RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos en lo que hace referencia a la actualización de dos (2) procedimientos y de un (1) protocolo, con el objeto de ajustarlo a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO  1°. Modificar las Resoluciones 170 del 28 de Octubre de 2004 y la 235 del 15 de Agosto de 2007, en lo que corresponde a:

I. La actualización del siguiente protocolo:

II. La actualización de los siguientes procedimientos: Modificado por el art. 2, Resolución 310 de Transmilenio S.A. 

ARTÍCULO 2°. La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. DESCRIPCIÓN

6.1. Empalmes

6.2. Coordinación con los Concesionarios de Recaudo

MODIFICACIONES

1. OBJETO

Describir de manera clara las pautas al personal de TRANSMILENIO S.A. y de los agentes que intervienen en el cierre de la operación al finalizar el día.

2. ALCANCE

Aplica a todos los funcionarios de la Dirección de Operaciones y a todo el personal de los agentes que intervienen en la operación del Sistema TransMilenio.

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este protocolo es el Profesional Especializado de Control. Por su estricto cumplimiento velarán todo el personal de control de TRANSMILENIO S.A. y de los agentes que intervienen en la operación.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

M-O-GR-001 Manual de Operaciones del Sistema TransMilenio

5. DEFINICIONES

Cierre de la Operación: Serie de actividades que se deben desarrollar para finalizar el servicio de cada día.

Empalme: Consiste en que dos o mas buses de diferentes servicios permanecen en la estación con las pertas abiertas mientras abordan la totalidad de los usuarios que requieran los servicios que se encuentran haciendo empalme.

6. DESCRIPCIÓN

6.1. Empalmes

Antes de que los últimos buses sean despachados, es responsabilidad del Operador del Bus acondicionar el rutero para que tenga el mensaje de "ÚLTIMO SERVICIO".

En los últimos buses en servicio debe viajar un Auxiliar Operativo de Inspección de la Operación, quien debe verificar que en cada una de las paradas que se hagan no queden pasajeros esperando el servicio. Si hay personas en la estación el Auxiliar Operativo de Inspección de la Operación debe informar a los usuarios, que después de este bus, no pasaran más.

Si no hay disponibilidad de Auxiliares Operativos de Inspección de la Operación para todos los buses, los que falten, deben contar con un radio que llevará el operador del móvil y cumplirá con la función anterior. El radio portátil debe ubicarlo el inspector en canal de inspectores 2 y entregarlo al operador.

Es responsabilidad de los operadores de los móviles que realicen los últimos servicios estar atentos a no cerrar las puertas si detectan a usuarios corriendo hacia los buses. Si los hay, se debe esperar a que aborden el móvil.

Es responsabilidad del Auxiliar Operativo de Inspección de la Operación de cada punto de empalme, comunicar la ocupación con que sale el móvil a recorrido.

Cuando se detecte alta ocupación de un móvil que este realizando el último servicio y se estime que no se alcanzará a evacuar la demanda de las siguientes estaciones, se debe introducir una tabla adicional que inicie servicio por delante del móvil que este realizando el último servicio o por lo menos pegado a este.

Es responsabilidad del Auxiliar de Inspección de la Operación asegurar, que cuando salgan los buses de la estación las personas que tengan otro destino pasen al bus que les corresponde, por lo que los operadores NO pueden salir de la estación, sin que el Auxiliar Operativo de Inspección de la Operación que realiza el empalme, dé la autorización. Los empalmes existentes son:

Lunes a Sábado

Domingos y Festivos

6.2. Coordinación con los Concesionarios de Recaudo

Es responsabilidad del Centro de Control de TRANSMILENIO S.A. informar a los concesionarios de recaudo, los buses que saldrán a realizar los últimos servicios desde cada uno de los portales. El Técnico de Control que realice este reporte debe registrar el nombre del funcionario que recibe la información y la hora a la cual se transmitió dicha información.

Igualmente debe informar que las ventas se deben cerrar a las 11:00 p.m. en días hábiles y 10:00 p.m. en días domingos y festivos, y recordar al funcionario de los concesionarios de recaudo, que se le dé aviso a todo el personal de taquilleros y de control de acceso que no se debe permitir el ingresos de usuarios cinco minutos antes a lo que esta establecido en el listado de paso de los buses por cada una de las estaciones.

Nota: Para las Estaciones Intermedias de Alimentación de Molinos y 40 Sur, se hace excepción del cierre de venta de tarjetas. En estos dos casos se puede realizar este proceso hasta las 11:15 p.m. en días hábiles, y hasta las 10:15 p.m. en días domingos y festivos para usuarios que se dirijan hacia los Portales de Usme y Tunal.

TÍTULO:

SELECCIÓN Y VINCULACIÓN POR COMPETENCIAS DEL SERVIDOR PÚBLICO EN TRANSMILENIO S.A.

CODIGO: P-A-RH-001

REVISIÓN: 1

FECHA 11-09-2007

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETO

2 ALCANCE

3 RESPONSABLE

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5 DEFINICIONES

6 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR OFICIAL

6.1 DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD DE LA OCUPACIÓN DEL CARGO

6.2 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

6.3 SELECCIÓN

6.4 VINCULACIÓN Y CONTRATACIÓN

6.5 INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO

7. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN POR COMPETENCIAS DEL SERVIDOR PÚBLICO EN TRANSMILENIO S.A.

8. TABLA DE FORMATOS

9. ANEXOS

MODIFICACIONES

1. OBJETO

El objetivo de este procedimiento es reglamentar el proceso de selección y vinculación del servidor público a TRANSMILENIO S.A.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Gerente General, Director Administrativo, Profesional Especializado de Talento Humano, Profesional Universitario de Talento Humano, Auxiliar Administrativo de Talento Humano y Técnico de Talento Humano y en general rige para todos los funcionarios de TRANSMILENIO S.A.

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Especializado de Talento Humano.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

*Ley 100 de 1993:"Sistema de Seguridad Social Integral".

*Ley 190 de 1995: "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa".

*Decreto 1421 de 1993: "Estatuto Orgánico de Bogotá".

*Decreto 614 de Marzo 14 de 1984:" Por la cual se dictan las bases para la Organización de Administración de Salud Ocupacional en el País".

*Resolución 070 y 176 de 2004: "Por medio de la cual se reglamenta la provisión de empleos por procesos de selección para Trabajadores Oficiales".

*Resolución No. 003 de 2006 "Por la cual se reglamenta la evaluación del desempeño para TRANSMILENIO S.A. y adopta el modelo basado en gestión de resultados y competencias laborales"

*NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001- Numeral 6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS – 6.2. RECURSOS HUMANOS

*MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS DE TRANSMILENIO S.A., aprobado con Resolución 048 de 17 de Marzo de 2006 y modificado por Resoluciones 451 de Diciembre 21 de 2006, 039 de 1 de Febrero de 2007, 113 de 3 de Mayo de 2007 y 176 de Junio 20 de 2007 y las demás que lo modifiquen, adicionen o reglamenten.

5. DEFINICIONES

COMPETENCIAS: Conjunto de los conocimientos, cualidades, capacidades, y aptitudes que permiten discutir, consultar y decidir sobre lo que concierne al trabajo.

EMPLEADOS PÚBLICOS EN EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO: Son los funcionarios que desempeñan funciones de dirección o confianza y se vinculan a la Administración mediante Resolución de Nombramiento.

NOMBRAMIENTO: Designación realizada por la autoridad competente a una persona natural, para que ocupe un empleo público.

POSESIÓN: Es una formalidad de origen constitucional que tiene por objeto comprometer el ejercicio de la función pública por parte de los empleados públicos, dentro del marco de la constitución y de la ley.

PRUEBA DE CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Prueba que tiene como objetivo evaluar los conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes del aspirante directamente implicados en el puesto de trabajo. Son un tipo de prueba situacional donde los candidatos deben realizar diferentes tareas laborales específicas del cargo al que aspira.

ENTREVISTA: Encuentro personal con el candidato que busca como objetivo el analizar en profundidad aspectos como la formación, experiencia, competencias, intereses; aclarar los resultados que se obtuvieron en las pruebas psicológicas realizadas a los candidatos; y determinar las posibilidades del aspirante de desarrollar el trabajo de forma correcta y proyección dentro de la empresa.

LISTA DE POTENCIALES ASPIRANTES: Lista de aspirantes para proveer vacantes se conforma una vez se establecen los resultados definitivos de un proceso de selección, en la cual pueden resultar uno o varios aspirantes potenciales para ocupar determinado cargo y tiene una duración en el tiempo, determinada por las políticas de la Gerencia General.

VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES: Se realiza con el fin de medir la percepción que sobre el candidato tienen personas que lo conocen en el plano laboral.  Cómo ha sido el desempeño y cómo han sido las relaciones con las personas con las que ha trabajado.

VISITA DOMICILIARIA:. La visita se realiza para confrontar lo visto en los puntos anteriores del proceso y para conocer de primera mano sobre el nivel de vida, la calidad de vida y las relaciones del aspirante en su hogar.

PROCESO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN: Éste constituye la ruta de acceso de las personas que tenga las competencias de comportamiento y profesionales para adaptarse a la entidad; y un medio para servir a las necesidades organizacionales, pues busca el mejoramiento continuo del capital intelectual. El proceso inicia con el análisis de las necesidades de selección y finaliza con inicio de labores del nuevo servidor público. Está compuesto por las siguientes etapas:

*Definición de la necesidad de la ocupación del cargo

*Reclutamiento de personal

*Selección

*Vinculación y contratación

*Inducción y Entrenamiento

RECLUTAMIENTO: Conjunto de actividades y procesos que se realizan para conseguir un número suficiente de personas calificadas, de forma que TRANSMILENIO S.A. pueda seleccionar a aquellas con las competencias, habilidades y aptitudes que se esperan para cubrir el cargo. Puede ser de tres tipos:

Ascenso Directo: Es un proceso de promoción interna avalado por la Gerencia de TRANSMILENIO S.A., teniendo en cuenta como criterios: a) que la evaluación del desempeño, de la vigencia inmediatamente anterior, del funcionario a ascender se encuentre en los niveles de excelencia y b) el cumplimiento de los requisitos establecidos en el manual de funciones vigente a la fecha de la provisión de la vacante. El Jefe inmediato que solicite el ascenso debe remitir un oficio a la Dirección Administrativa, con Vo.Bo. de la Gerencia, referenciando una breve justificación del por qué debe concederse ascenso a determinado funcionario, el cumplimiento de los requisitos para el desempeño del mismo e indicar cual fue la última evaluación del desempeño. La Dirección Administrativa verifica el cumplimiento de estas condiciones y procede a proyectar la modificación del contrato de trabajo.

Interno: Se realiza con el objetivo de dar cumplimiento a las políticas de ascenso y promoción a los servidores públicos vinculados a la entidad y busca ocupar una vacante a través de dos formas: La primera a través de una convocatoria interna cuando existen varios candidatos que cumplen el perfil requerido para el cargo, para lo cual se publica en las carteleras internas de TRANSMILENIO S.A, y en la red interna de correos electrónicos e intranet. La segunda es un proceso de ascenso directo determinado de acuerdo con las políticas establecidas por la alta dirección.

Externo: Se refiere a la búsqueda de candidatos externos para suplir una vacancia dentro de la empresa. Esto se realiza mediante una convocatoria externa, para lo cual se realizan publicaciones por medio de la página de internet de TRANSMILENIO S.A., Alcaldía Mayor de Bogotá, correos y carteleras internas.

SELECCIÓN: Este es un proceso sistemático a través del cual se elige, de entre todos los candidatos inscritos, el más idóneo para ocupar el cargo vacante, es decir quien satisface mejor los criterios exigidos por la Entidad. Para cumplir con este propósito en esta fase se aplican técnicas que permiten tomar la mejor decisión.

SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a regular el servicio público esencial de salud y crear las condiciones de acceso de toda la población al servicio en todos los niveles de atención.

En desarrollo del principio de obligatoriedad, la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud es obligatoria para todos los habitantes en Colombia. En consecuencia, corresponde a todo empleador la afiliación de sus trabajadores a este sistema y del Estado facilitar la afiliación a quienes carezcan de vínculo con algún empleador o de capacidad de pago.

Los afiliados al sistema mediante el régimen contributivo son las personas vinculadas a través de contrato de trabajo, los servidores públicos, los pensionados y jubilados y los trabajadores independientes con capacidad de pago.

SISTEMA DE RIESGOS PROFESIONALES: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores, de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

SISTEMA GENERAL DE PENSIONES: Tiene por objeto garantizar a la población, el amparo contra contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones que se determinan en la Ley 100/93 y las demás normas que la modifiquen o reglamenten.

Serán afiliados al sistema General de Pensiones, en forma obligatoria todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como empleados públicos, salvo las excepciones previstas en la ley 100/93, en su artículo 15 y en las normas que lo modifiquen o reglamenten.

TRABAJADOR OFICIAL: Son los funcionarios que prestan sus servicios a las empresas industriales y comerciales del estado y se vinculan a la entidad mediante contrato de trabajo, de conformidad con las normas aplicables a estos trabajadores tales como la Ley 6 de 1945 y el decreto 2127 de 1945, Reglamento Interno de Trabajo y por aquellos que las modifiquen o reemplacen.

6. SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR OFICIAL

6.1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD DE LA OCUPACIÓN DEL CARGO

*La definición se presenta cuando hay una vacancia temporal o definitiva por renuncia, licencia o terminación del contrato de trabajo.

*La necesidad debe ser identificada y comunicada por el Director o Jefe de área a la Dirección Administrativa previo al inicio del proceso de selección y vinculación.

*Una vez identificada la necesidad y en caso de requerir un cambio en el perfil del cargo, el Director o jefe solicitante debe solicitar el ajuste a través de la actualización del Manual de Funciones.

6.2. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

Políticas de Vinculación

*No se hace discriminación por razones de sexo, partido político, religión, condición social, edad o raza.

*No se vinculará personal menor de edad.

*El personal masculino deberá tener definida su situación militar.

*No se tendrán en cuenta personas que no acrediten los títulos de formación académica y experiencia de trabajo requerida en el Manual de Funciones y Requisitos Mínimos de la entidad. En ningún caso se aceptarán personas indocumentadas.

*El proceso de selección será adelantado en forma objetiva con respecto de todas y cada una de sus etapas.

Definición de la Convocatoria

*Una vez la Dirección Administrativa haya definido los lineamientos de la convocatoria, esta debe ser preparada y aprobada por el Director o Jefe de Área, quien adicionalmente y junto con la Dirección Administrativa, debe definir las pruebas a aplicar y los tiempos de ejecución de las mismas.

*La convocatoria debe ser publicada en lugares y medios de fácil acceso al público, por lo menos con tres días hábiles de anticipación a la fecha de inscripción de los interesados.

*La Dirección Administrativa debe asegurar los recursos logísticos, técnicos y económicos necesarios para llevar adecuadamente el proceso de inscripción.

*La duración del proceso de inscripción no podrá ser inferior a dos días hábiles para lo cual la Dirección Administrativa definirá el horario en que se adelantará el mismo.

6.3. SELECCIÓN

6.3.1. Preselección de Candidatos

En esta fase se realiza un análisis de las hojas de vida de los inscritos en la convocatoria en función de los datos disponibles y teniendo en cuenta especialmente los siguientes criterios de selección:

a. Formación Académica

b. Experiencia relacionada y certificada

Estos dos criterios serán evaluados de acuerdo a lo establecido en el Manual de Funciones y requisitos vigente para la fecha de apertura de la convocatoria.

Una vez evaluados los documentos presentados por los candidatos inscritos, la Dirección Administrativa deberá emitir y publicar un listado de admitidos y rechazados para la aplicación de las pruebas psicotécnicas. En el listado de los candidatos rechazados se debe enunciar las causas por las cuales no fueron admitidos.

6.3.2. Aplicación Pruebas Psicotécnicas

Se aplican tipos de pruebas elegidas en función del perfil del cargo que se requiere cubrir. La mayoría de estas pruebas evalúan las competencias comportamentales, habilidades, inteligencia aptitudes y rasgos de personalidad de los candidatos; Estas pruebas permiten valorar aspectos subyacentes de las competencias difícilmente evaluables por otros medios.

Las pruebas psicológicas se definirán para cada cargo de acuerdo con el perfil, los requisitos y las competencias laborales requeridas.

Una vez valoradas las pruebas Psicotécnicas y previo aval del Director o Jefe de área solicitante, la Dirección Administrativa publicará, con la respectiva citación, el listado de resultados, identificando claramente los aspirantes admitidos a la prueba de conocimientos técnicos.

6.3.3. Aplicación prueba de conocimientos técnicos

*Las pruebas de conocimientos técnicos serán construidas a partir del Banco de Preguntas existentes en la entidad y con el acompañamiento del Director o Jefe de la dependencia a la cual esté adscrito el cargo.

*Las pruebas son de uso exclusivo de los funcionarios responsables del proceso de selección.

*TRANSMILENIO S.A podrá aplicar pruebas prácticas dentro de un proceso de selección bajo el criterio del Director o Jefe de área solicitante siempre y cuando hayan sido definidas en la convocatoria.

*Una vez valoradas las pruebas de conocimientos técnicos y previo aval del Director o Jefe de área solicitante, la Dirección Administrativa publicará con la respectiva citación, el listado de resultados, identificando claramente los aspirantes admitidos a la entrevista.

6.3.4. Entrevista

*La preparación de la entrevista será responsabilidad de la Dirección Administrativa y se realizará teniendo en cuenta el perfil, los requisitos y las competencias laborales requeridas.

*La realización de la entrevista estará a cargo del Director Administrativo o quien este delegue, el Director o Jefe del área solicitante o quien este delegue y preferiblemente contar con el acompañamiento de un profesional del área de psicología.

*Una vez valorada la entrevista por parte de los participantes y previo aval del Director o Jefe de área solicitante, la Dirección Administrativa publicará, el listado de resultados definitivos en orden de elegibilidad, identificando claramente los aspirantes que conforman el grupo de potenciales elegibles.

6.3.5. Verificación de referencias laborales

*Estará a cargo de la Dirección Administrativa a través del área de Talento Humano y deberá efectuarse con los certificados adjuntados en el proceso de inscripción por cada candidato que conforma el grupo de potenciales elegibles.

*La Dirección Administrativa deberá dejar un registro de la verificación de referencias laborales efectuadas.

6.3.6. Visita Domiciliaria

*Se efectuará una vez se ha definido el candidato que suplirá la vacante y su realización estará a cargo de la Dirección Administrativa.

*La visita domiciliaria deberá efectuarse previo a la firma del contrato por parte del candidato elegido.

*La visita domiciliaria solo aplica para las personas elegidas que no se encuentren vinculadas dentro de la planta de personal de la entidad.

6.4. VINCULACIÓN Y CONTRATACIÓN

El candidato seleccionado para proveer la vacante, deberá allegar los documentos expuestos en la tabla 1 del "Anexo 1 Enganche del Servidor Público en Transmilenio".

Nota: La falsedad en la información suministrada es causa de despido con justa causa.

No podrá ingresar a TRANSMILENIO S.A., quien cumpliendo los requisitos se hallare en cualquiera de las siguientes situaciones:

*Ser pensionado, salvo las excepciones de ley.

*Tener la edad de retiro forzoso determinado por la ley.

*Hallarse en interdicción penal o administrativa del ejercicio de los derechos y funciones públicas, lo cual se comprobará con los certificados expedidos por las autoridades competentes.

Los contratos de trabajo que se manejarán en TRANSMILENIO S.A. podrán ser:

*A término indefinido.

*A término fijo.

*Trabajadores de obra o labor determinada

6.4.1. Suscripción del Contrato de Trabajo

Ningún Trabajador Oficial entrará a ejercer su cargo sin haber firmado el respectivo contrato de trabajo que lo vincule y acredite como empleado de la entidad.

6.4.2. Afiliación del servidor público al Sistema General de Seguridad Social

Son deberes de TRANSMILENIO S.A., con relación al sistema de seguridad social:

*Inscribir en la Entidad Promotora de salud –EPS, Administradora de riesgos Profesionales ARP, Fondo de Pensiones y Cesantías –FPC, a todos sus funcionarios. La afiliación colectiva en ningún caso podrá coartar la libertad de elección del trabajador sobre la EPS y el FPC. A los cuales prefiera afiliarse.

*Pagar cumplidamente los aportes que sobre la nómina le corresponden.

*Descontar de los ingresos laborales las cotizaciones que corresponden a los funcionarios de la entidad.

*Girar oportunamente los aportes y las cotizaciones a EPS, ARP y FPC que corresponda.

*Informar las novedades laborales de sus funcionarios a las entidades a la cuales están afiliados, en materias tales como ingresos y sus cambios, las vinculaciones y retiros de los funcionarios. Así mismos informar a los funcionarios sobre las garantías y obligaciones que les asiste en el Sistema General de Seguridad Social.

*Informar a los trabajadores sobre los riesgos a los cuales están sometidos, sus efectos y las medidas preventivas correspondientes.

*Garantizar un ambiente laboral sano, que permita prevenir los riesgos de trabajo y enfermedad profesional, mediante la adopción de sistemas de seguridad industrial y la observancia de las normas de salud ocupacional y seguridad social.

Al ingresar como servidor público, el funcionario de TRANSMILENIO S.A., tiene las siguientes obligaciones frente al Sistema de seguridad social, estos son:

*Procurar el cuidado integral de su salud y la de su grupo familiar afiliado.

*Afiliarse con su familia al Sistema General de Seguridad Social.

*Suministrar información veraz, clara y completa sobre su estado de salud.

*Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de las instituciones y profesionales que le prestan atención en salud.

*Cuidar y hacer uso racional de los recursos, las instalaciones, la dotación, así como de los servicios y prestaciones sociales y laborales.

*Si el servidor viene cotizando deberá actualizar la información con los datos del nuevo empleador.

Derechos de los funcionarios con respecto al Plan Obligatorio de Salud

1. Atención de los servicios del Plan Obligatorio de Salud (POS): Atención de urgencias en todo el territorio nacional, consulta médica, hospitalización, cirugía, tratamientos generales, suministros de medicamentos genéricos, atención materno-infantil, planes complementarios y otros definidos en el régimen de beneficios.

2. Pago de subsidios por incapacidad, hospitalaria, ambulatoria, y licencia de maternidad.

3. Afiliar a su grupo familiar al POS (Plan Obligatorio de Salud).

4. Trasladarse de EPS o Fondo de Pensiones de acuerdo a los plazos y condiciones establecidos por las normas reglamentarias

5. Al momento de su vinculación laboral, es obligatorio que el servidor público se afilie al régimen de pensiones que más le convenga, para ello debe:

*Elegir la Administradora de Pensiones de su predilección y conveniencia.

*Diligenciar el formulario de afiliación y tramitarlo ante la entidad correspondiente.

El Plan Obligatorio de Salud POS cubre al trabajador afiliado y al siguiente grupo familiar (Decreto Reglamentario 806/98):

*Al cónyuge o compañera (o) permanente cuya unión sea superior a dos años y que no esté laborando.

*Hijos hasta los 25 años que dependan económicamente del trabajador. Los hijos que están entre los 18 y 25 años, deben ser estudiantes en Educación Formal, demostrando mínimo 20 horas semanales de intensidad horaria. Hijos hasta los 25 años que dependan económicamente del trabajador.

*Hijos de cualquier edad con incapacidad permanente.

*Hijos aportados a la unión que sean menores de 18 años o de cualquier edad con incapacidad permanente.

*A falta de cónyuge e hijos, los padres del cotizante que dependan económicamente de el.

Nota. La documentación requerida para la afiliación a la EPS del funcionario y su grupo familiar se encuentran estipulados en la tabla 2 del "Anexo 1 Selección y enganche del Servidor Público en Transmilenio S.A".

6.4.3. Afiliación del servidor público a la caja de compensación

Están obligados a afiliarse a una Caja de Compensación familiar, todos los empleadores que ocupen uno o más servidores públicos permanentes. El aporte equivale al 4% del monto de la respectiva nómina mensual de la empresa.

Nota. La documentación requerida para la afiliación a la caja de compensación familiar del funcionario y su grupo familiar se encuentra estipulado en la tabla 3 del "Anexo 1 Enganche del Servidor Público en Transmilenio S.A".

6.4.3.1. Subsidio Familiar

El subsidio familiar se cancela mensualmente y para tal efecto la Caja de Compensación remite a TRANSMILENIO S.A. una relación de trabajadores beneficiarios junto con el monto individual a pagar. El subsidio familiar se cancela mensualmente.

Para tener derecho a este subsidio el funcionario debe reunir los siguientes requisitos:

*Tener una remuneración que no sobrepase el límite de 4 veces el salario mínimo legal vigente.

*Tener a su cargo hijos legítimos o extramatrimoniales, adoptivos e hijastros hasta los 18 años, o hasta los 23 años, siempre y cuando sean estudiantes de educación superior.

*Tener a su cargo hermanos huérfanos de padres hasta la edad de 18 años, salvo que sean inválidos o que tengan disminución de la capacidad laboral hasta en un 60% en cuyo caso no opera el límite de edad.

*Tener a su cargo padres mayores de 60 años o aquellos que teniendo cualquier edad se hallen disminuidos en su capacidad laboral en un 60% y siempre que no perciban salario, sobre renta o pensión alguna.

Nota. La documentación requerida para acceder al subsidio familiar de acuerdo a los diferentes tipos de beneficiario, se encuentran estipulados en la tabla 4 del "Anexo 1 Selección y enganche del Servidor Público en Transmilenio S.A".

Cuando el funcionario no suministre oportunamente la documentación completa de su grupo familiar, TRANSMILENIO S.A. procede a inscribir inmediatamente al trabajador y luego adiciona previa presentación de los documentos por parte del trabajador, a su grupo familiar; en su momento se señala en el formato del mes que corresponda que se trata de una adición o modificación.

Las entidades del sistema indican en el momento de la recepción de las afiliaciones, las causales de devolución o de no aceptación. Éstas están relacionadas al respaldo del formulario de inscripción.

Fechas límite para la entrega de documentos a la Caja de Compensación

*Las novedades deben ser presentadas antes del día 10 de cada mes (inscripciones, adiciones, retiros, cambios salariales).

*La fecha límite de presentación de documentos es igualmente antes del 10 de cada mes, para que el 25 sean generados cheques de subsidio y tarjetas familiares.

*Todos los meses se recepcionan formatos, pero si la información es presentada después de la fecha límite, no se generarán cheques ni tarjetas el 25 del mismo mes, se generarán en el proceso del mes siguiente.

Nota: Es obligatorio por parte de Transmilenio S.A. afiliarse como empleador a la Caja de Compensación y a la Administradora de Riesgos Profesionales, realizando los correspondientes convenios o contratos con cada uno de ellos.

6.5. INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO

Proceso por el cual se guía al nuevo empleado hacia la incorporación e integración a la cultura de la entidad y a su puesto de trabajo durante el mes siguiente a su vinculación. Para cumplir esto se debe diseñar e implementar uno programa compuesto de tres etapas:

Primera etapa: Se proporciona información general y básica, mediante presentaciones con una duración aproximada de 30 minutos. Los temas tratados deben ser:

*Bienvenida de directivos o jefes de áreas a funcionarios nuevos.

*Historia de la empresa

*Filosofía y políticas de la empresa

*Misión, Visión y Objetivos Corporativos

*Código de ética empresarial (valores y principios)

*Proyección de la empresa

*Descripción del Sistema de Transporte TransMilenio

*Distribución Orgánica de la Planta de Personal

*Productos y/o servicios

*Sistema de Gestión de Calidad

*Sistema de Gestión Ambiental

*Notificación del Riesgo Ocupacional

*Socialización Programa de Salud Ocupacional de la Entidad

*Evaluación del Desempeño

*Planes de Desarrollo Institucionales y del Gobierno Distrital

*Reglamento Interno de Trabajo

*Condiciones de Contratación y plan de beneficios para el trabajador.

Adicionalmente, se deben tratar temas específicos para el cargo al cual fue admitido el servidor o empleado público, y por último un recorrido de tres horas por el Sistema TransMilenio.

Segunda etapa o Entrenamiento: En esta etapa el responsable es el jefe inmediato del empleado o a quien él / ella le delegue esa tarea. Es un proceso educativo a corto plazo, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades requeridas por el puesto. Se debe incluir una visita por el área para que el empleado la conozca, una sesión de preguntas y respuestas y presentaciones a los otros empleados. El jefe debe explicar con claridad las expectativas en el desempeño y las reglas específicas de trabajo en ese momento.

Tercera etapa: Implica la evaluación y seguimiento del desempeño del empleado en el cargo, y de su integración en el grupo de trabajo, lo cual esta a cargo del jefe inmediato y el área de talento humano debe asegurarse que esta etapa sea efectuada, al final del periodo de prueba. Al finalizar esta etapa el Jefe de área debe realizar el formato de evaluación en período de prueba, comunicarlo al evaluado y remitirlo al área de Talento Humano. Esta área debe tener en cuenta las recomendaciones efectuadas al funcionario mediante la preparación de actividades relacionadas con la gestión del talento humano que permitan una continuidad del proceso de adiestramiento y fortalecimiento de las competencias laborales.

7. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN POR COMPETENCIAS DEL SERVIDOR PÚBLICO EN TRANSMILENIO S.A.

TÍTULO: COMISIONES

CODIGO: P-A-RH-004

REVISIÓN: 1

FECHA 20-09-2007

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DEFINICIONES

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. NORMAS GENERALES

6.1. COMISIÓN DE SERVICIOS

6.2. COMISIÓN DE ESTUDIOS

6.3. COMISIÓN PARA ATENDER INVITACIONES

6.4. COMISIÓN AL EXTERIOR

6.5. COMPETENCIA PARA OTORGAR COMISIONES

6.6. LEGALIZACIÓN DE LA COMISIÓN

6.7. VIÁTICOS

6.8. OPORTUNIDAD EN EL TRÁMITE

6.9. REPORTE A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES

6.10. MODIFICACIÓN DE LA COMISIÓN

6.11. TABLA DE ACCIONES A SEGUIR PARA COMISIÓN DE SERVICIOS

7. PROCEDIMIENTO

8. TABLA DE FORMATOS

MODIFICACIONES

1. OBJETO

Establecer el procedimiento que permita conferir y tramitar comisiones de servicios y/o estudios al igual que atender invitaciones de Gobiernos Extranjeros, Organismos Internacionales o de Instituciones Privadas a los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A.

2. ALCANCE

Para conocimiento y aplicación del Gerente General, Subgerente General, Director Administrativo, Directores y Jefes de Oficina y Profesional Especializado de Talento Humano, y en general para todos los funcionarios de la entidad que adelanten algún tipo de comisión.

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Especializado de Talento Humano.

4. DEFINICIONES

COMISIÓN: Cuando un empleado por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

*Decreto 1950 del 24 de Septiembre de 1973

*Decreto 1666 del 28 de Junio de 1991

*Decreto 2197 del 3 de Diciembre de 1996

*Decreto 1050 del 10 de Abril de 1997

*Decreto 2400 del 13 de Agosto de 1997

*Resolución 280 del 12 de Diciembre de 2005

*Resolución 168 del 30 de Junio de 2006

6. NORMAS GENERALES

6.1. COMISIÓN DE SERVICIOS

*Es otorgada por el Gerente General o por quien delegue y tiene como objeto ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente a la sede del cago, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

*La comisión de servicios hace parte de los deberes de todo empleado, puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a la normatividad vigente. En el acto administrativo respectivo deberá indicarse su duración, que podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones de servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más, con excepción de los empleos que tengan funciones específicas de inspección y vigilancia. Están prohibidas las comisiones de servicios de carácter permanente.

6.2. COMISIÓN DE ESTUDIOS

*Es otorgada por el Gerente General o por quien delegue y sólo se podrán conferir para recibir capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo de que se es titular, o en relación con los servicios a cargo del organismo donde se halle vinculado el empleado.

*Las solicitudes de comisión de estudios que se presenten ante la Gerencia General deberán incluir una justificación expedida por el jefe inmediato en la cual se precise la relación existente entre las funciones desempeñadas por el solicitante y el contenido de la capacitación solicitada.

*Se podrá conferir comisión de estudios en el exterior al servidor público que tenga por lo menos un (1) año continuo de servicio en la entidad, para tal efecto, además de las autorización respectiva, deberán cumplirse los siguientes requisitos, sin excepción:

Ø. Convenio mediante el cual el comisionado se compromete a prestar sus servicios a la entidad por el doble del tiempo de duración de la comisión.

Ø. Póliza de Garantía de cumplimiento por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el cincuenta por ciento (50%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los sueldos que el funcionario pueda devengar durante el transcurso de su permanencia en el exterior.

Ø. El plazo de la comisión de estudios no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, debidamente acreditada con los certificados del respectivo Centro Académico.

Ø. Cuando se trate de obtener título académico de especialización científica, maestría o doctorados, la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el inciso anterior.

Ø. Cuando se trate de beca otorgada por el ICETEX, a la solicitud de autorización de comisión de estudios en el exterior deberá acompañarse concepto favorable del Icetex.

Ø. En ninguna comisión de estudios al interior o exterior del país, podrá reconocerse viáticos.

Ø. En ninguna comisión de estudios en el exterior podrán reconocerse viáticos.

Ø. El Gobierno Nacional o Distrital o el Gerente General podrán revocar en cualquier momento la comisión y exigir que el funcionario reasuma las funciones de su empleo, cuando por cualquier medio aparezca demostrado que el rendimiento en el estudio, la asistencia o la disciplina no son satisfactorios, o se han incumplido las obligaciones pactadas. En este caso el empleado deberá reintegrarse a sus funciones en el plazo que le sea señalado y prestar sus servicios conforme a lo dispuesto en el artículo 86 del Decreto 1950 de 1973, so pena de hacerse efectiva la caución y sin perjuicio de las medidas administrativas y las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

6.3. COMISIÓN PARA ATENDER INVITACIONES

*Las comisiones para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos internacionales o entidades particulares, sólo podrán ser aceptadas previa autorización del Gobierno Nacional y conforme a las disposiciones legales vigentes e instrucciones que imparta el mismo Gobierno.

*Para tramitar comisiones para atender invitaciones se deberá iniciar el trámite con por lo menos treinta (30) días de antelación a la fecha de iniciación de la comisión, adjuntando la invitación correspondiente, información sobre la naturaleza del organismo que invita, la discriminación de los gastos que serán sufragados como consecuencia de la invitación y el beneficio que reporta para la entidad la asistencia al evento.

6.4. COMISIÓN AL EXTERIOR

Para otorgar comisiones al exterior, está facultado el Gerente General o quien este delegue y podrán darse en los siguientes casos:

Comisión de Servicios:

1. Para tramitar o negociar asuntos que a juicio del Gobierno Nacional revistan especial interés para el país.

2. Para suscribir convenios o acuerdos con otros gobiernos u organismos internacionales.

*Comisión de Estudios: El objeto de las mismas deberá guardar relación con los fines de la entidad o con las funciones inherentes al cargo que desempeña el servidor público.

*El término de la comisión al exterior será el estrictamente necesario para el cumplimiento del objeto, más un día de ida y otro de regreso, a menos que quien autoriza la comisión considere que estos no son suficientes para el desplazamiento, en cuyo caso podrá autorizar el término mínimo que considere necesario.

6.5. COMPETENCIA PARA OTORGAR COMISIONES

*Las comisiones al interior o exterior del país serán conferidas por el Gerente General, o por quien haya recibido delegación para ello.

*Las comisiones para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos internacionales o entidades particulares solo podrán ser aceptadas previa autorización del Gobierno Nacional. Así mismo, no podrán conferirse comisiones al interior ni al exterior cuyos gastos sean sufragados por particulares que tengan interés directo o indirecto en la gestión.

6.6. LEGALIZACIÓN DE LA COMISIÓN

*La legalización de la comisión deberá hacerse dentro de los CINCO (05) días hábiles siguientes al cumplimiento de la misma. Si el interesado no presenta la legalización dentro del término estipulado, la Dirección Administrativa procederá a efectuar el descuento del valor del avance no legalizado por nómina. También informará por escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia.

*Una vez finalizada la comisión se debe entregar el "Formato de Legalización R-A-RH-045" debidamente diligenciado y firmado ante la Dirección Administrativa con los siguientes soportes:

*Informe detallado sobre las actividades desplegadas en desarrollo de la comisión, indicando los mecanismos a través de los cuales, puede desarrollar el proceso de retroalimentación al interior de la empresa; en especial si corresponde a Comisión de Estudios.

*Certificado de participación de la entidad Organizadora o Certificado de Permanencia (Formato R-A-RH-049) tramitado por el despacho o entidad competente en la ciudad o país en la cual se realizó la comisión.

*Carátula del tiquete aéreo o pasabordos, o los recibos correspondientes para el caso de desplazamientos terrestres.

*Cuando se hayan ordenado gastos de viaje adicionales, se haya suspendido la comisión o la misma no se haya realizado, deberá hacerse el reintegro de los valores correspondientes a la Tesorería, dentro de los cinco (5) días siguientes a su regreso o al recibo del dinero.

*Cuando el funcionario comisionado se desplace en vehículo oficial, el conductor deberá anexar para la legalización de su comisión, los recibos de peaje, gasolina y demás gastos que eventual y extraordinariamente deba cubrir y que guarden relación directa con la movilización del vehículo para el cumplimiento de la comisión.

*Al terminar la comisión de estudios el funcionario debe presentarse ante el Jefe respectivo, dejando constancia escrita. La entidad tiene 30 días para reincorporarlo.

Nota: No podrá tramitarse el pago de nuevas comisiones a servidores públicos que no hayan legalizado comisiones anteriores.

6.7. VIATICOS

Se establece como escala de viáticos para los empleados de TRANSMILENIO S.A. que deban cumplir comisión en el interior y en el exterior del País, la que determine anualmente la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de las directrices del Gobierno Nacional para todas las entidades del Estado.

6.7.1. Alcance los Viáticos

Los viáticos estarán destinados a proporcionarle al empleado manutención y alojamiento. No habrá lugar al pago de viáticos o su pago se autorizará en forma proporcional, a criterio de la Entidad y con fundamento en los aspectos previstos en la Resolución 280 del 12 de Diciembre de 2005 o por la que la modifique o derogue y el presente procedimiento, en el caso de otorgamiento de comisiones de servicio para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, los gastos para manutención y alojamiento o para cualquiera de ellos fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad.

6.7.2. Liquidación de Viáticos

*Para determinar el valor de los viáticos, se tendrá en cuenta la asignación básica y los gastos de representación que correspondan al cargo del funcionario comisionado.

*Sólo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo; si no se requiere pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado.

*Para liquidar viáticos proporcionales se tendrán en cuenta las disposiciones vigentes al respecto.

6.7.3. Gastos de Transporte

*Todo acto administrativo que ordena una comisión deberá señalar la clase de transporte requerido para su cumplimiento.

*Por política de austeridad cuando se requieran tiquetes aéreos, éstos deberán ser autorizados en clase económica, de conformidad con la Resolución 168 del 30 de Junio de 2006" Por medio de la cual se adoptan Políticas de Austeridad en la Empresa".

*Cuando sea necesario utilizar transporte terrestre, el valor del gasto se reconocerá tomando como base, el certificado sobre el valor del pasaje, expedido por la entidad transportadora o con fundamento en los respectivos tiquetes.

*En ningún caso se reconocerán gastos de transporte urbano o local, ni el de transporte entre los aeropuertos y las ciudades o viceversa, tampoco se reconocerán los impuestos o tasas aeroportuarias; éstos se encuentran incluidos en la tarifa diaria de viáticos establecida.

6.8. OPORTUNIDAD EN EL TRÁMITE

Para el trámite oportuno de todas las comisiones, el servidor público interesado, gestionará la aprobación por parte del Gerente General y el Jefe Inmediato el Formato de Solicitud de Comisión R-A-RH-026 y lo entregará a la Dirección Administrativa, teniendo en cuenta los plazos que se describen a continuación:

*Para comisiones del Gerente General, que requieran autorización del Ministerio del Interior, se solicitará con mínimo cuarenta y cinco (45) días calendario de anticipación y para comisiones que no requieren autorización, con treinta (30) días calendario de anticipación.

*Para comisiones de los restantes servidores públicos de la entidad, se solicitarán con mínimo treinta (30) días calendario de anticipación en caso de requerir autorización del Ministerio del Interior, de lo contrario, con veinte (20) días calendario de anticipación.

6.9. REPORTE A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES

La situación administrativa correspondiente a una comisión, deberá reportarse por parte de Talento Humano, a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) de la empresa, para que sean registrados los aspectos relacionados con la protección laboral del trabajador.

6.10. MODIFICACIONES DE LA COMISIÓN

Cuando por necesidades del servicio, la comisión sea modificada en sus fechas o no se cumpla, será necesario expedir una resolución motivada aclaratoria o revocatoria, según el caso, la cual explicará en las consideraciones los antecedentes respectivos a la situación presentada. Si se trata de ampliación del plazo de la misma, el acto administrativo deberá expedirse antes de la finalización del inicialmente autorizado.

6.11. TABLA DE ACCIONES A SEGUIR, SEGÚN CASO, PARA COMISIÓN DE SERVICIOS

7. PROCEDIMIENTO