formatos, establecidos que fijen lineamientos institucionales.

 

ARTÍCULO 18. Vigencia y Derogatorias. La presente Resolución rige a partir de su fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 852 de 2019 del IDU.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C. a los 26 días del mes del año 2019.

 

YANETH ROCÍO MANTILLA BARÓN

 

Directora General