CIRCULAR 028 DE 2020

(Septiembre 18)

Para: Subsecretario, directores/as, jefes/as de oficina

De: Secretario jurídico distrital

Asunto: Directrices para responsables de Proyectos de Inversión de la Secretaría Jurídica Distrital

Radicado: 3-2020-5814                                                               

Con el propósito de alcanzar una efectiva programación, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión a cargo de la Secretaría Jurídica Distrital, de manera atenta se solicita dar cumplimiento a cada una de las directrices de la presente Circular, que tiene como objetivo determinar las obligaciones de los responsables de los proyectos de inversión de la Entidad.

1. Cumplir con los principios presupuestales consagrados en el Estatuto Orgánico de Presupuesto; legalidad, planificación, anualidad, universalidad, unidad de caja, programación integral, especialización, inembargabilidad, los cuales son conceptos rectores que orientan la política, el cielo presupuestal y que sirven de orientación para la formulación, elaboración, aprobación y ejecución de los elementos del sistema presupuestal.

2. Formular los proyectos de inversión aplicando la Metodología General Ajustada - MGA, contando con la asesoría y el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación, la cual revisará los documentos de formulación, emitirá el concepto de viabilidad correspondiente y realizará el cargue en la herramienta informática — MGA Web y la transferirá al Sistema Unificado de inversiones y Finanzas Públicas SUIFP-Territorio como paso previo, para ser inscritos y registrados en el Banco de Programas y Proyectos Distrital -BPPD.

3. Informar de manera oportuna a la Oficina Asesora de Planeación los cambios o modificaciones a realizar en cualquiera de los componentes del proyecto de inversión, adjuntando la correspondiente justificación y el documento de formulación de proyectos actualizado.

4. Programar el Plan Anual de Adquisiciones para el anteproyecto de presupuesto, de conformidad con las metas y compromisos fijados en el Plan de Desarrollo y teniendo como límite el Plan financiero asignado por la Secretaría Distrital de Hacienda en armonización presupuestal y para las demás vigencias.

5. Presentar el respectivo plan contractual, conforme al presupuesto asignado por la Secretaría Distrital de Hacienda y las directrices establecidas en la Entidad, con el fin de que sea aprobado por el Comité de Contratación, así como sus modificaciones.

6. Programar los tiempos de los trámites previos, relacionados con la celebración de los contratos del proyecto de inversión, teniendo en cuenta los aspectos; Técnicos (especificaciones, estudios básicos, diseños, planos), Económicos (cotizaciones, disponibilidades reservas presupuestales), Administrativos (viabilidad y sostenibilidad) y Jurídicos (pliegos, evaluaciones), para garantizar una adecuada ejecución del plan contractual.

7. Solicitar con suficiente antelación al proceso de Gestión Financiera, los Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP, con este documento se afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente Registro Presupuestal - RP, para todos los efectos el objeto del CDP debe ser consecuente con los objetivos del proyecto de inversión.

8. Enviar oportunamente al proceso de Gestión Contractual, los estudios y documentos previos para que se adelanten los diferentes procesos de selección y de contratación, ajustándose a los procedimientos y todas aquellas disposiciones que se emitan al respecto.

9. Realizar la programación y mantener actualizado el Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC del proyecto de inversión y darle estricto cumplimiento al cronograma de pagos, evitando la postergación de estos compromisos, salvo en los casos de fuerza mayor (suspensión o congelación de recursos), ningún pago se podrá realizar sin que este previsto en el Programa Anual Mensualizado de Caja

10. Estimar las reservas presupuestales; teniendo en cuenta las medidas pertinentes para que al cierre de la vigencia, la ejecución del presupuesto en términos de la entrega de bienes y servicios contribuya al propósito establecido de constituir el menor monto posible de reservas presupuestales.

11. Asumir los pasivos exigibles constituidos, con cargo al presupuesto disponible del proyecto de inversión de la vigencia en la cual se deban girar.

12. Hacer seguimiento a las obligaciones que se originan de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto de inversión, a fin de garantizar los resultados previstos.

13. Presentar de manera mensual los primeros 3 días hábiles siguientes al mes que está cerrando, el avance físico y presupuestal del proyecto de inversión, a la Oficina Asesora de Planeación la cual debe hacer el reporte en las diferentes herramientas de seguimiento, teniendo en cuenta que la información es responsabilidad de cada gerente de proyecto y debe ser clara, oportuna, confiable, documentada y verificable.

14. Presentar de manera mensual a la Oficina Asesora de Planeación, los informes de gestión y resultados que contienen los avances físicos y presupuestales del proyecto de inversión, así como el seguimiento y evaluación de los indicadores relacionados con los compromisos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo. Por su parte, la Oficina Asesora de Planeación hará la retroalimentación y solicitará los ajustes a que haya lugar.

15. Socializar los resultados, avances y logros generados por los proyectos de inversión, así como los riesgos e indicadores asociados al proyecto en los comités de

autocontrol.

16. Custodiar, conservar y responder por el archivo histórico de la formulación, ejecución y control de los proyectos asignados, así como de los documentos de soporte.

17. Preparar y presentar los informes sobre el proyecto de inversión que soliciten los Organismos de Control y demás entidades Distritales o Nacionales, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

18. En los casos que el responsable del proyecto ejerza el rol de supervisor o interventor de un contrato debe dar estricto cumplimiento a lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, el procedimiento de la Secretaría Jurídica Distrital "Supervisión e interventoría de contratos", y demás normas que regulen la materia.

Cordialmente,

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

Proyectó: Nicole Andrade Parada - Contratista OAP

Angie Paola Jara - Contratista OAP

Revisó: Camilo Andrés Peña Carbonell -Jefe Oficina Asesora de Planeación