RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

 Ver la Circular de la Secretaría General 08 de 2005

De manera atenta les solicito dar cumplimiento en todas y cada una de sus partes a la presente Circular, que tiene como propósito determinar con claridad las obligaciones de los gerentes o responsables de proyectos en torno al proceso de planeación, gestión y control, de tal manera que se establezcan detalladamente las funciones que estos deben cumplir en cada una de las etapas de dicho proceso.

Garantizar una óptima ejecución física y presupuestal de los proyectos de inversión a su cargo, en términos de cumplimiento de metas, actividades y cronogramas establecidos y utilización de recursos asignados, así como ejercer la vigilancia, control y supervisión de todas las tareas y actividades necesarias para una gestión exitosa.

Cuando la interventoría de los contratos que se suscriban en desarrollo del proyecto de inversión no esté a cargo del gerente o responsable del proyecto, éste deberá ejercer la debida supervisión sobre todas y cada una de las obligaciones del interventor, a fin de garantizar el cumplimiento oportuno de los contratos. En cualquier caso, la delegación de algunas actividades en otros funcionarios no exime de su responsabilidad y obligación al Gerente o Responsable.

1. Formular los proyectos de inversión a su cargo, de acuerdo con la metodología establecida para el efecto por el DAPD y las instrucciones específicas impartidas por la Oficina Asesora de Planeación, ya sea mediante memorados internos, circulares, instructivos o la Guía Metodológica de Planeación de la entidad.

2. Formular y dar cumplimiento a la programación contractual e informar oportunamente a la Oficina Asesora de Planeación y a la Oficina de Contratación de la Secretaría General, acerca de los cambios que se presenten, adjuntando la respectiva justificación y ajuste en la programación contractual y presupuestal.

3. Efectuar la planeación financiera del proyecto (PAC), de manera oportuna y darle cumplimiento estricto evitando la postergación de pagos por compromisos adquiridos, salvo en los casos de fuerza mayor (suspensión o congelación de recursos). En tales casos, la reprogramación del PAC deberá comunicarse a la Oficina Asesora de Planeación en los plazos establecidos.

4. Solicitar con suficiente antelación al proceso de contratación, los certificados de disponibilidad presupuestal, los cuales deberán ajustarse para todos los efectos a las metas y actividades contempladas en el proyecto respectivo debidamente inscrito y registrado en el Banco de Proyectos del DAPD (formulación del proyecto y ficha EBI), siendo de absoluta responsabilidad del gerente o responsable la consistencia y veracidad de dicha información.

5. Reportar oportunamente a la Oficina Asesora de Planeación las modificaciones del proyecto de inversión y efectuar la actualización en los documentos de formulación, ficha EBI y plan de acción.

6. Presentar trimestralmente a la Oficina Asesora de Planeación, los informes sobre avances físicos y presupuestales de la ejecución del proyecto, así como el seguimiento a los indicadores relacionados con las metas formuladas en el proyecto.

7. Efectuar el envío oportuno a la Oficina de Contratos de los estudios técnicos, económicos y de factibilidad, la disponibilidad presupuestal y demás documentos exigidos para la suscripción del contrato y realizar un completo seguimiento al proceso de contratación desde la firma y legalización del contrato hasta su terminación y liquidación.

8. Conocer y analizar en todas sus partes el contenido de los contratos suscritos con cargo al proyecto y supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, a fin de garantizar un desarrollo exitoso del proyecto de inversión.

9. Promover y desarrollar las gestiones y actividades a que haya lugar con las diferentes dependencias de la Secretaría o con otras entidades, con el propósito de garantizar la adecuada coordinación en la ejecución del proyecto.

10. Elaborar un cronograma para el seguimiento de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto de inversión y tomar las medidas necesarias para garantizar su cumplimiento.

11. Custodiar, conservar y responder por el archivo histórico de la formulación, ejecución y control de los proyectos asignados, así como de los documentos de soporte.

12. Mantener el control financiero sobre el proyecto de inversión, verificando que exista la debida correlación entre el avance físico y la programación presupuestal.

13. Supervisar los contratos suscritos en desarrollo del proyecto y exigir a los contratistas el cumplimiento de las obligaciones pactadas, bien sea en forma directa, si no existe interventor, o a través de las interventorías designadas para el efecto.

1. Calcular los tiempos de los trámites previos relacionados con los contratos suscritos en desarrollo del proyecto en los aspectos técnicos (especificaciones, estudios básicos, diseños, planos), administrativo–financieros (cotizaciones, disponibilidades y reservas presupuestales), económicos (viabilidad y sostenibilidad) y jurídicos (pliegos, evaluaciones), para garantizar una adecuada programación y ejecución del PAC.

2. Solicitar al área de Presupuesto de la Secretaría General liberar los saldos de las disponibilidades que no fueron utilizados cuando se presenten diferencias entre la disponibilidad otorgada y el registro presupuestal definitivo, una vez legalizado el contrato suscrito en desarrollo del proyecto.

3. Verificar que la interventoría, si existiere, solicite a la autoridad ambiental competente, la expedición de la resolución de cumplimiento del plan de manejo ambiental para proyectos de mínimo, mediano y gran impacto ambiental, cuando a ello hubiere lugar; en caso contrario, realizar esta actividad directamente.

4. Verificar y controlar adecuadamente la inversión de recursos del proyecto, conforme a lo establecido en el contrato.

5. Manejar un archivo para cada contrato que se ejecute en desarrollo del proyecto, donde reposen todos los documentos relacionados con el contrato.

6. Cumplir los procedimientos y diligenciar correctamente todos los formatos establecidos por la Secretaría General para la ejecución de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto.

7. Colaborar e indicar a los contratistas que participan en el proyecto, sobre los procedimientos internos o externos de orden administrativo, financiero y legal establecidos por la Secretaría General.

1. Realizar visitas periódicas al sitio donde se desarrolla el proyecto, si es del caso, para constatar el avance del contrato y efectuar por escrito las observaciones que estime pertinentes sobre la labor del contratista.

2. Garantizar que se realicen los comités de obra o de seguimiento necesarios para la adecuada ejecución del proyecto, participar activamente en ellos y dar a conocer las decisiones tomadas al superior inmediato.

3. Revisar la gestión del interventor, si existiera, en lo referente al control que éste debe ejercer sobre precios, plazos, calidad, especificaciones, cantidades y avance de obra o desarrollo del proyecto.

4. En coordinación con el interventor, si existiera, estudiar, recomendar y presentar por escrito a consideración del superior inmediato, los cambios sustanciales que estime necesarios para lograr los objetivos de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto de inversión.

5. Verificar que los precios de ítems no previstos presentados por el contratista y avalados por la interventoría, si existiera, se encuentren dentro de los márgenes de precios del mercado y que la obra o proyecto así lo requiera, con el fin de recomendar su aprobación a la instancia correspondiente.

6. Revisar el contenido y calidad de los informes producidos por los contratistas que participan en el proyecto, formulando las observaciones pertinentes.

7. Verificar el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, cuando se trate de proyectos que así lo requieran.

1. Hacer cumplir los términos legales de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto, así como los plazos establecidos en la programación para su ejecución.

2. Exigir el cumplimiento de los compromisos contractuales, administrativos, técnicos y tareas pactadas con los contratistas que participan en el proyecto.

3. Proyectar y suscribir las actas derivadas de la ejecución de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto, tales como coordinación, interventoría, suspensión, reiniciación, recibo y liquidación y verificar que estas contengan las especificaciones y precios o valores establecidos en el contrato.

4. Ejercer la supervisión sobre la vigencia de las pólizas y seguros que amparan los contratos respectivos e informar a la Oficina de Contratación cualquier incumplimiento, modificación, aclaración etc., que se presente durante la etapa de ejecución o periodo de garantía.

5. Expedir las certificaciones de cumplimiento para el respectivo pago a que tienen derecho los contratistas que participan en desarrollo del proyecto.

6. Remitir a la Oficina de Contratos de la Secretaría General, los originales de las actas o documentos que se suscriban durante la ejecución de los contratos desarrollados en virtud del proyecto junto con las pólizas actualizadas.

7. Dar aviso oportuno a la Oficina de Contratación sobre el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, cuando de ello tenga conocimiento, con el propósito de que se tomen las acciones correspondientes.

8. Estudiar, conceptuar y tramitar ante la dependencia respectiva las solicitudes de sanciones o multas que deban imponerse a los contratistas que participen en el proyecto, cuando a ello hubiere lugar.

NOTA: En los casos en los cuales no exista una interventoría externa, las anteriores funciones deberán ser asumidas directamente por el Responsable o Gerente del proyecto.

Cordialmente,