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ACUERDO
004 DE 2019 (Abril
30) Por
el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación,
evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el
Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención
Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD EL
CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO En
ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80
de 1989, el artículo 76, literal b) de la Ley 489 de 1998, la Ley 1470 de 2011,
el Decreto 2126 de 2012, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 09 de 2012 y, CONSIDERANDO: Que
de conformidad con el artículo 24 de la Ley 594 de
2000, será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas Tablas de Retención Documental TRD. Que
el artículo 2.8.2.1.9. del Decreto
1080 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto
Reglamentario Único del Sector Cultura, estableció como una de las funciones de
los Consejos Territoriales de Archivos evaluar las Tablas de Retención
Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD de las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas de su jurisdicción,
incluyendo las de los municipios, aprobados por los Comités Internos de
Archivo, emitir concepto sobre su elaboración y solicitar, cuando sea el caso,
los ajustes que su juicio deban realizarse. Así como, la función de emitir los
conceptos sobre las Tablas de Retención Documental – TRD o las Tablas de
Valoración Documental – TVD que sean necesarios, luego de su revisión y
convalidación, y solicitar que se hagan los respectivos ajustes. Que
el parágrafo del artículo 2.8.2.1.9. del Decreto
1080 del 2015 estableció que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención Documental y de Valoración
Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas,
descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones
públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el
Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad. Por lo que se hace necesario
precisar esta facultad. Que
el artículo 2.8.2.2.2. del Decreto
1080 del 2015, estableció que el resultado del proceso de valoración de
documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que
cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se
registrará en las Tablas de Retención Documental – TRD o en las Tablas de
Valoración Documental TVD. Así mismo, estableció que el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la
elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención
Documental – TRD o en las Tablas de Valoración Documental – TVD. Que
el parágrafo del artículo 2.8.2.2.5. del Decreto
1080 del 2015, dispone que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, reglamentará el procedimiento para la eliminación de documentos de
archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y máxima
divulgación. Que
el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, establece
que en cada una de las entidades del orden nacional o territorial se debe
integrar un “Comité Institucional de Gestión y Desempeño” encargado de orientar
la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –
MIPG, dentro del cual se incluye la política de Gestión Documental. Que
las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental —
TVD, deberán ser aprobadas por el Comité de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces. Igualmente deben
ser evaluadas técnicamente o convalidadas por la instancia respectiva de
acuerdo con su competencia y jurisdicción, para que éstas puedan ser
implementadas. Seguidamente el Secretario General o quien haga sus veces
solicitará la inscripción de los instrumentos archivísticos en el Registro
Único de Series Documentales- RUSD del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado. Que en mérito de
lo expuesto, ACUERDA: Artículo
1. Objeto y Ámbito de aplicación. Las
entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal,
las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los órganos autónomos e
independientes, deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implementar,
publicar e inscribir en el Registro Único de Series Documentales – RUSD sus
Tablas de Retención Documental – TRD y sus Tablas de Valoración Documental –
TVD de conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo y demás normas que
expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Artículo 2.
Definiciones. Para los efectos de este Acuerdo se definen
los siguientes términos: Convalidación: Hecho
mediante el cual la instancia competente certifica que las Tablas de Retención
Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD cumplen con los
requisitos técnicos de elaboración y aprobación. Cuadro
de Clasificación Documental-CCD: Esquema que
refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución
y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales. Evaluación
Técnica: Gestión mediante la cual se evalúa que las
Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental –
TVD reúnen los requisitos técnicos de elaboración y aprobación establecidos en
la presente norma. Implementación: Conjunto
de actividades tendientes a realizar los procesos de transferencias
documentales primarias y secundarias y aplicar los procesos de disposición
final de series, subseries o asuntos, de acuerdo con los tiempos de retención
documental y disposición final establecidos en las Tablas de Retención
Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD. Serie
Documental: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie
Documental: Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y
sus características específicas. Tabla
de Retención Documental — TRD: Listado de
series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, así como una disposición final. Tabla
de Valoración Documental — TVD: Listado de
series documentales o asuntos a los cuales se asigna un tiempo de permanencia
en el Archivo Central, así como una disposición final. Tipo
Documental: Unidad documental simple originada en una
actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que
sirven como elementos
para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Valores
primarios: Cualidad inmediata que adquieren los
documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativos, fiscales, legales y/o contables. Valor
permanente o secundario: Cualidad atribuida a
aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural,
deben conservarse en un archivo. TÍTULO
1 ELABORACIÓN
Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Y TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL – TVD Artículo
3°. Requisitos técnicos generales para la elaboración de las Tablas de
Retención Documental — TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD. Las
Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – ND
deberán elaborarse para los documentos de archivo que produce la entidad, tanto
físicos como electrónicos, en cualquier soporte y formato, con fundamento en
los siguientes requisitos técnicos generales: Deben seguir la
estructura orgánico-funcional de la entidad. Deben respetar el
principio archivístico de procedencia y contemplar el ciclo vital de los
documentos. Deben
partir del Cuadro de Clasificación Documental — CCD que represente de forma
unificada y debidamente codificadas y jerarquizadas, las agrupaciones
documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir, subfondos (de ser
el caso), secciones, subsecciones, series, subseries o asuntos (en el caso de
Tablas de Valoración Documental – TVD). Deben
reflejar la totalidad de la producción documental de la entidad a través de la
identificación de las series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración
Documental — TVD) que surgen como resultado de las funciones propias que tiene
asignadas la entidad. Deben
registrar los tiempos de retención y la disposición final de la totalidad de
las series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración Documental
— TVD) identificados, como resultado del proceso de valoración documental.
Tanto los tiempos de retención y disposición final registrados deberán
definirse y aplicarse a series, subseries y asuntos (en el caso de Tablas de
Valoración Documental — TVD) y no a tipologías documentales. Las
Tablas de Retención Documental – TRD se elaboran para los documentos activos
que produce o producirá una entidad en desarrollo de las funciones asignadas a
cada unidad administrativa u oficina productora que la conforma. Las
Tablas de Valoración Documental – TVD se elaboran para documentos ya
producidos, que han pasado a su segunda o tercera etapa del ciclo vital, es
decir, a documentación semiactiva de uso administrativo y legal ocasional o
inactiva que ha dejado de emplearse con fines legales o administrativos. Las
Tablas de Valoración Documental — TVD se elaboran para los documentos
producidos en los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con
Tablas de Retención Documental — TRD. PARÁGRAFO. Las
figuras de personero, curador, notario, liquidador, entre otras, que cumplen
funciones públicas y que por su naturaleza carecen de una estructura
organizacional definida, deben elaborar sus Tablas de Retención Documental —
TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD a partir de las funciones asignadas
por ley de acuerdo a su naturaleza jurídica. Artículo
4° . Procedimiento para la elaboración de las Tablas de Retención Documental —
TRD. Las Tablas de Retención Documental – TRD
deberán elaborarse niendo en cuenta las siguientes etapas: Primera
Etapa. Compilación de Información Institucional. Consiste
en recopilar las fuentes que permitan identificar la estructura
orgánico-funcional vigente de la entidad a la cual se le van a elaborar las
Tablas de Retención Documental – TRD, es decir, el número, denominación y
jerarquía de las unidades administrativas u oficinas productoras que la
conforman, así como las funciones que formalmente tienen asignadas. De
igual forma, esta etapa contempla la recolección de datos tendientes a
determinar cuáles documentos producen las unidades administrativas en razón del
cumplimiento de sus funciones. Segunda
Etapa. Análisis e interpretación de la información institucional. Consiste
en analizar la información recopilada durante la primera etapa, con el fin de,
en primer lugar, determinar a cuáles unidades administrativas de la entidad se
les debe elaborar Tabla de Retención Documental — TRD, puesto que como
resultado del cumplimiento de sus funciones producen documentos de archivo que
deben ser objeto de valoración para asignarles un tiempo de retención en cada
etapa del ciclo vital y una disposición final. En
segundo lugar, esta etapa contempla el análisis de las funciones que cumple
cada unidad administrativa con el objetivo de determinar los documentos que
producen y, por lo tanto, las series y subseries documentales que se generan y
deben ir registradas en las Tablas de Retención Documental – TRD. De igual
forma, se estudia la producción y trámite documental a fin de establecer los
tipos documentales que conforman las series y subseries documentales. Tercera
Etapa. Valoración documental. Consiste en
analizar la totalidad de la producción documental de una entidad, agrupada en
series y subseries, a la luz de su contexto de creación (unidades
administrativas u oficinas productoras y funciones que cumplen, tramitación,
normatividad asociada), con miras a determinar sus tiempos de retención
documental y disposición final, en razón de los valores primarios y valores
secundarios que pueden poseer. Cuarta
Etapa. Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD. Consiste
en registrar la información producto del desarrollo de la segunda y la tercera
etapa en el formato de Tablas de Retención Documental — TRD, es decir, las
series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa u oficina
productora, con sus correspondientes tipos documentales, tiempos de retención y
disposición final. El formato de Tablas de Retención Documental – TRD y su
instructivo de diligenciamiento hacen parte integral del presente Acuerdo. Durante
esta etapa también se debe producir una memoria descriptiva del proceso de
elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD que detalle las
actividades adelantadas en cada una de las fases de elaboración del instrumento
archivístico, así como los resultados obtenidos. En ese sentido, la memoria
descriptiva debe brindar información como mínimo sobre los siguientes aspectos:
conformación de la estructura orgánica vigente; método de codificación del
Cuadro de Clasificación Documental — CCD y de las blas de Retención Documental
— TRD; indicaciones sobre diligenciamiento y lectura del formato de Tablas de
Retención Documental — TRD; criterios generales con los que se determinaron los
tiempos de retención y disposición final de series y subseries; indicaciones
sobre cómo se harán los procesos de eliminación y reproducción por otros medios
tecnológicos de series y subseries. PARAGRAFO. La
información que constituye el formato de Tablas de Retención Documental – TRD
es mínima y obligatoria. No obstante, las entidades podrán agregar otras
casillas e información que consideren pertinente, previa aprobación del Comité
de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien
haga sus veces. Sin embargo, para efectos de evaluación y convalidación de las
Tablas de Retención Documental – TRD se considerará exclusivamente la
información contemplada en el formato. Artículo
5°. Banco Terminológico de Series y Subseries. Para
la elaboración de las Tablas de Retención Documental — TRD, se podrá contemplar
las denominaciones, los tiempos de retención documental y la disposición final
para series y subseries, propuestos en el Banco Terminológico de Series y
Subseries del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. PARAGRAFO. En
los casos en que no se adopte las denominaciones, tiempos de retención
documental o disposición final para series y subseries, la entidad que elabora
las Tablas de Retención Documental — TRD deberá sustentar su decisión a partir
del proceso de valoración documental. Artículo
6°. Procedimiento para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental —
TVD. Las Tablas de Valoración Documental – TVD
deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas establecidas en el artículo 30
del Acuerdo 002 del 23 de enero del 2004 del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado. Artículo
7°. Equipo interdisciplinario para su elaboración. Las
Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental –
TVD deben ser elaboradas por u equipo interdisciplinario, conformado por
personas de diferentes disciplinas tales como: Archivística, Historia, Derecho,
Administración Pública, Ingeniería Industrial, entre otras. Artículo
8°. Firmas Responsables. Las Tablas de Retención
Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser
firmadas por el Secretario General o funcionario administrativo de igual o
superior jerarquía, y por el responsable del área gestión documental de la
entidad. Artículo
9° . Aprobación. Las Tablas de Retención Documental – TRD o
Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser aprobadas por el Comité
Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o
quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del
respectivo comité. PARAGRAFO: En
los casos en los que la entidad no cuente con el Comité que avale las Tablas de
Retención Documental – TRD o las Tablas de Valoración Documental – TVD, por no
contar taxativamente con los cargos que integran dicha instancia, la aprobación
se hará por acto administrativo o documento equivalente expedido por el
Representante Legal. TÍTULO
2. EVALUACIÓN
Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL Artículo
10° . Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD para evaluación técnica y convalidación. El
Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, presentará las Tablas
de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD, a la
instancia competente para su evaluación técnica y convalidación, dentro de los
treinta (30) días hábiles siguientes a su aprobación. PARAGRAFO. Las
instancias competentes para la evaluación técnica y convalidación de las Tablas
de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD son las
siguientes: - El Comité
Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, para las entidades del orden nacional, las Alcaldías Distritales y
las Gobernaciones. - Los Consejos
Territoriales de Archivos, para las entidades del orden territorial
(departamento, distrito y municipio) de su respectiva jurisdicción. Artículo
11°. Evaluación técnica de las Tablas de Retención Documental. Las
instancias competentes deberán verificar que las Tablas de Retención Documental
– TRD como mínimo cuenten con la documentación necesaria para adelantar el
proceso de convalidación y de igual forma con los requisitos técnicos que se
indican a continuación: 1. Anexos 1.1.
Documentos en los que se establece la estructura orgánica vigente de la
entidad, expedidos por los órganos de dirección o administración competentes,
el representante legal o quien haga sus veces. 1.2.
Documentos en los que se establecen las funciones de cada una de las unidades
administrativas u oficinas productoras que conforman la estructura orgánica
vigente de la entidad, expedidos por los órganos de dirección o administración
competentes, el presentante legal o quien haga sus veces. 1.3.
Documentos mediante los cuales se crean órganos consultivos o asesores de la
entidad, expedidos por los órganos de dirección o administración competentes,
el representante legal o quien haga sus veces. 1.4.
Organigrama de la entidad, sustentado en los documentos que establecen la
estructura orgánica vigente, expedidos por los órganos de dirección o
administración competentes, el representante legal o quien haga sus veces. 1.5.
Cuadro de Clasificación Documental – CCD que represente las agrupaciones
documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir, subfondos (de ser
el caso), secciones, subsecciones, series y subseries, de forma unificada y
debidamente codificadas y jerarquizadas. 1.6.
Acta de la(s) sesión(es) en las cuales se aprobaron las Tablas de Retención
Documental — TRD por parte del Comité de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces. 1.7.
Acto administrativo o documento equivalente mediante el cual el Representante
Legal aprueba las Tablas de Retención Documental — TRD, en los casos en los que
la entidad no cuente con el Comité que avale las Tablas de Retención Documental
— TRD, por no contar taxativamente con los cargos que integran dicha instancia. 2. Memoria
descriptiva 2.1.
Las Tablas de Retención Documental – TRD deberán acompañarse de la memoria
descriptiva del proceso de elaboración o actualización del instrumento
archivístico. 2.2.
En el caso de actualizaciones, la memoria descriptiva debe incluir la
justificación de los cambios que se hayan realizado, así como información sobre
las fechas en que se realizaron, los responsables y documentos en los que
quedaron aprobados. 2.3.
La memoria descriptiva debe indicar como está conformada la estructura orgánica
vigente de la entidad, sustentada en documentos expedidos por los órganos de
dirección o administración competentes, el representante legal o quien haga sus
veces. 2.4.
La memoria descriptiva debe incluir un apartado en el cual se explique cómo se
estableció la codificación del Cuadro de Clasificación Documental – CCD y las
Tablas de Retención Documental – TRD. 2.5.
En los casos en que el formato de Tablas de Retención Documental – TRD incluya
casillas adicionales a las establecidas en el presente Acuerdo, la metodología
deberá incluir indicaciones sobre el diligenciamiento y lectura del formato. 2.6.
La memoria descriptiva debe indicar cuáles fueron los criterios generales que
la entidad estableció para determinar los tiempos de retención y la disposición
final de series y subseries documentales registradas en las Tablas de Retención
Documental – TRD. 27
La memoria descriptiva debe indicar que las series y subseries documentales
cuya disposición final sea conservación total o selección se preservarán en su
soporte original. 2.8.
En el caso de las series y subseries documentales con disposición final
selección (S), la memoria descriptiva debe indicar con base en que criterios se
determinó el tamaño de las muestras y los métodos de selección. 2.9.
La memoria descriptiva debe incluir indicaciones sobre cómo se hará el proceso
de eliminación de las series y subseries que tienen asignada esa disposición
final en las Tablas de Retención Documental – TRD, entre otras: el área
responsable de realizarla, el método a usar. 2.10.
La memoria descriptiva debe incluir un apartado en el que se sustente la
decisión de reproducir por otros medios tecnológicos las series y subseries
registradas en las Tablas de Retención Documental – TRD. Además, el apartado
debe incluir indicaciones sobre cómo se adelantará el proceso de reproducción,
entre otras: en qué etapa del ciclo vital de los documentos se hará, el área
responsable de realizarla, el método de reproducción a implementar,
independientemente de su soporte, formato, medio y forma de registro o
almacenamiento. 3. Confrontación
de la estructura orgánica con las Tablas de Retención Documental – TRD 3.1.
El número de Tablas de Retención Documental – TRD debe corresponder con el
número de unidades administrativas u oficinas productoras de documentos de
archivo que conforman la estructura orgánica vigente de la entidad. 3.2.
En los casos en que la entidad no elabore Tablas de Retención Documental – TRD
para la totalidad de las unidades administrativas que conforman la estructura
orgánica vigente, en la memoria descriptiva del proceso de elaboración o
actualización del instrumento archivístico deberá sustentar dicha situación. 3.3.
Las unidades administrativas a las cuales se les elaboró la Tabla de Retención
Documental — TRD, deben estar creadas por documentos expedidos por los órganos
de dirección o administración competentes, el representante legal o quien haga
sus veces. 4. Análisis de las
funciones y su relación con las series y subseries documentales 4.1.
Las series y subseries documentales registradas en cada una de las Tablas de
Retención Documental — TRD deben corresponder con las funciones de la unidad
administrativa u oficina productora de documentos de archivo. 5. Conformación de
las series y subseries documentales 5.1.
Los tipos documentales registrados para las series y subseries documentales de
las Tablas de Retención Documental – TRD deben representar la integridad de los
expedientes, atendiendo el principio de orden original, de acuerdo con los
procedimientos que tiene adoptados la entidad. 5.2.
Los tipos documentales registrados para las series y subseries documentales de
las Tablas de Retención Documental – TRD deben denominarse acorde con la
tipología documental y la actividad o función en razón de la cual se producen. 6. Denominación de
las series y subseries documentales 6.1.
Las series y subseries documentales registradas en las Tablas de Retención
Documental – TRD deben denominarse acorde con la función de la cual se
desprenden y la producción documental que evidencia su cumplimiento. 6.2.
El nombre asignado a series y subseries documentales registradas en las Tablas
de Retención Documental – TRD debe corresponder con lo establecido en normas
legales o técnicas. 7. Codificación de
las Tablas de Retención Documental – TRD 7.1.
La codificación asignada a las unidades administrativas u oficinas productoras
de documentos de archivo que se registra en las Tablas de Retención Documental
— TRD y en el Cuadro de Clasificación Documental – CCD, debe representar la
jerarquía dentro de la estructura orgánica. 7.2.
La codificación asignada a las series y subseries documentales registradas en
las Tablas de Retención Documental — TRD y en el Cuadro de Clasificación
Documental – CCD, debe hacerse en orden alfabético. 7.3.
La codificación asignada a las series y subseries documentales registrada en
las Tablas de Retención Documental -TRD debe concordar con la registrada en el
Cuadro de Clasificación Documental – CCD. 8. Tiempos de
retención de series y subseries documentales 8.1.
Los tiempos de retención asignados a series y subseries documentales
registradas en las Tablas de Retención Documental — TRD deben coincidir con los
criterios generales determinados por la entidad en la memoria descriptiva del
proceso de elaboración o actualización del instrumento archivístico, acorde con
los valores primarios de los documentos de archivo. 8.2.
Se deben asignar tiempos de retención a la totalidad de las series y subseries
documentales registradas en las Tablas de Retención Documental – TRD. 8.3.
Los tiempos de retención asignados a las series y subseries documentales
registrados en las Tablas de Retención Documental — TRD, deben contemplar los
términos de reserva legal, caducidad y prescripción de las acciones legales que
recaen sobre dichos documentos, así como los tiempos mínimos de conservación
que se encuentran en normas vigentes. 8.4
En los casos en que no exista norma, los tiempos de retención asignados a las
series y subseries documentales registrados en las Tablas de Retención
Documental — TRD deben ser suficientes para responder a solicitudes de las
diferentes autoridades administrativas y de control, a los usuarios o clientes,
trabajadores y ex-trabajadores de la entidad, así como a la ciudadanía en
general. 8.5.
Los tiempos de retención asignados a las series y subseries documentales
registrados en las Tablas de Retención Documental — TRD deben indicarse en
años. 8.6.
En la casilla de procedimiento del formato de Tablas de Retención Documental —
TRD, se debe indicar a partir de qué hecho se empiezan a contar los tiempos de
retención documental para las series y subseries documentales. 9. Disposición
final de series y subseries documentales 9.1.
La disposición final asignada a series y subseries documentales registradas en
las Tablas de Retención Documental — TRD debe coincidir con los criterios
generales determinados por la entidad en la memoria descriptiva del proceso de
elaboración o actualización del instrumento archivístico, acorde con los
valores secundarios de los documentos de archivo. 9.2.
Se debe asignar un solo tipo de disposición final (conservación total,
selección o eliminación) para las series y subseries documentales registradas
en las Tablas de Retención Documental – TRD. 9.3.
La reproducción por otros medios tecnológicos se debe asignar solo para series
y subseries documentales con disposición final conservación total o selección. En
caso de que la entidad decida asignar la reproducción por otros medios
tecnológicos para series y subseries documentales con disposición final
eliminación, es necesario indicar en la casilla de procedimiento del formato de
Tablas de Retención Documental — TRD, en que momento eliminará la reproducción. 9.4.
La disposición final asignada a series y subseries documentales registradas en
las Tablas de Retención Documental — TRD, debe establecerse en concordancia con
el valor que puedan tener los documentos para la reconstrucción de la historia
de la entidad, la región o la nación, para la cultura o la ciencia. 9.5.
En la casilla de procedimiento del formato de Tablas de Retención Documental —
TRD, se debe sustentar la disposición final asignada a series y subseries
documentales teniendo en cuenta el contenido de los documentos. 9.6.
En la casilla de procedimiento del formato de Tablas de Retención Documental —
TRD se debe indicar el tamaño de la muestra y el método de selección para las
series y subseries documentales cuya disposición final sea selección. 9.7.
La información registrada en la casilla de procedimiento del formato de Tablas
de Retención Documental — TRD debe coincidir con la disposición final asignada
a series y subseries documentales. PARAGRAFO. Las
instancias competentes podrán solicitar documentación o requisitos técnicos
adicionales a los establecidos en el presente artículo, siempre y cuando
contribuyan a aclarar aspectos técnico-archivísticos para el proceso de
evaluación de las Tablas de Retención Documental – TRD. Artículo
12°. Evaluación Técnica de las Tablas de Valoración Documental – TVD.
Las instancias competentes deberán evaluar que las Tablas de Valoración
Documental – TVD como mínimo cumplan con la documentación necesaria para
adelantar el proceso y los requisitos técnicos que se indican a continuación: 1. Anexos 1.1.
Fuentes primarias que contribuyeron a establecer o reconstruir las estructuras
orgánicas de cada periodo de la historia institucional de la entidad. 1.2.
Fuentes primarias que contribuyeron a establecer las funciones de las unidades
administrativas que conformaron la estructura orgánica de la entidad en los
diversos periodos de historia institucional. En
los casos en que la entidad no cuenta con fuentes primarias referentes a las
funciones de las unidades administrativas, en la metodología de elaboración
deberá explicar cómo identificaron los documentos que produjeron las unidades
administrativas a las cuales se les elaboró Tablas de Valoración Documental —
TVD. 1.4.
Cuadros de Clasificación Documental – CCD para cada periodo de historia
institucional, que representen las agrupaciones documentales en las cuales se
subdivide el fondo, es decir: subfondos (de ser el caso), secciones,
subsecciones, series o asuntos, de forma de unificada y debidamente codificadas
y jerarquizadas. 1.5.
Inventarios documentales por cada periodo de historia institucional en el
formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado. 1.6.
Acta de la(s) sesión(es) en las cuales se aprobaron las Tablas de Valoración
Documental — TVD por parte del Comité Interno de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces. 1.7.
Acto administrativo o documento equivalente mediante el cual el Representante
Legal aprueba las Tablas de Valoración Documental — TVD, en los casos en los
que la entidad no cuente con el Comité que avale las Tablas de Valoración
Documental — TVD, por no contar taxativamente con los cargos que integran dicha
instancia. 2. Historia
institucional con fines archivísticos 2.1.
Las Tablas de Valoración Documental — TVD deberán acompañarse de la historia
institucional con fines archivísticos de la entidad. 2.2.
La historia institucional debe identificar los diferentes periodos de historia
de la entidad, los cuales deben estar respaldados por fuentes primarias. 2.3.
La historia institucional debe contener las estructuras orgánicas reconstruidas
para los diferentes periodos de historia de la entidad. 2.4.
En los casos en que se cuente con las fuentes primarias referentes a las
funciones de las unidades administrativas que conformaron la estructura
orgánica de la entidad en los diversos periodos de vida, se debe registrar
dicha información en la historia institucional. 3. Memoria
descriptiva 3.1.
Las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán acompañarse de la memoria
descriptiva del proceso de elaboración del instrumento archivístico. 3.2.
La memoria descriptiva debe incluir un apartado en el cual se explique cómo se
estableció la codificación de los Cuadros de Clasificación Documental – CCD y
de las Tablas de Valoración Documental — TVD. 3.3.
En los casos en que el formato de Tablas de Valoración Documental – TVD incluya
casillas adicionales a las establecidas en el Acuerdo 002 del 23 de enero del
2004, la memoria descriptiva deberá incluir indicaciones sobre el
diligenciamiento y lectura del formato. 3.4.
La memoria descriptiva debe incluir un apartado en el cual se indique cuáles
son las unidades administrativas que cuentan con producción documental
registrada en inventarios y que, por tanto, es objeto de valoración en las
Tablas de Valoración Documental — TVD. 3.5.
En los casos en que la entidad conozca de hechos que sustenten la ausencia de
documentos de las unidades administrativas (transferencias secundarias, entrega
de documentos a otras entidades, eliminación documental o eventos fortuitos –
incendios, inundaciones, traslados-), deberá registrarlos en la memoria
descriptiva. 3.6.
La memoria descriptiva debe indicar cuales fueron los criterios generales que
la entidad estableció para determinar los tiempos de retención y la disposición
final de series o asuntos registrados en la Tablas de Valoración Documental —
TVD. 3.7.
En el caso de las series o asuntos con disposición final selección (S), la
memoria descriptiva debe indicar con base en que criterios se determinó el
tamaño de las muestras y los métodos de selección. 3.8.
En la memoria descriptiva debe quedar claro que las series o asuntos cuya
disposición final sea conservación total o selección se preservarán en su
soporte original. 3.9.
La memoria descriptiva debe incluir indicaciones sobre cómo se hará el proceso
de eliminación de las series o asuntos que tienen asignada esa disposición
final en las Tablas de Valoración Documental – TVD, entre otras: el área
responsable de realizarla, el método a usar. 3.10.
La memoria descriptiva debe incluir un apartado en el que se sustente la
decisión de reproducir por otros medios tecnológicos las series o asuntos
registrados en las Tablas de Valoración Documental – TVD. Además, el apartado
debe incluir indicaciones sobre cómo se adelantará el proceso de reproducción,
entre otras: el área responsable de realizarla, el método de reproducción a
implementar, independientemente de su soporte, formato, medio y forma de
registro o almacenamiento. 4.
Confrontación de las Tablas de Valoración Documental — TVD con estructuras,
Cuadros de Clasificación Documental – CCD e inventarios documentales 4.1.
Las estructuras orgánicas identificadas o reconstruidas por cada periodo de
historia institucional deben coincidir con las fuentes primarias aportadas por
la entidad. 4.2.
Las series o asuntos que se registran en las Tablas de Valoración Documental –
TVD deben coincidir con la información consignada en los Cuadro de
Clasificación Documental CCD y los inventarios documentales; identificados por
cada periodo de historia institucional. 5. Codificación de
las Tablas de Valoración Documental – TVD 5.1.
La codificación asignada a las unidades administrativas de documentos de
archivo que se registra en las Tablas de Valoración Documental — IVD y en los
Cuadros de Clasificación Documental – CCD, debe representar la jerarquía dentro
de las estructuras orgánicas, identificadas por cada periodo de historia
institucional. 5.2.
La codificación asignada a las series o asuntos registrados en las Tablas de
Valoración Documental — TVD y en los Cuadros de Clasificación Documental, debe
hacerse en orden alfabético. 5.3.
La codificación asignada a las series o asuntos registrados en las Tablas de
Valoración Documental -TVD debe concordar con la registrada en los Cuadros de
Clasificación Documental – CCD elaborados para cada periodo de historia
institucional. 6. Análisis de
series o asuntos 6.1.
Las series o asuntos registrados en las Tablas de Valoración Documental — ND
deben coincidir con las funciones de la unidad administrativa que los produjo. 6.2.
La denominación de las series o asuntos registrados en las Tablas de Valoración
Documental — TVD deben coincidir con la información de las unidades
documentales registradas en los inventarios. 6.3.
La denominación de las series o asuntos registrados en las Tablas de Valoración
Documental — TVD debe estar acorde con la función de la cual se desprende y la
producción documental que evidencia su cumplimiento. 7. Tiempos de
retención de series o asuntos 7.1.
Los tiempos de retención asignados a series o asuntos registrados en las Tablas
de Valoración Documental — TVD deben coincidir con los criterios generales
determinados por la entidad en la memoria descriptiva del proceso de
elaboración del instrumento archivístico, acorde con los valores primarios de
los documentos de archivo. 7.2.
Se deben asignar tiempos de retención a la totalidad de las series o asuntos
registrados en las Tablas de Valoración Documental — TVD. 7.3.
Los tiempos de retención asignados a las series o asuntos registrados en las
Tablas de Valoración Documental — TVD, deben contemplar los términos de reserva
legal, caducidad y prescripción de las acciones legales que recaen sobre dichos
documentos, así como los tiempos mínimos de conservación que se encuentran en
normas de la época de producción de los documentos. 7.4.
En los casos en que no exista norma, los tiempos de retención asignados a las
series o asuntos registrados en las Tablas de Valoración Documental — TVD deben
ser suficientes para responder a solicitudes de autoridades administrativas y
de control, a los usuarios o clientes, trabajadores y ex-trabajadores de la
entidad, así como a la ciudadanía en general. 7.5.
Los tiempos de retención asignados a las series o asuntos registrados en las
Tablas de Valoración Documental — TVD deben indicarse en años. 8. Disposición
final de series o asuntos 8.1.
La disposición final asignada a series o asuntos registrados en las Tablas de Valoración
Documental — TVD debe coincidir con los criterios generales determinados por la
entidad en la memoria descriptiva del proceso de elaboración del instrumento
archivístico, acorde con los valores secundarios de los documentos de archivo. 8.2.
Se debe asignar un solo tipo de disposición final (conservación total,
selección o eliminación) para las series o asuntos registrados en las Tablas de
Valoración Documental – TVD. 8.3
La reproducción por otros medios tecnológicos se debe asignar solo para series
o asuntos con disposición final conservación total o selección. En
caso de que la entidad decida asignar la reproducción por otros medios
tecnológicos para series o asuntos con disposición final eliminación, es
necesario indicar en la casilla de procedimiento del formato de Tablas de
Valoración Documental — TVD, en que momento eliminará la reproducción en otro
medio tecnológico debido a que no posee valores secundarios. 8.4.
La disposición final asignada a series o asuntos registrados en las Tablas de
Valoración Documental — TVD, debe establecerse en concordancia con los valores
secundarios que puedan tener los documentos, entre otros, para la
reconstrucción de la historia de la entidad, la región o la nación, para la
cultura o la ciencia. 8.5.
En la casilla de procedimiento del formato de Tablas de Valoración Documental —
TVD, se debe sustentar la disposición final asignada a series o asuntos
teniendo en cuenta el contenido de los documentos. 8.6.
En la casilla de procedimiento del formato de Tablas de Valoración Documental —
TVD se debe indicar el tamaño de la muestra y el método de selección para las
series o asuntos cuya disposición final sea selección. 8.7.
La información registrada en la casilla de procedimiento del formato de Tablas
de Valoración Documental — TVD debe coincidir con la disposición final asignada
a series o asuntos. PARAGRAFO. Las
instancias competentes podrán solicitar documentación o requisitos técnicos
adicionales a los establecidos en el presente artículo, siempre y cuando
contribuyan a aclarar aspectos técnico-archivísticos para el proceso de
evaluación de las Tablas de Valoración Documental — TVD. Artículo
13. Término para la evaluación técnica. Las
instancias competentes tendrán un plazo máximo de hasta noventa (90) días
hábiles, para evaluar y emitir concepto técnico sobre las Tablas de Retención
Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental TVD que le sean
presentadas para convalidación. Este término inicia desde el día siguiente a la
radicación de la solicitud de convalidación de tales instrumentos
archivísticos. PARÁGRAFO
1. Las entidades no podrán aplicar las Tablas de
Retención Documental TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD a las
cuales, una vez surtido el termino de 90 días, no se les ha emitido concepto
técnico. PARÁGRAFO
2. Los responsables de realizar la evaluación
técnica de las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración
Documental — TVD incurrirán en falta disciplinaria, si una vez vencido el
termino de los 90 días no han realizado la mencionada evaluación. Artículo
14. Convalidación. Si el concepto técnico de evaluación
determina que las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración
Documental — TVD cumplen los requisitos técnicos exigidos, las instancias
competentes procederán a expedir el respectivo certificado de convalidación. Artículo
15. Evaluación técnica y solicitud de ajustes. Si
el concepto técnico determina que las Tablas de Retención Documental — TRD o
Tablas de Valoración Documental — TVD no cumplen con los requisitos técnicos
exigidos, la instancia competente procederá a devolver el instrumento
archivístico junto con el concepto técnico de evaluación en el que se ordenará
realizar los ajustes correspondientes. A
partir del día siguiente a la radicación del concepto técnico, la entidad
respectiva contará con un plazo máximo de hasta treinta (30) días hábiles, para
realizar los ajustes ordenados al instrumento archivístico, y radicarlo
nuevamente ante la instancia competente para reanudar el proceso de evaluación
técnica y convalidación. La
realización de los ajustes es de obligatorio cumplimiento por parte de la
entidad respectiva. La
instancia competente podrá conceder una prórroga hasta por treinta (30) días
hábiles más, del plazo inicialmente indicado, siempre que la entidad lo
solicite por escrito, antes del vencimiento del plazo máximo otorgado y se
motive con argumentos técnicos y/o administrativos. Si
la entidad no realiza los ajustes solicitados a las Tablas de Retención
Documental —TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, dentro del término
establecido anteriormente, podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el
artículo 35 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, para lo cual la
instancia competente dará traslado de dicha situación al Director General del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Si
la entidad radica los ajustes solicitados a las Tablas de Retención Documental
— TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, extemporáneamente, la instancia
competente iniciará nuevamente el proceso de evaluación técnica y
convalidación. PARÁGRAFO. Si
la entidad tiene alguna objeción de carácter técnico con respecto a la
evaluación realizada por los Consejos Territoriales de Archivos a las Tablas de
Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, podrá
mediante una solicitud motivada requerir un segundo concepto técnico al Comité
Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado. En este caso el Comité Evaluador de Documentos tendrá un plazo máximo
de hasta noventa (90) días hábiles para pronunciarse. Sobre esta decisión no
procede una nueva revisión. Artículo
16. Organización de los documentos durante el proceso de evaluación y
convalidación. A partir de la aprobación de las Tablas de
Retención Documental – TRD, la entidad podrá organizar los documentos de
archivo que produce en razón del cumplimiento de sus funciones conforme al
Cuadro de Clasificación Documental — CCD siguiendo el principio de procedencia,
y ordenar los documentos al interior de los expedientes siguiendo el principio
de orden original y los procedimientos que tenga adoptados. En
todo caso, una vez convalidadas las Tablas de Retención Documental — TRD y
durante el proceso de implementación, la entidad deberá realizar los ajustes
que tengan lugar a los documentos así organizados, a fin de que estos coincidan
con el instrumento archivístico convalidado. TÍTULO
4 IMPLEMENTACION,
PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN EN EL RUSD Artículo 17. Implementación. Una vez aprobadas y convalidadas las Tablas
de Retención Documental —TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, la
entidad deberá divulgarlas entre sus servidores públicos, empleados y demás
personal que tenga injerencia en la producción de documentos de archivo, para
garantizar su implementación. Artículo 18. Publicación. Las Tablas de Retención Documental – TRD y las
Tablas de Valoración Documental – TVD deberán publicarse en el sitio web de la
entidad respectiva y mantenerse en dicho sitio permanentemente. Artículo 19. Inscripción en el Registro único de Series Documentales — RUSD. El
Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, solicitará al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado la inscripción de las Tablas de
Retención Documental TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD en el Registro
Único de Series Documentales – RUSD, dentro de los treinta (30) días hábiles
siguientes a la convalidación por parte de la instancia competente. PARÁGRAFO. El
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado realizará el proceso de
inscripción en el Registro Único de Series Documentales — RUSD de las Tablas de
Retención Documental — TRD y Tablas de Valoración Documental — TVD que
convalide el Comité Evaluador de Documentos. Artículo
20. Transferencias documentales primarias. La entidad
deberá efectuar las transferencias documentales primarias, de conformidad con
los tiempos de retención documental establecidos en las Tablas de Retención
Documental —TRD. Para ello deberá elaborar anualmente un Plan de Transferencias
Documentales Primarias. Artículo
21. Transferencias documentales secundarias. La entidad
deberá efectuar las transferencias documentales secundarias, de conformidad con
los tiempos de retención documental y disposición final establecidos en las
Tablas de Retención Documental —TRD, o Tablas de Valoración Documental — TVD.
Para ello deberá elaborar un plan de transferencias documentales secundarias. Artículo 22. Eliminación de Documentos. La
eliminación de documentos de archivo tanto físicos como electrónicos deberá
estar establecida en las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de
Valoración Documental — TVD, y deberá ser aprobada por el Comité Interno de
Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga
sus veces. Para adelantar el
proceso de eliminación la entidad deberá cumplir el siguiente procedimiento: 1.
Previo a adelantar el proceso de eliminación, la entidad deberá publicar en su
sitio web o, en su defecto, en los medios de divulgación existentes en la
entidad (boletines, gacetas, carteleras, entre otros), por un periodo de
sesenta (60) días hábiles, el inventario de los documentos que han cumplido su
tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que
los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso a la entidad,
a los Consejos Territoriales de Archivos o al Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado. 2.
En caso de que la entidad reciba directamente las observaciones por parte de
los ciudadanos, a partir de su radicación contará con treinta (30) días hábiles
para solicitar concepto técnico a los Consejos Territoriales de Archivos o al
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado sobre la pertinencia de
suspender el proceso de eliminación, para lo cual deberá remitir copia de las
observaciones de los ciudadanos a la propuesta de eliminación documental. 3.
Los Consejos Territoriales de Archivos o el Archivo General de la Nación
deberán estudiar las observaciones de los ciudadanos y emitir concepto técnico,
para lo cual contarán con sesenta (60) días hábiles contados a partir de su
radicación. Tales instancias, con fundamento en lo requerido por los
ciudadanos, podrán solicitar a la entidad que suspenda el proceso de
eliminación, amplíe el plazo de retención de los documentos de archivo y, de
ser el caso, modifique su disposición final. Todo lo anterior se hará público
en el sitio web de la entidad o, en su defecto, en los medios de divulgación
existentes en la entidad (boletines, gacetas, carteleras, entre otros). 4.
De acuerdo con la solicitud del respectivo Consejo Territorial de Archivos o el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la entidad debe suspender
el proceso de eliminación e iniciar las acciones administrativas tendientes a
aumentar los tiempos de retención y, de ser el caso, modificar la disposición
final registrados en las Tablas de Retención Documental — TRD o las Tablas de
Valoración Documental — TVD para las series, subseries o asuntos que propuso
eliminar. El
aumento de los tiempos de retención supone la actualización de las Tablas de
Retención Documental — TRD o el ajuste de las Tablas de Valoración Documental —
TVD, por lo que esta decisión deberá ser aprobada conforme lo establecido en el
Articulo 9. Aprobación del presente Acuerdo y no requerirá del proceso de
evaluación y convalidación por la instancia competente. La
modificación de la disposición final supone la actualización de las Tablas de
Retención Documental — TRD o el ajuste de las Tablas de Valoración Documental —
TVD, por lo que esta decisión deberá ser aprobada conforme lo establecido en el
Articulo 9. Aprobación del presente Acuerdo y requerirá del proceso de
evaluación y convalidación por la instancia competente. 4. La aprobación
de la eliminación de documentos de archivo tanto en soporte físico como
electrónico deberá constar en un acta de eliminación de documentos, la cual
suscribirán el presidente y secretario técnico del Comité Interno de Archivo
integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la respectiva
entidad o quien haga sus veces. 5.
Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido
eliminados se conservarán permanentemente, y la entidad deberá mantenerlos
publicados en su sitio web para consulta. 6.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado será la última
instancia en anto a las solicitudes de suspensión de los procesos de
eliminación de acuerdo con la naturaleza de los documentos y su valor legal,
cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda afectar el
patrimonio documental del país. 7.
La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries
documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar tipos documentales de una
serie o expediente, excepto que se trate de copias idénticas. PARAGRAFO. En
las actas de eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como
electrónicos, deberán constar los nombres de las series y subseries
documentales que fueron objeto de eliminación, las fechas extremas de los
documentos y el volumen de las unidades documentales (simples o compuestas)
eliminadas. De igual forma, los datos del acta de aprobación y acto
administrativo de convalidación de las Tablas de Retención Documental — TRD o
Tablas de Valoración Documental — TVD en las que se estableció esa disposición
final. TÍTULO
5 ACTUALIZACION Y MODIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD Artículo
23. Actualización. Las Tablas de Retención
Documental deberán actualizarse y ajustarse en los siguientes casos: 1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica
de la entidad. 2. Cuando se creen, supriman grupos internos de
trabajo. 3. Cuando se asignen o supriman funciones a la
entidad. 4. Cuando se
redistribuyan funciones entre las unidades administrativas de la entidad. 5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o
escisión. 6. Cuando se
expidan normas que impacten la producción documental de la entidad. 7. Cuando se transformen tipos documentales físicos
en electrónicos. 8. Cuando se generen nuevas series y subseries
documentales. 9. Cuando se generen nuevos tipos documentales. 10. Cuando se
hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se modifiquen los
tiempos de retención documental y disposición final de las series y subseries. PARÁGRAFO
1. La entidad llevará un registro documentado
con los cambios que se hayan realizado, de tal forma que permita llevar el
control y la trazabilidad de las Tablas de Retención Documental – TRD. PARÁGRAFO
2. No se podrán reducir los tiempos de retención
documental, ni modificar la isposición final de las series y subseries
registradas en las Tablas de Retención Documental – TRD que hubiesen sido
convalidadas por la instancia competente, excepto que haya un pronunciamiento
favorable por parte de la misma instancia. PARÁGRAFO
3. Para el proceso de actualización se deberán
cumplir los requisitos técnicos generales establecidos en los artículos 3° y
11° del presente Acuerdo. Artículo
24. Aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD. Todas
las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental – TRD deberán ser
estudiadas y aprobadas por el Comité de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento
deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité. Artículo
25. Evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención
Documental – TRD.La evaluación y convalidación de la actualización
de las Tablas de Retención Documental — TRD se efectuará por parte de la
instancia competente cuando haya sido motivada únicamente por las siguientes
situaciones: 1.Cuando existan
cambios en la estructura orgánica de la entidad. 2.Cuando se
asignen o supriman funciones a la entidad. 3.Cuando la
entidad sufra procesos fusión o escisión. 4.Cuando se
generen nuevas series y subseries documentales. 5.
Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se
reduzcan los tiempos de retención documental y se modifique la disposición
final de las series y subseries. PARÁGRAFO
1. Las actualizaciones y modificaciones de las
Tablas de Retención Documental — TRD, que no requieren evaluación y
convalidación, se implementarán una vez hayan sido aprobadas por la entidad,
conforme lo establecido en el Articulo 24. Aprobación de la actualización de
las Tablas de Retención Documental – TRD del presente Acuerdo. PARÁGRAFO
2. El Sécretario”General o quien haga sus veces,
debe solicitar la inscripción de las actualizaciones de las Tablas de Retención
Documental — TRD en el Registro Único de Series Documentales — RUSD, dentro de
los treinta (30) días hábiles siguientes a su aprobación o convalidación, según
sea el caso. TÍTULO
6 DISPOSICIONES
GENERALES Artículo
26. Conservación de los expedientes de Tablas de Retención Documental TRD y
Tablas de Valoración Documental – TVD. La entidad
deberá conservar de manera permanente todos los documentos referentes a la
elaboración de las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de
Valoración Documental — TVD, así como los referentes a su actualización,
aprobación, evaluación, convalidación e inscripción en el Registro Único de
Series Documentales — RUSD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado. Artículo
27. Inspección y vigilancia. El Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando así lo considere, podrá
solicitar las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración
Documental – TVD en cualquier momento, aún después de aprobadas por el Comité
Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o
quien haga sus veces y convalidadas por la instancia competente. Cuando a su
juicio existan situaciones que puedan afectar a los usuarios, clientes,
trabajadores y ex trabajadores de la entidad, a la ciudadanía en general o al
patrimonio documental archivístico del país, podrá solicitar ajustes a los
instrumentos archivísticos y posteriormente realizar inspección sobre el plan
de implementación de los ajustes. Artículo
28. Sanciones. El incumplimiento de lo establecido en el
presente Acuerdo dará lugar a las sanciones de que trata el artículo 35 de la
Ley 594 de 2000. Artículo
29. Vigencias y derogatorias. El presente
Acuerdo rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean
contrarias, en especial el Acuerdo No.004 del 15 de marzo del 2013 y el inciso
tercero del artículo cuarto del Acuerdo No.002 del 23 de enero de 2004. PUBLÍQUESE,
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada
en Bogotá D.C., a los 30 días del mes de abril del año 2019. CLAUDIA
ISABEL NIÑO IZQUIERDO PRESIDENTE
(E) MARIA
CLEMENCIAMALDONADO SANIN SECRETARIA
TÉCNICA Nota: Ver
Anexos.
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