RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 847 DE 2023

 

(Noviembre 7)

 

Por medio de la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación del IDPC, y se ajustan sus funciones y reglamento de conformidad con el Decreto Distrital 073 del 15 de febrero de 2023

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL

 

En uso de sus facultades legales y de conformidad con los Acuerdos Distritales 257 de 2006, 070 de 2015 y 001 de 2023

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, modificó el artículo 65B la Ley 23 de 1991, establece que las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados deberán integrar un Comité de Conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen en la entidad.

 

Que el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho”, modificado por el Decreto Nacional 1167 de 2016, reglamenta la conciliación en materia de lo Contencioso administrativo, y establece que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Que la Ley 2220 de 2022 “Por medio de la cual se expide el Estatuto de Conciliación y se dictan otras disposiciones”, en su capítulo I, título V, establece los principios, aspectos generales y asuntos susceptibles de conciliación en el ámbito contencioso administrativo, regula lo relacionado con los procedimientos en materia de conciliación extrajudicial, la conciliación como requisito de procedibilidad y los casos en los cuales es facultativa, entre otros. Qué en el Capítulo III, y en su artículo 115 indica que las normas sobre Comités de Conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, entre ellas, los organismos públicos del orden distrital y sus entes descentralizados, por lo que las entidades deben modificar el funcionamiento de los Comités de Conciliación, de acuerdo con las reglas que se establecen en esta ley.

 

Que la Ley 2195 de 2022 modifica aspectos fundamentales de la Ley 678 de 2001, entre los que se destacan las competencias del comité de conciliación de las entidades públicas en los procesos de repetición.

 

Que mediante el Decreto Distrital 073 del 15 de febrero de 2023, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, estableció directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital, en materia de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, prevención del daño antijurídico, gestión judicial y extrajudicial y la efectiva recuperación de recursos públicos. Que su artículo 2 establece el ámbito de aplicación así: “Las directrices, recomendaciones y herramientas dispuestas en el presente decreto, deberán ser acogidas en su integridad por los Comités de Conciliación del sector central. Los Comités de Conciliación de las entidades del sector descentralizado podrán adoptarlas total o parcialmente conforme a su autonomía.”

 

Que mediante el Acuerdo 257 de 2006 "Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital" se transformó la Corporación La Candelaria en el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, como un establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio e independiente, que tiene por objeto la ejecución de políticas, planes y proyectos para el ejercicio efectivo de los derechos patrimoniales y culturales de los habitantes del Distrito Capital.

 

Que mediante la Resolución 017 del 2 de febrero de 1999, expedida por la Gerente de la Corporación la Candelaria, se creó el Comité de Conciliación, la cual fue modificada por las Resoluciones 383 y 384 del 25 de agosto de 2009, expedidas por la directora general del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural donde se integraba y reglamentaba el Comité de Conciliación.

 

Que mediante las Resoluciones 351 y 354 del 20 de abril de 2015 el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural se derogó las Resoluciones 383 y 384 de 2009 con el objetivo de modificar el comité de conciliación del IDPC y adoptar su reglamento interno.

 

Que mediante la Resoluciones 062 del 16 de febrero de 2016 y 921 de 27 de diciembre de 2019 se modificó la conformación del comité de conciliación para que se articulara con la estructura organizacional y las funciones del IDPC establecidas en el Acuerdo 001 del 21 de enero de 2019 de la Junta Directiva de la entidad.

 

Que las funciones del Comité de Conciliación se encuentran descritas en el Decreto Nacional 1716 de 2009, compilado por el Decreto Nacional 1069 de 2015, y el Decreto Distrital 556 de 2021 que establece sus obligaciones en el marco del Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital.

 

Que mediante el Decreto Distrital 073 del 15 de febrero de 2023, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, se establecieron directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital, en materia de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, prevención del daño antijurídico, gestión judicial y extrajudicial y la efectiva recuperación de recursos públicos.

Que el artículo 2 del Decreto Distrital 073 del 15 de febrero de 2023 estableció el ámbito de aplicación así: “Las directrices, recomendaciones y herramientas dispuestas en el presente decreto, deberán ser acogidas en su integridad por los Comités de Conciliación del sector central. Los Comités de Conciliación de las entidades del sector descentralizado podrán adoptarlas total o parcialmente conforme a su autonomía.”

 

Que el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, es un establecimiento público sector descentralizado por servicios, con personería jurídica, patrimonio independiente y autonomía administrativa y financiera, por lo cual, procede a adoptar las directrices que regulan el Comité de Conciliación según lo señalado en el artículo 2 del Decreto 073 de 2023.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 1. Conformación del Comité de Conciliación. Confórmese el Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de estrategias, acciones y mecanismos de prevención que promuevan la efectiva defensa judicial de la entidad.

 

ARTÍCULO 2. Integración. El Comité de Conciliación estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

 

1. El/La Director/a General del IDPC, o su delegado, quien lo presidirá.

 

2. El/La Subdirector/a de Protección e Intervención del Patrimonio.

 

3. El/La Subdirector/a de Gestión Territorial del Patrimonio.

 

4. El/La Subdirector/a de Divulgación y Apropiación del Patrimonio.

 

5. El/La Subdirector/a de Gestión Corporativa.

 

6. El/La Jefe de la Oficina Jurídica.

 

7. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

PARÁGRAFO 1. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, salvo en el caso del/la director/a general.

 

PARÁGRAFO 2. Serán convocados a través de la Secretaría Técnica para que concurran solo con derecho a voz: (i) el jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, (ii) el secretario técnico del Comité, (iii) el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, (iv) los funcionarios, contratistas o demás personas que se consideren necesarias según el caso concreto y (v) un representante del organismo o entidad Distrital cuando el asunto tenga impacto o relevancia de rango distrital en dicha entidad.

 

ARTÍCULO 3. Funciones del Comité de Conciliación.  El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:

 

3.1 Funciones generales

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en su contra, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Decidir en cada caso específico, sobre la procedencia o improcedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

 

6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

11. Dictar su propio reglamento.

 

12. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional o Distrital sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la Nación. En el caso de entidades del orden territorial la autorización de mediación podrá realizarse ante la Procuraduría General de la Nación.

 

13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

3.2 Funciones en el marco de Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital tendrá las siguientes funciones:

 

1. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del jefe/a de la Oficina Jurídica, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital. Para el efecto, tendrá un mes para tomar la decisión.

 

2. Analizar y decidir, a solicitud de alguno de sus miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital.

 

3. Solicitar a la Oficina Jurídica de la entidad u organismo distrital, en los casos en los que se haya generado un daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad u organismo distrital.

 

4. Definir criterios para que la Oficina Jurídica analice el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público, de acuerdo con los siguientes parámetros: i) cuantía del daño para la entidad y los gastos del proceso, ii) la connotación pública o social, iii) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño, iv) el valor de los honorarios del abogado y del perito de ser necesario, v) que provenga de hechos o conductas corruptas y vi) la complejidad del problema jurídico.

 

5. Solicitar y requerir al jefe/a de la oficina jurídica informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes.

 

6. Informar sobre las decisiones tomadas respecto de las solicitudes ciudadanas a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

7. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año.

 

3.3 Funciones relacionadas con la Representación Judicial y Extrajudicial

 

1. Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N°. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

2. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

3. Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y con el fin de evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, se deberá verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

4. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, los Comités de Conciliación respectivos deberán remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para estos efectos, el (la) apoderado(a) que ejerza la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el (los) pronunciamiento(s) respectivo(s) del (de los) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento, según sea el caso.

 

5. A efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse y aumentar el índice de recuperación de recursos públicos, los Comités de Conciliación de las entidades y organismos del Distrito Capital deberán aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas por las oficinas jurídicas, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

6. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

7. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

8. Decidir sobre la procedencia de la acción de repetición y determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, para lo cual observarán las reglas y plazos establecidos en Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022.

 

9. Realizar el diseño de políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos acorde con las acciones dispuestas en el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. El Comité de Conciliación deberán realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición. Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad pública, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, o al vencimiento del plazo con que cuenta la administración para el pago de condenas conforme lo establece la Ley 1437 de 2011, o la norma que la sustituya o modifique, lo que suceda primero, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión. Lo cual será verificado por la Oficina de Control Interno.

 

PARÁGRAFO TERCERO. Los apoderados judiciales de la entidad deberán presentar un informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

ARTÍCULO 4. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por un/a profesional del derecho de la Oficina Jurídica que designe el Comité, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Elaborar y cargar las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas serán suscritas por el secretario técnico y el (la) presidente del comité de cada una de las entidades, previa aprobación de cada uno de los miembros.

 

2. Formular y presentar para aprobación del Comité de Conciliación en el primer trimestre del año, el plan anual de acción del Comité, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado No. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

4. Presentar un informe a los integrantes del Comité de Conciliación sobre las actividades desarrolladas por el mismo. Este informe se realizará en sesión ordinaria y por lo menos una vez al semestre en donde se incluirá el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

 

6. Informar al/la coordinador/a de los/as agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

7. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

 

8. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

 

9. Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad.

 

10. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices normativos.

 

11. Hacer seguimiento del informe mensual que presenten los abogados de los procesos judiciales, audiencias, acciones de repetición y llamamiento en garantía.

 

12. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas y decisiones adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital.

 

13. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos e información relacionada con la conformación, funcionamiento e integración de los Comités de Conciliación y la actualización de los Sistemas Régimen Legal de Bogotá y de Información de Procesos Judiciales –SIPROJ, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité:

 

- Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica de los Comités de Conciliación.

 

- Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo y su delegado, si lo hubiere.

 

- Nombre, cargo y correo electrónico de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

- Actas suscritas por los respectivos Comités de Conciliación que no se hayan incorporado a la fecha al sistema SIPROJ.

 

- Actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

- Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico.

 

14. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

CAPÍTULO II

 

REGLAMENTO Y FUNCIONAMIENTO

 

ARTÍCULO 5. Sesiones y lugar de las reuniones. El comité de conciliación se reunirá de forma ordinaria por lo menos (2) veces al mes, y forme extraordinaria cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente/a, el/la Asesor/a de Control Interno, o al menos tres (3) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria realizada por la Secretaría Técnica. Constituye un deber de todos los miembros del Comité asistir a todas sus sesiones, salvo que se encuentre debidamente justificada su inasistencia.

 

Las sesiones se llevarán a cabo en la sala de juntas del Instituto Distrital de patrimonio Cultural o en el lugar indicado en la citación.

 

PARÁGRAFO. En ningún caso un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza conforme a la estructura de la entidad para completar el número de integrantes.

 

ARTÍCULO 6. Participación presencial o virtual. Las reuniones del Comité de Conciliación se llevarán a cabo, por regla general, de manera presencial. Excepcionalmente, se podrán celebrar reuniones no presenciales, para ello, las entidades y organismos distritales podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

PARÁGRAFO. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

 

ARTÍCULO 7. Convocatoria. EI/la Secretario/a Técnico del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación e invitados con al menos tres (03) días de anticipación, indicando día, hora, lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos en consideración del Comité.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. En la convocatoria del comité se deberá remitir a cada miembro las fichas técnicas las fichas técnicas elaboradas por el(la) apoderado(a) del caso, los documentos de política, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y/o decisión del Comité.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación el(la) Secretario(a) Técnico(a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el(la) secretario(a) Técnico(a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión.  De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

PARÁGRAFO TERCERO. Los Comités de Conciliación podrán invitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, o la dependencia que haga sus veces, para que participe con voz en sus sesiones, con el propósito de contar con su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial.

 

ARTÍCULO 8. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno/a integrante del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el(la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

ARTÍCULO  9. Quórum deliberatorio y decisorio. El Comité deliberará con mínimo cuatro (04) de sus miembros permanentes; el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto; las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate se decidirá conforme a la decisión del Presidente del comité.

 

ARTÍCULO 10. Instalación y aprobación del orden de día. En el día y hora señalados, el/la Presidente/a del Comité instalará la sesión. A continuación, la Secretaría Técnica del Comité informará sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.

 

ARTÍCULO 11. Desarrollo del orden del día y votación.  Las personas responsables de presentar cada tema del orden del día realizarán su exposición verbal y absolverán las dudas e inquietudes que le formulen los integrantes del comité.

 

Los integrantes del Comité deliberarán sobre cada asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas. Posteriormente, el/la Secretario/a Técnico/a procederá a preguntar a cada integrante el sentido de su voto, lo cual quedará registrado en el acta.

 

En el orden del día se incluida un capítulo de proposiciones y varios para tratar temas solicitados por los integrantes del Comité que no hayan sido tratados o incorporados durante la sesión. Una vez evaluados todos los asuntos del orden del día, se dará por terminada la sesión.

 

A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, deberá informar a la Secretaría Técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio. Los demás integrantes decidirán sobre si se acepta o no el impedimento y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admite la causal de impedimento o recusación y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el(la) Presidente del comité, designará en la respectiva sesión un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité serán grabadas por el Secretario/a Técnico/a del Comité, para que le sirvan de apoyo en la elaboración del acta de la respectiva sesión.

 

ARTÍCULO 12. Procesos judiciales, administrativos y conciliaciones. El/la apoderado(a) que represente a la entidad, deberá presentar mensualmente el estado de los procesos judiciales, administrativos o conciliaciones a su cargo, y que hayan tenido actuaciones durante el periodo en el cual se desarrolla la sesión del Comité de Conciliación, con apoyo de las fichas técnicas respectivas.

 

PARÁGRAFO. Los integrantes del Comité de Conciliación podrán deliberar sobre los casos expuestos y sugerir líneas de defensa institucional, así como la aplicación de políticas de defensa judicial aprobadas, en casos concretos y análogos donde se den los presupuestos establecidos para tal efecto.

 

ARTÍCULO 13. Salvamento y aclaración de voto. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus integrantes deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará constancia en el acta a solicitud del disidente.

 

ARTÍCULO 14. Trámite de aprobación de las actas. La Secretaría Técnica remitirá, por escrito o correo electrónico, el proyecto de acta a cada integrante que haya asistido a la respectiva sesión, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, para que revisen su contenido y remitan sus observaciones dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

 

PARÁGRAFO. Si no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta en el término señalado, se entenderá que el documento es aceptado; en caso contrario, se realizarán los ajustes respectivos. Posteriormente, el acta pasará para firma por el/la Presidente/a del Comité y el/la Secretario/a Técnico/a. En la siguiente sesión del Comité de Conciliación se socializará el acta suscrita dentro del orden del día mediante la lectura que realice el Secretario Técnico.

 

ARTÍCULO 15. Archivos del Comité de Conciliación y la Secretaría Técnica. Los documentos del Comité de Conciliación y de la Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Oficina Jurídica del Instituto.

 

PARÁGRAFO. Los documentos son públicos salvo los temas de reserva legal. La consulta se realizará mediante comunicación dirigida al/la Secretario/a Técnico/a, quien dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

 

CAPÍTULO III

 

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS TÉCNICAS E INFORMES

 

ARTÍCULO 16. Fichas técnicas en materia de conciliación. El/la abogado/a que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación deberá diligenciar las fichas de conciliación en el Sistema de Información de Procesos Judiciales –SIPROJWEB en los términos y condiciones dispuestas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. La ficha deberá contener los hechos, pruebas, análisis fáctico, probatorio, legal y jurisprudencial del caso, entre otros.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia autentica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

 

En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas y en los precedentes jurisprudenciales aplicables al caso, los comités deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación de las altas cortes, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos de hecho y de derecho respecto de la jurisprudencia reiterada.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. El abogado a cargo de la solicitud de conciliación, deberá conceptuar si sugiere o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, para lo cual deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por el/la apoderado(a) se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación. Los miembros o asistentes a la sesión del Comité deliberarán y votará sobre el tema, quedando facultados para presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

 

ARTÍCULO 17. Fichas técnicas en materia de repetición y/o llamamiento en garantía. El/la abogado/a que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición y/o el llamamiento en garantía para fines de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición en el Sistema de Información de Procesos Judiciales -SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y presentarla al Comité de Conciliación para análisis y votación.

 

ARTÍCULO 18. Informes de gestión del Comité de Conciliación. La Secretaría Técnica del Comité deberá preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a los miembros del comité cada seis (6) meses, en la primera sesión ordinaria de los meses de enero y julio de cada año. El informe contendrá la relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

 

ARTÍCULO 19. Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. La Secretaría Técnica del Comité deberá preparar un informe semestral sobre las acciones de repetición y llamamiento en garantía que será entregado a los miembros del comité cada seis (6) meses, en la primera sesión ordinaria de los meses de enero y julio de cada año y que contenga:

 

1. Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;

 

2. Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

 

3. Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

 

4. Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

 

5. Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

 

6. Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

 

CAPÍTULO IV

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

ARTÍCULO 20. Prevención del riesgo antijurídico. El comité de conciliación formulara y aprobara la política o políticas de prevención del daño antijurídico.

 

Para la formulación y adopción de las políticas de prevención del daño antijurídico se desarrollarán las actividades establecidas en los lineamientos metodológicos dispuestos en la Directiva 25 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital. La eficacia y necesidades de actualización de la política deberán ser valoradas anualmente por los Comités de Conciliación.

 

ARTÍCULO 21. Informe de Defensa y prevención del riesgo antijurídico. El jefe de la Oficina Jurídica, presentará en la última semana de enero y julio de cada año al Comité un informe con los temas por los cuales el Instituto es demandado de forma recurrente o aquellos de especial importancia, así como las sentencias, conciliaciones o demás mecanismos alternativos de solución de conflictos aprobados. Lo anterior, con el fin de que los miembros tengan una referencia, que evidencie cuáles son los riesgos de daño antijurídico que pueden afectar Instituto.

 

ARTÍCULO 22. Políticas de defensa judicial. El Comité de Conciliación deberá reunirse en la última sesión ordinaria de los meses de enero y de julio de cada año, para proponer los correctivos que se estimen necesarios dirigidos a prevenir la generación de daños antijurídicos a cargo de la entidad o en los procesos que haya decidido conciliar, dando cumplimiento los instrumentos establecidos en el documento Metodológico de Implementación de la Política adoptado mediante Directiva 006 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 23. Indicador de gestión. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades en el interior de cada entidad.

 

ARTÍCULO 24. Banco de Políticas de Conciliación y Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. El Comité de Conciliación remitirá las políticas de Conciliación y de Prevención del Daño Antijurídico que sobre la materia expidan, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición o actualización, a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 25. Seguimiento a las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. El Comité de Conciliación realizara el seguimiento a la eficacia de los planes de acción de las políticas de prevención del daño antijuridico que fueron adoptadas.

 

ARTÍCULO 26. Sistemas de Información Jurídica Distritales. El Comité de Conciliación, a través de su Secretario(a) Técnico(a) y apoderados(as) deberá consultar, actualizar, analizar, hacer buen uso y realizar el seguimiento, en lo pertinente, de la  información que se encuentra dispuesta en los diferentes Sistemas de Información Jurídicos Distritales, tales como Régimen Legal de Bogotá RLB, Sistema de Información de la Abogacía General del Distrito Capital - AGDC, Biblioteca Virtual de Bogotá -BVB, Sistema Iberoamericano de Defensa de los Intereses del Estado - SIDIE, Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de Bogotá -SIPROJ-WEB, Sistema Distrital de Información Disciplinaria - SID y Sistema de Información de Personas Jurídicas-SIPEJ, de conformidad con lo establecido en la Resolución 104 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital  y en las normas que la actualicen o sustituyan.

 

ARTÍCULO 27. Actualización en el Uso de las TICS. El Comité de Conciliación velarán para que sus representantes judiciales cuenten con las adecuadas herramientas de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), a fin de poder participar y hacer seguimiento a las diferentes formas de llevar los  procesos  de conciliación previstos en la Ley 2220 de 2022 “Estatuto de Conciliación” o norma vigente; ya sea de manera presencial, virtual o mixta, garantizando las condiciones de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de la entidad, esta última cuando esté sometida a reserva legal.

 

ARTÍCULO 28. Publicación de Acuerdos Conciliatorios. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificará la publicación en la página Web las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y/o laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos. Así mismo, el Jefe jurídico del Instituto remitirá oportunamente en medio magnético o virtual las citadas actas a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá", en cumplimiento de lo establecido en los artículos 11 y 12.3 de la Resolución 104 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

CAPÍTULO V

 

DEBERES DE LOS APODERADOS FRENTE A LOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN

 

ARTÍCULO 29. Deberes de los apoderados. Además de los deberes que se desprenden de la ley, corresponde a los apoderados que defienden los intereses del Distrito Capital y llevan representación judicial de procesos a cargo del IDPC, los siguientes:

 

1. Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de sus argumentos jurídicos y/o técnicos, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir.

 

2. Realizar la entrega de la ficha técnica a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos y formas establecidas por el reglamento interno de cada entidad u organismo.

 

3. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar, acorde con la especialidad del caso.

 

4. Las decisiones adoptadas por los Comités de Conciliación o por el representante legal de cada entidad u organismo distrital, serán de obligatorio cumplimiento para sus apoderados.

 

CAPÍTULO VI

 

DISPOSICIONES FINALES

 

ARTÍCULO 31. (sic) Publicar la presente resolución en los términos señalados en el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en todo caso en la página web de la entidad.

 

ARTÍCULO 32. (sic) Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir del día siguiente a su publicación y deroga la Resolución 687 de 2022.

 

ARTÍCULO 33. (sic) Comunicación. La presente Resolución se comunicará a los integrantes del Comité de Conciliación y personal encargado de la defensa jurídica de la entidad.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 07 días del mes de noviembre del año 2023.

 

PATRICK MORALES THOMAS

 

Director General

 

Nota: Ver norma original en Anexos.