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  Resolución 464 de 2008 Empresa de Transporte del Tercer Milenio - Transmilenio S.A
 
  Fecha de Expedición: 11/12/2008  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 4118 de diciembre 16 de 2008  


 
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RESOLUCIÓN 464 DE 2008

(Diciembre 11)

Modificada por la Resolución de Transmilenio 97 de 2009

Por la cual se modifican la resolución 046 del 17 de Marzo de 2006, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TRANSMILENIO S.A."

EL DIRECTOR DE OPERACIONES DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A.",

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución número 217 de 25 de julio de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el manual de procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos en lo que hace referencia a la actualización de un (1) Procedimiento, con el objeto de ajustarlos a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 046 del 17 de Marzo de 2006, en lo que corresponde a:

I. La actualización del siguiente Procedimiento:

CÓDIGO

REVISIÓN

NOMBRE

P-S-AL-005

5

GUÍA DE INTERVENTORÍA PARA CONTRATOS

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los once (11) días del mes de diciembre de dos mil ocho (2008).

RAÚL HERNANDO ROA BUITRAGO

Director de Operaciones

TÍTULO: GUÍA DE INTERVENTORÍA PARA CONTRATOS

CÓDIGO: P-S-AL-005

REVISIÓN: 6

FECHA: 03-12-2008

TABLA DE CONTENIDO

1

OBJETO

2

ALCANCE

3

RESPONSABLE

4

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5

DEFINICIONES

6

DESIGNACIÓN DE LA INTERVENTORÍA

7

CALIDADES DEL INTERVENTOR

8

PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORIA

9

FINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA

10

FUNCIONES DEL INTERVENTOR

11

PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA

12

ACTAS

13

TABLAS DE FORMATOS

TABLA DE MODIFICACIONES

REVISIÓN No.

FECHA

CAMBIO

SOLICITÓ

0

11-09-2002

ELABORACIÓN

NO APLICA

1

11-10-2004

Revisión y ajustes

Jefe Oficina de Asuntos Legales

2

11-11-2004

Ajustes a lo indicado por la Sentencia del Consejo de Estado 13.707, del 19 de agosto de 2004

Tesorero

3

11-02-2005

Se modifican los registros R-A-GR-006 Certificado de Cumplimiento y R-A-GR-012 Certificado de Cumplimiento para pago a Inspector de Operaciones y se incluye Acta Parcial.

Prof. Espec. De Calidad

4

11-07-2005

Se modifica el numeral 10.2.1 Funciones Generales de Tipo Administrativo del Interventor o Supervisor indicando la periodicidad de los informes de interventoría.

Jefe Oficina de Asuntos Legales

5

19-01-2006

Se modifica procedimiento de imposición de multas en lo pertinente a la comunicación a la Aseguradora

Jefe Oficina de Asuntos Legales

6

03-12-2008

Actualización de Cargos de acuerdo con los cambios previstos en las actualizaciones del Manual de Funciones de la Entidad.

Reestructuración general del procedimiento de acuerdo con los cambios previstos en la nueva ley de contratación Ley 1150 de 2007.

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1 OBJETO

Establecer para los funcionarios que sean designados como supervisores o Interventores de los diferentes contratos que celebre TRANSMILENIO S.A., las funciones y responsabilidades que se desprenden de tal designación.

2 ALCANCE

Para la aplicación de todos los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A. que sean designados como supervisores, interventores o responsables del seguimiento y cumplimiento del objeto de los contratos que celebre la entidad.

3 RESPONSABLE

El responsable de la elaboración y mantenimiento del procedimiento es el Profesional Universitario de Asuntos Legales de la Oficina Asesora Jurídica.

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Constitución Nacional

• Ley 80 de 1993 (Estatuto de Contratación)

• Ley 1150 de 2007

• Decreto 2474 de 2008

• Demás Decretos Reglamentarios

• Ley 734 de 2002

• Ley 489 de 1998

• Código Civil

• Código de Comercio

• Sentencia del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Consejera Ponente: Ruth Stella Correa Palacio. Junio 4 de junio de 2008. Radicado: 760012331000-1994-21596-01 (16.293)

5 DEFINICIONES

INTERVENTORIA: Es la función que cumple una persona natural o jurídica designada por la entidad para controlar, revisar y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto contratado con base en las normas legales existentes, cláusulas del contrato, estudios técnicos, pliego de Condiciones y demás documentos que forman parte integral del contrato. La interventoría se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del contrato, hasta su liquidación definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios del Régimen de Contratación.

6 DESIGNACIÓN DE LA INTERVENTORÍA

La designación de la interventoría será efectuada por el ordenador del gasto con base en los estudios previos y teniendo en cuenta que podrán designarse como interventores, funcionarios del nivel directivo, asesor o profesional.

La entidad, cuando hubiere lugar a ello, podrá adelantar los procesos contractuales que corresponda, tendientes a contratar interventorías externas.

La designación del supervisor o interventor, podrá estar implícita en el clausulado de los contratos, sin que sea obligatoria su inclusión.

La designación de la interventoría se debe comunicar a través de un memorando con el que se debe remitir copia del contrato, copia del certificado de registro presupuestal CRP, copia de las pólizas y copia de la aprobación de las pólizas.

En el evento de retiro definitivo del supervisor o interventor, éste deberá hacer entrega a quien lo suceda en el ejercicio de sus funciones, mediante un acta donde detallará el estado del contrato y el desarrollo alcanzado.

En el evento de ausencia temporal (vacaciones, incapacidad, comisiones, etc.) del interventor designado, el ordenador del gasto comunicará a través de memorando la designación temporal de la interventoría, al funcionario que se designe para tal efecto.

Todo cambio del funcionario designado como interventor, debe ser comunicado a través de memorando firmado por el ordenador del gasto.

Cuando en la ausencia temporal del interventor designado, se asignen las funciones de su cargo a otro funcionario, se entiende que se asignan todas las interventorias del mismo, sin necesidad de remitir un memorando específico para ello.

7 CALIDADES DEL INTERVENTOR

• Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, TRANSMILENIO S.A. se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión o esté incurso en alguna conducta contemplada en Código Único Disciplinario (Ley 734 de 2002).

• El interventor puede ser persona natural o jurídica especializada y con experiencia en las obras, servicios o actividades relacionadas con el contrato para el cual ha sido designado supervisor o Interventor.

• La Interventoría puede ser ejercida por un funcionario de la entidad o una persona seleccionada para tal fin.

• En los contratos de obra, resultado de un proceso de licitación o concurso público, la supervisión o Interventoría deberá ser ejercida por una persona independiente de la entidad contratante y del contratista.

7.1 Inhabilidades

No pueden ejercer la supervisión o Interventoría:

• El autor del proyecto o diseño objeto del contrato, a menos que la complejidad del mismo así lo requiera, según calificación escrita de TRANSMILENIO S.A.

• Las personas cuyo proyecto o diseño no haya sido aceptado.

• Quien haya ocupado el segundo lugar en la licitación publica o privada respectiva.

• Quien tenga vínculos de consanguinidad o afinidad con el contratista de acuerdo con la Ley 80

7.2 Responsabilidades

• Los interventores (Externo o Interno) responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a entidad o a terceros, derivados de la ejecución de los contratos sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las labores de interventoría. El interventor deberá responder por el control y vigilancia del contrato hasta su finalización. Igualmente será responsable de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la entidad.

7.3 Sanciones

• Además de las sanciones penales a que hubiere lugar, la Persona Jurídica o natural que ejerciera la supervisión o Interventoría, será civilmente responsable de los perjuicios originados en el mal desempeño de sus funciones.

• Si el supervisor o interventor es un funcionario de TRANSMILENIO S.A., el ejercer sin el debido cuidado la supervisión o Interventoría asignada lo coloca en situación de falta disciplinaria por incumplimiento de una función específicamente asignada y aceptada.

8 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORÍA

Sin perjuicio de los principios generales de la Contratación Estatal, la interventoría desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. En ese sentido:

• Cooperará con la entidad y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.

• Velará por que los contratos se ejecuten cumpliendo con los cronogramas establecidos, manteniéndolos debidamente actualizados.

• Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada.

• Responderá de los resultados de su gestión.

• Verificará el cumplimiento de las condiciones legales, técnicas, económicas y financieras del contrato.

9 FINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA

Son finalidades de la interventoría:

• Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos.

• Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas.

• Mantener permanente comunicación con el contratista.

• Propender por que no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.

• Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

10 FUNCIONES DEL INTERVENTOR

10.1 Funciones Generales

En ejercicio de la función de supervisión, el interventor está facultado para actuar conforme lo establecido en la ley y lo previsto en el respectivo contrato. Compete al interventor:

• Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.

• Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones, sin modificar en momento alguno el contrato.

• Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.

• Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado.

• Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.

10.2 Funciones Administrativas

• Supervisar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a la entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) así como de las exigencias técnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, prestación de servicios, suministro, convenios, etc.).

• Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato, los pliegos de condiciones, la propuesta del contratista, las normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del mismo, es decir toda la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución, así como formular las sugerencias a que haya lugar, y, en el evento de tener alguna duda sobre el alcance de lo señalado en los documentos, solicitar las aclaraciones correspondientes.

• Servir de interlocutor entre la entidad y el contratista.

• Revisar, solicitar ajustes o aprobar, la planeación de labores y cronogramas de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar, o requerir su presentación para aprobación si fuere el caso.

• Verificar para la suscripción del acta de iniciación del contrato, que las garantías constituidas y aprobadas cumplan a la fecha de iniciación con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificación, cuando haya lugar a ello.

• Suscribir con el contratista el acta de iniciación del contrato dentro de la oportunidad prevista en el Pliego de Condiciones o pactada en el contrato. Para tal fin deberá diligenciar el formato "R-A-GR-004 Acta de Inicio".

• Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la Interventoría, como correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y demás documentos necesarios para el control físico y financiero del contrato, relacionando en general toda la información que se refiera al desarrollo del mismo.

• Enviar el original de toda la documentación del contrato a la dependencia responsable de su guarda y mantenimiento (Oficina Asesora Jurídica o Dirección Administrativa) para que reposen en la carpeta del contrato.

• Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión a su cargo.

• Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

• Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato.

• Coordinar con las dependencias de la entidad que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones.

• Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el Estado de ejecución y avance del contrato.

• Elaborar los informes de su gestión hasta que el contrato se ejecute en su totalidad y se efectúe la liquidación. Para los contratos de concesión estos informes se deben elaborar cada tres (3) meses, para los demás contratos, se deben realizar informes cada vez que se deba realizar un pago. Lo anterior sin perjuicio de lo que se pacte en los contratos que tienen como objeto la interventoría externa.

• Comprobar dentro del control de ejecución del contrato, lo relacionado con los pagos, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista.

• Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.

• Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo (art. 25 numeral 16 Ley 80/93), para lo cual dará el trámite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo seguimiento a la atención de la misma.

• Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato.

• Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo.

• Presentar informe sobre situaciones que alteren en contra de la entidad el equilibrio económico o financiero del contrato.

• Actuar de tal modo que por su causa, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, presentará informes sobre la necesidad de corrección de los desajustes que pudieren presentarse o de acuerdos sobre los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

• Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo.

10.3 Funciones Técnicas

• Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones técnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y demás documentos contractuales.

• Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar – según el caso - la existencia de planos, diseños, licencias, permisos, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

• Exigir a los contratistas que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con las condiciones pactadas en el mismo, así como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada.

• Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.

• Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido.

• Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc. necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes.

• Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de las especificaciones, y sobre los errores u omisiones que éstos puedan contener.

• Solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas acordadas en el respectivo contrato.

• Revisar y aprobar los programas de: Ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, etc; cuando aplique contractualmente.

• Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad.

• Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido.

• Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos específicos del contrato (retrasos, incumplimiento, etc).

• Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato.

• Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, derechos de autor, etc., a favor de la entidad.

• Verificar que los bienes entregados sean nuevos, de primera calidad, que funcionen correctamente según su naturaleza.

• Verificar que los accesorios que formen parte de los bienes entregados se ajusten a los mismos.

• Verificar que el contratista entregue los manuales que instruyen a los usuarios acerca del funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento de los bienes adquiridos.

• Verificar que el contratista que instruya (si es necesario por escrito), acerca de las características de las adecuaciones necesarias para el funcionamiento de los bienes adquiridos y no permitir su instalación sin la adecuación técnica necesaria.

• Estar pendiente del funcionamiento del bien durante el término de la garantía, lo cual implica que una vez que se observen fallas deberá requerir al contratista, por escrito, para que subsane la falla en el menor tiempo posible o para que reemplace el bien por uno nuevo, en caso de graves y frecuentes fallas.

• Exigir los informes que indican los contratos, más los que considere convenientes y estén relacionados con la ejecución del contrato.

• Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

10.4 Funciones Financieras

• Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

• Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen, de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos.

• Revisar, aprobar y tramitar ante la Dirección Financiera las solicitudes de pago formuladas por el contratista. Para lo cual diligenciará el formato R-A-GR-006.

• Constatar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos.

• En contratos cuyo objeto sea de prestaciones sucesivas a cargo del contratista, debe velar porque lo ejecutado no exceda el valor del contrato, de igual forma que el contratista no continué con la ejecución del contrato vencido el plazo del mismo.

10.5 Funciones de Carácter Legal

• Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.

• Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen a la entidad, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.

• Estudiar, conceptuar sobre la viabilidad y solicitar las modificaciones del contrato que sean pertinentes (justificación), soportadas en razones que ameriten la petición, teniendo en cuenta que ningún caso deben sustentarse en la mera liberalidad de las partes.

• Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

• Suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato.

• Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

• Preparar el informe final sobre la ejecución del contrato.

• Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.

• Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

• Dejar constancia del valor que la entidad retendrá por concepto a las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación, en el evento que no se hubieren realizado totalmente los aportes al sistema de pensiones y salud.

• Efectuar la liquidación del contrato, de conformidad con lo previsto en el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, formato R-A-GR-007 Acta de Liquidación del Contrato.

• Requerir al contratista para efectuar la liquidación bilateral y dejar constancia de ello.

• Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización.

• Informar a la Oficina Asesora Jurídica o a la Dirección Administrativa, a más tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso que el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, para que se expida el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando para el efecto los soportes requeridos para la liquidación correspondiente.

• Si se vence el plazo para hacer la liquidación en forma unilateral, y el interventor no presentó el informe antes referido a la Oficina Asesora Jurídica, deberá solicitar inmediatamente a la citada dependencia, que adelante los trámites para elevar la solicitud de liquidación por vía judicial. Con tal fín, debe anexar todos los soportes requeridos para la liquidación.

• NOTA: La no realización y suscripción del Acta de Liquidación del contrato en el plazo previsto en el mismo o en su defecto, en el señalado en la Ley, genera acciones disciplinarias y las demás acciones legales pertinentes.

• Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de supervisión.

11 PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA

A los supervisores les está prohibido:

• Ordenar cambios de especificaciones técnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del ordenador del gasto.

• Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

• Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficioso prebendas de la entidad contratante o del contratista.

• Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

• Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

• Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

• Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

• Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

• Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

• Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

• Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales.

• Demorar la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, así como la de liquidación, y demás documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo.

• Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas.

12 ACTAS

Son documentos que se elaboran para dejar constancias de los diferentes eventos que pueden ocurrir durante la ejecución de un contrato. Debe constar en ellas claramente lugar y fecha de elaboración, descripción detallada del evento, e ir firmada por las personas que en ella intervengan.

Se citan las siguientes:

• Acta de Inicio (Formato R-A-GR-004): Se elabora y suscribe con el fin de que se dé inicio a la ejecución del objeto contratado. Las actas de iniciación deben ser firmadas por el interventor y el contratista y una vez suscrita debe remitirse en original a la dependencia correspondiente (según el valor de la contratación a Dirección Administrativa u Oficina Asesora Jurídica) para que repose en la carpeta contractual.

Nota: En los contratos de ejecución instantánea no será obligatoria la suscripción del acta de inicio.

• Acta de Recibo Parcial (Formato R-A-GR-005): Es aquella que se elabora una vez el contratista entregue parte de los productos del contrato. La función del supervisor o interventor, en este tipo de documento, es dejar constancia de que lo recibido se ajusta a las condiciones y características especificadas en el contrato. Si al momento de recibir un producto o servicio se evidencia alguna inconsistencia con los requisitos previamente contratados, el interventor debe solicitar su justificación al contratista y de ser necesario dejar por escrito las acciones que debe tomar el contratista para satisfacer dichos requerimientos.

• Acta de Recibo Definitivo: Este documento se utiliza para dejar constancia de los bienes y/o servicios recibidos con ocasión de la ejecución del contrato, teniendo que lo recibido se debe ajustar a las condiciones y características especificadas en el contrato.

Nota: La calidad de los bienes y servicios adquiridos deben cumplir con los requisitos mínimos de las normas técnicas obligatorias en Colombia o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas y aceptadas por organismos reconocidos internacionalmente.

• Acta de Suspensión: Bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución de un contrato debe suspenderse por un determinado tiempo, situación ésta que debe registrarse en acta.

• Acta de Reiniciación: De ser necesario, una vez superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensión del contrato, se elabora nueva acta que da continuidad al mismo.

• Acta de Liquidación (Formato R-A-GR-007): La liquidación del contrato es una actuación administrativa posterior a su terminación normal (culminación del plazo de ejecución) o anormal (verbigracia en los supuestos de terminación unilateral o caducidad), con el objeto de definir si existen prestaciones, obligaciones o derechos a cargo de las partes, hacer un balance de las cuentas para determinar quién le debe a quién y cuánto y proceder a las reclamaciones, ajustes y reconocimientos a que haya lugar, y así dar finiquito y paz y salvo a la relación negocial.

Estas actas son firmadas por el supervisor o interventor, el contratista y el funcionario de TRANSMILENIO S.A. que suscribió el contrato.

Para tal fin, se debe diligenciar el formato R-A-GR-007 Acta de Liquidación Final del Contrato o el formato R-A-GR-008 Solicitud de Común Acuerdo de Terminación Anticipada de Contrato.

13 TABLA DE FORMATOS

CÓDIGO

NOMBRE DEL REGISTRO

UBICACIÓN

RESPONSABLE

R-A-GR-004

Acta de Inicio

Ofic. Prof. Especializado de Recursos Físicos

Prof. Esp. de Recursos Físicos

R-A-GR-005

Acta de Recibo Parcial

Ofic. Prof. Especializado. de Recursos Físicos

Prof. Esp. de Recursos Físicos

R-A-GR-006

Certificado de Cumplimiento

Ofic. Prof. Especializado de Recursos Físicos

Prof. Esp. de Recursos Físicos

R-A-GR-007

Acta de Liquidación Final del Contrato

Ofic. Prof. Especializado. de Recursos Físicos

Prof. Esp. de Recursos Físicos

R-A-GR-008

Solicitud de Común Acuerdo de Terminación Anticipada de Contrato

Ofic. Prof. Especializado de Recursos Físicos

Prof. Esp. de Recursos Físicos

R-S-AL-015

Comunicación Aseguradora inicio procedimiento imposición de multas

Of. Asesora Jurídica

Prof. Universitario de Asuntos legales

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4118 de diciembre 16 de 2008