RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 0798 DE 2013

(Noviembre 22)

Por la cual se adopta el manual de supervisión e interventoría de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá-ESP.

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ -ESP,

En ejercicio de las facultades estatutarias, en especial las conferidas en el literal b) del artículo 16 del Acuerdo No. 11 de 2010 “Por el cual se adopta un nuevo marco estatutario de la EAB - ESP”

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Que el artículo 31 de la ley 142 de 1994 expresa: “Los contratos que celebren las entidades estatales que presten los servicios públicos a los que se refiere esta ley no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la administración pública, salvo en lo que la presente Ley disponga otra cosa”.

Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 establece que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

Que la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, regula entre otros aspectos, las responsabilidades, facultades y deberes de los supervisores, interventores y personal de apoyo frente a la vigilancia de la correcta ejecución contractual”.

Que el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011 establece que “Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría”.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría”.

Que el artículo 83 ídem, establece que: “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda”.

Que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Que el artículo 1º de la Ley 87 de 1993 establece que “(…) se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos…”

Que el artículo 2º del Decreto No.1537 del 26 de julio de 2001, por el cual se reglamentó parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado, determina que se deben elaborar, adoptar y aplicar manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales.

Que en virtud de lo dispuesto en el numeral 5º del artículo 2º:- del Decreto Distrital 371 de 2010, por el cual se señalan los lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las entidades y organismos del Estado, cada entidad distrital, con el objeto de asegurar que los procesos de contratación se ciñan a los principios constitucionales y legales inherentes a la función administrativa, a los postulados contenidos en el Ideario Ético del Distrito Capital y a los Códigos de Ética y Buen Gobierno de cada una de ellas, deberá garantizar, “La definición de obligaciones específicas al control, supervisión y vigilancia a cargo de interventores y/o supervisores de los contratos, el señalamiento de las acciones de seguimiento a su labor, la racionalización en la asignación de interventorías y la verificación de condiciones mínimas de idoneidad de los mismos”.

Que el literal b) del artículo 16 del Acuerdo 11 de 2010 por medio del cual se adoptaron los estatutos de la Empresa, establece que corresponde al Gerente General “expedir los actos, celebrar los contratos, ordenar el gasto y el pago, así como ejecutar las operaciones necesarias para asegurar el normal funcionamiento de la Empresa”.

Que en tal sentido, es necesario que todos los acuerdos de voluntades, suscritos por la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá - ESP, cuenten con un responsable tanto del seguimiento, vigilancia y control del cumplimiento de los mismos, como el de constituirse en facilitador y apoyo de las partes para satisfacción del propósito acordado.

Que para cumplir la labor de seguimiento, vigilancia y control, es necesario establecer parámetros, y definir obligaciones y responsabilidades que faciliten y garanticen mejores resultados en la gestión encomendada.

Que dada la importancia que representa el control y supervisión para el manejo eficiente, eficaz y económico de los recursos públicos comprometidos en los citados acuerdos de voluntades, la EAB – ESP, decide adoptar el presente manual.

RESUELVE:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1º. OBJETO.- Adoptar el Manual de Supervisión e Interventoría de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá ESP, con el propósito de establecer los procedimientos y responsabilidades en el ejercicio del debido control y vigilancia de los acuerdos de voluntades para verificar la correcta ejecución técnica, administrativa, financiera, contable y jurídica de los mismos.

ARTÍCULO 2º. CAMPO DE APLICACIÓN.- El Manual de Supervisión e Interventoría es de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos de la EAB-ESP, para los interventores, supervisores, funcionarios de apoyo y contratistas; y el mismo, hará parte integral de los acuerdos de voluntades celebrados por la EAB-ESP, en concordancia con el Manual de Contratación de la Empresa.

Parágrafo: El presente Manual no será aplicable a los contratos de trabajo, servicios públicos domiciliarios, contratos por operaciones de Tesorería (inversión, de deuda pública y operaciones conexas) y los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor.

ARTÍCULO 3º. TERMINOLOGÍA Se adopta la terminología que se detalla a continuación:

1. ACUERDO DE VOLUNTADES.

Son los contratos, cartas de compromiso y convenios, celebrados por la EAB-ESP, en ejercicio de la actividad contractual regulada en el Manual de Contratación.

2. SUPERVISIÓN

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida directamente por la EAB-ESP a través de uno de sus funcionarios. Para la labor de supervisión, la EAB - ESP podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

3. SUPERVISOR

Es el funcionario de la EAB-ESP.- designado por el Gerente de área, el Gerente General o el Secretario General, según el caso, quien deberá cumplir los siguientes requisitos:

3.1. Tener título profesional relacionado con el objeto del contrato a supervisar.

3.2. Estar desempeñando un cargo de profesional en la EAB-ESP en el área origen del contrato, con excepción de los profesionales de la salud, que se desempeñan en el nivel 30.

3.3. No encontrarse incurso en las causales de inhabilidad, incompatibilidad, prohibiciones o conflictos de interés previstos en la ley o en las normas internas de la EAB-ESP.

4. INTERVENTORÍA

Es el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable y financiero que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la EAB-ESP.

Atendiendo la materia, complejidad o importancia del contrato sobre el cual se ejercerá la labor de interventoría, la EAB –ESP podrá pactar que el seguimiento comprenda uno, alguno o todos los componentes mencionados en el inciso anterior y en el evento de dividir la vigilancia del contrato principal, se deberán indicar las actividades a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través de un supervisor.

Quien haya celebrado un contrato estatal de obra pública, de concesión, de suministro de medicamentos o de alimentos o su cónyuge, compañero o compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas con la EAB – ESP, durante el plazo de ejecución y hasta la liquidación del mismo, no podrán celebrar contratos de interventoría con la misma entidad.

El contrato de Interventoría será siempre supervisado por la EAB – ESP.

En los contratos de interventoría, es obligación del interventor apoyar y acompañar a la EAB – ESP frente a los requerimientos y reclamaciones que se presenten con posterioridad a la liquidación del contrato principal vigilado, originados en este.

5. INTERVENTOR.- Es la persona natural o jurídica contratada, que por su conocimiento especializado en la materia, desarrolla la función de interventoría sobre un acuerdo de voluntades suscrito por la EAB – ESP.

6. PERSONAL DE APOYO

Es el funcionario designado o la persona natural contratada mediante contrato de prestación de servicios, por el Gerente de área o el Secretario General, según el caso, con el fin de ayudar al supervisor en el proceso de vigilancia y control sobre los contratos y convenios que celebre la EAB – ESP, y quien deberá cumplir con los siguientes requisitos:

6.1. Estar desempeñando un cargo por vinculación a término fijo, indefinido o a labor en la EAB-ESP en el área origen del contrato, o haber suscrito un contrato de prestación de servicios en el cual se haya previsto la ejecución de actividades de apoyo a la supervisión de contratos suscritos por la EAB – ESP.

6.2. No encontrarse incurso en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflictos de interés señalados en la ley.

7. ENTRADA DE MERCANCÍA

Es el registro de la factura o cuenta de cobro en el sistema ERP-SIE realizado o autorizado por parte del supervisor o interventor, con el cual se inicia el trámite para el pago parcial o total del acuerdo de voluntades.

8. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.

9. SUBPROCESO DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA

Es el conjunto de actividades, trámites y actuaciones dirigidas a realizar la vigilancia, control y supervisión de la ejecución de los acuerdos de voluntades, con el fin de lograr el efectivo cumplimiento de su objeto.

10. PROCEDIMIENTOS

Es el conjunto de actividades, tareas o movimientos que se realizan en el subproceso de interventoría y supervisión.

11. ETAPAS DEL SUBPROCESO DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA

La supervisión e interventoría se ejecuta en tres etapas:

11.1. Designación: Esta etapa comprende desde la suscripción del contrato a supervisar hasta la firma del acta de inicio. Es una etapa de alistamiento en la que se revisan los permisos, licencias, disponibilidad de terrenos, plan de calidad, planificación financiera, planes de trabajo, recursos humanos, cronogramas de actividades, aprobación de garantías y demás requerimientos necesarios para la ejecución del acuerdo de voluntades.

11.2. Desarrollo: Es la ejecución del acuerdo de voluntades, comienza con la firma del acta de inicio hasta el vencimiento del plazo del mismo en donde se realiza el control a la planificación, la debida y oportuna ejecución del contrato, los pagos que se surtan en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, los avances de actividades y entregas de producto, el cumplimiento de los cronogramas previstos y demás novedades o circunstancias que se presenten en dicha ejecución.

11.3. Liquidación: Etapa en que las partes verifican el cumplimiento del acuerdo de voluntades, con el fin de hacer un balance financiero y de gestión del mismo, y de acuerdo al cumplimiento de las obligaciones convenidas proceder a suscribir las respectivas actas de terminación, acta de entrega y recibo final y liquidación según sea el caso.

12. ERP-SIE

Es un sistema integrador de recursos donde se soportan los procesos estratégicos de la organización, tanto logísticos, comerciales, financieros, de recursos humanos y de inteligencia de negocios que facilitan el control y la generación de reportes, buscando eficiencia en la gestión y la optimización de los recursos asignados al proceso.

13. BI (inteligencia de Negocios)

Es un componente del ERP que administra la bodega de datos, el cual se encarga de consolidar la información operativa y táctica de los diferentes procesos de la organización, permitiendo vistas estratégicas de los datos requeridos conforme a las necesidades del usuario final.

14. PAC

Es el instrumento mediante el cual se proyectan los recaudos y pagos mensuales de la EAB-ESP, con el fin de optimizar el manejo de Tesorería. Los pagos de los acuerdos de voluntades se harán teniendo en cuenta el PAC y se sujetarán a los montos aprobados en él.

ARTÍCULO 4º.- CRITERIOS GENERALES DE LA LABOR DE SUPERVISIÓN Y LABOR DE APOYO.-

1.   Modificado por el art. 1, Resolución EAAA 264 de 2015. El Gerente de área o el Secretario General, según sea el caso, designará el supervisor y el personal de apoyo, teniendo en cuenta criterios como carga laboral y el reparto equitativo entre los funcionarios de cada dependencia. El profesional que ejerza el rol de planificador dentro del área no podrá ejercer las funciones de supervisión.

2. El Gerente Corporativo de Gestión Humana y Administrativa podrá designar más de un supervisor para el contrato de prestación de servicios del Plan Adicional de Salud de la EAB-ESP, para ejercer de manera eficaz el control específico de los aspectos técnicos, administrativos, contables, jurídicos y financieros. En el momento de la designación definirá la distribución de las actividades a desarrollar por cada uno de los supervisores.

3. Salvo los acuerdos de voluntades de que trata el Parágrafo 1º del artículo 2º del presente Manual, y aquellos en los que se contrate directamente la interventoría en todos sus componentes, todos los acuerdos de voluntades suscritos por la Empresa deberán tener designación de un supervisor. En el evento de no designarse supervisor, la responsabilidad se considera asumida por el Gerente de área origen del contrato o por el Secretario General, según sea el caso.

4. Las funciones de supervisión e interventoría no son concurrentes. Sin embargo, se puede dividir la vigilancia del contrato principal, indicando las actividades técnicas que realizará el interventor y las demás quedarán a cargo del supervisor designado.

5. El perfil del supervisor y del personal de apoyo, se deberá incluir en los estudios previos de acuerdo con lo previsto en el numeral 14 del artículo 20 del Manual de Contratación.

6. Cuando se trate de contratos adjudicados por invitación pública, el Gerente de área o el Secretario General podrán designar como supervisor a un profesional de la dependencia origen de la contratación, con experiencia y/o conocimientos especializados sobre el objeto del acuerdo de voluntades.

7. El Gerente de área o el Secretario General, según el caso, podrá conformar un comité interno integrado por el supervisor, interventor del contrato si lo hay, el personal de apoyo, el director y profesionales del área, con el fin de realizar el seguimiento a la ejecución del acuerdo de voluntades, sin perjuicio de la responsabilidad del supervisor y/o interventor.

8. La designación de supervisor y funcionario de apoyo es de obligatoria aceptación. En el evento de existir inhabilidad, prohibición, incompatibilidad o conflicto de intereses para no ejercer dicha labor, lo deberá manifestar de manera inmediata al Gerente de área o Secretario General, quien analizará los motivos expuestos y en caso de aceptarlos, procederá a efectuar de inmediato una nueva designación.

9. Las funciones de supervisor y de funcionario de apoyo son indelegables.

10. Los supervisores y funcionarios de apoyo serán de la misma área origen del acuerdo de voluntades. No obstante, cuando la especialidad de un componente del acuerdo de voluntades vigilado requiera el apoyo de un área diferente, el Gerente del área o el Secretario General, según sea el caso, solicitarán dicho apoyo al área respectiva a través del Gerente de esta última.

11. El supervisor y el funcionario de apoyo responderán por la atención de las reclamaciones que surjan con ocasión de la ejecución, terminación y/o liquidación del contrato por los informes establecidos en el Subproceso de Supervisión e Interventoría, los demás exigidos por la EAB – ESP y los organismos de control.

12. El supervisor recibe los productos y autoriza los pagos, siempre que se presenten los documentos exigidos para el trámite de pago respectivo y se verifique el cumplimiento del objeto contractual.

13. Los supervisores y funcionarios de apoyo aplicarán los procedimientos y formatos establecidos en el Subproceso de Supervisión e Interventoría, de acuerdo con la naturaleza del acuerdo de voluntades.

14. Cuando el supervisor y/o el funcionario de apoyo designado se desvincule de la entidad, o se encuentre en alguna de las situaciones administrativas previstas en la ley, el Gerente de área o el Secretario General deberá designar inmediatamente su reemplazo. De no existir nueva designación de supervisor, la responsabilidad se considera asumida por el Gerente de área origen del contrato o por el Secretario General, según sea el caso.

15. En el evento de desvinculación de la entidad el supervisor deberá elaborar la correspondiente acta de entrega y un informe final sobre la labor de vigilancia y control del acuerdo de voluntades dirigido al Gerente del área o al Secretario General para continuar con dicha función.

ARTÍCULO 5º.- CRITERIOS GENERALES PARA LA EJECUCION DE INTERVENTORIA

1. El control técnico de los acuerdos de voluntades que requieran conocimientos especializados en la materia o cuando la complejidad o la extensión del contrato lo justifique, se ejercerá a través de un interventor; no obstante, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal podrá contratar igualmente el seguimiento administrativo, financiero, contable y jurídico.

Para la ejecución de los contratos de interventoría será obligatoria la constitución y aprobación de las garantías exigidas por la EAB - ESP.

2. El acta de inicio del contrato de interventoría se suscribirá una vez sean aprobadas las garantías exigidas por la EAB-ESP.

3. El Gerente de área o el Secretario General, según el caso, podrá conformar un comité interno integrado por el supervisor, el interventor del contrato, el funcionario de apoyo, el director y profesionales del área, con el fin de realizar el seguimiento a la interventoría y a la ejecución del acuerdo de voluntades, sin perjuicio de la autonomía y responsabilidad del interventor.

4. En el evento de suspensión del contrato principal, se deberá suspender el contrato de Interventoría de manera inmediata y durante todo el término de duración de la suspensión.

5. Las obligaciones contractuales del interventor no son susceptibles de subcontratación.

6. El interventor responde por la atención de los requerimientos y peticiones que surjan con ocasión de la ejecución, terminación, y/o liquidación del contrato y por los informes establecidos en el subproceso de supervisión e interventoría y los demás exigidos por la EAB – ESP, los organismos de control y terceros.

7. Es responsabilidad del interventor del contrato entregar el informe de ejecución del mismo junto con el de interventoría en los plazos contractuales establecidos adjuntando los documentos soportes y anexos de estos de acuerdo como se haya establecido en el contrato mismo de interventoría.

8. El interventor recibe los productos y avala los pagos, siempre que se presenten los documentos exigidos para el trámite de cuenta respectiva y se cumpla a satisfacción el objeto contractual.

9. El interventor deberá aplicar los procedimientos y formatos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión de la Empresa, de acuerdo con la naturaleza del acuerdo de voluntades.

10. Todos los requerimientos hechos al contratista por parte del Interventor, deberán constar por escrito, remitiendo copia de cada uno de ellos al Supervisor del contrato, junto con los correspondientes informes.

11. La supervisión de los contratos de Interventoría será ejercida únicamente por funcionarios de la EAB – ESP.

12. Las certificaciones de ejecución y cumplimiento de los contratos que se encuentren en ejecución serán expedidas por los supervisores e interventores. Para el caso de los contratos terminados serán expedidas por la Dirección de Contratación y Compras conforme a la documentación que repose en sus archivos.

13. La gestión del interventor puede ser objeto de evaluación, la cual podrá ser tenida en cuenta como criterio de calificación en futuros procesos de contratación con la EAB-ESP, de acuerdo con los parámetros que se establezcan en disposiciones internas por la Gerencia General.

CAPÍTULO II

DEBERES GENERALES DE LOS INTERVENTORES, SUPERVISORES Y PERSONAL DE APOYO

ARTÍCULO 6º.- DEBERES.- Los interventores y supervisores tendrán entre otros, los siguientes deberes:

1. Solicitar informes y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la EAB-ESP de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, de situaciones que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato como de eventos de incumplimiento por parte del contratista.

2. Exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la EAB-ESP., en los términos contratados o, en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias.

3. Informar por escrito, dentro de los términos previstos en el Manual de Contratación vigente, al Gerente de área, Secretario general o Director de área sobre los posibles incumplimientos parciales o totales del contrato vigilado, so pena de ser solidariamente responsable con el contratista de los perjuicios que se ocasionen por dichos incumplimientos.

4. Verificar y exigir al contratista que las garantías contractuales permanezcan vigentes y en los términos acordados, de conformidad con lo estipulado en el acuerdo de voluntades y sus modificaciones.

5. Requerir oportunamente por escrito al contratista, en el evento de presentarse atrasos en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, sin perjuicio de la aplicación de las correspondientes sanciones de conformidad con la ley y lo estipulado en el acuerdo de voluntades.

6. Solicitar por escrito a la Oficina de Asesoría Legal de la EAB-ESP a través del Gerente de área, Secretario General o Director de área, las consultas de carácter jurídico y la aplicación de sanciones contractuales, acompañadas del correspondiente informe y concepto técnico, garantizando el debido proceso y el derecho de defensa del contratista en los términos señalados en el Manual de Contratación vigente y la ley.

7. Verificar de manera permanente el cumplimiento de la ejecución contractual por parte del contratista y del cumplimiento de obligaciones laborales, tales como el pago de salarios y prestaciones, aportes al sistema de seguridad social integral en los términos de ley, así como los requisitos indispensables para efectuar la entrada de mercancía.

8. Verificar y certificar el recibo a satisfacción de las actividades derivadas del objeto contratado, como requisito para el pago de la factura o cuenta de cobro.

9. Comunicar de manera inmediata, a la Contraloría Distrital y demás autoridades competentes de aquellas situaciones que conozca en el ejercicio de sus funciones que pongan en riesgo o hayan causado detrimento patrimonial de la EAB-ESP.

10. Denunciar ante las autoridades competentes y organismos de control, la ocurrencia de hechos presuntamente ilícitos y el conocimiento de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses del contratista.

11. Gestionar la incorporación en el ERP-SIE de los documentos de ejecución del acuerdo de voluntades con el fin de garantizar su registro contable y presupuestal.

12. A la finalización del contrato de Interventoría, el Interventor deberá formular las recomendaciones tendientes al mejoramiento de la labor de inspección, vigilancia y control de los contratos suscritos por la EAB – ESP.

PARÁGRAFO.- Las personas que desempeñen las funciones de interventor o supervisor de los contratos de la Empresa deberán ajustarse a los siguientes principios éticos:

1. Su labor la ejercerán con eficacia y transparencia, obrando siempre de buena fe en el ejercicio profesional contratado.

2. Deberán garantizar de manera permanente y eficiente, el buen uso de los recursos y bienes de la EAB - ESP.

ARTÍCULO 7º.- MANEJO DE ANTICIPOS E IMPREVISTOS.-

En los contratos en los que se pacte el pago por concepto de anticipo, la EAB – ESP deberá exigir la constitución de una garantía para el correcto manejo del anticipo, cuyo valor debe corresponder al ciento por ciento (100%) de la suma establecida como anticipo y debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta la amortización del anticipo.

En los contratos de obra deberá discriminarse los porcentajes de administración, imprevistos y utilidades (AIU), en el acuerdo de voluntades.

Cumplido lo anterior, el supervisor o interventor tendrán las siguientes obligaciones:

7.1.- En el caso de que no haya ejecución contractual y por ende utilización del anticipo, el Supervisor y/o el Interventor solicitará en un único giro, la devolución del anticipo. Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de las cláusulas contractuales o de las acciones de responsabilidad a que haya lugar.

7.2.- Aprobar el programa de inversión del anticipo que suscriba el contratista del contrato principal.

7.3.- Vigilar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente.

7.4.- Informar mensualmente al Gerente de área o Secretario General y Director de área acerca del reporte de ejecución de los anticipos.

7.5.- Informar inmediatamente al Gerente de área, al Secretario General y Director de área, cuando se presente mal manejo o incorrecta inversión del anticipo.

7.6.- Para la aprobación del pago del porcentaje de imprevistos pactado en el Acuerdo de Voluntades, el contratista deberá presentar los soportes debidamente fundamentados de la ocurrencia de los mismos.

ÁRTÍCULO 8º.- DEBERES DEL PERSONAL DE APOYO.-

El personal de apoyo tendrá como obligación principal facilitar y colaborar en el Subproceso de Supervisión e Interventoría, mediante la ejecución de las actividades asignadas por quien ejerza la función de supervisión. Para el ejercicio de la misma, deberán cumplir con las siguientes actividades:

1. Conocer y aplicar los Manuales de Contratación y de Supervisión e Interventoría, el Sistema Integrado de Gestión de la EAB-ESP y el Subproceso de Supervisión e Interventoría.

2. Apoyar en la verificación para que junto con los documentos del contrato principal, se encuentren los estudios, diseños, planos, proyectos y demás documentos requeridos para la correcta ejecución del acuerdo de voluntades.

3. Conocer las condiciones y términos de la invitación, propuesta económica y técnica del acuerdo de voluntades.

4. Asistir a las reuniones que realice el supervisor con miras a definir y planificar las actividades necesarias para la iniciación de la ejecución contractual, levantando la ayuda de memoria correspondiente.

5. Apoyar la verificación el cumplimiento del Plan de Calidad presentado por el Contratista.

6. Proyectar las actas contractuales, verificando previamente el cumplimiento de los siguientes requisitos: firma de las partes del acuerdo de voluntades, aprobación de pólizas por la Dirección de Contratación y Compras, pago del impuesto de timbre si aplica, publicación en el Registro Distrital si aplica, la existencia de las licencias y/o permisos necesarios y las demás exigidas en el acuerdo de voluntades.

7. Apoyar en la verificación de la devolución a la Empresa de los bienes y elementos entregados al contratista para la ejecución del objeto contractual.

8. Apoyar en la verificación del cumplimiento de las actividades, órdenes y autorizaciones que se requieran para el desarrollo del acuerdo de voluntades.

9. En el evento que se presenten atrasos en la ejecución del contrato, prestar apoyo en el trámite de acciones correctivas para del contratista, que contribuyan al cumplimiento del acuerdo de voluntades.

10. Asistir a los cursos de actualización programados por la EAB-ESP.- sobre el Subproceso de Supervisión e Interventoría. La inasistencia injustificada ocasionará las sanciones disciplinarias correspondientes.

11. Participar en las reuniones de trabajo y comités técnicos, donde y cuando sea requerido por el Supervisor.

12. Responder junto con el Supervisor por el archivo de toda la documentación que surja durante la ejecución del acuerdo de voluntades y enviar copias a las áreas que corresponda.

13. Guardar la confidencialidad que el objeto del acuerdo de voluntades exija.

14. Las demás que le sean asignadas al personal de apoyo por el Gerente de área, el Secretario General o el supervisor dentro del marco del objeto del contrato.

15. En caso de no continuar ejerciendo la labor de apoyo al contrato deberá entregar de manera inmediata informe detallado sobre el cumplimiento de sus deberes de apoyo a la supervisión, con sus correspondientes soportes.

CAPÍTULO III

DE LAS PROHIBICIONES

ARTÍCULO 9º.- PROHIBICIONES.- A los interventores, supervisores y personal de apoyo, además de las prohibiciones de ley, les está prohibido:

1. Dar inicio a los acuerdos de voluntades sin verificar la existencia previa de los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, permisos, licencias, planes de trabajo, cronogramas de actividades y sin planificar el inicio del contrato, según el procedimiento del Subproceso de Supervisión e Interventoría.

2. Modificar las especificaciones técnicas, y/o condiciones generales del contrato, sin la correspondiente justificación y aprobación por parte del ordenador del gasto y sin la modificación del acuerdo de voluntades.

3. Aprobar adiciones, prórrogas, suspensiones y demás modificaciones a las cláusulas del acuerdo de voluntades, sin contar con el visto bueno del ordenador del gasto.

4. Autorizar ajustes no previstos en el acuerdo de voluntades, salvo visto bueno del ordenador del gasto con el cumplimiento de las normas presupuestales y el trámite de la modificación ante la Dirección de Contratación y Compras.

5. Omitir, denegar o retardar injustificadamente las obligaciones inherentes a sus funciones.

6. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el acuerdo de voluntades y en todo caso omitir información a la EAB ESP sobre cualquier situación que pueda generar conflicto de intereses y afectar la independencia en la función de control del mismo.

7. Dar a conocer o permitir indebidamente a terceros el acceso a la información reservada o confidencial del acuerdo de voluntades, su ejecución o cualquiera otra que tenga este carácter, que produzca, reciba o custodie por razón o con ocasión de su función.

8. Exonerar al contratista del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones contractuales.

9. Autorizar desembolsos y pagos sin la verificación del cumplimiento de obligaciones a cargo del contratista, tal como el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral.

ARTÍCULO 10º.- FALTA GRAVÍSIMA - Los interventores y supervisores que certifiquen como recibida a satisfacción la prestación contratada, que no haya sido ejecutada a cabalidad, o no exijan la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias; incurrirán en falta gravísima, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 34 del artículo 48 de la ley 734 de 2000, sin perjuicio de la inhabilidad prevista en el literal k del numeral 1º.- del artículo 8º.- de la Ley 80 de 1993.

La responsabilidad disciplinaria de los supervisores será determinada por la Oficina de Investigaciones Disciplinarias, y la de los interventores por la Procuraduría General de la Nación.

ARTÍCULO 11º RESPONSABILIDAD.- Los interventores y supervisores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a la Empresa, derivados de la celebración y ejecución de los acuerdos de voluntades respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de Interventoría y/o supervisión en los términos del artículo 82 de la Ley 1474 de 2011 y demás leyes concordantes.

En el evento de considerarse que el supervisor o interventor en el ejercicio de sus funciones pudieron presuntamente haber incurrido en delitos, faltas disciplinarias o provocaron daños a la Empresa o afectaron su patrimonio, el Gerente de área o el Secretario General según el caso, deberán presentar un informe a la Dirección de Representación Judicial de la Empresa para que se formulen las correspondientes denuncias, quejas y demandas ante las autoridades competentes.

CAPÍTULO IV

SUBPROCESO DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

ARTÍCULO 12º.- DEPENDENCIAS RESPONSABLES DEL SUBPROCESO DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.

Serán responsables del subproceso de supervisión e interventoría, las siguientes dependencias y en tal sentido les corresponde:

1.- DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS

1.1. Resolver las inquietudes del subproceso de supervisión e interventoría que se formulen durante la intervención de los acuerdos de voluntades, con el apoyo de la Oficina de Asesoría Legal.

1.2. Actualizar en el ERP-SIE, la información remitida por las áreas y los funcionarios que ejercen labores de supervisión, así como del manejo y control del archivo de todos los contratos celebrados por la EAB-ESP.

1.3. Actualizar y socializar la matriz de riesgos previsibles de la contratación, que deben tener los diferentes tipos de contrato.

2. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD Y PROCESOS

2.1. Estandarizar, divulgar, actualizar y mejorar el Subproceso de Supervisión e Interventoría, sus procedimientos, formatos, guías, entre otros; así como el Sistema Integrado de Gestión.

2.2. Programar y realizar por lo menos una vez al año, la actualización y capacitación a los supervisores y funcionarios de apoyo sobre el Subproceso de Supervisión e Interventoría y su Sistema Integrado de Gestión, con el apoyo de la Dirección de Mejoramiento de Calidad de Vida.

2.3. Programar y realizar charla de introducción a las labores de supervisión en el curso de inducción a los nuevos Profesionales de la Empresa.

2.4. Administrar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad del Subproceso de Supervisión e interventoría.

2.5. Realizar anualmente una auditoría interna al Sistema de Gestión de Calidad, para verificar el cumplimiento del Subproceso de Supervisión e Interventoría, su sistema de calidad y la aplicación del Manual de Supervisión e Interventoría. De su resultado, presentará informes a los Gerentes respectivos o al Secretario General, para la adopción de acciones de mejora.

3. GERENTES CORPORATIVOS, DE ÁREA Y SECRETARIO GENERAL

3.1. Definir las políticas de gestión y operativas del subproceso de supervisión e interventoría.

3.2. Gestionar las estrategias de liberación del pedido asociado al acuerdo de voluntades.

3.3. Adelantar seguimiento a los indicadores de gestión del Subproceso de Supervisión e Interventoría para los acuerdos de voluntades de su área y tomar las acciones correctivas ante la desviación de los mismos.

3.4. Adelantar las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos de la EAB-ESP luego que el supervisor o interventor le informe sobre un posible riesgo o incumplimiento por parte del contratista.

3.5. Adelantar las acciones necesarias para aplicar al contratista las sanciones contractuales por incumplimiento de lo pactado, de conformidad con las leyes aplicables.

3.6. Reportar a la Dirección de Contratación y Compras las sanciones impuestas por incumplimiento a los contratistas, en los términos previstos en el ley.

3.7. Asegurar que todos los documentos físicos, los soportes y la información generada en la ejecución de los acuerdos de voluntades a cargo de su área, sean entregados por los supervisores e interventores al archivo de gestión de la Gerencia o a la Secretaria General, así como incluidos en el archivo electrónico, para la conformación de los expedientes y la custodia de los mismos, acorde a los procedimientos establecidos por el Subsistema de Gestión Documental y Archivo de la EAB-ESP.

3.8. Cada Gerente debe presentar mensualmente al Comité Corporativo el comportamiento de los indicadores de seguimiento y ejecución de los acuerdos de voluntades a su cargo, informando el estado actual de los mismos.

3.9. Exigir a los supervisores, interventores, y funcionarios de apoyo, el cumplimiento del subproceso de supervisión e interventoría en cuanto a las especificaciones y normas técnicas, administrativas, jurídicas y financieras y demás que se requieran, así como las previstas en el presente Manual y en el Sistema Integrado de Gestión

3.10. Asegurar que en los archivos de gestión del área repose toda la información generada durante la ejecución del acuerdo de voluntades.

3.11. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento del Subproceso de Supervisión e Interventoría adoptado por la EAB-ESP.

3.12. Decidir sobre las solicitudes de modificación, suspensión, reinicio, terminación y liquidación de los acuerdos de voluntades presentadas por el supervisor del contrato, en armonía con sus responsabilidades y competencias asignadas y la delegación de funciones.

4. DIRECTORES Y JEFES DE DIVISIÓN

4.1. Realizar reuniones periódicas y visitas de control a las obras con los responsables de la labor de supervisión e interventoría a fin de conocer el estado actual de la ejecución contractual, levantando actas suscritas por los asistentes.

4.2. Designar a un funcionario del área para actualizar mensualmente el indicador de interventoría en los acuerdos de gestión, así como de ingresar al ERP – SIE, el estado de avance de los contratos a cargo de cada área.

4.3. Verificar y controlar el gestionador documental, con el fin de verificar que aplique los procedimientos y las tablas de retención determinados en el procedimiento de flujo y registro del acuerdo de voluntades.

4.4. Realizar comités una vez al mes donde los supervisores e interventores informen el estado de los contratos, consignando en ayuda de memoria lo evidenciado y las medidas correctivas del caso.

ARTÍCULO 13º.- SUPERVISION DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA.-

Los supervisores del contrato de interventoría tendrán a su cargo, además de los deberes generales, los siguientes:

1. Verificar que el interventor cumpla con las responsabilidades estipuladas en el presente Manual de Supervisión e Interventoría.

2. Verificar que el Interventor reciba a satisfacción los productos de acuerdo con lo estipulado en el acuerdo de voluntades para aprobar los pagos del contrato de interventoría.

3. Efectuar visitas periódicas a las obras objeto de la interventoría, con el fin de controlar el cumplimiento del acuerdo de voluntades y la gestión del interventor en cuanto a la vigilancia administrativa, técnica, jurídica, contable y financiera del desarrollo del contrato.

4. Programar, coordinar y supervisar las actividades a desarrollar por el personal de apoyo en la supervisión del acuerdo de voluntades.

5. Comprobar que las solicitudes del contratista relacionadas con la aprobación de ítems y precios no previstos cumplan las normas técnicas exigidas por el Sistema de Normalización Técnica de la EAB-ESP (SISTEC) y las del Sistema de Avalúo de Infraestructura (SAI) de conformidad con la reglamentación, previo a someterlos a la aprobación del ordenador del gasto para el posterior trámite ante la Dirección de Contratación y Compras.

6. Entregar mensualmente al Planificador del área o quien esté autorizado para aplicar los ingresos de datos al Sistema ERP- SIE la información sobre el cumplimiento de metas físicas reales, fechas de inicio y de terminación de los acuerdos de voluntades asociados a la ejecución de inversión, incluidas las prórrogas y modificaciones.

7. Verificar la entrega por parte de la interventoría de los informes de ejecución del seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable y financiero.

8. Verificar que la interventoría haya liquidado el contrato principal o, en su defecto, que se haya elaborado el informe de acuerdo a lo estipulado en el inciso 3º del artículo 41 del Manual de Contratación.

9. Exigir el cumplimiento del panorama de factores de riesgo al interventor y su personal, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y términos de invitación y con la Norma Interna NS - 040.

10. Exigir al interventor la aplicación de las normas de la Empresa NS -141 o la que la sustituya o modifique, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, de acuerdo con lo estipulado en las condiciones y términos de la invitación.

11. Conocer las condiciones y términos de la invitación, de la propuesta económica y técnica del contrato objeto de la Interventoría.

12. Asistir a las reuniones que realice el interventor con miras a definir y planificar las actividades necesarias para la iniciación de la ejecución contractual, levantando el acta correspondiente.

13. Los demás deberes que se hayan previsto en el respectivo contrato de interventoría.

ARTÍCULO 14º.- RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y TÉCNICAS DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES, EN LAS ETAPAS DE DESIGNACIÓN Y DESARROLLO CONTRACTUAL.-

Los supervisores e interventores, tendrán a su cargo las siguientes responsabilidades administrativas:

1- GENERALES, las cuales aplican para cualquier tipo de contrato:

1. Conocer y aplicar los Manuales de Contratación y de Supervisión e Interventoría, el Subproceso de Supervisión e Interventoría y el Sistema de Integrado de Gestión de la EAB-ESP.

2. Conocer de manera detallada el contenido y alcance de todos los documentos que hacen parte del acuerdo de voluntades, previo a iniciar la ejecución del acuerdo de voluntades.

3. Realizar reunión inicial con el contratista para definir y planificar las actividades necesarias para la iniciación de la ejecución contractual donde se revisará el plan de trabajo, el cronograma de actividades y el recurso humano que desarrollará el proyecto objeto del contrato, y levantar el acta correspondiente.

4. Suministrar al contratista toda la información que se requiera para el cumplimiento del acuerdo de voluntades y el cumplimiento del Manual de interventoría y procedimientos del subproceso de supervisión e interventoría.

5. Solicitar la revisión y actualización de las hojas de vida de los profesionales, que ejecutarán el acuerdo de voluntades de conformidad con los términos de la invitación pactados.

6. Revisar y aprobar el Plan de Calidad presentado por el contratista, de acuerdo con los requisitos establecidos en el subproceso de supervisión e interventoría.

7. Suscribir el acta de inicio, previo el cumplimiento y la verificación de los siguientes requisitos: firma de las partes del acuerdo de voluntades, aprobación de pólizas por la Dirección de Contratación y Compras, pago del impuesto de timbre si aplica, publicación en el Registro Distrital si aplica, la aprobación de las licencias, permisos y demás autorizaciones requeridos para el inicio del acuerdo de voluntades.

Los contratos de prestación de servicios personales no requerirán de acta de inicio, el mismo se entenderá a partir de la expedición y pedido del Registro Presupuestal.

8. Exigir la devolución a la Empresa de los bienes y elementos entregados al contratista para la ejecución del objeto contractual.

9. Proyectar, suscribir y remitir en forma inmediata a la Dirección de Contratación y Compras, todos los originales de las actas debidamente diligenciadas, los informes ejecutivos de gestión, las reclamaciones ante la Aseguradora, y todos los demás actos administrativos que se produzcan, para manejar de manera integral la documentación del contrato.

10. Autorizar y ordenar los desembolsos que deba realizar la Empresa, de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades.

11. Mantener la documentación generada durante la ejecución del acuerdo de voluntades, de conformidad con lo estipulado en el manual operativo del archivo de la Empresa.

12. Asignar por escrito al contratista las actividades, órdenes y autorizaciones que se requieran para el desarrollo del acuerdo de voluntades en concordancia con el objeto del mismo.

13. Coordinar y programar reuniones periódicas de seguimiento a la ejecución del acuerdo de voluntades, tomando las acciones correctivas que se requieran oportunamente.

14. Atender y gestionar las solicitudes, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista.

15. Verificar permanentemente que en la ejecución del contrato no se presenten atrasos frente a lo aprobado en los cronogramas de ejecución.

16. Enviar copia al ordenador del gasto de los requerimientos efectuados al contratista, para que proceda a efectuar la correspondiente reclamación directamente a la Compañía de Seguros o entidad bancaria garante del contrato.

17. Exigir el cumplimiento mensual por parte de los contratistas y como requisitos para el registro de las entradas de mercancía, el pago de los aportes a los sistemas generales de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y de los aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, ICBF, SENA, en los términos de las Leyes 789 de 2002, 828 de 2003, Decreto 1703 de 2002 y demás normas concordantes y complementarias, durante la ejecución y liquidación del acuerdo de voluntades de las partes, según con las condiciones y términos de la invitación.

18. Reportar al Coordinador de Calidad o quien haga sus veces, los datos necesarios de los contratos a su cargo, indispensables para consolidar los indicadores de gestión del subproceso de supervisión e interventoría.

19. Elaborar y tramitar con anterioridad a su vencimiento, previa disponibilidad presupuestal, todas las solicitudes de modificación de los acuerdos de voluntades.

20. Emitir concepto sobre las situaciones sobrevinientes e imprevisibles que ameriten la modificación del contrato, teniendo en cuenta que por regla general aquella no procede.

21. Exigir al contratista un informe periódico ejecutivo de gestión de acuerdo con el contrato, el cual constituye soporte de cuenta para el pago por parte de la Empresa al contratista, y remitirlo a la Dirección de Contratación y Compras.

22. Preparar los datos necesarios y coordinar la entrada de mercancía con el supervisor de conformidad con las fechas contractuales y dentro de los parámetros y procedimientos establecidos por la Empresa.

23. Mantener actualizada y debidamente archivada la documentación física del contrato, la cual deberá reposar en el área origen del mismo, así como efectuar la entrega inmediata de toda la información, en caso de ser reemplazado temporal o definitivamente.

24. Exigir al contratista la radicación de las facturas de los bienes y servicios recibidos a satisfacción, acorde con la forma de pago establecida en el acuerdo de voluntades, en aras de la correcta programación presupuestal de la Empresa.

25. Asistir con carácter obligatorio a los cursos de actualización programados por la Empresa sobre el subproceso de supervisión. La inasistencia injustificada ocasionará las sanciones correspondientes.

26. Adoptar las medidas necesarias para lograr el objetivo y metas contractuales de la Empresa.

27. Realizar cualquier otra actividad administrativa necesaria para garantizar la correcta ejecución del acuerdo de voluntades.

28. En relación con los contratos del Plan Adicional de Salud, verificar el cumplimiento de los estándares de calidad y oportunidad contemplados en el contrato y atender, tramitar y responder todas las quejas, reclamos y sugerencias (QRS) de los usuarios con derecho al plan adicional de salud.

29. Llevar el control sobre las metas del proyecto para realizar los diferentes reportes que se requieren en el sistema, esta información debe ser entregada al Planificador del área, para su consolidación y posterior revisión por parte del Gerente de área o el Secretario General para su actualización en los indicadores del acuerdo de gestión.

30. En caso de convenios y/o contratos asociados a la ejecución de inversión, entregar mensualmente, o cuando aplique, al Planificador del área o a quien esté autorizado para hacer los ingresos de datos al Sistema ERP-SIE, la información sobre el cumplimiento de metas físicas reales, fechas de inicio y de terminación de los acuerdos de voluntades teniendo en cuenta las prórrogas y modificaciones.

31. Responder oportunamente en los términos de ley, las comunicaciones relacionadas con el desarrollo de las obras objeto del convenio y/o contrato, en coordinación con las áreas y entidades requeridas.

32. Remitir oportunamente el informe de que tratan los 3º y 4º del artículo 41 del Manual de Contratación a la Oficina de Asesoría Legal para el trámite respectivo.

2- CONTRATOS DE OBRA Y SUMINISTRO

Además de las responsabilidades generales, los interventores y supervisores de contratos de obra y suministro, deberán:

1. Coordinar la recepción de bienes que deban ingresar al Almacén Central y que pasen a ser propiedad de la Empresa.

2. Reportar previo a la terminación del contrato a la Dirección Administración de Activos Fijos, los bienes adquiridos por la Empresa, conforme a su marca, serie, número, valor, y en general cualquier información que sea necesaria y suficiente para su identificación.

3. Coordinar e informar al Almacén General el reintegro a la EAB-ESP., de los equipos y elementos suministrados o adquiridos con cargo al acuerdo de voluntades, verificando su estado, cantidad y calidad.

4. Coordinar la disposición final de los reactivos y materiales químicos, de conformidad con los términos del acuerdo de voluntades.

5. Verificar el cumplimiento de la normatividad exigida por las autoridades ambientales competentes, respecto al manejo de residuos sólidos, peligrosos y escombros, en todas las etapas, incluyendo su generación, recolección, transporte y disposición final.

6. Solicitar al contratista la inclusión de medidas de manejo ambiental adicionales a las establecidas en la Norma Técnica NS: 038 o El Plan de Manejo Ambiental si la Empresa lo considera necesario.

7. Entregar a la Dirección de Información Técnica y Geográfica para su aprobación los diseños y planos para que se le asigne del número de obra.

8. Verificar, según el caso, los planos, diseños, licencias (ambientales y de excavación), autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas necesarias para la ejecución del objeto pactado y que se encuentren vigentes a la fecha de la firma del acta de inicio del acuerdo de voluntades.

9. Solicitar a la Gerencia Corporativa Ambiental la validación y aprobación del Plan de Manejo Ambiental de la obra o de los requisitos ambientales establecidos dentro de la norma técnica respectiva previo a la firma del contrato respectivo.

10. Verificar, previo a la firma del acta de inicio el plan de trabajo, el cronograma de actividades, la localización de las obras y referencias topográficas, que correspondan con los diseños aprobados, de acuerdo con el subproceso de supervisión e interventoría y entrega de referencias topográficas.

11. Verificar que el contratista cuente con la infraestructura física, el recurso humano requerido, los materiales y equipos de acuerdo con las especificaciones técnicas presentadas en la oferta del acuerdo de voluntades.

12. Verificar que las obras tengan el servicio temporal de agua T.P.O. y efectuar su control durante el desarrollo de la misma cuando ella sea procedente.

13. Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos. En consecuencia, deberá exigir al contratista que efectúe los ensayos de laboratorio o pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, de acuerdo con las normas y especificaciones técnicas establecidas en el acuerdo de voluntades.

14. Exigir al contratista el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas establecidas por la EAB-ESP, contenidas en los documentos contractuales (estudios previos, propuesta técnica) y en el acuerdo de voluntades.

15. Aprobar y verificar la ejecución del programa de gestión social donde se incluya el plan de comunicación en coordinación con las coordinadoras sociales de las zonas, para informar permanentemente a la comunidad donde se desarrollarán las obras, el alcance, magnitud, impacto y beneficio de las mismas, según lo pactado en las condiciones y términos de la invitación.

16. Asegurarse que el contratista reporte a la Dirección de Información Técnica y Geográfica la localización de los diseños y obras en los formatos establecidos en el procedimiento “Revisión de productos geográficos de proyectos y obras”.

17. Controlar permanentemente el cumplimiento de las exigencias contenidas en las licencias y permisos por parte del contratista.

18. Verificar el cumplimiento permanente del plan de manejo de tránsito aprobado para los trabajos en vías públicas, de acuerdo con lo estipulado en el acuerdo de voluntades.

19. Exigir al contratista y a su personal el cumplimiento del Manual de Impacto Urbano, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y términos de la invitación y la Norma Interna NS-038.

20. Exigir el cumplimiento del Panorama de Factores de Riesgo, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y términos de invitación y con la Norma Interna NS 040.

21. Exigir la aplicación de la norma de la EAB-ESP NS 141, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, de acuerdo con lo estipulado en las condiciones y términos de la invitación.

22. Exigir al contratista la ejecución y evaluación del Plan de Manejo Ambiental de la obra de acuerdo con lo establecido en la Especificación Técnica del Acueducto EG-103 Impacto Urbano e Informar oportunamente y por escrito a la Gerencia Corporativa Ambiental de los correctivos adoptados por el contratista.

23. Realizar visitas periódicas de control en todos los frentes de trabajo del contratista, levantando un acta donde conste el estado y ejecución de las obras y actividades, novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la vigencia del acuerdo de voluntades.

24. Atender las visitas de seguimiento a los proyectos, obras y actividades que realicen la Gerencia Corporativa Ambiental, la Dirección de Gestión Social y la Dirección de Salud Ocupacional, así como también las visitas de auditoría de la Oficina de Control Interno y Gestión.

25. Diligenciar la bitácora de la obra y una vez se tramite y suscriba el acta de entrega y recibo final de la misma, entregarla al supervisor para su archivo en la carpeta técnica del contrato.

26. Exigir los certificados de conformidad de los materiales y suministros según lo estipulado en el acuerdo de voluntades, teniendo en cuenta las Normas Técnicas Colombianas NTC y las normas técnicas y especificaciones de la EAB-ESP.

27. Exigir al contratista para efectos del control de calidad de materiales que los laboratorios donde se realizarán los ensayos estén acreditados por el organismo competente.

28. Exigir a los laboratorios donde se realizan los ensayos, el certificado de calibración de los equipos.

29. Recibir a entera satisfacción de la EAB-ESP los productos objeto del acuerdo de voluntades, cumpliendo con las normas y especificaciones técnicas y de conformidad con lo aprobado en el Plan de Calidad.

30. Preparar las solicitudes de modificación, suspensión y reiniciación de los acuerdos de voluntades, debidamente justificados y soportados con documentos para la aprobación del Gerente del área respectiva.

31. Efectuar el control y seguimiento al cumplimiento oportuno por parte del contratista, de las actividades señaladas en el Procedimiento Revisión de Productos Geográficos de Proyecto y Obra, o el que lo sustituya.

32. Estudiar las causas de las demoras en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, con el fin de determinar si se requiere un ajuste al Plan de Calidad o de hacer efectivas las pólizas, de acuerdo con las condiciones y términos de la invitación.

33. Exigir las actualizaciones de las pólizas y pago de impuesto de timbre, si aplica, una vez se realicen modificaciones o suspensiones en el acuerdo de voluntades.

34. Exigir al contratista el restablecimiento de las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y términos de la invitación.

35. Adelantar las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, certificando el cumplimiento técnico del contrato.

36. Hacer seguimiento, ajuste y evaluación a la matriz de riesgos del contrato para asegurar su cumplimiento en los términos del Acuerdo de Voluntades y la planificación de la ejecución.

37. Las demás responsabilidades generales aplicables a todo tipo de contrato.

3.- CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS Y CONSULTORIAS

Además de las responsabilidades generales que resulten aplicables, los interventores y supervisores de contratos de prestación de servicios y consultorías, deberán:

1. Realizar el control mensual de la planificación para el recibo del producto y los demás controles que se determinaron en el Plan de Calidad.

2. Verificar los productos entregados por el contratista, de acuerdo con lo planificado y establecido en el acuerdo de voluntades, como requisito para el trámite del pago.

ARTÍCULO 15º.- RESPONSABILIDADES FINANCIERAS DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES EN LA ETAPA DE PLANEACION Y DESARROLLO.

1. Planificar y verificar que el PAC coincida con la programación de pagos del acuerdo de voluntades de conformidad con los plazos contractuales.

2. Efectuar el control mensual de la amortización del anticipo de conformidad con la ejecución del acuerdo de voluntades, hasta devolución total.

3. Informar al Gerente de área o al Secretario General según sea el caso, una vez se detecte la destinación diferente del anticipo, a fin de hacer efectiva la garantía de buen manejo del anticipo.

4. Exigir el pago mensual de los rendimientos financieros del anticipo y verificar su consignación, de conformidad con lo estipulado en las condiciones y términos de la invitación, antes de realizar la entrada de mercancía de contratos.

5. Aprobar el programa de inversión del anticipo del acuerdo de voluntades, de conformidad con lo estipulado en las condiciones y términos de la invitación.

6. Supervisar y controlar el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del acuerdo de voluntades.

7. Revisar y aprobar el cumplimiento de los requisitos para el pago de las facturas presentadas por el contratista y llevar un registro de los pedidos de ejecución cronológico de los mismos.

8. Calcular los ajustes económicos de acuerdo a lo indicado en las cláusulas contractuales.

9. Antes de la liquidación del acuerdo de voluntades de las partes, exigir al contratista el pago del impuesto de timbre, teniendo en cuenta el valor de la totalidad del contrato incluyendo modificaciones y ajustes, en los contratos de obra se debe adicionar la Contribución Especial para Seguridad.

10. Tramitar oportunamente con el planificador y el ordenador del gasto correspondiente, la liberación de los registros presupuestales que correspondan a los valores sin ejecutar durante el acuerdo de voluntades de las partes.

11. Tramitar la devolución de la retención de garantía al contratista una vez cumplidos los requisitos para su devolución, de acuerdo con las condiciones y términos de la invitación y el procedimiento de liquidación del contrato.

12. Controlar los saldos de la ejecución presupuestal del acuerdo de voluntades.

CONTRATO PLAN ADICIONAL DE SALUD

1. Actualizar la base de datos de los usuarios con derecho al Plan Adicional de salud, de acuerdo con lo establecido en el Manual del Servicio Médico y Odontológico y a los procedimientos establecidos por la Empresa.

2. Verificar que la cuenta que presenta el contratista se encuentre de conformidad con la base de datos y los términos del contrato.

3. No incurrir en las prohibiciones establecidas en el artículo noveno del presente manual.

ARTÍCULO 16º.- RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS, TÉCNICAS Y FINANCIERAS DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES EN LAS ETAPAS DE TERMINACIÓN O LIQUIDACIÓN. Los responsables de dichas labores deberán cumplir las siguientes funciones:

1.- CONTRATOS DE OBRA

1. Verificar y generar a través de BI del ERP-SIE el reporte del balance financiero del acuerdo de voluntades.

2. Revisar, aprobar y tramitar los planos, informes, levantamientos topográficos y los archivos shapefiles, con el registro del número de obra a entregar de conformidad con el procedimiento “Revisión de productos geográficos de proyectos y obras” de la Dirección de Información Técnica y Geográfica. Cuando el acuerdo de voluntades no requiere de acta de liquidación este trámite se debe realizar antes de firmar el acta de terminación.

3. Exigir al contratista el pago por los daños causados durante el desarrollo del acuerdo de voluntades a las redes de acueducto y alcantarillado, incluyendo las que EAB-ESP haya reparado directamente o a través de un tercero, de acuerdo con el procedimiento de liquidación, como el pago de los demás daños causados a terceros debidamente acreditados. Así mismo informar al Gerente del área de los daños causados.

4. Reportar a la Dirección Administración de Activos Fijos, una vez firmada el acta de terminación o de entrega y recibo final, el detalle de los activos fijos generados por la ejecución del acuerdo de voluntades de conformidad con el formato “Descripción de activos de construcción en curso para activar” e informar si las obras están o no en funcionamiento.

5. Exigir al contratista la entrega de los soportes de pago y paz y salvo por concepto de los servicios de trámite, evaluación y seguimiento ambiental, así como los soportes del cumplimiento de todos los requerimientos formulados por la autoridad ambiental.

6. Elaborar y suscribir con el contratista las actas contractuales, tales como de terminación, acta de entrega y recibo final o liquidación del acuerdo de voluntades, según aplique bajo el cumplimiento de los requisitos del subproceso de supervisión e interventoría.

7. Enviar el proyecto de acta de liquidación con sus anexos a la Dirección de Contratación y Compras, para su revisión y aval.

8. Elaborar y tramitar la liquidación del acuerdo de voluntades en los plazos y condiciones establecidos en el mismo y en el Manual de Contratación vigente, previa aprobación de la Dirección de Contratación y Compras.

9. Entregar original firmado de las actas de terminación y de liquidación a la Dirección de Contratación y Compras y demás áreas que así lo requieran.

10. Tramitar oportunamente con el planificador del área, la liberación de los recursos financieros que correspondan a valores sin ejecutar durante el acuerdo de voluntades, los cuales deben ser incluidos en el acta de terminación o liquidación, según el caso.

11. Elaborar y suscribir informe dejando constancia del desacuerdo y negativa del contratista para liquidar bilateralmente el contrato, incluyendo datos relevantes del contrato tales como antecedentes, evaluación de la matriz de riesgo, la incidencia de estos en la liquidación del contrato, estado de garantías constituidas, incumplimientos o sanciones aplicadas o que deban aplicarse, el balance financiero y de gestión y las obligaciones pendientes de ejecutar. En caso de obligaciones pendientes remitir este informe a la Gerencia Jurídica para que preste la asesoría sobre las acciones contractuales o judiciales a adelantar.

12. Ordenar y tramitar los descuentos aplicables a la retención de garantía, cuando se presenten acreencias a favor de la EAB-ESP o, en su defecto, tramitar su devolución, de acuerdo con las condiciones y términos de la invitación y al subproceso de supervisión e interventoría.

13. Mantener actualizada y debidamente archivada la totalidad de la documentación del acuerdo de voluntades, de conformidad con el manual operativo de archivo de la EAB-ESP.

14. Consolidar el archivo físico del acuerdo de voluntades y entregarlo para su custodia en el archivo de contratos.

PARAGRAFO 1º.- Para los contratos de suministro, prestación de servicios y consultoría aplican los numeral 7 al 13.

Para los convenios, se aplicará el procedimiento de terminación y/o liquidación establecido en el mismo.

PARAGRAFO 2º.- Cuando la terminación o liquidación no se efectúe de mutuo acuerdo, además de cumplir con las responsabilidades descritas y aplicables en el presente artículo, se cumplirá el procedimiento alterno estipulado en el Manual de Contratación de la EAB-ESP vigente.

PARAGRAFO 3º.- Cuando se contrate la interventoría técnica exclusivamente, las responsabilidades financieras estarán a cargo del supervisor del contrato que designe la EAB-ESP.

ARTÍCULO 17º.- COMITÉS TÉCNICOS-OPERATIVOS.- Cuando en el acuerdo de voluntades se estipule la necesidad de crear comités técnicos-operativos, estos serán responsables de:

1. Definir el reglamento para la ejecución del convenio y/o contrato, si se requiere.

2. Diseñar y aprobar los planes de trabajo a desarrollar para el cumplimiento del objeto del convenio y/o contrato.

3. Orientar y coordinar la ejecución de las actividades técnicas-operativas, para la buena marcha del acuerdo de voluntades.

4. Adelantar el seguimiento a la ejecución del acuerdo de voluntades.

El delegado de la EAB-ESP para estos comités, debe establecer una vigilancia ininterrumpida ejercida por un funcionario de alto nivel designado por el Gerente de área o Secretario General.

CAPÍTULO V

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 18º.- RÉGIMEN DE TRANSICIÓN.- Los acuerdos de voluntades que se encuentren en ejecución a la fecha de publicación de la presente resolución y hasta su terminación o liquidación, continuarán rigiéndose por la resolución No. 0681 del 3 de agosto de 2007 y sus modificatorias. No obstante, el régimen sobre deberes, prohibiciones y responsabilidades de los supervisores e interventores previsto en el presente Manual se aplicará de manera inmediata.

ARTÍCULO 19º.- ACTUALIZACIÓN. La actualización y modificación del Manual de Supervisión e Interventoría, será responsabilidad de la Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control con el acompañamiento y apoyo de las diferentes áreas involucradas en dicho proceso.

ARTÍCULO 20º.- ADOPCIÓN. Forma parte integral del presente Manual, los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema Integrado de Gestión de la EAB, los cuales son de obligatorio cumplimiento.

ARTÍCULO  21º.- VIGENCIA. La presente resolución deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 0681 del 3 de agosto de 2007 y rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los veintidós (22) días del mes de noviembre de dos mil trece (2013).

ALBERTO MERLANO ALCOCER

Gerente General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5250 de diciembre 2 de 2013