RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Atendiendo su solicitud del asunto, mediante la cual solicita orientación sobre el criterio aplicable para el manejo de Bonos Pensionales que permanentemente deben ser expedidos a favor de los exservidores de Centro de Sistematización y Servicios Técnicos – SISE, nos pronunciamos en los siguientes términos.

1. PROBLEMA JURÍDICO PLANTEADO.

Establecer el organismo o dependencia de la Administración Distrital, a la que le corresponde efectuar la liquidación de los Bonos Pensionales de las empresas disueltas, especialmente de los exservidores del Centro de Sistematización y Servicios Técnicos – SISE, Entidad que fue suprimida de la estructura administrativa del Distrito Capital, mediante el Acuerdo 66 de 2002, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C. norma que igualmente ordenó su liquidación.

2. ANTECEDENTES.

2.1. La Subdirección de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital, para efectos de custodia y administración, recibió el día 10 de abril de 2003, el archivo de antecedentes laborales de las personas que estuvieron vinculadas como servidores públicos al Centro de Sistematización y Servicios Técnicos – SISE, durante su existencia y hasta el momento de la supresión y liquidación.

2.2. Expresa en su comunicación, que hasta el mes de enero de 2007, a solicitud del respectivo Fondo de Pensiones, la Secretaría Distrital de Hacienda durante el proceso de reconocimiento de la cuota parte, solicitaba a su Despacho la certificación de los valores pagados, y con fundamento en esa información, la Subdirección de Bonos Pensionales, expedía en forma directa el correspondiente Bono.

2.3. Señala que a partir de esa fecha, es decir, enero de 2007, el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP, asumió como Administrador de dicho Fondo, y desde entonces, esa Entidad no le ha dado el soporte jurídico que necesita la Subdirección de Gestión Documental para asumir la respectiva liquidación, habida cuenta que solamente le corresponde custodiar, administrar y certificar para el trámite de bono pensional, y autenticar los documentos que conforman el archivo del SISE.

2.4 Desde ese momento se modificó el proceso, de tal forma que ya no se solicita certificación de lo pagado en nómina, si no que se tramita el respectivo bono con base en lo certificado directamente a los Fondos Privados, aclarando que el Seguro Social, es la única institución que le solicita a su Despacho dicho documento de nómina.

2.5. Señala que desde el mes de junio de 2007, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, unificó el formato de certificación para la expedición del bono pensional.

2.6. Finalmente, expresa que, el FONCEP le ha indicado, que corresponde a la Subdirección de Gestión Documental, efectuar las operaciones necesarias para certificar los datos que se requieren para suministrar la información al software de PASIVOCOL, según lo expresa el Decreto Nacional 1748 de 1995.

3. CONSIDERACIONES Y FUNDAMENTOS.

Inicialmente, se efectuará un examen a las normas que involucran los procedimientos para la liquidación de Bonos Pensionales, y de manera especial se observará aquellas que establecen las funciones del FONCEP, y de la Subdirección de Gestión Documental, y con fundamento en el respectivo análisis se podrá determinar respuesta a las inquietudes planteadas.

3.1. El Decreto Distrital No. 267 de 2007, norma a través de la cual el señor Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. estableció las funciones de la diferentes dependencias de la Secretaría General, en el artículo 17 señaló:

"Subdirección de Gestión Documental. Son funciones de la Subdirección de Gestión Documental, las siguientes:

a. Ejecutar e implementar las políticas, estrategias y normas de gestión documental y de la administración de los archivos de gestión y central de la entidad; así como de la depuración, clasificación, restauración y descontaminación de los fondos documentales de la Secretaría General y de la transferencia de los documentos con valor patrimonial, al Archivo histórico de la ciudad.

b. Administrar y coordinar el servicio de fotocopiado, correspondencia interna y externa, numeración, notificación y autenticación de los actos administrativos expedidos por el Alcalde Mayor y el Secretario General.

c. Coordinar con la Dirección de Archivo de Bogotá, el desarrollo de las estrategias de capacitación de los servidores/as de la Secretaría General, en materia documental y de archivos.

d. Orientar la formulación, implementación y seguimiento de las tablas de retención documental.

e. Impulsar la convocatoria y el funcionamiento del Comité de Archivo de la entidad."

3.2. El Decreto Distrital No. 101 de 2004¹ "Por el cual se establecen unas asignaciones en materia de personal a los organismos del sector central de la Administración Distrital.", en relación con el manejo de archivo de antecedentes del Centro Distrital y Servicios Técnicos –SISE, estableció:

ARTÍCULO 2º. Asignar a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor las siguientes funciones:

(…)

3. Custodiar y manejar el archivo del Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos -SISE, frente al cual tendrá el deber de expedir las certificaciones correspondientes. "

3.3. El Acuerdo Distrital No. 257 de 2006, expedido por el Concejo de Bogotá, Distrito Capital, "Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones", en el artículo 65 señaló las funciones básicas del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP, precisando que esa Entidad tiene competencia para reconocer y pagar las cesantías y las obligaciones pensionales a cargo del Distrito Capital, asumiendo para el efecto la administración del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.

Lo anterior se debe entender conforme lo indica la misma norma, es decir, que el FONCEP debe pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas, que correspondan, de acuerdo con los mecanismos legales establecidos.

3.4. La Junta Directiva del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP, mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 01 de 2007,² adoptó los Estatutos de la Institución,³ expresando en el artículo 7º, lo siguiente:

"FACULTADES - Para el desarrollo y ejecución de su objeto y funciones básicas, el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP tendrá las siguientes facultades:

1. (…)

2. En cuanto al reconocimiento de bonos pensionales:

1. Conocer y decidir, sobre las solicitudes de reconocimiento, emisión, expedición y pago de los bonos y cuotas partes de bonos pensionales, con cargo a los recursos del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D. C.

2. La decisión de reconocimiento de bono se realizará mediante acta de emisión, la cual podrá hacer referencia a más de una solicitud de emisión de bonos pensionales.

3. La negación del reconocimiento de una cuota parte pensional, y de la cuota parte del bono pensional, deberá realizarse a través de un acto administrativo motivado.

4. Liquidar los bonos pensionales Tipos «A» y «B», así como las cuotas partes a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C., emitir los actos administrativos correspondientes y resolver las reclamaciones que se presenten al respecto.

5. Informar a las demás entidades emisoras y pagadoras de bonos pensionales a las cuales hubiere estado vinculado el titular del bono pensional sobre las cuotas partes que a ellas correspondan y, realizar el cobro de la cuota correspondiente. En el evento en que hubiere pagado por dichas cuotas, repetir por el valor cancelado.

6. Certificar tiempos de servicio de los servidores públicos cuya cuota parte de bono pensional deba ser pagada con recursos del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.

7. Determinar los procedimientos e instrucciones internas necesarias para garantizar la seguridad y eficacia en el trámite de reconocimiento, liquidación, emisión y pago de bonos pensionales y demás obligaciones pensionales.

8. Recibir las solicitudes, tramitar las reclamaciones presentadas por el Seguro Social, las Administradoras de Fondo de Pensiones, verificar el cumplimiento de los requisitos legales y proyectar los actos administrativos a que haya lugar.

9. Emitir los actos administrativos de trámite a que hubiere lugar con ocasión de las reclamaciones sobre bonos pensionales que formule el Instituto de Seguro Social, las Administradoras de Fondo de Pensiones o los beneficiarios del Bono Pensional.

10. Asumir las demás funciones que con respecto a Bonos Pensionales le asigne la Ley, los Decretos Reglamentarios y las disposiciones de carácter Distrital.

11. Implementar los procedimientos internos necesarios para garantizar la eficiencia y eficacia en el trámite de reconocimiento, liquidación, emisión y pago de Bonos Pensionales.

12. Responder por los trámites y procedimientos relativos a la sustanciación de los expedientes para el trámite de los bonos pensionales, recepción de solicitudes y revisión de documentos.

(…)."

3.5. Posteriormente, la Junta Directiva del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP, mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 2 de 2007, adoptó la estructura interna y funcional de las dependencias del FONCEP, expresando en los artículos 9º y 11º, ⁴ lo siguiente:

"ARTÍCULO 9º. FUNCIONES DE LA SUBDIRECCION DE PRESTACIONES ECONOMICAS:

a. Establecer las directrices que conforman el fundamento legal en materia de reconocimiento de pensiones; liquidación, emisión y pago de bonos pensionales y cuotas partes pensionales, conforme a la normatividad vigente.

b. Dirigir las actividades relacionadas con el pago de las cesantías de los servidores y exservidores de las entidades afiliadas al FONCEP.

c. (…)".

"ARTICULO  11°. FUNCIONES DE LA GERENCIA DE BONOS Y CUOTAS PARTES:

a. Coordinar y controlar el proceso de reconocimiento, emisión, expedición y pago de los bonos y cuotas partes de bonos pensionales, con cargo a los recursos del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.

b. Orientar y controlar la liquidación de los bonos pensionales y cuotas partes a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C.

c. (…).

Parágrafo Primero. La decisión de reconocimiento de bono se realizará mediante acto administrativo individual debidamente motivado y su emisión debe constar en acta la cual podrá hacer referencia a más de una solicitud de emisión de bonos pensionales.

Parágrafo Segundo. La negación del reconocimiento de una cuota parte pensional, y de la cuota parte de bono pensional, deberá realizarse a través de un acto administrativo motivado."

3.6. En virtud a lo establecido por el Acuerdo Distrital No. 006 de 2003, fue expedido el Decreto Distrital No. 004 de 2003, el cual señaló la responsabilidad para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. de recibir el archivo del Centro de Sistematización y Servicios Técnicos – SISE.

En cumplimiento de esa disposición, el Despacho de la Secretaria General mediante comunicación 3-2003-04950 de abril 04 de 2003, asignó esa actuación en cabeza del Jefe del Centro de Documentación e Información – CDI, hoy Subdirección de Gestión Documental, ratificándole en el desempeño mediante Memorando Interno 3-2003-16499 de Octubre 21 de 2003, indicándole que le correspondía la custodia y administración del respectivo archivo, incluyendo la atribución de certificar y autenticar los documentos.

El Despacho cumplió el mandato de recibir los respectivos antecedentes conforme aparece consignado en Acta No. 01 de abril 10 de 2004, sucrito con la Gerente Liquidadora del SISE.

4. ANÁLISIS.

De acuerdo con lo señalado en el articulo 122 de la Constitución Política en el cual se expresa que: " No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.(...)", y el articulo 123 ibídem el cual establece: "Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.

Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento."

También tenemos que el articulo 9º de la Ley 190 de 1995 establece: "Dentro de los tres (3) meses siguientes a la vigencia de la presente ley las entidades públicas elaborarán un manual de funciones en el cual se especifiquen claramente las tareas que debe cumplir cada funcionario de la entidad.

Aquellas que dispongan de manual de funciones, deberán asegurar que respecto de cada servidor público se precisen de manera clara sus funciones.

Las funciones asignadas serán comunicadas a cada empleado, quien responderá por el cumplimiento de las mismas de acuerdo con la ley, el reglamento y el manual.".

Como se puede observar, la regulación legal del ejercicio de la función pública, contiene la ordenación de la actividad que debe desplegar el servidor público responsable,.

Resulta claro, entonces, que la existencia de todo empleo conlleva la determinación y el señalamiento de las funciones propias del mismo, motivo por el cual toda entidad al crear un empleo, le señala las funciones que le corresponde ejecutar, en concordancia con lo previsto en la ley o en el reglamento, o en el manual de funciones que se adopte.

De acuerdo con lo anterior tenemos en el caso concreto:

PRIMERO:- Que en cuanto corresponde a facultades relacionadas con el reconocimiento de bonos pensionales, el artículo 7º de los Estatutos del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP, adoptados mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 01 de 2007, prevén institucionalmente que le corresponde a éste efectuar la liquidación de los bonos pensionales Tipos A y B, así como las cuotas partes a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C., y emitir los actos administrativos correspondientes resolviendo las reclamaciones que se presenten al respecto.

En ese orden, se considera que el FONCEP tiene como atribución el efectuar la liquidación de los Bonos Pensionales Tipo A, títulos que son regulados por el Decreto Ley 1299 de 1994, y se expiden a favor de las personas que se trasladen al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.

En ese mismo campo de competencia que otorgan lo estatutos se encuentra la liquidación de los Bonos Pensionales Tipo B regulados por el Decreto Ley 1314 de 1994, y que se expiden a servidores públicos que se trasladen al I.S.S. (Régimen de Prima Media con Prestación Definida) en o después de la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones.

SEGUNDO:- En la distribución de competencias que ha efectuado el Señor Alcalde Mayor de la Ciudad, para atender los asuntos derivados de la supresión y liquidación del SISE, también con un criterio de responsabilidad institucional, mediante el artículo 2º del Decreto Distrital No. 101 de 2004, estableció que corresponde a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., custodiar y manejar el archivo del Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos -SISE, frente al cual tiene el deber de expedir las certificaciones correspondientes.

Al respecto, se destaca que el mismo criterio ha sido fijado desde el mes de enero del año 2003, cuando mediante el derogado artículo 4º del Decreto Distrital No. 04 de 2003, estableció la responsabilidad de custodia, manejo y expedición de las certificaciones a que haya lugar, de conformidad con la ley y las normas que regulan la actividad archivística, ante la supresión del Centro de Sistematización y Servicios Técnicos – SISE, conforme lo ordenó el Acuerdo 66 de 2002, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C. norma que igualmente dispuso su liquidación.

TERCERO:- La Subdirección de Gestión Documental de la Secretaría General, tiene asignadas entre otras funciones, mediante el artículo 17º del Decreto Distrital No. 267 de 2007, aquellas que están relacionadas con ejecución e implementación de políticas, estrategias y normas de gestión documental y de la administración de los archivos de gestión y central de la entidad, así como, la depuración, clasificación, restauración y descontaminación de los fondos documentales de la Secretaría General y de la transferencia de los documentos con valor patrimonial, al Archivo histórico de la ciudad.

5. CONCLUSIONES:

1. Examinando el tenor literal de las normas mencionadas a través de las cuales se regula el direccionamiento, manejo, responsabilidad, administración, custodia y certificación de la información que se derive del extinto Centro de Sistematización y Servicios Técnicos - SISE, es función de la Subdirección de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

2. la anterior función aparece implementada en normas e instructivos internos, que aunque dan vigor jurídico para su ejecución, no están incorporadas en forma expresa en el Decreto Distrital No. 267 de 2007, motivo por el cual, se sugiere efectuar la respectiva actualización de tal forma que exista coherencia con las disposiciones distritales que han atribuido competencia institucional en la Secretaría General, sobre la materia.

3. De conformidad con el artículo 7º de los Estatutos del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP, adoptados mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 01 de 2007, corresponde a dicha Entidad efectuar la liquidación de los bonos pensionales Tipos A y B, así como las cuotas partes a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C., emitiendo los actos administrativos correspondientes y resolver las reclamaciones que se presenten al respecto.

Como se ha quedado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º de Acuerdo No. 2 de 2007 de la Junta Directiva del FONCEP, corresponde a la Subdirección de Prestaciones Económicas establecer las directrices que conforman el fundamento legal en materia de reconocimiento de pensiones, liquidación, emisión y pago de bonos pensionales y cuotas partes pensionales, conforme a la normatividad vigente.

Cordialmente,

Anexos: No aplica

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

¹Mediante el artículo 12, derogó el artículo 4º del Decreto Distrital No. 04 de 2003

² Publicado en el Registro Distrital No. 3681 de 2007

³ Conforme a facultades otorgadas por el literal c. del artículo 67 del Acuerdo Distrital No. 257 de 2006.

⁴ Modificados por los artículo 3º y 5º del Acuerdo No. 13 de Junta Directiva del FONCEP.

Proyectó: Orlando Corredor Torres

Revisó: Amparo León Salcedo

Aprobó. Martha Yaneth Veleño Quintero