RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Octubre 3)

Derogada por el art. 3, Resolución 1226 de 2016.

"Por medio de la cual se adopta el Manual de Interventoria de Contratos de Obra Pública y Contratos de Consultoría del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte".

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE EN USO DE SUS FACULTADES Y,

CONSIDERANDO:

Que el Acuerdo No. 4 de 1978, por el cual se creó el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, dispone en el artículo 6°, numeral 1°: como funciones del Director General: "…Dictar los actos, realizar las operaciones y los contratos que se requieran para el buen funcionamiento del Instituto, de conformidad con los Acuerdos del Concejo, las decisiones de la Junta Directiva y las demás disposiciones estatutarias que rigen la Entidad."

Que de acuerdo con lo dispuesto en el literal c) numeral 3°, del artículo 11 de la Ley 80 de 1993, la competencia para celebrar contratos en las entidades descentralizadas corresponde a los Representantes Legales.

Que el artículo 14 del Estatuto Contractual, señala que para el cumplimiento de los fines de la contratación las entidades tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato.

Que corresponde al Director General del Instituto, como máxima autoridad de la entidad, la adopción de medidas para el adecuado funcionamiento de la misma, el cumplimiento de las normas legales y la definición de funciones.

Que en desarrollo de las facultades delegadas, los funcionarios delegatarios en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 80 de 1993, deberán exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar, adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas y la de actualizar o revisar los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico y financiero del contrato.

Que el literal b), del artículo 4, de la Ley 87 de 1993, establece que toda entidad, bajo la responsabilidad de sus directivos, debe implementar procedimientos para la ejecución de los procesos, como uno de los elementos básicos del sistema de control interno.

Que la Ley 872 de 2003 creó el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirimir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

Que la Ley 872 de 2003 reglamentada por el Decreto 4110 de 2004 adopta la Norma Técnica de Calidad en Gestión Pública (NTCGP 1000:2004).

Que el literal d) del numeral 4.2.1 de la norma NTCGP 1000:2004 indica que la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, debe incluir los documentos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Que el Decreto 1599 de 2005 adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la Ley 87 de 1993.

Que el numeral 2.1.5 del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 indica que la entidad debe contar con un manual de procedimiento, como guía de uso individual y colectivo que permita el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa.

Que los manuales constituyen una de las herramientas de control que ayudan a la aplicación armónica y coherente de los instrumentos de gestión, al identificar los procesos y procedimientos, la secuencia lógica y los contenidos fundamentales de las actividades que la soportan, dan claridad, agilizan las actuaciones administrativas y le dan transparencia a los procesos, garantizando la sujeción a los principios constitucionales y legales que regulan la gestión corporativa y de sus funcionarios.

Que teniendo en cuenta las normas que crean y desarrollan el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, expedidas con posterioridad a la Resolución No. 127 del 31 de marzo de 2003 "Por medio de la cual se adopta el Manual de Interventoria y consultoría del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte", se hace necesario actualizar el manual acorde con las normas señaladas.

Que el Manual de Interventoria de Contratos de Obra Pública y Contratos de Consultoría del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, responde a la aplicación de los principios de la función administrativa consagrados en la Constitución Política Nacional, artículo 209.

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de Interventoria de Contratos de Obra Pública y Contratos de Consultoría del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, el cual forma parte integral de la presente Resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución No. 127 de 2003 y regula en su integridad las actividades relacionadas con el ejercicio de la Interventoria en Contratos de Obra Pública y de Consultoría suscritos por la entidad.

INDICE

1. INTRODUCCIÓN

El Manual de interventoría del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE (IDRD), se ha elaborado como una herramienta para orientar y facilitar el cumplimiento de las labores de los interventores, supervisores y coordinadores de contratos de obra pública y consultoría suscritos por la entidad, a fin de asegurar unidad en los procedimientos y certeza en sus actuaciones a través de una gestión eficiente, eficaz y efectiva.

En él se definen y especifican las responsabilidades que deberán asumir los encargados de la vigilancia y control, en la ejecución de los contratos que suscriba el IDRD en el cual el interventor juega un papel definitivo como encargado del control técnico, administrativo, financiero, legal, ambiental y social, de los contratos de obra pública y consultoría, desde el momento de la legalización, hasta la liquidación del mismo y durante el cubrimiento de las garantías correspondientes.

Es un instrumento dinámico que debe ser actualizado periódicamente, conforme evolucione la gestión de la interventoría, dentro de un proceso de mejoramiento continuo de las funciones de la entidad y de acuerdo con las variaciones de las normas de contratación, conforme señalan las leyes de contratación vigente que se constituyen en una herramienta para el mejoramiento de la calidad y ejecución de los contratos que lleve a cabo el INSTITUTO.

2. GENERALIDADES DEL IDRD

2.1. Misión

El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte promueve la recreación, el deporte, el buen uso de los parques y el aprovechamiento del tiempo libre de todos los habitantes de Bogotá, con prioridad en los grupos más necesitados, para formar mejores ciudadanos, enseñar los valores de la sana competencia y mejorar la calidad de vida en armonía con los Ecosistemas y el Medio Ambiente.

2.2. Visión

Ser la Entidad líder nacional e internacionalmente en la gestión deportiva, recreativa y de parques.

2.3. Contexto del manual

2.3.1. Alcances

Dar a conocer conceptos básicos, normatividad y los requisitos mínimos necesarios que debe cumplir la interventoría, a fin de asegurar la ejecución de los contratos suscritos por el IDRD bajo condiciones de eficiencia, eficacia, oportunidad y calidad.

Suministrar herramientas de seguimiento y control unificadas, ágiles y eficientes a los interventores para el ejercicio de la interventoría.

Definir y especificar cada uno de los procesos, procedimientos, recursos, responsabilidades y normatividad vigente, que debe cumplir la interventoría durante la vigencia del contrato y del amparo de la calidad y cumplimiento del servicio, de tal suerte que se comprometa con el cumplimiento de los requerimientos Institucionales y las haga exigibles a los contratistas.

2.3.2. Tipo de contratos

El presente manual de Interventoría se aplica a contratos de obra pública y consultoría.

Son contratos de consultoría, los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra pública y consultoría, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos1.

Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

2.3.3. Fundamento legal

El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte fue creado mediante el Acuerdo 04 de 1978 y su régimen contractual, es el previsto en la Ley 80 de 1993 y demás normas que la reglamenten o complementen.

Mediante la resolución No 620 de 2004, el Director General del IDRD delegó en el Secretario General y en los Subdirectores la función de tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual, como son, expedir todos

1Ley 80 de 1993

los actos necesarios en las etapas precontractuales, contractuales y post-contractuales y con Resolución No. 580 de 2005, delega la facultad de contratar, ordenar el gasto y pago con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local de acuerdo con la delegación Distrital conferida por el decreto 854 de 2001.

2.3.4. Referencias normativas

· Constitución política de 1991

· Ley 80 de 1993 y demás normas modificatorias y reglamentarias sobre contratación.

· Código contencioso administrativo.

· El Decreto 679 del 28 de marzo de 1994, reglamentario de la Ley 80 de 1993, sobre intereses moratorios, garantía única, requisitos de ejecución, de los consorcios y uniones temporales, entre otros.

· Normas colombianas de diseño y construcción sismo resistente NSR-98 (Ley 400 de 1997, decreto 33 de 1998).

· Ley 87 de 1993 sobre control interno y demás normas modificatorias y reglamentarias.

· Decreto 2811 de 1974 Código de recursos naturales.

· Ley 190 de 1995 - Estatuto Anticorrupción.

· Resolución 2413 de 1979 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por la cual se reglamenta la higiene y seguridad para la Industria de la Construcción.

· La Ley 99 de 1993 mediante la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el sector público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el sistema nacional ambiental y se dictan otras disposiciones.

· DECRETO 1220 DE 2005 por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias ambientales.

· El Decreto 02 de 1982, el Decreto 948 de 1995 y resolución DAMA 1208 de 2003 sobre protección y control de la calidad del aire.

· Resolución 8321 de 1983 del Ministerio de Salud, requerimientos para el control de ruidos.

· El Decreto 1594 de 1984, que reglamenta los usos de agua y normas de vertimiento de residuos líquidos.

· El Decreto 1933 del 5 de agosto de 1994. Por el cual se reglamenta el Artículo 45 de la Ley 99 de 1993, expedida por el Ministerio del Medio Ambiente.

· La Resolución 541 de 1994 del Ministerio del Medio Ambiente y el Decreto Distrital 357 de 1997 por medio de los cuales se definen los procedimientos para el manejo, transporte y disposición de escombros y materiales de construcción.

· Ley 734 de 2002. Nuevo Régimen Disciplinario. El artículo 53 determina que su régimen se aplica a los particulares que cumplan funciones de interventoría en los contratos estatales, por lo cual son sujetos disciplinables. También estos quedan sometidos a las inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflictos de intereses que señala el artículo 54 de dicha ley y a las sanciones que establece el artículo 55 de la misma.

· El Acuerdo 19 de 1996 mediante el cual se dicta el Estatuto General de Protección Ambiental del Distrito Capital (SIAC).

· Decreto distrital 417 de 2006 sobre calidad de aire.

· Manual del Respeto al Ciudadano. Este manual contiene principios de obligatorio cumplimiento de las normas establecidas en la legislación para lograr la calidad técnica y ambiental en la ejecución de la obra.

· Ley 789 de 2002 por el cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social.

· Decreto- Ley 1421 de 1993, Estatuto Orgánico de Santa Fe de Bogotá - Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa fe de Bogotá. ( y decretos reglamentarios).

· Plan de ordenamiento territorial (POT).

· Decreto 854 de 2001, Por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital.

· Acuerdo Distrital 13 de 2000.

· Acuerdo 78 de 2002 Por el cual se dictan normas para la administración y sostenibilidad del sistema de parques Distritales.

· Decreto 612 de 2006 por el cual se modifican las disposiciones contenidas en los artículos 35 y 37 del decreto 854 de 2001.

· Directiva 005 de 2008 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, por la cual se fijan las directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con el incumplimiento de los manuales funciones y procedimientos y la perdida de elementos y documentos públicos.

· Manual de funciones de la División de Interventoría del IDRD.

· Resolución 121 de 2007 IDRD.

· Resolución 580 de 2005 IDRD.

· Resolución 620 de 2004 IDRD.

· Resolución No. 208 de 30 de Mayo de 2002. IDRD.

· Resolución 607 de 2002 por medio de la cual se reglamentan las funciones de los supervisores de contratos y/o convenios celebrados por el IDRD.

· Manual de Manejo Ambiental del IDRD.

· Manual de especificaciones técnicas de la Subdirección de Construcciones del IDRD.

Y todas las demás que tengan que ver con el desarrollo de los contratos de obra pública y consultoría.

La vigencia de las normas relacionadas deberá ser verificada antes de su aplicación y según el caso actualizada.

2.3.5. Lineamientos legales

El Interventor es en primera instancia el representante del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACION Y EL DEPORTE, en la ejecución de los proyectos que a éste último le corresponde adelantar. Su papel es de gran importancia, ya que de su buena gestión depende la calidad de los productos ofrecidos por el IDRD y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

Por esta razón, el interventor debe ser consciente de sus derechos y obligaciones y responder civil, penal, administrativa y disciplinariamente por el incumplimiento de sus obligaciones.

Dentro del desempeño de sus funciones el interventor debe tener en cuenta las cláusulas consagradas en el contrato y las normas de contratación (ley 80 de 1993, ley 1150 de 2008 y decretos reglamentarios) de las cuales se resaltan las siguientes:

· El articulo 4º de la Ley 80 de 1993, en el que se determinan "los derechos y deberes de las entidades estatales" establece que a la entidad le corresponde exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato; adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados para verificar que se cumpla con la información de precios presentados como con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas ajustadas a los requerimientos mínimos requeridos en las normas técnicas obligatorias; además promoverá las acciones de responsabilidad contra estos y sus gerentes, para mantener el desarrollo y ejecución del contrato y en su defecto gestionara el reconocimiento de sanciones correspondientes y garantías a que hubiese lugar. Siendo el interventor representante de la entidad estatal, tiene estas mismas obligaciones.

Las revisiones periódicas a que se refiere el presente numeral deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías".

· El artículo 5 de la Ley 80 de 1993. "De los derechos y deberes de los Contratistas".

· Igualmente el artículo 32 numeral 1 de la ley 80 de 1993, el cual establece que: " En los contratos de obra pública que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación pública, la Interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en él articulo 53 del presente estatuto".

· Artículos 53, 56 y 58 Capitulo V Ley 80 de 1993- De la responsabilidad contractual.

· El precitado artículo 53 de la ley 80 de 1993, señala que "Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daños o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría ".

· En el artículo 56 de la Ley 80 de 1993, establece que, "Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales y, por lo tanto, estarán sujetos a la responsabilidad que en esa materia señala la ley para los servidores públicos".

· Artículo 58 - De las sanciones.

· Artículos 60 y 61, Capítulo VI - De la liquidación de los contratos.

Artículos reglamentarios de la Ley 80 de 1993:

Además de las sanciones penales y pecuniarias a que hubiere lugar, la Sociedad o Persona Natural que ejerciere una interventoría, será civilmente responsable por los perjuicios originados en el mal desempeño de sus funciones, sin que exima de la responsabilidad que para el mismo concepto pueda corresponder al Contratista ejecutor de la obra.

El interventor responderá civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad de acuerdo con el artículo 53 de la Ley 80 de 1993.

Sin perjuicio de las acciones civiles pecuniarias o penales pertinentes, incurre en mala conducta el funcionario que ejerza sin el debido cuidado una interventoría que cause perjuicio a la obra y a la entidad contratante.

A la misma responsabilidad de los constructores e interventores quedarán sometidos quienes ejecuten los trabajos de consultoría previos a la ejecución de la obra, cuando causaren perjuicios que les fueran imputables por errores o mala ejecución de los estudios, diseños o proyectos.

Una de las responsabilidades más importantes del interventor, es ser el representante del contratante velando por las obligaciones contractuales y el buen desarrollo del contrato.

El interventor deberá responder por los sobrecostos que se causen al contrato, a la entidad contratante o al contratista, cuando por omisión o negligencia en el ejercicio de sus funciones se ocasionen daños a la entidad o a terceros.

De acuerdo el artículo 53 de la ley 734 de 2002 (Código disciplinario único) los interventores responderán como sujetos disciplinables.

2.3.6. Principios básicos de control

Son aplicables los principios de control del CODIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO específicamente lo relacionado en el artículo 3o. PRINCIPIOS ORIENTADORES que establece: Las actuaciones administrativas se desarrollarán con arreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción.

2.3.7. Valores éticos de los interventores

El interventor, debe desempeñar sus labores enmarcadas dentro de los siguientes valores básicos, los cuales debe reconocer, aprehender y aplicar:

La Ética, como moral pensada, aquélla que nos permite forjar un buen carácter para enfrentar y actuar en la vida con responsabilidad.

La Conducta Moral, como forma de actuar enmarcada dentro de principios que las personas reconocen como justos.

La Responsabilidad, que señala el actuar en forma diligente, dando cuenta de los actos propios y asumiendo las consecuencias que de ellos se deriven.

La Solidaridad superando el individualismo para actuar de manera colectiva, compartiendo y ayudando a que se cumplan los objetivos propios y los de los demás.

El Compromiso, que como valor establece ir más allá del simple deber, trascender la norma, lograr el deber ser y llegar al querer hacer.

El Interés General y la Voluntad de Servicio, los cuales están íntimamente relacionados con las decisiones administrativas, dando a éstas dirección y significado, superando los viejos esquemas del solo interés privado y/o particular.

La Buena Fe, que incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humano buscando restaurar lo público como el espacio de interacción social y no de conflicto.

2.3.8. Inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses

Son aplicables las incorporadas en el Código Disciplinario Único, específicamente las relacionadas en el capitulo cuarto, inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses señalados en la Constitución y en la ley.

2.3.8.1. Proyectos financiados con recursos locales

El Decreto Distrital 421 de 2004 que modifica el Decreto 854 de 2001 en su TITULO VII, DELEGACIONES RELATIVAS A LAS LOCALIDADES, artículo 35 dispone:

Asignar en las Secretarías, Departamentos Administrativos y Establecimientos Públicos, de la Administración Distrital la facultad para contratar, ordenar los gastos y pagos con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, en los programas, subprogramas y proyectos del Plan de Desarrollo Local.

Los proyectos de inversión de las Localidades, podrán ser complementados con recursos de cofinanciación de las entidades ejecutoras, cuando estos sean concurrentes con los planes, programas y proyectos de la Administración Central.

Los organismos y entidades mantendrán el personal necesario, para conformar bajo su dirección las Unidades Ejecutivas de Localidades - U.E.L., necesarias para dar cumplimiento a la asignación conferida.

En la ejecución de los presupuestos correspondientes a los Fondos de Desarrollo Local, deberá respetarse el orden de prioridades de los proyectos de inversión establecidos en los diferentes Planes de Desarrollo Local, en consonancia con lo concertado en los Encuentros Ciudadanos de que trata el Acuerdo Distrital 13 de 2000 y conforme con las competencias de inversión que correspondan a lo local.

En cumplimiento de la delegación conferida el IDRD, conformó la Oficina de Asuntos Locales, que hace las veces de la UEL en cuanto a las actividades de asesoría y asistencia técnica correspondientes a la planeación, programación, revisión y elaboración de componentes técnicos y legales de los proyectos de inversión local y de los contratos a suscribir en nombre de los Fondos de Desarrollo Local, respetando la iniciativa del gasto local, y delegó en la Subdirección Técnica de Construcciones, el Ordenamiento del Gasto y el seguimiento a la ejecución contractual.

3. DEBERES Y FUNCIONES DE LA INTERVENTORIA

La Interventoría es una función que cumple una persona natural o jurídica habilitada profesional y técnicamente para controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución de un bien o un servicio derivado de un contrato estatal celebrado como resultado de un proceso de selección o convenios para garantizar que los objetivos generales y particulares de la entidad se cumplan.

Es un servicio que además de supervisar la ejecución, debe asesorar y aprobar el desarrollo del proyecto, en los aspectos técnicos, administrativos y financieros con los mayores estándares de calidad por parte del contratista, de las obras, bienes o servicios contratados.

La interventoría sobre los contratos o convenios pueden ser realizadas por una persona natural o jurídica, no vinculada laboralmente con la entidad (Interventoría externa) o por un servidor público de la entidad (interventoría interna).

El interventor es quien certifica la entrega, por parte del contratista, de los bienes, servicios u obras contratadas lo cual deberá constar en actas y formatos de acuerdo con los formatos suministrados en el presente manual.

3.1. Deberes

a. Representar al Instituto en la adecuada ejecución de los contratos, apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo en concordancia con la misión, la visión los estándares de calidad y los valores de la entidad.

b. Conocer y aplicar las políticas y objetivos de calidad del IDRD, en el ejercicio de la interventoría y requerir su aplicación a los contratistas sobre los cuales se ejerce la interventoría.

c. Informar al Instituto en forma continua y periódica sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del contrato, a través de oficios o informes semanales, mensuales o especiales a solicitud del Instituto.

d. Controlar que la ejecución y desarrollo de las obligaciones contenidas en el contrato, se efectúen dentro de los términos previstos.

e. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente de índole legal, técnico, ambiental, social, y de impacto urbano.

f. Efectuar un estricto control de la calidad del servicio y productos entregados como resultado de los contratos de consultoría.

g. Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados y/o suministrados por el contratista en los contratos de obra, a partir de las especificaciones técnicas establecidas por el IDRD.

h. Sugerir las medidas necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.

i. Armonizar la interacción del contratante y contratista, para el logro general de los objetivos institucionales de la entidad, garantizando la consecución y desarrollo de un objeto contractual adecuado a las necesidades institucionales y de la comunidad usuaria.

j. Proyectar y suscribir todas las actas desde el inicio hasta la liquidación del contrato objeto de la interventoría, en los formatos propuestos en el presente manual, los cuales son inmodificables.

k. Llevar el control del archivo de interventoría, con la finalidad de integrar un expediente claro del desarrollo del contrato.

l. Realizar el seguimiento a la gestión social del proyecto en concordancia con la misión y visión del IDRD.

m. Realizar el seguimiento a la gestión ambiental del proyecto en concordancia con el Manual de Manejo Ambiental del IDRD y las normas rigen la gestión ambiental.

n. Realizar el seguimiento al plan de calidad en concordancia con el Sistema de Gestión de Calidad.

3.2. Funciones

Para los propósitos de su misión, un interventor del IDRD debe cumplir, entre otras, las siguientes funciones relacionadas con aspectos, administrativos técnicos y financieros, así:

3.2.1. Administrativas

a) Estudiar y verificar los siguientes documentos que sustentan el contrato objeto de la Interventoría los cuales pueden ser consultados en la pagina web del Distrito y/o ser requeridos al supervisor del contrato en caso de fallas en el sistema.

· Pliegos de condiciones, anexos y adendas.

· Resolución de adjudicación.

· Contrato objeto de la interventoria.

Además la siguiente documentacion, la cual será suministrada por el el supervisor de los contratos de obra pública y consultoría, en el comité de inducción en la que se presente el proyecto.

· Propuesta ganadora.

· Manual de Respeto al Ciudadano.

· Manual de Imagen Corporativa.

· Manual de Especificaciones Técnicas de Construccion del IDRD.

· Manual de gestion documental.

· Paquete Técnico del contrato a intervenir.

· Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

· Certificados de Registro Presupuestal.

· Licencias y/o permisos necesarios para el desarrollo del proyecto objeto del contrato a intervenir, según sea necesario.

· Copia de aprobacion de pólizas.

· Copia de pago de publicación del contrato en la Gaceta Distrital.

· Pago de impuesto de timbre, si se requiere.

La demás documentación que se considere necesaria para el cumplimiento del objeto contractual.

b) Suscribir el acta de iniciación, en el formato ACTA DE INICIACION, para lo cual se deben cumplir los requisitos, de aprobación de pólizas por parte del Área de Apoyo a la Contratación del IDRD, publicación del contrato en la Gaceta Distrital, pago de impuesto de timbre y los demás documentos requeridos en los pliegos de condiciones y adendas del contrato como:

* Organigrama.

* Hojas de vida del personal requerido en los pliegos de condiciones.

* Análisis de precios unitarios (contratos de obra).

* Plan de gestión social.

* Plan de calidad.

* Plan de seguridad industrial.

* Plan de manejo ambiental.

* Plan de manejo del anticipo.

* Cronograma.

* Relación de equipos.

* Enfoque y metodología.

Los demás que se requieran en los pliegos de condiciones de acuerdo con la especificidad del objeto contractual.

c) Proyectar y tramitar las ACTAS que se generen en el desarrollo del proyecto de acuerdo con los formatos suministrados en este manual, las cuales son inmodificables.

d) Revisar, evaluar y emitir concepto de aprobación o desaprobación sobre la viabilidad de prórrogas, modificaciones o adiciones o cambios de personal que se requieran para la correcta ejecución del contrato objeto de la interventoría, de conformidad con las normas legales vigentes y la sustentación presentada por el contratista.

e) Revisar, evaluar y emitir concepto sobre la aprobación o desaprobación de suspensiones, que se requieran en desarrollo del contrato objeto de la interventoría, de conformidad con las normas legales vigentes y la sustentación presentada por el contratista.

f) Tramitar al interior del IDRD, las modificaciones correspondientes necesarias como prórrogas, adiciones, suspensiones o cambio de personal y las que se requieran para la correcta ejecución del contrato objeto de la interventoría debidamente soportadas, con la solicitud por parte del contratista y recomendación del interventor y las actas suscritas por las partes de acuerdo con los formatos suministrados en este manual.

g) Presentar informe semanal de acuerdo con los formatos suministrados en este manual.

h) Supervisar y controlar los trámites ante otras entidades que deba adelantar el contratista, a fin de conseguir las respectivas disponibilidades de servicios, autorizaciones o permisos según sea el caso.

i) Verificar que las recomendaciones, requerimientos y especificaciones solicitados por otras entidades como resultado de la gestión de solicitud de permisos, autorizaciones o viabilidades se cumpla por parte del contratista.

j) Supervisar, controlar y requerir al contratista en caso necesario, que se apliquen las medidas de seguridad industrial requeridas para prevenir accidentes y afectaciones a terceros.

k) Rendir los informes que le sean requeridos, de conformidad con los pliegos de condiciones y aquellos que le sean solicitados adicionalmente en cumplimiento del objeto contractual.

l) Realizar el control de cumplimiento de las obligaciones contractuales (parcial y totalmente), para lo cual se podrán establecer con plazos perentorios, mediante comunicaciones escritas debidamente motivadas, el cumplimiento de tales obligaciones indicando en forma clara y explícita las consecuencias que ello tiene para el contratista, para la entidad contratante y para el proyecto.

Una vez cumplidos estos plazos, si no se logra el cumplimiento por parte del contratista, el interventor debe solicitar al IDRD la aplicación de las sanciones previstas en el contrato, enviando un informe técnicamente soportado y ampliamente motivado, indicando claramente los términos contractuales incumplidos por parte del contratista y tasando el valor de las sanciones por cada concepto que le sea aplicable.

m) Supervisar y controlar el cumplimiento por parte del contratista mantener vigentes las pólizas durante el término de duración contractual, mediante el ACTA DE SEGUIMIENTO DE POLIZAS la cual deberá ser incluida en el informe mensual.

n) Supervisar y controlar el cumplimiento por parte del contratista, de las obligaciones de pagos con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje.

o) Impartir instrucciones, sugerencias y órdenes al CONTRATISTA por escrito, (artículo 32, numeral 2, Ley 80/93).

p) Recibir y liquidar el contrato objeto de la interventoría, de lo cual deberá proyectar las respectivas actas, en las que conste recibo a satisfacción.

3.2.2. Técnicas

a) Estudiar y conocer los antecedentes del contrato objeto de Interventoría, a fin de aprobar los planes y programas requeridos al contratista y el personal que lo va a ejecutar.

b) Asistir a la visita preliminar de campo, programada por el supervisor y/o coordinador de los contratos de obra pública y consultoríaa fin de realizar el reconocimiento de las áreas a intervenir (si es el caso), observar y tomar registro fotográfico del entorno, levantar el o las ACTAS DE VECINDAD, o de INSPECCIÓN PRELIMINAR o el ACTA DE CONCERTACION correspondientes y contrastar la información de campo con los antecedentes suministrados por el IDRD.

c) Asistir y supervisar la ejecución de reuniones con la comunidad, para verificar el cumplimiento de esta obligación contractual por parte del contratista y supervisar y aprobar la suscripción de pactos o compromisos con la comunidad, los cuales deben ser coherentes con los alcances del proyecto, las normatividad vigente, las especificaciones técnicas y la misión y visión del IDRD. En cada reunión el interventor debe levantar el acta correspondiente en el formato suministrado en el presente manual.

d) Programar y realizar visitas y comités de seguimiento a la ejecución de actividades contratadas, las cuales deben ser registradas en el ACTA DE COMITÉ y controlar el cumplimiento de especificaciones técnicas y estándares de calidad.

e) Presentar al supervisor un informe de preconstrucción en un plazo máximo de quince (15) días a partir de la fecha del acta de iniciación en el que se presenten las inquietudes respecto de los antecedentes estudiados, los compromisos contractuales y las situaciones que el interventor desee aclarar.

f) Estudiar, evaluar y aprobar o rechazar las actividades no previstas y los precios propuestos para su ejecución lo cual debe constar en el ACTAS DE APROBACION DE ACTIVIDADES NO PREVISTAS suministrado por el presente manual.

g) Llevar una bitácora de obra por cada parque a intervenir, la cual siempre debe permanecer en el sitio de la obra.

h) Estudiar, detectar y conceptuar sobre las fallas, inconsistencias o deficiencias que en su criterio no sean convenientes técnicamente para el éxito del proyecto, y se encuentren plasmadas en los antecedentes del proyecto y/o los planes y programas a implementar por parte del contratista, a fin de prever situaciones de conflicto para el normal desarrollo del contrato objeto de la interventoría.

i) Verificar que la ejecución de los bienes o servicios contratados por el IDRD se realicen de conformidad con lo estipulado en el contrato respectivo, las especificaciones técnicas requeridas y los mayores estándares de calidad.

j) Recibir, aprobar y certificar la calidad de los bienes, servicios o actividades contratadas y el cumplimiento de las especificaciones técnicas y estándares requeridos por el IDRD. El interventor debe elaborar el acta de recibo y contar con elementos necesarios de verificación, para así garantizar la entrega a satisfacción del producto recibido.

k) Aprobar y recibir los estudios técnicos, diseños, documentos de soporte de acuerdo con los requerimientos contractuales, estándares de calidad, formatos, establecidos para tal fin y procedimientos de diseño adoptados por la entidad mediante el Sistema de Gestión de Calidad.

l) Solicitar al contratista las pruebas de calidad, ensayos de materiales, o certificaciones que estime convenientes o que estén establecidos contractualmente, a fin de garantizar la calidad de los bienes adquiridos.

m) Supervisar los recursos del contratista, como personal, equipos, dispositivos tecnológicos, financieros y verificar que la cantidad y calidad de los mismos estén acordes con la propuesta presentada y con los requerimientos del IDRD.

3.2.3. Financieras

La supervisión de carácter financiero se enfoca principalmente a los contratos de obra, en lo referente al manejo de anticipo lo cual es inherente a este tipo de contratos. Sin embargo aplica también a los contratos de consultoría en los otros trámites descritos.

a) Programa el plan de pagos conjuntamente con el contratista y adelantar el debido seguimiento para su cumplimiento, tendido en cuenta los plazos establecidos por el IDRD para trámites de cuentas y los requisitos contractuales.

b) Supervisar y verificar, que los dineros girados por concepto de anticipos al contratista sean invertidos de acuerdo con el objeto y las obligaciones contractuales.

c) Proyectar y suscribir las siguientes actas de soporte de pagos del contrato objeto de la interventoría de manera oportuna según sea el caso:

· Actas de recibo parcial.

· Acta de mediciones de cantidades.

· Acta de aprobación de actividades no previstas.

· Acta de mayores y menores cantidades ejecutadas.

· Actas de recibo a satisfacción.

· Acta de liquidación.

d) Tramitar las cuentas del contrato objeto de la interventoría, para lo cual debe requerir al contratista la entrega de los soportes establecidos contractualmente como son:

· Certificado de inscripción al Registro Único Tributario, RUT.

· Certificación de pago de aportes.

· Soporte de inversión del anticipo y copias de los extractos.

· Factura de cobro de acuerdo con la normatividad vigente.

· Informes, documentos o registro fotográfico que sustenten la ejecución y cumplimiento de las obligaciones contractuales.

e) Supervisar la ejecución presupuestal de acuerdo con los parámetros previamente definidos y propuesta de los correctivos a las posibles desviaciones que se puedan presentar.

f) Supervisión del balance financiero del contrato a fin de prevenir mayores costos o actividades inconclusas o incompletas.

3.3. Procedimientos

A continuación se describe un marco general de los procedimientos que debe tener en cuenta el interventor para el ejercicio de su función, el cual se debe ajustar y complementar de acuerdo con las particularidades y especificidades del proyecto y las funciones técnicas administrativas y financieras del interventor.

3.3.1. Reunión de inducción

El supervisor y/o el coordinador del proyecto, convocará a la reunión de inducción en la que deberán participar la interventoría, el contratista y demás personas que se consideren convenientes, en la cual será presentado el proyecto a ejecutar, el alcance previsto para éste, se analizará la programación del contrato, las posibles modificaciones que requiera y se establecerán los lineamientos, metodología, procedimientos a seguir, políticas del IDRD, normatividad aplicable, exigencias de calidad, manejo con la comunidad, funciones de la interventoría, funciones del supervisor, funciones del contratista, y demás pautas para el desarrollo de los contratos de obra pública y consultoría.

En esta reunión interventor y contratista, deberán presentar el personal que va a participar en el desarrollo del contrato. Si se prevé la necesidad de cambios de personal, estos sólo se harán cumpliendo con los requisitos exigidos en los respectivos pliegos de condiciones previa aprobación por parte del IDRD, para el caso de la Interventoría y aprobación del interventor en el caso del contratista. 3.3.2. Acta de iniciación del contrato

Una vez iniciado el contrato de la Interventoría, y legalizado el contrato objeto de la Interventoría; el interventor debe elaborar y suscribir junto con el contratista el Acta de Iniciación del Contrato, la cual será avalada por el supervisor y el coordinador designado.

Dicha acta se suscribe con el fin de formalizar el inicio del contrato, dejando constancia de las fechas de iniciación y terminación de cada una de las etapas (consultoría y obra), valor del contrato, la relación del personal y del equipo con que contará el contratista para el ejercicio de sus funciones en el formato suministrado en este manual, el cual es inmodificable.

Para lograr la ejecución oportuna de los trabajos, el interventor debe exigir al contratista el inicio de las diferentes etapas en las fechas programadas.

Cuando los contratos involucren las etapas de consultoría (ejecución de estudios y/o diseños) y de obra; se suscribirá un acta de inicio independiente para cada etapa, caso en el cual el acta de iniciación de contrato, coincide con la iniciación de la etapa de consultoría y el acta de terminación del contrato, coincide con la terminación de la etapa de obra.

3.3.3. Supervisión de trámites ante otras entidades

Cuando el contrato intervenido involucre el compromiso por parte del contratista de realizar trámites ante otras entidades, para el desarrollo del proyecto, el interventor deberá realizar el control y seguimiento correspondiente a dichas gestiones.

En particular vigilará porque el contratista realice los contactos y gestiones necesarias con todas las empresas de servicios y entidades involucradas en el proceso, con el fin de conseguir las respectivas autorizaciones y verificará la obtención del documento correspondiente en el cual conste el concepto de las entidades.

El interventor evaluará y aprobará los estudios ambientales y el Plan de Manejo y Gestión Ambiental del proyecto. A su vez, vigilará la existencia de las licencias y/o permisos ambientales necesarios, expedidos por la autoridad ambiental competente, o en su defecto hará el seguimiento correspondiente para la expedición de dichas licencias.

3.3.4. Terminación y recibo

Una vez cumplido el plazo contractual, se deberán suscribir las correspondientes actas de terminación y de recibo final, verificando el cumplimiento de las especificaciones, patrones de calidad y en general resultados esperados de acuerdo con los términos del contrato aspectos que quedarán consignados en las respectivas actas de terminación y de recibo final.

Cuando el contrato contemple las etapas de consultoría (estudios y/o diseños) y obra se deberá proyectar un acta por cada etapa, dejando constancia de las fechas de terminación y los productos recibidos, El acta de terminación de obra se considerará como acta de terminación de contrato.

A continuación se relacionan algunos productos a entregar de acuerdo con la etapa ejecutada los cuales se complementarán de acuerdo con lo exigido en los respectivos pliegos de condiciones:

Consultoría

· Los estudios terminados.

· Diseños realizados.

· Trámites adelantados.

· Licencias obtenidas.

· Viabilidades obtenidas.

· Documentos entregados.

· Registro fotográfico.

Obra

· Parques intervenidos.

· Diseños ejecutados o sus ajustes y las respectivas viabilidades expedidas por el Área Técnica.

· Valor ejecutado por parque.

· Obras ejecutadas por parque.

· Consolidado de obras ejecutadas.

· Documentos entregados.

· Registro fotográfico.

Los documentos deben ser entregados de forma ordenada, clasificados, correctamente rotulados y foliados, en original y copia impresa, y en medio magnético; de acuerdo con lo establecido en los pliegos de condiciones y el manual de gestión documental.

Acta de terminación: Esta acta se suscribirá al vencimiento del plazo contractual.

Acta de recibo final: Esta acta se suscribirá al vencimiento del plazo contractual.

En el eventual caso de que surjan observaciones sobre los productos tanto de consultoría como de obra, a la firma del Acta de terminación, estas deberán quedar consignadas en la casilla de observaciones, del acta de terminación, con plazos claramente establecidos para su recibo definitivo. El recibo definitivo deberá constar en el Acta de recibo final, relacionando cada una de las acciones pendientes y su aceptación definitiva. Su suscripción se deberá efectuar en un plazo no mayor de quince (15) días contados a partir del acta de terminación.

3.3.5. Acta de liquidación

Previa terminación y recibo final y aprobación de pólizas, el interventor debe proyectar el acta de liquidación. En ella se registran todos los aspectos más relevantes del contrato y todos los certificados de apropiación y registros presupuestales expedidos para la ejecución del contrato aclarando si son de recursos del IDRD o de presupuesto local.

El interventor deberá anexar copia de toda la documentación que soporta la información registrada en el acta desde el contrato, las modificaciones, las disponibilidades y registros presupuestales, órdenes de pago y actualización de pólizas hasta el acta de recibo final.

Este proceso debe darse dentro del plazo establecido contractualmente. Dicha acta deberá contener el balance total del contrato terminado y recibido, indicando en forma resumida el movimiento financiero del contrato, las modificaciones que se presentaron en el plazo o en el valor del mismo, así como también las reclamaciones, reconocimientos, sanciones, cumplimiento o incumplimiento que pudieron haberse presentado durante la ejecución del mismo en el formato ACTA DE LIQUIDACIÓN.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, de la garantía única de cumplimiento del contrato, en los amparos de estabilidad de obra, calidad del bien o servicio suministrado, provisión de repuestos y accesorios, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, responsabilidad civil extracontractual de acuerdo a lo establecido contractualmente.

3.3.6. Manejo de incongruencias en los proyectos

El interventor debe ejercer su labor con criterios objetivos e imparciales, buscando el equilibrio en el manejo contractual, bajo principios de transparencia y ecuanimidad en el ejercicio de sus funciones. En este sentido su labor también va encaminada a detectar y prever aquellas fallas de la entidad contratante, que puedan afectar el desarrollo normal del contrato o bien su labor como interventor.

El IDRD proveerá al interventor todos los documentos, estudios, diseños, especificaciones técnicas, a fin de que este cuente con las herramientas suficientes para establecer el alcance del proyecto a intervenir. En caso de detectar inconsistencias, falta de claridad, deficiencias en la información del estudio, proyecto u obra por desarrollar; solicitará al supervisor la enmienda de las mismas a fin de lograr el éxito del proyecto.

En caso de detectar especificaciones, detalles o información del objeto contratado, que a criterio del interventor, no estén conformes con la conveniencia técnica o bien prevea consecuencias no adecuadas para el éxito del proyecto, el interventor notificará oportunamente al IDRD, en escrito debidamente motivado y suficientemente soportado las razones que lo asisten; solicitando las aclaraciones y soluciones pertinentes.

3.3.7. Manejo de modificaciones del proyecto

Cuando interventor y contratista prevean la necesidad de realizar modificaciones al proyecto, la interventoría notificará al supervisor sobre tal hecho, en comunicación escrita debidamente motivada y técnicamente soportada en la cual se justificarán las modificaciones planteadas. Dicha propuesta debe ser evaluada en reunión conjunta entre el interventor, el contratista, el supervisor y el coordinador y si es necesario el Subdirector correspondiente. Las modificaciones no podrán alterar la sustancialidad del contrato como corresponde al objeto.

* Si se considera necesario efectuar cambios en procedimientos empleados en la ejecución del contrato o especificaciones técnicas, la interventoría debe elaborar el acta correspondiente (Acta de mayores y menores cantidades de obra, Acta de actividades no previstas), en las cuales se especificarán los cambios propuestos debidamente sustentados por el contratista y aprobados por el interventor.

* Si los cambios obedecen a un mayor plazo (Prórroga) y/o mayor valor (Adición) para el contrato, resultante de mayor o menor alcance del proyecto original, el Interventor debe elaborar una solicitud, siguiendo el procedimiento indicado en el cuadro titulado: Procedimiento para modificaciones a los contratos.

La solicitud de adición deberá ser soportada con el certificado de disponibilidad presupuestal, expedida por el IDRD o el Fondo de Desarrollo Local de la localidad correspondiente dependiendo del origen de los recursos del contrato inicial.

Es importante tener en cuenta que el decreto 854 de 2001 impone en el artículo 35 que: …"los proyectos de inversión de las Localidades podrán ser complementados con recursos de cofinanciación de las entidades ejecutoras, cuando estos sean concurrentes con los planes, programas y proyectos de la Administración Central"

PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIONES DE CONTRATOS

CONTRATISTA INTERVENTOR SUPERVISOR COORDINADOR SUB DIRECTOR AREA DE APOYO A LA CONTRATACION

PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIONES DE CONTRATOS

CONTRATISTA

INTERVENTOR

SUPERVISOR COORDINADOR

SUB DIRECTOR

AREA DE APOYO

A LA CONTRATACION

Las modificaciones por prórroga o adición podrán presentarse en el momento en que el contrato las requiera, pero a más tardar, un (1) mes antes de vencer el plazo inicial del mismo.

3.3.8. Suspensión, ampliación y reinicio de labores

La interventoría solicitará al Instituto suspender temporalmente el contrato, debido a causas de fuerza mayor no imputables ni al contratista ni al interventor; y de ser necesario podrá solicitar la ampliación de esta suspensión temporal hasta que se dé solución a los inconvenientes presentados.

Dicha suspensión se pactará mediante acta según el formato suministrado en este manual, el cual es inmodificable.

En los casos en que no se continúe con la ejecución del contrato por casos de incumplimiento por parte del contratista o por motivos de fuerza mayor, se seguirá el procedimiento indicado por el Área de de Apoyo a la Contratación, quien posteriormente procederá a la liquidación del contrato en el estado en que se encuentre, de acuerdo con las disposiciones legales pertinentes.

3.3.9. Control de recursos

El interventor debe realizar un seguimiento estricto a los recursos del contrato: personal, equipos, dispositivos tecnológicos, financieros, verificando que la cantidad y calidad de los mismos estén acordes con la propuesta presentada y con los pliegos de condiciones.

En caso de presentarse anomalías, el interventor exigirá el cambio o adición del personal o equipo necesario, y lo reportará al SUPERVISOR. Si estos cambios afectan sustancialmente la ejecución del proyecto, deben ser previamente aprobados por el IDRD.

3.3.10. Control sobre el anticipo

El interventor deberá verificar que el contratista abra la cuenta correspondiente para el manejo de los fondos del anticipo, de acuerdo con los términos estipulados en el contrato.

El interventor deberá revisar los extractos y conciliaciones bancarias, así como también las facturas que soportan los gastos del anticipo a fin de hacer el seguimiento al flujo proyectado para gastos del anticipo.

El IDRD designará un supervisor de contrato para la etapa de diseños y otro supervisor para la etapa de construcción, cada uno especialista en el tema. Estos funcionarios serán el enlace del interventor con el IDRD.

3.3.11. Trámite de cuentas

Es responsabilidad del interventor elaborar y tramitar las actas de soporte de pagos del contrato, teniendo en cuenta la cuantificación de los bienes o servicios ejecutados hasta la fecha del respectivo corte. Para ello tendrá en cuenta la forma de medición del objeto contratado según lo estipulado en las especificaciones del contrato.

Los soportes que debe anexar el interventor dependen del objeto del contrato, según sean de consultoría (C) o de obra (O). A continuación se describen los respectivos soportes dependiendo del objeto del contrato.

Las fechas de entrega de cuentas serán establecidas por el supervisor en la reunión de inducción. Generalmente se establecen los últimos días de cada mes.

a) Cuentas parciales

SOPORTES O C

Acta de recibo parcial. Resume los valores a cancelar hasta la fecha de corte. X X

Acta de cantidades de obra. Especifica las actividades, cantidades y valores del contrato a pagar. X

Memorias técnicas. Especifica las mediciones de las actividades a pagar. Esta medición se realiza conjuntamente entre interventor y contratista. Se anexarán a estas los esquemas, planos y registro fotográficos y/o fílmicos que muestren en forma clara y exacta la medición correspondiente. X

Factura. Por el valor a cancelar al contratista, en el caso que este último facture, según el régimen tributario a que pertenece X X

Certificación de pagos de aportes de ley (salud, pensión, parafiscales) o la declaración de su régimen excepcional. X X

Actas, minutas o constancias de las modificaciones producidas en el periodo de pago. X X

Las certificaciones, anexos o soportes establecidos contractualmente (certificación bancaria para consignar el pago). X X

Correspondencia generada en el periodo de corte X X

Informe parcial de interventoría. X X

b) Cuenta final

SOPORTES O C

Acta de terminación y Acta de recibo final. Resume las cantidades y valores finales a cancelar. En ella se harán los ajustes finales de reconocimiento y pago. X X

Memorias técnicas. Especifica las mediciones de las actividades finalmente ejecutadas. Esta medición se realiza conjuntamente entre interventor y contratista. Se anexarán a estas los esquemas, planos record y registro fotográficos y/o fílmicos que muestren en forma clara y exacta la medición de las obras finalmente ejecutadas. X

Factura. Por el valor a cancelar al contratista, en el caso que este último facture, según el régimen tributario a que pertenece X X

Certificación de pagos de aportes de ley (salud, pensión, parafiscales) o la declaración de su régimen excepcional. X X

Actas, minutas o constancias de las modificaciones producidas en el contrato. X X

Las certificaciones, anexos o soportes establecidos contractualmente (certificación bancaria para consignar el pago). X X

Pólizas. Garantías con las vigencias y montos actualizados según el plazo efectivo de ejecución del contrato, teniendo en cuenta la fecha de recibo fina, según lo establecido en el mismo, debidamente aprobada por el IDRD. X X

Bitácora. o bitácoras de obra por cada uno de los parques intervenidos X

Planos record X

Informe Final de interventoría X X

Todos los documentos para pago, tanto en las cuentas parciales, como la final, deben ser revisados y avalados por el SUPERVISOR del contrato, para que dicho trámite tenga validez.

3.3.12. Informes

La interventoría debe presentar al SUPERVISOR del IDRD, informes de seguimiento periódicos, que le permitan a este último, estar enterado del avance y demás aspectos relevantes del proyecto, para lo cual elaborará los informes de interventoría en la periodicidad solicitada por el IDRD:

· Informe inicial.

· Un informe mensual que deberá adjuntar al paquete armado para el trámite de las cuentas parciales de interventoría.

· Un informe de avance semanal que deberá entregar los días jueves de cada semana.

· Un informe final que deberá presentar como requisito para tramitar la liquidación del contrato.

Es de aclarar que sin estos requisitos cumplidos no se le dará trámite a las respectivas cuentas de interventoría. En ningún caso se aceptarán informes acumulados; en caso de incumplimiento de esta exigencia el Instituto tomará las medidas pertinentes del caso, como aplicación de multas, declaratoria de caducidad o aplicación de pólizas.

a) Informe Inicial

El interventor deberá presentar un informe inicial, resultante del estudio de los documentos y de las condiciones del contrato objeto de la interventoría. En dicho informe será consignado en una ficha técnica el estado en que se recibe el contrato a intervenir, en sus aspectos legal, técnico y financiero.

Modelo de la ficha técnica o lista de chequeo documental:

No. NOMBRE DEL DOCUMENTO No. Rad. Fecha No. Folios Original Copia OBSERVACIONES

1 Estudio de conveniencia y oportunidad

2 Certificado de disponibilidad presupuestal

3 Pliego de condiciones

4 Paquete técnico del contrato

4.01 Estudios técnicos

4.02 Registro fotográfico del estado

inicial del sitio a intervenir

4.03 Memorias de cuantificaciones

Oficiales

4.04 Presupuesto oficial

5 Propuesta del contratista

6 Contrato

7 Pólizas iniciales

8 Aprobación de pólizas

9 Recibo pago publicación

10 Recibo pago impuesto de timbre

11 Certificado reserva presupuestal

12 Memorando designación interventor (cuando existe interventoría interna).

13 Memorando designación supervisor (cuando existe interventoría externa).

En dicho informe inicial el contratista debe presentar el plan de calidad de la interventoría, documento que debe incluir como mínimo:

a. Cronograma de actividades, con productos resultantes de la Interventoría (no del contratista), como informes, cuadros, etc.

b. Ensayos a realizar con las normas técnicas que apliquen, (referenciar la norma), Resultados esperados de ensayos, cuando se hacen y definiendo responsables. Que hacer en caso de que no se cumplan los resultados.

c. Política de calidad y objetivos, del contratista específicos para el contrato.

d. Recursos necesarios -equipo, mano de obra (competencias del personal que cumplan los pliegos de condiciones del IDRD) y materiales.

b) Informe semanal

Este documento servirá de control para los objetivos trazados en el corto y mediano plazo. Debe contener una descripción del avance del proyecto, los atrasos y avances presentados, los problemas, compromisos o soluciones planteadas y los asuntos pendientes por resolver.

El informe semanal se diligenciará a partir de la primera semana de iniciación del proyecto y debe ser elaborado por la interventoría y entregado al SUPERVISOR del IDRD el primer día hábil siguiente a la semana a que se hace referencia en el informe. En todo caso dicha información deberá estar lista a más tardar el jueves de cada semana.

c) Informe mensual

Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato cada mes. El interventor debe elaborarlo y enviarlo al SUPERVISOR de IDRD a la fecha de corte y consta de dos partes:

· Un resumen ejecutivo.

· Un informe básico.

Resumen ejecutivo

Debe contener de manera concisa y precisa la información que permita conocer suficientemente el estado y avance del proyecto y debe incluir:

- Resumen de estado del contrato intervenido y del contrato de interventoría

- Programación y avance de los trabajos contratados.

- Estado de las licencias.

- Estado de trámite ante empresas de servicios públicos.

- Estado de pólizas.

- Recomendaciones y conclusiones.

- Estado del manejo de anticipo.

Informe básico

- Estado del contrato en el ámbito financiero y presupuestal, facturación mensual, estado de avance financiero.

Trabajos ejecutados: Descripción general de las tareas ejecutadas, estado de avance del proyecto.

Recursos: Debe relacionarse el personal, equipo y cualquier otro recurso empleados por la interventoría y por el contratista.

Aspectos técnicos: Modificaciones, problemas y soluciones adoptadas.

Gestión ambiental Se debe describir el manejo que dá el contratista a la obra en los aspectos de mitigación de impacto ambiental: como manejo de escombros, ruido, contaminación ambiental por emisión de partículas, manejo de tráfico y señalización.

Gestión social: Describir el trabajo realizado con la comunidad vecina del proyecto. Se deben anexar las actas de vecindad, de reunión con comunidad y los diferentes aspectos de orden social generados en el proyecto en la etapa de corte.

En caso que el contratista desarrolle estudios de impacto ambiental y/o diseño de planes de manejo ambiental, se debe incluir un resumen de las pruebas, monitoreos y estudios de caracterización sobre parámetros físicos-químicos y bacteriológicos que hayan sido efectuadas en desarrollo del contrato.

Seguridad Industrial: Se debe informar los aspectos relacionados con el cumplimiento de normas de seguridad industrial en los fretes de trabajo y anexar copias de las afiliaciones del personal a los sistemas de seguridad social integral.

Control de Calidad: cuadro resumen de pruebas de laboratorio, en el cual se describirán las fechas en las cuales se efectuaron los ensayos, el acotamiento o y/o localización, los resultados obtenidos y el análisis de los mismos.

· Registros fotográficos.

· Actas debidamente firmadas.

· Correspondencia cruzada en el periodo del informe.

· Recomendaciones y conclusiones.

d) Informe final de interventoría

Una vez terminado, entregado y recibido el proyecto, la interventoría debe elaborar un informe final que haga memoria descriptiva del mismo. El cual debe contener:

· Antecedentes y descripción general del proyecto.

· Desarrollo del proyecto, desarrollo de los trabajos en el tiempo.

· Aclaraciones técnicas, cambios, ampliaciones del objeto.

· Actas suscritas.

· Registros fotográficos y/o fílmicos.

· Todos los demás documentos que se consideren pertinentes por parte del IDRD.

· Recursos de personal, equipos, implementos y demás servicios necesarios durante el ejercicio de la interventoría.

· correspondencia cruzada.

· Todos los documentos, soportes y los resultados e información que se produzcan en el desarrollo del contrato, pasarán a ser propiedad del IDRD, manteniendo el Interventor copia de los mismos.

 3.3.13. Control de cumplimiento y sanciones Derogado por el art. 9, Resolución IDRD 579 de 2011

En los casos en que el contratista incumpla sus obligaciones contractuales (parcial o totalmente), el Interventor debe exigirle con plazos perentorios, mediante comunicaciones escritas debidamente motivadas, el cumplimiento de tales obligaciones indicando en forma clara y explícita las consecuencias que ello tiene para el contratista, para la entidad contratante y para el contrato.

Una vez cumplidos estos plazos, si no se logra el cumplimiento por parte del contratista, el interventor debe solicitar al IDRD, la aplicación de las sanciones previstas en el contrato, enviando un informe técnicamente soportado y ampliamente motivado, indicando claramente los términos contractuales incumplidos por parte del contratista y tasando el valor de las sanciones por cada concepto que le sea aplicable.

Adicionalmente, debe presentar una evaluación mensual sobre el cumplimiento del contratista, con respecto a las obligaciones contractuales.

Para tal efecto el IDRD, adelantará las acciones tendientes a obtener el reconocimiento y pago de las sanciones a que hubiere lugar, estipuladas en el contrato.

El Instituto exigirá al interventor el cumplimiento del personal propuesto. En caso de cambio, el interventor debe presentar el reemplazo propuesto con su respectiva hoja de vida para que el área de Interventoría analice y conceptúe sobre la viabilidad de aprobación o negación. En ningún caso podrá efectuarse el reemplazo del personal sin previo aviso al Instituto y sin contar con la autorización respectiva por parte de éste, de cualquier modo las solicitudes de cambio deberán presentarse al Área de Interventoría debidamente soportadas y justificadas.

La posibilidad de cambio del personal propuesto y su aprobación por el Instituto, deberá darse por motivos de peso que le impidan al interventor seguir ejecutando en debida forma las obligaciones del contrato con el personal de que dispone. El nuevo personal deberá cumplir con iguales o mejores condiciones técnicas y profesionales del personal retirado.

La vigilancia del contrato de interventoría estará a cargo del supervisor quien es el Jefe del Área de Interventoría, éste a su vez se apoya en un profesional designado como coordinador.

3.3.14. Control a la evasión de los aportes parafiscales

La celebración, renovación o liquidación por parte de una persona natural o jurídica, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello hubiere lugar. El interventor deberá controlar el cumplimiento de esta obligación por parte del contratista.

El interventor en el momento de liquidar un contrato deberá verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda la vigencia del contrato, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

3.3.15. Manejo del archivo y correspondencia

El interventor debe desarrollar una gestión de seguimiento y verificación de la composición de la serie documental del contrato, organizada por áreas, las cuales físicamente deben diferenciarse unas de otras a través de secciones de carpetas debidamente identificadas según el componente legal, técnico y financiero. A su vez el interventor está en la obligación de llevar su propio archivo del contrato, manteniéndolo a disposición del Instituto, por ser estos documentos públicos.

Toda correspondencia generada entre contratista e interventor, relacionada con el contrato, debe ir con copia al área encargada del contrato, dirigida a quien ejerce las funciones de supervisor del contrato.

a) Documentos de carácter legal

· Pliegos de condiciones.

· Documentos del proceso de selección pública (publicaciones, resolución de apertura y cierre, observaciones a los pliegos de condiciones, adendas, evaluación, acta de adjudicación, resolución de adjudicación).

· Contrato.

· Garantías.

· Pago de publicación del contrato.

· Pago de impuesto de timbre.

· Acta de Iniciación de interventoría.

· Acta de Iniciación del contrato.

· Acta de anticipo.

· Acta de reajustes.

· Acta de suspensión.

· Acta de reiniciación.

· Acta de cambio de SUPERVISOR o de interventoría.

· Acta de adición y/o prórroga.

· Acta de recibo final del contrato.

· Acta de liquidación del contrato.

· Acta única de entrega de elementos.

· Acta de liquidación de convenio.

b) Documentos de carácter técnico

· Paquete técnico del contrato.

· Propuesta técnico económica del contratista.

· Actas de seguimiento.

· Acta de cambio de las especificaciones.

· Cuadro resumen de pruebas de laboratorio.

· Cuadro de control del contrato.

· Cuadros de cantidades.

· Memorias técnicas.

· Planos elaborados en el marco del contrato.

· Planos record.

· Viabilidades expedidas por el Área Técnica.

· Conceptos técnicos del IDRD y otras entidades.

· Informes de interventoría.

· Correspondencia (copias y originales).

· Bitácoras de obra.

c) Documentos de carácter financiero

· Certificados de disponibilidad presupuestal.

· Certificado de reserva presupuestal.

· Plan de inversión.

· Control de anticipo.

· Actas de pago parcial.

· Comprobantes de egreso.

· Flujo de fondos.

· Formato de control de pagos.

3.3.16. Gestión ambiental de la interventoría

Es obligación del interventor responder por el adecuado manejo del medio ambiente por parte de los contratistas, en los procesos de consultoría y obras ejecutadas en los diferentes parques y escenarios deportivos del IDRD, para lo cual deberá tener en cuenta la legislación, políticas y normas ambientales nacionales y distritales.

En la planeación y desarrollo de proyectos debe existir una adecuada identificación, evaluación y valoración de los impactos ambientales que pueda causar la ejecución del mismo. La interventoría debe garantizar que el contratista tome las medidas necesarias para prevenir, controlar, mitigar y/o compensar los impactos nocivos que el proyecto pueda causar en el entorno ambiental.

En caso que se requiera tala, poda u otros tratamientos a la arborización del parque a intervenir se solicitará la visita del asesor forestal del IDRD para definir los procedimientos a seguir con la vegetación, igualmente el interventor dentro de su obligación de hacer seguimiento de las acciones con entidades distritales deberá coordinar acciones con la Secretaria Distrital de Planeación y el Jardín Botánico José Celestino Mutis.

El interventor debe tener especial cuidado en el aspecto ambiental con el manejo de escombros, para lo cual deberá tener en cuenta las disposiciones distritales sobre su disposición temporal, transporte y disposición final y en general el Manual de Respeto al Ciudadano como y la Guía de Manejo Ambiental para el Desarrollo de Infraestructura Urbana en Bogotá, D.C.

3.3.17. Afectaciones al espacio público

Cuando el proyecto a desarrollar tenga afectaciones importantes en las vias, andenes, en el tráfico o bien en los flujos peatonales aledaños, el contratista debe elaborar un plan óptimo para un buen manejo peatonal y vehicular durante el desarrollo del proyecto.

En la elaboración de dicho plan, el contratista y el interventor tendrán en cuenta los siguientes ítems:

Identificación de puntos críticos relacionados con los flujos peatonales.

Delimitación de la zona de influencia.

Tipo de intervención.

Características generales de uso del suelo.

Centros generadores de peatones y volúmenes peatonales.

Velocidades de desplazamiento y movimientos vehiculares.

Localización de los semáforos con sus respectivas fases vehiculares y peatonales (si se requiere).

Mecanismos de señalización, elementos de protección de seguridad a utilizar con el fin de minimizar los efectos sobre estos flujos.

En caso de requerirse información y apoyo técnico o de cualquier otra índole de las diferentes Entidades del orden Distrital, para el diseño o implementación de los planes de manejo de tráfico, esto deberá ser coordinado por el interventor a través del IDRD.

3.3.18. Seguimiento de estabilidad de obra

La ley 80 de 1993 en su articulo 4o. establece entre otras disposiciones que las entidades estatales deberán:

· Adelantarán revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

Las revisiones periódicas deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías.

· Exigirán que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia.

· Adelantarán las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.

· Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetirán contra los servidores públicos, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por las indemnizaciones que deban pagar como consecuencia de la actividad contractual.

· Actuarán de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

En este contexto el IDRD, adelantará el seguimiento debido a las obras entregadas y procederá de conformidad con lo establecido legal y contractualmente a fin de requerir a los interventores y contratistas el cumplimiento de los estándares de calidad de los bienes y servicios adquiridos.

GLOSARIO

Acometida. Conexión de la instalación interna de un predio a una red de servicios Públicos o de telecomunicaciones.

Acta. Documento donde se describe los aspectos tratados en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas, indicando el responsable y plazo de cumplimiento.

Acta de Aprobación de precios no previstos. Documento suscrito por el interventor mediante la cual se deja constancia de la aprobación de precios o ítems no previstos en el contrato inicial, debidamente soportado por el contratista y aprobado por el interventor.

Acta de cambio de supervisión por cambio de etapa de diseño a construcción. Documento suscrito por las partes mediante la cual se deja constancia de aprobación y entrega de diseños y estudios para realizar el cambio de supervisor del área técnica al área de Interventoría encargado de la supervisión de la obra.

Anticipo. Recurso financiero público entregado por la entidad al contratista, quien se obliga a destinarlo en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión aprobado por el contratante, bajo su supervisión y vigilancia. El anticipo corresponde a un porcentaje pactado sobre el valor total del contrato, el cual será amortizado, descontando el mismo porcentaje de cada acta de recibo que se presente; este nunca podrá ser superior al 50% del valor total del contrato. Como es un pago no causado sin ingreso alguno a favor del instituto, éste constituye para el contratista un pasivo (cuenta por pagar).

Calidad. Totalidad de características de un producto que lo hacen apto para su uso o propósito y a su vez provee la optima satisfacción de necesidades muy explícitas. Se dimensiona teniendo en cuenta factores como: desempeño, facilidad de uso, seguridad, disponibilidad, confiabilidad, afectación al medio ambiente, economía, estética.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos. Mediante este documento se hace constar que, dentro del presupuesto de gastos e inversión de la vigencia correspondiente, existe la partida presupuestal que permite afectarlo en la suma indicada con destino a la contratación que se pretende adelantar, establece el monto y define el rubro que afecta.

Certificado de Reserva Presupuestal (CRP). Documento mediante el cual se establece el monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la ley por parte del ordenador del gasto. La reserva es una partida específica asignada en el presupuesto para cubrir los desembolsos que se causen durante la vigencia del contrato, la cual está libre de compromisos y en cuantía suficiente para atender la obligación originada en el mismo.

Conformidad. Término que indica que la calidad de un producto terminado se ciñe o rige por una norma específica. El producto cumple con la especificación prevista.

Consorcio. Asociación de dos o más personas naturales o jurídicas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

Consultor. Persona natural o jurídica, que ejecuta un contrato de consultoría, es decir están encargados del desarrollo de un estudio, diseño o proyecto, un servicio técnico especializado o una interventoría.

Contratista. Persona natural o jurídica que se vincula con una entidad contratante mediante la celebración de un contrato, cuya obligación es cumplir y ejecutar el objeto del mismo, el cual puede consistir en estudios, proyectos, suministros u obras. En la práctica es la persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato producto de un proceso de selección. Los consorcios y uniones temporales también pueden actuar como contratistas en la celebración de un contrato. En un sentido más amplio el contratista es un colaborador de la administración pública en el alcance de sus objetivos y metas, para el desarrollo de la misión institucional.

Contrato. Acto jurídico generador de obligaciones, derivado del ejercicio de la voluntad, celebrado entre dos o más partes, el cual produce efectos jurídicos y económicos entre estas, comprometiéndolas al cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo.

Contrato de Consultoría. Son los que celebre el Instituto referidos a los estudios y diseños necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudio de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como, las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de Obra. Son los que celebren el Instituto para la construcción, modificación, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Control de Calidad. Es el proceso mediante el cual se verifican y controlan las condiciones de los materiales, procesos o procedimientos utilizados en el desarrollo de un proyecto, así como los resultados obtenidos, de acuerdo con unas especificaciones establecidas.

Coordinador. Profesional funcionario o contratista del IDRD, encargado de apoyar al supervisión del proyecto quien estará disponible para tareas de campo y oficina. Responde ante el supervisor y el IDRD por el seguimiento y control de los contratos asignados.

Cuadro de obra ejecutada. Contiene las cantidades y valores por pagar del acta parcial actual, en comparación con aquellos pagados en actas parciales anteriores y aquellos por pagar en lo que queda del contrato. Cuando el contrato de obra comprende varios parques, debe aplicarse dicho análisis a cada parque, estableciendo para cada uno de ellos: cantidades y valores iniciales pactados, los modificados aprobados, los pagados en actas anteriores, los que se han de pagar en la presente acta y los pendientes por pagar. Al final se totalizará para obtener los valores del contrato.

Etapa Contractual. Período que comprende desde la legalización del contrato hasta su ejecución. En términos prácticos va desde la legalización del contrato hasta el vencimiento del término contractual .

Etapa post-contractual. Período que comprende la vida útil del bien o servicio terminado y entregado. En términos prácticos va desde entrega formal del objeto terminado a su usuario hasta la culminación de la vida útil del mismo. Éste periodo comprende el termino para la liquidación del contrato.

Etapa pre-contractual. Período anterior al surgimiento de un contrato. Va desde los procesos de planeación hasta la selección. En términos prácticos va desde el estudio de conveniencia y oportunidad hasta la adjudicación del contrato.

ICA. Impuesto de industria, comercio y avisos.

Impacto ambiental. Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o benéfico, total o parcial, como resultado de las actividades, productos o servicios de una organización inherentes a un proyecto, obra o actividad (NTC - ISO - 14aa1).

Intervenir. Tomar parte en un asunto. Interponer autoridad. Mediar. Examinar, con autoridad para ello. Fiscalizar. Dirigir, limitar o suspender el libre espacio de actividades o funciones. Vigilar.

Interventor. Que interviene, persona o entidad que autoriza y fiscaliza ciertas operaciones, a fin que se hagan con legalidad. Es la persona natural o jurídica que representa al Instituto ante el contratista y que está encargada del control técnico, administrativo y financiero del contrato. Debe vigilar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista en la ejecución del contrato objeto de la interventoría.

Interventor externo. Es la persona natural o jurídica con quien se celebra un contrato denominado "de interventoría", cuyo objeto es realizar la interventoría técnica, administrativa y financiera sobre la ejecución de otro contrato suscrito por el Instituto con un contratista.

Interventor interno. Servidor público designado por el IDRD para ejercer la interventoría técnica, administrativa y financiera sobre un contrato suscrito por el Instituto con un contratista.

Interventoría. Se entiende por interventoría el servicio prestado a una entidad contratante por un profesional especializado o empresa calificada para la supervisión, control de la ejecución y liquidación de un estudio, proyecto o construcción. El interventor es el representante de la entidad contratante durante el desarrollo del estudio o proyecto (interventoría de proyectos).

Ítems no previstos. Son aquellas actividades adicionales a las previstas inicialmente en el contrato, cuya ejecución es técnicamente necesaria para la cabal ejecución de las obras proyectadas. Sus precios y especificaciones técnicas no están contemplados en los presupuestos iniciales y por tanto deben pactarse antes de la ejecución de los mismos. Están deben ser aprobadas por el área técnica del IDRD y por el ordenador del gasto.

IVA. Impuesto al Valor Agregado.

Localidad. Una localidad es una división política, administrativa y territorial municipal, con competencias claras y criterios de financiación y aplicación de recursos, creada por el Concejo Distrital a iniciativa del alcalde respectivo, con el fin de atender de manera más eficaz las necesidades de esa porción del territorio. Actualmente Bogotá está dividida en veinte (20) localidades.

Manual. Documento escrito en que se resume lo más sustancial de una materia.

Mayores y menores cantidades de obra. Son aquellas cantidades de obra que superan o son menores a las inicialmente previstas resultantes de mayor o menor cantidad de obra ejecutada o modificaciones aprobadas en la ejecución del proyecto.

Pueden implicar un mayor valor del contrato, cuando la suma efectiva de las mayores y menores cantidades produce un incremento en el valor total del mismo. En este caso la legalización de las mismas se hace siguiendo el trámite de un contrato adicional. Pueden no implicar un mayor valor del contrato, cuando la suma efectiva de las mayores y menores cantidades produce una compensación de cantidades de obra. En cuyo caso se legalizan por medio de un ACTA DE MAYORES Y MENORES DE CANTIDADES DE OBRA.

Memorias de mediciones. Registro manual y gráfico de las obras aprobadas y recibidas por el interventor.

Modificaciones sustanciales. Son aquellas que modifican el contrato inicial.

No conformidad. Expresión que indica que la calidad de un producto terminado no se ciñe o no se rige por una norma específica. El producto no cumple con la especificación prevista.

Obra adicional. Es aquella actividad adicional y diferente de las inicialmente contratadas, la cual debe ejecutarse de acuerdo con nuevas especificaciones y precios no establecidos inicialmente en el contrato, que a su vez puede implicar o no un mayor valor del mismo. Corresponde a los ítems no previstos por no encontrarse incluidos ni en los planos, ni en la propuesta, ni en el formulario de cantidades y precios unitarios, pero que hacen parte de las actividades objeto del contrato o son técnicamente necesarios para su ejecución, con el fin de dar cumplimiento al objeto del mismo y garantizar la correcta ejecución técnica de las obras y su estabilidad futura. Su forma de pago deberá pactarse con el contratista antes de su ejecución.

Orden de pago. Documento por medio del cual se ordena el pago por parte del Instituto, al contratista, consultor y/o interventor, por las labores ejecutadas durante el período respectivo. Se liquida de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato.

Otrosí. Adición que se hace a un contrato para modificarlo, ya sea adicionando, cambiando ó suprimiendo estipulaciones en él contenidas. Se consigna en un documento donde se incluye la obligación, aclaración o término adicional a los ya incluidos en el texto del contrato inicial.

Pago anticipado. Recurso financiero público pagado en forma adelantada por el Instituto al contratista, el cual representa una verdadera forma de pago por la ejecución del contrato.

La suma anticipada será pagada antes de la iniciación del contrato o durante su desarrollo, razón por la cual, ésta constituye para el contratista una cuenta por cobrar. Este concepto se utiliza principalmente en los casos de contratos de consultoría y difiere del concepto de "Anticipo" utilizado en los contratos de obra.

Paquete técnico del contrato. Es el conjunto de documentos resultantes de la ejecución de todos los estudios técnicos realizados por la entidad para la consolidación del soporte técnico de un futuro contrato producto de un proceso de selección. En el caso de los contratos de obra está constituido por: todos los estudios técnicos o de ingeniería (geotecnia, suelos, hidráulicos, estructurales, eléctricos, etc.); diseños y sus planos correspondientes en medio magnético e impresos (arquitectónicos, hidráulicos, estructurales, eléctricos); listado de cantidades de obras y las memorias de mediciones del cuantificador; presupuesto de las obras proyectadas (presupuesto oficial); registros fotográficos y/o fílmicos del sitio por intervenir. En el caso de los contratos de consultoría está constituido por: estudios de planeación, prefactibilidad, factibilidad, estudios de tipo social, ambiental, según el caso.

Plan de manejo ambiental (PMA). Es el plan que de manera detallada establece las acciones que se requieren para prevenir, mitigar y controlar, compensar y corregir los posibles efectos o impactos ambientales negativos causados en desarrollo de un proyecto, obra o actividad; incluye también los planes de seguimiento, evaluación, monitoreo y contingencias.

Plazo. Es el período o término pactado en el contrato que se establece para la ejecución del mismo. Corresponde al tiempo que la entidad contratante, con base en estudios adelantados, prevé necesario para el cabal y completa ejecución del objeto contratado.

Plazo de ejecución de obra. Es el período entre la fecha de suscripción del acta de inicio y la fecha de terminación final de una obra específica.

Plazo de ejecución del contrato. Es el período comprendido entre la fecha de suscripción del acta de inicio y la fecha de terminación final del contrato.

Previabilidad Técnica. Concepto emitido por el Área Técnica del IDRD por el cual se aprueba una solicitud de intervención a un predio y se establecen los requisitos de entrada para la elaboración de diseño.

Producto. Resultado de cualquier actividad o proceso creativo del hombre, de cualquier tipo, tangible o intangible o una combinación de ambos: obra, artículo, proyecto, documento, obra de arte o estudio.

Proyecto. Plan pormenorizado que se elabora para la ejecución de una cosa. Intención o pensamiento de ejecutar algo.

Retención de garantías. Es un descuento porcentual que se retiene en el momento de realizar el pago parcial de cada una de las actas de los contratos, el cual es reintegrado en el momento de la liquidación del contrato Este descuento debe estar establecido en los pliegos de condiciones y/o guía de requisitos básicos y por ende en el contrato.

Salud ocupacional. Conjunto de factores que determinan el estado de salud del trabajador en su lugar y ambiente de trabajo. Estos son: salud integral de la persona, condiciones físicas de trabajo, ergonomía, ambiente laboral, estado de las instalaciones físicas, riesgos. Con su estudio y con los comités paritarios de salud ocupacional se busca prevenir los diferentes factores de riesgo que afectan la salud del trabajador y mejorar el ambiente de trabajo.

Solicitud de intervención. Comunicación escrita o verbal presentada al IDRD como un primer paso para verificar la pertinencia o viabilidad de intervención en un predio ubicado en el Distrito Capital.

Subcontratista. Persona natural o jurídica contratada por el contratista principal para el desarrollo del objeto pactado entre este y la entidad contratante (IDRD). Es de resaltar que no existe nexo alguno de tipo contractual o laboral entre la entidad contratante y el subcontratista, encontrándose este último bajo la exclusiva responsabilidad del contratista principal. La entidad contratante solo adquiere compromiso y obligación respecto al manejo del contrato y el recibo de las obras, única y exclusivamente con quien suscribió el contrato.

Supervisor. Es aquel funcionario delegado por el Subdirector para ejercer la supervisión y vigilancia de un contrato, en representación de aquel, La designación se hace mediante oficio o memorando interno para tal función. Es nombrado en los casos en que existe una interventoría externa.

Suspensión. Interrupción por un tiempo determinado de la ejecución del contrato, cuando exista una situación que la amerite y justifique.

Unión Temporal. Asociación de dos o más personas, las cuales en forma conjunta presentan una sola propuesta para la participación en un proceso de selección para la celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado. Sin embargo, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

Valor final del contrato. En los casos de contratos de obra el valor final del contrato será el que resulte de multiplicar las cantidades de obra ejecutadas, medidas conjuntamente entre contratista e interventor, por el precio unitario de cada una. Dichas cantidades de obra estarán constituidas en total por: los ítems originales del contrato, las mayores y menores cantidades de obra, los ítems no previstos u obras adicionales surgidas en el desarrollo de las obras.

Viabilidad. Concepto de aceptación que se emite sobre la pertinencia de un proceso, proyecto o trámite.

Viabilidad de proyecto. Concepto que emite el Área Técnica del IDRD sobre la pertinencia de desarrollar una intervención en un predio del Distrito Capital, cuyo uso de suelo esta acorde con el previsto en la solicitud de intervención requerida.

Vigencia. Período comprendido entre la fecha de perfeccionamiento y la fecha de liquidación de un contrato. Dicho término comprende el período posterior al perfeccionamiento y previo a la iniciación del contrato, más el plazo para la ejecución de las actividades contratadas o para el suministro del bien o servicio, más el período siguiente a la entrega y recibo final a satisfacción del objeto contratado y hasta la fecha de liquidación del contrato.

LISTADO DE ABREVIATURAS

CTO Contrato

COP Contrato de Obra Pública

STC Subdirección Técnica de Construcciones

CTO INTERV Contrato de Interventoría

INTERV Interventoría

CTO CONS Contrato de Consultoría

CTO PREST SERV Contrato de Prestación de Servicios

UEL Unidad Ejecutiva de Localidades (Oficina de Asuntos Locales)

VR Valor

UND Unidad

CANT Cantidad

UNIT Unitario

DIR Directo

TOT Total

OAL Oficina Asesora de Asuntos Locales (UEL)

JAL Junta Administradora Local

IDRD Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte

BIBLIOGRAFIA

o Constitución política de 1991

o Estatuto general de contratación de la administración pública, Ley 80 de 1983, y demás normas modificatorias y reglamentarias.

o Memorias del Diplomado en Gerencia y Aseguramiento de la Calidad en Obras y Proyectos, Universidad Industrial de Santander, Sede Bogotá D.C., 1998

o Manual de funciones del IDRD.

o Manual de respeto al ciudadano ( Alcaldía Mayor de Bogotá)

o Código disciplinario único (Ley 734 de 2002)

o Plan de ordenamiento territorial (POT)

o Ley 87 de 1993 sobre control interno

o Manual de Interventoría IDU versión 004 agosto de 2005

REVISO

MARTHA RODRIGUEZ MARTINEZ

Jefe de Oficina Asesora de Planeación

VALIDO

PIEDAD ROMERO DE MENDEZ

Subdirectora Técnica de Construcciones APROBO

JOSE JAIME TAPIAS PATRON

Director General

FECHA DE APROBACION

LISTADO DE ANEXOS

1 ACTA DE INICIO

2 ACTA INSPECCION PRELIMINAR DE OBRA

3 ACTA DE VECINDAD

4 ACTA CONCERTACION

5 ACTA DE COMITE

6 ACTA DE RECIBO PARCIAL

7 ACTA APROBACION ACTIVIDADES NO PREVISTAS

8 ACTA DE CANTIDADES DE OBRA

9 ACTA DE MAYORES Y MENORES CANTIDADES DE OBRA

10 ACTA SUSPENSION

11 ACTA DE REINICIACION

12 ACTA LIQUIDACION ANTICIPO

13 ACTA TERMINACION

14 RECIBO FINAL

15 ACTA DE LIQUIDACION

16 FORMATO BALANCE FINANCIERO

17 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE POLIZAS

18 LISTA DE CHEQUEO ACTIVIDADES DE OBRA