RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 021 DE 2007

De conformidad con los artículos 272 de la Constitución Política y 65 de la Ley 42 de 1993, corresponde a las contralorías departamentales, distritales y municipales, ejercer en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 y realizar la vigilancia de la gestión fiscal, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la ley.

En concordancia con lo anterior, el artículo 105 del Decreto Ley 1421 de 1993, estipula que la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría de Bogotá y, el numeral 4 del artículo 109 consagra como atribución del Contralor exigir informes sobre su gestión a todas las personas, entidades públicas o privadas que administren fondos o bienes del Distrito, facultad reiterada en el numeral 4 del artículo 32 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D. C.

El artículo 9º de la ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones" establece que las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

El Acuerdo Distrital 24 de 2001, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", contempla en el artículo 27 la agrupación por sectores de los sujetos de control fiscal a cargo de la entidad y en el numeral 6 del artículo 52 la función de las direcciones sectoriales de suscribir convenios de desempeño resultantes de las auditorías organizacionales con las entidades objeto de su vigilancia fiscal, dentro del sector correspondiente, efectuando el seguimiento sobre su cumplimiento, de acuerdo con el reglamento y sin perjuicio del adelanto de los procesos de responsabilidad fiscal por la autoridad competente o la adopción de otras medidas inherentes al ejercicio de la vigilancia fiscal.

Los artículos 28 y 29 ídem, definen que se entiende por los niveles micro y macro de la vigilancia de la gestión fiscal, respectivamente, y el numeral 4 del artículo 53 contempla como una de las funciones de las subdirecciones de fiscalización, en lo que compete a su respectivo sector, revisar y refrendar los convenios de desempeño resultantes de las auditorías en las entidades controladas y hacer el seguimiento de los mismos de acuerdo con el reglamento que al respecto establezca el Contralor de Bogotá.

La Contraloría de Bogotá, D.C., expidió las resoluciones reglamentarias 053 del 8 de noviembre de 2001, "Por la cual se establecen los parámetros que deben considerar los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal en la elaboración y presentación de los planes de mejoramiento a la Contraloría de Bogotá, D. C." y 023 del 17 de julio de 2002, "Por la cual se amplía por única vez el plazo para la presentación de planes de mejoramiento establecidos en la Resolución No. 053 de 2001, se unifica el formato de presentación y se integra el reporte de las acciones correctivas, en el instrumento planes de mejoramiento".

La Contraloría de Bogotá, D.C., expidió las resoluciones reglamentarias 009 del 25 de abril y 014 de 31 de mayo de 2007 mediante las cuales se agrupan por sectores y se reasignan los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal a las direcciones sectoriales de fiscalización de la Contraloría de Bogotá D.C, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo Distrital 257 del 30 de noviembre de 2006.

La Contraloría expidió las Resoluciones Reglamentarias 020 del 20 de septiembre de 2006 "Por medio de la cual se prescriben los métodos y se establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.", y 016 de julio 10 de 2007 Por medio "Por la cual se establece el término para la presentación de la cuenta consolidada de los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones" que establecen el contenido del avance del plan de mejoramiento que presentan periódicamente los sujetos de control.

Mediante la Resolución Reglamentaria 023 del 16 de noviembre de 2006, el Contralor de Bogotá prescribió los métodos, la forma, términos y procedimientos para la rendición de cuenta y la presentación de informes por parte de los Curadores Urbanos a la Contraloría de Bogotá, D.C.

Producto de los informes presentados en desarrollo de la vigilancia fiscal a nivel micro y a nivel macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se debe generar un plan de mejoramiento con acciones que subsanen o corrijan aquellas situaciones evidenciadas en hallazgos u observaciones que afecten de forma importante el desempeño y el cometido de los sujetos de vigilancia y control fiscal.

El incumplimiento de las acciones contempladas, así como en la forma y términos establecidos para la presentación del plan de mejoramiento, dará origen a las sanciones previstas en la ley.

La Contraloría de Bogotá, D.C., diseñó e implementó el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal SIVICOF, plataforma informática que sirve de respaldo al proceso de rendición de la cuenta como el mecanismo por el cual los sujetos de control reportarán de manera electrónica la información y documentos que reflejan el desarrollo de su gestión durante la vigencia fiscal.

Para asegurar la efectividad del plan de mejoramiento se requiere establecer los parámetros, criterios y procedimientos que deben considerar los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal para su elaboración, presentación, conformidad y seguimiento como instrumento de control que atienda las observaciones o hallazgos determinados por la Contraloría de Bogotá, D.C., y permita mejorar la gestión pública y el cumplimiento de los objetivos institucionales bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales, así como la forma y términos en que los sujetos de control presentan el avance al plan de mejoramiento, establecido en la Resolución 020 de 2006, artículo 55, modificado por el artículo 3º de la resolución reglamentaria 016 de 2007 y la Resolución Reglamentaria 023 de 2006.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto establecer los parámetros para la elaboración, presentación, conformidad y seguimiento del plan de mejoramiento que suscriban los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá D.C., producto de la vigilancia de la gestión fiscal a nivel micro y macro.

Esta resolución aplica para todos los sujetos de vigilancia y control fiscal competencia de la Contraloría de Bogotá D.C.

ARTÍCULO SEGUNDO: DEFINICIÓN. Entiéndase por plan de mejoramiento el documento contentivo de las acciones que se compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro.

El plan de mejoramiento permite fortalecer el desempeño institucional de los sujetos de control y contribuye con los objetivos de la vigilancia de control fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C., como elemento dinamizador del mejoramiento de la gestión pública.

ARTÍCULO TERCERO: RESPONSABLES. El jefe o representante legal de la entidad u organismo público, o quien haga sus veces, el curador urbano, los particulares y/o entidad de carácter privado, sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, D.C., a los cuales se haya presentado informe producto de la vigilancia a nivel micro o macro, con observaciones o hallazgos de situaciones que afecten el desempeño y cometidos propios del sujeto de control, deberán presentar un plan de mejoramiento por entidad, conforme con lo establecido en la presente resolución.

Parágrafo 1: En el caso de los Fondos de Desarrollo Local, el plan de mejoramiento será presentado por el respectivo Alcalde Local. Una vez la Contraloría de Bogotá, D.C., emita la conformidad a dicho plan, remitirá copia de éste y sus seguimientos al Secretario de Gobierno para su conocimiento y fines pertinentes.

En caso de las Unidades Ejecutivas Locales -UEL, el plan de mejoramiento será presentado por el representante legal de las entidades a las que pertenezca dicha Unidad o por quien ostente la ordenación del gasto, remitiendo copia al respectivo Fondo de Desarrollo Local y a la Secretaría de Gobierno como mecanismo de coordinación.

Parágrafo 2: En el caso de los Fondos de Servicios Educativos, el plan de mejoramiento será presentado por el Secretario de Educación.

ARTÍCULO CUARTO: CONTENIDO. El plan de mejoramiento deberá contener la información prevista en el formato CB-0402 que hace parte de la presente resolución.

PARÁGRAFO 1. La implementación de las acciones de mejoramiento en el plan no podrá exceder una vigencia fiscal. En caso que existan acciones con una duración superior, éstas deben ser justificadas plenamente y para ellas deberán determinarse metas semestrales.

PARÁGRAFO 2. En cada sujeto de control fiscal sólo estará vigente un plan de mejoramiento consolidado que contenga las acciones de mejoramiento producto de la vigilancia a nivel micro y a nivel macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C. En el evento que se formule un nuevo plan, éste debe contemplar las acciones del plan de mejoramiento anterior, no cerradas por el equipo auditor.

ARTÍCULO QUINTO: TÉRMINOS. El plan de mejoramiento producto de la vigilancia fiscal a nivel micro será presentado por el responsable del sujeto de control, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la entrega o comunicación del Informe Final de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.

El plan de mejoramiento producto de la vigilancia fiscal macro será presentado por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., de acuerdo con el término que el Contralor de Bogotá establezca, dada la complejidad y el tema del informe. El término no podrá ser inferior a 15 ni superior a 45 días hábiles; no obstante lo anterior, las direcciones misionales participaran en dicha conformidad así como en la socialización y seguimiento.

ARTÍCULO SEXTO: PRESENTACIÓN. El plan de mejoramiento se presentará a través del sistema de vigilancia y control fiscal - SIVICOF, el cual se encuentra disponible en la página web de la Contraloría de Bogotá D.C., (www.contraloriabogota.gov.co).

Para el efecto, el Director Técnico Sectorial o Director de Economía y Finanzas Distritales, remitirá copia del oficio remisorio del informe a la Dirección de Informática para que habilite el SIVICOF y el sujeto de control incorpore el plan de mejoramiento en los términos y forma establecida en la presente resolución.

ARTÍCULO SÉPTIMO. PRÓRROGAS. El responsable de presentar el plan de mejoramiento de que trata el artículo tercero de la presente resolución, podrá solicitar prórroga para su presentación inicial por una sola vez, mediante escrito debidamente motivado.

La solicitud de prórroga para la presentación del plan de mejoramiento de la vigilancia fiscal a nivel micro será presentada con dos (2) días de antelación a su vencimiento, ante el director sectorial correspondiente. La respuesta a la solicitud se deberá realizar dentro de los dos (2) días siguientes a su recibo fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá por otorgada. El plazo inicial se podrá prorrogar por un máximo de cinco (5) días.

Para el caso de los planes de mejoramiento producto de la vigilancia fiscal macro la solicitud de prórroga deberá ser presentada por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., con anterioridad no inferior a cinco (5) días hábiles previos a su vencimiento, ante el Contralor de Bogotá D.C., quien podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, una vez analizada la justificación, determinando el plazo máximo de acuerdo con la temática del respectivo informe, será comunicada dentro de los cinco (5) días hábiles siguiente a la fecha de recibo de la solicitud de prórroga, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá por otorgada.

ARTÍCULO OCTAVO. CONFORMIDAD. El director técnico de la dirección sectorial a la cual se encuentre asignado el sujeto de control, será el competente para dar la conformidad del plan de mejoramiento generado por la vigilancia fiscal a nivel micro. Para el caso de las auditorias transversales participarán los directores sectoriales que hayan desarrollado dicha auditoría.

Las direcciones sectoriales podrán realizar mesas de trabajo con los sujetos de control, una vez hayan recibido el plan, para analizar el contenido y darle conformidad, de dicha reunión se levantará el acta respectiva.

La conformidad sobre el plan de mejoramiento resultado de la vigilancia fiscal macro es de competencia del despacho del Contralor, con la participación de las direcciones misionales que tengan sujetos de control involucrados en el mismo.

La conformidad sobre el plan de mejoramiento será manifestada por escrito a los representantes legales de los sujetos de control, a que haya lugar, o al Alcalde Mayor, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su recepción.

En caso de no obtener la conformidad, es decir, que las acciones correctivas planteadas por el sujeto de control no sean pertinentes o se encuentren por fuera del tiempo establecido, se formularán los requerimientos respectivos.

PARÁGRAFO 1. El responsable de presentar el plan de mejoramiento que haya sido objeto de requerimiento por no conformidad, contará con un término de cinco (5) días hábiles para la presentación de su plan de mejoramiento ajustado. El Contralor de Bogotá o los Directores Misionales, según corresponda, contarán con cinco (5) días hábiles para pronunciarse sobre la conformidad del plan ajustado.

PARÁGRAFO 2. En el evento que el plan de mejoramiento ajustado por el sujeto de control tampoco sea objeto de conformidad, corresponde al Contralor Auxiliar de Bogotá, mediante la realización de una mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la dirección sectorial, dirimir las diferencias y proferir la conformidad correspondiente o dejar constancia de dicha situación.

PARÁGRAFO 3. Se entiende que existe conformidad del plan de mejoramiento cuando han transcurrido 15 días hábiles desde la presentación del plan original o ajustado, sin que la Contraloría de Bogotá, D.C. se pronuncie sobre su conformidad.

ARTÍCULO NOVENO. SEGUIMIENTO. Sobre el plan de mejoramiento consolidado, el sujeto de control deberá rendir un informe de avance con corte a 30 de junio y 31 de diciembre de cada vigencia, en la forma y términos determinados en la resolución de rendición de cuentas vigente en la Contraloría de Bogotá, D.C.

PARÁGRAFO 1. Las oficinas de control interno o quienes hagan sus veces asesorarán al representante legal en la formulación y seguimiento del plan de mejoramiento, no obstante, la responsabilidad está a cargo del representante legal del sujeto de control.

PARÁGRAFO 2. El seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento, producto de la vigilancia fiscal a nivel micro corresponde a la respectiva Dirección Sectorial de la Contraloría de Bogotá, D.C. o direcciones que hayan participado; mediante auditoria modalidad regular, modalidad especial o visita fiscal. Para el caso de la vigilancia fiscal macro éste corresponde a la Dirección de Economía y Finanzas Distritales o Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente, con la participación de los directores misionales que tengan sujetos de control involucrados.

El seguimiento al plan de mejoramiento tiene como objeto establecer el grado de avance y cumplimiento de las acciones formuladas, evidenciado mediante soportes de los cuales se dejará constancia en los respectivos papeles de trabajo para determinar el cierre de la acción o requerir explicación al sujeto de control.

Una vez, el auditor determine el cierre de la acción, el sujeto de control, procederá a retirar dicha acción del plan de mejoramiento consolidado.

ARTÍCULO DÉCIMO. SANCIONES. El incumplimiento en la ejecución de las acciones contempladas, así como en las obligaciones relacionadas con la presentación del plan de mejoramiento en la forma y términos establecidos en la presente resolución, se entenderá como una omisión en la presentación de cuenta e informes y dará lugar a las sanciones previstas en la Ley 42 de 1993, artículo 101 y la Resolución Reglamentaria 042 de 2001 de la Contraloría de Bogotá, o el acto administrativo que la modifique o sustituya.

ARTÍCULO TRANSITORIO. El Director de Planeación, en coordinación con los Directores Sectoriales y el Coordinador del Grupo de Investigaciones Forenses GUIFO, actualizarán el procedimiento sobre plan de mejoramiento adoptado dentro del proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO  DÉCIMO PRIMERO. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones reglamentarias 053 de 2001 y 023 de 2002, el artículo 3 de la Resolución Reglamentaria 016 de 2007 y demás disposiciones que le sean contrarias.

Entidad: Registre el nombre de la entidad o sujeto de control.

Origen: Determine el origen del hallazgo u observación utilizando el nombre del informe comunicado por la Contraloría de Bogotá, D.C.

Capítulo: Registre el numeral, titulo o página del informe donde se encuentre incluido el hallazgo u observación.

Número y descripción del hallazgo u observación: Describa el hecho presentado en el informe o actuación producto de la vigilancia fiscal a nivel micro o macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C.

Acción (es) correctiva(s): Registre la(s) actuación(es) que realizará la entidad para subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro. Se formulará acciones para todos los hallazgos administrativos incluidos aquellos de carácter disciplinario, fiscal o penal.

Indicador(es): Registre un nombre y la fórmula a través de la cual se pueda observar el cumplimiento de la acción determinada.

Meta(s): Señale la medida cuantitativa, concreta, realizable y verificable de la acción correctiva que se espera alcanzar en el tiempo definido, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles.

Área responsable: Señale el área o dependencia a la cual le corresponde ejecutar la acción determinada.

Responsable de la ejecución: Indique el nombre y cargo de la persona que debe cumplir con la realización de la(s) acción(es) correctiva(s).

Recursos: Señale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecución de la acción.

Fecha de inicio: Indique el día, mes y año en que comienza la acción(es) registrada(s).

Fecha de terminación: Señale el día, mes y año en que finaliza cada una de la(s) acción(es) registrada(s).

Resultado del Indicador: Determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento.

Grado de avance físico de las metas: Indique en el progreso en valores absolutos o porcentuales de la meta establecida.

Análisis: En forma breve y concisa explique el comportamiento o grado de cumplimiento de la acción, a la fecha de corte del seguimiento.

Rango de Cumplimiento Seguimiento Contraloría: Esta columna la diligencia el auditor de la Contraloría de Bogotá, producto del seguimiento realizado, en términos de la aplicación de la metodología y el procedimiento adoptado.

Estado de la Acción (A=Abierta, C=Cerrada) Contraloría: Esta columna la diligenciará el auditor de la Contraloría.

Una vez, el auditor determine el cierre de la acción, el sujeto de control, procederá a retirar dicha acción del Plan de Mejoramiento Consolidado.

Fecha de conformidad: Indique el día, mes y año fecha en que la Contraloría de Bogotá, D.C. emitió la última conformidad al plan de mejoramiento.

Fecha de seguimiento: Indique el día, mes y año de corte en que se realiza seguimiento al plan de mejoramiento.