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  Circular 48 de 2004 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 01/12/2004  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 01/12/2004  
  Medio de Publicación: No se publica  


 
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CIRCULAR 048 de 2004

(Diciembre 01)

Derogada por el art. 156, Decreto Distrital 654 de 2011

PARA:

SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, GERENTES Y DIRECTORES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS OFICIALES O MIXTAS, ALCALDÍAS LOCALES, VEEDORA DISTRITAL, PERSONERO DISTRITAL, CONTRALOR DISTRITAL.

DE:

SECRETARIO GENERAL - ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D. C.

ASUNTO:

SIPROJ WEB

FECHA:

Diciembre 01 de 2004

 Ver la Circular de la Secretaría General 28 de 2003 , Ver la Directiva Distrital 03 de 2006

Para la Secretaría General es motivo de satisfacción colocar a disposición de las entidades del Distrito Capital, el Sistema de Información de Procesos Judiciales ¿SIPROJ- en ambiente WEB, el cual se constituye en la herramienta para el registro, seguimiento, control de los procesos judiciales, conciliaciones, valoración del contingente judicial, el seguimiento de las actividades del Comité de Conciliación y de las acciones de repetición que éste decida iniciar, cuando a ello hubiere lugar.

Constituye igualmente este Sistema el instrumento de unificación y centralización de la información de los procesos judiciales del Distrito Capital, ingrediente fundamental para el análisis, definición de estrategias de defensa y acciones a seguir por parte de las entidades distritales para la prevención del daño antijurídico, en salvaguarda de los recursos públicos.

Conocedor del compromiso institucional de los servidores públicos distritales, cuento con su decidida participación para mantener el SIPROJ con información actualizada, confiable y oportuna, lo cual es la base del éxito en el cumplimiento de la Política Distrital en las materias antes mencionadas.

Adjunto a la presente encontrarán el "Manual del Usuario SIPROJ", para el manejo Técnico y Funcional del Sistema, que permite a los usuarios tener un acercamiento amigable y acceder fácilmente a su operación, así como participar de los beneficios y ventajas que el mismo proporciona; este Manual debe ser de uso permanente y estar a disposición de los servidores públicos que se asignarán en su entidad para la incorporación de la información en el Sistema.

Para la implementación del Sistema se ha previsto un período de acompañamiento directo y personalizado en cada entidad, con los encargados del mismo.

Cada entidad definirá si la incorporación de la información de los procesos será realizada por cada uno de los abogados que los atienden, o por un Usuario único con base en los informes escritos que los abogados y/o dependientes judiciales presenten. En este último esquema será claro que si bien existe un usuario único también habrá un Administrador General por entidad que corresponderá al Jefe Jurídico de la misma.

La Secretaría General se permite recomendar esta última opción, por cuanto garantiza un seguimiento general a la información de todos los procesos de la entidad por parte de un único agente, unifica la responsabilidad en el ingreso de la información al sistema y determina la existencia de un soporte documental de la información que se registre, en caso de verificación y/o como mecanismo de autocontrol.

Bajo la modalidad de uso que la entidad decida acoger, y para efectos del Módulo de Contingencias Judiciales los abogados que representan a la entidad tendrán la función de reportar trimestralmente la calificación de los procesos, con base en lo estipulado por el Decreto Distrital 175 de 2004 (Par. 1º artículo 3º) y la Resolución 866 de 2004 expedida por el Secretario de Hacienda.

Esta Secretaría como Administradora General del Sistema, a efecto de coordinar las actividades de capacitación y autorizaciones de acceso y uso del mismo, les requiere el envío del listado de los servidores públicos de su entidad designados para su administración y operatividad, conforme al perfil y tipo de usuario, teniendo en cuenta para el efecto lo siguiente:

PERFILES Y TIPOS DE USUARIO

AG = Administrador General

Tiene acceso a todos los módulos y a toda la información que se va a gestionar.

AE = Administrador Entidad

Tiene acceso a todos los módulos y solo a la información de la Entidad Distrital a la que pertenece.

LI= Litigante

Tiene acceso los módulos de Procesos, Consulta y Contingente Judicial, puede actualizar y consultar solo la información de procesos que tiene a cargo.

NL = No Litigante

Tiene acceso a algunas opciones, pero no tiene procesos a cargo.

CO= Consulta

Tiene acceso al Módulo de Consultas que le permite acceder a la información de Procesos Judiciales.

JU = Jurisprudencia

Tiene acceso solo a las opciones que maneja el Módulo de Jurisprudencia.

RA= Radicador

Tiene acceso al módulo de Procesos Judiciales y solo puede registrar los datos que identifican un Proceso Judicial. Debe tener un perfil de técnico con conocimientos en derecho.

NA = No Autorizado

No tiene acceso al sistema o fue usuario en su debido momento.

Al respecto se debe tener en cuenta la importancia de la información que se incorpore en el Sistema, y los efectos de la misma con fines de fiscalización, control, valoración del contingente, etc., por lo cual cada Jefe de Entidad determinará las responsabilidades al interior de la misma que asumirán los autorizados, siendo del resorte y competencia de cada entidad ejercer el seguimiento y control sobre la oportunidad y confiabilidad de la información, sin perjuicio de los requerimientos que sobre el particular pueda formular la Secretaría General.

La relación de los servidores públicos designados para el manejo del SIPROJ debe contener:

ENTIDAD:

NOMBRE

CÉDULA DE CIUDADANÍA

TIPO DE VINCULACIÓN

CARGO (PARA PERSONAL DE PLANTA),

FECHA DE TERMINACIÓN (CONTRATISTAS)

AUTORIZACIONES SOLICITA-DAS (Tipo de perfil)

_______________________________________________

NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE LA ENTIDAD

La información del personal designado para el manejo del sistema deberá remitirse antes del 6 de diciembre del año en curso.

Surtido el proceso de autorizaciones, asignación y comunicación de claves de acceso al Sistema a los servidores públicos designados; las entidades podrán consultar en Internet la información relativa a los procesos en los que son parte, como demandante o demandado, revisarla y validarla por escrito antes del día 30 de enero de 2005.

Igualmente se recibirán hasta 31 de diciembre solicitudes de modificación de registros y las sugerencias de nuevos desarrollos para mejoramiento del Sistema.

Para absolver sus inquietudes sobre aspectos técnicos o funcionales que se presenten en la implementación del SIPROJ WEB, puede dirigirse así:

Por escrito, al Doctor Edgar Mauricio Gracia Díaz en la Subdirección de Gestión Judicial, con copia a la Subdirección de Sistemas e Informática y a la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General. Correo electrónico: relatoria@alcaldiabogota.gov.co o telefónicamente al No. 3813000 Ext. 4039

Cordial saludo,

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

Secretario General

 
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