RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Abril 6)

 Modificada por el art. 1, Resolución de Transmilenio 06 de 2012

"Por la cual se modifican las resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000, 296 del 17 de Octubre de 2007, 125 del 9 de Mayo de 2008, 253 del 4 de Agosto de 2008 y 464 del 11 de Diciembre de 2008, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TRANSMILENIO S.A."

EL DIRECTOR DE OPERACIONES DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A.,

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución número 217 de 25 de julio de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el manual de procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos, en lo que hace referencia a la inclusión de un (1) Manual y la eliminación de tres (3) procedimientos, con el objeto de ajustarlo a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar las resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000, 296 del 17 de Octubre de 2007, 125 del 9 de Mayo de 2008, 253 del 4 de Agosto de 2008 y 464 del 11 de Diciembre de 2008, en lo que corresponde a:

I. La inclusión del siguiente Manual:

II. La eliminación de los siguientes procedimientos:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

MODIFICACIONES

El presente manual tiene por objeto definir y documentar las actividades que deben cumplirse al interior de TRANSMILENIO S.A., para los procedimientos de contratación, con la finalidad de hacer más ágil, eficiente y eficaz la actividad contractual y para que se pueda garantizar el cumplimiento de las funciones de la Empresa. El manual tiene los siguientes objetivos específicos:

* Establecer los procedimientos que permitan la claridad y objetividad en los procesos precontractuales, contractuales y poscontractuales, necesarios para garantizar los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva y de los postulados constitucionales que orientan la función administrativa: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

* Dar cumplimiento a los mandatos de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

* Establecer procedimientos y responsabilidades de las diferentes áreas en la actividad precontractual, contractual y poscontractual.

* Facilitar el control y autocontrol de la organización.

El presente manual es de aplicación y conocimiento para todas las dependencias y funcionarios de TRANSMILENIO S.A.

El responsable por la elaboración, mantenimiento y divulgación del presente Manual es el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de TRANSMILENIO S.A.

El marco legal que rige el presente manual de contratación lo constituyen las siguientes normas: la Constitución Política de Colombia, la ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1421 de 1993, el Decreto 2474 de 2008, el Decreto 4828 de 2008, el Decreto 4881 de 2008 y demás decretos reglamentarios o normas que las complementen. Igualmente las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por el estatuto contractual, de conformidad con el artículo 13 de la Ley 80 de 1993. Así mismo la Directiva 034 de 2007 de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Para efectos de este documento, los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que se les asigna:

Acta de Inicio: Documento en el cual se deja constancia de la fecha de inicio de la ejecución del contrato, posterior al cumplimiento de todos los requisitos establecidos que permiten la iniciación formal de actividades. Este documento debe ser suscrito entre el contratista y el Interventor (Formato R-T-AL-014).

Acta de Liquidación: La liquidación del contrato es una actuación administrativa posterior a su terminación normal (culminación del plazo de ejecución y/o terminación o cumplimiento del objeto contratado) o anormal (verbigracia en los supuestos de terminación unilateral o caducidad), con el objeto de definir si existen prestaciones, obligaciones o derechos a cargo de las partes, hacer un balance de las cuentas para determinar quién le debe a quién y cuánto; y proceder a las reclamaciones, ajustes y reconocimientos a que haya lugar, y así dar finiquito y paz y salvo a la relación negocial. Este documento deberá estar suscrito por el ordenador del gasto, por el contratista y por el Interventor (Formato R-T-AL-022).

Acta de Recibo Final: Documento en el cual se consigna la cantidad de obra o servicio efectivamente ejecutada, incluyendo la obra adicional o las menores o mayores cantidades de obra, según sea el caso, dejando constancia del recibo por parte de TRANSMILENIO S.A. del objeto contratado. Es suscrita entre el Contratista y el Interventor.

Acta de Suspensión: Documento mediante el cual se suspende la ejecución del contrato de común acuerdo o por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, en el cual se deja constancia de la fecha de suspensión, las circunstancias que dieron lugar a ella, la fecha de reiniciación o la condición que permitirá retomar la ejecución del contrato y los demás aspectos que se consideren pertinentes. Suscrita entre el Contratista y el ordenador del gasto.

Acta de Reiniciación: Documento mediante el cual se reinicia la ejecución contractual, en el cual se deja constancia de la fecha de reinicio y se señala la nueva fecha de terminación. Este documento debe estar suscrito entre el Contratista y el Ordenador del Gasto.

Adenda: Documento mediante el cual se aclara o modifican aspectos y criterios de selección de la contratación contenidos en los pliegos de condiciones y que forma parte de los mismos.

Adición: Modificación del valor de los contratos que se encuentren en ejecución, que no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado, expresado en salarios mínimos.

Anticipo: Porcentaje del valor del contrato que se entrega anticipadamente al contratista, con el fin de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales para la iniciación de la ejecución del objeto contratado. Esta suma debe ser amortizada por el contratista, en la proporción que vaya ejecutando el contrato. Dichos dineros son públicos. De acuerdo con lo señalado por el artículo 40 de la Ley 80 no podrá exceder del 50% del valor del contrato.

Cesión: Es la transferencia de las obligaciones y los derechos que surjan de la relación contractual, efectuada entre el contratista original y un tercero. El contratista deberá obtener de TRANSMILENIO S.A. autorización previa y escrita, con el fin de proceder con el negocio jurídico de cesión. La entidad verificará que el cesionario cumpla con las mismas calidades que el contratista inicial, garantizando de éste modo que la ejecución del objeto contractual no se verá afectada.

Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP: Documento mediante el cual se certifica que existe apropiación suficiente y libre de afectación para atender los desembolsos de la respectiva contratación durante la vigencia fiscal correspondiente.

Certificado de registro presupuestal - CRP: Documento que certifica la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación.

Cláusulas excepcionales: Cláusulas que pueden ser incorporadas a los contratos de acuerdo a la estipulación expresa de la Ley 80 de 1993 en sus artículos 15,16,17 y 18, y que consagran facultades unilaterales especiales para la entidad.

Consorcio: Negocio jurídico celebrado entre dos o más personas naturales o jurídicas que tienen por objeto la presentación de una propuesta conjunta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, en el que sus miembros responden solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.

Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, Consorcio o Unión Temporal, que se obliga con TRANSMILENIO S.A. a prestar un servicio, suministrar un bien o construir una obra a cambio de una contraprestación económica.

Contrato: Acuerdo de voluntades entre TRANSMILENIO S.A. y un Contratista o Contratante para la prestación de un servicio, el suministro de un bien o la construcción de una obra.

Contrato adicional: Documento mediante el cual se modifica el alcance, condiciones, valor o plazo de un contrato, lo cual puede ocurrir por cualquier circunstancia.

Contrato de compraventa: Es un acuerdo de voluntades en virtud del cual una persona natural o jurídica, privada o pública transfiere la propiedad o el dominio de una cosa a otra, a cambio de un pago.

Contrato de suministro: Es la adquisición permanente, periódica y continúa de bienes que sean necesarios para la entidad.

Contrato principal: Es el primer documento en el cual se plasma el acuerdo de voluntades entre TRANSMILENIO S.A. y un contratista para la prestación de un servicio, el suministro de un bien o la construcción de una obra, el cual subsiste por sí mismo.

Estudio de mercado: Trámite que consiste en la obtención de información, relacionada con el valor del objeto que se pretende contratar y/o las condiciones de la contratación en el mercado.

Estudios previos: Recopilación documental que contiene el análisis efectuado por la entidad, que de manera clara y detallada, explica la necesidad del bien o servicio a contratar, describe el objeto que se contratará, define el valor del presupuesto oficial con base en el estudio de mercado, contiene la justificación de los factores que determinarán cual será la propuesta más favorable, e indica los riesgos previsibles y las modalidades de cobertura de los mismos. Dentro de los estudios previos se incluirá también un estudio jurídico que soporte la modalidad de selección que se elija para adelantar la contratación.

Interventor: Funcionario de TRANSMILENIO S.A. o tercero contratado por TRANSMILENIO S.A., que tiene la responsabilidad de vigilar, supervisar y controlar las obligaciones emanadas de un contrato, de manera que éste cumpla su objeto, dentro del plazo previsto, las especificaciones convenidas y el presupuesto asignado.

Otrosí: Denominación general para el documento anexo al contrato, cuya finalidad es aclarar o modificar alguna cláusula contractual.

Pago Anticipado: Retribución parcial anticipada que el contratista recibe, sobre la cual no hay reintegro, porque el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada. De acuerdo con lo señalado por el artículo 40 de la Ley 80 no podrá exceder del 50% del valor del contrato.

Partes: Personas naturales o jurídicas, capaces, que suscriben el contrato.

Plan de Inversión del Anticipo: Documento presentado por el contratista que contiene el flujo de caja de los recursos que serán entregados por TRANSMILENIO S.A. a manera de anticipo.

Precio global: Sistema de precio mediante el cual TRANSMILENIO S.A. reconoce a un contratista un valor único por la prestación que recibirá, independientemente de las cantidades que la conformen.

Precio unitario: Forma de pago consistente en el reconocimiento a favor del contratista del valor unitario, por cada unidad de obra o bien o servicio ejecutado.

Principios de la función publica: La ejecución de la función administrativa de todo servidor público se debe desarrollar teniendo en cuenta los principios constitucionales y legales de igualdad, buena fe, mérito, moralidad, eficacia, eficiencia participación, economía, imparcialidad, responsabilidad, transparencia, celeridad y publicidad.

Proponente: Persona natural o jurídica que ofrece bienes o servicios a TRANSMILENIO S.A.

Prórroga: Extensión del plazo de ejecución originalmente pactado para el cumplimiento del objeto de un contrato que se encuentre en ejecución.

Pliego de Condiciones: Conjunto de requerimientos jurídicos, financieros, técnicos y económicos que se establecen para determinar cual es la propuesta más favorable para TRANSMILENIO S.A. dentro de un proceso contractual.

Unión Temporal: Negocio jurídico suscrito entre dos o más personas naturales o jurídicos que tienen por objeto la presentación de una propuesta conjunta para procesos de selección, celebración y ejecución de un contrato en el que sus miembros responden de acuerdo con la participación convenida en el documento de constitución.

Veeduría ciudadana: Sistema de participación ciudadana que permite vigilar la gestión pública y sus resultados.

Antes de iniciar un proceso de contratación cualquiera sea su modalidad, es indispensable cumplir con unos requisitos que se constituyen en piezas fundamentales para la consecución y perfeccionamiento de los objetivos planteados. La inobservancia de estos requisitos puede conllevar a la nulidad y responsabilidad personal de quien los ordena.

Consiste en la identificación y definición de las necesidades de bienes y servicios que requiere contratar TRANSMILENIO S.A. para cumplir con sus fines y objetivos constitucionales, legales, y reglamentarios, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación y ajustes a las apropiaciones presupuestales para cada vigencia fiscal.

Cada Dirección o Jefatura dentro de los diez (10) días siguientes a la asignación del presupuesto de la vigencia respectiva, deberá elaborar el listado de contratos que requiere para el cumplimiento de los fines y objetivos institucionales que le competen, de acuerdo con su plan de acción y los recursos asignados para la vigencia, en el formato suministrado por el responsable del manejo del plan de contratación.

Elaborado el plan individual de la dependencia, debe ser remitido el encargado de su consolidación.

Una vez consolidado, se pondrá a consideración del Comité de Contratación para su estudio y recomendación de adopción.

El Plan de Contratación deberá estar aprobado para su ejecución por cada una de las dependencias.

El responsable de la administración del Plan de Contratación de TRANSMILENIO S.A. deberá publicarlo en la página del SICE, así mismo deberá responder por la publicación en los diversos portales establecidos para este fin.

Sí por ajustes posteriores, el respectivo Jefe o Director percibe la necesidad de variar el plan aprobado deberá tramitar su correspondiente ajuste, el cual deberá solicitarse mediante escrito dirigido al Comité de Contratación adjuntado debidamente diligenciado el formato R-A-GR-014 Solicitud de Modificación al Plan de Contratación, para que proceda a su aprobación.

Una vez aprobada la modificación al Plan de Contratación, se debe enviar al responsable de su administración para que lo actualice y realice los respectivos ajustes en el portal del SICE y en los demás destinados para este fin.

La responsabilidad de la elaboración, modificación y actualización, del Plan de Contratación, será de quien señale el Manual de Funciones de la Empresa.

La actividad contractual estará regida por los principios de transparencia, eficiencia, economía y responsabilidad y en general, por todos los postulados que rigen la función administrativa, y aplicando en todo momento la normatividad vigente.

En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.

Es importante resaltar que los requisitos del estudio varían de acuerdo con el procedimiento contractual a desarrollar por parte de TRANSMILENIO S.A.

Para los casos de contratación directa y de mínima cuantía, los estudios previos soportan la contratación que se requiere realizar y deben reposar en la carpeta del contrato.

Los Estudios Previos deben contener como mínimo:

a. Descripción de la necesidad que TRANSMILENIO S.A. pretende satisfacer con la contratación y con la cual se busca el cumplimiento de la misión, visión, planes, proyectos y metas propias de TRANSMILENIO S.A. Hace referencia a las causas que determinan a la entidad a contratar un bien o servicio, resaltando la utilidad o provecho que le reporta a la entidad el objeto contratado.

Esta necesidad se puede satisfacer de diversas formas; es preciso entonces analizar cada una de las posibilidades con el fin de escoger la más conveniente para TRANSMILENIO S.A.

b. Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. Se refiere a los términos y condiciones esenciales del contrato a suscribir, como sigue:

i. Objeto: Es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la entidad.

ii. Obligaciones del Contratista: Prestaciones que debe realizar el contratista y los productos que debe entregar a la entidad.

iii. Obligaciones de TRANSMILENIO S.A.: Detalla las prestaciones que nacen para la entidad con la suscripción del contrato.

iv. Valor del Contrato: Se debe indicar el valor estimado del contrato de conformidad con los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos. El valor debe incluir todos los costos e impuestos a que haya lugar, en los que incurrirá el contratista para la ejecución del contrato.

v. Forma de pago: Para fijar las modalidades de pago deberá tenerse en cuenta los plazos de entrega de los bienes o servicios adquiridos.

vi. Plazo: Es la determinación del tiempo estimado para que el contratista ejecute el objeto y las obligaciones.

c. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Se deben indicar las razones o argumentos legales que justifican la modalidad de selección elegida.

d. Análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. El presupuesto estimado debe soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales.

Debe realizarse la consulta en el SICE cuando a ello haya lugar y en el evento de que este sistema registre precios indicativos, debe adelantarse una comparación entre éstos y los del estudio de precios y condiciones del mercado realizado. Esta consulta se hará de acuerdo con lo estipulado en el numeral 2.4 del presente Manual.

El valor estimado del contrato, debe contemplar todos los costos que implique la adecuada ejecución del objeto y las obligaciones del contrato, tales como: honorarios, viáticos, variaciones de tasa de cambio, inflación, impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales, costos de importación o exportación, seguros, garantías, costos de transporte y de instalación y demás costos directos o indirectos.

e. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. Son las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista dependiendo de la modalidad de selección que permitan identificar la oferta más favorable para la entidad.

Se debe explicar por qué se estima relevante cada factor de verificación y ponderación, el criterio utilizado para determinar el peso de cada criterio y la razón para que algunos de los criterios tengan más peso que otros.

f. Soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Durante la ejecución del contrato se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución, de ahí la importancia de efectuar un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación.

Para la tipificación de los riesgos se debe realizar una revisión de la experiencia en la ejecución de contratos anteriores y consultar con otras entidades e incluso con el sector privado cuáles son los acontecimientos futuros que podrían atentar contra el desarrollo normal del contrato o generar reclamaciones pecuniarias de los contratistas.

La asignación se realiza al determinar la parte que asumirá los riesgos.

g. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. Se le debe solicitar al contratista que constituya las garantías para los riesgos que sean susceptibles de ser amparados.

h. Para los casos de Subasta Inversa, ficha técnica de cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, debe contener como mínimo: denominación de bien o servicio, denominación técnica del bien o servicio, unidad de medida y descripción general.

Teniendo en cuenta las funciones asignadas a cada dependencia de TRANSMILENIO S.A. a través del Manual de Funciones, los Estudios Previos necesarios para la contratación estarán integrados de la siguiente manera:

1. Estudio Técnico y Económico: Este estudio se consignará en un escrito suscrito por el (los) Director (es) o Jefe (s) de las áreas donde surge la necesidad de la contratación, su contenido será el contemplado en los literales a, b, d, e, f, g y h, antes señalados.

Las fichas técnicas solo serán necesarias para las contrataciones de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquiridos mediante subasta inversa.

El Estudio Técnico y Económico deberá estar acompañado de los documentos que soportan el estudio de mercado y las condiciones técnicas de los bienes o servicios a contratar (cotizaciones, folletos, catálogos, consultas en páginas web, precio indicativo consultado en el SICE, revistas, contratos con condiciones similares, etc.).

2. Análisis Jurídico: Este estudio será suscrito por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. En él se indicarán claramente la modalidad de selección que se empleará en la contratación, y se justificará jurídicamente, el porqué se empleará esta modalidad.

3. Análisis Financiero: Este estudio será suscrito por el Director Financiero y en él se determinarán cómo se verificarán las cifras y los indicadores para evaluar la consistencia y confiabilidad financiera de los oferentes.

En este estudio se debe explicar por qué se exigen determinados indicadores financieros.

Nota: Para los Estudios Previos se deben utilizar los formatos dispuestos para tal fin.

Como método de análisis de mercado, la Ley 598 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE, el Registro Único de Precios de Referencia RUPR y estableció en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, los códigos que identifican los productos que forman parte del universo de bienes y servicios que el Estado puede contratar, por lo que su uso es obligatorio para efectos de la contratación que requieran las entidades públicas; aspectos estos reglamentados por el Decreto No. 3512 de 2003.

A través del Acuerdo No. 003 de 2005 se determinó el ingreso de TRANSMILENIO S.A. al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal.

Las obligaciones señaladas en el presente numeral, no se aplicarán a los procesos contractuales cuya cuantía no supere el 10% de la menor cuantía, de conformidad con lo señalado por el artículo 86 del Decreto 2474 de 2008.

a) SICE (Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal): Es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro Único de Precios de Referencia RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catalogo Único de Bienes y servicios CUBS, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos públicos.

* Fines del SICE:

* Garantizar el ejercicio del control fiscal.

* Garantizar los principios de la contratación.

* Evitar los sobreprecios.

* Generar una cultura del control social.

* Fortalecer la gestión administrativa.

* Ampliar la participación del número de proveedores.

* Mejorar sustancialmente el proceso de elaboración del presupuesto.

* Mejorar sustancialmente el proceso de elaboración de los Planes de Compras de las Entidades Públicas.

b) CUBS (Catalogo Único de Bienes y Servicios): Es el universo de Bienes y Servicios que el Estado puede adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas y de su uso. Elementos identificados de manera tal que permiten una clasificación en códigos como única identificación para cada uno de ellos.

c) Precio de Referencia: Es el precio que el proveedor debe registrar en la central de precios para sus bienes y servicios, considerando la venta al de tal, pago de contado y entrega en el mismo lugar de registro. En pesos colombianos e incluido el IVA.

d) Precio Indicativo: Es el promedio ponderado de los precios de referencia, es decir, el cálculo de la media aritmética de todos los valores que resulten después de eliminar los extremos superiores e inferiores de los diferentes precios que registran los proveedores en la central de precios. Este precio indicativo es el consultado por la entidad, como margen de referencia en el estudio de precios de mercado.

e) Umbral de precios: Es el intervalo de variación razonable del precio de contratación de un bien o servicio. Permite evaluar el margen de distorsión entre los precios de oferta y los precios de referencia. Sirve para tomar en cuenta las diferencias entre el precio contratado y los precios indicativos, explicables por ciertos factores inherentes al mercado y la naturaleza de las transacciones, como por ejemplo, las formas de financiación, el volumen comprado, los costos de fletes y seguros y las condiciones del ciclo de oferta.

a. Obligaciones de TRANSMILENIO S.A.:

TRANSMILENIO S.A. por contratar con sujeción al estatuto contractual de la administración pública, se encuentra obligada a:

* Registrar el plan de compras.

* Consultar CUBS y precios Indicativos en los contratos que superen el diez por ciento (10 %) de la menor cuantía.

* Dentro de los pliegos de condiciones o invitaciones, se deberá exigir el certificado de registro a los proveedores y verificar en las ofertas el número de certificado de registro de precios, en los contratos que superen la mínima cuantía.

* Registrar los contratos celebrados que superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

b. Usuario Administrador SICE de la Entidad

Es el funcionario de la entidad que brindará soporte para la aplicación del SICE y para todos los responsables del proceso.

En TRANSMILENIO S.A. cumplirá las funciones de Administrador SICE, el Profesional Especializado de Sistemas e Informática.

Obligaciones

* El Usuario administrador SICE en TRANSMILENIO S.A., tendrá las siguientes Obligaciones:

* Crear, habilitar y deshabilitar los Usuarios en TRANSMILENIO S.A. de Ordenador del Gasto, Administrador Plan de compras y Control Interno.

* Crear los usuarios con perfil "Ordenador del Gasto SICE" como tantos existan en TRANSMILENIO S.A.

* Crear, habilitar y deshabilitar los usuarios de Ordenador de Gasto cuando sea nombrado de manera transitoria.

* Brindar soporte y capacitación a los usuarios SICE, en las diversas funcionalidades del sistema.

c. Usuario Administrador Plan de Compras

Cumplirá la función de Administrador Plan de Compras en TRANSMILENIO S.A. el Profesional Universitario Asuntos Legales – Gestión Contractual de la Oficina Asesora Jurídica.

Obligaciones

* Registrar y actualizar el plan de contratación de TRANSMILENIO S.A. en el portal SICE, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal.

* Registrar las modificaciones presentadas al plan de contratación, durante la vigencia fiscal respectiva.

* Registrar en el portal SICE la totalidad de los bienes, servicios y obra pública, que se ejecutan contra partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento y/o operación.

* Coordinar la elaboración del plan de contratación de la siguiente vigencia.

d. Usuario Ordenador del Gasto

Son los servidores públicos que reciben por delegación la facultad de ser los que ordenan el gasto en TRANSMILENIO S.A. Cada ordenador deberá contar con su usuario y clave de acceso y a la vez podrán designar en un funcionario de su confianza, la operación del sistema con este perfil.

Obligaciones

* Consultar los precios del mercado a través del Registro Único de Precios de Referencia de los bienes o servicios y el CUBS de cada uno de ellos, antes de iniciar el proceso de contratación, con el fin de que figuren en el pliego de condiciones.

* Consultar el certificado de registro al proveedor y los precios indicativos de la siguiente manera:

a. En los procesos contractuales que requieran licitación, concurso o invitación pública, en la fecha del cierre del proceso contractual.

b. En los procesos contractuales que no requieren publicación:

* Si existe invitación previa, en la fecha límite señalada para la entrega de las ofertas.

* Sí no se requiere invitación previa, en la fecha de presentación de la oferta.

* Generar los certificados de las consultas realizadas en el portal de SICE.

* Registrar los contratos suscritos por cada ordenador legalizados y a los cuales se les aplique las estipulaciones del SICE, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes.

e. Usuario Control Interno

Este perfil corresponde a los integrantes de la Oficina de Control Interno; el sistema les ayudará a consultar las alarmas generadas al momento de registrar los contratos, alarmas que contribuirán con el trabajo de auditoria interna.

Obligaciones

* Verificar que los usuarios creados por el Usuario Administrador SICE, son los establecidos por las disposiciones del SICE.

* Verificar el estado de cada uno de los usuarios y la correspondencia con el cargo que ocupan en la entidad.

* Verificar el plan de compras y el registro de los contratos, los cuales deberán estar actualizados a la fecha de revisión.

* Revisar permanentemente las alarmas producidas, con el fin de detectar irregularidades en la contratación y el incumplimiento por parte de algún usuario SICE de sus respectivas obligaciones.

* Recomendar la adopción de las debidas acciones correctivas.

El Comité de Contratación creado al interior de TRANSMILENIO S.A., será un órgano colegiado asesor, que apoya al Gerente General y a los funcionarios delegatarios en las materias de contratación estatal, y emite recomendaciones que por su naturaleza o asunto le sean encomendados que involucren estudios o determinaciones, a fin de garantizar el cumplimiento de los principios rectores y fines de la contratación estatal, así como los derechos y deberes de TRANSMILENIO S.A. y de los contratistas.

Las determinaciones y recomendaciones del Comité de Contratación, no obligan al gerente general o al funcionario delegatario, ni serán requisito previo en las instrucciones o aprobaciones que deban impartir.

2.5.1 Funciones del Comité de Contratación. El Comité de Contratación tendrá las siguientes funciones:

a. Aprobar los pliegos de condiciones, dentro de los procesos de selección de contratistas de mayor cuantía.

b. Asesorar a la gerencia general y a los funcionarios delegatarios en relación con los procesos contractuales.

c. Aprobar las contrataciones cuando éstas no se encuentren incluidas dentro del plan anual de contratación.

d. Aprobar el plan de contratación y las modificaciones al mismo.

e. Emitir concepto previo sobre la viabilidad para el inicio de los procesos de selección, la adjudicación y suscripción de contratos o convenios por parte de la gerencia general y los delegatarios, con personas de derecho público o privado, a solicitud del competente contractual.

f. Los demás temas que a juicio de los funcionarios delegatarios deban tratarse de manera especial.

g. Recomendar políticas generales en materia de contratación estatal.

h. Hacer seguimiento a la ejecución del plan de contratación.

2.5.2 Composición del Comité de Contratación. El Comité de Contratación estará conformado por:

a. El Subgerente General o su delegado cuando la ordenación del gasto esté en cabeza de éste.

b. El Director Financiero

c. El Director de Planeación

d. El Director Administrativo ó su delegado cuando la ordenación del gasto esté en cabeza de éste.

e. El Director de Operaciones

f. El Director Técnico Comercial

g. El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones

h. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

i. Un Profesional Universitario de Asuntos Legales – Gestión Contractual de la Oficina Asesora Jurídica, quien ejercerá la secretaria técnica y no tendrá voto.

j. Un funcionario del área interesada en la contratación.

k. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará como veedor.

El comité de contratación, podrá solicitar apoyo de un asesor externo o interno, especialista en el tema a tratar. En las reuniones siempre se encontrará el funcionario que tenga la respectiva delegación contractual, como asistente sin voz ni voto; en caso de concurrir tal calidad en uno de los integrantes, se tomará como asistente sin voz ni voto.

Las recomendaciones y conceptos del Comité se adoptarán y expedirán por consenso entre los asistentes a la sesión en que se adopten, de lo cual se levantará un acta.

2.5.3. Funcionamiento. El Comité de Contratación se regirá por las siguientes reglas:

a. Podrá sesionar con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de los miembros señalados en el numeral anterior.

b. En ningún caso estudiará y analizará los asuntos en ausencia de los funcionarios que para el caso estén en ejercicio de su competencia contractual.

c. Sus decisiones y determinaciones se tomarán por consenso de los asistentes a la sesión.

d. Podrá invitarse a sus sesiones a los asesores externos, a los funcionarios y contratistas, que considere conveniente.

e. Las sesiones ordinarias del Comité Contractual, se convocarán una vez al mes. Serán extraordinarias a solicitud de cualquiera de sus miembros o a solicitud de quienes tienen competencia contractual para tratar temas específicos que demanden prioridad.

Todo asunto que se envíe para estudio del Comité deberá presentarse con la documentación que lo soporta y avalado mediante concepto escrito emitido por el Director correspondiente. El Comité someterá el tema a consideración y estudio en estricto orden de radicación, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en el presente manual, por tanto, la secretaría técnica no recibirá solicitudes incompletas. Con el fin de efectuar las adiciones o correcciones del caso, la secretaría técnica remitirá la documentación mediante escrito que contenga en forma precisa las observaciones y recomendaciones realizadas.

El comité de contratación, atenderá las solicitudes que se sometan a su consideración dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud o documentación, salvo que se requiera de estudios o análisis especializados o la presentación de documentación adicional, evento en el cual la secretaría técnica, informará a la dependencia interesada.

2.5.4. Funciones de la Secretaria Técnica. La Secretaría Técnica tendrá las siguientes funciones:

a. Preparar el orden del día.

b. Citar a funcionarios de diferentes dependencias y áreas de TRANSMILENIO S.A., cuando a juicio del comité se requiera ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

c. Verificar los soportes de los asuntos a tratar.

d. Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias, sobre los asuntos sometidos a consideración del comité de contratación.

e. Levantar y custodiar, previa aprobación por los miembros del comité de contratación, las actas de cada sesión.

f. Organizar, actualizar y custodiar el archivo del comité.

g. En general, todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del comité de contratación.

El comité comercial será el ente asesor para la presentación de ofertas y la celebración y ejecución de contratos que le permitan la explotación colateral del objeto social de TRANSMILENIO S.A.

2.6.1 Funciones. El Comité Comercial tendrá las siguientes atribuciones, todas dentro del marco de la explotación colateral del objeto social de la empresa:

a. Asesorar a la Gerencia General y a la Dirección Técnica Comercial, en relación con la presentación de ofertas, celebración y ejecución de contratos.

b. Emitir concepto previo sobre la viabilidad comercial y legal para la presentación de ofertas y la celebración de contratos.

c. Determinar las clases de contratos que puede celebrar TRANSMILENIO S.A. y las condiciones que debe ofrecer o acordar.

d. Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento.

e. Estudiar, conceptuar y asesorar al Director Técnico Comercial, en situaciones irregulares que se presenten dentro de la ejecución o liquidación de los contratos que impliquen explotación colateral.

La asesoría del comité comercial se prestará para la celebración de contratos o convenios, sin consideración a su objeto y cuantía desde que impliquen, la explotación colateral del objeto social de la empresa.

2.6.2. Integración del Comité Comercial. El Comité Comercial estará conformado por:

a. El Gerente General quien lo presidirá.

b. El Subgerente General.

c. El Director Financiero.

d. El Jefe de Oficina Asesora Jurídica.

e. El Director Técnico Comercial en calidad de asistente sin voz ni voto.

f. Un Profesional de la Dirección Técnica Comercial, quien actuará como Secretario Técnico.

Las recomendaciones y conceptos del comité comercial se adoptarán, expedirán y suscribirán por consenso entre sus miembros.

El comité comercial podrá contar con la asistencia de los asesores externos o internos que estime conveniente.

El comité comercial sesionará por convocatoria del Director Técnico Comercial.

2.6.3 Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica tendrá las siguientes funciones:

a. Preparar el orden del día.

b. Citar a funcionarios de diferentes dependencias y áreas de TRANSMILENIO S.A., cuando a juicio del Comité se requiera para ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

c. Verificar los soportes de los asuntos a tratar.

d. Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias sobre los asuntos sometidos a consideración del comité.

e. Levantar y custodiar, previa aprobación por los miembros del comité, las actas de cada sesión.

f. Organizar, actualizar y custodiar el archivo del comité.

g. En general, todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del comité de comercial.

Para la evaluación de las propuestas en procesos de selección por licitación y selección abreviada, el Ordenador del Gasto, designará un comité evaluador, quien realizará dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.

a. Evaluar jurídica, financiera, técnica y económicamente cada una de las propuestas que se presenten.

b. Elaborar el acta preliminar de evaluación, la cual deberá estar suscrita por cada uno de los evaluadores.

c. Dar respuesta a las observaciones que se presenten en razón a la evaluación realizada a quien lo estime pertinente.

d. Elaborar acta definitiva de evaluación y recomendar al competente contractual, la adjudicación de un determinado proponente conforme a la evaluación realizada.

2.7.2. Integración del Comité Evaluador. El comité evaluador estará integrado por el número de personas que designe el Ordenador del Gasto, para cada proceso en particular.

El comité asesor, se conformará para el desarrollo del concurso de méritos, y estará integrado por un número plural e impar de personas, para la valoración de las ofertas. El comité asesorará a la entidad en el proceso de precalificación y selección, según sea el caso, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de las listas cortas o listas multiusos.

La entidad podrá apartarse de las recomendaciones que con ocasión al concurso de méritos, realice el comité asesor. El comité asesor será designado por el competente contractual.

Una vez evaluadas las necesidades de TRANSMILENIO S.A., en los diversos campos y luego de establecer prioridades y dar cumplimiento a las etapas previas, la entidad destinará sus recursos a la celebración de determinados contratos, que le permiten disponer de los bienes o servicios requeridos para alcanzar los objetivos propuestos.

Se inicia entonces la etapa denominada precontractual correspondiente a las gestiones llevadas a cabo para la selección objetiva del contratista y la cual se encuentra regida por el derecho público, cuyos mandatos deben observarse íntegramente pues tienen un carácter imperativo e ineludible para los servidores públicos.

De conformidad con lo establecido en la ley 1150 de 2007, las modalidades de contratación son las siguientes:

* Licitación Pública

* Selección Abreviada

* Concurso de Méritos

* Contratación Directa

Se entiende por interventoría el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo a la ejecución de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en el presente manual. Implica acciones de carácter administrativo, técnico, financiero y legal, con la finalidad de verificar el cumplimiento del compromiso y la satisfacción de los intereses del Estado.

La interventoría la puede ejercer un funcionario de TRANSMILENIO S.A. o puede ser contratada a terceras personas.

La designación de la interventoría será efectuada por el Ordenador del Gasto, con base en los estudios previos y teniendo en cuenta que podrán designarse como interventores, funcionarios del nivel directivo, asesor y profesional. Excepcionalmente los funcionarios del nivel técnico, podrán ser interventores.

La entidad, cuando hubiere lugar a ello, podrá adelantar los procesos contractuales que corresponda, tendientes a contratar interventorías externas.

La designación del interventor, podrá estar implícita en el clausulado de los contratos, sin que sea obligatoria su inclusión.

La designación de la interventoría se debe comunicar a través de un memorando en el que se debe referenciar el número y fecha del contrato, nombre del contratista y objeto contractual así como, especificar claramente la obligatoriedad por parte del interventor de consultar los documentos que soportan la interventoría (Copia del contrato, copia del certificado de registro presupuestal CRP, copia de las pólizas y copia de la aprobación de las pólizas ) a través del Sistema de Gestión Documental (SGD) vía web.

En el evento de retiro definitivo del interventor, éste deberá hacer entrega, mediante un informe donde detallará el estado del contrato y el desarrollo alcanzado al ordenador del gasto.

En el evento de ausencia temporal (vacaciones, incapacidad, comisiones, etc.) del interventor, el Ordenador del Gasto comunicará a través de memorando la designación temporal de la interventoría, al funcionario que se designe para tal efecto.

Todo cambio del funcionario designado como interventor, debe ser comunicado a través de memorando firmado por el ordenador del gasto.

Cuando en la ausencia temporal del interventor designado, se asignen las funciones de su cargo a otro funcionario, se entiende que se asignan todas las interventorías del mismo, sin necesidad de remitir un memorando específico para ello.

* Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, TRANSMILENIO S.A. se abstendrá de designar interventor, a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión o esté incurso en alguna conducta contemplada en Código Único Disciplinario (Ley 734 de 2002).

* La interventoría puede ser ejercida por un funcionario de la entidad o una persona seleccionada para tal fin, caso en el cual el interventor puede ser persona natural o jurídica especializada y con experiencia en las obras, servicios o actividades relacionadas con el contrato para el cual ha sido designado Interventor.

* En los contratos de obra, resultado de un proceso de licitación, la interventoría deberá ser ejercida por una persona independiente de la entidad contratante y del contratista.

Para los casos en que la interventoría sea realizada por terceros contratados para tal fin, no podrán ejercer la interventoría:

* El autor del proyecto o diseño objeto del contrato, a menos que la complejidad del mismo así lo requiera, según calificación escrita de TRANSMILENIO S.A.

* Las personas cuyo proyecto o diseño no haya sido aceptado.

* Quien haya ocupado el segundo lugar en la licitación pública o privada respectiva.

* Quien tenga vínculos de consanguinidad o afinidad con el contratista de acuerdo con la Ley 80 de 1993.

Los interventores (externo o interno) responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad o a terceros, derivados de la ejecución de los contratos sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las labores de interventoría. El interventor deberá responder por el control y vigilancia del contrato hasta su finalización. Igualmente, será responsable de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la entidad.

* Además de las sanciones penales a que hubiere lugar, la persona jurídica o natural que ejerza la interventoría, será civilmente responsable de los perjuicios originados en el mal desempeño de sus funciones.

* Sí el interventor es un funcionario de TRANSMILENIO S.A., el ejercer sin el debido cuidado la interventoría asignada, lo coloca en situación de falta disciplinaria por incumplimiento de una función específicamente asignada y aceptada.

Sin perjuicio de los principios generales de la contratación estatal, la interventoría desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. En ese sentido:

* Cooperará con la entidad y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.

* Velará porque los contratos se ejecuten cumpliendo con los cronogramas establecidos, manteniéndolos debidamente actualizados.

* Velará porque los recursos sean ejecutados en forma adecuada.

* Responderá por los resultados de su gestión.

* Verificará el cumplimiento de las condiciones legales, técnicas, económicas y financieras del contrato.

Son finalidades de la interventoría:

* Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos.

* Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas.

* Mantener permanente comunicación con el contratista.

* Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.

* Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

En ejercicio de la función de supervisión, el interventor está facultado para actuar conforme lo establecido en la ley y lo previsto en el respectivo contrato. Compete al interventor:

* Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.

* Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones, sin modificar en momento alguno, el contrato.

* Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.

* Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado.

* Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.

* Supervisar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a la entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) así como de las exigencias técnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, prestación de servicios, suministro, convenios, etc.).

* Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato, los pliegos de condiciones, la propuesta del contratista, las normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del mismo, es decir toda la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución, así como formular las sugerencias a que haya lugar, y, en el evento de tener alguna duda sobre el alcance de lo señalado en los documentos, solicitar las aclaraciones correspondientes.

* Servir de interlocutor entre la entidad y el contratista.

* Revisar, solicitar ajustes o aprobar, la planeación de labores y cronogramas de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar, o requerir su presentación para aprobación si fuere el caso.

* Verificar para la suscripción del acta de inicio del contrato, que las garantías constituidas y aprobadas cumplan a la fecha de iniciación con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificación, cuando haya lugar a ello.

* Suscribir con el contratista las siguientes actas, en las fechas en que realmente se produzcan los hechos a que se refieren (dependiendo del contrato):

* Acta de inicio. (Formato R-T-AL-014)

* Acta de recibo total o parcial del contrato (Formato R-T-AL-015)

* Acta de convenios o acuerdos

* Acta de Liquidación Final del Contrato (Formato R-T-AL-022)

* Acta de recibo y entrega a satisfacción de la interventoría al Ordenador del Gasto.

* Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la interventoría, como correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y demás documentos necesarios para el control físico y financiero del contrato, relacionando en general toda la información que se refiera al desarrollo del mismo.

* Enviar el original de toda la documentación del contrato a la dependencia responsable de su guarda y mantenimiento para que reposen en la carpeta del contrato, evitando la duplicidad documental en cumplimiento de lo señalado por el Acuerdo 39 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

* Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión a su cargo.

* Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

* Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato.

* Coordinar con las dependencias de la entidad que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones.

* Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

* Elaborar los informes de su gestión hasta que el contrato se ejecute en su totalidad y se efectúe la liquidación. Para los contratos de concesión estos informes se deben elaborar cada tres (3) meses, para los demás contratos, se deben realizar informes cada vez que se deba realizar un pago. Todos los contratos deben tener un informe final de interventoría. Lo anterior sin perjuicio de lo que se pacte en los contratos que tienen como objeto la interventoría externa.

* Comprobar dentro del control de ejecución del contrato, lo relacionado con los pagos, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista.

* Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.

* Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo (artículo 25 numeral 16 Ley 80/93), para lo cual dará el trámite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo seguimiento a la atención de la misma.

* Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato.

* Justificar al ordenador del gasto, cuando sea necesario, la suspensión o reinicio del contrato.

* Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo.

* Presentar informe al Ordenador del Gasto, sobre situaciones que alteren en contra de la entidad, el equilibrio económico o financiero del contrato.

* Actuar de tal modo que por su causa, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, presentará informes sobre la necesidad de corrección de los desajustes que pudieren presentarse o de acuerdos sobre los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

* Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo.

* Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones técnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y demás documentos contractuales.

* Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, licencias, permisos, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

* Exigir a los contratistas que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con las condiciones pactadas en el mismo, así como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada.

* Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.

* Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido.

* Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc., necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes.

* Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de las especificaciones, y sobre los errores u omisiones que éstos puedan contener.

* Solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas acordadas en el respectivo contrato.

* Revisar y aprobar los programas de: Ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, etc; cuando aplique contractualmente.

* Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad.

* Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido.

* Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos específicos del contrato (retrasos, incumplimiento, etc).

* Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato.

* Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, derechos de autor, etc., a favor de la entidad.

* Verificar que los bienes entregados sean nuevos, de primera calidad, que funcionen correctamente según su naturaleza.

* Verificar que los accesorios que formen parte de los bienes entregados se ajusten a los mismos.

* Verificar que el contratista entregue los manuales que instruyen a los usuarios acerca del funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento de los bienes adquiridos.

* Verificar que el contratista instruya (si es necesario por escrito), acerca de las características de las adecuaciones necesarias para el funcionamiento de los bienes adquiridos y no permitir su instalación sin la adecuación técnica necesaria.

* Estar pendiente del funcionamiento del bien durante el término de la garantía, lo cual implica que una vez que se observen fallas deberá requerir al contratista, por escrito, para que subsane la falla en el menor tiempo posible o para que reemplace el bien por uno nuevo, en caso de graves y frecuentes fallas.

* Exigir los informes que indican los contratos, más los que considere convenientes y estén relacionados con la ejecución del contrato.

* Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

* Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

* Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen, de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos.

* Revisar, aprobar y tramitar ante la Dirección Financiera las solicitudes de pago formuladas por el contratista.

* Constatar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos.

* En contratos cuyo objeto sea de prestaciones sucesivas a cargo del contratista, debe velar porque lo ejecutado no exceda el valor del contrato, de igual forma que el contratista no continué con la ejecución del contrato vencido el plazo del mismo.

* Solicitar liberar los saldos resultantes de la liquidación del contrato.

* Tramitar los recursos hasta su pago cuando se han reconocido saldos a favor en la liquidación del contrato.

* Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes por el tiempo exigido en el contrato. La aprobación de pólizas será efectuada por la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

* Exigir al contratista la modificación de las pólizas cuando se prorrogue o adicione el contrato principal, con el fin de que cumpla con los periodos y montos mínimos asegurados, señalados en el acuerdo contractual inicial.

* Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen a la entidad, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la ley.

* Estudiar, conceptuar sobre la viabilidad y solicitar las modificaciones del contrato que sean pertinentes (justificación), soportadas en razones que ameriten la petición, teniendo en cuenta que ningún caso deben sustentarse en la mera liberalidad de las partes.

* Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

* Suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato.

* Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

* Preparar el informe final sobre la ejecución del contrato.

* Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.

* Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

* Dejar constancia del valor que la entidad retendrá por concepto de las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación, en el evento en que no se hubieren realizado totalmente los aportes al sistema de pensiones y salud.

* Efectuar la liquidación del contrato, de conformidad con lo previsto en el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la ley 1150 de 2007, Formato R-A-GR-007 Acta de Liquidación del Contrato.

* Requerir al contratista para efectuar la liquidación bilateral y dejar constancia de ello.

* Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización.

* Informar a la Oficina Asesora Jurídica, a más tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso de que el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, para que se expida el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando para el efecto los soportes requeridos para la liquidación correspondiente.

* La no realización y suscripción del Acta de Liquidación del contrato en el plazo previsto en el mismo o en su defecto, en el señalado en la ley, genera acciones disciplinarias y las demás acciones legales pertinentes.

* Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de supervisión.

A los Interventores les está prohibido:

* Ordenar cambios de especificaciones técnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del ordenador del gasto.

* Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

* Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficioso prebendas de la entidad contratante o del contratista.

* Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

* Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

* Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

* Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

* Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

* Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

* Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

* Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales.

* Demorar la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, así como la de liquidación, y demás documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo.

* Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas.

Para todos aquellos casos en los que TRANSMILENIO S.A., haya contratado interventoría externa, se designará en la respectiva dependencia, un Supervisor que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo del proyecto.

Se entenderá por supervisión el conjunto de funciones desempeñadas por servidores públicos para efectuar seguimiento del proyecto con la finalidad de mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de sus avances y las dificultades que se puedan presentar.

El ordenador del gasto establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor público que desempeñará las funciones de supervisor. En todo caso, debe tener formación en el área respectiva y acreditar experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones.

Son funciones del supervisor:

* Ejercer las funciones de supervisor sobre los contratos de interventoría. En este caso el supervisor ejercerá las mismas funciones previstas para el Interventor.

* Efectuar control general sobre la debida ejecución de los contratos. Para este efecto deberá establecer mecanismos de coordinación con la interventoría y el contratista que le permitan mantener perfectamente enterado de la ejecución del proyecto al delegatario. En desarrollo de esta función, el supervisor, impartirá las instrucciones y efectuará las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del proyecto.

En casos excepcionales y mediando la justificación correspondiente, la supervisión podrán realizarla particulares contratados para el efecto.

Este procedimiento se aplicará para la contratación que no supere el 10% de la menor cuantía de la entidad, incluyendo los contratos de consultoría que no superen dicho monto. Sin embargo, para la contratación directa, sin importar la cuantía, deberá aplicarse el procedimiento propio de dicha modalidad de selección.

Los negocios jurídicos que suscriba TRANSMILENIO S.A. que no superen el 10% de la menor cuantía, constarán en órdenes de compra, de trabajo o de servicio.

Cuando se trate de contratos de adhesión o de capacitaciones no formales financiadas por TRANSMILENIO S.A., cuyo monto no supere el 10% de la menor cuantía, el acuerdo de voluntades podrá constar en el intercambio de documentos escritos entre las partes ó mediante la factura aceptada por la entidad, sin que deba seguirse el procedimiento descrito a continuación, sin perjuicio que la entidad cuente con los respectivos estudios y documentos previos que la justifiquen.

Nota: Teniendo en cuenta las contrataciones adelantas por TRANSMILENIO S.A. y sus funciones, no se considera necesaria la inclusión de un procedimiento para la conformación de listas multiusos.

Nota: Es preciso tener en cuenta que en este tipo de proceso, antes de la suscripción del contrato debe realizarse por parte del Profesional Universitario de Asuntos Legales, la verificación de los antecedentes fiscales ante la contraloría General de la Nación.

TRANSMILENIO S.A. podrá imponer las multas pactadas en los contratos con el fin de conminar al contratista a cumplir sus obligaciones, conforme al procedimiento que se describe a continuación, sin embargo, deberán tenerse en cuenta las particularidades contenidas en cada una de las cláusulas contractuales en que se pacten las sanciones, las cuales primaran sobre lo señalado por éste manual: