RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

INSTRUMENTO DE GERENCIA 009 DE 2020

 

(Julio 25)

 

GUÍA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CUERPO DE ABOGADOS Y ABOGADAS DEL DISTRITO CAPITAL

 

I. INTRODUCCIÓN

 

El Acuerdo Distrital 638 de 2016 creó el Sector Administrativo de Gestión Jurídica integrado por la Secretaría Jurídica Distrital, y, cuyo fin consiste en formular, adoptar, ejecutar, liderar, dirigir, coordinar, orientar y evaluar las políticas de gerencia jurídica y de prevención del daño antijurídico para la defensa de los intereses del Distrito Capital.

 

En virtud de lo anterior, se expidió el Decreto Distrital 323 de 2016 “Por medio del cual se establece la estructura organizacional de la Secretaría Jurídica Distrital, y se dictan otras Disposiciones”, modificado parcialmente por el Decreto Distrital 798 de 2019, en el que se dispuso que la Secretaría Jurídica Distrital “…se constituye como el ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito” y, su objeto consiste en “formular, orientar, coordinar y dirigir la gestión jurídica del Distrito Capital; la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de contratación estatal, gestión judicial, representación judicial y extrajudicial, gestión disciplinaria Distrital, prevención del daño antijurídico, gestión de la información jurídica e inspección, vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro”[1].

 

Es así que, en el marco de sus funciones, la Secretaría Jurídica Distrital, expidió el Decreto Distrital 430 de 2018[2], mediante el cual se definió el Modelo como “…un sistema integral dirigido a la administración, orientación, desarrollo y seguimiento de la gestión jurídica en el ámbito distrital…”, y, cuya Gerencia se encuentra a cargo de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

En este sentido, como parte de la “Gerencia Jurídica” a cargo de la Secretaría Jurídica Distrital, se estableció dentro de sus competencias la de “…9.7. Coordinar la gestión del conocimiento en materia jurídica…”[3], y, en concordancia con esta función, y con lo dispuesto en el artículo 38[4], referente a los componentes transversales que soportan cada una de las actividades y procedimientos de la gestión jurídica, se contempló el desarrollo de la Semana de la Gestión Jurídica Pública y Prevención del Daño Antijurídico, como un espacio de orientación jurídica para el fortalecimiento de la gestión jurídica y prevención del daño antijurídico en las entidades y organismos distritales.

 

Adicionalmente, como parte del fortalecimiento de las competencias jurídicas del cuerpo de abogados del D.C. se incluyó el desarrollo de “…seminarios, congresos, encuentros, jornadas, entre otros, de carácter distrital, nacional e internacional…[5]”, que permitan el intercambio de experiencias exitosas en la gestión, los desarrollos legales, doctrinales y jurisprudenciales y las buenas prácticas en materia jurídica, disciplinaria, contractual o de inspección, vigilancia y control de personas jurídicas sin ánimo de lucro.

 

De igual manera, y en virtud de la función de coordinación y fortalecimiento se estableció la conformación de la red de abogados, como un mecanismo que permitirá a la administración promover la colaboración y cooperación de la gestión jurídica distrital entre las entidades y abogados.

 

II. OBJETIVO

 

El presente documento tiene por objeto suministrar a las diferentes Entidades y Organismos Distritales, algunas recomendaciones para el adecuado desarrollo de las actividades establecidas en el artículo 47 del Decreto Distrital 430 de 2018, respecto del fortalecimiento del cuerpo de abogados.

 

Con el fin de cumplir su objetivo, el documento contiene información respecto de las actividades de planeación, seguimiento y evaluación de cada uno de los espacios de orientación jurídica, la participación en la red de abogados, instancias de coordinación y demás actividades organizadas por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Dichas actividades permitirán ejecutar de manera adecuada cada una de las acciones previstas para la articulación, colaboración, cooperación e intercambio de experiencias exitosas en la gestión jurídica de las Entidades y Organismos Distritales, garantizando con ello la actuación armónica del Distrito y la prevención del daño antijurídico.

 

Adicionalmente, se sugieren algunos criterios para facilitar la participación activa de cada uno(a) de los abogados(as) de las diferentes Entidades y Organismos Distritales.

 

Tenga en cuenta que cada Entidad u Organismo es autónomo para adoptar las acciones y medidas que considere pertinentes para el cumplimiento de sus deberes, en especial de los contenidos en el artículo 45 del Decreto Distrital 430 de 2018.

 

Objetivo General

 

Contar con una herramienta de gestión para el adecuado desarrollo de las acciones encaminadas al fortalecimiento y actualización del cuerpo de abogados del D.C.

 

Objetivos Específicos

 

* Establecer algunos criterios para la estructuración de las actividades de fortalecimiento a cargo de cada una de las Entidades y Organismos Distritales.

 

* Establecer la metodología para llevar a cabo las actividades de planeación, seguimiento y evaluación de cada una de las acciones de fortalecimiento.

 

* Definir criterios para la participación activa de los(as) abogados(as) del Distrito Capital.

 

* Definir algunas acciones para promover cada una de las actividades de fortalecimiento al interior de las Entidades y Organismos Distritales.

 

III. ¿QUÉ ES EL FORTALECIMIENTO DEL CUERPO DE ABOGADOS?

 

El Decreto Distrital 430 de 2018, dispuso que los componentes transversales del Modelo de Gestión Jurídica Pública “(…) soportan el desarrollo de las actividades y procedimientos de los componentes estratégico y temático, e incluyen aspectos preventivos, de talento humano, de coordinación y de tecnologías de la información y las comunicaciones. Entre los componentes transversales se encuentran: (…) 38.2. Fortalecimiento de las competencias jurídicas del cuerpo de abogados del Distrito Capital. (…)”[6] (Negrilla y subrayado fuera de texto).

 

En virtud de lo anterior, el fortalecimiento del cuerpo de abogados corresponde al desarrollo de las actividades que permitan el intercambio de experiencias exitosas en la gestión, los desarrollos legales, doctrinales y jurisprudenciales y las buenas prácticas en materia jurídica, disciplinaria, contractual o de inspección, vigilancia y control de personas jurídicas sin ánimo de lucro. Para ello, se podrán llevar a cabo seminarios, congresos, encuentros, jornadas, entre otros, de carácter distrital, nacional e internacional.

 

Adicionalmente, el fortalecimiento incluye la implementación y participación en la red de abogados, como una herramienta de gestión a través de la cual se promoverá la colaboración y cooperación de la gestión jurídica distrital entre entidades, organismos distritales y abogados.

 

CLASES DE FORTALECIMIENTO

 

Las actividades de fortalecimiento pueden adelantarse de diversas maneras:

 

· Presenciales: Implica el desarrollo de una conferencia magistral o intervención por parte de un jurista o docente experto en la materia, en un espacio físico determinado por la Entidad. Esta modalidad incluye el ejercicio de diversas actividades de orden logístico para garantizar la adecuada ejecución de la conferencia.

 

Las actividades presenciales pueden ser:

 

- Seminarios: Espacio académico especializado que permite el intercambio de experiencias en gestión jurídica de nivel nacional o internacional, sobre un(o)s determinado(s) tema(s). Usualmente tiene una duración de uno o varios días y una intensidad horaria más exigente. Tiene un aforo mínimo de 100 personas.

 

- Congresos: Reunión de profesionales altamente calificados en una misma materia con intereses en común. Su desarrollo, usualmente, es periódico (anual) y tiene una duración entre 3 a 5 días[7]. En este espacio, se puede intercambiar información, debatir sobre temas específicos, dar solución a problemáticas relacionadas, y plantear nuevos avances en la materia. Tiene un aforo mínimo de 50 personas.

 

- Encuentros: Reunión de varias personas con el objetivo de tratar un asunto o de resolver una problemática específica. Su duración es menos estricta (De 1 a 5 horas), sin perjuicio de que se trace una hora de inicio y una hora de terminación. 

 

- Jornadas: Espacio que suele tener una duración de 2 horas, asemejándola a una clase académica. Aquí se suele contar con un expositor experto que permite la participación de los asistentes durante la conferencia.

 

- Foros: Es un espacio en el cual se puede desarrollar un debate sobre un tema determinado. Este tipo de espacios permite el aprendizaje colectivo a partir de la intervención de cada uno de los participantes en el foro. Este espacio requiere un trabajo de argumentación por cada uno de los participantes y el respeto por las opiniones dadas por los demás. Usualmente, son coordinados por un docente experto en el tema.

 

· Virtuales: Implica la ejecución y uso de las tecnologías para la transmisión de información jurídica relevante y de impacto para el distrito, a través de plataformas web distritales.

 

Las actividades virtuales pueden ser:

 

- Cursos: Espacios web diseñados para la transmisión de información sobre un tema específico. En estos espacios se comparten documentos, presentaciones PPT, vídeos, entrevistas, enlaces web, entre otros, y, se evalúa al estudiante a través de preguntas en línea o entrega de documentos en medio digital. Su duración suele ser de 20 horas y permite la programación del horario por parte del estudiante.

 

- Seminarios, foros y jornadas: Cuentan con las mismas características de los presenciales, con la diferencia que la participación de los asistentes es virtual, a través de una plataforma web diseñada para ello.

 

RED DE ABOGADOS

 

La red de abogados es otro mecanismo introducido por el Decreto Distrital 430 de 2018, cuyo fin es promover la colaboración y cooperación de la gestión jurídica entre las entidades, organismos y abogados del Distrito.

 

De acuerdo con el documento técnico “Construcción e implementación de la Red de Abogados del Distrito Capital”[8] “La red de abogados del distrito capital se conforma a partir de la confluencia de los abogados y abogadas de Distrito Capital, independientemente de su vinculación (planta o contratista) y tiene por objeto compartir las experiencias (positivas y negativas) en la gestión jurídica pública, así como las prácticas realizadas para la defensa de los intereses del Distrito”.

 

El intercambio de información a través de la red tendrá en cuenta criterios como los intereses de cada uno de los participantes (abogados y abogadas), el conocimiento y experiencia propios, jurisprudencia, legislación, doctrina, artículos de revistas especializadas, entre otros.

 

Conforme lo anterior, se requiere que las Entidades y Organismos Distritales participen activamente en la construcción de la red, según las indicaciones que para ello remita la Secretaría Jurídica Distrital.

 

EXPEDICIÓN DE LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS

 

En el marco de lo dispuesto por el Decreto Distrital 430 de 2018, la Secretaría Jurídica Distrital, como responsable de la Gerencia Jurídica del Distrito, tiene a su cargo la expedición de los lineamientos y/o políticas correspondientes al componente temático de producción normativa, defensa judicial, contratación pública, función disciplinaria, y, función de Inspección, Vigilancia y Control de las ESAL.

Adicionalmente, se encarga de la expedición de lineamientos y/o políticas, referentes al componente transversal de prevención del daño antijurídico y coordinación jurídica.

 

Estos lineamientos y/o políticas contribuyen al fortalecimiento del cuerpo de abogados del D.C., en el entendido que, permiten la actualización, actuación armónica, y, colaboración al interior de cada una de las entidades y organismos distritales. Así mismo, permite conocer los desarrollos legales, doctrinales y jurisprudenciales y las buenas prácticas en materia jurídica, disciplinaria, contractual o de inspección, vigilancia y control de personas jurídicas sin ánimo de lucro.

 

Sin perjuicio de lo anterior, las Entidades y/u Organismos Distritales, en virtud del principio de autonomía y en el marco de sus funciones, pueden expedir los lineamientos que consideren pertinentes para el adecuado ejercicio de las funciones a su cargo.

 

Ahora bien, para la divulgación de estos documentos, se recomienda hacer uso de las plataformas web distritales disponibles, el Sistema de Información Jurídico Régimen Legal o el que haga sus veces y las redes sociales cuando el documento sea de interés general.

 

BOLETINES

 

Se constituyen en otra herramienta para el fortalecimiento del cuerpo de abogados, pues su desarrollo permite la actualización constante de información.

 

Un boletín es una publicación que se comparte de manera regular[9], siempre tiene un objetivo o tema principal y la información es específica, concreta, clara y de interés. La ventaja de los boletines es que permite compartir información de manera rápida, directa y más efectiva, para un público especifico. Un ejemplo de ello, es el Boletín “Bogotá Jurídica” mediante el cual se comparte la normatividad y jurisprudencia de mayor impacto expedida cada semana o el boletín del Modelo de Gestión Jurídica Pública Distrital, en el que se comparte información de interés de cada uno de los componentes que integran el mismo. Ambos boletines se encuentran disponibles en la página web de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

IV. PRINCIPIOS ORIENTADORES

 

Eficacia: Entendida como la capacidad de producir el resultado deseado con cada una de las actividades de fortalecimiento desarrolladas, esto es, que cada una cumpla con su fin de actualización y orientación jurídica del cuerpo de abogados del D.C. Para ello se sugiere tener en cuenta que el tema seleccionado sea de interés e impacto jurídico para el Distrito, el conferencista domine el tema y los espacios dispuestos para la actividad sean idóneos para garantizar su adecuada ejecución.

 

Publicidad: Bajo este principio se busca garantizar que cada una de las actividades de fortalecimiento cuenten con la debida divulgación a través de las distintas herramientas a disposición de la Entidad, como plataformas web, correos electrónicos, invitaciones virtuales o físicas, uso de redes sociales. La Entidad y/u Organismo deberá verificar que el medio de publicación sea idóneo para garantizar la mayor cantidad de participantes posible.

 

Coordinación: En virtud del principio de coordinación las Entidades y/u Organismos Distritales deberán armonizar cada una de las actividades de fortalecimiento programadas, en el entendido que los temas no sean objeto de otras actividades dispuestas por otra Entidad u Organismo. Así mismo tener presente lo establecido para las alianzas estratégicas descritas en el Numeral 5, de este documento.

 

V. ¿QUIENES PARTICIPAN?

 

Abogados(as): A través del intercambio de conocimiento y experiencias (exitosas o no) en la gestión jurídica, que permiten fortalecer la manera de actuar por parte de la administración distrital. Los abogados(as) son parte fundamental del proceso de fortalecimiento, pues con su participación activa incentivan el desarrollo, por parte de las Entidades y Organismos Distritales, de las actividades plasmadas en el numeral III de este documento.

 

De acuerdo con su experiencia, conocimiento y experticia en un tema, los abogados(as) podrán postularse y participar como conferencistas o expositores dentro de alguna de las actividades de fortalecimiento que programen las Entidades u Organismos Distritales. Para su postulación se tendrá en cuenta su participación o inscripción en la Red de Abogados del D.C., en el sistema de información del Distrito “Abogacía General del D.C.” o el que haga sus veces o expresa manifestación del abogado(a) o del jefe, director o gerente encargado de la actividad.

 

Entidades y/u Organismos Distritales: Al generar espacios y actividades encaminadas a fortalecer el proceso de actualización y formación del cuerpo de abogados del Distrito. Son las encargadas de incentivar la participación del cuerpo de abogados divulgando las actividades de manera oportuna a través de las herramientas tecnológicas a su disposición, la selección de temas de interés y de conferencistas expertos en la materia.

 

Tecnología: Las herramientas tecnológicas permiten la divulgación de la información, y el acceso a todo el cuerpo de abogados a las diferentes actividades desarrolladas por las Entidades y/u Organismos Distritales.

 

Adicional a lo establecido para las actividades de fortalecimiento virtuales, y, para cumplir con los objetivos del fortalecimiento se podrá implementar el uso de plataformas virtuales como Google Meet y zoom, que permiten desarrollar reuniones con hasta 100 participantes.

 

Google Meet tiene una función de subtítulos por si algún participante habla un idioma diferente, permite compartir pantalla y archivos, silenciar participantes, no tiene un límite de tiempo y los usuarios solo deben contar con una cuenta de Gmail para acceder a la reunión.

 

Por su parte Zoom permite al anfitrión controlar el acceso mediante sala de espera, retirar temporalmente a un participante, apagar y encender individualmente los micrófonos y cámaras, restringir a los asistentes para que compartan archivos, y en caso de fallas del internet, permite conectarse desde un teléfono móvil llamando a un número. Sin embargo, a diferencia de Google Meet, tiene un tiempo límite de 40 minutos para su uso.

 

Ambas plataformas permiten grabar las reuniones para su posterior descarga.

 

Alianzas estratégicas: Como parte de las actividades de fortalecimiento, la Entidad u Organismo Distrital a cargo de la misma, podrá establecer alianzas estratégicas con otras entidades del nivel distrital, entidades nacionales, centros de estudios académicos, universidades u otras organizaciones nacionales o internacionales, que permitan el intercambio de información, participación de conferencistas y/o apoyo en las actividades logísticas necesarias para la actividad.

 

Para ello se recomienda tener en cuenta el tipo de actividad, tema, posibles conferencistas y asistentes, recursos humanos, tecnológicos y logísticos a disposición de las entidades participes de la alianza, entre otros.

 

PARTICIPACIÓN ACTIVA

 

Implica la capacidad de los(as) abogados(as) del Distrito, y de las Entidades y Organismos Distritales, para organizar sus labores en aras de participar de manera coordinada y programada en las diferentes jornadas y/o eventos de orientación jurídica a cargo de la Secretaría Jurídica Distrital. Para ello las Entidades y Organismos, serán responsables de incentivar la participación haciendo uso de las herramientas de divulgación a su favor e implementando un sistema de rotación que permita a todos(as) sus abogados(as) asistir a los eventos jurídicos programados.

 

Se recomienda tener en cuenta para el sistema de rotación, las actividades desarrolladas por cada abogado(a), sus intereses, experiencias en gestión jurídica, temas a tratar en la jornada, entre otros.

 

Adicionalmente, las Entidades, Organismos y abogados(as) participes del proceso de fortalecimiento, podrán sugerir a través de las diferentes instancias de coordinación jurídica, la red de abogados, correos electrónicos y evaluaciones que se desarrollen en ejecución de alguna jornada y/o evento de orientación jurídica, temas de interés jurídico, conferencistas, clase de actividades e intensidad horaria.

 

SISTEMA DE ROTACIÓN:

 

En el marco del Modelo de Gestión Jurídica Pública, se adelantó al interior de las Entidades y Organismos Distritales la medición de estándares, que permitió identificar la conformación del equipo de trabajo (abogados(as) contratistas o servidores públicos) a cargo de los asuntos jurídicos de la Entidad u Organismo. En virtud de ello, se propone el siguiente esquema, con el fin de facilitar su participación en las diferentes actividades de fortalecimiento y actualización:

 

· Definir o conocer el cronograma de actividades dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital, o, las actividades programadas por la Entidad u Organismo.

 

· Identificar aptitudes, habilidades, intereses y conocimientos de cada abogado(a).

 

· Distribuir el equipo de acuerdo con las fechas y temas establecidos. Para ello, se sugiere:

 

a. En caso de que se requiera de la prestación del servicio permanente, se podrá designar 1 o 2 funcionarios que participen en la actividad, y, posteriormente repliquen la información a los demás integrantes del equipo en el transcurso de la semana.

 

b. Si se trata de actividades con un cupo total por Entidad asignado, para la designación de los participantes se recomienda tener en cuenta: i. Número de actividades en las que ha participado, ii. Cumplimiento de metas o actividades laborales en la Entidad, iii. Intereses, y, iv. Tema.

 

· Identificar si se trata de una actividad presencial o virtual. Si se tratase de una actividad virtual, se recomienda incentivar la participación de todos(as) los(as) abogados(as) de la Entidad u Organismo.

 

VI. METODOLOGÍA

 

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto Distrital 430 de 2018 se deberá llevar a cabo algunas actividades de planeación, ejecución, seguimiento y evaluación, en aras de garantizar que la participación de los(as) abogados(as) de la Entidad u Organismo, en las actividades de fortalecimiento, sean optimas y se lleven a cabo en las mejores condiciones.

 

Planeación: En esta etapa se define la clase de fortalecimiento que se desarrollará, temas, fechas, conferencistas, espacios y/o escenarios disponibles, participantes o público objetivo, convocatoria, y demás actividades encaminadas a la organización de la jornada y/o evento de orientación jurídica.

 

- Cronograma: Es indispensable para el desarrollo de las jornadas y/o eventos de orientación jurídica, así como, para las actividades de fortalecimiento, pues permitirá crear la lista de tareas que se deben desarrollar en un periodo determinado, optimizar tiempos, separar las fechas para su desarrollo, reservar los espacios y/o escenarios que se requieran, establecer el uso de plataformas web, convocar al(los) conferencista(s), y al público objetivo de la actividad.

 

Se sugiere que el cronograma de las jornadas y/o eventos de orientación y fortalecimiento se divulgue anticipadamente a los diferentes abogados(as) del Distrito Capital, teniendo en cuenta que cada Entidad u Organismo deberá coordinar las actividades de su equipo para que todos puedan participar activamente.

 

Para el desarrollo adecuado del cronograma se recomienda:

 

§ Tener en cuenta fechas especiales, días cívicos, festivos, actividades programadas en el Distrito, entre otros, que puedan afectar el desarrollo de la actividad.

 

§ Establecer fecha de inicio y terminación de la actividad.

 

§ Recursos físicos, personales, tecnológicos o económicos que requiere la actividad.

 

- Selección del tema: Los temas deben corresponder a las necesidades propias del Distrito que requieran actividades de actualización y fortalecimiento para el equipo de abogados y abogadas.

 

Adicionalmente, se deberá tener en cuenta los temas sugeridos a través de los diferentes mecanismos descritos en el numeral IV “PARTICIPACIÓN ACTIVA", de este documento.

 

- Selección del conferencista o expositor: El conferencista o expositor deberá cumplir con los criterios de experiencia e idoneidad requeridos por la Entidad u Organismo para el desarrollo de la jornada y/o evento de orientación.

 

Se recomienda estructurar un directorio de posibles conferencistas o expositores, en el que se incluya información sobre la especialidad de cada uno, a fin de identificar los perfiles cuando se requieran.

 

- Definición de espacios, escenarios y/o plataformas web: Los espacios deben contar con las especificaciones técnicas y de aforo para llevar a cabo la actividad sin inconveniente. Es importante solicitar las especificaciones a los administradores de los espacios, visitar los mismos, y, confirmar su disponibilidad en las fechas requeridas.

 

Para el uso de plataformas web, es necesario definir la capacidad, modo de uso, administrador(es), contenido, y, registro web. Se debe establecer si se hará uso de una plataforma distrital, con el fin de desarrollar las gestiones que se requieran entre entidades, o si, por el contrario, será una plataforma contratada y diseñada exclusivamente por la Entidad.

 

- Definición del público objetivo: Establecer el público es necesario para determinar el tema y el conferencista requerido. Así mismo, permitirá identificar el aforo de posibles participantes, lo que incide en la designación del espacio requerido, en caso de que se trate de una actividad presencial.

 

El público objetivo también tendrá importancia al interior de las Entidades u Organismos Distritales, pues ello hará parte del sistema de rotación que implemente cada una, en aras de incentivar y garantizar la participación de los(as) abogados(as) a su cargo.

 

- Invitaciones y/o convocatoria: Para el desarrollo de esta actividad se sugiere el uso de herramientas tecnológicas como correos electrónicos, boletines virtuales, publicación en pantallas distritales, redes sociales, entre otros, que permitan la divulgación de la actividad de forma ágil y eficiente.

 

Sin perjuicio de ello, se pueden expedir actos o documentos administrativos como circulares, memorandos u oficios, invitar en el marco de las instancias de coordinación y/o convocar a través de la red de abogados.

 

La invitación debe contener mínimo la siguiente información: Nombre de la actividad, fecha y hora, lugar, tema, número de inscritos por Entidad (En caso de que no haya un numero determinado de abogados(as) por entidad, establecer el aforo máximo del auditorio o escenario o la capacidad máxima de la plataforma web), cómo inscribirse, y, responsable de la actividad (incluir correo electrónico y teléfono).

 

Nota: Tener en cuenta el público objetivo de la actividad, con el fin de diseñar la invitación o efectuar la convocatoria en debida forma.

 

- Confirmación conferencista o expositor: La Entidad u Organismo debe confirmar la participación de su conferencista o expositor a través de los medios disponibles para ello: correo electrónico, carta de invitación y/o llamada telefónica. Es necesario informarle nuevamente fecha, hora y lugar de la actividad. Así mismo, debe consultarle si requiere dispositivos electrónicos o físicos para desarrollar su exposición tales como video beam, tableros, marcadores, papel, lapiceros, entre otros.

 

Adicionalmente, se recomienda contar con los datos del conferencista o expositor invitado, como nombre completo, cédula, teléfono celular, nombre acompañante (si lo requiere) y placas de vehículo(s), para autorizar su ingreso a las instalaciones del espacio que se encuentre reservado.

 

Ejecución: En esta etapa se da inicio a la actividad programada conforme lo establecido en la etapa de planeación. Aquí se debe contar con un equipo que brinde: i. soporte técnico, ii. Soporte médico y/o de atención de emergencias, iii. atención a los participantes, y, demás que se requieran.

 

- Desarrollo de la actividad: En el caso de actividades presenciales, relacionadas con jornadas y/o eventos de orientación jurídica, la actividad se ejecutará conforme la agenda prevista para ese día, la cual deberá contener como mínimo una presentación del tema y del conferencista y/o expositor, y un espacio para preguntas.

 

Para las actividades programadas en plataformas web, se debe informar fecha de inicio y terminación de la actividad, intensidad horaria, y contenido disponible.

 

- Registro de asistencia: Se efectuará en los formatos que tenga establecido la Entidad u Organismo para ello, y se hará en el lugar del evento cuando se trate de actividades presenciales. Para actividades en plataforma web deberá garantizarse un administrador que se encargue de verificar e informar a la Entidad, el número de inscritos, resolver inconvenientes que presenten los usuarios para el ingreso a la plataforma y emitir el informe final de participantes en la actividad.

 

- Equipo médico y/o de atención de emergencias (Aplica solo para actividades presenciales): Conforme las indicaciones de seguridad y el aforo del evento, la Entidad u Organismo, deberá contar con un equipo médico o de brigadistas para la atención de emergencias, así como con un plan de evacuación en caso de emergencia.

 

Seguimiento: Esta etapa implica que cada uno de los funcionarios a cargo de la actividad, efectúen un seguimiento durante el desarrollo de la misma, con el fin de garantizar que se cumpla con la agenda programada, el registro a tiempo, disponibilidad de la plataforma web, la atención adecuada a los participantes, la organización de los espacios (en caso de actividades presenciales), la recepción del conferencista o expositor invitado (si aplica), publicación en redes sociales y página web de la Entidad u Organismo responsable, entrega de material, y demás que surjan durante el desarrollo de la actividad.

 

Evaluación: Es la etapa final del proceso sugerido para la adecuada ejecución de las actividades de fortalecimiento programadas. Permite identificar buenas prácticas, fallas en la ejecución, temas de interés para los participantes, posibles conferencistas o expositores, y, acciones a implementar para seguir fortaleciendo la participación del cuerpo de abogados(as) del Distrito.

 

Para ello, se sugiere hacer uso de formularios electrónicos que contenga mínimo preguntas relacionadas con: registro (físico o web), atención a participantes, selección del tema o contenido virtual, selección del conferencista o tutor virtual, aspectos logísticos (alimentación, espacio, plataforma web), y, cumplimiento de las fechas y horarios programados. Los resultados deben ser tabulados con el fin de contar con información precisa y veraz respecto del desarrollo de las actividades de fortalecimiento.

 

VII. RECOMENDACIONES FINALES

 

1. Consultar permanentemente los sistemas de información jurídica administrados por la Secretaría Jurídica Distrital, boletines virtuales, y red de abogados.

 

Así mismo, tener en cuenta cada uno de los lineamientos, directrices y estudios jurídicos adelantados por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

2. Iniciar con antelación el proceso de selección contractual que se requiera para el desarrollo de las actividades de fortalecimiento. Para ello se recomienda tener en cuenta los diferentes documentos y lineamientos expedidos en materia contractual por la Secretaría Jurídica Distrital, que se encuentran disponibles en el Sistema de Información Jurídica Régimen Legal[10].

 

3. Definir si la actividad de fortalecimiento, requiere la expedición de un certificado de participación para los asistentes, para lo cual deberán adelantarse las gestiones necesarias a fin de contar con el diseño del mismo anticipadamente. El certificado deberá contener como mínimo: i. nombre de la actividad, ii. Intensidad horaria, iii. nombre del participante y número del documento de identidad, y, iv. Firma del responsable (Se sugiere que sea el Director(a), Gerente o Secretario(a) de la Entidad u Organismo).

 

4. Diseñar formatos que permitan a los responsables de la actividad verificar las actividades de planeación, ejecución, seguimiento y evaluación. Consolidar alianzas estratégicas o convenios con particulares, entes distritales o nacionales, instituciones académicas, que permitan fortalecer y mejorar las actividades de orientación y actualización jurídica.

 

5. Socializar las actividades de fortalecimiento al interior de la Entidad u Organismo, compartiendo la memoria del evento, material o contenido web disponible, vídeos de la conferencia, entrevistas, entre otros, que incentiven la participación de los(as) abogados(as) del Distrito.

 

6. Revisar las disposiciones respecto de derechos de autor y tratamiento de datos personales, para la recolección de la información de los participantes, uso de la imagen de los conferencistas o expositores y publicación de documentos o contenido.

 

NOTA: Ver Anexos. 

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