RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

MEMORANDO

Referencia:  OAJ-12000

Para: FELIPE JOSE VALENCIA BITAR 

Subsecretario de Desarrollo Económico y Control Disciplinario   

De: JAIME ANDRÉS RIASCOS IBARRA  

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Asunto: Respuesta solicitud concepto.

Cordial saludo:

En atención a su memorado No. 2019IE12880 del 31 de diciembre de 2019, mediante el cual solicitó a esta Oficina Asesora Jurídica concepto sobre la supervisión del Contrato de Comodato No. 404 de 2009, teniendo en cuenta las funciones asignadas a la Oficina Asesora Jurídica en el Decreto 437 de 2016 y revisados el Contrato y los documentos que se adjuntan a su memorando, nos permitimos dar respuesta de la siguiente manera:

1. El supervisor es el servidor público que tiene como responsabilidad ejercer el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato cuando no se requieren conocimientos especializados o la complejidad del objeto a supervisar lo permita[1].

2. Los supervisores e interventores tienen la función general de ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución del contrato para verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas y como consecuencia de ello están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual[2], impartir instrucciones al contratista y hacer recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del objeto contratado. Es obligatorio para el interventor o supervisor entregar sus órdenes por escrito[3]

3. Respecto a la designación de supervisores la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las Entidades Estatales expedida por Colombia Compra Eficiente señala:

“El ordenador del gasto de la Entidad Estatal es responsable de la vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato, por lo cual es quien debe designar el supervisor de un contrato.

En la etapa de planeación del Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe identificar el perfil del supervisor para poderlo designar a más tardar al final de la audiencia de adjudicación, cuando el Proceso de Contratación es competitivo o en la fecha de la firma del contrato en los Procesos de Contratación sin competencia. La Entidad Estatal puede designar el supervisor en cualquier momento del Proceso de Contratación una vez iniciada la etapa de planeación.

El supervisor no requiere un perfil predeterminado, pero es recomendable que el supervisor pueda actuar como par del contratista supervisado.

Para designar un funcionario como supervisor, la Entidad Estatal debe revisar que el objeto del Proceso de Contratación esté relacionado con sus funciones. No es necesario que el manual establezca expresamente la supervisión de contratos como una función, pues la misma es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos. Adicionalmente, la Entidad Estatal debe realizar un análisis de la carga operativa de quien va a ser designado supervisor, para no incurrir en los riesgos derivados de una supervisión inadecuada por falta de tiempo. Cuando la Entidad Estatal designa al supervisor en el texto del contrato debe tener en cuenta que en caso de cambio del supervisor es necesario modificar el contrato.

La Entidad Estatal debe comunicar por escrito la designación al supervisor, pero no existe ninguna norma que establezca formalidades especiales para esa comunicación, de manera que la misma puede producirse, por ejemplo, mediante correo electrónico. La comunicación debe reposar en el expediente del contrato.

4. Revisado el Contrato de Comodato No. 404 de 2009 se evidencia que la supervisión del contrato fue designada por el Ordenador del Gasto en la cláusula décima de la minuta sobre el cargo de Director de Formación y Desarrollo Empresarial, cargo que, tuvo una modificación, fundamentando en el estudio técnico elaborado por la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico para el rediseño institucional en el año 2016, donde la Dirección de Formación y Desarrollo Empresarial paso a ser la Dirección de Desarrollo Empresarial y Empleo, así mismo dicha dependencia tuvo una reorganización en sus funciones y un aumento en su planta de personal, cambios que fueron materializados en el Decreto Distrital 437 de 2016.

De lo anterior se observa que la supervisión del Contrato de Comodato No. 404 de 2009, fue designada en un cargo y no sobre la persona natural que ocupaba el mismo al momento de celebración del contrato, es decir, cuando este empleo sufre algún cambio, quien es nombrado asume las funciones propias del cargo y dentro de ellas las supervisiones que le hayan sido asignadas al mismo en los actos contractuales, sin que sea necesario exigir una designación por escrito para asumir la supervisión.

5. Se considera que en el caso bajo estudio no era necesaria una designación escrita para que el Director de Desarrollo Empresarial y Empleo continuara con la supervisión, toda vez que en virtud de la Ley 951 de 2005[4], todo servidor público en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, debe presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones, lo que lleva a concluir que en el informe de gestión del Director saliente y que recibió el Director entrante debieron haberse indicado todos los asuntos que eran competencia de la Dirección entre ellos las supervisiones.   

6. De conformidad con lo indicado, la supervisión del Contrato de Comodato No. 404 de 2009 no ha tenido variación y sigue estando en el cargo de Director de Desarrollo Empresarial y Empleo, a pesar de los cambios de director que haya podido tener esta dependencia. Ahora bien, frente a la posibilidad de modificar dicha supervisión deberán adelantarse las gestiones y solicitud pertinentes ante el Ordenador del Gasto, previa entrega de los informes y documentos que evidencien la labor de supervisión ejercida sobre el citado Contrato.

Cordialmente,                                                

JAIME ANDRÉS RIASCOS IBARRA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Elaboró: Monica Andrea Castro – Abogada OAJ

Revisó: Jaime Andrés Riascos Ibarra– Jefe Oficina Asesora Jurídica

Aprobó: Jaime Andrés Riascos Ibarra– Jefe Oficina Asesora Jurídica

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