RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 031 DE 2020

 

(Octubre 01)

 

 

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

DE: SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

 

ASUNTO: Directrices para la entrega del cargo por terminación de nombramiento en provisionalidad y de encargos, en el marco de la Convocatoria No. 822 de 2018- Secretaría Jurídica Distrital.

 

Radicado No. 3-2020-6126 del 01/10/2020

 

De conformidad con lo señalado en los numerales 20 y 21 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 corresponde al servidor público “vigilar; salvaguardar y responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”, por lo cual está en la obligación una vez se retire del empleo de hacer entrega del inventario de bienes que le fueron entregados en cumplimiento de las funciones.

 

De igual manera, en Circular Externa No. 035 del año 2020 el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital- DASCD imparte directrices para el desarrollo del proceso de desvinculación de los servidores públicos del Distrito Capital y en la cual define los parámetros que deben seguir las entidades y organismos distritales para el desarrollo de las actividades que permitan el retiro gradual de los servidores públicos.

 

En tal sentido, teniendo en cuenta que la Comisión Nacional del Servicio Civil-CNSC se encuentra adelantando el Concurso Abierto de Méritos (Convocatoria No. 822 de 2018) para proveer definitivamente los empleos vacantes pertenecientes al Sistema General de Carrera Administrativa de la planta de personal de la Secretaría Jurídica Distrital, a continuación se establecen las diferentes recomendaciones y lineamientos que permitan facilitar el retiro de los servidores vinculados en provisionalidad y la terminación de los encargos, así:

 

1. Desvinculación de los servidores públicos con nombramiento provisional y terminación de encargo con ocasión del concurso abierto de méritos:

 

Una vez sea comunicado el acto administrativo de terminación del nombramiento, el servidor público con el jefe inmediato adelantará las actividades correspondientes para iniciar el proceso de empalme y de desvinculación, en el cual se tendrán en cuenta las recomendaciones definidas en los demás numerales establecidos en la presente Circular.

 

Por otro lado, se recuerda que el servidor público una vez se desvincule del empleo, se deberá practicar el examen médico de egreso de conformidad el procedimiento “DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS 2310100-FT-002”. Versión 03 que señala lo siguiente:

 

“La Dirección de Gestión Corporativa Informará al servidor que está en proceso de desvinculación, para que se practique la evaluación médica ocupacional correspondiente, dentro de los 5 días hábiles siguientes".

 

En el caso que el servidor público por acto voluntario de renuncia se retire del empleo antes de la notificación de terminación del nombramiento, deberá adelantar las actividades previstas en la presente Circular con el propósito de adelantar las actividades pertinentes para la entrega del puesto de trabajo.

 

2. Cumplimiento de actividades y compromisos por atender en la dependencia:

 

2.1 Con el fin de garantizar el proceso exitoso de entrega del puesto de trabajo, los jefes de dependencia deberán verificar los compromisos pendientes que se encuentran a cargo de cada uno de los servidores públicos vinculados con nombramiento provisional en los cargos del Sistema General de Carrera Administrativa de la planta de personal de la Secretaría Jurídica Distrital que serán provistos mediante listas de elegibles producto de la Convocatoria No. 822 de 2018.

 

2.2 Para el cumplimiento de dicha obligación, se debe consultar las asignaciones realizadas a través del Sistema Integrado de Gestión Documental SIGA y demás sistemas que soportan la operación y funcionamiento de la Entidad.

 

2.3 Para facilitar el proceso de transferencia del conocimiento y el seguimiento a los compromisos y obligaciones atendidas durante el ejercicio de las funciones del cargo. El jefe inmediato y/o quien este designe levantará un informe de entrega en la cual se registre la siguiente información:

 

a. Avance en los programas, proyectos, actividades o asuntos a su cargo, avances en cada uno y estado al momento de entregar el puesto de trabajo.

 

b. Relación de informes que deben presentarse, su periodicidad, así como la relación de la información que debe contener con las respectivas fuentes (A quien se debe rendir este informe).

 

c. Relacionar los recursos compartidos en Google drive, y que sean de importancia para el área o en su defecto entregar una copia de respaldo de dicha información.

 

d. Relación de los comités u otro cuerpo colegiado, en los cuales participa y en qué calidad asiste.

 

e. Indicar en cuales de los sistemas institucionales o externos se encuentra inscrito con la evidencia de la solicitud de eliminación del usuario a su cargo.

 

f. Otras acciones que se deriven del ejercicio de las funciones del empleo del servidor público con nombramiento en provisionalidad.

 

Este informe de entrega formal de puesto de trabajo debe ser suscrita por el servidor y el jefe inmediato, y remitida a la Dirección de Gestión Corporativa mediante memorando electrónico para que sea adjuntada en la historia laboral del servidor, de conformidad con el procedimiento de “DESVINCULA CION DE SERVIDORES PÚBLICOS” 2310100-FT-002. Versión 03. El plazo máximo de entrega del citado documento será el 05 de octubre de 2020.

 

Es importante recordar que de acuerdo con la Circular Externa No 035 del año 2020 del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital- DASCD, los jefes de cada dependencia deberán adelantar los procesos de transferencia de conocimiento, el cual les permita recopilar y conservar la experiencia e información que haya generado los servidores públicos en el desempeño de los empleos a través del informe de entrega que se encuentra anexo al presente numeral.

 

3. Generalidades entrega de expedientes y archivo mediante inventario documental FUID:

 

3.1 El Director y/o Jefe de la Dependencia debe tomar la determinación si estos documentos serán reasignados a otro Servidor Público o si se van a hacer trasladados al Gestor Documental de la Dependencia, quien se hará responsable a partir del recibo de la documentación.

 

Para el desarrollo de este proceso, se contará con el apoyo de los profesionales del proceso de Gestión Documental.

 

3.2 De conformidad con el marco normativo vigente, el servidor público que se vaya a desvincular de la Entidad deberá entregar de manera física los documentos a su cargo, con las siguientes características: ordenada, foliada, identificada según la serie documental, clasificada, libre de grapas, ganchos y elementos metálicos, sin información repetida y en buen estado.

 

De igual manera entregará la información digital a su cargo debidamente inventariada. Para eso será necesario el diligenciamiento del informe de entrega y el formato de inventario documental FUID 2311520-FT-240.[1]

 

3.3. En caso de ser reasignados, se debe diligenciar el Formato Inventario Documental 2311520-FT-240, con la observación que es una reasignación a un nuevo responsable.

 

3.4. En el caso que no sea reasignados, los documentos serán entregados al Gestor Documental de la Dependencia, el cual deberá hacer todo el registro de ingreso de documentos al archivo centralizado del Edificio Restrepo en el espacio físico asignado por el Proceso de Gestión Documental para cada una de las dependencias que permita la administración y custodia de los archivos de gestión.

 

3.5. Los documentos y archivos que se trasladen a las instalaciones del archivo centralizado en el Edificio Restrepo, deberán tener elaborado el respectivo inventario documental FUID 2311520-FT-240 los cuales serán previamente revisados por el Proceso de Gestión Documental.

 

3.6. Una vez el servidor público haga entrega al jefe inmediato, deberá verificar el Formato Inventario Documental FUID 2311520-FT-240 contra la documentación física, con el fin de garantizar que todo esté en orden.

 

En caso de encontrar alguna novedad se debe solucionar inmediatamente con el fin de poder otorgar la firma de paz y salvo al Servidor Público.

 

4. Entrega de Bienes a la Secretaría Jurídica Distrital:

 

Una vez el Servidor Público con nombramiento provisional le sea notificado el acto administrativo de terminación del nombramiento, deberá realizar la devolución y traslado de los bienes a su cargo al jefe inmediato o al que este delegue, aplicando el formato 2311500-FT-36 Traslado de bienes entre usuarios y/o dependencias.

 

En caso que corresponda a equipos de cómputo, debe solicitar a la Oficina de las Tics el control de componentes mediante correo electrónico a la mesa de ayuda a través del correo electrónico soporte@secretariajuridica.gov.co.

 

Tanto el formato de 2311500-FT-36 Traslado de bienes entre usuarios y/o dependencias como el de Control de Componentes, deberá ser remitido a la Dirección de Gestión Corporativa mediante radicado. Estos deberán estar firmados y diligenciados.

 

Posteriormente, el proceso de Gestión Administrativa deberá revisar el estado de la información reportada en los formatos señalados anteriormente y en el caso que esta se encuentre conforme a los sistemas de información de los bienes públicos de la Entidad, se realiza el traslado y se genera la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios.

 

Cuando el servidor público le sea entregado dicha constancia, deberá continuar con el proceso de firmas con los demás procesos, cumpliendo con los requisitos establecidos en la Constancia Devolución de Bienes y Cancelación de Servicios 2311500- FT200.

 

Una vez culmine el proceso de diligenciamiento del citado formato, el servidor público deberá remitirlo a la Dirección de Gestión Corporativa junto con el formulario declaración juramentada de bienes y rentas en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública-SIDEAP, con tipo declaración de retiro.

 

Para facilitar el desarrollo de dichas actividades se recomienda que cada servidor público inicie el trámite de dicha constancia a partir de la fecha de comunicación de la presente circular. La consulta de los bienes a cargo de los servidores públicos se puede hacer a través del siguiente link, ingresando con el número de cédula:

 

https://secretariajuridica.qov.co/intranet/servicios/consulta-inventarios

 

Para el desarrollo exitoso de este proceso, se pueden apoyar con el Gestor de Inventarios de cada una de las dependencias.

 

5. Gestores:

 

Con el fin de dar continuidad a las actividades a cargo de la Dependencia, se deberán reasignar roles de gestores de procesos y de calidad a cargo de servidores públicos vinculados en provisionalidad.

 

Le corresponde al jefe dependencia realizar dicha actividad de conformidad con los lineamientos y parámetros establecido por la Oficina Asesora de Planeación.

 

6. Evaluación de Retiro:

 

De conformidad con el procedimiento Desvinculación los(as) Servidores(as) Públicos deben diligenciar el formato “Evaluación de Retiro” 2311300-FT-219 con el fin de conocer su percepción frente a distintos aspectos que se dan en el desempeño del empleo desde el inicio hasta el final de su ciclo de vida como servidor público en la Secretaría Jurídica Distrital, y a su vez, a partir de la información recopilada generar acciones que redunden positivamente en el bienestar laboral de los servidores públicos.

 

Por lo anterior, agradecemos que el formato se diligencie de manera oportuna en el formato establecido para tal efecto para que posteriormente se remita a la Dirección de Gestión Corporativa con la Constancia Devolución de Bienes y Cancelación de Servicios 2311500- FT200 y formulario declaración juramentada de bienes y rentas en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública- SIDEAP, con tipo declaración de retiro.

 

7. Evaluación del desempeño y de gestión:

 

Los servidores públicos de carrera administrativa que se les termine el nombramiento en encargo deberán ser evaluados de conformidad con el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño de la Comisión Nacional del Servicio Civil. De igual manera, los servidores públicos con nombramiento provisional que se les termine el nombramiento, serán evaluados teniendo en cuenta el protocolo del sistema de evaluación de la gestión de empleados provisionales del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.

 

Cada uno de los jefes inmediatos, una vez reciban la comunicación de terminación tanto del encargo como del nombramiento en provisionalidad, deberán realizar la evaluación correspondiente para cada caso. Respecto a los servidores públicos que regresen a su cargo de origen, se les deberá concertar nuevos compromisos laborales de acuerdo con el Sistema Tipo señalado en la presente circular. Se recuerda que el término de concertación es de 15 días hábiles, una vez se el servidor retome a su empleo de carrera. Por otro lado, en el momento de la terminación del encargo, se deberá realizar una evaluación parcial eventual del desempeño con el último cargo desempeñado en encargo.

 

En relación con los servidores públicos que se vinculan a la entidad en nombramiento en periodo de prueba, los jefes inmediatos concertarán los compromisos laborales y comportamentales de acuerdo con lo señalado en el Decreto Sectorial 1083 de 2015 y en el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño establecido en el Acuerdo 617 del 2018 de la CNSC. Posteriormente, una vez queden concertados, se deberá remitir por memorando a la Dirección de Gestión Corporativa para que repose en historia laboral.

 

Por otro lado, teniendo en cuenta la Circular Externa No. 035 del año 2020 del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital los servidores públicos que tienen actualmente título de carrera administrativa y que en el marco del concurso abierto de méritos ya sea en la Secretaría Jurídica Distrital o en otra Entidad y/o organismo distrital sido seleccionado y nombrado sin renunciar al empleo del cual es titular, deberá informar de dicho nombramiento a la Dirección de Gestión Corporativa, a fin de que ésta última, gestione el acto administrativo que declare la vacancia temporal del empleo del cual el servidor es titular, dicha vacancia se extenderá por el término de duración del período de prueba.

 

El servidor público que ostente derechos de carrera y sea nombrado en período de prueba, podrá durante el período de prueba o al finalizar el mismo y antes de producirse la firmeza de la evaluación definitiva, retomar de manera anticipada al empleo del que es titular, previa presentación de la renuncia al empleo para el cual ha sido nombrado en período de prueba, sin que tal situación afecte sus derechos o su futura participación en otros procesos de selección.

 

El empleado de carrera, que sea nombrado en período de prueba en un nuevo empleo, deberá ser previamente evaluado en el empleo de carrera que ha venido ejerciendo con anterioridad al nombramiento, efectuando para ello una evaluación parcial eventual en el Aplicativo de la CNSC, indicando la causal, “separación temporal del empleo”, con ocasión de un nombramiento en período de prueba.

 

Dicha evaluación sólo tendrá efectos y deberá ser retomada dentro del período anual, si el servidor decide retomar al empleo o ante la pérdida de la evaluación en período de prueba, caso en el cual, a partir de su regreso y hasta el final del período anual, es decir hasta el 31 de enero, deberá ser evaluado en el empleo del cual es titular, produciéndose una nueva evaluación parcial eventual e invocando la causal: “desde la última evaluación existente y hasta el final del período”. Las evaluaciones parciales y parciales eventuales que se hayan efectuado antes de su retiro temporal por efecto del período de prueba y la posterior a su reintegro al empleo del cual es titular, se consolidarán y determinarán una evaluación definitiva de carácter ordinario, con todos los efectos y usos propios de este tipo de evaluaciones.

 

En caso contrario, es decir, si el servidor culminó satisfactoriamente el período de prueba y no retoma al empleo inicial, la evaluación parcial eventual, deberá archivarse en la hoja de vida como soporte del cumplimiento legal de su realización, sin que dicha evaluación tenga los efectos propios de una evaluación definitiva.

 

Es importante señalar que una vez superado el período de prueba, no es procedente efectuar ningún tipo de nombramiento adicional que determine el servidor ocupa el “cargo en propiedad”, bastará con incluir en la hoja de vida, copia de la evaluación definitiva en firme, la cual acredita el acceso o ascenso en la carrera y la adquisición de los derechos inherentes a la misma. La Secretaría Jurídica Distrital, a través de la Dirección de Gestión Corporativa, deberá adelantar ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, el trámite de inscripción o actualización del registro público de carrera, de acuerdo con las Circulares 3 y 4 de 20016, el formato F-RP-001 o el que le modifique y el procedimiento establecido para estos efectos.

 

8. Solicitud y expedición de certificaciones laborales:

 

Los servidores públicos que sean desvinculados producto de la provisión de las listas de elegibles en el marco la Convocatoria No. 822 de 2018., podrán solicitar su certificación laboral mediante comunicación escrita radicada por la ventanilla de correspondencia ubicada en la carrera 8 No. 10-65, o través del correo electrónico correspondencia@secretariaiuridica.qov.co. habilitado para la radicación de solicitudes y correspondencia durante la emergencia sanitaria.

 

La solicitud deberá contener sus datos completos, nombres y apellidos completos, documento de identidad, dirección de correspondencia, correo electrónico y teléfono de contacto, para el envío de la misma.

 

9. Oferta Institucional para el acompañamiento del proceso de retiro:

 

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital a través de la Circular Externa No. 035 del año 2020 pone en conocimiento a los diferentes servidores públicos la oferta institucional de empleo en la cual se dan a conocer los portales web así como las rutas de consulta donde se pueden identificar ofertas de empleo de las diferentes entidades y/o organismos públicos y privados.

 

De igual manera, se invita a consultar e inscribirse en el portal web https://talentonopalanca.qov.co/index.html, en el cual cada uno de los ciudadanos podrán aplicar a las ofertas de contratación que tiene actualmente las entidades y/o organismos del nivel distrital en el marco de la estrategia Talento no Palanca liderada por la administración del nivel distrital.

 

10. Reconocimiento y liquidación de prestaciones sociales de retiro:

 

De acuerdo con lo establecido en el artículo 3° del Decreto 1045 de 1978, se deben reconocer y pagar a los servidores públicos únicamente las prestaciones sociales establecidas en la ley. En tal sentido, de conformidad con el marco normativo vigente se reconocerán a los servidores públicos las prestaciones sociales a que tienen derecho, mediante acto administrativo motivado y expedido dentro del mes siguiente a la fecha en que se haga efectivo el retiro del servicio.

 

La Dirección de Gestión Corporativa está comprometida con la eficiencia de este procedimiento, por lo que amablemente se solicita a los servidores públicos que voluntariamente así lo acepten para que autoricen la notificación de la resolución por la cual se reconocen y liquidan las prestaciones sociales de retiro a través de medios electrónicos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

De lo anterior, se debe indicar a los siguientes correos electrónicos la notificación por medio electrónica:

 

a. Nombre: Magda Mercedes Arévalo Rojas. Cargo: Directora de Gestión Corporativa. Correo electrónico: mmarevalor@secretariajuridica.gov.co

 

b. Nombre: Martha Ligia Castellanos Rodríguez. Cargo: Profesional Especializada de la Dirección de Gestión Corporativa. Correo electrónico: mlcastellanos@secretariajuridica.gov.co

 

c. Nombre: Alex Cortes Salgado. Cargo: Técnico Operativo de la Dirección de Gestión Corporativa. Correo electrónico: acortes@secretariajuridica.gov.co

 

Por último, es importante recordarles que la Dirección de Gestión Corporativa está atenta a cualquier inquietud o requerimiento que se realicen en particular, no sin antes agradecerles por el servicio prestado a está entidad y en especial por atender cada uno de los compromisos de manera oportuna y garantizando el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

 

Cordialmente,

 

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

 

Secretario Jurídico Distrital

 

Proyectó:	Juan Gabriel Jiménez González, Profesional Especializado de la Dirección de Gestión Corporativa. María Susana Molina Daza, Profesional Universitario de la Dirección de Gestión Corporativa. Carlos Andrés Acosta Naranjo, Contratista Dirección de Gestión Corporativa.
Revisó:	Dora Gutiérrez Hernández, Profesional Especializado de la Dirección de Gestión Corporativa. María Paula Torres Marulanda, asesora del despacho del Secretario Jurídico Distrital Magda Mercedes Arévalo Rojas, Directora de Gestión Corporativa.

 

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