RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 017 DE 2020

(Marzo 30)

PARA: A TODO IDU

DE: DIRECTOR GENERAL

REFERENCIA: MEDIDAS TEMPORALES Y TRANSITORIAS DURANTE LA EMERGENCIA SANITARIA COVID 19 EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN CON PERSONAS NATURALES.

Para garantizar el desarrollo de las funciones de los servidores públicos y la ejecución de las obligaciones de los contratistas de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la entidad, mediante la Circular Nº 15 de 2020 el IDU tomó la decisión de implementar el teletrabajo extraordinario y/o remoto como regla general para todos los servidores y contratistas de apoyo a la gestión.

Medida aplicable a partir de las cero horas (00) del 25 de marzo y hasta las cero horas (00) del 13 de abril de 2020 y mientras persistan las medidas de aislamiento preventivo obligatorio dispuesto en el Decreto Nacional Nº 457 de 2020 y las demás que se lleguen a expedir para contener la propagación del virus COVID -19.

Dicha Circular dispuso que los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión suscritos con el IDU no serían suspendidos y que la Entidad adelantaría un plan de adiciones y prórrogas contractuales de forma virtual, debido a la terminación del plazo contractual pactado para finales del mes de marzo de 2020 y dentro de las normas que rigen los contratos estatales en esta modalidad.

Por otra parte, el Gobierno Nacional expidió el Decreto Nº 491 del 28 de marzo de 2020, “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.”

Normativa en la cual se dispuso, en su artículo 16, que durante el periodo de aislamiento preventivo obligatorio las personas naturales vinculadas a las entidades públicas mediante contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, continuarán desarrollando sus objetos y obligaciones contractuales mediante trabajo en casa y haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Con todo, se ha hecho necesario adoptar medidas temporales y transitorias hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, en algunas actividades de los procedimientos “PR-GC-12 Contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales V 6.0” y “PR-GC-14 Modificación y cesión a contratos estatales”, como se señala a continuación:

1. Respecto de la adición y/o prórroga contractual.

Dentro del procedimiento “PR-GC-14 Modificación y cesión a contratos estatales”, respecto de la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales, proceden los siguientes ajustes:

* La solicitud de adición y prórroga contractual se gestionará y aprobará directamente en el aplicativo SIAC por parte de la dependencia solicitante. Una vez superadas las medidas de emergencia, será responsable de gestionar documentalmente esta proforma.

* El envío de la solicitud de adición y prórroga contractual puede hacerse dentro de un término menor a diez (10) hábiles de antelación, a la fecha en que deba suscribirse el documento.

* Las adiciones y prórrogas de contratos publicados en SECOP I se elaborarán en actas suscritas por las partes que serán publicadas en dicho Sistema; las correspondientes a contratos realizados por SECOP II se gestionarán y aprobarán mediante los flujos establecidos para dicho trámite en la plataforma transaccional.

* La actas de las adiciones y prórrogas realizadas por SECOP I podrán suscribirse válidamente por parte del(la) ordenador(a) del gasto a través de firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada y de no ser posible, a través de la anotación “original firmado por”, siempre y cuando se imparta autorización directa por correo electrónico institucional del(la) ordenador(a) del gasto.

* La solicitud del Certificado de Registro Presupuestal – CRP para las adiciones y prórrogas gestionadas a través del SECOP II será realizada por la DTGC a la Subdirección Técnica de Presupuesto y Contabilidad – STPC, previa verificación realizada por parte de la DTGC de la aprobación en la Plataforma de la adición y/o prórroga por parte del(la) ordenador(a) del gasto y el(la) contratista.

La STPC verificará en SIAC tanto la fecha de suscripción cargada por la DTGC (debe corresponder a la fecha de aprobación en SECOP II), como la información del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP.

* Para garantizar la continuidad de las actividades a cargo de los contratistas cuyos contratos sean objeto de adición y /o prórroga, durante el periodo del 1 al 5 de abril de 2020, no se inactivarán usuarios en los sistemas de la Entidad.

En el anexo Nº 1 de la presente circular pueden observarse las modificaciones transitorias al procedimiento “PR-GC-14 Modificación y cesión a contratos estatales” asociadas a los numerales correspondientes.

2. En relación con contratos nuevos.

Dentro del procedimiento “PR-GC-12 Contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales V 6.0” proceden los siguientes ajustes:

* No se requerirá la lista de chequeo impresa; ésta continuará siendo utilizada como punto de control de manera virtual.

* Los siguientes documentos serán cargados por el contratista, debidamente diligenciados y firmados en el aplicativo Kactus, es decir, no deben allegarse en físico a la DTGC:

- Formato F-TH-17 – Formato Único de Hoja de Vida.

- Formato FO-GAF-081 V_2.0. – Declaración juramentada de Bienes y Rentas y Actividad Económica Privada Persona Natural.

- Formato FOPE20_COMPROMISOS_ANTISOBORNO_V_1.

-Formato FOPE33_FORMATO_CONSENTIMIENTO_INFORMADO_SGAS_V_1.0.

- Pantallazo del Sistema de Información y Gestión del Empleo – SIGEP.

* El modelo de estudios previos es el suministrado por la DTGC, en el cual se hicieron los siguientes ajustes al formato FO-GC-178_V3:

- Inclusión de un párrafo haciendo referencia a la estructuración del Plan de Desarrollo 2020-2024 “Un nuevo contrato social y ambiental para el siglo XXI”.

- Instrucción de señalar solamente el cargo del(a) supervisor(a), es decir, no su nombre.

- Instrucción de desagregar el IVA en el valor del contrato.

- Justificación de porque no se solicita la constitución de garantías.

* Los estudios previos serán aprobados en SIAC por parte de los responsables; no se allegarán impresos a la DTGC.

* El trámite de elaboración y aprobación del contrato por las partes será adelantado en su totalidad mediante los flujos establecidos mediante la plataforma SECOP II, por lo tanto no se elaborará minuta impresa.

* La DTGC diligenciará la información del contrato en SIAC para realizar la solicitud del Certificado de Registro Presupuestal a la Subdirección Técnica de Presupuesto y Contabilidad - STPC.

En el anexo Nº 2 de la presente circular pueden observarse las modificaciones transitorias al procedimiento “PR-GC-12 Contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales V 6.0” asociadas a los numerales correspondientes.

Cordialmente,

DIEGO SÁNCHEZ FONSECA

Director General

Aprobó: Rosita Esther Barrios Figueroa – Subdirectora General de Gestión Corporativa.

Aprobó: Juan C arlos González Vásquez – Director Técnico de Gestión Contractual.

Aprobó Guiovanni Cubides Moreno – Subdirector Técnico de Presupuesto y Contabilidad.

Aprobó: Julio César Pinto Villamizar – Subdirector Técnico de Recursos Tecnológicos.

Elaboró: Lorena Suárez Fierro – Subdirección General de Gestión Corporativa.