ACUERDO 002 DE 2023

 

(Agosto 17)

 

Por medio del cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Planeación

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN

 

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 11 de la Ley 2220 de 2022, el artículo 3 del Decreto Distrital 073 de 2023 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 115 de la Ley 2220 de 2022, “por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones”, dispone que las entidades de derecho público de los órdenes nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, conformarán Comités de Conciliación, debiéndose regir por las disposiciones contenidas en la referida Ley.

 

Que el numeral 11 del artículo 120 de la referida Ley 2220 de 2022, establece como función del comité de conciliación de las entidades de derecho público, entre otras, la de darse su propio reglamento.

 

Que la Ley 2195 del 18 de enero de 2022 “Por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones”, en su capítulo VIII realiza modificaciones a la Ley 678 de 2021 “Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición”, lo cual debe tener en cuenta para la actualización del reglamento interno del comité introduciendo las citadas modificaciones, y demás normas actualizadas sobre la materia.

 

Que el Decreto Distrital 430 de 2018, “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, adoptó el modelo de gestión jurídica pública de Bogotá D.C., estableciendo en sus artículos 39 y 40, el deber de los comités de conciliación para analizar de manera integral las causas que originan el daño antijurídico y proponer acciones de prevención, así como proferir las políticas de prevención del daño antijurídico en las respectivas entidades, presentándolas ante la Secretaría Jurídica Distrital para que dicha autoridad analice la pertinencia de adoptarlas para el Distrito Capital.

 

Que mediante el Decreto Distrital 073 de 2023, se establecieron directrices y lineamientos sobre el funcionamiento de los comités de conciliación en el Distrito Capital, especificando en su artículo 5 que las entidades distritales, deberán tener conformado un Comité de Conciliación mediante acto administrativo, el cual será informado y remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Que de igual manera mediante el Decreto Distrital 556 del 29 de diciembre de 2021, se adoptó el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital y en su artículo 20 señala responsabilidades de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales que ameritan ser incorporadas en el reglamento interno.

 

Que de conformidad con las nuevas disposiciones legales y reglamentarias de la administración distrital, resulta necesaria la expedición de un nuevo acto administrativo a través del cual se actualicen las disposiciones aplicables para el funcionamiento del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Planeación, creado a través de la Resolución 13 de 2002, “Por la cual se conforma el Comité de Conciliación del Departamento Administrativo de Planeación Distrital (D.A.P.D.).”

 

Que los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Planeación, en sesión ordinaria No. 23-2023 de 17 de agosto de 2023, aprobaron la actualización normativa del presente articulado.

 

En mérito de lo expuesto se acuerda,

 

CAPÍTULO I

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 1.- Objeto. Actualizar las disposiciones que rigen los Comités de Conciliación y en consecuencia adoptar el reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Planeación.

 

Artículo 2.- Principios rectores. Los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Planeación y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

Artículo 3.-Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Planeación tendrá las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3. Hacer seguimiento a la eficacia de los planes de acción de las políticas de prevención del daño antijurídico.

 

4. Aprobar en el primer trimestre del año el Plan de Acción Anual del Comité de Conciliación.

 

5. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Secretaría Distrital de Planeación, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

6. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

7. Determinar, en cada caso, la procedencia o no de la conciliación, señalar la posición institucional y fijar los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencial de supuestos con la unificación y la reiterada jurisprudencia.

 

8. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

9. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

10. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

11. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

12. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

13. Dictar su propio reglamento.

 

14. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades distritales sean sometidos al trámite de la mediación ante la Secretaría Jurídica Distrital o de forma optativa ante la Procuraduría General de la Nación, conforme las reglas previstas en la Resolución 212 de 2023, expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, o la norma que la modifique, derogue o sustituya.

 

15. Definir las fechas y formas de pago dentro de las fórmulas conciliatorias, cuando las mismas contengan obligaciones a cargo de esta Secretaría o acreencias en favor de la misma.

 

16. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, previa solicitud del Director de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

17. Emitir posición frente a la procedencia o improcedencia de presentar fórmulas de arreglo, en los casos en los que la Secretaría Jurídica Distrital ejerza la representación judicial y/o extrajudicial de una o más entidades u organismos distritales.

 

18. Estudiar la viabilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 Ley 1437 de 2011 -CPACA-, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

19. Aprobar metodologías de costo beneficio para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos, previstos en el artículo 20.4 del Decreto Distrital 556 de 2021.

 

20. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año, en el marco de lo establecido en el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 o la norma que haga sus veces.

 

21. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación de la Dirección de Defensa Judicial, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la Secretaría Distrital de Planeación. Para el efecto, el Comité de Conciliación tendrá un mes para tomar la decisión acerca de la gestión jurídica que se deberá adelantar o sobre la improcedencia de efectuar actuación alguna para el caso concreto.

 

22. Solicitar a la Dirección de Defensa Judicial, en los casos en los que exista un daño sufrido por la Secretaría Distrital de Planeación, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, de ser del caso; teniendo en cuenta la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad.

 

23. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la Secretaría Distrital de Planeación, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico

 

Artículo 4.- Conformación del Comité de Conciliación. De acuerdo a lo previsto en el artículo 118 de la Ley 2220 de 2022. el Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

 

1. El/la Secretario/a Distrital de Planeación o su delegado/a, quien lo preside.

 

2. El/la Subsecretario/a o Director/a que obre como ordenador del gasto.

 

3. El/la Subsecretario/a Jurídico/a o su delegado/a.

 

4. El/la Director/a de Defensa Judicial.

 

5. El/la Directora/a de Desarrollo del Suelo.

 

En el evento en que el/la Presidente/a del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o le sea imposible asistir a la misma, ésta será ejercida por el/la Subsecretario/a Jurídico/a, y ante ausencias simultáneas de uno y otro, los miembros asistentes a la respectiva sesión deberán decidir quién la asume, dejándose la constancia en la respectiva acta, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo cuórum.

 

Parágrafo 1. Serán miembros e invitados permanentes, con derecho a voz, pero sin voto, los siguientes:

 

1. El/la Jefe de la Oficina de Control Interno.

 

2. El/la Director/a Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital o su delegado.

 

3. El/la Secretario/a Técnico/a.

 

4. El/la apoderado/a de la entidad y/o responsable de la ficha técnica, cuya invitación será de obligatoria aceptación y cumplimiento.

 

Parágrafo 2. Serán invitados ocasionales, con voz, pero sin voto, los/as Subsecretarios/as y Directores/as de las áreas técnicas, que por su condición jerárquica y funcional deban asistir; así mismo, podrán ser invitados ocasionales, con la mencionada facultad, servidores/as, ex servidores/as contratistas y/o ex contratistas de la Secretaría Distrital de Planeación, así como de otras entidades, que debido a su conocimiento sobre un tema técnico que se trate en el Comité, deban asistir.

 

Artículo 5.- Causales de impedimento y recusación. A efecto de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Planeación, que se encuentre incurso en alguna de las causales de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, (CPACA), el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012 (CGP),el artículo 40 de Ley 734 de 2002 y el artículo 104 de la Ley 1952 de 2019, deberán informarlo a la Secretaría Técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio.

 

Artículo 6.- Trámite de impedimentos y recusaciones. Informado por alguno de los miembros del Comité de Conciliación el posible impedimento o recusación de forma taxativa, que generen un conflicto de intereses de que trata el artículo anterior, se procederá de la siguiente forma:

 

1. El miembro del Comité con voz y voto, que considere estar inmerso en una causal de impedimento, lo debe manifestar al mismo Comité de forma escrita, taxativa y sustentada, con mínimo dos (2) días de anticipación a la celebración de la respectiva sesión, o en la misma, donde se estudiará el asunto frente al cual allega su escrito de impedimento.

 

2. Los demás miembros del Comité, previo a comenzar la sesión donde se decidirá el asunto sometido a estudio, conocerán y decidirán sobre la aceptación o no de la solicitud de impedimento elevada, cada vez que se presente.

 

3. De la decisión se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

De igual manera, los integrantes del Comité con voz y voto, podrán ser recusados, caso en el cual, se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

Si se admite la causal de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el/la Presidente(a) del Comité designará en la respectiva sesión un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado. En tal caso se suspende la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

CAPÍTULO II

 

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 7.- Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá ordinariamente dos (2) veces al mes y las sesiones se llevarán a cabo en el despacho de la Subsecretaría Jurídica o en el lugar indicado en la respectiva citación, o de forma virtual si así lo establece la citación.

 

El Comité se reunirá en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica.

 

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

 

Artículo 8.- Convocatoria. De manera ordinaria, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité procederá a convocar a los miembros del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

 

El plazo de la convocatoria para las sesiones extraordinarias podrá ser inferior, dadas las circunstancias especiales para su realización.

 

Así mismo se convocará a los invitados ocasionales de conformidad con el parágrafo segundo del artículo 4 del presente Acuerdo.

 

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, informes o documentos que se vayan a someter a estudio, y decisión anterior del Comité, de ser el caso, elaborados por el apoderado o profesional a cargo, los cuales serán motivo de estudio y puestos a consideración en el Orden del Día.

 

Artículo 9.- Obligatoriedad de la asistencia. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para los miembros enunciados en los numerales 1 y 3 del artículo 4 del presente Acuerdo.

 

Artículo 10.- Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciéndola llegar a la sesión del Comité.

 

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, la Secretaría Técnica dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación o no.

 

Artículo 11.- Cancelación de las sesiones. Cuando por motivo alguno se deba cancelar la celebración de una sesión programada, la Secretaría Técnica dará aviso por el medio más eficaz y expedito a los miembros e invitados del Comité, informando a su vez el día, hora y lugar de la reprogramación de la misma.

 

Artículo 12.- Desarrollo de las sesiones. En el día, hora y lugar señalados, el/la Presidente/a del Comité instalará la sesión, y su desarrollo será el siguiente:

 

12.1. A continuación, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité informará al/a la Presidente/a sobre la extensión de las invitaciones a la sesión y las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el cuórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del/ de la Presidente/a.

12.2. Los/as abogados/as y/o apoderados/as realizarán la presentación de los casos y darán su concepto ante los integrantes del Comité de Conciliación, suministrando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión. Asimismo, absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar.

 

12.3. El/la Secretario(a) Técnico(a) otorgará el uso de la palabra a los miembros e invitados para que formulen las dudas e inquietudes correspondientes, si a ello hubiere Iugar. El/la abogada(a) expositor tendrá el uso de la palabra para absolver cada uno de los cuestionamientos que se planteen.

 

12.4. Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración; el/la Secretario/a Técnico/a procederá a preguntar a cada uno de los miembros con voz y voto, el sentido de su voto, y así se adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

 

12.5. Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a informará al/ a la Presidente/a que todos los temas han sido agotados, para que este proceda alevantar la sesión.

 

12.6. Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de Conciliación el/la Secretario/a Técnico/a deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el(la) secretario/a Técnico/a expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión. De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

Artículo 13.- Trámite de proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los abogados y/o apoderados se tramitarán como proposiciones para la deliberación y decisión de los miembros del Comité de Conciliación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité.

Una vez tomada la decisión por parte del Comité, las fichas técnicas y sus soportes no podrán ser modificadas, salvo que se efectúe el requerimiento por parte del Comité en la sesión respectiva, caso en el cual se dejará constancia indicando un término prudencial para completarla, ajustarla o corregirla. El/la secretario/a técnico/a verificará que los ajustes requeridos se realicen.

 

Así mismo, se podrán proponer requerimientos a las dependencias correspondientes, así como decidir dar traslado a la entidad competente.

Artículo 14.- Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo 3 de sus miembros permanentes con voz y voto. El/la secretario/a técnico/a procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto. Las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple de los miembros a la sesión con voz y voto.

 

En caso de empate. se someterá el asunto a una nueva votación. Si persiste el empate, se decidirá conforme al voto emitido por el/la Presidente (a) del Comité de Conciliación.

 

En ningún caso un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza conforme a la estructura de la entidad para completar el número de integrantes.

 

Artículo 15.- Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente. Igual trámite se dará para la aclaración del voto.

 

Artículo 16.- Disposiciones generales. Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación serán acuerdos sancionados por todos sus miembros.

 

Artículo 17.- Sesiones no presenciales. De conformidad con lo previsto en el numeral 7.8. del Decreto Distrital 073 de 2023, los Comités de Conciliación podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

Las sesiones no presenciales deberán cumplir con lo establecido en el artículo 12 del presente acuerdo.

 

CAPÍTULO III

 

ESTUDIO DE LA PROCEDENCIA DEL MEDIO DE CONTROL DE REPETICIÓN

 

Artículo 18.- Procedencia del medio de control de repetición. El comité de conciliación, deberá evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia del medio de control de repetición, así verificarán los presupuestos definidos en la Ley 2195 del 18 de enero de 2022 y demás normas que regulen el tema, realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición en un término no superior a seis (6) meses, contados a partir de la fecha del pago.

 

Si el comité de conciliación determina iniciar el medio de control de repetición, se deberá comunicar esta decisión a la Dirección de Defensa Judicial para que designe un apoderado e inicie los trámites que corresponda para el ejercicio de la acción.

 

Se debe tener presente que la acción de repetición caducara al vencimiento del plazo de cinco (5) años contados a partir del día siguiente de la fecha del pago, o, a más tardar desde el vencimiento del plazo con que cuenta la administración para el pago de condenas de conformidad con lo previsto en el Artículo 192 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

En la conciliación judicial. En los procesos de repetición, de oficio o a solicitud de parte, habrá lugar a una audiencia de conciliación. La entidad citada podrá conciliar sobre formulas y plazos para el pago y sobre el capital a pagar siempre y cuando el acuerdo que se logre no sea lesivo para los intereses del Estado.

 

En los casos en que la representación judicial o extrajudicial la haya ejercido la Secretaría Jurídica Distrital, es obligación de los respectivos Comités de Conciliación de las entidades u organismos que efectuaron el pago, decidir sobre la procedencia de la acción de repetición; de ser afirmativa la decisión, la entidad u organismo distrital interpondrá y llevará la representación judicial de la acción de repetición con cargo a su presupuesto.

 

CAPITULO IV

 

SOBRE LOS DEBERES DE LOS APODERADOS FRENTE A LOS COMITÉS DECONCILIACIÓN

 

Artículo 19.- Deberes de los/as apoderados/as que ejercen la representación judicial de la Secretaría Distrital de Planeación. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, corresponde a los apoderados que defienden los intereses del Distrito Capital y llevan representación judicial de procesos a cargo de los entes públicos y organismos distritales, los siguientes:

 

19.1. Estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial a su cargo, relativos a controversias contractuales, reparación directa y nulidad y restablecimiento del derecho, del agente identificado como aquel que desplego la acción u omisión causa del daño respecto del cual se reclama la responsabilidad del Estado, para que en el mismo proceso se decida la responsabilidad de la administración y la del funcionario presentando el informe pertinente ante el Comité de Conciliación en los términos del artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015.

 

19.2. Elaborar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ WEB, las fichas técnicas, dentro de los 15 días siguientes a la notificación del medio de control o la convocatoria de conciliación extrajudicial, siempre y cuando se tenga toda la información necesaria para el estudio del caso por parte de/l abogado/a asignado. En todo caso, la ficha técnica respectiva, deberá ser diligenciada con al menos 3 días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación.

 

19.3. Presentar, en las correspondientes fichas técnicas, los aspectos fundamentales del caso concreto, la exposición de sus argumentos y conclusiones, así como un estudio sobre los antecedentes y jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar por la especialidad del caso. Así mismo, es responsabilidad del/ de la apoderado/a de la entidad solicitar, previo a la elaboración de la ficha, el apoyo del área técnica competente.

 

19.4. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la Secretaría Distrital de Planeación.

 

CAPÍTULO V

 

 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

 

Artículo 20.- Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los respectivos casos, el/la abogado/a que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación extrajudicial o judicial, casos relacionados a acción de repetición y llamamiento en garantía, deberá agotar el trámite previo a su presentación, elaborando una ficha técnica, la cual deberá satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, que se establezcan en el instructivo que expida la Secretaría Jurídica Distrital.

 

20.1. Los apoderados de la entidad, en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 1564 de 2012 y 2220 de 2022, sus decretos reglamentarios, como en las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

20.2. La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales – SIPROJ, o el sistema que se designe para dicho fin.

 

20.3. La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha.

 

20.4. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar, acorde con la especialidad del caso.

 

20.5. Los/as abogados/as que tengan a su cargo los respectivos asuntos, deberán informar al/ a la Secretario/a Técnico/a, a través de correo electrónico, sobre el cargue en el sistema Siproj Web, de la copia del acta de la audiencia de conciliación, para lo cual cuentan con el término de 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de la audiencia. Así mismo, deberán presentar informe sobre las demandas de repetición iniciadas.

 

20.6. En caso que se llegue a un acuerdo conciliatorio, los/as apoderados/as deberán informar al/ a la Secretario/a Técnico/a, a través de correo electrónico, sobre el cargue en el sistema Siproj Web, de la copia del auto emitido por el despacho judicial competente, que aprobó o improbó la respectiva conciliación. En estos casos, el/la Secretario/a Técnico/a informará, en la sesión inmediatamente posterior del Comité, dicho evento.

 

20.7. Los/as apoderados/as deberán presentar un informe relacionado con las sentencias emitidas, dentro de los procesos a su cargo, ante el Comité de Conciliación, y los abogados de la Dirección de Defensa Judicial.

 

Artículo 21.- Informes de gestión del Comité de Conciliación. El/la Secretario/a Técnico/a del Comité deberá realizar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al/a la Secretario/a Distrital de Planeación y presentado a los miembros del Comité en sesión ordinaria, una vez por semestre.

 

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

CAPÍTULO VI

 

SOBRE LOS DEBERES DE LOS SECRETARIOS TÉCNICOS

 

Artículo 22.- Funciones de los Secretarios Técnicos. En concordancia con lo establecido en el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, el Decreto Distrital 073 de 2023 y demás normas concordantes, los/as Secretarios(as) Técnicos(as) tendrán a su cargo las siguientes funciones:

 

22.1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá ser suscrita por el/la Presidente(a) y el/la Secretario(a) Técnico(a) del Comité, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

 

22.2. Elaborar y suscribir las certificaciones de las decisiones adoptadas por el Comité, respecto a los casos relacionados con Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos sometidos a su consideración.

 

22.3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

 

22.4. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Secretaría Distrital de Planeación.

 

22.5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

22.6. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

 

22.7. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

 

22.8. Formular y presentar para aprobación del Comité de Conciliación en el primer trimestre del año, el Plan Anual de Acción del Comité, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado No. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

22.9. Gestionar las actualizaciones, informes y verificaciones señalados en los artículos 24.4, 24.5, y 24.6. del Decreto Distrital 073 de 2023, haciendo uso del Sistema de Información de Procesos Judiciales -SIPROJ WEB, en lo que resulte pertinente; y remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos:

 

- Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica de los Comités de Conciliación.

 

- Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo y su delegado, si los hubiere.

 

- Nombre, cargo y correo electrónico de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

- Actas suscritas por los respectivos Comités de Conciliación que no se hayan incorporado a la fecha al sistema SIPROJ.

 

- Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

- Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico.

 

- Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad.

 

22.10. El/la Secretario/a Técnico/a deberá remitir a cada uno de los miembros y asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta por correo electrónico, a más tardar el segundo día hábil siguiente a su celebración, con el objeto de que se remitan las observaciones en un término igual, a partir de recibo del proyecto. Si dentro de este término el/la Secretario/a Técnico/a no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado, por lo cual el/la Secretario/a Técnico/a, elaborará el acta definitiva y procederá, a recoger la firma del/ de la Presidente/a del Comité en la respectiva sesión, sin que puedan presentarse objeciones a la misma.

 

Luego de firmada el acta, el/la Secretario/a Técnico/a procederá a finalizar el registro de esta en el sistema SIPROJ WEB, o en el sistema designado para tal fin.

 

22.11. El/la Secretario/a Técnico/a del Comité verificará que las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, sean publicadas en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá", dentro de los 3 días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

 

Para tal efecto el Director de Defensa Judicial de la Secretaría remitirá oportunamente en medio magnético las citadas actas a la Subsecretaría Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a fin de que se incorporen debidamente tematizadas a dicho sistema.

 

CAPÍTULO VII

 

LINEAS DECISIONALES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 23.- Líneas decisionales para el Comité de Conciliación. En cumplimiento de lo establecido en el Decreto Distrital 073 de 2023, se adoptan las siguientes líneas decisionales, con el fin de autorizar a los/as apoderados/as, para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a las respectivas diligencias judiciales o extrajudiciales, así:

    

23.1 Con ánimo conciliatorio

 

23.1.1 Cuando se encuentre sustentada y acreditada la responsabilidad de la entidad u organismo distrital.

 

23.1.2 Cuando se trate de un caso en el que exista clara aplicación de Sentencias de Unificación, solicitud de extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la entidad u organismo distrital.

 

23.1.3 Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la entidad pública.

 

23.1.4 Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de ésta.

 

23.1.5 Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital.

 

23.1.6 Cuando medie acto administrativo de carácter particular podrá conciliarse sobre sus efectos económicos si se da alguna de las causales del artículo 93 de la Ley 1437 de 2011.

 

23.2 Sin ánimo conciliatorio

 

23.2.1 Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

 

23.2.2 Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de las plantas de personal.

 

23.2.3 Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables al Distrito Capital por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital. De igual modo, si se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

 

23.2.4 Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará para conciliaciones extrajudiciales.

 

23.2.5 Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

23.2.6 Cuando el retiro de un empleado público nombrado en provisionalidad haya tenido origen en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa.

 

23.2.7 En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

23.2.8 Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

23.2.9 En aquellos casos en que se aplique la definición de líneas decisionales propias de cada entidad u organismo distrital conforme a su competencia y autonomía.

 

CAPÍTULO VIII

 

POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DE DAÑO ANTIJURÍDICO Y DE DEFENSA JUDICIAL

 

Artículo 24.- Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría Distrital de Planeación. De conformidad con lo previsto en los artículos 11, 12 y 13 del Decreto Distrital 073 de 2023 y sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, corresponde a este adoptar las políticas necesarias para prevenir la causación de los daños antijurídicos y ejercer la defensa judicial, cada vez que se detecten situaciones que lo requieran, de acuerdo a lo establecido en la Ley 2220 de 2022, la Directiva 025 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital, y en las demás normas que regulen este tema.

 

La eficacia y necesidad de actualización de la política deberán ser valorada anualmente por el Comité de Conciliación. Y remitirá las políticas que sobre la materia se expidan, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición o actualización, a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La Secretaría Distrital de Planeación podrá acoger como política, en sus deliberaciones y de conformidad con los criterios de conveniencia del caso específico, las líneas decisionales dispuestas en el artículo 18 del Decreto Distrital 073 de 2023, por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

CAPÍTULO IX

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 25.-Comunicación. Comunicar, a través de la Secretaría Técnica, el contenido del presente Acuerdo a los abogados de la Dirección de Defensa Judicial y a la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Artículo 26.- Vigencia y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación, y deroga expresamente las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Acuerdo 001 del 21 de abril de 2020 expedido por este Comité.

 

Este documento se discutió y aprobó en sesión ordinaria del Comité de Conciliación No. 23- 2023 de 17 de agosto de 2023.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá D.C., a los 17 días del mes de agosto del año 2023.

 

CONCEPCIÓN CASTAÑEDA JIMÉNEZ

 

Presidenta del Comité Delegada del Secretario Distrital de Planeación

 

NORA ALEJANDRA MUÑOZ BARRIOS

 

Subsecretaria de Gestión Institucional

 

GERMAN ALEXANDER ARANGUREN AMAYA

 

Subsecretario Jurídico

 

LUIS GUSTAVO FIERRO MAYA

 

Director Defensa Judicial

 

TATIANA VALENCIA SALAZAR

 

Directora de Desarrollo del Suelo

 

NOTA: Ver norma original en Anexos.