RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que la Ley 446 de 7 de Julio de 1998 y demás normas concordantes, establecen la conciliación judicial y extrajudicial como mecanismo de resolución de conflictos y descongestión de los despachos judiciales, tendientes a obtener mayor eficiencia de la administración de justicia.

Que la mencionada Ley en su artículo 75 establece que las entidades y Organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberán integrar un Comité de Conciliación conformado por los funcionarios del nivel directivo.

Que el comité de conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que el Gobierno Nacional en ejercicio de su potestad reglamentaria, expidió el Decreto 1716 del 14 de Mayo de 2009, por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el Artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capitulo V de la Ley 640 de 2001, disponiendo la integración, sesiones, votación y funciones del Comité de Conciliación.

Que el Artículo 90 de la Constitución Política consagra como herramienta de protección y defensa de los intereses públicos, el deber del estado de repetir contra el agente suyo por cuya conducta dolosa o gravemente culposa sea condenado a la reparación patrimonial de los daños antijurídicos que le sean imputables.

Que la Ley 678 de 2001 regula la responsabilidad patrimonial de los servidores y ex servidores públicos a través del ejercicio de la acción de repetición de que trata el Articulo 90 de la Constitución Política o del llamamiento en garantía con fines de repetición.

Que la representación judicial y extrajudicial de Secretaría Distrital de Gobierno, las Alcaldías Locales y los Fondos de Desarrollo Local, se encuentra en cabeza de la Secretaría Distrital de Gobierno en virtud de la delegación expresa otorgada por el Alcalde Mayor de Bogotá D. C., mediante el Decreto 581 del 18 de Diciembre de 2007.

Que mediante Resolución No 470 del 15 de Julio de 2004, se creo el Comité Interno de Conciliación de la Secretaría de Gobierno, y a efectos de unificar los Actos Administrativos referidos se requiere su derogatoria y consecuente creación del Comité Interno de Conciliación con el fin de garantizar los diferentes principios que regulan la función administrativa, señalados en el Artículo 209 de la Constitución Política de 1991 y en la Ley 498 de 1998.

En merito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO-. Creación.- Crear al Interior de la Secretaría Distrital de Gobierno el Comité Interno de Conciliación, con el objeto de estudiar, establecer, desarrollar e implementar las Políticas de Conciliación Judicial y Extrajudicial, tendientes a la prevención del daño antijurídico y a proporcionar una defensa adecuada a los intereses del patrimonio de la Secretaría de Gobierno del Distrito Capital, las Alcaldías Locales y los Fondos de Desarrollo Local.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Integración. El Comité Interno de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno, estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

1). El Secretario Distrital de Gobierno o su delegado.

2). El Subsecretario de Planeación y Gestión.

3). El Subsecretario de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano.

4). El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

5). El Director de Gestión Humana.

La participación de los integrantes del Comité Interno de Conciliación, será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1 del presente artículo.

PARÁGRAFO PRIMERO-. Concurrirán sólo con derecho a voz el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, el apoderado que representa los intereses del entidad en cada proceso, los funcionarios que en su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto y el Secretario Técnico del Comité.

PARÁGRAFO SEGUNDO-. El Comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial del Ministerio del Interior y de Justicia y a un funcionario de la Subdirección de Gestión Judicial de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, quienes tendrán la facultad de asistir con derecho a voz pero sin voto.

PARÁGRAFO TERCERO-. Sin perjuicio de la conformación aquí establecida, el apoderado por intermedio de la Secretaría Técnica, podrá invitar en las sesiones del Comité a las personas que requiera para la mejor comprensión de los asuntos sometidos a su consideración. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos de la entidad serán de obligatoria aceptación.

ARTÍCULO TERCERO-. Funciones del Comité: Son funciones del Comité Interno de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno las contenidas en el artículo 19 del Decreto 1716 de 2009, a saber:

1). Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2). Diseñar políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3). Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas: los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4). Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5). Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité Interno de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6). Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los Agentes del Ministerio Público, ante la jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7). Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8). Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9). Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del Comité, preferentemente un profesional del derecho.

10). Dictar su propio reglamento.

ARTÍCULO CUARTO.- Secretaría Técnica: La Secretaría Técnica del Comité Interno de Conciliación, será ejercida por un funcionario de las dependencias que conforman el Comité. Será designado para el término de un (1) año y cumplirá las funciones contenidas en los artículos 20 y 28 del Decreto 1716 de 2009 y las demás que lo complementen, modifiquen o reglamenten, a saber:

1). Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar dadamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario Técnico del comité que hayan asistido, dentro de los cinco días siguientes a la correspondiente sesión.

2). Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3). Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la entidad y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

4). Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

5). Informar al Coordinar de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6). Elaborar y remitir a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y Justicia en los meses de junio y diciembre de cada año, los informes sobre repetición y llamamiento en garantía con la información relacionada en el artículo 28 del Decreto 1716 de 2009 o demás normas que lo complementen o modifiquen.

7). Las demás que le sean asignadas por el comité.

ARTÍCULO QUINTO-. Fichas Técnicas: Con el ánimo de facilitar la presentación de los casos ante el Comité Interno de Conciliación, el abogado que tiene a su cargo la representación de la entidad deberá diligenciar la ficha técnica que se encuentra diseñada para el efecto.

ARTÍCULO SEXTO-. Sesiones del Comité Interno de Conciliación: El Comité Interno de Conciliación sesionará ordinariamente no menos de (2) veces al mes y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan. Sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ARTÍCULO SÉPTIMO-. Apoderados: Las decisiones adoptadas por el Comité Interno de Conciliación, serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

ARTÍCULO  OCTAVO-. Vigencia y derogatoria. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 470 del 15 de Julio de 2004 y las demás disposiciones que sean contrarias.

Que en cumplimiento al artículo 75 de la Ley 446 del 7 de Julio de 1998 y el Decreto 1716 del 14 de Mayo de 2009 de la Secretaría Distrital de Gobierno expidió la Resolución No 596 del 30 de Septiembre de 2009, por la cual se creó y conformó el Comité Interno de Conciliación de la entidad y derogó la Resolución No 470 del 15 de Julio de 2004 con el fin de que la Secretaría cuente con un organismo asesor de alto nivel, encargado de establecer, desarrollar e implementar las políticas de los mecanismos de solución de conflictos específicamente en la materia de Conciliación Judicial y Extrajudicial, frente a las entidades que representa.

Que mediante la Resolución No 596 del 30 de Setiembre de 2009, expedida por la Secretaría de Gobierno de Distrito Capital, se creó el Comité de Conciliación de la entidad, con el fin de que esa Secretaría contara con un organismo asesor de alto nivel, encargado de establecer, desarrollar e implementarlas políticas de los mecanismos de solución de conflictos específicamente en materia de Conciliación Judicial y Extrajudicial, frente a las entidades que representa.

Que el mencionado Comité Interno de Conciliación fue adecuado a los requerimientos y exigencias contenidas en la Ley 678 de 3 de Agosto de 2001, el Decreto 1716 de 14 de Mayo de 2009 y la Resolución No 596 del 30 de Septiembre de 2009, por Ley 678 de Agosto 3 de 2001, por la cual se crea el Comité Interno de Conciliación de la Secretaría de Gobierno del Distrito Capital.

Con fundamento en la facultad otorgada por el numeral 10 del artículo 19 del Decreto1716 del 14 de Mayo de 2009, y con el fin de garantizar el normal funcionamiento y toma de decisiones del comité Interno de Conciliación, los integrantes del mismo proceden a modificar su reglamento, a saber:

ARTÍCULO PRIMERO-. Adopción Del Reglamento-. Adóptese a partir de la fecha de suscripción el reglamento del Comité Interno de Conciliación de la Secretaría de Gobierno.

ARTÍCULO SEGUNDO-. Principios.- Los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría de Gobierno del Distrito Capital y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones como apoderados e invitados, obrarán inspirados en los principios de moralidad publica, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia y tendrán como propósito fundamental proteger el patrimonio publico y los intereses de la entidad, las alcaldías locales y los Fondos de Desarrollo Local. En este orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los mecanismos alternativos de Solución de Conflictos procurando evitar su prolongación innecesaria ya acudir a la acción de repetición en los eventos en que se presenten los presupuestos legales.

ARTÍCULO TERCERO-. Secretaría Técnica.- Conforme al articulo 19º numeral 9º del Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009 y la Resolución No 0781 del 12 de Diciembre de 2007, será ejercida la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación por un funcionario de las dependencias que lideran quienes conforman el Comité, será designado para el término de un (1) año y tendrá las funciones contenidas en el articulo 20 del decreto 1716 de 2009 y las demás que lo complementen, modifiquen o reglamenten.

ARTÍCULO CUARTO-. Sesiones y Votación. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos (2) veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.

Presentada la petición de Conciliación ante la entidad, el comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta de certificación en la que consten sus fundamentos.

El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes adoptará las decisiones por mayoría simple.

ARTÍCULO QUINTO-. Convocatoria.- La Secretaría Técnica del Comité procederá a convocar los Miembros Permanentes del Comité de Conciliación con no menos de Tres (3) días de anticipación a la fecha indicada en el cronograma semestral, indicando como mínimo la fecha, hora y lugar de la reunión, así como el orden del día. Igualmente, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia a juicio de los apoderados se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los Miembros del comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 17 de Decreto 1716 de 2009.

La convocatoria se deberá remitir a cada Miembro del Comité llevando como anexo la ficha técnica suscrita por el apoderado del caso en su defecto quien lo deba presentarlo a consideración del Comité. Dicha convocatoria podrá realizarse a través del correo electrónico de la entidad. Los anexos de la ficha técnica estarán a disposición de los miembros permanentes la Secretaría Técnica una vez sean allegados por los abogados.

No se someterán a consideración del Comité, los casos que no hayan sido previamente agendados en el orden del día de la sesión que se vaya a realizar.

ARTÍCULO SEXTO-. De las fichas técnicas. Con el ánimo de facilitar la presentación de los casos al Comité Interno de Conciliación, los encargados deberán diligenciar la ficha técnica que para el efecto ha dispuesto la Alcaldía Mayor de Bogotá Secretaría General a través del aplicativo SIPROJWEB.

PARÁGRAFO: Los Alcaldes Locales y demás servidores públicos de la Secretaría Distrital de Gobierno y de la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias - DPAE, tendrán la obligación de gestionar y remitir a la Oficina Asesora Jurídica, los documentos y soportes que se les requiera, dentro de los tres (3) días siguientes al recibo de la comunicación, para el análisis de cada caso y para la elaboración de las fichas técnicas, que se someterán al Comité Interno de Conciliación.

El incumplimiento a esta responsabilidad, será objeto de investigación por parte de la Oficina de Asuntos Disciplinarios.

ARTÍCULO SÉPTIMO-.Formalidad para la solicitud y la convocatoria._ La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación se abstendrá de recibir la solicitud cuando esta no es te acompañada de la ficha técnica realizada por el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración del Comité.

Los miembros del comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la convocatoria cuando no este acompañada del respectivo orden del día y las fichas técnicas.

ARTÍCULO OCTAVO.- De la inasistencia.- Cuando alguno de los Miembros del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicar por escrito tal circunstancia a la Secretaría Técnica del Comité explicando las razones de su ausencia, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la respectiva sesión.

En cada sesión el Comité de la Secretaría Técnica dejará constancia en la correspondiente acta de la inasistencia de los Miembros permanentes e indicará su justificación. Lo anterior. Para los fines que estimen pertinentes las autoridades de Control Interno de la entidad.

ARTÍCULO NOVENO.- Desarrollo de la reunión.- El día de la sesión el apoderado de la entidad deberá hacer una presentación verbal de los hechos y su concepto escrito, absolviendo las dudas e inquietudes que se formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los Miembros del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estime oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO-. Actas.- La Secretaría Técnica dejará constancia en el acta de una relación sucinta de las deliberaciones y plasmará la decisión adoptada por el Comité y su motivación. De conformidad con el Decreto 1716 del 14 de Mayo de 2009, Artículo 20 Numeral 1º, el acta deberá ser suscrita por el Presidente y el Secretario Técnico dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

Las actas reposarán en los archivos de la Secretaría Técnica y harán parte de las mismas, las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para estudio.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO-. Normas Sustanciales._ Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo reglamentado en la Constitución, la Ley 446 de 1998, el Decreto 1818 y 2511 del mismo año, así como las demás que sean aplicables. En el caso de la acción de repetición se debe tener en cuenta lo reglamentado en el Decreto 1716 de 2009 y la Ley 678 de 2001 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO-. Asistencia del apoderado de la entidad a las audiencias: Aun cuando no exista ánimo conciliatorio, el apoderado de la entidad deberá acudir a la audiencia de conciliación para exponer los motivos por los cuales los Miembros del Comité consideraron no viable el acuerdo conciliatorio.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO-. Participación del jefe de Oficina de Control Interno: El Jefe de la Oficina de Asesora de Control Interno participará en las sesiones del Comité de Conciliación para verificar, en primer término, el cumplimento de las disposiciones de la Ley 678 de 2001, el Decreto 1716 de 2009, del acto administrativo mediante el cuales se ordenó la creación del Comité en la entidad y del reglamento interno del mismo y en segundo lugar, para supervisar la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación. Podrá igualmente presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

ARTICULO DÉCIMO CUARTO-. Llamamiento en Garantía.- En el cumplimiento del Artículo 27º del Decreto 1716 de 2009, los apoderados de los entes públicos deberán presentar informe al Comité de Conciliación para que éste pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO-. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa litigiosa de la entidad.- Sin perjuicio de las demás funciones establecidas en el artículo 19º del Decreto 1716 de 2009, El Comité de Conciliación en sus sesiones estudiará, analizará y formulará políticas sobre prevención del daño antijurídico y la defensa de los intereses de la entidad. En este sentido deberá estudiar, analizar y evaluar las causas que originaron las demandas y sentencias.

El Comité Interno de Conciliación en ejercicio de sus competencias legales, podrá adoptar políticas de conciliación en los casos análogos, determinando la procedencia o improcedencia de la conciliación prejudicial, señalando la posición institucional que fije parámetros dentro de los cuales los apoderados de la Entidad, actuarán en las audiencias de conciliación.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO-. Informes de los apoderados. Los apoderados de la entidad deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe semestral del desarrollo de las audiencias de conciliación. Igual procedimiento deberá surtirse cuando el Tribunal no imparta aprobación Judicial a la conciliación.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO-.Del informe de las audiencias de conciliación y de las acciones de repetición. Con fundamento en el informe de que trata el artículo anterior de la reglamentación, corresponde a la Secretaría Técnica presentar cada seis (6) meses al Comité un informe del resultado de las audiencias de conciliación celebradas ante autoridad competente y de las acciones de repetición iniciadas.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO-. Informe de Gestión del Comité de Conciliación._ Para dar aplicación al Artículo 20º numeral 3º del Decreto 1716 de 2009, la Secretaría Técnica del Comité presentará un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones. El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número del acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución y desarrollo de la audiencia indicando si fue o no homologado en el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente el informe deberá contener lo dispuesto por el numeral 1 del Articulo 19º del decreto 1716 de 2009, donde se relacionarán, las actividades que ha ejecutado el Comité en cuanto a la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos de la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrá relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión, la Secretaría Técnica del Comité deberá diligenciar el formato que elaboró la Dirección de la Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del derecho.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO-. Vigencia.- El presente reglamento regirá a partir de la fecha de suscripción.

Para su aprobación se firma por los miembros del Comité, a los quince (15) del mes de Octubre de Dos mil nueve (2009).