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  Directiva 6 de 2007 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 24/10/2007  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
  Medio de Publicación:  


 
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DIRECTIVA 006 DE 2007

(Octubre 24)

Derogada por el art. 156, Decreto Distrital 654 de 2011, Derogada por el art. 18, Decreto Distrital 690 de 2011

PARA:

SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS SIN PERSONERÍA JURÍDICA; DIRECTORES Y GERENTES DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, DE EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS INCLUIDAS LAS OFICIALES Y MIXTAS; DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, DE SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CON PERSONERÍA JURÍDICA; RECTOR DE ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, CONTRALOR, VEEDOR Y PERSONERO DISTRITAL.

DE:

SECRETARIO GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

ASUNTO:

INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES MANEJO MÓDULO DE CONCILIACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES -SIPROJ WEB Bogotá.

FECHA:

Octubre 24 de 2007

El Sistema de Información de Procesos Judiciales -SIPROJWEB Bogotá-, como Sistema en red (on line) de gestión, implementado a través de una aplicación WEB, ha permitido a las entidades y organismos que hacen parte de la estructura administrativa del Distrito Capital: Crear, incorporar, organizar y buscar la información relacionada con los procesos contenciosos, constitucionales, laborales, civiles, penales, tutelas y conciliaciones entre otros, convirtiéndose en una herramienta de trabajo que facilita la gestión y la prevención del daño en temas jurídicos, en los que hace parte el Distrito Capital.

En este orden de ideas, la Administración considera pertinente, frente al Módulo de Conciliación, expedir algunas instrucciones a los organismos y entidades, a fin de facilitar el manejo y operatividad de dicha herramienta, para el efecto se permite establecer las siguientes directrices:

1. El Jefe Jurídico de la entidad u organismo, por medio de oficio dirigido al Subdirector de Gestión Judicial de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., deberá solicitar la creación del usuario con la asignación del perfil y clave correspondiente para el manejo del Módulo.

2. El jefe jurídico deberá informar las novedades relacionadas con la vinculación y desvinculación de los servidores públicos y/o contratistas, así como solicitar las correspondientes capacitaciones en los diferentes Módulos del SIPROJWEB.

3. Para facilitar la labor de los Secretarios Técnicos de los Comités de Conciliación, es necesario que alleguen a la Subdirección de Gestión Judicial, el nombre del actual Secretario Técnico junto con la dirección electrónica y teléfono de contacto correspondiente para ser incorporado en el aplicativo y habilitarle el privilegio para modificar las fichas técnicas, tanto de Conciliación como de Repetición, garantizándole la posibilidad de realizar la programación oportuna de los comités a través del módulo de mantenimiento, así como el correcto y oportuno diligenciamiento de la información.

4. El apoderado o quien incorpore o actualice la información en SIPROJWEB frente a procesos terminados, deberá señalar la fecha de ejecutoria del fallo, en la medida que ésta la tomará el Sistema para efectos del cálculo de la caducidad para iniciar la Acción de Repetición.

5. Módulo Conciliación Prejudicial. En este módulo se debe ingresar la información relacionada con este tipo de conciliación. Teniendo en cuenta que por no tratarse de procesos judiciales, el número para la radicación varía, razón por la cual, en la casilla marcada en SIPROJWEB como "No. CDI" se colocará la radicación de la entidad ante la que se va a surtir la Conciliación o la radicación con el número asignado en la oficina de correspondencia, o en su defecto, el número interno de reparto al interior de la entidad.

Las Conciliaciones Prejudiciales deben actualizarse de la misma manera que los procesos judiciales, con el fin de tener en el sistema la información real y oportuna para la entidad. De no encontrarse actualizada dicha información, y en el evento de encontrarse terminados estos asuntos, el sistema validará la información como activa.

6. Diligenciamiento de las Fichas de Conciliación Prejudicial. Para la elaboración de fichas de conciliación prejudicial es prerrequisito radicar previamente la información del proceso en el módulo de prejudiciales. Las fichas tanto de Conciliación, como de Repetición, deberán ser tramitadas en su totalidad por el abogado a cargo del proceso y remitidas previamente al Secretario Técnico a través del aplicativo en SIPROJ.

7. Comité de Conciliación. Como parte de esta directiva, se anexa el formato único de Acta de Conciliación, que deberá ser utilizado por la entidades u organismos distritales en el cual se especifica entre otros ítems, el tipo de proceso, las partes, el número del expediente que se somete a consideración del Comité, al igual que la decisión adoptada por el mismo frente al tema. Una vez aprobada el Acta, deberá remitirse fotocopia de la misma con medio magnético a la Subdirección de Gestión Judicial dentro de los 30 días siguientes, para su correspondiente protocolización, tematización e ingreso a los Sistemas de Información Jurídicos.

Por lo anterior y de conformidad con la Directiva Nº 003 del 28 de junio de 2006 del Alcalde Mayor donde se oficializa la entrada en funcionamiento de este Módulo, solicito se tengan en cuenta las anteriores recomendaciones en aras de garantizar la seguridad del Sistema, la confiabilidad en la información y la oportuna alimentación del mismo, por parte de los responsables en cada una de las entidades y organismos.

Cordialmente,

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

Secretario General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

FORMATO ACTA DE COMITÉ

1. ENCABEZADO:

Debe contener: Número Consecutivo del Acta, seguido de la fecha y el nombre de la entidad y/o organismo a la cual corresponde el acta. Todo en NEGRILLA, CENTRADO.

Ejemplo:

ACTA N° ---

01 de Octubre de 2007

SECRETARÍA GENERAL - COMITÉ DE CONCILIACIÓN

2. INFORMACIÓN BÁSICA:

Iniciar el texto del acta con el lugar de reunión, tipo de reunión y miembros del comité que participan (integrantes e invitados) con el cargo correspondiente, identificando a quien ostenta el cargo de Secretario Técnico.

Ejemplo:

En las instalaciones de…………..a los………días del mes de……………del año…. Previa convocatoria del………….. se reunió en sesión …….el Comité Técnico de Conciliación, integrado por:

Nombre

Cargo

*

*

Secretario Técnico

*

Invitados:

*

*

3. ORDEN DEL DÍA:

En el orden del día se deben numerar los puntos a tratar, con un manejo coherente del temario, desarrollando los temas afines tales como: Verificación del quórum, aprobación del orden del día, lectura y aprobación acta anterior, presentación de casos de conciliación judicial, definición políticas, y finalmente proposiciones y varios, en NEGRILLA Inicial y en MAYÚSCULA CENTRADO, utilizando letra ARIAL 12 así:

Ejemplo:

Con el objeto de analizar el siguiente

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del Quórum

2. Aprobación del Orden del día

3. Lectura y aprobación acta (s) anterior (es) N°

4. Presentación casos:

4.1 Fichas de conciliación y/o Audiencias pacto de cumplimiento. Decisión del Comité

4.2 Fichas de acción de repetición. Decisión del Comité

5. Definición Políticas:

6. Proposiciones y Varios.

4. DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA:

En esta parte del Acta se debe colocar un título que diga DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA (EN NEGRILLA CENTRADO utilizando letra ARIAL 12) así:

Ejemplo:

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del Quórum

Contando con el Quórum requerido para deliberar (o decidir) se da inicio a la sesión del Comité siendo las

2. Aprobación del Orden del día

El secretario somete a consideración de los integrantes del Comité el orden del día propuesto siendo (aprobado, modificado etc)

3. Lectura y aprobación acta anterior No.

El Secretario procede a dar lectura al Acta N°… del (día/mes/año), la cual es (aprobada, corregida, adicionada, aclarada.. etc)

4. Presentación casos:

*Se presenta la ficha N°… a cargo del Dr(a)

*Recomendación del Apoderado

*Deliberación por parte del Comité

*Decisión

El Comité decide:

*Se presenta la ficha N°…. a cargo del Dr (a)

*Recomendación del Apoderado

*Deliberación por parte del Comité

*Decisión

El Comité decide:

5. Definición Políticas:

6. Proposiciones y Varios

5. CIERRE DEL ACTA

Cada Acta deberá terminarse así:

Ejemplo:

Siendo las….(horas) y habiéndose agotado el orden del día propuesto para la presente sesión del Comité, se da por terminada la misma.

La presente acta se discutió y aprobó en sesión del Comité de Conciliación, sus miembros la suscriben en constancia de aprobación a los….(día/mes/año).

 
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