RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Enero 13)

"Por la cual se modifica la resolución 097 del 6 de Abril de 2009, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A".

EL SUBGERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO "TRANSMILENIO S.A.",

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la resolución número 103 de 16 de Marzo de 2010, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos, en lo que hace referencia a la actualización de un (1) Manual, con el objeto de ajustarlo a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO  PRIMERO: Modificar la resolución 097 del 6 de Abril de 2009, en lo que corresponde a:

I. La actualización del siguiente manual:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

1 ºOBJETO

2 ºALCANCE

3 ºRESPONSABLE

4 ºDOCUMENTOS DE REFERENCIA

4.1 ºNORMATIVIDAD APLICABLE

5 ºDEFINICIONES

5.1 ºDEFINICIONES GENERALES

5.2 ºDEFINICIONES SICE

6 ºCONDICIONES GENERALES

6.1 ºPRINCIPIOS

6.1.1 ºPRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN

6.2 ºNORMAS ÉTICAS

6.3 ºREGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES

6.4 ºREQUISITOS PREVIOS A LA CONTRATACIÓN

6.4.1 ºPLANEACION DE LA CONTRATACIÓN

6.4.2 ºPLAN DE CONTRATACIÓN

6.4.3 ºESTUDIOS PREVIOS

6.5 ºPROCEDIMIENTO SICE APLICABLE A TRANSMILENIO S.A.

6.5.1 ºUSUARIOS Y OBLIGACIONES

6.6 ºCOMITÉ DE CONTRATACIÓN

6.6.1 ºFUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

6.6.2 ºCOMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

6.6.3 ºFUNCIONAMIENTO

6.6.4 ºFUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA

6.7 ºCOMITÉ ESTRUCTURADOR DE CONTRATACIÓN

6.7.1 ºFUNCIONES DEL ESTRUCTURADOR JURÍDICO

6.7.2 ºFUNCIONES DEL ESTRUCTURADOR FINANCIERO

6.7.3 ºFUNCIONES DEL ESTRUCTURADOR TÉCNICO - ECONÓMICO

6.8 ºCOMITÉ DE EVALUACIÓN CONTRATACIÓN

6.8.1 ºEVALUADOR JURÍDICO

6.8.2 ºEVALUADOR FINANCIERO

6.8.3 ºEVALUADOR TÉCNICO-ECONÓMICO

6.9 ºCOMITÉ COMERCIAL

6.9.1 ºFUNCIONES

6.9.2 ºINTEGRACIÓN DEL COMITÉ COMERCIAL

6.9.3 ºFUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA

6.10 ºCOMITÉ ASESOR

6.11 ºPROCESOS DE SELECCIÓN

6.12 ºINTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN

6.12.1 ºPERFIL INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIÓN

6.12.2 ºDESIGNACION DE LA INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIÓN

6.12.3 ºDEFINICIÓN DE INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIÓN

6.12.4 ºCALIDADES DE SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR

6.12.5 ºINHABILIDADES

6.12.6 ºRESPONSABILIDADES

6.12.7 ºSANCIONES

6.12.8 ºPRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORÍA

6.12.9 ºFINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN

6.12.10 ºFUNCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR

6.12.11 ºPROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN

7 ºPROCEDIMIENTOS

7.1 ºELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

7.2 ºCONTRATACIÓN DE SELECCIÓN LICITACIÓN PÚBLICA

7.3 ºCONTRATACIÓN DE SELECCIÓN ABREVIADA DE SUBASTA INVERSA.

7.4 ºCONTRATACIÓN DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA.

7.5 ºCONTRATACIÓN DE SELECCIÓN DE CONCURSO DE MÉRITOS.

7.6 ºCONTRATACIÓN DIRECTA

7.7 ºCONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

7.8 ºCONTRATOS EXPLOTACION COLATERAL

7.9 ºMODIFICACIÓN DE CONTRATOS

7.10 ºIMPOSICIÓN DE SANCIONES

7.11 ºLIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

7.12 ºMODIFICACION DE CONTRATOS DE CONCESIÓN

8 ºTABLA DE FORMATOS

9 ºANEXOS

El presente manual tiene por objeto definir y documentar las actividades que deben cumplirse al interior de TRANSMILENIO S.A., para los procedimientos de contratación, con la finalidad de hacer más ágil, eficiente y eficaz la actividad contractual y para que se pueda garantizar el cumplimiento de las funciones de la Empresa. El manual tiene los siguientes objetivos específicos:

• Establecer los procedimientos que permitan la claridad y objetividad en los procesos precontractuales, contractuales y pos contractuales, necesarios para garantizar los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva y de los postulados constitucionales que orientan la función administrativa: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

• Dar cumplimiento a Constitución, la Ley y en especial a los mandatos consignados en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y demás normas que las modifiquen, complementen, revoquen o aclaren.

• Establecer procedimientos y responsabilidades de las diferentes áreas en la actividad precontractual, contractual y pos contractual.

• Facilitar el control y autocontrol de la organización.

El presente manual es de aplicación y conocimiento para todas las dependencias y funcionarios de TRANSMILENIO S.A. Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con TRANSMILENIO S.A., funcionarios, comités, supervisores e interventores que participan en un proceso contractual, entes de control y vigilancia para la contratación estatal, las veedurías ciudadanas para su control, los proponentes u oferentes, los contratistas, entre otros.

Nota Aclaratoria: Una vez se expidan los Decretos Reglamentarios del decreto 19 del 10 de Enero de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública", se surtirán los ajustes a que haya lugar en el presente Manual.

El responsable por la elaboración, mantenimiento y divulgación del presente Manual es el Subgerente Jurídico (a) de TRANSMILENIO S.A.

• Código de ética de TRANSMILENIO S.A.

• Cartilla de contratación de la VEEDURÍA DISTRITAL

• Manual de Funciones de TRANSMILENIO S.A.

El marco legal que rige el presente manual de contratación lo constituyen la Constitución Política de Colombia, el Estatuto de Contratación y todos los decretos y demás decretos reglamentarios o normas que complementen, modifiquen revoquen o aclaren las leyes y decretos anteriormente señalados. Igualmente las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por el estatuto contractual, de conformidad con el artículo 13 de la Ley 80 de 1993.

En materia disciplinaria se aplicarán las normas previstas en las Leyes 734/02, 1474/11 y las que la modifiquen, adicionan o sustituyan respectivamente, según las calidades de su destinatario.

Para efectos de este documento, los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que se les asigna:

ACTA: Documento que consigna los temas, tratados y las decisiones tomadas durante una reunión, audiencia, comité, sesión o mesa de trabajo. Este documento, debe contener los nombres, cargos y/o grados de las personas que intervienen y de las que participan y debe ser firmada por lo los intervinientes.

ACTA DE INICIO: Documento en el cual se deja constancia de la fecha de inicio de la ejecución del contrato, posterior al cumplimiento de todos los requisitos contractuales y legales, entre otros, que permiten la iniciación formal de actividades. Este documento debe ser suscrito entre el contratista y el Interventor.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: Es el documento mediante el cual, el contratista, el interventor y el ordenador del gasto, establecen el balance general del contrato, manifiestan si existen prestaciones, obligaciones o derechos a cargo de las partes, así como reclamaciones, ajustes y reconocimientos a que haya lugar, con el fin de dar finiquito y paz y salvo a la relación negocial.

ACTA DE LIQUIDACIÓN UNILATERAL: El acta de liquidación será unilateral cuando el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido. En dado caso TRANSMILENIO S.A., expedirá el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando para el efecto los soportes requeridos para la liquidación correspondiente.

ACTA DE RECIBO FINAL: Documento en el cual TRANSMILENIO S.A., deja constancia del recibido del producto objeto del contrato. Para lo cual, se deberá consignar la cantidad de obra (incluyendo la obra adicional o las menores o mayores cantidades de obra), servicio efectivamente ejecutado, o los bienes recibidos, según sea el caso. Esta acta deberá ser suscrita entre el Contratista y el Interventor.

ACTA DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE OFERTAS: Documento que se elabora el día del cierre del proceso de selección y donde se consigna el nombre de las personas que participan en la diligencia, el número de ofertas recibidas, datos del oferente, valor de la oferta (salvo cuando se trate de oferta económica en sobre cerrado), póliza de seriedad de la oferta, número de folios y demás datos que se consideren relevantes

ACTA DE SUSPENSIÓN: Documento mediante el cual se suspende la ejecución del contrato de común acuerdo o por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, en el cual se deja constancia de la fecha de suspensión, las circunstancias que dieron lugar a ella, la fecha de reiniciación o la condición que permitirá retomar la ejecución del contrato y los demás aspectos que se consideren pertinentes. Suscrita entre el Contratista, interventor y el ordenador del gasto

ACTA DE REINICIACIÓN: Documento mediante el cual se reinicia la ejecución contractual, en el cual se deja constancia de la fecha de reinicio y se señala la nueva fecha de terminación. Este documento debe estar suscrito entre el Contratista, el interventor y el Ordenador del Gasto.

ADENDA: Documento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones del proceso de selección.

ADICIÓN: Modificación del valor de los contratos que se encuentren en ejecución, que no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado, expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLV).

ADJUDICACIÓN: Acto por el cual se selecciona el/los proponente/s ganador/es del proceso de contratación.. El acto de adjudicación deberá motivarse, constar por escrito y estar suscrito por el ordenador del gasto. Dicha actuación pone fin a la etapa precontractual, es irrevocable, no admite recursos por la vía gubernativa y obliga al contratista y a la administración.

ANTICIPO: Porcentaje del valor del contrato que se entrega anticipadamente al contratista, con el fin de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales para la iniciación de la ejecución del objeto contratado. Esta suma debe ser amortizada por el contratista, en la proporción que vaya ejecutando el contrato. Dichos dineros son públicos. De acuerdo con lo señalado por el artículo 40 de la Ley 80 no podrá exceder del 50% del valor del contrato y deberán constituirse las garantías del caso.

En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía.

El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista.

AVISO DE CONVOCATORIA: Se aplica en los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.

El aviso de convocatoria se publicará conforme la normatividad vigente y deberá contener el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

CADUCIDAD: Es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. (Artículo 18 Ley 80 de 1993).

CAPACIDAD RESIDUAL: Es la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista. TRANSMILENIO S.A., exigirá que se acredite una capacidad residual en el momento en que se presente la propuesta, cualquiera que sea la modalidad del contrato, conforme las reglas establecidas en la normatividad y el pliego de condiciones.

CLASIFICACIÓN: Es la ubicación del proponente que éste mismo hace, dentro de la actividad, especialidad y grupo que le corresponde, de acuerdo con la información que acredita con la solicitud de inscripción, su actualización o renovación, según sea el caso, la cual habrá de ser verificada documentalmente por la cámara de comercio correspondiente. El interesado podrá clasificarse en una o varias actividades, especialidades y grupos.

CESIÓN: Es la transferencia de las obligaciones y los derechos que surjan de la relación contractual, efectuada entre el contratista original y un tercero. El contratista deberá obtener de TRANSMILENIO S.A. autorización previa y escrita, con el fin de proceder con el negocio jurídico de cesión. La entidad verificará que el cesionario cumpla con las mismas calidades que el contratista inicial, garantizando de éste modo que la ejecución del objeto contractual no se verá afectada. El acta de cesión será suscrita por el cedente, el cesionario y el ordenador del gasto.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP: Es el documento mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el Presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de las Empresas deberán contar con Certificados de Disponibilidad Presupuestal previos, expedidos por el Responsable del Presupuesto o quien haga sus veces. (Artículo 19 Decreto Distrital 195 de 2007).

CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL - CRP: Documento mediante el cual se perfecciona el compromiso y se acepta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin, se debe indicar claramente el valor y el objeto. Este debe solicitarse una vez se halla perfeccionado el contrato.

CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: Cláusulas que pueden ser incorporadas a los contratos de acuerdo a la estipulación expresa de la Ley 80 de 1993 en sus artículos 15,16,17 y 18, y que consagran facultades unilaterales especiales para la entidad.

CONCILIACIÓN: La conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismo la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. (Artículo 64 ley 446 de 1998, y, ley 640 de 2001).

CONSORCIO: Negocio jurídico celebrado entre dos o más personas naturales o jurídicas que tiene por objeto la presentación de una propuesta conjunta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, en el que sus miembros responden solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, Consorcio o Unión Temporal, que se obliga con TRANSMILENIO S.A. a prestar un servicio, suministrar un bien o construir una obra a cambio de una contraprestación económica.

CONTRATO: Acuerdo de voluntades entre TRANSMILENIO S.A. y un Contratista o Contratante para la prestación de un servicio, el suministro de un bien o la construcción de una obra.

CONTRATO ADICIONAL: Documento mediante el cual se modifica el alcance, condiciones, valor o plazo de un contrato, lo cual puede ocurrir por cualquier circunstancia.

CONTRATO DE COMPRAVENTA: Es un acuerdo de voluntades en virtud del cual una persona natural o jurídica, privada o pública transfiere la propiedad o el dominio de una cosa a otra, a cambio de un pago.

CONTRATO DE SUMINISTRO: El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. (Artículo 968 Código de Comercio).

CONTRATO PRINCIPAL: Es el primer documento en el cual se plasma el acuerdo de voluntades entre TRANSMILENIO S.A. y un contratista para la prestación de un servicio, el suministro de un bien o la construcción de una obra, el cual subsiste por si mismo.

DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN: Se materializa en un acto administrativo debidamente motivado que pone fin al proceso de selección y procede por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando no se presenta propuesta alguna, o ninguna propuesta se ajuste al pliego de condiciones, o en general, cuando falte voluntad de participación.

DELEGACIÓN: Facultad del Representante Legal de TRANSMILENIO S.A., para transferir la realización de procesos de contratación o para la celebración de contratos, en los servidores públicos que desempeñen cargos de nivel directivo.

ESTUDIO DE MERCADO: Trámite que consiste en la obtención de información, relacionada con el valor del objeto que se pretende contratar y/o las condiciones de la contratación en el mercado.

ESTUDIOS PREVIOS: Son los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.

EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: Verificación de orden jurídica, financiera, técnica y económica que realizan los comités evaluadores a las ofertas que se radiquen en virtud de un proceso de selección.

EXPERIENCIA ACREDITADA: Es la experiencia del proponente que se relaciona directamente con el objeto contractual en un proceso de selección determinado, y la cual es verificada por la entidad contratante con base en la información adicional a aquella que consta en el RUP y que le solicite al proponente en el respetivo pliego de condiciones.(Artículo 2 Decreto 1464 de 2010).EXPERIENCIA PARA LA CLASIFICACIÓN: Es la experiencia del proponente, que se toma en cuenta exclusivamente para efectos de su clasificación en el registro único de proponentes de conformidad con el presente decreto. (Artículo 2 Decreto 1464 de 2010)

EXPERIENCIA PROBABLE: Es la experiencia del proponente derivada del tiempo en que ha podido ejercer la actividad, la cual se certifica de conformidad con lo establecido en la ley y sus decretos para efectos de la calificación. (Artículo 2 Decreto 1464 de 2010)

GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Garantía que tiene como finalidad asegurar el cumplimiento de los ofrecimientos que contenga cada propuesta en proceso de selección y la seguridad de que el adjudicatario suscriba el contrato.

INTERVENTORIA: La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. (Artículo 83. Ley 1474 de 2011)

LISTA CORTA: Está conformada por un número de precalificados que no podrá exceder de seis (6) días cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada (PTD) ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada (PTS).

LISTA MULTIUSOS: Es la que resulta de la precalificación que haga una entidad, de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS).

OTROSÍ: Denominación general para el documento anexo al contrato, cuya finalidad es aclarar o modificar alguna cláusula contractual.

PAGO ANTICIPADO: Retribución parcial anticipada que el contratista recibe, sobre la cual no hay reintegro, porque el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada. De acuerdo con lo señalado por el artículo 40 de la Ley 80 no podrá exceder del 50% del valor del contrato.

PARTES: Personas naturales o jurídicas, capaces, que suscriben el contrato.

PLAN DE COMPRAS: Documento mediante el cual se estima anticipadamente las adquisiciones que la entidad requiere para su normal funcionamiento en cada vigencia fiscal.

PLAN DE INVERSIÓN DEL ANTICIPO: Documento presentado por el contratista que contiene el flujo de caja de los recursos que serán entregados por TRANSMILENIO S.A. a manera de anticipo.

PLIEGO DE CONDICIONES: Conjunto de requerimientos jurídicos, financieros, técnicos y económicos que se establecen para determinar la propuesta más favorable para TRANSMILENIO S.A. dentro de un proceso contractual.

PRECIO GLOBAL: Sistema de precio mediante el cual TRANSMILENIO S.A. reconoce a un contratista un valor único por la prestación que recibirá, independientemente de las cantidades que la conformen.

PRECIO UNITARIO: Forma de pago consistente en el reconocimiento a favor del contratista del valor unitario, por cada unidad de obra o bien o servicio prestado, entregado o ejecutado.

PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN PÚBLICA: La ejecución de la función administrativa de todo servidor público se debe desarrollar teniendo en cuenta los principios constitucionales y legales de igualdad, buena fe, mérito, moralidad, eficacia, eficiencia participación, economía, imparcialidad, responsabilidad, transparencia, celeridad y publicidad.

PROPONENTE: Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura que participa en un proceso de selección de contratista para una entidad pública o que aspire a celebrar contratos con las entidades estatales de conformidad con lo señalado en el artículo 6 de la ley 1150 de 2007.

PROPUESTA ECONÓMICA: Es aquella que debe incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar.

PROPUESTA TÉCNICA DETALLADA (PTD): Es aquella propuesta que existe en el concurso de méritos y se da cuando los servicios señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En estos casos, sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.

PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA (PTS): Es aquella propuesta que existe en el concurso de méritos y se exige cuando la entidad suministre la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma.

PRÓRROGA: Extensión del plazo de ejecución originalmente pactado para el cumplimiento del objeto de un contrato que se encuentre en ejecución.

REQUISITOS HABILITANTES: Requisitos jurídicos técnicos y financieros que son exigidos a los proponentes para la participación en el proceso de selección, de manera adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA: Acto administrativo que contiene la decisión de la entidad sobre el proponente a que se le adjudica el contrato o en su defecto la declaratoria de desierta.

RESOLUCIÓN DE APERTURA: Acto administrativo suscrito por el Ordenador del Gasto que ordena la apertura del respectivo proceso, señala el término del proceso indicando objeto, presupuesto y cronograma de fechas en que se surtirán las etapas del mismo.

RESOLUCIÓN DE JUSTIFICACIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA: Acto administrativo suscrito por el Ordenador del Gasto en el que se justifica la realización de un proceso de contratación directa.

RESPONSABILIDAD CIVIL: Es la originada en el daño patrimonial surgida por conductas contrarias a derecho, desarrolladas por las partes durante la celebración y ejecución de los contratos.

RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA: Responsabilidad imputable a un servidor público o un particular que ejerce funciones públicas, por inobservancia de sus deberes, obligaciones, extralimitaciones u omisiones en la actividad contractual. (Ley 734 de 2002, artículo 58 de la Ley 80 de 1993).

RESPONSABILIDAD FISCAL: Se origina en el daño patrimonial que con motivo de la selección, celebración, o ejecución de un contrato pueda sufrir el erario público, como consecuencia de la actuación de un servidor público.

RESPONSABILIDAD PENAL: Violación de uno o varios tipos penales consagrados como delitos dentro de la legislación.

RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES: Documento que contiene las preguntas y respuestas que formulan los interesados en los procesos de selección, sea a través de la audiencia informativa cuando esta se lleva a cabo o porque haga llegar las observaciones mediante otros medios..

RUBRO O POSICIÓN PRESUPUESTAL: Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES R.U.P: Es el registro que adelantan las Cámaras de Comercio que contiene la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 6 de la ley 1150 de 2007. La prueba de la inscripción en dicho registro constará en un documento expedido por las Cámaras de Comercio que da cuenta del cumplimiento de dicha obligación por parte del proponente.

SALARIO MÍNIMO MENSUAL LEGAL VIGENTE: Es el determinado anualmente por el Gobierno Nacional que en adelante se expresará así: S.M.M.L.V.

SELECCIÓN ABREVIADA: La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, o servicio puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

SUPERVISIÓN: La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. (Artículo 83. Ley 1474 de 2011)

URGENCIA MANIFIESTA: Es la situación extraordinaria que se genera cuando la continuidad de la operación exige el suministro de bienes, la prestación de servicios, o la ejecución de obras en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir aun procedimiento contractual o de solicitud de ofertas, tales como sabotaje, terrorismo, asonada, inundación, terremoto, derrame de productos, incendios, emergencias operacionales, entre otras.

UNIÓN TEMPORAL: Negocio jurídico suscrito entre dos o más personas naturales o jurídicos que tienen por objeto la presentación de una propuesta conjunta para procesos de selección, celebración y ejecución de un contrato en el que sus miembros responden de acuerdo con la participación convenida en el documento de constitución.

VEEDURÍA CIUDADANA: Sistema de participación ciudadana que permite vigilar la gestión pública y sus resultados.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL - SICE: Es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro Único de Precios de Referencia RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catalogo Único de Bienes y servicios CUBS, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos públicos.

• Garantizar el ejercicio del control fiscal.

• Garantizar los principios de la contratación.

• Evitar los sobreprecios.

• Generar una cultura del control social.

• Fortalecer la gestión administrativa.

• Ampliar la participación del número de proveedores.

• Mejorar sustancialmente el proceso de elaboración del presupuesto.

• Mejorar sustancialmente el proceso de elaboración de los Planes de Compras de las Entidades Públicas.

CATÁLOGO ÚNICO DE BIENES Y SERVICIOS - CUBS: Es el universo de Bienes y Servicios que el Estado puede adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas y de su uso. Elementos identificados de manera tal que permiten una clasificación en códigos como única identificación para cada uno de ellos.

PRECIO DE REFERENCIA: Es el precio que el proveedor debe registrar en la central de precios para sus bienes y servicios, considerando la venta al detal, pago de contado y entrega en el mismo lugar de registro. En pesos colombianos e incluido el IVA.

PRECIO INDICATIVO: Es el promedio ponderado de los precios de referencia, es decir, el cálculo de la media aritmética de todos los valores que resulten después de eliminar los extremos superiores e inferiores de los diferentes precios que registran los proveedores en la central de precios. Este precio indicativo es el consultado por la entidad, como margen de referencia en el estudio de precios de mercado.

REGISTRO ÚNICO DE PRECIOS DE REFERENCIA - RUPR: Es el registro de cada uno de los precios de referencia de los bienes y servicios ofrecidos por los proveedores a las entidades del Estado quienes están debidamente identificados con su NIT.

UMBRAL DE PRECIOS: Es el intervalo de variación razonable del precio de contratación de un bien o servicio. Permite evaluar el margen de distorsión entre los precios de oferta y los precios de referencia. Sirve para tomar en cuenta las diferencias entre el precio contratado y los precios indicativos, explicables por ciertos factores inherentes al mercado y la naturaleza de las transacciones, como por ejemplo, las formas de financiación, el volumen comprado, los costos de fletes y seguros y las condiciones del ciclo de oferta.

REGISTRO SICE OFERENTE: Es el registro que deben tener todas las entidades que pretendan contratar con el Estado en el cela se puede verificar su inscripción al SICE.

La Constitución Política de Colombia en su artículo 209, establece los principios de la función administrativa así: "DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA

La actividad contractual estará regida por los principios de transparencia, eficiencia, economía y responsabilidad y en general, por todos los postulados que rigen la función administrativa, y aplicando en todo momento la normatividad vigente.

TRANSMILENIO S.A., garantizan en el desarrollo de su actividad contractual, el cumplimiento integral de los principios y disposiciones que rigen el ejercicio de la Función Pública y de la Contratación Administrativa consagrados en la Constitución Política y la Ley, tales como:

• Moralidad: Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del proceso de contratación estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad

• Debido Proceso: Se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas, en este sentido, todo trámite se surtirá con observancia formal de las normas que determinan la ritualidad del proceso, con observancia a la Ley.

• Buena Fe: Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas.

• Transparencia: La contratación debe efectuarse con imparcialidad, igualdad de oportunidades, procedimientos de selección objetiva, claridad evidente que se comprende sin duda ni ambigüedad, permitiendo que los interesados en contratar puedan formular observaciones. TRANSMILENIO S.A., concederá a los interesados y a las autoridades públicas que así lo requieran, la oportunidad de conocer los informes, conceptos y decisiones que se rindan y adopten. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existir sobre aquellos asuntos o documentos que por su naturaleza la ley o los interesados, le imponen el carácter de reservado.

• Planeación: Previo a la apertura del procedimiento se, elaborarán los estudios, diseños y proyectos requeridos, con el fin de que TRANSMILENIO S.A., elaboré el pliegos de condiciones en cada caso, en tal sentido, la administración no ordenará la apertura de proceso de selección alguno sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliego de condiciones así como las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales, que soporten y blinden el proceso contractual.

• Economía: Los recursos asignados para la contratación se deben aprovechar de manera óptima y administrada con criterio de austeridad, y con tiempos cortos dentro de los procesos.

• Responsabilidad: El servidor público de TRANSMILENIO S.A. será objeto de responsabilidad civil, penal, fiscal y disciplinaria, por sus acciones u omisiones en la actuación contractual. Por ello está obligado al cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a ejercer el debido control, a proteger los derechos de TRANSMILENIO S.A., del contratista y de terceras personas que se vean afectadas por la adjudicación y ejecución del contrato.

• Calidad: Es deber del servidor público de TRANSMILENIO S.A., que interviene en la contratación es de ejercer los controles de calidad a todo el proceso, siendo exigente con los contratistas y desarrollar acciones para satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos de la Entidad.

• Igualdad: Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas nacionales o extranjeras podrán participar en los procesos de selección que adelante TRANSMILENIO S.A. y se les concederá igual tratamiento y oportunidad con sujeción a la Ley y las normas que reglamentan la materia.

• Selección Objetiva: Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Por lo tanto, el ofrecimiento más favorable es aquel que, teniendo en cuenta los factores de escogencia, tales como cumplimiento, experiencia, organización, plazo, precio, exigencias técnicas mínimas y la ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos.

• Publicidad: Todos los procesos y documentos de contratación de TRANSMILENIO S.A., son públicos y de libre consulta, excepto aquellos que por su naturaleza estén amparados de reserva legal o que su objeto sea de carácter reservado, por norma general se publicarán en la página Web de la entidad, portal único de contratación y en el sistema electrónico para la contratación pública SECOP.

• Celeridad: Los procedimientos establecidos en este manual de contratación, deben ser consultados y utilizados por el servidor público de TRANSMILENIO S.A., como una herramienta de trabajo más, que permite actuar con rapidez y oportunidad en el proceso de contratación.

De conformidad con el código de ética la labor de los servidores de TRANSMILENIO S.A., se regirá por los siguientes principios y valores

"Artículo 3: PRINCIPIOS: Los principios que guiarán la gestión de la Empresa son:

DIGNIDAD HUMANA: Entendida como la trascendencia del ser humano como un fin en sí mismo y el deber ético de establecer una relación de respeto integral con los ciudadanos como reconocimiento de su condición humana.

CIUDADANIA: Entendida como la pertenencia de los seres humanos a una comunidad política que los hace sujetos de derechos y deberes.

JUSTICIA: Entendida como la disposición de dar a cada quien lo que le es debido y lo que le corresponde en virtud de su condición humana, de sus derechos, de su trabajo y de su condición de ciudadano.

TRANSPARENCIA: Entendida como la obligación de la administración pública de actuar ante los ciudadanos de manera pública y abierta, tanto en sus decisiones y motivaciones, como en sus procesos y mecanismos y con el respeto por el acceso a la información; comprende el deber del servidor público de proceder visiblemente y de reconocer la importancia de la vigilancia del ciudadano y de la sociedad.

RESPETO: Entendido como la actitud de trato considerado, amable, comprensivo y tolerante hacia los demás.

TOLERANCIA: Entendida como la actitud de respeto hacia las opiniones y actitudes ajenas; implica la aceptación de las diferencias y el reconocimiento a las minorías; y comprende la valoración de las críticas y el actuar en consecuencia de las que son válidas."

"Artículo 4: VALORES BÁSICOS: Los valores básicos que orientarán la gestión de la Empresa son:

COMPROMISO CÍVICO: Consiste en una actitud de concretar y realizar lo prometido, de cumplir cabalmente las funciones y responsabilidades. Este compromiso se enfoca principalmente hacia los mejores intereses de la ciudad: su calidad de vida, su progreso, su estética, su internacionalización, su convivencia, su confianza.

El compromiso cívico específico consiste en adelantar una gestión orientada al logro de prestación de un excelente servicio de transporte público masivo que mejore sustancialmente la calidad de vida de los ciudadanos y el bienestar general de la ciudad.

RESPONSABILIDAD SOCIAL: La responsabilidad consiste en el cumplimiento de las obligaciones y compromisos adquiridos y en el dar respuestas adecuadas a lo que se espera de una persona, de un grupo, de una institución, Empresa u organización. La responsabilidad del servidor público está condicionada al estricto cumplimiento de sus deberes constitucionales, legales y reglamentarios y a la ética de la función pública y a la necesidad de rendir cuentas a la ciudadanía.

(..) Dentro de una organización hay dos formas de responsabilidad: individual e institucional.

En la responsabilidad individual hay doble manifestación: la responsabilidad interior del funcionario, la cual se refleja en juzgarse así mismo con relación a los propios valores, principios, ideales, deberes y conciencia; y la responsabilidad entendida como la obligación del funcionario de presentar rendición de cuentas de su gestión oficial a la sociedad y al Estado por los deberes y compromisos asumidos.

La responsabilidad institucional, de organización o Empresa es aquella a través de la cual una persona jurídica, conformada por su cuerpo de funcionarios y su equipo directivo responden por la Institución mediante su accionar reflejado en la reputación institucional y corporativa.

EXCELENCIA EMPRESARIAL: Consiste en la vocación y actitud de ser y hacer lo mejor. Aspiración, respaldada en una gestión, de prestar el mejor servicio de transporte masivo de la ciudad. Acción orientada a un grado de perfección y de superior calidad en la prestación de un servicio fundamental para la ciudad.

El primer componente de la excelencia Empresarial es la excelencia personal, es decir, un proceso de mejoramiento permanente y armónico que busca desarrollar todas las potencialidades de perfectibilidad de los seres humanos.

La excelencia comprende la efectividad Empresarial, entendida como el equilibrio entre eficiencia y eficacia. La eficiencia consiste en la utilización óptima de los recursos de la administración y en su mejor aprovechamiento; la eficacia consiste en la consecución de logros y resultados positivos y en el cumplimiento de metas y objetivos.

La excelencia se relaciona con la calidad integral, la cual comprende alta calidad del personal, del servicio, de la Empresa y del equipo. Se aspira al mejor talento humano ética y profesionalmente, caracterizado por un alto compromiso con los valores de la organización y por su pleno conocimiento e idoneidad de sus funciones. De esta suma y articulación se deriva un óptimo trabajo en equipo que deriva en la excelencia de la Empresa. (…)

INTEGRIDAD INSTITUCIONAL: La integridad consiste en una rigurosa adhesión a un conjunto de valores y principios fundamentales que se han de aplicar de manera coherente en la vida personal y organizacional, lo cual implica entereza y rectitud de conducta.

La integridad no es en sí misma un solo valor o virtud, sino la integración o síntesis de un conjunto de valores y principios que forman un todo coherente que modela el carácter de la persona o el carácter de la Empresa.

La integridad se expresa tanto en el nivel personal como en el nivel institucional. Cada servidor o funcionario responde individualmente por la coherencia ética de su conducta personal y oficial. Y la Empresa, a partir de unos valores básicos compartidos, de la suma de la integridad individual de sus funcionarios, del comportamiento ético de los directivos y de la adecuación de su estructura administrativa a los fines éticos, estructura un espíritu ético de cuerpo que expresa la integridad de la organización, lo cual conduce a la credibilidad y confianza ante la sociedad.

(…) La integridad comprende la rectitud, la probidad, la honestidad, la transparencia, el respeto mutuo, la responsabilidad, el compromiso, la búsqueda de la excelencia, el servicio y defensa del usuario, el entusiasmo, el sentido de pertenencia, la lealtad a la Empresa y a la sociedad, el cumplimiento de la legalidad, la imparcialidad y la convicción de proceder de acuerdo a los valores corporativos".

En todo caso cada funcionario está en la obligación de consultar el código ético de TRANSMILENIO S.A., con el fin de dar estricto cumplimiento a lo allí indicado.

Para todos los efectos será aplicable el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y Prohibiciones previstas en la Ley 80 Artículo 8°, inhabilidades e incompatibilidades sobrevivientes Artículo 9ºy las excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades previstas en el Artículo 10º de la Ley 80/93, , las normas del Código Disciplinario Único aplicables, así como la prohibición prevista en el artículo 3 de la Ley 1474/11 y las inhabilidades contempladas en los artículos 1, 2,4 y 90 de la Ley 1474/11.

Antes de iniciar un proceso de contratación cualquiera sea su modalidad, es indispensable cumplir con unos requisitos que se constituyen en piezas fundamentales para la consecución y perfeccionamiento de los objetivos planteados. La inobservancia de estos requisitos puede conllevar a la nulidad y responsabilidad personal de quien los ordena.

Consiste en la identificación y definición de las necesidades de bienes y servicios que requiere contratar TRANSMILENIO S.A. para cumplir con sus fines y objetivos constitucionales, legales, y reglamentarios, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación y ajustes a las apropiaciones presupuestales para cada vigencia fiscal.

• Oportunidad: Cada área dentro de los diez (10) días siguientes a la asignación del presupuesto de la vigencia respectiva, deberá elaborar el listado de contratos que requiere para el cumplimiento de los fines y objetivos institucionales que le competen, de acuerdo con su plan de acción y los recursos asignados para la vigencia, en el formato suministrado por el responsable del manejo del plan de contratación.

Elaborado el plan individual de la dependencia, debe ser remitido el encargado de su consolidación.

• Aprobación: Una vez consolidado, se pondrá a consideración del Comité de Contratación para su estudio y recomendación de adopción.

El Plan de Contratación deberá estar aprobado para su ejecución por cada una de las dependencias.

• Publicación: El responsable de la administración del Plan de Contratación de TRANSMILENIO S.A. deberá publicarlo en la página del SICE, así mismo deberá responder por la publicación en los diversos portales establecidos para este fin y sus respectivas modificaciones.

• Modificación: Sí por ajustes posteriores, el respectivo Jefe de área percibe la necesidad de variar el plan aprobado deberá tramitar su correspondiente ajuste, el cual deberá solicitarse mediante escrito dirigido al Comité de Contratación adjuntado debidamente diligenciado el formato, para que proceda a su aprobación.

Una vez aprobada la modificación al Plan de Contratación, se debe enviar al responsable de su administración para que lo actualice y realice los respectivos ajustes en el portal del SICE y en los demás destinados para este fin.

• Responsable: La responsabilidad de la consolidación, modificación y actualización, del Plan de Contratación, será de quien señale el Manual de Funciones de la Empresa.

En desarrollo de lo señalado en los numerales 3 del Decreto 2474 de 2008, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o de la invitación, según corresponda, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone, el análisis de exigencia de garantías y demás requisitos que establece la entidad para el desarrollo del proceso.

Es importante resaltar que los requisitos del estudio varían de acuerdo con el procedimiento contractual a desarrollar por parte de TRANSMILENIO S.A.

De conformidad con el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, el cual modifica el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, TRANSMILENIO S.A. deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño. Se seguirá el procedimiento establecido en el artículo referido.

Para todos los casos de selección, los estudios previos soportan la contratación que se requiere realizar y deben reposar en la carpeta del contrato.

Los Estudios Previos deben contener como mínimo:

• Descripción de la necesidad que TRANSMILENIO S.A. pretende satisfacer con la contratación y con la cual se busca el cumplimiento de la misión, visión, planes, proyectos y metas propias de TRANSMILENIO S.A. Hace referencia a las causas que determinan a la entidad a contratar un bien o servicio, resaltando la utilidad o provecho que le reporta a la entidad el objeto contratado.

Esta necesidad se puede satisfacer de diversas formas; es preciso entonces analizar cada una de las posibilidades con el fin de escoger la más conveniente para TRANSMILENIO S.A.

• Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. Se refiere a los términos y condiciones esenciales del contrato a suscribir, como sigue:

Objeto: Es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la entidad.

Obligaciones del Contratista: Prestaciones que debe realizar el contratista y los productos que debe entregar a la entidad.

Obligaciones de TRANSMILENIO S.A.: Detalla las prestaciones que nacen para la entidad con la suscripción del contrato.

Forma de pago: Para fijar las modalidades de pago deberá tenerse en cuenta los plazos de entrega de los bienes o servicios adquiridos. En caso de anticipos se deberá justificar detalladamente la razón por la cual se hace necesario otorgarlo.

Plazo: Es la determinación del tiempo estimado para que el contratista ejecute el objeto y las obligaciones.

Supervisor: Quien ejercerá el control de la ejecución contractual

Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Se deben indicar las razones o argumentos legales que justifican la modalidad de selección elegida.

Análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. El presupuesto estimado debe soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales.

Con el fin de apoyar el análisis estimado del contrato, el área solicitante deberá realizar la consulta en el SICE cuando a ello haya lugar y en el evento de que este sistema registre precios indicativos, debe adelantarse una comparación entre éstos y los del estudio de precios y condiciones del mercado realizado.

El valor estimado del contrato, debe contemplar todos los costos que implique la adecuada ejecución del objeto y las obligaciones del contrato, tales como: honorarios, viáticos, variaciones de tasa de cambio, inflación, impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales, costos de importación o exportación, seguros, garantías, costos de transporte y de instalación y demás costos directos o indirectos.

Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable: Son las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista dependiendo de la modalidad de selección que permitan identificar la oferta más favorable para la entidad.

Se debe explicar por qué se estima relevante cada factor de verificación y ponderación, el criterio utilizado para determinar el peso de cada criterio y la razón para que algunos de los criterios tengan más peso que otros.

Soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Durante la ejecución del contrato se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución, de ahí la importancia de efectuar un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación.

Para la tipificación de los riesgos se debe realizar una revisión de la experiencia en la ejecución de contratos anteriores y consultar con otras entidades e incluso con el sector privado cuáles son los acontecimientos futuros que podrían atentar contra el desarrollo normal del contrato o generar reclamaciones pecuniarias de los contratistas.

La asignación se realiza al determinar la parte que asumirá los riesgos.

• El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. Se le debe solicitar al contratista que constituya las garantías para los riesgos que sean susceptibles de ser amparados, con los porcentajes y el plazo requeridos

• Para los casos de Subasta Inversa, ficha técnica de cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, debe contener como mínimo: denominación de bien o servicio, denominación técnica del bien o servicio, unidad de medida y descripción general.

Teniendo en cuenta las funciones asignadas a cada dependencia de TRANSMILENIO S.A. a través del Manual de Funciones, los Estudios Previos necesarios para la contratación estarán integrados de la siguiente manera:

1. Estudio Técnico y Económico: Este estudio se consignará en un escrito suscrito por el (los) Jefe (s) de las áreas donde surge la necesidad de la contratación, su contenido será el contemplado en los literales a, b, d, e, f, g y h, antes señalados. Las fichas técnicas solo serán necesarias para las contrataciones de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquiridos mediante subasta inversa

El Estudio Técnico y Económico deberá estar acompañado de los documentos que soportan el estudio de mercado y las condiciones técnicas de los bienes o servicios a contratar (cotizaciones, folletos, catálogos, consultas en páginas Web, precio indicativo consultado en el SICE, revistas, contratos con condiciones similares, etc.), las condiciones o criterios de evaluación una vez se solicite la contratación.

2. Análisis Jurídico: Este estudio será suscrito por el Subgerente Jurídico (a). En él se indicarán claramente la modalidad de selección que se empleará en la contratación, y se justificará jurídicamente, la modalidad empleada, la clase de contrato a realizar, y las multas y cláusula penal a incluir en el contrato.

3. Análisis Financiero: Este análisis será suscrito por el Subgerente Económico, formará parte integral de los estudios previos y en él se establecerán el puntaje y los indicadores que se tendrán en cuenta para la verificación financiera y conforme el Decreto 1464 de 2010.

Es necesario justificar los indicadores financieros requeridos.

Asimismo, la Subgerencia Económica avalará el valor del contrato, la forma de pago, el rubro presupuestal y demás información relevante relacionada con su función y consignada en el estudio técnico económico.

Formato Técnico económico

Formato Jurídico

Formato Financiero

Como método de análisis de mercado, la Ley 598 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE, el Registro Único de Precios de Referencia RUPR y estableció en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, los códigos que identifican los productos que forman parte del universo de bienes y servicios que el Estado puede contratar, por lo que su uso es obligatorio para efectos de la contratación que requieran las entidades públicas; aspectos estos reglamentados por el Decreto No. 3512 de 2003.

TRANSMILENIO S.A. por contratar con sujeción al estatuto contractual de la administración pública, se encuentra obligada a:

• Registrar el plan de compras.

• Consultar CUBS y precios Indicativos en los contratos que superen el diez por ciento (10 %) de la menor cuantía, lo cual deberá ser consultado y allegado su reporte por cada una de las dependencias que tenga la necesidad con el estudio técnico económico.

• Dentro de los pliegos de condiciones o invitaciones, se deberá exigir el certificado de registro a los proveedores y verificar en las ofertas el número de certificado de registro de precios, en los contratos que superen la mínima cuantía.

• Registrar los contratos celebrados que superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

Es el funcionario de la entidad que brindará soporte para la aplicación del SICE y para todos los responsables del proceso.

En TRANSMILENIO S.A. cumplirá las funciones de Administrador SICE, el Profesional Especializado de Sistemas e Informática.

Obligaciones

El Usuario administrador SICE en TRANSMILENIO S.A., tendrá las siguientes Obligaciones:

• Crear, habilitar y deshabilitar los Usuarios en TRANSMILENIO S.A. de Ordenador del Gasto, Administrador Plan de compras y Control Interno.

• Crear los usuarios con perfil "Ordenador del Gasto SICE" como tantos existan en TRANSMILENIO S.A.

• Crear, habilitar y deshabilitar los usuarios de Ordenador de Gasto cuando sea nombrado de manera transitoria.

• Brindar soporte y capacitación a los usuarios SICE, en las diversas funcionalidades del sistema.

Cumplirá la función de Administrador Plan de Compras en TRANSMILENIO S.A. el Profesional Especializado Grado 6 –Contractual de la Subgerencia Jurídica.

Obligaciones

• Registrar y actualizar el plan de contratación de TRANSMILENIO S.A. en el portal SICE, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal.

• Registrar las modificaciones presentadas al plan de contratación, durante la vigencia fiscal respectiva.

• Registrar en el portal SICE la totalidad de los bienes, servicios y obra pública, que se ejecutan contra partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento y/o operación.

• Coordinar la elaboración del plan de contratación de la siguiente vigencia.

d. Usuario SICE

Son los servidores públicos de cargos Directivos o Jefes de Oficina que tienen la necesidad de desarrollar procesos de contratación quienes deberán contar con su usuario y clave de.

Obligaciones de acuerdo a su competencia:

• Consultar los precios del mercado a través del Registro Único de Precios de Referencia de los bienes o servicios y el CUBS de cada uno de ellos, antes de iniciar el proceso de contratación, con el fin de que figuren en el pliego de condiciones, esta obligación es de la dependencia que tiene la necesidad del proceso de contratación.

• Consultar el certificado de registro al proveedor y los precios indicativos de la siguiente manera:

a. En los procesos contractuales que requieran licitación, concurso o invitación pública, en la fecha del cierre del proceso contractual.

b. En los procesos contractuales que no requieren publicación:

 Si existe invitación previa, en la fecha límite señalada para la entrega de las ofertas.

 Sí no se requiere invitación previa, en la fecha de presentación de la oferta.

• Generar los certificados de las consultas realizadas en el portal de SICE.

• Registrar los contratos suscritos por cada ordenador legalizados y a los cuales se les aplique las estipulaciones del SICE, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, esta obligación corresponde a la Subgerencia Jurídica en cabeza de la persona designada para tal evento.

Este perfil corresponde a los integrantes de la Oficina de Control Interno; el sistema les ayudará a consultar las alarmas generadas al momento de registrar los contratos, alarmas que contribuirán con el trabajo de auditoria interna.

Obligaciones

• Verificar que los usuarios creados por el Usuario Administrador SICE, son los establecidos por las disposiciones del SICE.

• Verificar el estado de cada uno de los usuarios y la correspondencia con el cargo que ocupan en la entidad.

• Verificar el plan de compras y el registro de los contratos, los cuales deberán estar actualizados a la fecha de revisión.

• Revisar permanentemente las alarmas producidas, con el fin de detectar irregularidades en la contratación y el incumplimiento por parte de algún usuario SICE de sus respectivas obligaciones.

• Recomendar la adopción de las debidas acciones correctivas.

Está regulado por la resolución de creación del Comité No. Resolución 097 de 2009

El Comité de Contratación creado al interior de TRANSMILENIO S.A., será un órgano colegiado asesor, que apoya al Gerente General y a los funcionarios delegatarios en las materias de contratación estatal, y emite recomendaciones que por su naturaleza o asunto le sean encomendados que involucren estudios o determinaciones, a fin de garantizar el cumplimiento de los principios rectores y fines de la contratación estatal, así como los derechos y deberes de TRANSMILENIO S.A. y de los contratistas.

Las determinaciones y recomendaciones del Comité de Contratación, no obligan al gerente general o al funcionario delegatario, ni serán requisito previo en las instrucciones o aprobaciones que deban impartir.

El Comité de Contratación tendrá las siguientes funciones:

a. Aprobar los pliegos de condiciones, dentro de los procesos de selección de contratistas de mayor cuantía o los que a solicitud de quien tenga la necesidad deban someterse a tal aprobación.

b. Asesorar a la gerencia general y a los funcionarios delegatarios en relación con los procesos contractuales.

c. Aprobar las contrataciones cuando éstas no se encuentren incluidas dentro del plan anual de contratación.

d. Aprobar el plan de contratación y las modificaciones al mismo.

e. Emitir concepto previo sobre la viabilidad para el inicio de los procesos de selección, la adjudicación y suscripción de contratos o convenios por parte de la gerencia general y los delegatarios, con personas de derecho público o privado, a solicitud del competente contractual.

f. Los demás temas que a juicio de los funcionarios delegatarios deban tratarse de manera especial.

g. Recomendar políticas generales en materia de contratación estatal.

h. Hacer seguimiento a la ejecución del plan de contratación.

El Comité de Contratación estará conformado por:

a. El Subgerente General o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

b. El Subgerente Económico o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

c. El Subgerente Técnico y de Servicios o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

d. El Director Administrativo o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

f. El Director Técnico de BRT o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

g. El Director Técnico de Buses o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

h. El Director Técnico de Modos Alternativos de Movilidad o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

i. El Subgerente de Desarrollo de Negocios o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

j. El Subgerente de Comunicaciones o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

k. El Subgerente Jurídico (a) o quien ejerza sus funciones por encargo temporal

l. El Profesional Especializado Grado 6 –Contractual de la Subgerencia Jurídica, quien ejercerá la secretaria técnica y no tendrá voto.

m. Un funcionario del área interesada en la contratación.

n. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien participa sin voto.

El comité de contratación, podrá solicitar apoyo de un asesor externo o interno, especialista en el tema a tratar. En las reuniones siempre se encontrará el funcionario que tenga la respectiva delegación contractual, como asistente sin voz ni voto; en caso de concurrir tal calidad en uno de los integrantes, se tomará como asistente sin voz ni voto.

Las recomendaciones y conceptos del Comité se adoptarán y expedirán por consenso entre los asistentes a la sesión en que se adopten, de lo cual se levantará un acta.

El Comité de Contratación se regirá por las siguientes reglas:

a. Podrá sesionar con la asistencia de por lo menos seis (6) de los miembros señalados en el numeral anterior.

b. En ningún caso estudiará y analizará los asuntos en ausencia de los funcionarios que para el caso estén en ejercicio de su competencia contractual.

c. Sus decisiones y determinaciones se tomarán por consenso de los asistentes a la sesión.

d. Podrá invitarse a sus sesiones a los asesores externos, a los funcionarios y contratistas, que considere conveniente.

e. Las sesiones ordinarias del Comité Contractual, se convocarán cada dos (2) meses. Serán extraordinarias a solicitud de cualquiera de sus miembros o a solicitud de quienes tienen competencia contractual para tratar temas específicos que demanden prioridad.

Todo asunto que se envíe para estudio del Comité deberá presentarse con la documentación que lo soporta y avalado mediante concepto escrito emitido por el Jefe del área correspondiente. El Comité someterá el tema a consideración y estudio en estricto orden de radicación, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en el presente manual, por tanto, la secretaría técnica no recibirá solicitudes incompletas. Con el fin de efectuar las adiciones o correcciones del caso, la secretaría técnica remitirá la documentación mediante escrito que contenga en forma precisa las observaciones y recomendaciones realizadas.

El comité de contratación, atenderá las solicitudes que se sometan a su consideración dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud o documentación, salvo que se requiera de estudios o análisis especializados o la presentación de documentación adicional, evento en el cual la secretaría técnica, informará a la dependencia interesada.

La Secretaría Técnica tendrá las siguientes funciones:

a. Preparar el orden del día.

b. Citar a funcionarios de diferentes dependencias y áreas de TRANSMILENIO S.A., cuando a juicio del comité se requiera ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

c. Verificar los soportes de los asuntos a tratar.

d. Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias, sobre los asuntos sometidos a consideración del comité de contratación.

e. Levantar y custodiar, previa aprobación por los miembros del comité de contratación, las actas de cada sesión.

f. Organizar, actualizar y custodiar el archivo del comité.

g. En general, todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del comité de contratación.

El comité estructurador de contratación es el grupo interdisciplinario integrado por un funcionario del área económica, jurídica y un funcionario del área que tenga la necesidad de contratación, dedicado a elaborar los estudios previos, el proyecto de pliego de condiciones en desarrollo de un proceso de selección de contratista.

1. Teniendo como soporte los estudios previos, elaborar, los proyectos de pliegos de condiciones, invitaciones públicas y/o solicitudes de oferta en lo concerniente a los aspectos jurídicos, con transparencia, responsabilidad, eficiencia técnica, profesional y diligencia, velando porque en todos los procesos contractuales se desarrollen o apliquen los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva en concordancia con el Articulo 24 de la Ley 80/93.

2. Aclarar y dar respuesta a las inquietudes y observaciones jurídicas que se requieran según el caso, de presentarse observaciones de otra índole deberán ser remitidas al área correspondiente.

3. Propender por la actualización en las normas jurídicas para que sean incluidas en los proyectos de pliegos de condiciones y pliegos definitivos.

4. En el evento que aplique, participar en las audiencias informativas preliminares al proyecto de pliego y en las de precisiones al pliego de condiciones definitivo y demás que se requieran dependiendo de la modalidad de contratación.

5. Analizar, estudiar y verificar las inquietudes de carácter legal presentadas al proyecto de pliego de condiciones a fin de ser tenidas en cuenta en la estructuración del pliego definitivo.

6. Analizar y proponer cuando sea el caso, las modificaciones de orden legal al proyecto de pliego de condiciones y pliego definitivo.

7. En el evento que aplique, asistir a los comités de contratación programados en las diferentes etapas contractuales.

8. Consolidar y publicar en los casos requeridos, el pliego de condiciones definitivo a partir de la estructuración realizada en sus componentes jurídico, económico, técnico y financiero así mismo, las solicitudes de oferta, invitación publica, las adendas y respuestas a oferentes si las hubiere.

1. Elaborar los proyectos de pliegos de condiciones en lo concerniente a los aspectos Financieros, con responsabilidad, eficiencia técnica, profesional y diligencia, velando porque en todos los procesos contractuales se desarrollen o apliquen los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva en concordancia con el Articulo 24 de la Ley 80/93.

2. Verificar desde el estudio técnico, que la forma de pago utilizada sea la más adecuada y más beneficiosas para las partes.

3. Establecer la forma de verificar el cumplimiento de los aspectos financieros a evaluar en las propuestas.

4. Revisar que en el precio base de la adquisición se encuentren incluidos todos los aspectos tributarios necesarios.

5. Establecer la forma de verificar el cumplimiento de los aspectos económicos.

6. Participar en las diversas audiencias que se generen con ocasión del proceso de contratación incluida la de adjudicación, si aplica.

7. Analizar, estudiar y verificar las inquietudes de carácter financiero y tributario presentadas al proyecto de pliego de condiciones a fin de ajustar el pliego de condiciones definitivo.

8. Analizar y proponer cuando sea el caso, las modificaciones de orden financiero y tributario en los pliegos de condiciones.

9. Resolver las inquietudes de orden financiero formuladas hasta el cierre del proceso.

1. Elaborar los proyectos de pliegos de condiciones, invitaciones públicas y/o solicitudes de oferta en lo concerniente a los aspectos técnicos, con responsabilidad, eficiencia técnica, profesional y diligencia, a fin de incluir las especificaciones técnicas, de acuerdo con las normas técnicas nacionales o extranjeras aplicables los factores de verificación y su ponderación matemática y la asignación de puntajes.

Nota: La elaboración de los estudios previos, soporte para la elaboración del pliego, deben tener en cuenta todos y cada uno de los requisitos exigidos en las normas de contratación, por cuanto estos se constituyen en el soporte para la elaboración de pliegos de condiciones, invitaciones públicas y/o solicitudes de oferta.

2. Establecer las fórmulas de ponderación de los aspectos técnicos y/o económicos cuando se requiera.

3. En el evento que aplique, asistir a los comités de contratación programados en las diferentes etapas contractuales.

4. Analizar, estudiar y verificar las inquietudes de carácter técnico presentadas al proyecto de pliego de condiciones a fin de ajustar el pliego de condiciones definitivo y las demás que ser requieran en desarrollo del proceso de contratación.

5. Analizar y proponer cuando sea el caso, las modificaciones de orden técnico al pliego de condiciones, invitaciones públicas y/o solicitudes de oferta.

El comité se define como un grupo interdisciplinario dedicado evaluar jurídica, técnica-económica y financiera de las propuestas presentadas en desarrollo de un proceso de selección de contratista.

La designación del comité se hará de la siguiente manera:

Por regla general, estará en cabeza de la Subgerencia Jurídica, quien será el responsable de la evaluación jurídica y de todas las actuaciones. Dependiendo de la complejidad de los bienes y/o servicios a contratar, previo concepto del ordenador del gasto, el evaluador jurídico puede ser personal externo designado por otros entes distritales o personal contratado para tal evento. En los procesos de mayor cuantía su designación será realizada directamente por el ordenador del gasto.

El evaluador jurídico podrá designar a un funcionario del área para que elabore el proyecto de evaluación y demás documentos relacionados con su función, los cuales deben ser verificados y aprobados por dicho evaluador quien será el responsable de todas las actuaciones.

1. En el caso que se requiera, apoyar al funcionario encargado de estructurar jurídicamente los pliegos.

2. Participar en las audiencias que se lleven a cabo en desarrollo del proceso como son la audiencia informativa preliminar del proyecto de pliego y en la de asignación, estimación y tipificación de riesgos, en la de precisiones del pliego de condiciones definitivo y las demás que se requieran en desarrollo del proceso.

3. Verificar que las ofertas presentadas en el proceso de selección, cumplan con los requisitos de carácter jurídico establecidos en el pliego de condiciones o en la solicitud de oferta, según sea el caso.

4. Proyectar la evaluación jurídica de las propuestas presentadas en el proceso de selección.

5. Estudiar y dar respuesta a las observaciones formuladas por los oferentes, relacionadas con la evaluación jurídica.

6. Sustentar los estudios y conceptos correspondientes ante el comité de contratación en caso de requerirse.

7. Hacer los requerimientos necesarios que se generen durante el proceso de evaluación, para subsanar o aclarar ofertas.

NOTA: El resultado de cada uno de los análisis adelantados por los evaluadores, se presentarán por escrito, los cuales siempre serán firmados por cada miembro del comité evaluador y remitidos en medio físico y magnético a la Subgerencia Jurídica dentro del lapso establecido para tal evento en el pliego de condiciones

Por regla general, el evaluador Financiero será el Subgerente Económico de la entidad, quien es el responsable de la evaluación financiera y de todas las actuaciones relacionadas. Dependiendo de la complejidad de los bienes y/o servicios a contratar, previo concepto del ordenador del gasto, el evaluador financiero puede ser personal externo designado por otros entes distritales o personal contratado para tal evento. En los procesos de mayor cuantía su designación será realizada directamente por el ordenador del gasto.

El evaluador financiero podrá designar a un funcionario del área para que elabore el proyecto de evaluación y demás documentos relacionados con su función, los cuales deben ser verificados y aprobados por dicho evaluador quien será el responsable de todas las actuaciones.

1. En el caso que se requiera apoyar al funcionario encargado de estructurar financieramente los pliegos.

2. Participar en las audiencias que se lleven a cabo en desarrollo del proceso como son la audiencia informativa preliminar del proyecto de pliego y en la de asignación, estimación y tipificación de riesgos, en la de precisiones del pliego de condiciones definitivo y las demás que se requieran en desarrollo del proceso.

3. Estudiar y analizar las ofertas efectuando la comparación financiera y realizar la evaluación económica en caso de requerirse, de acuerdo a los parámetros preestablecidos en el pliego de condiciones, las adenda y respuestas dadas a los oferentes dándole la calificación y clasificación a cada una de las ofertas y emitir el respectivo concepto.

4. Proyectar la evaluación financiera (ó económica en caso de requerirse) de las propuestas presentadas en el proceso de selección.

5. Verificar la solvencia económica de los oferentes, teniendo en cuenta el balance general y los estados de pérdidas y ganancias, conforme a su inscripción en el Registro de Proponentes, o las formulas o documentos señalados en el pliego de condiciones, o en la solicitud de oferta para calificar este factor y emitir concepto.

6. Verificar la información sobre rentas y patrimonio aportados por los oferentes en su declaración de renta, a fin de determinar su capacidad liquida, recomendando u objetando de acuerdo al resultado de este análisis.

7. Estudiar y dar respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes a la evaluación financiero (ó económica en caso de requerirse) de las propuestas.

8. Sustentar las evaluaciones y conceptos correspondientes ante el Comité de Contratación de la entidad.

NOTA: El resultado de cada uno de los análisis adelantados por los evaluadores , se presentarán por escrito, los cuales siempre serán firmados por cada miembro del comité evaluador y remitidos en medio físico y magnético a la Subgerencia Jurídica dentro del lapso establecido para tal evento en el pliego de condiciones

Por regla general, el evaluador técnico estará en cabeza del Jefe de la dependencia que tiene la necesidad de contratación quien será el responsable de la evaluación técnica y de todas las actuaciones. Dependiendo de la complejidad de los bienes y/o servicios a contratar, previo concepto del ordenador del gasto, el evaluador técnico puede ser personal externo designado por otros entes distritales o personal contratado para tal evento. En los procesos de mayor cuantía su designación será realizada directamente por el ordenador del gasto.

El evaluador Técnico podrá designar a un funcionario del área para que elabore el proyecto de evaluación y demás documentos relacionados con su función, los cuales deben ser verificados y aprobados por dicho evaluador quien será el responsable de todas las actuaciones.

1. En el caso que se requiera apoyar al funcionario encargado de estructurar técnicamente los pliegos.

2. Participar en las audiencias que se lleven a cabo en desarrollo del proceso como son la audiencia informativa preliminar del proyecto de pliego y en la de asignación, estimación y tipificación de riesgos, en la de precisiones del pliego de condiciones definitivo y las demás que se requieran en desarrollo del proceso.

3. Estudiar y analizar las ofertas de los proponentes desde el punto de vista técnico-económico (descripción y especificaciones) de los bienes y servicios objeto de los procesos, de acuerdo con el pliego de condiciones, las normas técnicas nacionales o extranjeras aplicables, las adendas y respuestas a oferentes.

4. Proyectar la Evaluación técnica-económica de las propuestas presentadas en el proceso de selección.

5. Estudiar las propuestas en relación con la calidad y las características técnicas, emitiendo las evaluaciones correspondientes, respaldadas con los estudios y análisis realizados sobre los bienes y/o servicios que se pretendan adquirir o construir, cuando sea necesario, verificar las pruebas fisicoquímicas efectuadas por los laboratorios y/o las respectivas pruebas de maquina en el evento que aplique y emitir concepto.

6. Emitir concepto sobre las calificaciones y clasificar las muestras de acuerdo a los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones, a fin de presentarlos y sustentarlos en su evaluación en el evento que aplique.

7. Estudiar y dar respuesta a las observaciones formuladas tanto en la etapa previa del proceso como en la de selección de contratista por los oferentes con relación a la evaluación técnica de las ofertas.

NOTA: El resultado de cada uno de los análisis adelantados por los evaluadores, se presentarán por escrito, los cuales siempre serán firmados por cada miembro del comité evaluador y remitidos en medio físico y magnético a la Subgerencia Jurídica dentro del lapso establecido para tal evento en el pliego de condiciones.

Los conceptos e informes de evaluación, serán el soporte técnico, jurídico, financiero - económico de que dispondrá el Ordenador del Gasto de TRANSMILENIO S.A., para la selección de un contratista, no obstante, éste podrá apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos e informes emitidos por los evaluadores.

El comité comercial será el ente asesor para la presentación de ofertas y la celebración y ejecución de contratos, que le permitan la explotación colateral del objeto social de TRANSMILENIO S.A.

El Comité Comercial tendrá las siguientes atribuciones, todas dentro del marco de la explotación colateral del objeto social de la empresa:

• Asesorar a la Gerencia General y a la Subgerencia de Desarrollo de Negocios, en relación con la presentación de ofertas, celebración y ejecución de contratos.

• Emitir concepto previo sobre la viabilidad comercial y legal para la presentación de ofertas y la celebración de contratos.

• Determinar las clases de contratos que puede celebrar TRANSMILENIO S.A. y las condiciones que debe ofrecer o acordar.

• Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento.

• Estudiar, conceptuar y asesorar al Subgerencia de Desarrollo de Negocios, en situaciones irregulares que se presenten dentro de la ejecución o liquidación de los contratos que impliquen explotación colateral.

La asesoría del comité comercial se prestará para la celebración de contratos o convenios, sin consideración a su objeto y cuantía desde que impliquen, la explotación colateral del objeto social de la empresa.

El Comité Comercial estará conformado por:

• El Gerente General quien lo presidirá.

• El Subgerente General.

• El Subgerente Económico.

• El Subgerente Jurídico.

• El Subgerente de Desarrollo de Negocios

• Un Profesional de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios, quien actuará como Secretario Técnico.

Las recomendaciones y conceptos del comité comercial se adoptarán, expedirán y suscribirán por consenso entre sus miembros.

El comité comercial podrá contar con la asistencia de los asesores externos o internos que estime conveniente.

El comité comercial sesionará por convocatoria del Subgerente de Desarrollo de Negocios.

La Secretaría Técnica tendrá las siguientes funciones:

• Preparar el orden del día.

• Citar a funcionarios de diferentes dependencias y áreas de TRANSMILENIO S.A., cuando a juicio del Comité se requiera para ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

• Verificar los soportes de los asuntos a tratar.

• Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias sobre los asuntos sometidos a consideración del comité.

• Levantar y custodiar, previa aprobación por los miembros del comité, las actas de cada sesión.

• Organizar, actualizar y custodiar el archivo del comité.

• En general, todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del comité de comercial.

El comité asesor, se conformará exclusivamente para el desarrollo del concurso de méritos, y estará integrado por un número plural e impar de personas, para la valoración de las ofertas. El comité asesorará a la entidad en el proceso de precalificación y selección, según sea el caso, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de las listas cortas o listas multiusos.

La entidad podrá apartarse de las recomendaciones que con ocasión al concurso de méritos, realice el comité asesor. El comité asesor será designado por el competente contractual, sin embargo y dependiendo de la complejidad de los bienes y/o servicios a contratar, previo concepto del ordenador del gasto, puede ser personal externo designado por otros entes distritales o personal contratado para tal evento.

Una vez evaluadas las necesidades de TRANSMILENIO S.A., en los diversos campos y luego de establecer prioridades y dar cumplimiento a las etapas previas, la entidad destinará sus recursos a la celebración de determinados contratos, que le permiten disponer de los bienes o servicios requeridos para alcanzar los objetivos propuestos.

Se inicia entonces la etapa denominada precontractual correspondiente a las gestiones llevadas a cabo para la selección objetiva del contratista y la cual se encuentra regida por el derecho público, cuyos mandatos deben observarse íntegramente pues tienen un carácter imperativo e ineludible para los servidores públicos.

De conformidad con lo establecido en la ley 1150 de 2007, las modalidades de contratación son las siguientes:

Procesos contratación Ley 80 y normas complementarias.

Cuando la entidad actúa como ente contratante

 Licitación Pública

 Selección Abreviada

o Selección abreviada de menor cuantía

o Selección abreviada por subasta inversa

 Concurso de Méritos

 Contratación Directa

 Contratación de Mínima Cuantía

Cuando la entidad actúa como ente contratista

 Contratos de asistencias técnicas, consultorías.

La interventoría o supervisión tiene el propósito de velar y proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción, tutelar la transparencia de la actividad contractual y vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. La Interventoría o Supervisión tiene como propósito hacerle seguimiento y control a la acción del contratista, para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, como es el caso de las especificaciones técnicas contratadas, supervisar la ejecución del objeto establecido en cada uno de los contratos y teniendo en cuenta los recursos asignados al contrato.

Consiste en realizar la supervisión, coordinación y control por una persona natural o jurídica (particular o empleado público), a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato, llámese de servicio, consultoría, obra, trabajo, compra, suministro, etc., que se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo, una vez se recibe el memorando de interventoría y hasta la liquidación definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales vigentes.

La Interventoría o Supervisión puede ser ejercida directamente por TRANSMILENIO S.A. a través de sus funcionarios, o por personas naturales y/o jurídicas contratadas para que ejerzan actividades administrativas y/o técnicas o contratados exclusivamente para la realizar determinada o determinadas interventorías, siempre y cuando esta función esté permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designación se informará por escrito a quien habrá de ejercerla de conformidad con lo establecido en el contrato o cuando así lo indique el ordenador del gasto respectivo.

La designación del Interventor o Supervisor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría o Supervisión. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al Interventor o Supervisor deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones.

La Interventoría o Supervisión implica una posición imparcial, por lo tanto, en la interpretación del contrato y en la toma de decisiones la Interventoría o Supervisión debe cumplir con los objetivos de su función detallados a continuación:

• Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado. El control se orienta básicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuéstales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro del plazo de ejecución.

• Exigir: En la medida que la función de la Interventoría o Supervisión encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta del contratista, adquiere la obligación de informar y exigir a las partes el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.

• Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Para que la Interventoría o Supervisión logre este objetivo se hace necesario que la designación del Interventor o Supervisor y su actuación sea previa a la ejecución del contrato.

• Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la Interventoría o Supervisión no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes que deba atender.

La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

La designación será efectuada por el Ordenador del Gasto, con base en los estudios previos o de acuerdo a las necesidades, teniendo en cuenta que podrán designarse como interventores personas naturales o jurídicas seleccionadas para tal fin mediante un proceso de selección y para el caso de supervisores serán funcionarios del nivel directivo, asesor, profesional y en casos excepcionales y de acuerdo a las necesidades, los funcionarios del nivel técnico, podrán ser supervisores de acuerdo con sus competencias.

La entidad, cuando hubiere lugar a ello, podrá adelantar los procesos contractuales que corresponda, tendientes a contratar interventorías externas.

La designación del supervisor, debe estar implícita en el clausulado de los contratos.

La designación de la interventoría y/o supervisión se debe comunicar a través de un oficio o un memorando, según sea el caso, en el que se debe referenciar el número y fecha del contrato, nombre del contratista y objeto contractual así como, especificar claramente la obligatoriedad por parte del interventor y/o supervisor de consultar los documentos que soportan la interventoría (contrato, certificado de registro presupuestal CRP, pólizas y aprobación de las pólizas ) a través del Sistema de Gestión Documental (SGD) vía Web. En el caso de interventores externos se enviará una copia de cada documento antes mencionado.

En el evento de retiro definitivo del supervisor de la Entidad, éste deberá hacer entrega, al ordenador del gasto mediante un informe donde detallará el estado del contrato, el desarrollo alcanzado y el valor ejecutado.

En el evento de ausencia temporal (vacaciones, incapacidad, comisiones, etc.) del supervisor, el Ordenador del Gasto comunicará a través de memorando la designación temporal de la interventoría, al funcionario que se designe para tal efecto.

Todo cambio del funcionario designado como supervisor, debe ser comunicado a través de memorando firmado por el ordenador del gasto.

Cuando en la ausencia temporal del supervisor designado, se asignen las funciones de su cargo a otro funcionario, se entiende que se asignan todas las supervisiones del mismo, sin necesidad de remitir un memorando específico para ello.

Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría. No se aplicará lo establecido en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

En el contrato de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal.

Es la persona natural o jurídica, no vinculada laboralmente con la entidad que representa a TRANSMILENIO S.A., en el contrato para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual, dentro de los parámetros establecidos y requeridos por TRANSMILENIO S.A.

Dependiendo de la complejidad del asunto a contratar TRANSMILENIO S.A., puede contratar los servicios de una persona natural o jurídica para realizar la interventoría del contrato, por decisión del Ordenador de Gastos o cuando la ley así lo exija.

Servidor público vinculado laboralmente a la entidad, tiene por objeto vigilar, controlar y coordinar la ejecución de interventorías externas contratadas por la TRANSMILENIO S.A., así como la ejecución de los contratos que no requiera específicamente de interventoría externa contratada.

• Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, TRANSMILENIO S.A. se abstendrá de designar interventor o supervisor, a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión o esté incurso en alguna conducta contemplada en Código Único Disciplinario (Ley 734 de 2002).

• La interventoría será ejercida por una persona seleccionada para tal fin, caso en el cual el interventor puede ser persona natural o jurídica especializada y con experiencia en las obras, servicios o actividades relacionadas con el contrato para el cual ha sido designado Interventor.

• La supervisión será ejercida por un funcionario de la entidad seleccionado para tal fin y que cuente con la experiencia en las obras, servicios o actividades relacionadas con el contrato para el cual ha sido designado como supervisor.

• En los contratos de obra, resultado de un proceso de licitación, la interventoría deberá ser ejercida por una persona independiente de la entidad contratante y del contratista.

Para los casos en que la interventoría sea realizada por terceros contratados para tal fin, no podrán ejercer la interventoría:

• El autor del proyecto o diseño objeto del contrato, a menos que la complejidad del mismo así lo requiera, según calificación escrita de TRANSMILENIO S.A.

• Las personas cuyo proyecto o diseño no haya sido aceptado.

• Quien haya ocupado el segundo lugar en la licitación pública o privada respectiva.

• Quien tenga vínculos de consanguinidad o afinidad con el contratista de acuerdo con la Ley 80 de 1993.

Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.

Los interventores y/o supervisores (externo o interno) responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad o a terceros, derivados de la ejecución de los contratos sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las labores de interventoría y/o supervisión. El interventor y/o supervisor deberá responder por el control y vigilancia del contrato hasta su finalización. Igualmente, será responsable de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la entidad.

• Además de las sanciones penales a que hubiere lugar, la persona jurídica o natural que ejerza la interventoría, será civilmente responsable de los perjuicios originados en el mal desempeño de sus funciones.

• Sí el interventor es un funcionario de TRANSMILENIO S.A., el ejercer sin el debido cuidado la interventoría asignada, lo coloca en situación de falta disciplinaria por incumplimiento de una función específicamente asignada y aceptada.

Será falta gravísima el no exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato

Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente.

El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

Sin perjuicio de los principios generales que rigen la función pública, la contratación estatal, la supervisión y/o interventoría desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad.

Son finalidades de la interventoría y/o supervisión:

• Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos.

• Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas.

• Mantener permanente comunicación con el contratista.

• Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.

• Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

• Cooperará con la entidad y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.

• Responderá por los resultados de su gestión.

• Verificará el cumplimiento de las condiciones legales, técnicas, económicas y financieras del contrato.

• Asegurar mediante una Interventoría o Supervisión eficiente, la calidad de la ejecución del objeto del contrato.

• Representar a TRANSMILENIO S.A., para la adecuada ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión, principios y valores de la entidad.

• Informar a la TRANSMILENIO S.A., sobre el avance, problemas y soluciones presentados en la ejecución del contrato, a través de informes semanales, mensuales o especiales a solicitud TRANSMILENIO S.A., de conformidad con lo indicado en el contrato.

• Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y ejecuciones realizadas por el contratista.

• Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los cronogramas e inversión previstos originalmente.

Armonizar las actividades del contratante y el contratista para el logro del objetivo general del contrato, que satisfaga las necesidades de TRANSMILENIO S.A.

En ejercicio de la función de Interventoría y/o supervisión está facultado para actuar conforme lo establecido en la ley y lo previsto en el respectivo contrato. Compete al interventor y/o supervisor:

• Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.

• Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones, sin modificar en momento alguno, el contrato.

• Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.

• Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado.

• Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.

• Vigilar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a la entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) así como de las exigencias técnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, prestación de servicios, suministro, convenios, etc.).

• Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato, los pliegos de condiciones, la propuesta del contratista, las normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del mismo, es decir toda la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución, así como formular las sugerencias a que haya lugar, y, en el evento de tener alguna duda sobre el alcance de lo señalado en los documentos, solicitar las aclaraciones correspondientes.

• Servir de interlocutor entre la entidad y el contratista.

• Revisar, solicitar ajustes o aprobar, la planeación de labores y cronogramas de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar, o requerir su presentación para aprobación si fuere el caso.

• Verificar para la suscripción del acta de inicio del contrato, que las garantías constituidas y aprobadas cumplan con la suficiencia teniendo en cuenta la fecha de iniciación, con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificación, cuando haya lugar a ello.

• Suscribir y realizar todas las actuaciones que se requiera y que sean propias de la ejecución del contrato, así como incluir las requeridas en el sistema SP6. Deberá suscribir con el contratista las siguientes actas, en las fechas exactas en que se produzcan los hechos a que se refieren (dependiendo del contrato):

 Acta de inicio.

 Acta de recibo total o parcial del contrato

 Acta de convenios o acuerdos

 Acta de suspensión del contrato

 Acta de reinicio del contrato

 Acta de Liquidación Final del Contrato

 Acta de Liquidación parcial del contrato.

 Acta de terminación anticipada del contrato- Previo visto bueno del ordenador del gasto

 Acta de entrega de interventoría al Ordenador del Gasto.

 Publicación en el sistema de información administrativa y financiera SIAF de todas las actuaciones que así lo requieran relacionadas con la supervisión.

• Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la interventoría y/o supervisión, como correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, informes de ejecución, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y demás documentos necesarios para el control físico y financiero del contrato, relacionando en general toda la información que se refiera al desarrollo del mismo.

• Enviar el original de toda la documentación del contrato dentro de los quince (15) posteriores a su elaboración, a la dependencia responsable de su guarda y mantenimiento para que reposen en la carpeta del contrato, evitando la duplicidad documental en cumplimiento de lo señalado por el Acuerdo 39 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

• Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión a su cargo.

• Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

• Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato.

• Coordinar con las dependencias de la entidad que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones.

• Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

• Elaborar los informes de su gestión hasta que el contrato se ejecute en su totalidad y se efectúe la liquidación. Para los contratos de concesión estos informes se deben elaborar cada tres (3) meses, para los demás contratos, se deben realizar informes cada vez que se deba realizar un pago. Todos los contratos deben tener un informe final de interventoría. Lo anterior sin perjuicio de lo que se pacte en los contratos que tienen como objeto la interventoría externa.

• Comprobar dentro del control de ejecución del contrato, lo relacionado con los pagos, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista.

• Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.

• Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo (artículo 25 numeral 16 Ley 80/93), para lo cual dará el trámite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo seguimiento a la atención de la misma.

• Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato.

• Justificar y solicitar autorización al ordenador del gasto, cuando sea necesario, la suspensión o reinicio del contrato.

• Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo.

• Presentar informe al Ordenador del Gasto, sobre situaciones que alteren en contra de la entidad, el equilibrio económico o financiero del contrato.

• Actuar de tal modo que por su causa, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, presentará informes sobre la necesidad de corrección de los desajustes que pudieren presentarse o de acuerdos sobre los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

• Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo.

• Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones técnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y demás documentos contractuales.

• Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, licencias, permisos, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

• Exigir a los contratistas que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con las condiciones pactadas en el mismo, así como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada.

• Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.

• Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido.

• Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc., necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes.

• Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de las especificaciones, y sobre los errores u omisiones que éstos puedan contener.

• Solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas acordadas en el respectivo contrato.

• Revisar y aprobar los programas de: Ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, etc.; cuando aplique contractualmente.

• Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad.

• Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido.

• Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos específicos del contrato (retrasos, incumplimiento, etc).

• Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato.

• Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, derechos de autor, etc., a favor de la entidad.

• Verificar que los bienes entregados sean nuevos, de primera calidad, que funcionen correctamente según su naturaleza.

• Verificar que los accesorios que formen parte de los bienes entregados se ajusten a los mismos.

• Verificar que el contratista entregue los manuales que instruyen a los usuarios acerca del funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento de los bienes adquiridos.

• Verificar que el contratista instruya (si es necesario por escrito), acerca de las características de las adecuaciones necesarias para el funcionamiento de los bienes adquiridos y no permitir su instalación sin la adecuación técnica necesaria.

• Estar pendiente del funcionamiento del bien durante el término de la garantía, lo cual implica que una vez que se observen fallas deberá requerir al contratista, por escrito, para que subsane la falla en el menor tiempo posible o para que reemplace el bien por uno nuevo, en caso de graves y frecuentes fallas.

• Exigir los informes que indican los contratos, más los que considere convenientes y estén relacionados con la ejecución del contrato.

• Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

• Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

• Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen, de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos.

• Revisar, aprobar y tramitar ante la Subgerencia Económica las solicitudes de pago formuladas por el contratista.

• Constatar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos.

• En contratos cuyo objeto sea de prestaciones sucesivas a cargo del contratista, debe velar porque lo ejecutado no exceda el valor del contrato, de igual forma que el contratista no continué con la ejecución del contrato vencido el plazo del mismo.

• Solicitar liberar los saldos resultantes de la liquidación del contrato.

• Tramitar los recursos hasta su pago cuando se han reconocido saldos a favor en la liquidación del contrato.

• Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir al contratista que se otorguen las garantías requeridas y velar por que estas permanezcan vigentes por el tiempo determinado en la Ley y siempre se contará a partir del acta de inicio. La aprobación de pólizas será efectuada por la Subgerente Jurídico (a).

• Exigir al contratista la modificación de las pólizas cuando se prorrogue o adicione el contrato principal, con el fin de que cumpla con los periodos y montos mínimos asegurados, señalados en la Ley.

• Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen a la entidad, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la ley.

• Estudiar, conceptuar sobre la viabilidad y solicitar las modificaciones del contrato que sean pertinentes (justificación), soportadas en razones que ameriten la petición, teniendo en cuenta que ningún caso deben sustentarse en la mera liberalidad de las partes.

• Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

• Suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato.

• Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

• Preparar el informe final sobre la ejecución del contrato, el cual debe contener identificación del contrato, objeto, contratista, forma de cumplimiento de cada una de las obligaciones y recibo a satisfacción por parte del interventor.

• Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.

• Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cada vez que se realice un pago de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 y las normas que lo modifiquen revoquen aclararen o complementen, , estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

• Dejar constancia del valor que la entidad retendrá por concepto de las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación, en el evento en que no se hubieren realizado totalmente los aportes al sistema de pensiones y salud.

• Efectuar la liquidación del contrato, de conformidad con lo previsto en el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la ley 1150 de 2007, Formato R-A-GR-007 Acta de Liquidación del Contrato.

• Tramitar el acta de liquidación con el fin de liberar los saldos o solicitar las respectivas disponibilidades y registros en caso de requerirse.

• Requerir al contratista para efectuar la liquidación bilateral y dejar constancia de ello.

• Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización.

• Informar a la Subgerencia Jurídica, a más tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso de que el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, para que se expida el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando para el efecto los soportes requeridos para la liquidación correspondiente.

• La no realización y suscripción del Acta de Liquidación del contrato en el plazo previsto en el mismo o en su defecto, en el señalado en la ley, genera acciones disciplinarias y las demás acciones legales pertinentes.

• Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de supervisión.

• Ordenar el inicio del contrato sin haber recibido la notificación de la asignación de interventoría.

• Ordenar cambios de especificaciones técnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del ordenador del gasto.

• Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

• Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficioso prebendas de la entidad contratante o del contratista.

• Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

• Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

• Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

• Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

• Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

• Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

• Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

• Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales.

• Demorar la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, así como la de liquidación, y demás documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo.

• Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas.

La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.

Conforme el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, en aquellos procesos de selección en donde se tengan en cuenta factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad.

La contratación de menor cuantía. Se entenderá por menor cuantía los valores determinados en función del presupuesto anual de TRANSMILENIO S.A. expresados en salarios mínimos legales mensuales.

El presupuesto de TRANSMILENIO es superior o igual a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, por lo cual la menor cuantía será hasta 1.000 salarios mínimos legales mensuales.

Conforme el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, en aquellos procesos de selección en donde se tengan en cuenta factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad.

Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.

Para la selección de consultores y proyectos, las entidades estatales podrán utilizar dos clases de sistemas:

1. Sistema de concurso abierto

2. Sistema de concurso con precalificación, el cual puede surtirse a través de:

a. Conformación de una lista corta

b. Utilización de una lista multiusos.

En el caso de lista de precalificación, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso.

De conformidad con las condiciones solicitadas, en desarrollo de estos procesos de selección, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado.