RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 354 DE 2019

 

(Junio 11)

 

Por medio de la cual se adoptan los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico por parte del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico

 

EL SECRETARIO DISTRITAL DE DESARROLLO ECONOMICO Y EL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONCILIACION

 

En uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las que les confiere la Constitución Política de Colombia de 1991, la Ley 446 de 1998, el Decreto 1716 de 2009, el Decreto 1069 de 2015, los Decretos Distritales 430 y 839 de 2018 y,

 

CONSIDERANDO

 

Que, la Ley 446 de 1998 -“Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia”, establece en su artículo 75, que en las entidades y los organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y municipal, así como en los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por servidores del nivel directivo.

 

Que, en cumplimiento de lo anterior, la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico mediante la Resolución No. 023 del 31 de enero de 2007, modificada por la Resolución No. 305 de 2009, creó el Comité de Conciliación en la Entidad como una instancia de carácter decisorio, de conformidad con las normas nacionales sobre la materia.

 

Que, el Decreto 1716 de 2009 - “Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001”, dispuso en su artículo 15 y s.s. que, las normas sobre Comités de Conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

 

Que, conforme con el artículo 2.2.4.3.1.2.2., del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la respectiva entidad.

 

Que, la Prevención del Daño Antijurídico es uno de los ejes transversales del Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital, contenido en el Decreto Distrital 430 de 2018, el cual, pretende abarcar todas las instancias administrativas y judiciales en las que desarrolla su gestión el Distrito Capital y tiene como propósito identificar las causas o hechos que lo generan, para así implementar los correctivos pertinentes de manera integral.

 

Que, la competencia para proferir las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos públicos distritales, está consagrada entre otras normas, en el artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018, así:

 

“Prevención del Daño Antijurídico. Las entidades y organismos distritales desarrollarán la prevención de conductas que puedan generar una lesión ilegítima o daños a los particulares o al Distrito Capital, que en el ejercicio de la función pública lleven a la administración a responder por los perjuicios patrimoniales y/o extrapatrimoniales que se causen.

 

Adicionalmente, la Prevención del Daño Antijurídico hace parte de la Defensa Judicial y consiste en solucionar, mitigar o controlar la falencia administrativa o misional que genera litigiosidad. En este caso, la política de prevención del daño antijurídico debe ser proferida por el Comité de Conciliación de la entidad u organismo distrital atendiendo los lineamientos que defina la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Las políticas que se formulen y emitan por parte de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales serán presentadas a la Secretaría Jurídica Distrital quien analizará la pertinencia de adoptarlas para el Distrito Capital.”

 

Que el Decreto Distrital 839 de 2018 – “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos en materia de conciliación y Comités de Conciliación en el Distrito Capital”, estableció directrices para adoptar políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes, para asistir ante los despachos judiciales o extrajudiciales con una posición institucional unificada y coherente, cuando se debatan temas con identidad fáctica, jurídica y coincidencia temporo-espacial, cuando sea del caso.

 

Que el 27 de diciembre de 2018, la Secretaría Jurídica Distrital expidió la Directiva 025 de 2018, por medio de la cual se establecieron los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de políticas de prevención del daño antijurídico, como un instrumento para la gestión de la política en los Comités de Conciliación de los organismos y entidades distritales

 

Que la directiva señala entre otras cosas que, los conflictos entre la institucionalidad y los particulares disminuyen o pueden ser resueltos por virtud de la formulación, adopción y ejecución efectiva de políticas de prevención del daño antijurídico, que permite que asuntos que son susceptibles de ser decididos por los jueces “ni siquiera lleguen a esa etapa porque es posible preverlos y evitarlos”^[1].

 

Que, la adopción de estas políticas permite adicionalmente que “los recursos del organismo o entidad que están dispuestos para su defensa se concentren en los casos que no podrían evitarse mejorando los procesos administrativos internos”^[2].

 

Que, el Comité de Conciliación deberá tener en cuenta todas las fuentes de responsabilidad del Estado (actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones), con ocasión de la gestión administrativa propia de cada ente público, como herramientas para el estudio, análisis, formulación y adopción de sus políticas de prevención del daño antijurídico, sin perjuicio de lo establecido en el inciso final del artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018.

 

Que, dichas políticas determinarán acciones concretas que mejorarán los procesos internos de los organismos y entidades y que al ser aplicadas optimizarán la eficiencia y eficacia del sector público distrital reduciendo demandas en el mediano plazo; minimizando los costos de enfrentar procesos judiciales, y disminuyendo los pagos a realizar por concepto de conciliaciones y sentencias.

 

Que se hace necesario que la prevención del daño antijurídico en la Secretaría permee a toda la institución, es decir, si bien la instancia competente para la formulación y adopción de una política en la materia es el Comité de Conciliación, todas las dependencias (estratégicas, misionales y de apoyo), deben aportar insumos bien sea para su elaboración o para su implementación a través del plan de acción correspondiente.

 

Que, por lo anterior, se hace pertinente adoptar los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico por parte del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, las cuales serán de obligatoria observancia.

 

Que el presente acto administrativo fue puesto a consideración de los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, quienes en sesión del 29 de mayo de 2019 impartieron su aprobación.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE

 

Artículo primero: Adoptar los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico por parte del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, los cuales se encuentran integrados en el presente acto administrativo.

 

Artículo segundo: Teniendo en cuenta que, todas las dependencias (estratégicas, misionales y de apoyo), deben aportar insumos bien sea para su elaboración o para su implementación, se establecen los siguientes pasos básicos:

 

1. Destinatarios de los lineamientos

 

1.1. Grupo interdisciplinario. Encargado de priorizar las causas recurrentes o reiteradas, así como de identificar la falla administrativa, la dependencia en donde ésta ocurre, y de proponer alternativas para solucionar, mitigar o controlar la falla.

 

1.2. Dependencia (s) en donde ocurre la falla. Es la encargada de prevenir la ocurrencia de la misma e implementar la política de prevención del daño antijurídico que formule y expida el Comité de Conciliación, ejecutando el correspondiente plan de acción.

 

1.3. Comité de Conciliación. Instancia que formula y expide la política de prevención del daño antijurídico. Realiza el seguimiento, evaluación, ajustes y modificaciones correspondientes.

 

La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación será el enlace entre dicha instancia y los demás intervinientes en la elaboración de la política de prevención del daño antijurídico. También será la responsable del manejo, conservación y custodia de los documentos que se originen en la aplicación de los presentes lineamientos.

 

2. Pasos para la elaboración de políticas de prevención del daño antijurídico

 

Para la elaboración de la política de prevención del daño antijurídico, se recomienda seguir los pasos y desarrollar las actividades que a continuación se refieren para cada uno de los siguientes Encargados^[3]:

 

Primer paso. Identificación del problema – Priorización casos reiterados o recurrentes

 

Encargado: Grupo interdisciplinario

 

Actividades:

 

1.            Determinar los casos en los cuales la Secretaría ha sido condenada, las solicitudes de conciliación extrajudiciales y judiciales, las reclamaciones y actuaciones administrativas que puedan llegar a generar litigiosidad, entre otros.

 

2.            Establecer el periodo a analizar, con un corte de mínimo de tres (3) años.

 

3.            Identificar en una matriz o ficha los casos reiterados o recurrentes con base en:

 

3.1.      Sentencias condenatorias y laudos arbitrales.

 

3.2.      Decisiones de conciliación extrajudicial o judicial tomadas por el Comité de Conciliación.

 

3.3.     Actividad precontractual, contractual o pos contractual, entre otras.

 

3.4.     Valores de los pagos que realice la entidad por casos resultantes de la sumatoria de las sentencias, conciliaciones y reclamaciones realizadas en cada caso.

 

3.5.      La frecuencia con que se presentan los casos, esto es, la cantidad de veces que se repite en un lapso de tiempo determinado por la entidad, conforme al numeral 3 de este paso.

 

4.            Priorizar los casos, tanto en virtud de la cuantía como de la frecuencia, para focalizar los esfuerzos de generación de política de prevención del daño antijurídico.

 

Segundo paso. Identificación de las causas y determinación de la dependencia en donde ocurre la falla

 

Encargado: Grupo interdisciplinario

 

Actividades:

 

1. Identificar la causa y extraer la falla y/o el error cometido.

 

2. Establecer y analizar las causas.

 

3. Identificar la (s) dependencia (s) en donde ocurre la falla.

 

4. Presentar al Comité de Conciliación los resultados del análisis, por medio de un informe detallado y completo que precise cada uno de los puntos estudiados (administrativos, financieros, técnicos, jurídicos), y los demás que se consideren pertinentes.

 

5. El Comité de Conciliación asigna al Grupo interdisciplinario, la elaboración de la propuesta de la política de prevención del daño antijurídico, y determina el plazo para su entrega.

 

Tercer paso. Elaboración de la propuesta de la política de prevención del daño antijurídico para solucionar, mitigar o controlar la falla reflejada en el plan de acción

 

Encargado: Grupo interdisciplinario

 

Actividades:

 

1. Elaborar la(s) alternativa (s) de solución y el plan de acción que contenga el proyecto de propuesta de la política, el cual contendrá frente a cada una de las fallas o error cometido lo siguiente:

 

1.1.       Las acciones y medidas que mitiguen o resuelvan la causa primaria.

 

1.2.       El presupuesto estimado para la solución.

 

1.3.       El cronograma para su desarrollo el cual debe incluir el plazo o periodicidad de seguimiento del mismo.

 

1.4.       Los resultados esperados.

 

1.5.       Los indicadores para su medición.

 

1.6.       Las áreas responsables de la implementación de la propuesta.

 

2. Someter a consideración del Comité Institucional de Gestión y Desempeño la propuesta de política junto con el plan de acción.

 

Cuarto paso. Formulación y adopción de la política de prevención del daño antijurídico

 

Encargado: Comité de Conciliación

 

Actividades:

 

1. Conocer la propuesta de política y el plan de acción.

 

2.    Analizar la propuesta de política de prevención de daño antijurídico y el plan de acción asociado, así como solicitar los ajustes a que hubiere lugar.

 

3.    Formular la política de prevención del daño antijurídico y el plan de acción correspondiente.

 

4.    Solicitar a través de la Secretaría Técnica adelantar las gestiones a fin de que se disponga de los recursos técnicos, humanos, administrativos, financieros, etc, para su ejecución.

 

5.    Adoptar mediante Acuerdo la política. Dicho Acuerdo estará acompañado del documento de formulación de la política, el plan de acción y los demás soportes que fundamentaron la adopción de la misma.

 

6.    Solicitar a las áreas correspondientes que las acciones y medidas del plan de acción sean incluidas, cuando se requiera, en la planeación operativa anual y estratégica de la entidad.

 

7. Socializar la política al interior de la entidad (Intranet, página web, etc.).

 

En todo caso, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la adopción de la política de prevención del daño antijurídico, la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación de la entidad, deberá informar al respecto y remitirla para conocimiento a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Quinto paso. Implementación de la política de prevención del daño antijurídico

 

Encargado:   Dependencia (s) en donde ocurre la falla

 

Actividades: Implementar el plan de acción, ejecutando sus actividades en el periodo y demás condiciones previstas allí.

 

Sexto paso. Seguimiento y evaluación

 

Encargado:   Comité de Conciliación

 

Actividades

 

1. La dependencia a cargo de la implementación presentará al Comité de Conciliación un informe de la misma, según lo establecido en el documento de formulación y adopción de la política de prevención del daño antijurídico, y en el Plan de Acción.

 

2. Realizar el seguimiento al avance de los indicadores definidos en el plan de acción.

 

3. El Comité de Conciliación evalúa si la política formulada y adoptada ha funcionado y si se ha podido implementar.

 

4. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación, documentará el avance de la política de prevención del daño antijurídico.

 

Séptimo paso. Ajuste de la política de prevención del daño antijurídico e institucionalización de la misma

 

Encargado:   Comité de Conciliación

 

Actividades

 

1. Ajustar, con base en los resultados del seguimiento y evaluación, la política de prevención del daño antijurídico y el plan de acción correspondiente.

 

2. Modificar, de ser necesario, el documento mediante el cual se formuló la política de prevención del daño antijurídico.

 

3. Adoptar las modificaciones a que haya lugar y realizar los ajustes en los procesos y procedimientos correspondientes.

 

Artículo tercero.: Créese al interior de la Secretaría y de carácter permanente el Grupo interdisciplinario encargado de ejecutar y materializar las acciones aquí previstas, así:

 

1.            Por parte de la Oficina Asesora de Planeación, el funcionario Jhon Edgar Vanegas Castellanos.

 

2.            Por parte de la Oficina Asesora Jurídica, el funcionario Jairo Alexander Cancino Arteaga.

 

3.            Por parte de la Dirección de Gestión Corporativa, la funcionaria Ana María Gómez Quintero.

 

4.            Por parte de las Direcciones misionales, los siguientes funcionarios: Ingrid Mabel Beltrán Rendón; Anyela María Guerrero Albarracín y Javier Ignacio Játiva García.

 

Parágrafo primero: Las designaciones aquí contenidas se realizan sin perjuicio de las demás funciones a cargo y no generan ningún tipo de derecho ni reconocimiento adicional alguno. En todo caso, durante el periodo señalado en el artículo tercero, la actividad deberá ser desarrollada y cumplida con carácter prioritario.

 

Parágrafo segundo: Podrán ser parte del grupo interdisciplinario encargado, los funcionarios por su condición jerárquica y funcional deban asistir previa convocatoria elevada por el Comité de Conciliación de la Secretaría. Así mismo y previa consideración del Comité de Conciliación, podrán ser modificados los funcionarios aquí designados.

 

Parágrafo tercero: La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación de la Secretaría, será el enlace entre dicha instancia y los demás intervinientes en la elaboración de la política de prevención del daño antijurídico, para lo cual establecerá las acciones necesarias para dar cumplimiento a lo aquí establecido; así mismo emitirá informes al Comité de Conciliación de avances de la gestión. También será la responsable del manejo, conservación y custodia de los documentos que se originen en la aplicación de los presentes lineamientos.

 

Artículo cuarto.: Por una única vez, el Grupo interdisciplinario encargado deberá adelantar los pasos uno, dos y tres acá señalados dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expedición de la presente, debiendo una vez vencido el término y de manera inmediata presentar la respectiva propuesta de política y el plan de acción al Comité Institucional de Gestión y Desempeño y al Comité de Conciliación de la Secretaría para lo de su competencia.

 

Parágrafo.: En adelante y bajo los lineamientos aquí establecidos, el Grupo interdisciplinario se encargará de elaborar y presentar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño y al Comité de Conciliación durante el primer semestre de cada vigencia, mínimo una alternativa (s) de solución y el respectivo plan de acción que contenga el proyecto de propuesta de la política.

 

Artículo quinto.: La presente disposición rige a partir de la fecha de su publicación.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 11 días del mes de junio del año 2019.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

JOSÉ ANDRÉS DUARTE GARCÍA

 

Secretario Distrital de Desarrollo Económico

 

FELIPE JOSÉ VALENCIA BITAR

 

Subsecretario de Desarrollo Económico y Control Disciplinario

 

Presidente Comité de Conciliación