RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 002 DE 2023

 

(Mayo 18)

 

Por la cual se modifica el mapa de procesos de la SED, se modifica el Manual de Procesos y Procedimientos de la SED y se dictan otras disposiciones”.

 

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

 

En uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” en su artículo 2.2.22.3.9 indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG-

 

Que el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de MIPG, el cual en su capítulo 3.2.1.1 que habla sobre la “Política de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos”, establece que “la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados”

 

Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto 807 del 24 de diciembre de 2019 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.

 

Que mediante la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del tiempo, situación que hace dinámicas las decisiones que se tomen en los actos administrativos de modificación de dicho manual.

 

Que mediante la Resolución 002 del 3 de diciembre de 2015, suscrita por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se incorporaron al Manual de Procedimientos los Macroprocesos de la Secretaría de Educación del Distrito y que a partir de esa fecha se denomina “Manual de Procesos y Procedimientos”.

 

Que la Oficina Asesora de Planeación de conformidad con la función establecida en el literal N) del artículo 6 del Decreto 310 de 2022, está encargada de “Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”.

 

Que de acuerdo con la función establecida en el literal k) del artículo 5 del Decreto 310 de 2022, el Despacho del Secretario debe: “Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad”.

 

Que mediante el artículo primero de la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Secretaria de Educación delegó “en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran, única y exclusivamente para la incorporación, modificación y eliminación de los documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la SED”.

 

Que en desarrollo de lo delegado en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Oficina Asesora de Planeación únicamente expedirá los actos administrativos que formalicen cualquier tipo de afectación a los documentos del manual de procesos y procedimientos de la SED previa solicitud y aprobación del directivo del área competente, documentos que hacen parte integral de esta Resolución.

 

Que el líder del proceso de Integridad y Control Disciplinario, mediante memorando I-2023-41899 del 31 de marzo de 2023, solicitó la escisión del proceso entre los asuntos propios del control disciplinario y los asuntos de integridad.

 

Que en mesa de trabajo realizada el 28 de abril entre jefes y representantes de las oficinas de Control Disciplinario de Instrucción, Control Disciplinario de Juzgamientos, Asesora de Planeación y la Dirección de Talento Humano, se acordó que “Los temas de integridad pasarán al proceso de Talento Humano”, “Mantener un solo proceso de Control Disciplinario y actualizarlo de acuerdo con la estructura organizacional definida en el Decreto 310 de 2022”,  y  que ”El proceso de Control Disciplinario pasará a ser un proceso de apoyo”, tal como consta en el acta de la reunión.

 

Que en sesión del 9 de mayo del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría de Educación del Distrito, se sometió a discusión la actualización de la versión 9 – V9- del mapa de procesos compuesto por 22 procesos y 5 subprocesos, la cual sería reemplazada por la versión 10 –V10- compuesta por 22 procesos y 5 subprocesos, debido a la necesidad de separar los temas de integridad y control disciplinario y reclasificación del nuevo proceso de Control Disciplinario como uno de apoyo; y que esta instancia avaló dicha modificación, tal como consta en el Acta 002 del 9 de mayo de 2023.

 

Que, con el fin de reforzar las herramientas de medición y control de la gestión, se actualizará el tablero de indicadores incluyendo indicadores asociados a los procesos en cumplimiento de la Circular 005 de 2023 expedida por la Oficina Asesora de Planeación. A la fecha de esta resolución 17 procesos y los 5 subprocesos surtieron el trámite para la vinculación de los indicadores a sus caracterizaciones.

 

Que, aplicando el mejoramiento continuo, las dependencias de la Entidad realizaron requerimientos relacionados con la actualización de sus documentos que fueron atendidos por la Oficina Asesora de Planeación y que resultaron en: modificar 2 normogramas e incorporar 3 normogramas.

 

Que la Secretaría de Educación del Distrito cuenta con el aplicativo ISOLUCION, el cual contiene todos los documentos del Manual de Procesos y Procedimientos y del Sistema de Gestión de la Entidad, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co para la consulta de la documentación legal y vigente.

 

En mérito de lo anteriormente expuesto el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación:

 

RESUELVE

 

Artículo 1. ACTUALIZAR el mapa de procesos a la versión 10, de la siguiente manera: Procesos Estratégicos

 

- Planeación Estratégica

 

- Comunicación Institucional

 

- Participación Ciudadana

 

- Servicio Integral a la Ciudadanía

 

Procesos Misionales

 

- Articulación Interinstitucional

 

- Acceso y Permanencia Escolar

 

- Subproceso Infraestructura y Dotaciones Escolares

 

- Subproceso Ruta de Acceso y Permanencia Escolar

 

- Calidad Educativa Integral

 

- Subproceso Gestión Pedagógica

 

- Subproceso Innovación y Desarrollo de competencias

 

- Subproceso Evaluación

 

- Educación Inclusiva

 

- Inspección y Vigilancia del Servicio Educativo

 

Procesos de Apoyo

 

- Gestión Contractual

 

- Gobierno y Seguridad Digital

 

- Gestión Financiera

 

- Talento Humano

 

- Gestión Administrativa

 

- Gestión Jurídica

 

- Gestión Documental

 

- Gestión Ambiental

 

- Control Disciplinario

 

Procesos de Evaluación y Mejora

 

- Seguimiento y Autoevaluación del Desempeño Institucional

 

- Evaluación Independiente

 

- Fortalecimiento Organizacional

 

- Gestión del Conocimiento

 

 

Parágrafo 1. Los códigos de los procesos existentes se mantendrán como están construidos y asignados.

 

Parágrafo 2. Se elimina el proceso estratégico “Integridad y Control Disciplinario” asociado al código número 04 y se crea el proceso de apoyo “Control Disciplinario” asociado al código número 23 con el cual se estructurarán los demás códigos de los documentos asociados a éste.

 

Parágrafo 3. Los líderes de los procesos de “Talento Humano” y “Control Disciplinario” deberán tramitar las actualizaciones y ajustes pertinentes a las caracterizaciones de sus procesos, sus normogramas, indicadores y demás documentos asociados a los procesos.

 

Artículo 2. MODIFICAR las caracterizaciones de los siguientes procesos:

 

 

 

 

Artículo 3. MODIFICAR el manual de procesos y procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito afectando los normogramas asociados a los procesos como se muestra a continuación:

 

 

Artículo 4. Los documentos adoptados mediante la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito.

 

Artículo 5. Será responsabilidad de todos los Directivos de la Entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su cargo.

 

En caso de que las áreas identifiquen la necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos, complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y documentación, por medio de requerimiento en el aplicativo del sistema de gestión, de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Oficina Asesora de Planeación.

 

Artículo 6. Los documentos adoptados en la presente Resolución serán difundidos de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la Entidad y a las áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios que intervienen en ellos.

 

Artículo 7. Los documentos de que trata la presente Resolución reposarán para consulta en el archivo de la Entidad y/o en medio magnético en el aplicativo vigente del Sistema de Gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co, los cuales harán parte integral de la presente Resolución.

 

Artículo 8. Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento de los documentos del manual de procedimientos.

 

Artículo 9. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 18 días del mes de mayo del año 2023.

 

JUAN SEBASTIÁN CONTRERAS BELLO

 

Jefe Oficina Asesora de Planeación

 

Secretaría de Educación del Distrito