RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 15 DE 2013 (Abril 15) Derogada por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 055 de 2013 Por la cual se adopta la nueva versión de procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones. EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y las conferidas por el Acuerdo 519 de 2012 y CONSIDERANDO: Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos. Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria Nº 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. Que el Acuerdo 519 del 26 de diciembre de 2012: “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6º establece: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”. Que mediante Resolución Reglamentaria Nº 014 de Junio 15 de 2012 “Por la cual se delega una función en el Director Técnico Sectorial y se adopta el Procedimiento para Adelantar Visita Fiscal dentro del Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá D.C.”, se adoptó la Visita Fiscal como una actuación que permite a la Contraloría de Bogotá D.C., ejercer control fiscal de manera oportuna, frente a diferentes situaciones de las que tiene conocimiento. Que mediante Resolución Reglamentaria Nº 030 de Diciembre 28 de 2012 “Por la cual se adopta la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá y se dictan otras disposiciones”, se adoptaron nuevas versiones de los siguientes procedimientos: “Procedimiento para concluir Hallazgo de Auditoria” y “Procedimiento para elaborar el informe de Auditoria Gubernamental con enfoque integral y Cierre de auditoria”. Que mediante Resolución Reglamentaria Nº 014 de Marzo 20 de 2013 “Por la cual se adopta la nueva versión del procedimiento para adelantar visita Fiscal dentro del Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”, se adoptó la versión 2.0 del procedimiento para adelantar visita fiscal. Que con el fin de dar mayor coherencia, celeridad y oportunidad al ejercicio del control fiscal se hace necesario suprimir pasos que no dan valor agregado a la vigilancia y control a la gestión fiscal, modificar nombres de procedimientos, así como incorporar aspectos determinados por la Contraloría General de la República en la Guía de Auditoria para las Contralorías Territoriales - GAT, documento elaborado a través del Sistema Nacional de Control Fiscal SINACOF en cumplimiento al artículo 130 de la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, como herramienta para el ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Modificar el nombre del “Procedimiento para elaborar el informe de auditoria gubernamental con enfoque integral y cierre de auditoria” por “Procedimiento para elaborar el Informe de auditoria y cierre de auditoria”. ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar la nueva versión de los siguientes procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Micro.
ARTÍCULO TERCERO. Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con las Direcciones Sectoriales y la Dirección de Reacción Inmediata, el mejoramiento continuo de los procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Micro. ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad de los Directores Técnicos, Subdirectores de Fiscalización y Gerentes velar por la divulgación, actualización y mejoramiento de los procedimientos adoptados. ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los numerales 6 y 7 de la Resolución Reglamentaria Nº 030 de Diciembre 28 de 2012 y la Resolución Reglamentaria Nº 014 de Marzo 20 de 2013. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, D. C., a los 15 días del mes de abril del año 2013. DIEGO ARDILA MEDINA Contralor de Bogotá D.C. PROCEDIMIENTO PARA CONCLUIR EL HALLAZGO DE AUDITORÍA CODIGO: 4011 VERSIÓN Nº 11.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2013
1. OBJETIVO: Estandarizar el método para concluir los hallazgos de auditoria evidenciados dentro del Proceso de Prestación de Servicio Micro. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la obtención de la evidencia producto de la aplicación de las técnicas de auditoría y termina con el traslado y seguimiento de los hallazgos a las instancias competentes. 3. BASE LEGAL: Ver normograma 4. DEFINICIONES:[1] HALLAZGO DE AUDITORIA: Hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada - SER] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos. Todos los hallazgos determinados son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto). Características y requisitos del hallazgo: * Objetivo. El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición. * Factual (de los hechos, o relativo a ellos). Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo. * Relevante. Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor. * Claro. Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados. * Verificable. Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. * Útil. Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organización. Aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo: * Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio. * Verificar y analizar la causa y el efecto de la observación. * Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. * Identificar servidores responsables del área y líneas de autoridad. * Comunicar y trasladar al auditado las observaciones. * Evaluar y validar la respuesta. OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA: Se utiliza este término ante hechos constitutivos de posibles hallazgos, los cuales una vez evaluados, valorados y validados en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, cuando esta se da, se configuran como hallazgos. 5. POLÍTICAS O LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN * Mantener relaciones estrictamente técnicas, de respeto mutuo y de armonía con los sujetos de control para el cumplimiento de la función pública de control fiscal y los fines del Estado. * Obtener productos con estándares de calidad, oportunidad, efectividad e impacto mediante el monitoreo permanente y el desarrollo del concepto de mejora continua. * Articular la auditoría, el control macro, el control social y el proceso de responsabilidad fiscal, fortaleciendo la efectividad de los hallazgos fiscales, la vinculación de la ciudadanía al control fiscal y la evaluación de la política pública. 6 ANEXOS Anexo 1: Aspectos a tener en cuenta para validar la observación (Hallazgo) de auditoria. Anexo 2: Formato de Traslado de Hallazgo Fiscal, código 4011001. Anexo 3. Reporte Traslado de Hallazgos de auditoria. Código 4011002 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
8. CONTROL DE CAMBIOS
9. ANEXOS (FORMATOS) ANEXO 1 ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA VALIDAR LA OBSERVACION (HALLAZGOS) DE AUDITORIA Características y requisitos
Aspectos a tener en cuenta para validar la observación (hallazgo) de auditoria 1. Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio: La condición es la situación encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o procesos desarrollados por el ente auditado. De la comparación entre “lo que es – ser” – condición- con “lo que debe ser” – criterio-, se pueden tener los siguientes comportamientos: * Se ajusta a los criterios. * No se ajusta a los criterios. Cuando la condición está acorde con el criterio se considera que el auditado está cumpliendo con la normatividad, políticas y parámetros establecidos para el desarrollo de su misión y objetivos institucionales. Cuando la condición no se ajusta a los criterios se considera que el auditado no está cumpliendo con la normatividad, políticas y parámetros establecidos para el desarrollo de su misión y objetivos institucionales. Toda desviación resultante de la comparación entre la condición y el criterio se identifica como una observación, la que es entendida como el primer paso para la constitución de un hallazgo. En la evaluación de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor y por los fallos proferidos anteriormente por hechos de iguales o similares al caso objeto de estudio. Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor culmina su prueba de auditoria y debe quedar documentado en los papeles de trabajo. 2. Verificar y analizar las causas y efectos de la observación: Una vez detectada la observación, el auditor debe establecer las causas o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observación de que el problema existe porque alguien no cumplió el deber ser, no es suficiente para configurar un hallazgo. El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas de la observación antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el origen de la situación adversa, por qué persiste y si existen procedimientos internos para evitarla. Generalmente, una debilidad del control fiscal interno hace que aparezca una deficiencia que al no ser corregida desencadene en nuevas deficiencias. Al comprender la causa de la observación, frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirán que el auditor complemente su examen. Las causas más recurrentes de problemas detectados en la administración pública son: * Deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios. Esta deficiencia es aún más grave cuando los problemas de comunicación se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor. * Falta de conocimiento de requisitos. * Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o poco prácticas. * Uso ineficiente de los recursos. * Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema. * Falta de delegación de autoridad. * Falta de capacitación. * Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Dentro del proceso de evaluación del auditado es necesario considerar la relación que existe entre las causas y los efectos de un hecho o situación determinada, por cuanto le facilita a su administrador implementar las acciones correctivas o preventivas que le permitan mejorar la gestión y los resultados. Los efectos de una observación se entienden como los resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condición encontrada: normalmente representa la pérdida en dinero, bajo nivel de economía y eficiencia en la adquisición y utilización de los recursos o ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas. Una deficiencia significativa puede definirse como una omisión, error o irregularidad que genera resultados adversos para el ente o asunto auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes áreas, ciclos o actividades del auditado. Al emitir un juicio u opinión, se deben considerar las circunstancias que rodean al auditado, como su naturaleza, organización y el ambiente en que éste opera, las cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones. Algunos efectos pueden ser: * Uso ineficiente de recursos. * Pérdida de ingresos potenciales. * Incremento de costos. * Incumplimiento de disposiciones generales; * Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados). * Gastos indebidos. * Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos. * Control inadecuado de recursos o actividades. * Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas. Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma más específica posible, basándose en comprobaciones, comparaciones, documentos de la entidad, informes de auditoria interna u otras fuentes apropiadas. 3. Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia: La validez de una observación depende de su importancia relativa. La importancia de un hallazgo se juzga, generalmente, por su efecto. Además, es necesario evaluar si las situaciones adversas son casos aislados o recurrentes y para este último caso indicar su frecuencia. Los efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en términos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o número de transacciones. Cualquiera sea el uso de los términos, la observación debe incluir datos suficientes que demuestren su importancia. El análisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean éstos tangibles o intangibles. En cuanto sea posible, los auditores deben determinar los efectos financieros o pérdida causada por una deficiencia identificada. Esto demuestra la necesidad de implementar y argumentar los conceptos y opiniones emitidos en el informe. Identificada la observación de auditoria, es necesario establecer con qué frecuencia ocurre la deficiencia e irregularidad y aunque ésta no sea recurrente, individualmente considerada puede tener gran importancia, en términos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial. Así, una condición adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no ser recurrente aún, pero podría tener implicaciones o posibilidades más importantes si no se elimina. En el análisis deben tenerse en cuenta la suficiencia, pertinencia y utilidad de las evidencias. Para cada observación se hace necesario evaluar la suficiencia y pertinencia de la evidencia que la respalda y si ésta no cumple con estos requisitos es necesario realizar procedimientos adicionales de auditoria, ya sea que el auditor se encuentre evaluando controles o efectuando pruebas sustantivas. La evidencia obtenida a través de distintas fuentes y técnicas, cuando lleva resultados similares, generalmente proporciona un mayor grado de confiabilidad. Durante una auditoria es usual que se presente la incertidumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta, frente a cualquier decisión la relación costo/beneficio. La validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor. 4. Identificar servidores responsables del área y líneas de autoridad: Una vez analizada la observación, el auditor debe identificar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, así como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya relación directa frente a la observación formulada, especialmente cuando se considera que ésta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras, con el propósito de obtener la información necesaria para los trámites posteriores. Los manuales de funciones y reglamentos internos, así como los objetivos concertados para la evaluación de desempeño y las órdenes de servicio o contratos de prestación de servicios, según la situación evaluada, son fuente importante para que el auditor determine las líneas de autoridad y responsabilidad. ANEXO 2 FORMATO DE TRASLADO DE HALLAZGO FISCAL – Cód5: Nº Proceso de SIGESPRO (con el cual se manejo la auditoría): _____________________ Si el hallazgo es por irregularidades en CONTRATACIÓN, diligenciar el siguiente cuadro:
I. DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA QUE EFECTÚA LA AUDITORÍA a. Dirección Sectorial: ________________________________________________ b. Sujeto de Control, programa o proyecto: ________________________________________ c. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad: Regular ____________________ Especial ____________________ Otra _______________________ Entidades con Participación Accionaria ____________________ d. PAD________ PERIODO : ________ e. Fecha de iniciación de la auditoría o actuación fiscal: DD MM AA f. Fecha de terminación de la auditoría o actuación fiscal6: DD MM AA g. Fecha de reporte del hallazgo al Jefe inmediato: DD MM AA h. Auditor que configuró el hallazgo: NOMBRE CARGO ___________________________________ ____________________________ II. DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD AUDITADA, PROGRAMA O PROYECTO a. Nombre o Razón Social: ____________________________ _______________ b. NIT: ____________________________________________________________ c. Naturaleza Jurídica: _______________________________________________ d. Domicilio: _______________________________________________________ e. Representante Legal: _____________________________________________ f. Cargo: _________________________________________________________ g. Cédula: _____________________________________________ __________ h. Dirección: _____________________________________________ ________ i. Teléfonos: ______________________________________________ _______ III. ANTECEDENTES DEL INFORME DE AUDITORÍA a. Origen: PAD: ______ DENUNCIA: _______ OTRO______ ¿Cuál?: ______________________________________ b. Período evaluado: de: _________________ a: ______________________ c. Características del Hallazgo Fiscal: Faltante de Bienes:________ Faltante de Fondos:________ Irregularidades en Contratación:________ Irregularidades en Cuentas:________ Otros: ______ ¿Cuál?_______________________________________ IV. DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS PRESUNTAMENTE IRREGULARES ¿Qué ocurrió? (Hechos): __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ¿Cuándo? (Fechas): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Dónde? (Entidad, Lugares): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cómo? (Método): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Por qué? (Causas): V. NORMAS PRESUNTAMENTE VIOLADAS Especiales Generales _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ VI. MATERIAL PROBATORIO QUE SUSTENTA EL(LOS) HALLAZGO(S) ________________________________________________________________________________ VII. VALOR DEL MONTO O DAÑO PATRIMONIAL $ ________________________ (Letras) ______________________________________ Observaciones: ______________________________________________________________________________ VIII. PRESUNTOS RESPONSABLES (para el proceso ordinario) NOMBRE CÉDULA CARGO DIRECCION TELÉFONO CUANTIA __________ __________ __________ __________ __________ __________ Acción u omisión que se le debe reprochar___________________________________. IX. IMPUTADOS: (para el procedimiento verbal de responsabilidad fiscal) NOMBRE CÉDULA CARGO DIRECCION TELÉFONO CUANTIA __________ __________ __________ __________ __________ __________ Acción u omisión que se le debe reprochar___________________________________________ Juicio de valor o calificación de la conducta en modalidad de culpa grave o dolo X. GARANTE: Del Presunto Responsable______________________________________________ Del Bien______________________________________________________________ Del Contrato_________________________________________________________ (Citar el valor asegurado, el riesgo asegurado y la vigencia del seguro y acompañar copia completa y legible del contrato de garantía o póliza de seguro). XI. MONTO DE LA MENOR CUANTÍA PARA CONTRATACIÓN DE LA ENTIDAD AFECTADA: _______________________________________________________(en la vigencia anual en que se causó el daño patrimonial) XII. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Relacionar o anexar la respuesta de la entidad al hallazgo formulado por el equipo auditor y la valoración de la misma. __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ XIII. OTRO TIPO DE INCIDENCIA Enunciar si este hallazgo además tiene presuntas incidencias disciplinarias y penales e indicar el Nº del radicado utilizado en SIGESPRO si se comunicó a las instancias competentes. ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ XIV. FIRMAS _________________________ Director Sectorial (Nombre y firma) FORMATO CÓDIGO: 4011001 TIPOLOGÍAS DE CONTRATOS Código Formato 4011002 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO (1) No: Corresponde al consecutivo de la relación de Hallazgos. (2) Dirección Sectorial: Indique la Dirección sectorial respectiva, de acuerdo con la resolución vigente. (3) Sujeto de control: Diligencie el nombre del Sujeto Vigilado en el que se determinó el Hallazgo. (4) Modalidad de Auditoria: Indique la modalidad de auditoria practicada (Regular, Especial, Visita Fiscal). (5) Nombre auditoria especial o visita fiscal: Determine el nombre de la auditoria especial o visita fiscal (para el caso de la auditoria regular coloque NA). (6) Proceso evaluado: Establezca el proceso que da origen al Hallazgo. (7) Fecha comunicación informe final: Indique la fecha que se comunicó el informe definitivo de auditoría al auditado. (8) Incidencia del Hallazgo: Determine la incidencia del Hallazgo así: Fiscal, Disciplinario, Penal. (9) Asunto del Hallazgo: Redacte brevemente los hechos o situaciones que fundamenta la configuración del hallazgo. (10) Cuantía del Hallazgo: Relacione el valor estimado al momento del traslado del Hallazgo Fiscal, del presunto detrimento ocasionado por las situaciones o hechos mencionados anteriormente. (11) Fecha de traslado del Hallazgo: Relacione la fecha en que fue trasladado el hallazgo a la instancia pertinente. (12) Radicado del Hallazgo: Relacione el número de radicado con el que se trasladado el Hallazgo a la instancia pertinente. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORIA Y CIERRE DE AUDITORIA CÓDIGO: 4012 VERSIÓN Nº 12.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2013
1. OBJETIVO Establecer las actividades para elaborar el informe de auditoría y realizar las actividades de cierre de la auditoría. 2. ALCANCE Inicia con la presentación en mesa de trabajo del documento generado por la evaluación a un componente de integralidad, área, proceso, ciclo o tema en desarrollo de las actuaciones fiscales y termina con la socialización de los resultados a la ciudadanía y a las organizaciones sociales que participaron en la referida actuación. 3. BASE LEGAL Ver normograma 4.DEFINICIONES * DICTAMEN INTEGRAL. Expresión de las conclusiones finales a las que ha llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno de la gestión y los resultados, la opinión de los estados contables y evaluación del sistema de control interno. Es integral por cuanto se ha hecho una evaluación conjunta al aplicar en forma articulada los diferentes sistemas de control. * FENECIMIENTO. Acto por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría por los sujetos de control, mediante el cual se determina que el gestor fiscal realizó el manejo de los recursos, puestos a su disposición, en condiciones de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de costos ambientales. Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas, se levantará el fenecimiento y se iniciará juicio fiscal. * INFORME DE AUDITORÍA. Documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del desarrollo de los objetivos definidos en el memorando de asignación. Corresponde a un documento “ejecutivo”, que contemple una sinopsis de los principales aspectos obtenidos en ejecución de la actuación fiscal. Los propósitos del informe definitivo son: * Registrar los resultados de la auditoria adelantada. * Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor. * Apoyar el control político que ejercen las respectivas corporaciones públicas. * Servir de insumo para que el ente auditado formule el plan de mejoramiento. * Comunicar e informar públicamente los resultados de la auditoria. * INFORME PRELIMINAR. Es el producto de la consolidación de las actas de mesa de trabajo retomando las diferentes observaciones, agrupadas por componente de integralidad, área, ciclo, proceso o tema de evaluación en la ejecución de una actuación fiscal. * PLAN DE MEJORAMIENTO. Documento contentivo de las acciones que se compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro. * SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS. Es el evento mediante el cual se divulgan los resultados obtenidos en el desarrollo del PAD. Se incluirá el resultado de la auditoría con el énfasis adecuado sobre el producto de los insumos originados en las inquietudes de la comunidad. De acuerdo con el número de ciudadanos participantes en el ejercicio de la auditoría social se realizará mesa final del equipo auditor con los participantes. * SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF). Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna. * SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Herramienta que administra, gestiona y controla la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría. 5. POLÍTICAS O LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN * Mantener relaciones estrictamente técnicas, de respeto mutuo y de armonía con los sujetos de control para el cumplimiento de la función pública de control fiscal y los fines del Estado. * Obtener productos con estándares de calidad, oportunidad, efectividad e impacto mediante el monitoreo permanente y el desarrollo del concepto de mejora continua. * Articular la auditoría, el control macro, el control social y el proceso de responsabilidad fiscal, fortaleciendo la efectividad de los hallazgos fiscales, la vinculación de la ciudadanía al control fiscal y la evaluación de la política pública. 6. ANEXOS * Anexo 1 Modelo “Presentación informe de auditoría”. * Anexo 2 Modelo “Carátula y hoja de presentación”. * Anexo 3 Modelo “Tabla de contenido”. * Anexo 4 Modelo “Dictamen de auditoría integral”. * Anexo 5 Modelo “Concepto sobre gestión y resultados”. * Anexo 6 Modelo “Opinión sobre los estados contables”. * Anexo 7 Modelo “Cuadro de hallazgos detectados y comunicados”. * Anexo 8 Modelo “Criterios para el fenecimiento”. * Anexo 9 Ficha técnica. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
8. CONTROL DE CAMBIOS
9. ANEXOS (FORMATOS) ANEXO 1 MODELO “PRESENTACIÓN INFORME DE AUDITORÍA” (Ver caracterización de producto) 1. Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítulo resultados de auditoría. 4. Salto de página: debe ir entre capítulo y capítulo, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en letra Arial tamaño 12. 5. Cuadros y tablas: se utilizan números arábigos en orden consecutivos a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra Arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN AÑO 2001
Fuente: 6. Gráficas: El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 7. Cifras: las presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. 8. Hallazgos: los formulados deben presentarse por componente de integralidad y numerarse consecutivamente, con el fin de facilitar su referenciación en papeles de trabajo, evitando repetir su descripción en el desarrollo del informe. 9. Evitar: mencionar nombres propios en la redacción del informe. 10. Contenido: Este término se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 11. Marca de agua: el informe preliminar debe llevarlo, para identificar que no es un documento oficial definitivo y protejerlo de posibles filtraciones. Se debe incluir como marca de agua el concepto “Informe Preliminar”. FORMATO CÓDIGO: 4012001 ANEXO 2 MODELO “CARÁTULA Y HOJA DE PRESENTACIÓN”
MODELO “HOJA DE PRESENTACIÓN”
FORMATO CÓDIGO: 4012002 ANEXO 3 MODELO “TABLA DE CONTENIDO”
FORMATO CÓDIGO: 4012003 ANEXO 4 MODELO “DICTAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL” DICTAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL MODELO Doctor XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ciudad La Contraloría de Bogotá, con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política y el Decreto 1421 de 1993, practicó Auditoría modalidad regular, especial a la entidad XYZ a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General a 31 de diciembre de XXXX, y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de XXXX; (cifras que fueron comprobadas con las de la vigencia anterior), la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, la evaluación y análisis de la ejecución de los planes y programas de gestión ambiental y de los recursos naturales, la evaluación al Sistema de control interno y el cumplimiento al plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, fueron corregidos (o serán corregidos) por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de Auditoría Gubernamental Colombianas compatibles con las de General Aceptación, así como con las políticas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. En el trabajo de auditoría se presentaron las siguientes limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría (describir las limitaciones si las hubo; en caso contrario, el presente párrafo debe hacer expresa alusión de que no hubo limitaciones en el alcance). Los hallazgos se dieron a conocer a la entidad, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas. Concepto sobre Gestión y Resultados (Dejar como título) (Ver procedimiento para la Elaboración del Memorando de Asignación”) La aplicación de la Metodología para la evaluación de la gestión y los resultados, arrojó la siguiente consolidación:
Rango de calificación para obtener el concepto
Enunciar síntesis de los hallazgos relevantes que soportan: La Evaluación del SCI y el concepto de gestión y resultados. Incluir párrafo de acuerdo con el concepto de gestión establecido (Favorable, favorable con observaciones, desfavorable), tener en cuenta lo establecido en el anexo 5 “Modelo Concepto sobre gestión y resultados”. Con base en las conclusiones y hallazgos antes relacionados, la Contraloría de Bogotá D.C. como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión y resultados, es _____________, (favorable, con observaciones, desfavorable), con la consecuente calificación de _____, resultante de ponderar los aspectos relacionados anteriormente. Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta. Indicar brevemente los resultados de la aplicación de la lista de chequeo y el programa para analizar el contenido de la cuenta y el examen de los aspectos relevantes en la etapa de ejecución de la auditoría. Si hubo incumplimiento en los términos, forma o métodos prescritos para la rendición de la cuenta. Ver procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la cuenta. Opinión sobre los Estados Contables (Dejar como título). Enunciar síntesis de los hallazgos relevantes que soportan la opinión de los estados contables. Relacionar los aspectos o síntesis de los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres que sustentan la opinión sin salvedades, con salvedades, negativa o con abstención. Los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres encontradas, que afectan la razonabilidad de dichos estados contables ascienden a $_____________ pesos, valor que representa el _________% del activo total de la entidad. PARRAFO DE LA OPINIÓN, LIMPIA, CON SALVEDADES, NEGATIVA O ABSTENCIÓN SEGÚN LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Y MODELOS PROPUESTOS. (Ver modelo Anexo 6) Evaluación al Sistema de Control Interno De conformidad con la metodología para evaluar el sistema de control interno adoptada por la Contraloría de Bogotá mediante la Resolución Reglamentaria (vigente a la fecha), se diligenció la “tabla de agregación general de resultados”, que permite obtener una imagen global del sistema y a la vez conceptuar sobre la calidad, eficiencia y nivel de confianza del mismo. La calificación se basó en la metodología definida en xxxx, para lo cual se clasificaron los 3 subsistemas con sus respectivos componentes y elementos de control, obteniendo el siguiente resultado:
Cuando este componente se aborde en resultados de la auditoria NO se debe transcribir el significado de cada uno de los subsistemas y componentes, se debe hacer un análisis concreto por cada subsistema, indicando únicamente cual de los componentes no cumplió, con el fin de obtener una imagen global del sistema que permita conceptuar sobre su calidad, eficiencia y nivel de confianza y por último resaltar la calificación obtenida. Consolidación de observaciones11 (hallazgos12) (Ver resultados del Anexo 7) En desarrollo de la presente auditoría tal como se detalla en el Anexo Nº se establecieron XX observaciones13 (hallazgos14) administrativos, de los cuales XX de ellos tienen alcance fiscal en cuantía de $XXXX, que se trasladaron o trasladaran a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, XX tienen alcance disciplinario los cuales fueron trasladados o se trasladaran a la Procuraduría General de la Nación y/o Personería Distrital y XX de ellos con alcance penal que fueron trasladados o se trasladaran a la Fiscalía General de Nación. Concepto sobre Fenecimiento (Dejar como título) (Ver modelo Anexo 8) Por el concepto favorable emitido en cuanto a la gestión realizada, el cumplimiento de la normatividad, la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno y la opinión expresada sobre la razonabilidad de los Estados Contables, la Cuenta Rendida por la Entidad, correspondiente a la vigencia XXXX, se fenece. Plan de Mejoramiento A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Bogotá, a través del SIVICOF de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente. El plan de mejoramiento debe detallar las acciones que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución, garantizando que busque eliminar la causa del hallazgo, que sea realizable, medible, contribuya a su objeto misional, propicie el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atienda los principios de la gestión fiscal. Igualmente, con respecto al plan de mejoramiento objeto de seguimiento, en caso de que exista, deberá indicársele al sujeto de control que en el plan de mejoramiento consolidado a presentar se retirarán las acciones cerradas, se mantendrán las que se encuentran en ejecución y las abiertas. Estas últimas tendrán un plazo máximo de implementación de 60 días. De igual forma si como producto del seguimiento del plan de mejoramiento se concluyó que estas acciones no se cumplieron, dará lugar a requerimiento de explicaciones como inicio del proceso administrativo sancionatorio. Resultado de las peticiones, quejas y reclamos utilizados como insumo de auditoria. Bogotá, D. C, Firma Director Técnico Sectorial FORMATO CÓDIGO: 4012004 ANEXO 5 MODELO “CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS” (Estos modelos pueden ajustarse a las otras posibilidades) 1. CONCEPTO FAVORABLE
2. CONCEPTO DESFAVORABLE
3. CONCEPTO FAVORABLE CON OBSERVACIONES
FORMATO CÓDIGO: 4012005 ANEXO 6 MODELO “OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES” 1. OPINIÓN LIMPIA
2. OPINIÓN CON SALVEDADES
3. OPINIÓN NEGATIVA
4. ABSTENCIÓN DE OPINIÓN
EXPLICACIÓN OPINIÓN ESTADOS CONTABLES
FORMATO CÓDIGO: 4012006 ANEXO 7 MODELO “CUADRO DE OBSERVACIONES15 (HALLAZGOS16) DETECTADOS Y COMUNICADOS”
NA: No aplica. Los hallazgos administrativos representan el total de hallazgos de la auditoría; es decir, incluye fiscales, disciplinarios, penales y los netamente administrativos. Nota: Este cuadro se presenta como anexo o al final del informe. FORMATO CÓDIGO: 4012007 ANEXO 8 MODELO “CRITERIOS PARA EL FENECIMIENTO FORMATO CÓDIGO: 4012008 ANEXO 9 FICHA TÉCNICA Dirección Sectorial: ________________________________________________ Fecha de actualización: ________________________________________________
II. ANALISIS DOFA:
(Teniendo en cuenta el análisis DOFA de la entidad, escriba las principales fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la entidad)
(Descripción de las normas de creación de la entidad, las reestructuraciones o modificaciones que haya tenido, y los hechos más importantes en el desarrollo de sus actividades de manera concisa) IV. ORGANIGRAMA: (Incluya en este recuadro la estructura orgánica de la entidad)
(Verifique que la estructura orgánica de la entidad se encuentre formalmente establecida y anexe una copia de la misma, que incluya el acto administrativo mediante el cual se aprobó) V. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ENTIDAD 1. NORMATIVIDAD GENERAL18:
2. NORMATIVIDAD ESPECÍFICA19:
VI. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS OFRECIDOS POR LA ENTIDAD:
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO: Enuncie los principales servicios o productos que la entidad ofrece, en cumplimiento de su objeto social. UNIDAD DE MEDIDA: Registre el nombre de la unidad de medida del bien o servicio ofrecido (Ej.: metros cúbicos de agua, KW/H, cupos escolares, consultas realizadas etc.). CANTIDAD: Registre el número total de unidades de medida vendidas por cada uno de los productos o servicios ofrecidos por la entidad. VALOR: Escriba el valor total facturado por cada servicio ofrecido por la entidad. VII. RECURSO HUMANO
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: NIVEL: En esta columna registre los nombres de los diferentes niveles existentes en la estructura de la entidad (directivo, ejecutivo, asesor, profesional, asistente, técnico, etc.) PLANTA: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios de planta que existen en la entidad. SUPERNUMERARIOS: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios supernumerarios que existen en la entidad. MISIONAL U OPERATIVO: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios que se desempeñan en los procesos productivos o misionales de la entidad. ADMINISTRATIVOS: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios que desempeñan funciones de tipo administrativo. TOTAL: Tanto a nivel de filas como de columnas totalice el número de funcionarios. VIII. ESTADOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría. PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando autoría. ACTIVO: Enuncie el total de activos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente. PASIVOS: Escriba el total de Pasivos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente. PATRIMONIO: Escriba el total de Patrimonio que aparece en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente. INGRESOS: Escriba el total de Ingresos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente. EGRESOS: Enuncie el total de Gastos y Costos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente. IX. PRESUPUESTO
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría. PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando auditoría. CONCEPTO: De conformidad con el Decreto de liquidación del presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones del Distrito Capital para la vigencia correspondiente, al frente de cada rubro presupuestal registre las cifras de presupuesto definitivo y porcentaje de ejecución de las tres últimas vigencias, según corresponda. PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto aprobado por el órgano competente, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales. PORCENTAJE DE EJECUCION: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado entre el valor del presupuesto definitivo para cada una de las tres vigencias, discriminado por rubros. X. COMPORTAMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: PRIORIDADES, ESTRATEGIAS, PROGRAMAS Y METAS: Corresponde a los definidos en el Plan de Desarrollo Distrital, dentro de los cuales se enmarcan los proyectos de inversión debidamente inscritos ante el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. Para cada uno de los proyectos se registrará: PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto finalmente aprobado, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales. PORCENTAJE DE EJECUCION PRESUPUESTAL: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia, entre el valor del presupuesto definitivo para cada uno de los proyectos de inversión. PORCENTAJE DE EJECUCION FISICA: Corresponde al producto de dividir la cantidad de meta física alcanzada en desarrollo del proyecto de inversión entre la cantidad de meta física programada dentro del mismo. XI. MEGAPROYECTOS INCLUIDOS EN EL PLAN DE DESARROLLO DISTRITAL
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: OBJETIVO: Determinar el porcentaje de ejecución presupuestal y física de los proyectos de inversión enmarcados dentro de los diferentes megaproyectos del Plan de Desarrollo Distrital. NOMBRE: Corresponde a la denominación del megaproyecto inscrito en el Plan de Desarrollo Distrital. PRIORIDAD: Dentro de la cual se enmarca el megaproyecto según el Plan de Desarrollo Distrital. PROYECTOS: Se registra el (los) nombre(s) de el (los) proyecto(s) de inversión que desarrolla la entidad auditada en cumplimiento del megaproyecto. PORCENTAJE DE EJECUCION PRESUPUESTAL: Para cada uno de los proyectos de inversión que conforman el megaproyecto, registre el resultado de dividir el valor del presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia, entre el valor del presupuesto definitivo. PORCENTAJE DE EJECUCION FISICA: Para cada uno de los proyectos de inversión que conforman el megaproyecto, registre el resultado de dividir la cantidad de meta física alcanzada en desarrollo del proyecto de inversión entre la cantidad de meta física programada dentro del mismo. XII. PRINCIPALES INDICADORES
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: N-1: Escriba el año anterior al periodo para el cual se esta aplicando auditoría. N: Escriba el año para en el cual se esta aplicando auditoría.. NOMBRE: Corresponde a la denominación dada al indicador diseñado por la entidad para medir el cumplimiento de lo programado. CLASE: En esta columna se registra: * Número 1 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cuantitativo * Número 2 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cualitativo, así: Indicador cuantitativo: Si el resultado reportado corresponde a una magnitud producto de la aplicación de una fórmula Indicador Cualitativo: Si el resultado reportado refleja características o cualidades del proceso objeto de medida. PRINCIPIO MEDIDO: En esta columna se registra el nombre del principio que busca ser medido a través del indicador (Eficiencia, Eficacia, Equidad, Economía o Valoración de Costo Ambiental). RESULTADO DE LA APLICACION: Para cada uno de los tres últimos años ejecutados, se registrará el resultado de la aplicación de los indicadores. XIII RESULTADOS AUDITORIAS ANTERIORES
XIV. OBSERVACIONES Y ESTADO DE LAS ADVERTENCIAS Y PRONUNCIAMIENTOS COMUNICADOS
_________________________________ Firma Director Sectorial FORMATO CÓDIGO: 4012009 PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR VISITA FISCAL CODIGO: 4023 VERSIÓN Nº 3.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2013
1 OBJETIVO: Estandarizar las actividades que se deben llevar a cabo para adelantar Visita Fiscal por parte de las Direcciones Sectoriales de Fiscalización y la Dirección de Reacción Inmediata de la entidad. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia cuando el Director Sectorial o Director de Reacción Inmediata solicita ante el Responsable del Proceso de Prestación de Servicio Micro visto bueno para adelantar visita fiscal debidamente justificada y termina con la entrega de papeles de trabajo, de conformidad con el procedimiento vigente. 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIÓN: VISITA FISCAL. Actuación adelantada por las Direcciones Sectoriales de Fiscalización y la Dirección de Reacción Inmediata de la Contraloría de Bogotá D.C., mediante la cual un equipo de profesionales, se desplaza a las instalaciones del sujeto de control, con el fin de ejercer un control fiscal oportuno sobre posibles situaciones irregulares que afecten o pongan en riesgo el erario público Distrital. 5. POLITICAS O LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN 1. Mantener relaciones estrictamente técnicas, de respeto mutuo y de armonía con los sujetos de control para el cumplimiento de la función pública de control fiscal y los fines del Estado. 2. Obtener productos con estándares de calidad, oportunidad, efectividad e impacto mediante el monitoreo permanente y el desarrollo del concepto de mejora continua. 3. Articular la auditoría, el control macro, el control social y el proceso de responsabilidad fiscal, fortaleciendo la efectividad de los hallazgos fiscales, la vinculación de la ciudadanía al control fiscal y la evaluación de la política pública. 6. ANEXOS: Anexo 1. Modelo Memorando de asignación Visita Fiscal - Formato Código 4023001 Anexo 2. Plan de Trabajo - Formato Código 4023002 Anexo 3. Modelo Informe Visita Fiscal – Formato Código 4023003 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
8. CONTROL DE CAMBIOS
ANEXO 1 MODELO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN VISITA FISCAL PARA: Nombre y cargo (Equipo asignado) DE: DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL / DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA ASUNTO: Asignación Visita Fiscal Me permito comunicarles que han sido asignados para adelantar visita fiscal ante (nombre sujeto de control), con el objetivo de XXX, (indicando el QUÉ y PARA QUÉ). La ejecución del trabajo se deberá realizar según lo establecido en el Procedimiento para Adelantar Visita Fiscal y el término previsto para la entrega del informe es de (letras y número de días), contados a partir de la notificación del presente. Cordialmente, _____________________ Director Técnico Sectorial Director Reacción Inmediata Proyectó y elaboró: FORMATO CÓDIGO 4023001 ANEXO 2 PLAN DE TRABAJO 1. HECHOS RELEVANTES PARA DESARROLLAR LA VISITA FISCAL. El equipo de profesionales asignados de manera concisa contextualiza el objetivo de la visita fiscal, desde el punto de vista técnico, legal y/o financiero. 2. DETERMINACIÓN DE LAS PRUEBAS Y DILIGENCIAS Establece las pruebas y diligencias documentales, testimonios, visitas especiales, peritajes, entre otros, a practicar. 3. APLICACIÓN, EVALUACIÓN DE PRUEBAS. Señala cronológicamente las posibles fechas de realización de pruebas y diligencias, su análisis y tiempo previsto para la realización del Informe de verificación de conformidad con las fechas establecidas en el memorando de asignación. Proyectó y elaboró: Subdirector, Asesor, Gerente, Profesional Especializado y/o Universitario (Equipo asignado) - Firma Aprobó: Director Técnico Sectorial – Firma Director de Reacción Inmediata – Firma FORMATO CÓDIGO: 4023002 ANEXO 3 MODELO INFORME VISITA FISCAL
INFORME VISITA FISCAL NOMBRE DE LA DIRECCIÓN QUE ADELANTA LA VISITA NOMBRE SUJETO DE CONTROL – SIGLA VIGENCIA: Elaboró: (Equipo asignado) Aprobó: Director sectorial o Director de Reacción Inmediata FECHA www.contraloriabogota.gov.co Cra. 32A No. 26A-10 PBX 3358888 “TABLA DE CONTENIDO” 1. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN. Desarrollo del objetivo planteado en el memorando de asignación. 2. RESULTADOS OBTENIDOS. Relación de los hallazgos administrativos, fiscales, penales y disciplinarios 3. ANEXOS. En el evento de ser necesarios. FORMATO CÓDIGO: 4023003 ANEXO 4 Código Formato 4011002 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO (1) No: Corresponde al consecutivo de la relación de Hallazgos. (2) Dirección Sectorial: Indique la Dirección sectorial respectiva, de acuerdo con la resolución vigente. (3) Sujeto de control: Diligencie el nombre del Sujeto Vigilado en el que se determinó el Hallazgo. (4) Modalidad de Auditoria: Indique la modalidad de auditoria practicada (Regular, Especial, Visita Fiscal). (5) Nombre auditoria especial o visita fiscal: Determine el nombre de la auditoria especial o visita fiscal (para el caso de la auditoria regular coloque NA). (6) Proceso evaluado: Establezca el proceso que da origen al Hallazgo. (7) Fecha comunicación informe final: Indique la fecha que se comunicó el informe definitivo de auditoría al auditado. (8) Incidencia del Hallazgo: Determine la incidencia del Hallazgo así: Fiscal, Disciplinario, Penal. (9) Asunto del Hallazgo: Redacte brevemente los hechos o situaciones que fundamenta la configuración del hallazgo. (10) Cuantía del Hallazgo: Relacione el valor estimado al momento del traslado del Hallazgo Fiscal, del presunto detrimento ocasionado por las situaciones o hechos mencionados anteriormente. (11) Fecha de traslado del Hallazgo: Relacione la fecha en que fue trasladado el hallazgo a la instancia pertinente. (12) Radicado del Hallazgo: Relacione el número de radicado con el que se trasladado el Hallazgo a la instancia pertinente. NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5102 de abril 17 de 2013 |
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