RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

INSTRUMENTO DE GERENCIA No. 2: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

 

El artículo 54 del Decreto 430 de 2018 determinó que la gestión del conocimiento en las entidades y organismos del Distrito es una herramienta fundamental para asegurar la eficacia de la implementación del Modelo de Gestión Jurídica Pública – MGJP, el cumplimiento de sus objetivos y el desarrollo de las actividades contempladas en cada uno de sus componentes.

 

En particular, el numeral 3º del artículo 56 ibídem señaló que la gestión del conocimiento consiste en “aprovechar los aprendizajes obtenidos en la implementación del Modelo y la sostenibilidad de sus ventajas, en beneficio propio y del Distrito Capital.”

 

Sobre este aspecto, el Departamento Administrativo de la Función Pública en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG determinó que “el conocimiento en las entidades es su activo principal y debe estar disponible para todos, con procesos de búsqueda y aplicación efectivos, que consoliden y enriquezcan la gestión institucional. Dicho conocimiento debe circular de manera conectada entre las dependencias de las entidades para fortalecer sus capacidades y, además, contribuir a su aprendizaje.”

 

Así, la gestión del conocimiento implica administrar el conocimiento tácito (intangible) y explícito (tangible) de las entidades para identificar, crear y difundir información de una forma sistemática y eficiente, logrando mejorar el desempeño de las áreas que desarrollan actividades jurídicas, ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía y obtener mejores resultados de gestión^[1].

 

Teniendo en cuenta que el conocimiento de servidores públicos y contratistas se convierte en un activo fundamental para la administración distrital al proporcionar un mayor valor a la gestión jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital en uso de las facultades otorgadas por el artículo 9.7 del Decreto 430 del 2018, imparte los siguientes lineamientos con el fin de optimizar el recurso humano de los abogados en la administración distrital y promover una efectiva gestión del conocimiento como fuente generadora de procesos de innovación en las entidades y organismos del Distrito Capital.

 

I. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO?

 

La gestión del conocimiento es una disciplina que promueve un enfoque integral en la identificación, captura, evaluación, recuperación, socialización y uso efectivo del conocimiento y la información de una organización para generar valor y nuevas oportunidades^[2].

 

A través de ella, se busca “habilitar personas, equipos y entidades completas en la creación, compartición y aplicación del conocimiento, colectiva y sistemáticamente, para mejorar la consecución de los objetivos”^[3], así como “aprovechar procesos y soluciones que se han adquirido a través de la experiencia, información, conocimientos o habilidades” en beneficio de las entidades^[4].

 

II. ¿POR QUÉ IMPLEMENTARLA?^[5]

 

Partiendo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, la gestión del conocimiento permitirá:

 

· Mitigar la fuga del capital intelectual al documentar el conocimiento adquirido por contratistas y funcionarios en el Modelo de Gestión Jurídica Pública y conservar la memoria institucional independientemente de los abogados que participen en este proceso.

 

· Fortalecer los procesos de enseñanza y aprendizaje a través de capacitaciones, conversatorios y espacios que promuevan la solución de problemas propios de la gestión jurídica desde la creatividad, la innovación y la implementación de herramientas tecnológicas.

 

· Compartir el conocimiento adquirido o desarrollado entre servidores públicos y contratistas del Distrito al socializar, analizar, documentar y replicar las buenas prácticas identificadas en cada uno de los componentes del Modelo de Gestión Jurídica.

 

· Mejorar la gestión jurídica en el Distrito Capital al reconocer y utilizar sus datos e información para la toma de decisiones jurídicas efectivas y eficaces, que logren, entre otros objetivos, la prevención del daño antijurídico.

 

· Promover procesos de investigación, estudios y análisis socio-jurídicos en temas de impacto e interés jurídico para el Distrito Capital con el objeto de formular diagnósticos y recomendaciones que aporten a la consolidación de la gestión jurídica.

 

Con la gestión del conocimiento podremos transformar, entonces, las experiencias, ideas, creatividad y buenas prácticas de funcionarios públicos y contratistas en herramientas útiles a la actividad jurídica adelantada por la Administración Distrital.

 

Las acciones que se desarrollen como parte de este instrumento, deberán facilitar el aprendizaje, adaptar la gestión jurídica a las nuevas tecnologías; compartir y apropiar el conocimiento de servidores públicos y contratistas de la Administración; promover una cultura de análisis y retroalimentación, así como desarrollar mecanismos de innovación con el fin de generar no solo soluciones eficientes en términos de tiempo, espacio y recursos económicos^[6], sino mejores productos y servicios para la ciudadanía.

 

III. ¿QUIÉNES PARTICIPAN EN LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO?

Sobre este aspecto, el Departamento Administrativo de la Función Pública^[7] ha señalado que en la gestión del conocimiento intervienen personas, procesos y tecnología, así:

 

· Personas: Al generar, producir, compartir y aplicar el conocimiento, los abogados del Distrito se convierten en el capital intelectual de las entidades y organismos en materia jurídica y en eje central del Modelo de Gestión Jurídica Pública.

 

· Procesos: A través de los procesos el conocimiento fluye dentro de las entidades y organismos distritales permitiendo que las personas puedan optimizar su uso y apropiación. Sobre este aspecto, se recomienda “identificar el conocimiento requerido y producido en cada uno de los procesos definidos en las entidades para trabajar en su mejoramiento continuo”^[8].

 

· Tecnología: Las herramientas tecnológicas soportan la captura, distribución y aplicación del conocimiento en los procesos de la entidad. Por lo tanto, “es importante promover en las entidades el diseño, construcción, implementación y evaluación de plataformas, portales, cursos virtuales y demás herramientas tecnológicas que permitan la apropiación del conocimiento”^[9].

 

Como se observa, la gestión del conocimiento en el Modelo de Gestión Jurídica requiere la articulación y coordinación de las personas al servicio de las entidades y organismos distritales, los procesos internos en materia jurídica y el uso de la tecnología como herramienta de soporte.

 

IV. ¿CÓMO FUNCIONA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO?

 

De acuerdo con la Función Pública, la gestión del conocimiento requiere la articulación de cuatro ejes^[10]:

 

Primer Eje: Generación y producción del conocimiento

 

La generación y producción del conocimiento busca promover espacios para que servidores públicos y contratistas puedan generar ideas, investigar, experimentar e innovar en sus actividades cotidianas, con el fin de consolidar nuevos enfoques o habilidades en las entidades y organismos distritales.

 

Para ello, se podrán adelantar las siguientes actividades:

 

Fuente: Función Pública

 

Sobre la investigación, el artículo 117 de la Ley 489 de 1998 determina en particular, que “para mejorar procesos y resultados y para producir factores de desarrollo, las entidades públicas dispondrán lo necesario al impulso de su perfeccionamiento mediante investiga-ciones sociales, económicas y/o culturales según sus áreas de competencia, teniendo en cuenta tendencias internacionales y de futuro.”

 

Quiere decir lo anterior que las entidades y organismos en este primer eje deberán incentivar la investigación en los términos señalados, fomentar espacios para la generación de ideas y soluciones innovadoras aplicables a problemas recurrentes, así como promover convenios con terceros que contribuyan al desarrollo de habilidades y competencias del cuerpo de abogados del Distrito.

 

Si bien en esta etapa se busca la generación y producción de conocimiento, es importante documentar los resultados obtenidos con el fin de consolidar la memoria institucional.

 

Segundo Eje: Herramientas tecnológicas para uso y apropiación

 

Este segundo eje busca identificar las herramientas tecnológicas para obtener, organizar, sistematizar, guardar y compartir fácilmente datos e información de organismos y entidades, así como gestionar los datos y la información de manera articulada. Dichas herramientas serán un soporte para consolidar el manejo confiable de la información y deberán ser de fácil acceso para todos los servidores públicos y contratistas.

 

Sobre este aspecto, la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura - UNESCO (2005)^[11] ha determinado que las tecnologías de la información y comunicación crearon las condiciones para la aparición de las sociedades del conocimiento, de tal suerte que el conocimiento ha pasado de estar localizado en un único funcionario o contratista a estar distribuido y conectado a través de redes, accesibles a todos. De ahí que la tecnología se convierta en una herramienta fundamental no solo para la toma de decisiones, sino para el registro del conocimiento adquirido.

Por lo tanto, las entidades y organismos deberán implementar herramientas tecnológicas que se ajusten a sus particularidades, con el fin de centralizar, socializar y poner a disposición de sus colaboradores la información requerida para la gestión jurídica. Para ello, podrán implementar entre otras, las siguientes herramientas:

 

Fuente: Función Pública

 

Este eje supone, además, la retroalimentación de las herramientas con el fin de tomar las medidas correctivas y de mejora requeridas. Esto incluye todas aquellas medidas de seguridad que eviten la pérdida, deterioro o adulteración de la información, así como el acceso a terceros no autorizados.

 

Tercer eje: Analítica institucional

 

La analítica institucional por su parte, busca analizar, hacer seguimiento y evaluar la información que generan las entidades y organismos del Distrito en materia jurídica con el fin de fortalecer el conocimiento. Para ello, es fundamental fortalecer la capacidad de reconocer, analizar y utilizar la información de tal forma que permita adelantar acciones y tomar decisiones efectivas.

 

Este eje, incluye las siguientes actividades:

 

Fuente: Función Pública

 

Por lo tanto, no basta con almacenar datos en los sistemas de información, es necesario analizar, cuestionar, generar gráficos, tablas y cualquier instrumento estadístico que permita identificar patrones, problemas y cambios. A partir de estos análisis periódicos, las entidades y organismos del Distrito podrán tomar medidas y decisiones encaminadas a mejorar su gestión jurídica.

 

Cuarta eje: Cultura de compartir y difundir

 

Teniendo en cuenta que las experiencias compartidas fortalecen el conocimiento, incentivan los procesos de aprendizaje y fomentan la innovación, este eje busca desarrollar interacciones entre diferentes personas, entidades y organismos a través de redes de enseñanza y espacios de creación colaborativa, con el fin de cumplir los objetivos trazados por el Distrito en materia jurídica.

 

Dentro de este eje, se podrán implementar las siguientes actividades:

 

Fuente: Función Pública

 

En este eje se enmarcan entonces los espacios destinados a compartir, socializar y difundir las experiencias exitosas y buenas prácticas en materia jurídica, adelantadas por entidades y organismos que puedan ser replicadas en el Distrito Capital.

 

V. RECOMENDACIONES GENERALES

 

Las entidades y organismos distritales en el marco del Modelo de Gestión Jurídica Pública, analizarán internamente sus procesos con el fin de adoptar las medidas necesarias para gestionar el conocimiento. Para su implementación, tendrán en cuenta como mínimo las siguientes acciones:

 

● Crear una cultura del conocimiento en las entidades y organismos distritales, que promuevan su adecuada gestión. Esto se logra a partir de la difusión y correcta estrategia de comunicación de este Instrumento como parte del proceso de implementación del Modelo de Gestión Jurídica Pública.

 

●Consolidar prácticas de investigación, espacios de ideación y procesos de innovación. Para ello, las entidades y organismos distritales podrán contar con un espacio de gestión de conocimiento en el que socializarán problemas jurídicos y propondrán investigaciones o soluciones innovadoras.

 

●Contar con herramientas tecnológicas que permitan la gestión la información de manera articulada, centralizada y permanente. Las entidades y organismos distritales podrán valerse de herramientas como Google Drive o archivos y carpetas compartidas siempre que su consulta sea de fácil acceso para los abogados del Distrito.

 

●  Fortalecer el análisis de la información. Con este propósito las entidades y organismos del Distrito deberán emplear bases de datos, sistemas de información y usar entre otros, tablas, gráficos y esquemas que permitan analizar la información y tomar decisiones efectivas y eficientes.

 

En el marco del Decreto Distrital 430 de 2019, la información jurídica con soporte en las TIC se estructura como un componente transversal del Modelo y en tal sentido, la Secretaría Jurídica Distrital ha canalizado recursos para el desarrollo del Sistema Integrado de Información Jurídica, LEGALBOG, el cual debe ser conocido por todas las entidades y organismos del Distrito.

 

● Medir de forma periódica los resultados de la gestión jurídica en cada uno de los componentes del Modelo, con el fin de aplicar oportunamente las medidas correctivas necesarias. La medición se podrá hacer a través de indicadores de gestión. Para tal efecto, la Secretaría Jurídica Distrital facilitará los diferentes instrumentos para garantizar el cumplimiento de esta actividad.

 

● Compartir y difundir el conocimiento adquirido o desarrollado a través de la generación de redes, espacios y documentos de socialización. Estos procesos de enseñanza y aprendizaje podrán ser informales (conversatorios, cafés, lluvia de ideas) o formales (comités, jornadas de orientación, seminarios etc.). En cualquiera de los casos, se deberá dejar evidencia que permita su consulta posterior por parte del cuerpo de abogados.

 

Es importante tener en cuenta que en el marco de la Coordinación Jurídica Distrital la difusión del conocimiento implica el compromiso tanto de los responsables de las áreas jurídicas al participar y conducir cada una de las instancias de coordinación jurídica, así como de cada uno de los integrantes del cuerpo de abogados del distrito, participantes en la red de abogados del Distrito.

 

● Documentar y socializar lecciones aprendidas^[12] y experiencias exitosas para aprender del pasado y usar el conocimiento adquirido en beneficio de la gestión jurídica del Distrito Capital. Para ello, se sugiere contar con un sistema de gestión del riesgo o de reporte de la información que se actualice de forma constante con base en las lecciones aprendidas.

 

●Crear una cultura de memoria institucional a través de herramientas de captura, preservación y difusión del conocimiento, con el fin de que las buenas prácticas, lecciones aprendidas y conocimientos adquiridos puedan ser documentados y consultados por los funcionarios y colaboradores de la Administración. Esta memoria institucional requiere contar con una adecuada gestión documental.

 

La Secretaría Jurídica, en el marco de las actividades de control y seguimiento, deberá realizar y actualizar el Catálogo de buenas prácticas en la gestión jurídica e incentivar su réplica entre los sectores y las entidades distritales.

 

● Crear alianzas estratégicas y convenios con particulares, entidades distritales o instituciones académicas que permitan la gestión externa del conocimiento y la socialización de experiencias exitosas replicables en el Distrito Capital.

 

● Generar reconocimientos y estímulos a los abogados del Distrito en la gestión del conocimiento para incentivar su implementación, así como la sostenibilidad de sus ventajas en el Distrito Capital.

 

Sin perjuicio de los reconocimientos que internamente podrán implementar las entidades y organismos distritales, el Modelo de Gestión Jurídica cuenta con la distinción de Buenas Prácticas en la Gestión Jurídica Distrital “como un incentivo no pecuniario, cuyo objeto es reconocer las acciones relevantes y actividades destacadas llevadas a cabo por los abogados vinculados en la protección de los intereses del distrito” (art. 60, Decreto Distrital 430 de 2018).

 

● Socializar las ventajas de la gestión del conocimiento a partir de informes y/o boletines que permitan generar una percepción positiva en los abogados del Distrito en cuanto a la importancia de esta herramienta en la gestión jurídica.

 

Si bien el conocimiento es un intangible, es deber de las entidades y organismos emplear las medidas necesarias para materializar dichas prácticas en productos tangibles que puedan ser aplicados de forma permanente por el Cuerpo de Abogados del Distrito. Con este instrumento esperamos optimizar el recurso humano, generar procesos de innovación, minimizar el riesgo a partir de la experiencia y replicar las buenas prácticas en beneficio del Distrito.

 

Vale recordar finalmente, que una correcta gestión del conocimiento en la implementación del Modelo de Gestión Jurídica, transformará el capital intelectual del Cuerpo de Abogados en tangibles explícitos y replicables, con lo cual se generará un mayor valor a la gestión jurídica adelantada por la Administración Distrital y se materializará, en ese sentido, el principio de la buena administración que rige el Modelo de Gestión Jurídica Pública. 

 

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