Cargando el Contenido del Documento
Por favor espere...
  Régimen Legal de Bogotá D.C.    © Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.  
  Resolución 829 de 2011 Instituto Distrital de Recreacion y Deporte - IDRD
 
  Fecha de Expedición: 30/12/2012  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 30/12/2012  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 4811 de enero 11 de 2012.  


 
Temas
  Contenido del Documento    
   
 
 

RESOLUCIÓN 829 DE 2011

(Diciembre 30)

"Por la cual se adopta la Política de Prevención del Daño Antijurídico y Defensa Juidicial en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte."

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

En uso de sus facultades constitucionales, legales y estatutarias, en especial las conferidas en el numeral 1º del Artículo 6º del Acuerdo No. 4 de 1978 y,

CONSIDERANDO:

Que en el artículo 16 del Decreto 1716 de 2009 se define el Comité de Conciliación, como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que conforme al artículo 19 ídem, son funciones de los Comités de Conciliación de las entidades públicas: "Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico" y "Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad".

Que el Comité de Conciliación formula, orienta, coordina, define, adopta y ejecuta las políticas en materia de gestión judicial y de prevención del daño antijurídico, en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte.

Que la experiencia del Comité de Conciliación, derivada del conocimiento de las acciones judiciales y extrajudiciales, de las condenas judiciales y otros casos en la materia sometidos a su consideración, ha generado la formulación de políticas en materia de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico para el Instituto.

Que es conveniente y se hace necesario actualizar, unificar y ratificar las políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa judicial del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, con el propósito de asegurar su efectividad y conocimiento por parte de sus destinatarios.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la Política de Prevención del Daño Antijurídico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD.

ARTÍCULO SEGUNDO. Definición. Se entiende por Daño Antijurídico, la lesión a un interés jurídicamente tutelado, que la víctima no está en la obligación de soportar, o como aquel que causa un detrimento patrimonial que carece de título válido y excede el conjunto de cargas que normalmente debe soportar el individuo.

ARTÍCULO  TERCERO. Políticas. Complementado por el art. 1°, Resolución IDRD 672 de 2012. De conformidad con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Justicia y del Derecho, las normas vigentes, las directrices de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., el aporte, acompañamiento y retroalimentación frente a las causas generadoras de riesgo en cada una de las Subdirecciones y Áreas de la entidad, se indican a continuación las directrices generales y políticas de prevención del daño antijurídico, para su observancia y cumplimiento así:

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

En materia de desvinculación de funcionarios por modificación de la planta de personal del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, deberá:

1. Previo a la decisión administrativa de retirar del servicio a un servidor público, se deberá evaluar si se encuentra amparado por algún tipo de fuero sindical o en alguna de las modalidades de licencia o incapacidad, estableciendo con precisión las fechas de inicio y terminación de dicho amparo, para lo cual se aplicarán los criterios establecidos en el numeral 2° del artículo 407 del Código Sustantivo del Trabajo, tal como lo ha venido reiterando la jurisprudencia de la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá.

2. Los estudios técnicos que sirven de base para la modificación de la planta de personal, deberán observar que al suprimir un cargo no subsistan las funciones del mismo, y/o que sean asignadas a un cargo con diferente denominación, pues las autoridades judiciales consideran tal situación como falsa motivación o desviación de poder.

3. Al momento de notificar la supresión del cargo, tanto para los empleados aforados como para los no aforados, se debe ofrecer la opción de escoger entre la reincorporación o la indemnización. Si la opción de reincorporación se ofrece por la Administración al empleado aforado al término de la protección foral, resulta infructuosa porque para esta fecha ya se ha realizado la reincorporación del personal a la planta y no se puede hacer efectivo el derecho preferencial.

4. Si al momento de notificarle la supresión del cargo a un funcionario aforado, éste escoge la indemnización, y luego a la fecha del retiro efectivo opta por el reintegro, resulta de utilidad argüir la tesis según la cual la solicitud de reintegro es incompatible y excluyente con la de indemnización.

5. Si al funcionario se le ha otorgado la indemnización por haber guardado silencio ante la oferta de la entidad, y no ha recurrido o demandado el acto que reconoció la indemnización, le es imposible solicitar posteriormente el reintegro.

6. Para los casos específicos en los que un empleado amparado por la garantía foral ostente la edad de retiro forzoso señalada en la ley para el momento de los hechos, la Administración debe recurrir al juez del trabajo por medio del proceso de levantamiento de fuero sindical y levantar la garantía foral que lo cobija, arguyendo precisamente el hecho de que el empleado se encuentra en edad de retiro forzoso.

7. Procede consultar las conclusiones del análisis jurisprudencial a los fallos emitidos sobre las modificaciones de planta de personal, de las cuales se extractan de la síntesis contenida en la Circular 66 de 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, las siguientes:

Si bien la decisión de suprimir cargos por reestructuración administrativa tiene fundamento legal, ésta no constituye justa causa para proceder a la desvinculación de un trabajador aforado. Por ello, el empleador debe acudir al juez en proceso de levantamiento de fuero, caso en el cual, el juez declarará la justa causa y definirá la indemnización correspondiente; en cambio, cuando el despido se haya realizado sin la previa autorización judicial, es procedente la acción de reintegro por violación al fuero sindical. En todo caso el fallador constata el cumplimiento o no por parte del empleador del requisito previo de autorización para el despido.

8. Cuando se insiste en la imposibilidad de dar cumplimiento al fallo judicial que le ordena reintegrar a un ex trabajador, la Subdirección, deberá, en el término de dos semanas contadas a partir de la notificación de la sentencia que ordena el reintegro, iniciar un proceso laboral ordinario cuya pretensión será que el juez declare cierta la imposibilidad de cumplir la orden judicial. De no hacerlo en el término señalado, podrán los trabajadores afectados demandar el cumplimiento del fallo a través de un proceso ejecutivo, caso en el cual la entidad ya no podrá excusarse bajo el argumento de la imposibilidad física y jurídica para hacer efectivo el reintegro.

9. Reportar a la Procuraduría General de la Nación los casos en los que la Administración sea condenada por el despido de servidores amparados por fuero sindical sin el correspondiente permiso judicial, para que el órgano de control establezca si existe responsabilidad disciplinaria por parte de algún servidor público.

10. En los casos en los cuales se presente la multiafiliación sindical o creación y adhesión sucesiva a sindicatos para extender temporalmente los efectos de la garantía del fuero sindical, las entidades públicas deberán reconocer dicha garantía en relación con los fundadores o adherentes de los sindicatos creados de manera previa a la expedición de los actos administrativos que ordenan la supresión de cargos.

11. En este sentido, debe recordarse que el reconocimiento a fueros futuros y sucesivos no es posible ya que implica un abuso del derecho y una desviación del fuero como garantía del derecho de asociación sindical, que no puede proteger derechos individuales en perspectiva de la estabilidad laboral, así como tampoco, pueden prevalecer estos derechos sobre el interés general cuya satisfacción se materializa a través de las entidades públicas.

12. Recordar que el derecho preferencial a la reincorporación de los funcionarios de carrera administrativa está condicionado a la existencia en la nueva planta de personal de cargos iguales o equivalentes al cargo suprimido. De no ser así, la Administración puede en ejercicio de su facultad discrecional, negar la incorporación de algunos funcionarios sin motivación expresa del acto administrativo que así lo ordena, atendiendo al interés general y al mejoramiento del servicio, caso en el cual procede la indemnización como resarcimiento del perjuicio causado.

13. La Administración Distrital, cuenta con la competencia para adelantar reestructuraciones administrativas sin previa aprobación del Concejo Distrital, ya que esta atribución dada desde la Constitución, no implica la expedición de un acuerdo distrital para cada supresión de cargo que se realice. En este sentido la reestructuración o modificación de planta debe dar aplicabilidad a la normatividad vigente al momento de la supresión de cargos.

14. Para el retiro de funcionarios por la causal autónoma de abandono del cargo, de conformidad con el criterio definido por la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, debe realizarse un proceso administrativo y disciplinario previo, desarrollado dentro de los principios que rigen la función pública, es decir, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, sin desconocer el debido proceso y el derecho de contradicción del funcionario. De ahí, que deban otorgarse las garantías necesarias para su defensa, siendo, por tanto, un procedimiento diferente al disciplinario, que le permite igualmente a la Administración contar con la posibilidad de proveer prontamente el cargo a fin de evitar traumatismos en la función pública.

15. La entidad al recibir peticiones o reclamaciones relativas a prestaciones laborales de los servidores y ex servidores públicos, deberá comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto, decisión, operación u omisión en las que se fundamenta la solicitud y manifestar, si es del caso, que las acciones contra el Instituto se encuentran caducadas. Además, indicarán clara y expresamente a los peticionarios que estén en dicha situación, que la respuesta que se suministre no revive los términos legales vencidos.

16. El Instituto en materia de cumplimiento y pago de sentencias, tendrá en cuenta los siguientes lineamientos:

-La entidad al momento de liquidar las sentencias que ordenen el reintegro de un servidor público procederán a aplicar el criterio de la Sala Plena del Consejo de Estado, en el sentido de no realizar el descuento de todos los ingresos que el demandante haya percibido del tesoro público, durante el tiempo comprendido entre el retiro del servicio y su reintegro efectivo, salvo que el fallo judicial diga expresamente lo contrario.

-Al interior del Instituto deben establecerse los mecanismos, procedimientos y controles necesarios, con el fin de responder con eficiencia y eficacia al deber legal de acatar oportunamente las decisiones de las autoridades judiciales, estrictamente en los términos en que éstas son proferidas, evitando la generación de intereses moratorios y su correspondiente pago.

-Como alternativa para el pago de la sentencia, en caso de que el beneficiario no llene todos los requisitos legales, que los dineros relativos al pago se consignen a órdenes del respectivo despacho judicial, en un muy corto plazo, 30 días, luego de la ejecutoria de la sentencia respectiva. El citado procedimiento disminuye la causación de intereses moratorios y quedarán los soportes del pago y de la diligencia de la Administración para el efecto, en el respectivo Despacho Judicial.

-La ejecución de las sentencias que impongan a favor del Instituto, el pago de una suma de dinero, la entrega de cosas muebles que no hayan sido secuestradas en el mismo proceso, o el cumplimiento de una obligación de hacer, deberá solicitarse ante el mismo Juez, que conoció la causa y antes del vencimiento de los 60 días siguientes a la ejecutoría de la sentencia o el auto de obedecimiento de lo dispuesto por el superior. De igual forma, se solicitará la inmediata imposición de las medidas cautelares a que haya lugar.

Lo anterior, permite ahorrar recursos en gastos de notificación y asegurar el efectivo recaudo de los créditos judicialmente reconocidos, en aras de garantizar la máxima eficiencia procesal.

SECRETARÍA GENERAL

Respecto de las situaciones administrativas generadas por sanciones disciplinarias, siempre deberá aplicarse el debido proceso bien sea el ordinario o el verbal, según lo establecido por la Ley 734 de 2002 para los diferentes casos.

Deberá tenerse en cuenta durante el desarrollo del proceso, el respeto por los derechos del disciplinado consagrados en la Constitución y la Ley 734 de 2002, los cuales deberán dársele a conocer en las diligencias de notificación personal de los autos de indagación preliminar y de apertura de investigación. Dentro de estos derechos se destacan los siguientes:

•El derecho a acceder a la investigación. Para concretar la aplicación de este derecho, el disciplinado puede consultar el expediente y solicitar a su costa las fotocopias que considere necesarias para su defensa.

•Impugnar y recurrir las decisiones e interponer los recursos de ley. Para concretar la aplicación de este derecho, al disciplinado se le deben notificar, previa citación, los autos susceptibles de interposición de recursos indicándoles en la notificación el término para interponerlos.

•Designar defensor. De no ser posible la notificación del pliego de cargos al investigado o a su apoderado, se designa defensor de oficio que puede ser un estudiante de derecho nombrado por el Consultorio Jurídico de la respectiva Universidad (art 93 Ley 734 de 2002 y Ley 583 de 2000).

•Ser oído en versión libre, en cualquier etapa de la investigación antes del fallo de primera instancia. Cuando se cite al investigado para escucharlo en versión libre, deberá dársele a conocer que él tiene derecho a rendir la versión y que como tal él puede, si lo considera, hacer uso de ese derecho para lo cual también le asiste el derecho a estar asistido por apoderado en la diligencia. La versión libre se recepciona libre de todo apremio, es decir, sin la gravedad del juramento y anteponiendo al investigado el contenido del artículo 33 de la Constitución Política.

•Solicitar o aportar pruebas y controvertirlas, e intervenir en su práctica. Para intervenir en la práctica de las pruebas, se debe remitir al investigado, copia de los autos que decretan pruebas dentro de las etapas de indagación preliminar e investigación y además comunicarle las fechas en que las mismas se surtirán. Esto aplica solo para las pruebas testimoniales e inspección administrativa. La prueba testimonial debe siempre recepcionarse bajo la gravedad del juramento. Para la prueba pericial deberá correrse traslado del dictamen por el término que establezca la ley. Dada la naturaleza de la prueba documental, no es posible la participación del investigado en su práctica, lo cual no obsta para que la misma pueda ser controvertida.

•Rendir descargos. Cuando se notifique al investigado el pliego de cargos deberá dársele a conocer el derecho que le asiste a presentar descargos dentro de los 10 días siguientes a la notificación y a solicitar y aportar pruebas.

•Presentar alegatos de conclusión. Una vez culminada la etapa probatoria dentro de la investigación y expedido el auto que ordena correr traslado para alegar de conclusión, se deberá remitir copia de este auto al investigado, indicándole que el mismo será notificado por estado y que una vez surtida ésta notificación puede presentar alegatos de conclusión dentro de los 5 días hábiles siguientes.

•Los autos de indagación preliminar, apertura de investigación, formulación de pliego cargos, el que niega pruebas y el fallo de primera y segunda instancia deberán notificarse personalmente.

•Si los autos de indagación preliminar, apertura de investigación, formulación de pliego cargos y fallo de primera y segunda instancia no se pueden notificar personalmente deberán notificarse según lo dispuesto en el artículo 107 de la Ley 734 de 2002.

ÁREA DE APOYO A LA CONTRATACIÓN

Para lograr el fortalecimiento de la gestión contractual y la observancia de lo dispuesto en las Leyes 80 de 1993, 1150 del 2007 y el Decreto Nacional 2474 de 2008, el Instituto Distrital de Recreación y Deporte deberá tener cuenta:

1. Capacitar a los operadores del Área de Contratación, cada vez que se efectúen cambios sustanciales en las normas aplicables a la actividad contractual del estado.

2. Efectuar la liquidación de los contratos en los términos establecidos en la Ley. El contenido del acta de liquidación debe ajustarse a lo previsto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, toda vez, que la omisión del balance económico del contrato señalando las sumas pagadas y los saldos a favor de las partes contratantes, o de los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, puede ser determinante para declarar que el documento no constituye acta de liquidación.

3. No es procedente imponer multas al contratista con posterioridad a la suscripción de las actas de recibo a satisfacción de obras o servicios y/o de liquidación de los contratos, so pena que con base en la extemporaneidad se declare la nulidad de dichos actos.

4. La decisión de imponer multas deberá estar precedida de una audiencia, que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista (Ley 1150 de 2007).

5. No adquirir los predios con antelación a la contratación de obras puede conllevar al incumplimiento de la obligación, a cargo de la entidad, de hacer la entrega de los mismos al contratista y/o a la imposibilidad de ejecutar el objeto contractual o retardarlo, dejando como consecuencia además de la declaración del incumplimiento, la condena al pago de la indemnización de perjuicios que ello cause.

6. Las demoras en la designación o contratación de los interventores, así como también en la entrega de diseños o rediseños necesarios para la ejecución de las obras contratadas, darán lugar a condenas relativas al reconocimiento de reajustes.

7. En materia contractual, la elaboración del estudio de mercado, como sustento técnico y económico del valor estimado del contrato, debe ser uno de los soportes fundamentales para: a) definir presupuestos oficiales ajustados a la realidad del mercado, lo que evita entre otros, la contratación con mayores costos; b) contar con todas las especificaciones técnicas y económicas de la contratación, lo que facilita la ejecución de los contratos, haciéndola transparente, eficiente y eficaz, y c) determinar o ajustar los factores de escogencia de las propuestas, con el fin de que éstos sean objetivos, consulten la realidad del mercado y permitan a su vez seleccionar la oferta más favorable para el cumplimiento de los fines estatales. En este sentido al efectuar el estudio de mercado, además de contar con los estudios previos que en cada caso se requieran, según la naturaleza del objeto a contratar, es preciso especificar la necesidad que la entidad pretende satisfacer, siendo pertinente tener en cuenta entre otras, las siguientes indicaciones:

•Especificaciones del bien o servicio a adquirir incluidas en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, deben corresponder a las especificaciones base del estudio de mercado.

•El estudio de mercado debe incluir la totalidad de los ítems objeto de contratación.

•Las solicitudes de cotización que se efectúen como parte del estudio de mercado, deben incluir el mayor número de datos que incidan en el valor a cotizar, tales como el plazo de ejecución, la forma de pago, el personal mínimo exigido, las posibles garantías que se requieran, los productos que se necesitan.

•Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo, el estudio de mercado debe contener, según se requiera, la consulta de los precios ofrecidos por dicho proveedor a otros clientes o la lista de precios por él publicada.

•Se reitera que en los estudios de mercado, las entidades deben consultar el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal-SICE y tener en cuenta en el análisis correspondiente, los precios indicativos que se encuentren en éste.

8. Los pliegos de condiciones constituyen la ley del proceso de selección y por consiguiente del contrato que como resultado del mismo llegare a celebrarse, por ello reviste la mayor importancia un pliego de condiciones con unas reglas claras y objetivas, que no den lugar a interpretaciones o dudas sobre su alcance.

En la elaboración de los referidos documentos, los ordenadores del gasto observarán los siguientes aspectos:

•Los requisitos habilitantes de participación, así como los factores de selección deben preservar la igualdad de oportunidades y por consiguiente ser objetivos, claros y razonables, por ello en la definición de los mismos se considerará la naturaleza del bien o servicio a contratar, las características de éste, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, de tal forma que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de los procesos de selección.

•Las características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos, deben ser precisas y corresponder a las necesidades reales de la entidad.

•El presupuesto oficial, debe ser determinado teniendo en cuenta el estudio de mercado y los demás estudios previos de la contratación. Si la adjudicación es por grupos o ítems es preciso determinar el presupuesto oficial para cada grupo o ítem y las consecuencias que se deriven del hecho de que el(los) grupo(s) o ítem(s) ofrecido(s) no se ajuste(n) a dicha(s) suma(s).

•En los pliegos de condiciones debe establecerse en forma clara y expresa cuáles son los requisitos y documentos subsanables y aquéllos que no lo son, teniendo en cuenta para esto último, que si los mismos no son necesarios para la comparación de las propuestas, éstas no podrán ser objeto de rechazo. Las causales de rechazo no pueden ser producto de la interpretación o de la aplicación de la analogía.

•Los plazos previstos en los pliegos de condiciones para la presentación de las ofertas, su correspondiente evaluación, presentación de las aclaraciones o documentos que conforme a los mismos puedan ser requeridos por la entidad, adjudicación y suscripción del contrato, deben ser razonables y adecuados, y deben fijarse consultando la complejidad del bien o servicio objeto del proceso, la realidad y las contingencias que puedan ocurrir durante el proceso de selección, la ejecución y la liquidación del contrato.

•Frente a los documentos que se soliciten, se indicarán los datos que cada uno de ellos debe contener, teniendo en cuenta que respecto de la información dada en los mismos debe primar el fondo y no la forma, salvo que ésta última esté determinada expresamente y de manera perentoria en alguna norma.

•Las modificaciones que se hagan a los pliegos de condiciones deben ser comunicadas oportunamente y si se trata de ampliación de términos, los mismos deben ser acordes a los hechos que los motivan.

•La estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación, y en los casos de licitación pública, el momento en el que con anterioridad a la presentación de las ofertas los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva (artículo 4° Ley 1150 de 2007).

•La capacidad residual del proponente o K de contratación exigido.

9. En el plazo de ejecución del contrato, si se requiere contratar diversas actividades como son la adquisición de bienes, su instalación, mantenimiento, o soporte, según corresponda, es pertinente discriminar cada uno de dichos plazos y los eventos que sirven para contar la iniciación de los mismos, acordando para el efecto un cronograma. Igualmente, si el término se expresa en días, es recomendable señalar si son días hábiles o si son días calendario.

10. En los contratos para la adquisición de bienes o equipos y cuando técnicamente sea pertinente, se debe incluir el cumplimiento por parte del contratista entre otras, de las siguientes obligaciones: a) el mantenimiento preventivo y correctivo de éstos, incluido el suministro de los repuestos respectivos durante el período de garantía de los mismos, y b) la entrega de un documento que contenga las recomendaciones de mantenimiento y cuidado de los equipos o bienes, que deben ser tenidas en cuenta por la entidad contratante.

11. En las contrataciones de obra y cuando técnicamente sea pertinente, es preciso incluir igualmente dentro de las obligaciones del contratista, la entrega de un documento que contenga las recomendaciones de mantenimiento y cuidado de la obra respectiva.

12. Las recomendaciones de mantenimiento y cuidado entregadas por los proveedores de los bienes o equipos o por los constructores, deben ser incluidas en las contrataciones del servicio de mantenimiento y deben ser divulgadas total o parcialmente entre los usuarios o beneficiarios de las obras, bienes o equipos, según corresponda.

13. En la forma de pago de los contratos se debe especificar claramente las condiciones y el plazo para hacer cada pago. Este plazo debe fijarse teniendo en cuenta los tiempos de cada una de las actuaciones que deba realizar la Administración para hacer efectivos los giros correspondientes.

14. Los ordenadores del gasto y los interventores deben adelantar las gestiones de programación y ejecución presupuestal, así como tomar las demás medidas que sean necesarias, para que los pagos se efectúen dentro del plazo y las condiciones pactadas.

15. No es procedente que el Instituto Distrital de Recreación y Deporte retenga o demore los pagos a favor de los contratistas, cuando éstos han cumplido los requisitos establecidos para el efecto.

16. Corresponde a los interventores de los contratos verificar el cumplimiento por parte de los contratistas de los requisitos exigidos para cada pago.

17. Cuando se realice obra pública por el sistema de precio unitario es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

•Las entidades contratantes deben efectuar una estimación real de las cantidades de obra requeridas para la ejecución del contrato respectivo, siendo necesario contar para el efecto con proyectos realmente ejecutables y no sólo con anteproyectos.

•En los pliegos de condiciones y en los contratos, es necesario establecer claramente los procedimientos de autorización y pago de las mayores cantidades de los ítems pactados y de los ítems no previstos que resulten indispensables para la ejecución de la obra contratada.

•Si durante el plazo del contrato se requiere que el contratista de una obra ejecute ítems no previstos y éstos resultan indispensables para el cumplimiento del objeto contractual, es necesario suscribir un contrato adicional, cumplir los procedimientos pactados para el efecto y expedir el registro presupuestal correspondiente.

•Si para alcanzar el objeto contractual se hace necesario aumentar las cantidades de los ítems pactados sin que exista variación en el valor unitario de los mismos, no se requiere la elaboración de un contrato adicional, sino la suscripción de un acta de mayor cantidad de obra previa la existencia de la respectiva disponibilidad presupuestal.

18. Las reglas de selección incluirán las "cláusulas especiales" (numeral 1.3 de la Directiva 7 de 2007 del Alcalde Mayor de Bogotá D.C.) siguientes:

•En los pliegos de condiciones de los contratos de suministro para actividades de apoyo a la Administración (como servicios de aseo, mantenimiento, cafetería y vigilancia), contratos de obra, se deben incluir cláusulas que obliguen a los proponentes a utilizar personal proveniente de la población vulnerable de Bogotá y que se encuentre registrado en las bases de datos de las entidades públicas. En el evento de no contar con estas bases de datos, se deben fijar criterios objetivos y verificables que permitan su identificación.

•En los pliegos de condiciones de los contratos de suministro, contratos de obra, se deben incluir cláusulas de adjudicación parcial, con el propósito de estimular la participación de las Mipymes.

•En los pliegos de condiciones se incluirá la posibilidad de que oferten personas privadas sin ánimo de lucro. Para tal efecto, podrán revisar la base de datos que lleva la Subdirección de Personas Jurídicas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y de las demás entidades que cuenten con tal información.

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE PARQUES

Como quiera que le corresponde al Instituto Distrital de Recreación y Deporte velar por la debida administración de los espacios deportivos y recreativos de conformidad con la Constitución Política, las normas y reglamentación, que para tal fin se ha expedido, se deben observar y cumplir los siguientes lineamientos:

UTILIZACIÓN DE MATERIAL PIROTÉCNICO.

1. Se prohíbe la elaboración, comercialización, tenencia y manipulación de Pólvora y/o sus derivados, al interior de los parques y escenarios deportivos administrados por el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

2. En los eventos o programas que se requiera la utilización del material pirotécnico, se deberá estipular en el contrato que para tal fin se suscriba entre la entidad y el solicitante, cláusulas específicas sobre el depósito, manipulación y uso del citado material, con el fin de evitar accidentes por manipulación indebida que puedan ocasionar daño antijurídico y como consecuencia acciones legales en contra de la entidad.

3. La persona que sea sorprendida ingresando, manipulando o comercializando material pirotécnico sin los requisitos legales, será puesta a disposición de la autoridad competente y/o cancelado el contrato suscrito unilateralmente.

TENENCIA Y PORTE DE ARMAS DE FUEGO

Con el fin de prevenir el indebido manejo, porte y uso de armas de fuego y armas blancas, dentro de los parques y escenarios deportivos, el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, coordinará con las autoridades competentes el debido control, tanto en los eventos con asistencia de público, como en los parques y escenarios administrados por la entidad y aplicará en lo pertinente las normas que regulen dicha situación.

USO Y MANEJO DE LAS PISCINAS

La entidad deberá aplicar los criterios técnicos y de seguridad para el uso de las piscinas, efectuará la capacitación a los operadores y los responsables de las mismas; así como el establecimiento de los planes de emergencia y el reglamento de uso de las piscinas, de conformidad con las normas expedidas para tal fin.

SILVICULTURA URBANA

En atención al mandato constitucional dispuesto en el artículo 79, la Subdirección de Parques, coordinará con los estamentos distritales y nacionales ambientales, acerca de los procesos de rehabilitación y restauración ecológica, a través de la siembra de árboles nativos, protección y señalización de corredores ambientales y sustitución de especies que representan riesgo para la ciudadanía, con el fin de evitar el daño antijurídico representado en acciones legales en contra de la entidad.

SEGUIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE PARQUES Y ESCENARIOS DEPORTIVOS.

Implementar mecanismos idóneos que permitan el seguimiento y administración eficiente de todos los parques y escenarios administrados por la entidad, toda vez, que el aumento en el número de parques que deba administrar la entidad, desborda las posibilidades de una debida vigilancia y administración de los mismos, situación propicia para la realización del daño antijurídico por acciones legales en contra de la entidad.

SUBDIRECCIÓN TECNICA DE RECREACION Y DEPORTE

Teniendo en cuenta que la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte, brinda recreación y deporte a la comunidad capitalina, a través de los diferentes eventos recreativos y deportivos, deberá tener en cuenta para la prevención del daño antijurídico, los siguientes aspectos:

1. Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Resolución en lo relacionado con las Pólizas y Garantías Únicas, toda vez, que la inobservancia de las citadas directrices, son potenciales causas de daño antijurídico.

2. En los programas de Ciclovía y Recreovía, se deberán levantar los procedimientos para determinar los puntos de control y las responsabilidades emanadas de cada una de las autoridades distritales en el ámbito de sus competencias; así mismo, se requiere revaluar y ajustar la relación contractual que se genere entre los terceros prestadores del servicio público antes referido, ya sea como personal de apoyo logístico y/o vendedores de productos en los diferentes puntos de la red vial autorizada, para la realización de la ciclovía y la recreovía.

3. Efectuar la evaluación de los riesgos de cada uno de los programas y eventos realizados e incluirlos en el mapa de la dependencia, para minimizar el impacto en los programas futuros.

SUBDIRECCIÓN DE CONSTRUCCIONES

Elaborar un procedimiento, para el seguimiento efectivo del ejercicio de las interventorías externas, para evitar las demoras injustificadas en las respuestas a los requerimientos y/o observaciones de los contratistas y/o consultores que puedan generar daño antijurídico.

OFICINA ASESORA JURÍDICA

1. El representante legal del Instituto Distrital de Recreación y Deporte confiere poder especial a los abogados de planta o contratistas. La Oficina Jurídica da instrucciones básicas de defensa judicial al apoderado especial.

2. Hacer el seguimiento y garantizar la actualización de la información de Procesos Judiciales en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB, base de datos de la Oficina Asesora Jurídica y de los entes de control que así lo requieran.

3. A Los abogados que ejerzan la defensa judicial del Instituto les corresponde reportar la información de procesos judiciales a la Oficina Asesora Jurídica y al Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., según el formato y en la oportunidad establecidas por la Alcaldía.

4. La Oficina Asesora Jurídica en forma permanente acompañará el proceso de reporte y actualización de la información de procesos judiciales y efectúa el seguimiento al mismo.

5. Corresponderá a cada Apoderado la calificación de los procesos judiciales que tengan a su cargo, en la oportunidad exigida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

6. Cuando conjuntamente hayan sido demandados el Instituto y otras entidades, el apoderado constituido para la defensa judicial del I.D.R.D., convocará de ser necesario, a través de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a reuniones de concertación con los apoderados de los procesos judiciales de las demás entidades, con el propósito de establecer la asignación del valor de la pretensión, para fines exclusivos de la valoración del contingente judicial.

7. Cuando se trate de acciones encaminadas a reducir la probabilidad de condena en una actuación judicial, en el escenario litigioso es importante construir estrategias de defensa con base en argumentos seriamente sustentados que exhorten a los jueces a aplicar el derecho de la manera más racional posible con bajos márgenes de inseguridad, y con la pretensión de cerrar la brecha entre derecho y realidad.

8. Siempre que se demande o pretenda hacer valer un acto administrativo expedido por el I.D.R.D., el apoderado del Instituto deberá allegar al proceso copia auténtica e integral del mismo.

De igual manera, estos apoderados deben aportar dentro de las oportunidades procesales del caso, las pruebas documentales que reposen en las dependencias del Instituto, obviando en lo posible solicitar a los jueces que oficien a efectos de que se remitan tales documentos.

9. Instrucciones para la solicitud del llamamiento en garantía, dentro de los procesos judiciales, que adelanta el Instituto o se adelantan contra el Instituto:

•En cumplimiento de los artículos 19 y siguientes de la Ley 678 de 2001, se podrá solicitar el llamamiento en garantía, en los procesos de responsabilidad en contra del Estado relativos a controversias contractuales, reparación directa y nulidad y restablecimiento del derecho, siempre y cuando aparezca prueba sumaria de que el agente actuó con dolo o culpa grave, para que en el mismo proceso se decida sobre la responsabilidad de la administración y la del funcionario.

•Se exceptúa la posibilidad de solicitar el llamamiento en garantía cuando dentro de la contestación de la demanda se han propuesto excepciones de culpa exclusiva de la víctima, hecho de un tercero, caso fortuito o fuerza mayor.

•Los apoderados del Instituto deberán elaborar el escrito de contestación de demanda, el escrito de excepciones y la respectiva denuncia o llamamiento en garantía; así mismo, en caso de que ésta última no sea procedente, deberán presentar al Comité de Conciliación el informe al respecto.

•Los apoderados del Instituto deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. (Artículo 27 del Decreto 1716 de 2009).

10. Cuando el Instituto, a través de sus organismos y entidades, demande a sus contratistas, deberá accionar contra la aseguradora que ampare el riesgo que origina la acción y cuando actúe como accionado por ciudadanos o personas jurídicas de derecho privado o de derecho público por actos, hechos, omisiones u operaciones atribuibles a contratistas suyos deberá llamar en garantía y/o denunciar el pleito al contratista y a su aseguradora, dependiendo del riesgo de que se trate.

11. Cuando comparezca el Instituto ante los estrados judiciales, se deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:

•El apoderado del Instituto, en razón del mandato a él conferido, debe proceder a defender los intereses públicos del Instituto de manera diligente, técnica y respetuosa, conforme a las reglas y ritos procesales y los principios y obligaciones que regulan el ejercicio de la abogacía.

•Los apoderados no solamente deben defender la legalidad en abstracto de las decisiones de la Administración, sino también exponer y defender las políticas que orientan la gestión pública del Instituto.

•En los procesos que el Instituto actúe como parte, los antecedentes y las políticas deberán ser coordinadas directamente por el apoderado que atiende el proceso con el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, toda vez que dado su carácter de asesor es quien debe orientar la defensa y decisiones de la Administración.

•Los abogados encargados de la defensa judicial para la contestación de la demanda tendrán en cuenta los siguientes criterios:

-Debe señalarse el marco normativo que regula las competencias orgánicas del Instituto respecto del problema planteado, al igual que las normas que regulan los aspectos particulares del caso concreto.

-Deben presentarse o exponerse claramente los actos, procedimientos, operaciones, actuaciones que el Instituto hubiere desarrollado, así como los antecedentes en cada caso.

-La copia de actos administrativos expedidos por el Instituto deberá aportarse al proceso en copia auténtica.

-Los apoderados en la contestación de la demanda deberán tratar los conceptos e imputaciones presentados por el actor y contener adicionalmente la explicación y justificación de los actos administrativos y de la conducta de la Administración, en cada caso concreto.

-Sustentar en las contestaciones de la demanda, de manera independiente y suficiente, los elementos constitutivos de la responsabilidad por el servicio a cargo del Estado, a saber: la falla de servicio, el daño, el nexo causal y la imputabilidad, por cuanto se ha registrado que la defensa judicial se ha orientado principalmente a establecer inexistencia de la falla de servicio, dejando de lado el nexo causal, el daño o su cuantía.

12. En los procesos que se pretenda el reintegro de un servidor público, los apoderados del Instituto deberán solicitar al juez, de manera subsidiaria, que se pronuncie expresamente en el fallo si proceden o no los descuentos de los ingresos salariales y prestacionales que el demandante haya percibido del tesoro público.

13. Con la expedición del Decreto 1919 de 2002, el Gobierno Nacional restablece el orden jurídico respetando en todo caso las situaciones consolidadas, es decir sin desconocer los derechos adquiridos conforme a la ley de los servidores públicos. Los derechos adquiridos protegidos por el ordenamiento jurídico colombiano son justamente los que tienen fundamento constitucional y legal, a diferencia de los derechos aparentes que no tienen fundamento constitucional ni legal, los cuales carecen de la protección a que se refieren los artículos 53 y 58 de la Constitución Política.

14. Al analizar la procedencia de las acciones de repetición los abogados deberán efectuar un estudio sobre la oportunidad o configuración del fenómeno jurídico de la caducidad de la acción, indicando la fecha de ejecutoria de la sentencia, la fecha del pago total de la sentencia (último pago).

15. Establecer si se ha configurado o no la caducidad. Es esencial a la hora de determinar la viabilidad y procedencia de las acciones de repetición por parte del Comité de Conciliación de la entidad, y, en el evento que hubiere caducado la acción procederá determinar que funcionarios fueron responsables de estos hechos.

16. En el evento en que el Comité de Conciliación no decida en oportunidad iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de 2001, deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría, con el objeto de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

17. Recomendaciones para facilitar la labor del Comité de Conciliación al adoptar una decisión respecto de la viabilidad de la acción de repetición y para que la actuación de los apoderados del Instituto en este tipo de acciones sea eficaz al momento de aportar pruebas para la prosperidad de la misma

18. Procedencia de la acción de repetición.

•El artículo 4 de la Ley 678 de 2001 señala que es deber para la entidades ejercitar la acción de repetición cuando "el daño causado por el Estado haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de sus agentes". Adicionalmente, el artículo 2 de la misma Ley prevé que la acción de repetición indica: "deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial".

•La Corte Constitucional, en Sentencia C-832 de 2001, ha señalado tres elementos para la procedencia:

-Para que la entidad pública pueda repetir contra el funcionario o ex funcionario, es necesario que concurran los siguientes requisitos: (i) que una entidad pública haya sido condenada por la jurisdicción contencioso administrativa a reparar los daños antijurídicos causados a un particular; (ii) que se haya establecido que el daño antijurídico fue consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa del funcionario o antiguo funcionario público. (iii) que la entidad condenada haya pagado la suma de dinero determinada por el juez en su sentencia.

-El Comité de Conciliación debe atender las presunciones de dolo y culpa grave establecidas por los jueces administrativos en los fallos proferidos.

-El Comité de Conciliación del IDRD, con el fin de verificar la conducta dolosa o gravemente culposa que se le imputa al servidor público, tendrá en cuenta si el juez administrativo en el fallo estableció una de las presunciones de dolo o culpa grave consagradas en los artículos 5 y 6 de la Ley 678 de 2001, en particular, desviación de poder, falsa motivación y violación manifiesta e inexcusable de las normas de derecho, en cuyo caso ese pronunciamiento es razón suficiente para establecer la existencia de ese presupuesto.

-En los demás fallos, es decir aquéllos que no hagan referencia expresa a la determinación de una presunción de dolo o culpa grave de un funcionario público, corresponderá al Comité de Conciliación evaluar si existió conducta dolosa o gravemente culposa imputable a un servidor público. Así mismo, establecer si con esa conducta causó un daño antijurídico a un tercero. Entiéndase por daño antijurídico la lesión a un interés jurídicamente tutelado, que la víctima no está en la obligación legal de soportar, o como aquél que causa un detrimento patrimonial que carece de título jurídico válido y excede el conjunto de cargas que normalmente debe soportar el individuo.

-Que una entidad pública haya sido condenada se verifica con el fallo en sí mismo. Para demostrar la actuación dolosa o gravemente culposa que se le imputa al servidor público, no basta con la copia de la sentencia, ni siquiera en el evento que su contenido llegue a establecer una presunción de dolo y culpa grave, es necesario efectuar una evaluación de la conducta del servidor o ex servidor público.

-Corresponde al Comité de Conciliación establecer que, la actuación del servidor público involucrado tuvo una conexión determinante con el daño antijurídico demostrado en el proceso judicial y que, por ende, fue la causa eficiente del detrimento patrimonial de la entidad pública al haber tenido que pagar la condena. Se debe verificar que el servidor público contra quien se repite tenía a su cargo funciones asignadas que guardaban estrecha relación con el trámite demandado ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y, por tanto, su actuación resultó determinante en la causación del daño antijurídico alegado.

-Que se haya pagado la condena, lo cual se demuestra con las órdenes de pagos emitidos por el área financiera y la constancia expedida por el beneficiario de la sentencia, de haber recibido el monto de la condena a su favor.

-Vía jurisprudencial los jueces han revisado que el cumplimiento de la condena haya causado un detrimento patrimonial a la entidad pública, y que el pago no corresponda a una obligación de otra índole, caso en el cual no procedería la acción de repetición.

-Si en una sesión del Comité de Conciliación se aplaza la decisión en relación con la procedencia de la acción de repetición por falta de información sobre la actuación administrativa, es necesario efectuar el cómputo de la caducidad.

-Una vez aceptada la demanda de repetición en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo es imprescindible que el apoderado del Instituto solicite el decreto y práctica de pruebas conducentes a la prosperidad de la acción, tales como:

*Las pruebas documentales que fueron aportadas en el proceso que dio origen a la acción de repetición y que sirvieron para que el juez declarara la nulidad de un acto administrativo o la reparación de un daño derivado de la actividad administrativa, mediante la solicitud de traslado de pruebas.

*Testimonios de la parte que resultó beneficiaria de la condena en contra de una entidad distrital.

*Copia del manual de funciones en su aparte pertinente, vigente para la época en que ocurrieron los hechos, de tal forma que sea posible al juez establecer la actuación dolosa o culposa del servidor público en el marco de las funciones a él asignadas.

*Certificación del tiempo de servicio y el cargo ocupado por el funcionario contra quien se repite.

*Indagar y remitir copias en el evento que se compruebe la existencia de un fallo adverso en un proceso disciplinario relacionado con la actuación administrativa demandada por la vía contenciosa.

*Para demostrar el pago de la condena judicial se aportan los recibos de pago de la misma, expedidos por el área financiera de la entidad correspondiente junto con la constancia expedida por el beneficiario de la sentencia, de haber recibido el monto de la condena a su favor.

19. El apoderado debe tener en cuenta que las medidas cautelares son procedentes en la acción de repetición, tal como lo señala el artículo 23 de la Ley 678 de 2001. Además, previo a iniciar la acción de repetición debe existir un pronunciamiento del Comité de Conciliación al respecto.

20. Tener en cuenta para los estudios de Acción de Repetición las sentencias que sobre el tema hayan fallado los jueces administrativos.

21. Los apoderados del Instituto deberán solicitar la ejecución de las sentencias que impongan a favor del Instituto, el pago de una suma de dinero, la entrega de cosas muebles que no hayan sido secuestradas en el mismo proceso, o el cumplimiento de una obligación de hacer, ante el mismo Juez que conoció la causa, allí mismo, y antes del vencimiento de los 60 días siguientes a la ejecutoria de la sentencia o el auto de obedecimiento del superior. Así mismo se solicitará la inmediata imposición de las medidas cautelares a que haya lugar.

22. En materia de cumplimiento de fallos en acciones de tutela, debe tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los siguientes:

•Es deber del Instituto cumplir las decisiones judiciales.

•Analizados los fallos de tutela, se observa que en la mayoría de los casos, la situación fáctica y jurídica en ellos relatados se relaciona con derechos de petición.

•Se requiere cumplir directamente los fallos de tutela dentro de los términos judiciales y legales, cuando de la situación fáctica y jurídica establecida en cada una de las acciones de tutela o de los antecedentes procesales en cuestión, se infiera que se trata de asuntos inherentes y propios de la naturaleza de cada una de las Direcciones territoriales.

23. Para el ejercicio de la representación del IDRD en procesos concursales y para hacer valer los créditos a favor del mismo el Instituto se deberán aplicar los siguientes lineamientos:

•Conocido el inicio de un proceso concursal por parte de cualquier dependencia del Instituto, éste conformará el expediente con la(s) respectiva(s) prueba (s) sumaria (s) de la (s) acreencia (s) a su favor, con plena identificación del deudor (nombre completo, número del NIT o cédula de ciudadanía) y lo enviará a la Oficina Asesora Jurídica con suficiente antelación a la fecha de vencimiento del término para hacerse parte en el proceso, con el fin, de que se asigne un apoderado especial, elabore el correspondiente escrito de presentación de créditos y se haga parte en el proceso respectivo.

•En el evento que el conocimiento del proceso sea comunicado directamente por el juez competente a la Dirección General del Instituto este enviará a cada una de las subdirecciones u Oficinas, un oficio o memorando, en el cual solicite la información necesaria para determinar si existen o no acreencias a favor del Instituto, incluyendo el NIT o cédula de ciudadanía, nombre del deudor o contribuyente, fecha de admisión del proceso y fecha máxima para la remisión de las pruebas sumarias en que se soportan sus acreencias a la Oficina Asesora Jurídica, con el fin de ejercer la representación judicial correspondiente.

•Las pruebas sumarias en contra del deudor deberán ser remitidas junto con los correspondientes actos administrativos en donde conste la obligación expresa, clara y exigible a favor del Instituto.

•Si existen procesos ejecutivos o de ejecución coactiva para el cobro de sus acreencias contra el deudor concursado, se deberán remitir el original del expediente a la correspondiente autoridad nominadora y/o juez del respectivo proceso concursal.

•Copia del oficio remisorio y del expediente deberá remitirse a la Oficina Asesora Jurídica a fin de conocer el proceso y ejercer la correspondiente representación judicial sobre tales acreencias.

•En razón a que los términos son perentorios para que el Instituto se haga parte en el proceso concursal, en caso de NO recibir prueba sumaria del crédito que se pretende cobrar o respuesta antes de la fecha de vencimiento indicada en el oficio de solicitud de certificación de acreencias, cuando sea del caso, se entenderá que el Instituto NO tiene créditos a su favor.

•Será responsabilidad de la Subdirección u Oficina respectiva hacer valer sus créditos de manera oportuna, conforme a las reglas antes indicadas. Los apoderados que se encarguen de procesos judiciales originados en actuaciones adelantadas por el Instituto, deben observar las siguientes instrucciones:

-Definir si se trata de daño especial o falla del servicio, como título de imputación de la responsabilidad.

-De ser daño especial, la defensa judicial debe dirigirse a demostrar que no se puede configurar dicho título de imputación cuando existe igualdad ante la ley y las cargas públicas.

-De tratarse de falla del servicio, la defensa judicial debe demostrar que el Instituto actuó de conformidad con las competencias establecidas por la ley.

POLÍTICAS DE CARÁCTER GENERAL

Las políticas de prevención que se relacionan en éste artículo son de observancia de todas las Subdirecciones y Áreas de la entidad:

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Adelantar un mayor control sobre el cumplimiento de los instructivos y manuales de procedimientos de las diferentes actividades desarrolladas en el IDRD, mejorarlos de ser necesario y socializar su conocimiento, con el fin de involucrar a todos los actores, en el cumplimiento de los objetivos previstos en los mismos.

SUPERVISIÓN DE CONTRATOS

Efectuar capacitaciones permanentes a los supervisores de los contratos, acerca del manejo legal que conlleva dicha actividad y efectuar el análisis correspondiente del número de contratos que efectivamente puedan atender en razón de sus funciones de supervisor.

GARANTÍAS ÚNICAS DE CUMPLIMIENTO

A efectos de garantizar una debida prevención del daño antijurídico, se deberá revisar las coberturas de las garantías para estructurarlas atendiendo las condiciones específicas de cada uno de los eventos, para los cuales el Instituto presta a título oneroso o gratuito, los bienes de uso público que están bajo su responsabilidad, de manera que:

1. Se identifique el uso del bien y los insumos propios del espectáculo de que se trate.

2. Se precisen los riesgos inherentes al respectivo espectáculo, respecto de las personas, participantes y asistentes, dentro del recinto o espacio destinado, y con relación a un área colindante debidamente identificada.

3. Se prevean agravaciones de los riesgos por acciones u omisiones imputables a la actividad inherente al espectáculo público de que se trate.

4. Se defina la cobertura asegurable.

5. Se valoren anticipadamente, la naturaleza y el monto de las indemnizaciones que deba cubrir el asegurador, así como los beneficiarios de las mismas.

Respecto de los contratos que suscriba la entidad, así como los amparos de aquellos riesgos que se presenten en programas y actividades organizadas directamente por el Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD, vale la pena recordar la importancia legal y administrativa que tienen los Subdirectores, Profesionales de las Áreas, Supervisores de Contratos y demás Servidores Públicos, acerca de la responsabilidad que se deriva desde el ámbito de sus competencias, el cumplimiento de la Ley y las pautas que sobre el tema en comento, deban ser acatadas para la prevención del Daño Antijurídico, en la entidad, especialmente el tema de seguros que se aplica en la Contratación de la Administración Pública, así como los amparos incluidos en los seguros tomados por el IDRD.

La importancia de la garantía única de cumplimiento en el ámbito de la contratación estatal, radica en la protección de los intereses patrimoniales del Estado, y por ello el seguimiento y debida observancia de la misma, constituye una actividad en la cual deben observarse todas las previsiones, con las cuales se logra dar cumplimiento a los parámetros legales y a lo estipulado en el contrato o convenio sobre el particular.

En igual sentido, deberán observarse o en su defecto, implementarse los trámites administrativos, para el debido cumplimiento de las previsiones de riesgos asegurados para los eventos realizados directamente por la entidad, de conformidad con el programa de seguros adquirido por la misma.

Por lo anterior, se ha de tener en cuenta:

1. Se denomina siniestro, la realización del riesgo asegurado, es decir, la ocurrencia de un hecho lesivo para los intereses de un particular y que no está en la capacidad de soportar.

2. El asegurado o el beneficiario, en éste caso, la Subdirección encargada del evento, estará obligado a dar noticia al Área de Apoyo Corporativo, de la ocurrencia del siniestro, dentro de los tres días siguientes a la fecha en que lo haya conocido o debido conocer, de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio, legislación civil complementaria y observando el procedimiento establecido para tal fin.

3. Los servidores públicos que por razón de sus funciones, tengan bajo su responsabilidad la organización, seguimiento y control de eventos o programas organizados directamente por el IDRD, en los cuales se genere riesgo en la vida e integridad de las personas, deberán velar por el estricto cumplimiento de la Ley, en lo referente a los amparos estipulados en las garantías constituidas, así como conocer de manera anticipada los amparos que cubre la entidad, a través de las pólizas adquiridas.

Esto con el fin de salvaguardar los intereses del Instituto y a su vez lograr la mitigación de cada uno de los riesgos que por desarrollo de funciones se puedan desencadenar.

SISTEMA INFORMÁTICO

Las siguientes observaciones, deberán ser acatadas por los servidores públicos de la entidad, en razón a que la inobservancia de cada una de ellas, genera impacto negativo en los Recursos Técnicos y Tecnológicos de la entidad, que trae como consecuencia el daño antijurídico:

1. Instalar software no licenciado o no autorizado en los equipos del Instituto.

2. Usar indebidamente las redes, las comunicaciones electrónicas y sistemas de información.

3. Colocar dispositivos que bloqueen o interrumpan intencionalmente las comunicaciones del Instituto.

4. Usar las comunicaciones electrónicas para apropiarse de los documentos de otros usuarios.

5. Lanzar cualquier tipo de virus, gusano, o programa de computador cuya intención sea hostil o destructiva.

6. Descargar o publicar material ilegal, con derechos de propiedad o material nocivo usando el computador y las redes del Instituto.

7. Utilizar cualquier sistema de información de la Institución para acceder, descargar, imprimir, almacenar, redirigir, transmitir o distribuir material obsceno o pornográfico.

8. Violar cualquier ley o regulación nacional respecto al uso de sistemas de información.

9. Instalar o usar software de espionaje, monitoreo de tráfico o programas maliciosos en la Red institucional.

10. Efectuar violaciones a la seguridad o interrupciones de la comunicación de la red. Las violaciones de la seguridad incluyen "sniffer", "floodeos", packet spoofing", negación del servicio (DOS), manipulación del ruteo, etc.

11. Monitorear o escanear puertos de servidores, switches o computadores.

12. Evitar o interceptar la autenticación de usuarios, a través de cualquier método o acceder a recursos a los que no se tiene acceso a áreas protegidas.

ARTÍCULO CUARTO.- Directrices y Recomendaciones de Prevención del Daño Antijurídico. Como quiera que la causación del Daño Antijurídico constituye fuente de condenas en contra de la entidad, deslegitimando su actuar frente a la ciudadanía, se hace necesario difundir, observar, aplicar y cumplir por parte de las Subdirecciones y las diferentes Áreas de la entidad, las políticas de prevención del daño antijurídico y defensa judicial aquí enunciadas, así como las previstas por el Ministerio de Justicia y del Derecho y la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., acogidas por éste Instituto, las cuales, podrán ser consultadas en el link - Régimen Legal de Bogotá- de la página de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., con el fin de evitar la producción de eventos dañinos que generan acciones legales en contra de la entidad.

ARTÍCULO QUINTO. Las diferentes Subdirecciones del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, en aras de dar cumplimiento a la presente resolución, establecerán en un plazo no superior a los tres (3) meses de expedido el presente acto administrativo, un mapa de riesgos de las mayores causas generadoras de daño antijurídico, al igual que un plan de contingencia que mitigue sus efectos, dicho documento deberá ser presentado ante la Oficina de Control Interno del IDRD., para el seguimiento y control de las acciones a seguir o a implementar.

ARTÍCULO SEXTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los treinta (30) días del mes de diciembre de dos mil once (2011).

ANA EDURNE CAMACHO CORREDOR

Directora General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4811 de enero 11 de 2012.

 
Temas