RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 346 DE 1998

(mayo 18)

Derogada por la Resolución del IDU-DG 2634 de 2009

 por la cual se crea y reglamenta el Comité de Administración Documental y la Comisión Técnica del mismo, en el INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU-.

El Director General del Instituto de Desarrollo Urbano, en ejercicio de sus facultades legales especialmente las conferidas por el artículo 38 de la Resolución 014 del 10 de noviembre de 1997,

Que mediante la Ley 80 de 1989 se creó el Archivo General de la Nación y mediante el Decreto 1777 de 1990 se adoptaron sus estatutos.

Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 07 de 1994, mediante el cual se fijó el Reglamento General de Archivo.

Que el artículo 19 del Reglamento General de Archivos fija pautas para la creación del Comité de Archivo en las entidades oficiales.

Que es propósito del INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO desarrollar con eficiencia y eficacia un programa centralizado de administración documental, reprografía y sistematización, para lo cual se hace necesario definir políticas de la entidad frente a la producción y distribución de documentos, manejo, clasificación, ordenación, recuperación, sistematización para facilitar la accesibilidad a los mismos, así como los programas de trabajo y los procedimientos documentales para la toma de decisiones.

Que por virtud de lo anteriormente expuesto es indispensable conformar el Comité de Administración Documental y la Comisión Técnica del mismo y definir sus funciones.

Artículo 1º.- Crear el Comité de Administración Documental del INSTITUTO DE DESARROLO URBANO "IDU", como órgano asesor interno, cuyo objetivo será coordinar, dirigir y controlar las actividades con la gestión de documentos y administración de archivos de la institución, fijando las políticas para su manejo.

Artículo 2º.- El Comité de Administración Documental estará integrado por:

• El Subdirector General o su delegado, quien lo presidirá.

• El Subdirector de Apoyo Corporativo o su delegado.

• El Subdirector Legal o su delegado.

• El Subdirector de Planeación o su delegado.

• El Coordinador de Archivo y Correspondencia, quien actuará como Secretario del Comité.

Parágrafo.- Podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

El Secretario del Comité convocará por escrito a sus miembros a las reuniones con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles, previa solicitud de uno de sus miembros o cuando las circunstancias lo ameriten.

Así mismo, deberá preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse al Comité y levantará el acta de cada reunión que será suscrita por todos los que en ella intervengan.

Artículo 3º.- El Comité deliberará y aprobará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría de votos.

Artículo 4º.- La Oficina de Control Interno podrá participar como invitado a las sesiones del Comité de con voz pero sin voto.

Artículo 5º.- Son funciones del Comité Administrativo Documental:

1. Definir las políticas, programas de trabajo sobre producción, trámite, ordenación, clasificación, retención, archivo, reproducción, sistematización de documentos y archivos y centro de documentación.

    

2. Aprobar los manuales y reglamento internos, relacionados con la materia para su adopción.

    

3. Impartir instrucciones tendientes al cumplimiento de sus decisiones.

    

4. Actualizar las normas, procedimientos, tablas de retención y demás, que faciliten la gestión documental y el control de material, siguiendo los procedimientos internos del IDU.

    

5. Estudiar, aprobar y actualizar las tablas de retención documental realizando estudios selectivos del valor de los documentos y su selección.

    

6. Definir niveles de acceso a la información de conformidad con lo establecido por el artículo 5 del Acuerdo 7 de 1994 del Archivo General de la Nación.

    

7. Conceptuar sobre los convenios y contratos a celebrar con instituciones públicas o privadas involucradas con sus funciones.

    

8. Analizar y definir los informes presentados por la Comisión Técnica.

    

9. Conceptuar sobre cualquier asunto involucrado con el tema de la administración documental.

    

10. Designar los integrantes de la Comisión Técnica.

     

11. Proponer a la Dirección General del Instituto los coordinadores e interventores para contratos y convenios involucrados con sus funciones.

     

12. Expedir su propia reglamentación.

     

13. Propender e implementar la organización y conservación del patrimonio documental o histórico del IDU.

     

14. Determinar las políticas y procedimientos de entrega y recibo de archivos a cargo de los funcionarios responsables, en caso de situaciones administrativas tales como: traslados, reemplazos, desvinculaciones o similares de los mismos en todas las oficinas del IDU.

     

15. Presentar planes y programas de capacitación para los funcionarios encargados del manejo y conservación de la correspondencia y los documentos de la entidad.

     

16. Las demás funciones que le sean asignadas por el Director General del IDU.

Artículo 6º.- Créase la Comisión Técnica del Comité de Administración Documental como órgano de gestión del mismo.

Parágrafo.- Dicha comisión se reunirá por convocatoria del Secretario del Comité de Administración Documental.

Artículo 7º.- La Comisión Técnica del Comité de Administración Documental estará integrada por tres personas vinculadas a la institución designadas por el mismo, de las cuales dos (2) deberán ser especialistas en bibliotecología y archivística, de las cuales una deberá ejercer la función de Coordinador de Archivo y Correspondencia, el tercer miembro deberá ser profesional en áreas afines como: Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o Ingeniería de Sistemas.

Artículo 8º.- La Comisión Técnica de Administración Documental del IDU tendrá las siguientes funciones:

1. Recomendar procesos y procedimientos tanto administrativos como técnicos para la organización archivística de los documentos.

    

2. Homologar la terminología archivística al interior del IDU.

    

3. Mantener contacto permanente con el Archivo General de la Nación para todo lo relacionado con normatividad y su actualización.

    

4. Elaborar, revisar e implementar los manuales y reglamentos de archivo.

    

5. Recomendar los estudios necesarios para incorporar nuevas tecnologías en la administración documental, por medios técnicos, electrónicos, informáticos o telemáticos, de conformidad con los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

    

6. Las demás funciones que le sean asignadas por el Comité de Administración Documental del IDU.

Artículo 9º.- El Comité de Administración Documental se reunirá por primera vez, previa convocatoria del Director General del IDU.

Artículo 10º.- En la reunión de instalación se designarán los funcionarios que conformarán la Comisión Técnica del mismo.

Artículo 11º.- La presente Resolución rige a partir de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 18 de mayo de 1998.

El Director General, ANDRÉS CAMARCO ÁRDILA.