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  Decreto 302 de 1994 Alcalde Mayor
 
  Fecha de Expedición: 27/05/1994  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 21/07/1994  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 861 de Julio 21 de 1994  


 
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DECRETO 302 DE 1994

(Mayo 27)

Por el cual se organiza el Sistema y la Unidad de Control Interno y se conforma el Comité Coordinador del Sistema en los Fondos de Desarrollo Local de Santafé de Bogotá, Distrito Capital.

EL ALCALDE MAYOR DE SANTAFE DE BOGOTA, D.C.

En su calidad de Representante Legal de los Fondos de Desarrollo Local, y en uso de las atribuciones conferidas por los artículos 92 y 114 a 117, del Decreto-Ley 1421 de 1993 y la Ley No. 87 de 1993, y

CONSIDERANDO

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política disponen que en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que dispone la ley.

Que el artículo 5 de la Ley No. 87 sancionada el 29 de noviembre de 1993 "por el cual se establecen las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado, dispuso que la misma se aplicará a todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles así como (...) en los Fondos de origen presupuestal".

Que el Decreto-Ley 1421 de 1993, Estatuto Orgánico de Santafé de Bogotá, dispuso que en cada una de las localidades en las que se divide territorialmente el Distrito Capital, habrá un Fondo de Desarrollo con personería jurídica y patrimonio propio.

Que el artículo 92 del Decreto-Ley 1421 de 1993 dispuso que el Alcalde Mayor de Santafé de Bogotá será el representante legal de los Fondos de Desarrollo Local y ordenador de sus gastos.

Que el Alcalde Mayor, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y, en especial de las que le confieren los artículos 40 y 92 del Decreto - Ley 1421 de 1993, podrá delegar en los Alcaldes Locales algunas de sus funciones según lo dispuesto en los Decretos Distritales 698 de 1993 y 050 de 1994.

Que siendo los Fondos de Desarrollo Local órganos de carácter público que deben ser vigilados en su gestión fiscal, corresponde al Alcalde Mayor la responsabilidad de la implantación del Sistema de Control Interno y el ejercicio de la Auditorías Internas en éstos con el fin de salvaguardar sus bienes, garantizar la exactitud y veracidad de la información, promover la eficiencia de las operaciones y cumplir las políticas de la administración.

Que los Fondos de Desarrollo Local de Distrito Capital deben organizar la Unidad de Control Interno y Auditoría Interna entre otras funciones principales, la evaluación objetiva e independiente de los procedimientos y controles administrativos.

Ver el Decreto Distrital 1083 de 1998

DECRETA.

CAPITULO I

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ARTICULO  1. DEFINICION. En desarrollo de lo dispuesto en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, los artículos 114 a 117 del Decreto-Ley 1421 de 1993 y la Ley No. 87 de 1.993, se define el Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales, legales y distritales vigentes dentro de las políticas trazadas por el Representante Legal y en atención a las metas u objetivos previstos.

ARTICULO 2. OBJETIVOS. En desarrollo de lo dispuesto por los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, la Ley No. 87 de 1,.993 establece, como objetivos del sistema de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, los siguientes:

a. Proteger los recursos de los Fondos de Desarrollo Local, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

b. Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de su misión institucional.

c. Velar porque todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de los Fondos de Desarrollo Local.

d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión local.

e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.

g. Garantizar que el Sistema de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local, disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.

h. Velar porque los Fondos dispongan de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

ARTICULO  3.- CAMPO DE APLICACIÓN. El Sistema de Control Interno definido en el presente Decreto, se aplicará a la administración local, integrada por los despachos de los Alcaldes Locales y los Fondos de Desarrollo Local.

ARTICULO 4.- CARACTERISTICA. Son características del Sistema de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 114 a 117 del Decreto-Ley 1421 de 1993 y la Ley No. 87 de 1993, las siguientes:

a. El Sistema de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones existentes adoptados por los Fondos

b. Corresponde al Alcalde Mayor, en su calidad de Representante Legal de los Fondos de Desarrollo Local, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de los Fondos.

c. En cada localidad el correspondiente Alcalde Local es el responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de Control interno ante el Alcalde Mayor, de conformidad con los niveles de autoridad establecidos por la normas legales y distritales en los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital.

d. La Unidad de Control Interno, o quien haga sus veces, es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de los Fondos y proponer al Representante Legal, o su delegado, las recomendaciones para mejorarlo.

e. Todas las transacciones de los Fondos deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros, que deban ser presentados al Alcalde Mayor o su delegado.

ARTICULO  5. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL DEL DISTRITO CAPITAL. Es responsabilidad del Alcalde Mayor en su calidad de Representante Legal de los Fondos de Desarrollo Local implementar, por lo menos, los siguientes aspectos para orientar la aplicación del sistema de Control Interno de los Fondos.

a. Establecer los objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios.

b. Definir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.

c. Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

d. Delimitar con precisión la autoridad y los niveles de responsabilidad.

e. Adoptar las normas para la protección y utilización racional de los recursos.

f. Administrar el personal de los Fondos de Desarrollo Local conforme a un sistema de méritos y sanciones.

g. Aplicar las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno.

h. Establecer los mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades.

i. Establecer sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.

j. Organizar los métodos de información que faciliten la gestión y el control.

k. Establecer programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personas de los Fondos.

l. Simplificar y actualizar las normas y procedimientos.

ARTICULOS 6.- PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL DEL DISTRITO CAPITAL. La organización y los procedimientos de Control Interno en los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital se diseñarán y aplicarán fundamentados en los siguientes principios:

a. Integridad: Se establecerá en cada Fondo de Desarrollo Local, cubriendo sus áreas, actividades, y los recursos de los que éste disponga.

b. Obligatoriedad: Las normas y procedimientos serán adoptados mediante disposición de carácter obligatorio.

c. Continuidad: El Sistema de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local, funcionará en forma continua y permanente, sin excepción alguna.

d. Complementariedad: Los métodos y procedimientos deben adoptarse con un criterio de complementariedad en relación con la gestión administrativa de tal manera que no dificulten, retrasen o demoren la marcha de ésta. Se tendrá en cuenta lo dispuesto por el artículo 84 de la Constitución Política, según el cual, cuando un derecho o una actividad haya sido reglamentados de manera general, las autoridades no pueden establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales para su ejercicio.

e. Perfectibilidad: Las autoridades locales y distritales deben propender por el continuo perfeccionamiento de la organización, métodos y procedimientos de Control Interno para actualizar permanentemente su capacidad de respuesta.

f. Eficacia y Economía: Las intervenciones de Control Interno deben ser las misma indispensables para obtener los resultados esperados a un costo razonable.

g. Planeación oportunidad e integridad de los resultados: Las actividades de Control Interno deben obedecer a un programa que contemple la producción oportuna de los resultados y decisiones que a él corresponden.

ARTICULO  7. RESPONSABILIDAD DE CONTROL INTERNO DE LOS FONDO DE DESARROLLO LOCAL DEL DISTRITO CAPITAL. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local de Distrito Capital, será responsabilidad del Alcalde Mayor en su condición de Representante Legal de estos. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios dispuestos en las localidades, de conformidad con las tareas, competencias y recursos que les han sido asignados, denominándose autocontrol. También corresponderá ejercer el Control Interno al superior Jerárquico inmediato de cada servidor, bajo la denominación de control jerárquico.

El Control Interno institucional será ejercido por la administración y por la unidad que por este Decreto se establece.

CAPITULO II

CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL DE SANTAFE DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL

ARTICULO  8.- COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL DEL DISTRITO CAPITAL. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 13 de la Ley No. 87 de 1993, la Alcaldía Mayor debe establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de los Fondos de Desarrollo Local.

ARTICULO  9. DEFINICION DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL DEL DISTRITO CAPITAL. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel directivo, encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la administración en el continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

ARTICULO 10. DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL DE DISTRITO CAPITAL. La Unidad Asesora de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital se integrará con los funcionarios que, para el efecto, designe el Alcalde Mayor de conformidad con lo dispuesto en el inciso 1 del artículo 93 del Decreto-Ley 1421 de 1993.

PARAGRAFO 1.- Para el examen y evaluación de la eficiencia, eficacia y economía de la gestión realizada por los Fondos de Desarrollo Local, el Alcalde Mayor podrá celebrar convenios interadministrativos o contratar con empresas privadas colombianas de reconocida capacidad y experiencia, de conformidad con lo previsto en el artículo 7 de la Ley No. 87 de 1993.

PARAGRAFO 2. Como mecanismos de evaluación y verificación de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local, se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

ARTICULO 11. OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO. El objetivo principal de la Unidad de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local, es ayudar a la administración de los Fondos a alcanzar sus objetivos, proporcionándole información a la administración local, al Alcalde Mayor, mediante análisis, apreciaciones y recomendaciones relacionada con las obligaciones y metas de su gestión, a través del desarrollo de exámenes, de la ejecución de programas de auditoría y la evaluación y determinación de la eficiencia del Control Interno.

La Unidad de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, desarrolla una función asesora. Por lo tanto no intervendrá ni efectuará cambios en los procedimientos y operaciones de los Fondos, sino que hará recomendaciones al Alcalde Mayor. Además, su labor será la de análisis, revisiones, evaluaciones, auditorias de carácter independiente y objetivas de las actividades existentes, reportando los hechos y resultados encontrados por medio de informes al Alcalde Mayor, o su delegado, y si lo considera necesario, recomendará cambios u otras medidas que salvaguarden los bienes del Fondo de Desarrollo Local.

Por lo tanto son objetivos de la Unidad de Control Interno los siguientes:

a) Realizar el autocontrol del sistema de Control Interno mediante el ejercicio de las auditorías técnicas, aplicando para esto las auditorías operativa, financiera, de sistemas y de recursos humanos, el autocontrol de gestión y resultados.

b) Fomentar la modernización y la eficiencia de la administración de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, estableciendo recomendaciones tendientes a prevenir las prácticas contrarias al principio de moralidad, combatir la ineficiencia y dar transparencia a la toma de sus decisiones.

c) Motivar y responsabilizar a los funcionarios de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital de la vigilancia de su gestión y de sus procedimientos y que den cuenta de sus actuaciones al Alcalde Mayor en su condición de Representante Legal, al Alcalde Local y a la ciudadanía en General.

d) Desarrollar procesos permanentes, continuos y flexibles que lleven a recomendar modificaciones a la organización y funcionamiento de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital con la participación de los propios funcionarios.

e) Desarrollar el sistema de Control Integral de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital.

ARTICULO 12. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO. La Unidad de Control Interno ejercerá las actividades de Auditoría a nivel interno propias de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, las cuales se entienden como la evaluación permanente e independiente del Sistema de Control Interno, soportado por Manuales, calificando si opera efectiva y eficientemente. Básicamente su función se constituye en el autocontrol encargado de la medición y evaluación de los controles financieros, administrativos, de gestión y de resultados.

La Unidad de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital tendrá a su cargo el desarrollo de las siguientes funciones:

1. Diseñar y ejecutar un Plan General de Auditoría a través de Manuales de Auditoría Interna, los cuales deben contemplar la revisión de todas las operaciones, procedimientos y áreas funcionales de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital.

2. Elaborar y presentar informes generales e individuales sobre los resultados de las Auditorías, exámenes y evaluaciones realizadas incluyendo los comentarios, críticas, sugerencias, observaciones y conclusiones sobre los procedimientos y actividades de la administración.

3. Evaluar los Sistemas de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, presentando los respectivos memorandos de recomendaciones con el fin de aumentar su eficiencia y eficacia.

4. Revisar y evaluar la suficiencia, solidez y aplicabilidad de los controles de los Fondos, la efectividad y economía de dichos controles; el grado de cumplimiento de las políticas, planes y procedimientos establecidos; la medida en que los activos se encuentren contabilizados y protegidos; la suficiencia y confiabilidad de la información; la calidad del desempeño de los funcionarios de la entidad mediante el establecimiento de propiciar medidas de seguridad y control en los diferentes procedimientos y manuales.

5. Soportar y evidenciar el desarrollo de sus exámenes, evaluaciones, auditorías, revisiones y verificaciones mediante el adecuado diseño de papeles de trabajo.

6. Colaborar y facilitar la labor de los organismos de vigilancia y control como la Personería, Veeduría, y Contraloría Distrital, Departamento de Planeación Distrital y el Concejo Distrital, mediante la rendición de los informes respectivos, el suministro oportuno de documentos y papeles de trabajo.

7. Proyectar informes al Representante Legal, o su delegado, de los Fondos, con el fin de tratar hechos o debilidades presentadas en la ejecución de procedimientos administrativos que impliquen un riesgo relevante para los activos de la entidad.

8. Recibir y tramitar oportunamente las quejas, reclamos y sugerencia de los ciudadanos sobre casos de ineficiencia e inmoralidad de los funcionarios públicos, adelantando las respectivas averiguaciones e investigaciones de carácter administrativo sobre las denuncias presentadas conforme a los procedimientos legales, informando al Alcalde Mayor, o su delegado, sobre el desarrollo de las mismas.

9. Practicar auditorías internas selectivas en las áreas, procedimientos y actividades que considere necesarios. Determinar, en cada uno de los procedimientos desarrollados al interior de los Fondos de Desarrollo Local, aspectos como: Mejores métodos y medidas de seguridad y control, incrementar niveles de eficiencia mediante un mejor aprovechamiento del recurso humano, proporcionando mejores niveles de capacitación en los funcionarios de los Fondos.

10. Efectuar el seguimiento y determinar el grado en que la administración local ha implementado y aceptado las recomendaciones, sugerencias, observaciones, conclusiones y críticas.

11. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de los Fondos de Desarrollo Local.

12. Velar por la difusión y el cumplimiento de las normas de control Interno de los Fondos de Desarrollo Local así como las relacionadas con la Auditoría Interna, mediante el estudio de formas, documentos, requisitos para hacer más ágil la normatividad contemplada en el respectivo manual.

13. Programar periódicamente cursos de capacitación al personal de los Fondos de Desarrollo Local, en las áreas de Control Interno y Auditoría Interna.

14. Aplicar los controles financiero, operativo y de gestión para determinar la razonabilidad de la información, incrementar los niveles de eficiencia mediante el estudio y evaluación de los informes estadísticos determinando sus críticas y análisis correspondientes.

15. Establecer en forma periódica y sistemática, cuál es el resultado de las actividades de los fondos de Desarrollo Local, evaluando responsabilidades y apoyando la proyección de acciones, para que la gestión local pueda mejorarse.

16. Desarrollar el proceso mediante el cual se asegura el empleo eficaz y eficiente de los recursos en el cumplimiento de los objetivos de los Fondos, calificando la acciones sobre la base de la eficacia y la eficiencia administrativa.

17. Evaluar el conjunto de información contable, financiera, estadística, operativa y económica que se elabore en los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital para garantizar su utilización en la orientación de las actividades y apoyo para la toma de decisiones.

18. Analizar el Control Interno para llegar a resultados operacionales y de control efectivo, para determinar el desempeño de los Fondos utilizando indicadores, estadísticas, tableros de mando para que se puedan definir políticas estrategias a corto, mediano y largo plazo.

19. Determinar que todos los actos, operaciones, compromisos, gastos y costos se ajusten a las leyes y reglamentos vigentes.

20. Determinar que todas las operaciones de ingresos, gastos y movimientos económicos sean registrados, controlados e informados a través de los distintos informes o estados financieros y estadísticos.

21. Analizar si se están aplicando adecuadamente los sistemas de delegación de funciones o autorizaciones específicas por parte de los funcionarios puestos a disposición de los Fondos de Desarrollo Local, y así determinar el grado de autoridad y responsabilidad de los mismos.

22. Revisar, evaluar, mantener y controlar los manuales a fin de propiciar críticas constructivas a la administración local.

23. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local de Distrito Capital.

24. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de los Fondos se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

25. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de los Fondos estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

26. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas políticas y procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de los Fondos y recomendar los ajustes necesarios.

27. Servir de apoyo al Alcalde Mayor y a los Alcaldes Locales en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados.

28. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de los Fondos y recomendar los correctivos que sean necesarios.

29. Fomentar en todos los Fondos la formación de una cultura que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

30. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en el desarrollo de los mandatos constitucionales, legales y distritales diseñen los Fondos de Desarrollo Local.

31. Mantener permanentemente informados al Alcalde Mayor y a los Alcaldes Locales acerca del estado del Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local, dando cuanto de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

32. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas.

33. Las demás funciones compatibles con su autonomía y naturaleza asesora, que determine el Alcalde Mayor en su condición de Representante Legal de los Fondos de Desarrollo Local.

PARAGRAFO. En ningún caso, podrá la Unidad de Control Interno participar en los procedimientos administrativos de los Fondos de Desarrollo Local, a través de autorizaciones o refrendaciones.

ARTICULO 13.- DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO.

La Unidad de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local tiene una función asesora a nivel de la Alcaldía Mayor de conformidad con la Ley de Control Interno.

El propósito de la Unidad de Control Interno es:

1. Garantizar la imparcialidad, objetividad, independencia y buen juicio durante la evaluación integral del Sistema de Control Interno de los Fondos y la presentación de los informes respectivos.

2. Asegurar la colaboración de todo el personal de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital durante la realización de los exámenes, evaluaciones y auditorías, especialmente en lo relacionado con la presentación de los documentos e informes requeridos y la disposición de tiempo para las demás actividades pertinentes, garantizando de esta forma el máximo alcance y oportunidad en la actividad de auditoría interna.

3. Ser soporte adecuado de apoyo en las labores adelantadas y brindar la confiabilidad necesaria a los organismos internos y externos de control de cualquier índole, los cuales teniendo en cuenta el nivel de la Unidad, se apoyarán en sus papeles de trabajo.

La Unidad de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital y en cumplimiento de los programas de Auditoría, el Director y los auditores delegados tendrán acceso a todas las fuentes de información distrital, archivos físicos y magnéticos, libros, actas y demás similares, para que sean verificados los bienes y recursos.

En el manejo de esta información se guardará la debida discreción y se cumplirán estrictamente las disposiciones sobre reserva documental.

ARTICULO 14.- CARACTERISTICAS Y CONDICIONES DE LAS LABORES DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION. Para el adecuado desarrollo del Sistema de Control Interno, la Unidad de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local deberá obedecer a las siguientes características y condiciones:

1. Autonomía e independencia funcional de todas las operaciones de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital.

2. Alta capacidad técnica y recursos humanos, técnicos y operativos suficientes en calidad y cantidad.

3. No intervenir en la gestión de las dependencias. No ser copartícipe de las decisiones administrativas y/o técnicas. Solamente emitirá recomendaciones de este sentido.

4. Emplear técnicas modernas de auditorías, sujetarse y aplicar las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, los principios, normas y leyes que sobre la materia expida la autoridad competente.

5. Régimen completo para acceder a toda la información, documentos registros, bienes y personal de los Fondos de Desarrollo del Distrito Capital, con el fin de garantizar la oportunidad y alcance integro de la función de la Unidad.

6. Previamente presentará al Representante Legal o su delegado, un plan general de Auditoría.

ARTICULO 15.- ENFOQUE Y ACTUACION DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO. La Unidad de control Interno actuará en forma autónoma en procura de evaluar los objetivos y el cumplimiento de la Misión Institucional de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital.

Como resultado de que el Sistema de Control Interno en los Fondos de Desarrollo Local de Distrito Capital se halla en fase de implementación y organización por medio de manuales, la Unidad de Control Interno enfocará sus acciones principalmente hacia cuatro áreas:

1. Planeación, como instrumento que guía las acciones a desarrollar por parte de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, especialmente de la Alcaldía Mayor, la programación de las mencionadas actividades y su ejecución.

2. El desarrollo de los aspectos funcionales, organizativos, procedimentales y de información.

3. El cumplimiento de las Normas reguladoras de acción de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, así como los procedimientos, ordenes administrativas e instrucciones.

4. La adecuada seguridad y la utilización eficiente y económica de los recursos físicos, financieros, humanos y de información existentes y futuros.

ARTICULO 16. COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL DEL DISTRITO CAPITAL. Como cuerpo asesor de la materia, se constituye un Comité de Auditoría Interna integrado por los siguientes funcionarios:

- El Alcalde Mayor, o su delegado;

- El Secretario de Gobierno, o su delegado;

- Un Representante de los Alcaldes Locales, designado por el Alcalde Mayor.

- Los demás funcionarios y los particulares que, a juicio del Alcalde Mayor y de los miembros del Comité, de acuerdo con los asuntos a tratar, deban ser convocados.

a. Elaborar programas de Auditoría Interna que señalen a objetivos, alcance y oportunidad de las pruebas a realizar.

b. Conocer la organización, el funcionamiento, las prácticas y resultados de control Interno en los Fondos de Desarrollo local.

c. Analizar y conceptuar acerca de las prácticas de Control Interno en los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital, sobre la metodología y efectos de las normas que regulan esta actividad y presentar a la Unidad de Control Interno su opinión y sugerencias mediante la descripción de procedimientos alternativos.

d. Emitir conceptos para el Alcalde Mayor sobre las modificaciones que se deben introducir en los Fondos y metodología de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital.

e. Analizar los resultados de la pruebas de auditoría y conceptuar sobre las conclusiones y recomendaciones que en ello se fundamenten.

f. Conceptuar sobre las necesidades de contratación de personal especializado para la práctica de pruebas de auditoría en temas específicos.

ARTICULO 17. PROGRAMACION DE LA AUDITORIAS: La Unidad de Control Interno de los Fondos de Desarrollo Local elaborará un programa de auditoría, el cual contendrá la planeación precisa y clara del examen que va a cumplir de acuerdo con los métodos y procedimientos elegidos e incluyendo el cronograma a desarrollar junto con los funcionarios que van cumplir la labor.

Para cada evaluación la auditoría elaborará un programa específico que contenga las previsiones para las siguientes fases:

1. Estudio preliminar;

2. Revisión de objetivos, políticas y normas;

3. Revisión y evaluación del Control Interno de los Fondos de Local del Distrito Capital;

4. Examen detallado de áreas críticas mediante la ejecución de pruebas, inspecciones, circulización, arqueos, etc;

5. Evaluación de las evidencias obtenidas;

6. Elaboración de informes de la auditoría efectuada;

7. Seguimiento a las recomendaciones.

ARTICULO 18.- INFORMES DE AUDITORIA. Los informes de auditoría de la Unidad de Control Interno tiene como finalidad proporcionar al Alcalde Mayor, un conocimiento permanente, oportuno y completo acerca del funcionamiento de todas y cada una de las áreas de servicios, oficinas y dependencias y del estado de los planes y programas, para que cuenten con los elementos de juicio que les permitan evaluar la actividad administrativa, sus resultados y efectividad de los mismos.

Los informes de auditoría se presentarán de conformidad con las normas de aceptación general, cubriendo los siguientes requerimientos mínimos:

A. Deben exponer los hechos, un análisis de los mismos, las conclusiones y recomendaciones para su aplicación adecuada.

B. Para su óptima presentación y utilidad en la elaboración de los informes de auditoría se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

1. Debe ser completo, claro, conciso y referido concretamente a la materia que se quiere mostrar.

2. Se redactará utilizando un lenguaje simple, ágil y preciso.

3. Describirá concretamente las situaciones, hechos o procedimientos aplicados o ejecutados en desarrollo de la vigencia y estará sustentado con los documentos y evidencias obtenidas en el ejercicio del control fiscal.

4. Solamente se incluirán los hechos demostrables, evitando afirmaciones o aseveraciones que no puedan comprobarse o verificarse objetivamente.

5. Se presentará correctamente desde el punto de vista gramatical y libre de enmendaduras.

6. Se evitará incluir datos y documentos que no tengan relación directa con el tema del informe.

7. Los datos se respaldarán en lo posible con gráficas, cuadros y tablas que se explicarán en el texto para que su significado sea accesible.

8. Se indicarán las fuentes de todos los datos para que el informe tenga sentido en cualquier época que sea consultado.

9. Los informes de auditoría se presentarán nítida y organizadamente.

ARTICULO 19. METODOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: El equipo de trabajo encargado de proyectar los flujos, métodos y procedimientos operativos de la administración distrital deberá hacer un levantamiento de todos los proceso que se encuentren en ejecución y propondrá la actualización acorde con los principios constitucionales de eficiencia, economía, agilidad, publicidad e imparcialidad.

La adopción de nuevos procedimientos se efectuará después de que este equipo de trabajo adelante los estudios y formule las correspondientes recomendaciones.

ARTICULO 20. UNIDAD ASESORA DE CONTROL INTERNO. De conformidad con lo dispuesto por los artículos 7o. de la Ley 87 de 1993 y 10 del presente Decreto, el Alcalde Mayor podrá contratar la organización del Sistema de Control Interno, incluyendo dentro de éste, las funciones dispuestas por la legislación vigente para la Unidad Asesora de Control Interno, la cual tendrá el periodo definido en el respectivo convenio o contrato, según sea el caso.

ARTICULO  21. MANUALES. Como parte integral del Sistema de Control Interno el Alcalde Mayor expedirá, mediante Resolución, los Manuales de Funciones, Procedimientos y Contratación que han de ser aplicados en los Fondos de Desarrollo Local.

ARTICULO 22. VIGENCIA. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLICASE Y CUMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá, D.C.

JAIME CASTRO

HERMAN ARIAS GAVIRIA

Alcalde Mayor

Secretario de Gobierno

ALEJANDRO GAMBOA ALDER

Secretario General

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 861 de Julio 21 de 1994

 
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