RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 014 DE 2023

 

(Julio 21)

 

Por medio del cual se dicta el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer, y se establecen otras disposiciones

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE LA MUJER

 

En ejercicio de las competencias asignadas por la Ley 2220 de 2022, Decreto Distrital 073 de 2023, 556 de 2021 y Resolución 0075 del 18 de marzo de 2022,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 “Por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones”, establece como una de las funciones de los comités de conciliación “11. Dictar su propio reglamento”.

 

Que la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” en los artículos 11 y 12 reguló los conflictos de intereses y trámite de los impedimentos y recusaciones.

 

Que la Ley 2195 de 2022 “Por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones” modificó algunos aspectos fundamentales de la Ley 678 de 2001 “Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición” señalando entre otros, las competencias del comité de conciliación de las entidades en acciones de repetición.

 

Que el artículo 2 Decreto Distrital 323 de 2016 modificado por el artículo 1°. del Decreto Distrital 798 de 2019, estableció la estructura organizacional de la Secretaría Jurídica Distrital, indicando en el artículo 2 que la Secretaría Jurídica Distrital se constituye como el ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito y tiene por objeto formular, orientar, coordinar y dirigir la gestión jurídica del Distrito Capital; la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de contratación estatal, gestión judicial, representación judicial y extrajudicial, gestión disciplinaria Distrital, prevención del daño antijurídico, gestión de la información jurídica e inspección, vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro.

 

Que partir de la expedición de la Ley 2022 de 2022 (sic), la Alcaldía mayor de Bogotá expidió el Decreto Distrital 073 de 2023 “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones” estableciendo que las directrices, recomendaciones y herramientas dispuestas en el decreto, deberán ser acogidas en su integridad por los Comités de Conciliación del sector central. Contemplando en el Artículo 3º. “Armonización Normativa. Para la adopción de los lineamientos, asignaciones y procedimientos previstos en el presente Decreto, que se dan en desarrollo, armonización y estandarización de normas del orden nacional y distrital, se deberán revisar y ajustar los reglamentos internos de los Comités de Conciliación para asegurar que se cumpla a cabalidad con los propósitos de este Decreto”.

 

Que el Decreto Distrital 073 de 2023 en el Capítulo I se refiere al: Objeto, Ámbito de aplicación, Armonización normativa y definiciones relativas a Conciliación, Conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo. Prevención del daño antijurídico. Política de prevención del daño antijurídico. Recuperación del patrimonio público. Comité de Conciliación definiéndolo como una: “Instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Está a cargo de decidir en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia”.

 

Que el Decreto Distrital ibidem desarrollo los siguientes asuntos: Capítulo II Funcionamiento de los Comités de Conciliación, disponiendo parámetros en relación con la conformación, integración y participación de sus integrantes, reglas generales y desarrollo de las sesiones. Por su parte en el Capítulo III refiere al Fortalecimiento en materia de prevención del daño antijurídico y de defensa jurídica disponiendo, la adopción de políticas de prevención del daño antijurídico, política de defensa jurídica, banco de políticas de conciliación y políticas de prevención del daño antijurídico, seguimiento a las políticas de prevención del daño antijurídico, sistemas de información jurídica distritales, actualización en el uso de las TICS y neutralidad tecnológica, publicación de acuerdos conciliatorios.

 

Que el Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”, concibe “14.1 La posibilidad de suscribir mecanismos alternativos de solución de conflictos. En los casos procedentes y de conformidad con las políticas proferidas por los comités de conciliación de las entidades y organismos distritales, y de los lineamientos dictados por la Secretaría Jurídica Distrital sobre la inclusión de estos mecanismos en contratos, las oficinas jurídicas o aquellas que tengan a su cargo la representación judicial y extrajudicial de las entidades y organismos distritales, en el marco de sus funciones, deberán analizar y explorar con el agente que causó el daño, la posibilidad de agotar mecanismos alternativos de solución de conflictos para no someter la controversia al juez. Cuando la controversia sea entre entidades y organismos distritales se deberá dar aplicación a lo señalado en el artículo 19 del Decreto Distrital 089 de 2021 o aquel que lo modifique o sustituya, para la solución de conflictos o controversias” indicando en el “Artículo 18.- Responsabilidades de las áreas y dependencias jurídicas de las entidades y organismos distritales. Efectuar los estudios y análisis necesarios para adelantar las actividades judiciales y extrajudiciales para la recuperación del patrimonio público. Para ello, realizarán, entre otras, las siguientes actividades (...) 18.3. Realizar las gestiones necesarias para lograr suscribir mecanismos alternativos de solución de conflictos conel agente que causó el daño, para obtener la reparación integral de acuerdo con los requisitos definidos en la ley, la decisión del comité de conciliación y cuando sea pertinente. (...) 18.8 Analizar la viabilidad de ajustar sus manuales de procesos y procedimientos con el fin de incluir actividades que les permita ejecutar las acciones o estrategias plasmadas en el Plan Maestro de Accione Judiciales”

 

Que la Resolución No. 0215 del 30 de julio de 2013 en el artículo 1º creó el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer, acto administrativo modificado en su conformación por la Resolución 075 de 2022.

 

Que la Secretaria Distrital de la Mujer mediante Resolución No.0075 del 18 de marzo de 2022, “Por medio de la cual se determina la conformación y funciones del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer, y se dictan otras disposiciones” estableció la conformación del Comité de Conciliación, refiriendo la función legal para expedir su propio reglamento, el cual debe ser adoptado de conformidad con el ordenamiento legal Ley 2220 de 2022, y en observancia de las disposiciones distritales correspondientes especialmente en el Decreto Distrital 073 de 2023, Directivas 02 y 05 de 2017 de la Secretaría Jurídica Distrital y Decreto Distrital 556 de 2021.

 

En mérito de lo expuesto

 

ACUERDA:

 

Capítulo I – Disposiciones generales

 

ARTÍCULO 1. Reglamento. Dictar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría

 

ARTÍCULO 2. Principios Rectores. Las personas que integran el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer y las(os) servidoras(es) públicas(os) que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, así como en los principios contenidos en el artículo 3° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

ARTÍCULO 3. Funciones del Comité de Conciliación en Representación Judicial y Extrajudicial en concordancia con lo preceptuado en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022. El Comité de Conciliación, tendrán a su cargo las siguientes actividades:

 

3.1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

3.2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3.3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

3.4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

3.5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia de unificación y la reiterada.

 

3.6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

3.7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

3.8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

3.9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

3.10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

3.11. Dictar su propio reglamento.

 

3.12. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la Nación. En el caso de entidades del orden territorial la autorización de mediación podrá realizarse ante la Procuraduría General de la Nación.

 

3.13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

Parágrafo 1. En aquellas entidades donde no exista la obligación de constituir comités de conciliación y no se haya hecho de forma facultativa, las funciones de que trata este artículo serán asumidas por el representante legal de la entidad.

 

Parágrafo 2. La Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento de las funciones preventivas de que trata el artículo 277 de la Constitución Política de Colombia, velará por el cumplimiento de las funciones del Comité de Conciliación. Para estos efectos los Procuradores Judiciales I y II para asuntos administrativos realizarán visitas periódicas obligatorias a los comités de conciliación.

 

ARTÍCULO 4. Competencias de los Comités de Conciliación referentes a la representación Judicial y Extrajudicial del Distrito Capital de Bogotá. En concordancia con lo preceptuado en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y el artículo 8 del Decreto Distrital 073 de 2023. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer, tendrán a su cargo las siguientes actividades:

 

4.1 Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N° 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

4.2 Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

4.3 Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y con el fin de evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, se deberá verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

4.4 Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, los Comités de Conciliación respectivos deberán remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para estos efectos, el (la) apoderado(a) que ejerza la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el (los) pronunciamiento(s) respectivo(s) del (de los) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento, según sea el caso.

 

4.5 A efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse y aumentar el índice de recuperación de recursos públicos, los Comités de Conciliación de las entidades y organismos del Distrito Capital deberán aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas por las oficinas jurídicas, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

4.6 Los Comités de Conciliación deberán realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

4.7 Los Comités de Conciliación deberán estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

ARTÍCULO 5. Competencias de los Comités de Conciliación frente a la Acción de Repetición y Llamamiento en Garantía con fines de Repetición. Corresponde al Comité de Conciliación, de acuerdo a lo establecido en el numeral 7º del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, y artículo 9 del Decreto 073 de 2023 decidir sobre la procedencia de la acción de repetición y determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, para lo cual observarán las reglas y plazos establecidos en Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022, y disposiciones que le sean concordantes.

 

Parágrafo primero. En los casos en que la representación judicial o extrajudicial la haya ejercido la Secretaría Jurídica Distrital, es obligación del Comité de Conciliación de la entidad cuando la Secretaría Distrital de la Mujer hubiere efectuado el pago, decidir sobre la procedencia de la acción de repetición; de ser afirmativa la decisión, la Secretaría Distrital de la Mujer interpondrá y llevará la representación judicial de la acción de repetición con cargo a su presupuesto.

 

Parágrafo segundo. La Oficina Asesora jurídica de la Secretaría Distrital de la Mujer exigirá al (a la) abogado(a) apoderado(a), el diligenciamiento en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, de la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición.

 

ARTÍCULO 6. Competencias de los Comités de Conciliación frente a la recuperación de recursos públicos. En el marco de lo previsto en el artículo 10 del Decreto 073 de 2023. El Comité de Conciliación deberán realizar el diseño de políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos acorde con las acciones dispuestas en el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”.

 

ARTÍCULO 7. Adopción de políticas de prevención del daño antijurídico. En el marco de lo previsto en el artículo 11 del Decreto 073 de 2023. Las políticas de prevención del daño antijurídico adoptadas por los Comités de Conciliación deberán ser formuladas con apego a los lineamientos metodológicos dispuestos en la Directiva 25 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital. La eficacia y necesidades de actualización de la política deberán ser valoradas anualmente por los Comités de Conciliación

 

ARTÍCULO 8. Política de Defensa Jurídica. En el marco de lo previsto en el artículo 12 del Decreto 073 de 2023, corresponde al Comité de Conciliación conocer y dar cumplimiento a los instrumentos establecidos en el documento Metodológico de Implementación de la Política adoptado mediante Directiva 006 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital. “ASUNTO: ADOPCIÓN POLÍTICA DE DEFENSA JURÍDICA DEL DISTRITO CAPITAL - DOCUMENTO METODOLÓGICO Y GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN”.

 

ARTÍCULO 9. Seguimiento a las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. En el marco de lo previsto en el artículo 14 del Decreto 073 de 2023 y Acuerdos o lineamientos internos de la Secretaría Distrital de la Mujer. Corresponde al Comité de Conciliación hacer seguimiento a la eficacia de los planes de acción de las políticas de prevención del daño antijurídico adoptadas en la entidad.

 

Capítulo. II - Funcionamiento del Comité y desarrollo de sesiones

 

ARTÍCULO 10. Reglas generales para la participación, deliberación y votación en las sesiones. Además de lo previsto en los artículos 118 y 119 de la Ley 2220 de 2022, y artículo 7 del Decreto Distrital 073 de 2023 el Comité de Conciliación tendrá en cuenta los siguientes aspectos en el desarrollo de sus sesiones:

 

10.1 En ningún caso un/(a) integrante permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un(a) integrante se encontrare desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza conforme a la estructura de la entidad para completar el número de integrantes.

 

10.2 El Comité de Conciliación se reunirán de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica. Constituye un deber de todas las personas que integran el Comité asistir a todas sus sesiones, salvo que se encuentre debidamente justificada su inasistencia.

 

10.3 Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de Conciliación el(la) Secretario(a) Técnico(a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguna(o) de sus integrantes, en los tres (3) días siguientes, el(la) secretario(a) Técnico(a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión. De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

10.4 De manera ordinaria, el(la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité procederá a convocar a las/os integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, mediante comunicado físico o electrónico, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos en consideración del Comité.

 

10.5 Con la convocatoria, se deberá remitir a cada integrante del Comité las fichas técnicas elaboradas por el(la) apoderado(a) del caso, los documentos de política, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y/o decisión del Comité.

 

10.6 Cuando alguna de las personas que integran el Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el(la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación

 

10.7 El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus integrantes permanentes; la/el Secretaria/o Técnica/o procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto; las proposiciones y decisiones serán aprobadas por mayoría simple de los asistentes y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate la(el) presidenta(e) del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir finalmente el desempate. Adoptando la decisión sobre la proposición o tema objeto de estudio.

 

10.8 El Comité de Conciliación podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la/el Secretaría/o Técnica/o del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos disponibles por la entidad, siempre que estos sean idóneos, dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

10.9 A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguna de las personas que integran el Comité de Conciliación se encuentra incursa en alguna de las causales de impedimento previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, deberá informar a la Secretaría Técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio. La/os demás integrantes decidirán sobre si se acepta o no el impedimento y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

10.10 Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admite la causal de impedimento o recusación y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el(la) Presidente/a del comité, designará en la respectiva sesión un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

10.11 El Comité de Conciliación podrán invitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, o la dependencia que haga sus veces, para que participe con voz en sus sesiones, con el propósito de contar con su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial.

 

ARTÍCULO 11. Desarrollo de las sesiones. El día y hora señalado, para la sesión del Comité, de manera presencial o virtual, la(el) secretaria(o) técnica(o) del Comité informará sobre las invitaciones a la sesión y las justificaciones presentadas por inasistencia si las hubiere, procediendo a verificar el quórum e informando el orden del día propuesto.

 

Las(os) apoderadas(os) harán una presentación de los casos o estudios de las fichas ante el Comité de Conciliación, suministrando los elementos de juicio necesarios para la deliberación y decisión, y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar.

 

Una vez se haya surtido la presentación, las(los) integrantes y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y los miembros del Comité adoptarán las determinaciones que estimen oportunas. Las decisiones que adopte el Comité de Conciliación son de obligatorio cumplimiento para los(as) apoderados(as) de la entidad que ejerzan representación extrajudicial o judicial de la Secretaría Distrital de la Mujer.

 

Una vez se haya efectuado la deliberación, el(la) secretario(a) técnico(a) procederá a preguntar a cada una de los/las integrantes el sentido de su voto. Si la sesión es virtual por correo institucional, las integrantes podrán votar durante el transcurso de la sesión pudiendo exponer las inquietudes que consideren necesarias, las cuales serán resueltas por el mismo medio, con intervención de la persona que lideró la proyección de la ficha o asunto a decidir.

 

En los casos que no se requiera votación, por tratarse de asuntos informativos las(os) integrantes del Comité, de considerarlo pertinente podrán manifestar su pronunciamiento.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración se dará por terminada la sesión. En los términos señalados en la citación o desarrollo de la sesión.

 

Parágrafo. Las sesiones del Comité deberán ser registradas en Actas por el(la) secretario(a) técnico(a) del Comité, en las que se evidencie el desarrollo de la sesión conforme con las disposiciones que se indican en el Capítulo V del presente acto administrativo.

 

ARTÍCULO 12. Actos Administrativos del Comité. - Las disposiciones generales que apruebe el Comité de Conciliación serán adoptadas mediante: Acuerdos, Circulares o Memorandos en los cuales se debe dejar constancia clara de la sesión en la cual el Comité de Conciliación tomó la decisión sobre el asunto. Finalmente, cualquiera de los actos administrativos será suscrito por la persona que ejerza la presidencia de esa instancia administrativa.

 

ARTÍCULO 13. Trámite de aprobación y suscripción de actas. La(el) secretaria(o) técnica(o) deberá remitir al segundo día hábil siguiente a la sesión, el proyecto del acta al correo de las personas que integraron el Comité. Las/os integrantes del Comité de Conciliación contarán hasta la finalización del tercer día hábil para exponer las observaciones que consideren deben ser incluidas en el Acta, o para expresar su aprobación.

 

En el caso que no se reciban comentarios o pronunciamiento dentro del término se entenderá aprobada el Acta. El día cuarto la(el) secretaría(o) técnica(o) consolidará el Acta con las observaciones recibidas y la enviará a la(el) Presidenta(e) del Comité para su firma.

 

El día quinto debe quedar firmada el Acta por la(el) presidenta(e) y secretaría(o) técnica(o) del Comité de Conciliación, la cual debe ser incorporada en el sistema SIPROJ, para terminar en el sistema.

 

Capítulo III. Deberes de los apoderados frente a los comités de conciliación

 

ARTÍCULO 14. Deberes u obligaciones en ejercicio de la representación judicial o extrajudicial acorde con la normativa distrital. De manera adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos que rigen, en consonancia con lo establecido en el artículo 18 del Decreto Distrital 073 de 2023, corresponde a las/os apoderadas/os que defienden los intereses de la entidad cumplir los siguientes deberes u obligaciones:

 

14.1 Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de sus argumentos jurídicos y/o técnicos, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir.

 

14.2 Realizar la entrega de la ficha técnica a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos y formas establecidas por el reglamento interno de cada entidad u organismo.

 

14.3. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar, acorde con la especialidad del caso.

 

14.4. Los apoderados de la Secretaría Jurídica Distrital, que tengan bajo su responsabilidad la representación judicial de un proceso donde se involucre más de un organismo o entidad pública, deberán solicitar que se fije la posición institucional de cada una de las entidades a través de sus respectivos Comités de Conciliación.

 

14.5 Salvo caso excepcional y justificado, los apoderados de la Secretaría Jurídica Distrital que representen a más de una entidad, comparecerán a la respectiva diligencia de conciliación o de pacto de cumplimiento con la posición unificada distrital, para lo cual aportarán al juez de conocimiento o al procurador según sea el caso, la certificación expedida por la/el secretaria/o técnica/o del Comité de Conciliación respectivo, la cual conste la autorización al/la apoderado/a para presentar o no fórmula de conciliación o de pacto de cumplimiento.

 

14.6. Las decisiones adoptadas por los Comités de Conciliación o por el representante legal de Secretaría Distrital de la Mujer, serán de obligatorio cumplimiento para sus apoderados.

 

ARTÍCULO 15. Deberes de las/os apoderadas/os de la Secretaría Distrital de la Mujer que ejercen la representación judicial o extrajudicial en mecanismos alternativos de solución de conflictos MACS, llamamientos en garantía o intervención en procesos penales. Adicional a los deberes contemplados en ley, reglamentos, y directrices establecidas por la Secretaría Jurídica Distrital corresponde a los apoderados que defienden los intereses y llevan representación extrajudicial o judicial de los procesos, lo siguiente:

 

15.1 Estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial a su cargo, presentando el informe pertinente ante el Comité de Conciliación en observancia de los plazos legales.

 

15.2 El estudio de llamamiento en garantía con fines de repetición se guiará bajo lo previsto en el Art. 38 del Decreto Distrital 556 de 2021 y parámetros señalados en la Directiva 05 de 2017 de la Secretaría Jurídica Distrital, y demás disposiciones concordantes que lo regulen o modifiquen.

 

15.3 En los procesos contenciosos administrativos que se adelanten por los medios de control de reparación directa, de nulidad y restablecimiento del derecho controversias contractuales deberán realizar el estudio de llamamiento en garantía, antes del vencimiento del término para contestar la demanda (Art. 172 CPACA). Lo cual deberá ser presentado ante el Comité de Conciliación para que decidan sobre su procedencia o improcedencia. En los lineamientos y en los términos previsto en el artículo 38 del Decreto Distrital 556 de 2021.

 

15.4 En cumplimiento de lo anterior, corresponderá proyectar el análisis y recomendación para el ejercicio o no de la acción de repetición o llamamiento en garantía, para que la/el jefa/e de la Oficina Asesora Jurídica lo presente ante el Comité de Conciliación en concordancia con lo previsto en el Art. 19 numeral 3 del Decreto 556 de 2021. Elaborar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ WEB, las fichas técnicas, dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación de admisión de la actuación del medio de control o la convocatoria de conciliación extrajudicial, siempre y cuando se tenga toda la información necesaria para el estudio del caso por parte de la(el) abogada(o) asignada(o). En todo caso, deberán diligenciar la ficha técnica agotando el trámite previo a su presentación, siguiendo los requisitos de forma y de contenido mínimo previsto en el sistema SIPROJ, remitiendo la ficha con al menos con tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, de conformidad con lo establecido en la Directiva No. 002 de 2017 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital y mínimo con (3) tres días de anticipación a la fecha de la audiencia, siempre que se cuente con la información requerida para el estudio.

 

15.5 Las(os) apoderadas(os) de la entidad, en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en el artículo  80 de la Ley 446 de 1998, y en lo pertinente la Ley 2220 de 2022 y Ley 1564 de 2012 o disposiciones que las modifiquen, sus decretos reglamentarios, así como el marco legal aplicable al caso de acuerdo con la temática objeto de controversia.

 

15.6 Presentar un estudio sobre los precedentes jurisprudenciales, si a ello hubiere lugar por la especialidad del caso, sobre asuntos relacionados con el tema en litigio que se lleva a cada Comité de Conciliación.

 

15.7 Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación o por el representante legal de la entidad, serán de obligatorio cumplimiento para las(os) apoderadas(o)s que ejercerán la representación judicial o extrajudicial.

 

15.8 Acorde con lo establecido en el numeral 11 de la Directiva 002 de 2017, las(os) apoderadas(os) deberán presentar un informe remitiendo un correo electrónico a la persona que ejerce la Secretaría Técnica del Comité, dentro de los cinco (5) días siguientes a la celebración de la audiencia de conciliación judicial o extrajudicial, en el cual narren lo ocurrido en la diligencia, adjuntando copia de acta de la diligencia.

 

En los eventos que se celebre una conciliación ante la Procuraduría la/la apoderada/o deberá hacer seguimiento el estudio de legalidad que asuma el Juez Administrativo. Una vez la autoridad judicial profiera y notifique el Auto que apruebe o no apruebe la respectiva conciliación, dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación deberá informar a la persona que ejerce la Secretaría Técnica del Comité en los términos señalados en el párrafo anterior.

 

15.9 Ante la celebración de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, el informe deberá ser remitido dentro de los (2) dos días siguientes hábiles, para poder realizar la publicación en la Web de la entidad, en el término establecido en el artículo 17 del Decreto Distrital 073 de 2023.

 

15.10 Es obligatoria la asistencia del(la) apoderado(a) de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales las(os) integrantes del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación, acorde con la certificación que expedida la(el) secretaría(o) técnico del Comité de Conciliación.

 

15.11 Acciones para el trámite de procesos penales en los que la entidad tenga o solicite la calidad de víctima, las(os) apoderadas(os) deberán tener presente las disposiciones aplicables y lineamientos previstos en el del Decreto Distrital 556 de 2021, en el cual se indica: “Artículo 28.- Participación durante la etapa de indagación preliminar e investigación” (…) 28.11 Oponerse a la solicitud de preclusión presentada por la Fiscalía o por la defensa cuando se considere que no es viable y lo haya presentado previamente ante el Comité de Conciliación de la entidad. Cuando ésta sea rechazada, se deberá cooperar con el fiscal con la finalidad de conseguir elementos probatorios que demuestren la responsabilidad penal del procesado”.

 

15.12 Para la participación durante la audiencia de juicio oral, además de las actuaciones que correspondan la(el) apoderado(o) deberá tener presente lo señalado en el artículo 31 del Decreto Distrital 556 de 2021, el cual señala: “31.5 Alegar de conclusión, de cara a solicitar la condena del procesado y la materialización de las medidas cautelares a las que haya lugar. En caso de que se considere que se debe solicitar la absolución, se deberá presentar ante el Comité de Conciliación dela entidad y organismo distrital”

 

Para las actividades enunciadas en los numerales 15.11 y 15.12 de este artículo, así como para las actuaciones penales que se deban adelantar ante el Comité de Conciliación por parte de la(el) jefa(e)de la Oficina Asesora Jurídica en el marco de lo previsto en el Art. 19 del Decreto 556 de 2021, la persona que ejerza la representación o tenga a su cargo asuntos penales, deberá proyectar el estudio y análisis que se requiera.

 

15.13 Corresponde a los las/os apoderadas/os de la Secretaría Distrital de la Mujer que ejercen la representación judicial o extrajudicial, aplicar en los asuntos que conozca los lineamientos establecidos en los Acuerdos, Circulares o Memorandos que dicte el Comité de Conciliación, aplicando en todo caso la normativa que rija sobre la temática en particular.

 

Capítulo IV. Acción de repetición y llamamiento en garantía con fines de repetición - actuaciones para la recuperación del patrimonio público

 

ARTÍCULO 16. Procedencia de llamamiento en garantía de funcionarios públicos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001 modificado por el Art. 44 de la Ley 2195 de 2022, Arts. 120 y 126 de la Ley 2220 de 2022, Decreto Distrital 556 de 2021, así como a lo establecido en la Directiva 005 de 2017 dictada por la Secretaría Jurídica Distrital, la Secretaría Distrital de la Mujer, podrán solicitar el llamamiento en garantía del agente identificado como aquel que desplegó la acción u omisión causa del daño respecto del cual se reclama la responsabilidad del Estado, para que en el mismo proceso se decida la responsabilidad de la administración y la del funcionario.

 

Parágrafo 1. El estudio y trámite para determinar la procedencia de las acciones de repetición se fundamentará con lo dispuesto en el artículo 90 de la Constitución Política, Art. 4 de la Ley 678 de 2001, artículos 39, 40 y 41 de la Ley 2195 de 2022, Ley 2220 de 2022 Arts. 120 y 125, Ley 1437 de 2011, así como a lo consagrado en la Directiva 005 de 2017 sobre “Lineamientos Y Directrices En Materia de Acciones de Repetición” emitida por Secretaría Jurídica Distrital, o por la normativa que la sustituya. Para el estudio deberá seguirse lo establecido en el Decreto Distrital 556 de 2021, el cual señala en el artículo 37 las actuaciones a realizar en relación con la acción de repetición.

 

Parágrafo 2. Las actuaciones por realizar para el llamamiento en garantía se seguirán acorde con lo previsto en el artículo 39 del Decreto Distrital 556 de 2021.

 

Parágrafo 3. Situaciones prioritarias. El Comité de Conciliación deberá priorizar el estudio de procedencia de las acciones de repetición, con ocasión del daño antijurídico generado por agentes estatales en donde se presuma la conducta dolosa o gravemente culposa.

 

Parágrafo 4. Pago de condenas. El Comité de Conciliación deberá verificar si las condenas son pagadas o no dentro del plazo de diez (10) meses de que trata el inciso 2° del artículo 192 del CPACA, para que en ningún caso se configure el fenómeno de caducidad de la acción.

 

Parágrafo 5. Informe de pago final- responsable de pago. Para la verificación del pago de las condenas en los términos legales y para el correspondiente cómputo del término de caducidad, así como para dar inicio al estudio de la acción de repetición, acorde con lo estipulado en el numeral 12 de la Directiva 002 de 2017 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, y artículo 125 de la Ley 2220 de 2022 , es deber del ordenador del gasto reportar al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la Secretaría Distrital de la Mujer, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, o al vencimiento del plazo con que cuenta la administración para el pago de condenas conforme lo establece la Ley 1437 de 2011, o la norma que la sustituya o modifique, lo que suceda primero, para lo cual deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.

 

El informe igualmente deberá ser enviado a la(el) jefa(e) de la Oficina Asesora Jurídica, para que máximo dentro de los cinco (5) días siguientes designe la(el) abogada(o) que realizará el estudio de procedencia de la acción de repetición.

 

ARTÍCULO 17. Estudio de la acción de repetición. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 125 de la Ley 2220 de 2022, el Comité de Conciliación tiene un plazo de cuatro (4) meses para definir de manera motivada si deciden o no iniciar la acción de repetición. De considerarlo procedente, la demanda se presentará dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión. Vencido este término sin haberse ejercido la acción, el Ministerio Público se encuentra legitimado para incoar la demanda de repetición. Si la Entidad no cuenta con el término anteriormente señalado, porque el fenómeno de caducidad está próximo a configurarse, se deberá priorizar su estudio y tomarlas medidas pertinentes para que no caduque la acción.

 

Para el estudio de procedencia de la acción de repetición, se deberá verificar la existencia de una sentencia condenatoria, auto de aprobación de una conciliación u otra providencia donde se origine la obligación de pagar en cabeza de la Secretaría Distrital de la Mujer, se deberá contar con una certificación del pagador, tesorero o servidor público que cumple tales funciones en donde conste si el pago fue realizado o no y se constate la fecha del pago final.

 

Verificado lo anterior, y apoyándose en el estudio y ficha que se realice, el Comité de Conciliación deberá deliberar respecto de la procedencia de interponer la acción de repetición, para lo cual le corresponderá estudiar por lo menos los siguientes aspectos:

 

La existencia de una condena judicial, una conciliación, una transacción o de cualquier otra forma de terminación de conflictos que genere la obligación de pagar una suma de dinero a cargo del Estado.

 

El pago efectivo realizado por la entidad.

 

Revisar que no haya operado el fenómeno de caducidad, el cual es de dos (2) años, término en el cual la entidad no pierde legitimación para incoar la acción.

 

Hacer los cómputos y tomar medidas necesarias, para que no opere la caducidad, ya que si llega a caducar esta acción deberá determinar qué funcionarios fueron responsable de estos hechos.

 

La cualificación de la conducta del agente determinante del daño reparado por el Estado, como dolosa o gravemente culposa.

 

La acreditación de los hechos que fundamentan las presunciones, los extremos procesales (sujeto activo y sujeto pasivo), las funciones desempeñadas por el agente estatal, el nexo de su conducta, el fundamento de la responsabilidad imputada al Estado, corroborar si la conducta se subsume en alguna presunción de dolo o culpa y las pruebas que lo soportan, ya que en mayor grado se requerirá incoar la acción.

 

Si no hay presunciones de tipo legal, pero la conducta del agente evidencia dolo o culpa grave del agente, generando un daño antijurídico a la entidad, aunado a lo anterior, se requerirá un análisis más formal de los requisitos de las obligaciones de pagar y del pago, mediante concepto favorable motivado del comité para iniciar la respectiva acción.

 

Respecto a los supuestos subjetivos si hay presunción de dolo o culpa grave, deberá allegarse prueba en donde se evidencie las causales de la presunción señaladas en la ley, y realizar el análisis de todos requisitos para su procedencia.

 

Si por el contrario el comité de conciliación considera que no es factible iniciar la acción de repetición, por intermedio del(la) secretaría(o) técnica(o) y jefa(e) de la Oficina Asesora Jurídica se deberá informar al Ministerio Público (Art. 125 numeral 5), anexando como soportes copia de la providencia, copia del pago y señalando los fundamentos de la decisión del Comité, de cual también se comunicará a la secretaria Jurídica Distrital.

 

Parágrafo 1. Inicio de la acción de repetición. Para el inicio de la acción de repetición la oficina asesora jurídica en el marco de sus funciones velará por que la actuación de las(os) apoderadas(os) garantice la satisfacción de los intereses patrimoniales de la entidad. En ese orden, se deberán adelantar las actuaciones previstas en el Decreto Distrital 556 de 2021 en el artículo 37.

 

ARTÍCULO 18. Llamamiento en garantía con fines de repetición. Una vez el Comité de Conciliación emita concepto favorable para llamar en garantía con fines de repetición, la oficina jurídica en ejercicio de la representación judicial o extrajudicial y el marco de sus funciones velará para  que la actuación de los apoderados garantice la satisfacción de los intereses patrimoniales de la entidad. Para lo cual se deberán adelantar las actuaciones previstas en el artículo 38 del Decreto Distrital 556 de 2021.

 

ARTÍCULO 19. De conformidad con lo establecido en el artículo 19 del Decreto Distrital 556 de 2021 la/el jefa/e jurídica/o de la entidad ante el Comité de la Conciliación deberá:

 

19.1 Presentar ante el Comité de Conciliación de la entidad u organismo distrital, el análisis de la procedencia del inicio de un medio de control u otra acción judicial, la suscripción de mecanismos alternativos de solución de conflictos y la constitución de la entidad como víctima en el proceso penal, cuando lo considere necesario, sin perjuicio de la competencia de iniciar autónomamente las actuaciones extrajudiciales o acciones judiciales correspondientes.

 

19.2 Presentar ante el Comité de Conciliación de la entidad u organismo distrital el análisis y recomendación para el ejercicio o no de la acción de repetición o el llamamiento en garantía con fines de repetición, de acuerdo con lo señalado en la ley.

 

19.3 Presentar ante el Comité de Conciliación de la entidad los informes sobre la implementación y seguimiento del Plan Maestro de Acciones Judiciales.

 

19.4 Presentar ante el Comité de Conciliación de la entidad u organismo distrital el análisis y los argumentos que sustenten la oposición o no a los principios de oportunidad y preacuerdos que pretendan celebrar los procesados en el marco de un proceso penal en el que la entidad u organismo distrital sea víctima.

 

19.5 Presentar para aprobación el Plan Anual de Acción para la Recuperación del Patrimonio Público de la entidad.

 

19.6 Presentar ante el comité de conciliación el análisis y la recomendación de iniciar la gestión jurídica pertinente para recuperar el patrimonio distrital, en el mes siguiente al recibo de la solicitud ciudadana o antes de ser posible para evitar la caducidad de las posibles acciones procedentes, en los casos en que la situación fáctica lo amerite.

 

Lo anterior, de acuerdo con el análisis y respuestas dadas a las solicitudes presentadas por la ciudadanía sobre situaciones que hayan generado posibles daños al patrimonio de la entidad.

Capítulo. V.- Secretaría Técnica

 

ARTÍCULO 20. La Secretaría Técnica estará a cargo de la(el) servidora(o) pública(o) que se le designe mediante acto administrativo.

 

Parágrafo 1. La designación o el cambio de la(el) secretaria(o) técnica(o) deberá ser informada a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 21. Funciones de la Secretaría Técnica. Además de las funciones previstas en el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 del Decreto Distrital 073 de 2023 y disposiciones concordantes, la(el) secretaria(o) técnica(o) del Comité de Conciliación, tendrán a su cargo las siguientes funciones:

 

21.1 Formular y presentar para aprobación del Comité de Conciliación en el primer trimestre del año, el plan anual de acción del Comité, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado No. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

21.2 Elaborar y cargar las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas serán suscritas por el secretario técnico y el (la) presidente del comité de cada una de las entidades, previa aprobación de cada uno de los miembros.

 

21.3. Presentar un informe a los integrantes del Comité de Conciliación sobre las actividades desarrolladas por el mismo. Este informe se realizará en sesión ordinaria y por lo menos una vez al semestre en donde se incluirá el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

21.4. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas y decisiones adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital.

 

21.5. Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad.

 

21.6. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos e información relacionada con la conformación, funcionamiento e integración de los Comités de Conciliación y la actualización de los Sistemas Régimen Legal de Bogotá y de Información de Procesos Judiciales –SIPROJ, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité:

 

- Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica de los Comités de Conciliación.

 

- Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo y su delegado, si lo hubiere.

 

- Nombre, cargo y correo electrónico de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

- Actas suscritas por los respectivos Comités de Conciliación que no se hayan incorporado a la fecha al sistema SIPROJ.

 

- Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

- Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico.

 

21.7 Proyectar la información que requiera el Comité de conciliación para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Secretaría, acorde con lo previsto en el Acuerdo 001 de 2021 del Comité de Conciliación de la entidad y en concordancia con

 

lo dispuesto en la Directiva 025 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital o en la normativa que se emita sobre el particular.

 

21.8 En cumplimiento de lo previsto en el numeral 3 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 , la(el) Secretaria(o) Técnica(o) del Comité deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado y presentado a la(el)l Secretaria(o) de Despacho e integrantes del Comité cada seis (6) meses.

 

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de actas, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité sobre las fichas de conciliación estudiadas, la relación de procesos en los cuales la Secretaría Distrital del a Mujer hubiere sido condenada, y reporte de casos estudiados sobre acción de repetición.

 

21.9 De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto Distrital 073 de 2023, la(el) secretaria(o) técnica(o) del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer se asegurará de verificar que la entidad publique en la Web, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos. Para tal efecto la (el) jefa(e) jurídica(o) remitirá oportunamente en medio magnético las citadas actas a la Dirección Distrital de Política e Informática Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

21.10 Corresponde a la(el) secretaria(o) técnica(o) del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

La(el) secretaria(o) técnica(o) deberá presentar el consolidado de los informes en la sesión del Comité inmediatamente posterior

 

Capítulo. VI. Prevención del Daño Antijurídico

 

ARTÍCULO 22. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría Distrital de la Mujer. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá analizar y proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la  causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenada la Secretaría Distrital de la Mujer o en los procesos que haya decidido conciliar o celebrar algún acuerdo.

 

Para tal propósito se seguirán los lineamientos previstos por la Secretaría Distrital de la Mujer a través del Acuerdo No. 001 de 2021, así como lo dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital a través de la Directiva 025 de 2018 o en la normativa vigente que regule lo correspondiente.

 

ARTÍCULO 23. Líneas decisionales para el Comités de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer, dentro de la formulación de sus políticas de Conciliación, tendrán como criterios auxiliares en sus deliberaciones las siguientes líneas decisionales, respecto a la posibilidad de autorizar a sus apoderados(as) para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a la respectiva diligencia judicial o extrajudicial, acorde con lo dispuesto en el artículo 18 del Decreto Distrital 073 de 2023 y disposiciones concordantes.

 

Estos criterios se toman a partir de la consideración de las acciones reiterativamente formuladas y las causas en que se sustentan las mismas. Deben ser criterios auxiliares que coadyuven la toma de la decisión, la cual en todos los casos depende exclusivamente del análisis de los hechos, las pretensiones, su fundamento legal y jurisprudencial, las pruebas aportadas y la viabilidad o probabilidad de una decisión en contra:

23.1. Con ánimo conciliatorio

 

23.1.1 Cuando se encuentre sustentada y acreditada la responsabilidad de la entidad u organismo distrital.

 

23.1.2 Cuando se trate de un caso en el que exista clara aplicación de Sentencias de Unificación, solicitud de extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la entidad u organismo distrital.

 

23.1.3 Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la entidad pública.

 

23.1.4 Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de ésta.

 

23.1.5 Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital.

 

23.2 Cuando medie acto administrativo de carácter particular podrá conciliarse sobre sus efectos económicos si se da alguna de las causales del artículo 93 de la Ley 1437 de 2011.

 

23.3 Sin ánimo conciliatorio

 

23.3.1 Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

 

23.3.2 Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de las plantas de personal.

 

23.3.3 Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables al Distrito Capital por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital. De igual modo, si se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

 

23.3.4 Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará para conciliaciones extrajudiciales.

 

23.3.5 Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

23.3.6 Cuando el retiro de un empleado público nombrado en provisionalidad haya tenido origen en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa.

 

23.3.7 En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

23.2.8 Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

23.2.9 En aquellos casos en que se aplique la definición de líneas decisionales propias de cada entidad u organismo distrital conforme a su competencia y autonomía.

 

Capítulo VII. - Disposiciones Finales

 

Artículo 24. Integración normativa. El presente acto administrativo está integrado con el marco normativo aplicable a la conciliación, contenido en las leyes, decretos que rijan la materia, así como de las resoluciones, acuerdos o circulares expedidas en la Secretaría Distrital de la Mujer.

 

Artículo 25. Publicación: Publicar el presente acto en la página web de la Secretaría Distrital de la Mujer, en el Link “Transparencia y Acceso a la información Pública”, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 4º del Decreto Nacional No. 103 de 2015 y en el nomograma de la Secretaría Distrital de la Mujer.

 

Parágrafo 1. Publicar en la página web de Secretaría Distrital de la Mujer el presente acto administrativo.

 

Parágrafo 2. Remitir copia de este acto administrativo a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital para su correspondiente socialización y publicación en el aplicativo de Régimen Legal.

 

Artículo 26. Vigencia y Derogatorias El presente reglamento rige a partir de la fecha de su publicación en la página web de la Secretaría Distrital de la Mujer, y deja sin efectos las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Acuerdo 05 de 2022 expedido por el Comité de Conciliación y los artículos 2 y 3 de la Resolución 075 de 2022 de la Secretaría Distrital de la Mujer.

 

El presente Reglamento se aprobó de manera unánime por las integrantes del Comité de Conciliación en sesión celebrada el día 21 de julio de 2023, como consta en el Acta de la sesión.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 21 días del mes de julio del año 2023.

 

LUZ ANGELA RAMIREZ SALGADO

 

Asesora del Despacho Delegada de la Secretaria

 

Presidenta del Comité de Conciliación

 

ANDREA CATALINA ZOTA BERNAL

 

Jefe Oficina Asesora Jurídica

 

LAURA MARCELA TAMI LEAL

 

Subsecretaría de Gestión Corporativa

 

CLAUDIA MARCELA GARCÍA SANTOS

 

Directora de Talento Humano

 

SANDRA CATALINA CAMPOS ROMERO

 

Jefe Oficina Asesora Planeación

 

Nota: Ver norma original en Anexos.