RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DECRETO 501 DE 2014

 

(Noviembre 11)

 

"Por el cual crea y organiza el funcionamiento del Comité Distrital Organizador del V Congreso Mundial de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos - CGLU, y se dictan otras disposiciones."

 

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D. C.

 

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 35 y 38, numeral 3°, del Decreto Ley 1421 de 1993, y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 35 del Decreto Ley 1421 de 1993 - Estatuto Orgánico de Bogotá, establece que el Alcalde Mayor es el jefe del Gobierno y de la administración Distrital y representa legal, judicial y extrajudicialmente al Distrito Capital.

 

Que el artículo 38 numeral 3° del mismo Decreto ley 1421 de 1993 señala que son atribuciones del Alcalde Mayor, entre otras, las de dirigir la acción administrativa y asegurar el cumplimiento de las funciones, la prestación de los servicios y la construcción de las obras a cargo del Distrito

 

Que el artículo 46 del Acuerdo Distrital No. 257 de 2006 del Concejo de Bogotá, D.C., mediante el cual se adoptó la estructura organizacional de las entidades y organismos del D.C., establece que el Sector Gestión Pública cuya cabeza de sector es la Secretaría General, tiene como misión coordinar la gestión de los organismos y entidades distritales y promover el desarrollo institucional con calidad en el Distrito Capital y fortalecer la función administrativa distrital y el servicio al ciudadano.

 

Que el artículo 48 del mismo Acuerdo, señala que la Secretaría General es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades de Bogotá, Distrito Capital, mediante el diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, la promoción del desarrollo institucional, el mejoramiento del servicio a la ciudadana y ciudadano, la orientación de la gerencia jurídica del Distrito, la protección de recursos documentales de interés público y la coordinación de las políticas del sistema integral de información y desarrollo tecnológico.

 

Que CGLU es la Organización Mundial de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos, que tiene como objetivo "Ser la voz unida y representación mundial de los gobiernos locales autónomos y democráticos, promoviendo sus valores, objetivos e intereses, a través de la cooperación entre los gobiernos locales, y ante la vasta comunidad internacional". Dicha organización se creó en el año 2004.

 

Que la tarea de CGLU se centra en Incrementar el rol e influencia de los gobiernos locales y de las organizaciones que los representan en la gobernanza local, regional e internacional. Ser la principal fuente de apoyo a gobiernos locales democráticos, eficientes e innovadores, próximos de la ciudadanía. Asegurar una organización mundial democrática y eficiente.

 

Que el día 4 de octubre de 2013 en el marco del "IV Congreso Mundial CGLU" realizado en la ciudad de Rabat, Marruecos, Bogotá fue seleccionada como sede del V Congreso Mundial de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos - CGLU que tendrá lugar en el año 2016.

 

Que para dicho evento, Bogotá presentó en Rabat "tres promesas de valor para ser desarrolladas en el año 2016: (1) Pensando en tomo al ser humano (2) Un evento carbono - neutro (3) Una cumbre que vinculará población vulnerable"

 

Que el 28 de octubre de 2013 el Secretario General de CGLU, Josep Roig, remitió carta al Alcalde Mayor de Bogotá Gustavo Petro Urrego, felicitándole por la selección de Bogotá como sede del V Congreso de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos en 2016.

 

Que el Secretariado mundial de CGLU remitió los "Términos de referencia y disposiciones generales para el Congreso 2016 de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos" bajo los cuales, la Ciudad de Bogotá deberá estructurar el V Congreso de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos para el año 2016.

 

Que el 01 de Noviembre de 2013 se recibió una comunicación de la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República de Colombia, en la que se resalta el esfuerzo que el Gabinete Distrital realizó en procura de alcanzar esta oportunidad para mostrar a una Bogotá de transformación y paz.

 

Que en consecuencia, es preciso adoptar las medidas administrativas necesarias con el fin de asegurar la preparación, organización y desarrollo del V Congreso Mundial CGLU, en la Capital de la República, entre las cuales se encuentra la conformación de las instancias pertinentes para llevar a cabo dicha labor.

 

Que en este sentido, mediante el Decreto 419 de 2014 se reguló el Comité Organizador que se encargue de adelantar las gestiones pertinentes para llevar a cabo todas las actuaciones que demanden la preparación del evento. Sin embargo, en el marco de la organización del evento se evidenció que se requiere reglamentar tanto el Comité Organizador como las demás instancias pertinentes para el efecto, por lo cual se hace necesario incluir en un solo acto administrativo esas instancias y derogar el Decreto antes citado.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

DECRETA:

 

Artículo 1°- Creación. Créase con carácter temporal el Comité Distrital Organizador del V Congreso Mundial de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos - CGLU que tendrá como sede a Bogotá D.C., en el año 2016.

 

Artículo 2°.- Conformación, Integración y Funciones. El Comité Distrital Organizador del V Congreso Mundial de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos CGLU, será el encargado de establecer la estructura de gobernabilidad, los lineamientos para el desarrollo y la ejecución del evento y acciones conexas que se deriven de lo referido en el artículo 1° del presente Decreto, y estará integrado por cuatro instancias a saber:

 

1. Un Comité Directivo,

 

2. Un Comité Asesor,

 

3. Una Coordinación general y,

 

4. Un Equipo de trabajo.

 

CAPÍTULO l.

 

DEL COMITÉ DIRECTIVO

 

Artículo 3°. - Objeto. El Comité Directivo será el órgano rector del V Congreso Mundial de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos - CGLU., le corresponden los más altos poderes y facultades para la construcción, seguimiento y verificación de la puesta en marcha de las políticas, estrategias y programas que garanticen la realización del Congreso.

 

El Comité Directivo se constituye como la "contrapartida política" que interactuará con los Órganos de Gobierno de CGLU.

 

Artículo 4°.- Integración. El Comité Directivo, estará integrado así:

 

1. El/la Alcalde/sa Mayor de Bogotá, D.C., quien lo presidirá

 

2. Un (1) representante del Secretariado Mundial- CGLU.

 

3. El/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

4. El/la responsable de la Coordinación general CGLU.

 

Artículo 5°.- Funciones. El Comité Directivo tendrá las siguientes funciones:

 

1. Propender por el éxito y la organización del V Congreso Mundial de Ciudades y gobiernos Unidos.

 

2. Avalar el contenido del programa del congreso y la elección de los ponentes.

 

3. Programar las reuniones preparatorias a la realización del Congreso con la periodicidad que sea requerida.

 

4. Determinar las líneas políticas bajo las cuales la "contraparte técnica" orientará todas las acciones en lo referido a la coordinación general del evento en sus dimensiones logísticas, programáticas e institucionales.

 

Artículo 6°.- Reuniones. El Comité Directivo deberá reunirse de la siguiente manera:

 

1. En la fase de planificación del V Congreso; es decir, mínimo una vez entre el último trimestre de 2014 y el I trimestre de 2015.

 

2. En el año anterior a la celebración del V Congreso; es decir, mínimo una vez, entre el 11 y el IV trimestre del 2015.

 

3. En el trimestre anterior a celebrarse el V Congreso, mínimo una vez.

 

Artículo 7°.- Seguimiento y evaluación. El Comité Directivo, dispondrá de los siguientes mecanismos para realizar seguimiento y evaluación a las labores a desarrollar:

 

1. Informes o reportes de la Coordinación general CGLU, que den cuenta del avance y estado del proyecto CGLU y de cada una de las líneas de acción y los ejes definidos en el documento proyecto CGLU.

 

2. Informes ejecutivos del Comité Asesor del Proyecto CGLU.

 

3. Informes específicos requeridos a la Coordinación general CGLU, que permitan conocer el desarrollo de las actividades derivadas de las distintas coordinaciones, el estado de avance, y el grado de exposición a los diversos riesgos a los que puede estar expuesto el Proyecto CGLU.

 

Artículo 8°.- Decisiones. Las decisiones del Comité Directivo, se tomarán por deliberación y deberán contar con la mayoría simple del total de los votos de los miembros del Comité, las cuales constarán en actas.

 

La Coordinación General CGLU, deberá comunicar las decisiones del Comité que considere pertinente a las demás entidades del Distrito Capital, a través de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

Artículo 9°.- Actas del Comité Directivo. La elaboración de la actas de cada reunión del Comité Directivo, serán responsabilidad de un asesor/a del despacho de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, quien una vez efectuadas y firmadas las remitirá a la Dirección Distrital de Relaciones Internacionales - DDRI de la misma Secretaria, con el fin de ser archivas en dicha dependencia.

 

Las sesiones del Comité Directivo se llevarán a cabo el Despacho del Alcalde/sa Mayor de Bogotá, o en donde este designe, previa convocatoria a los demás integrantes.

 

CAPÍTULO II.

 

DEL COMITÉ ASESOR

 

Artículo 10°.- Objeto. El Comité Asesor es una instancia consultiva y asesora encargada de discutir y aprobar los aspectos temáticos, evaluación de ponencias, proposición de temas y diferentes aspectos vinculados y relacionados con la organización del Congreso.

 

Artículo 11° - Integración. El Comité Asesor estará integrado así:

 

1. Los/las Secretarios/as de Despacho de las trece (13) Secretarías Distritales

 

2. El/la responsable de la Coordinación general CGLU.

 

3. Un (1) representante del Equipo CGLU, designado por la Coordinación general CGLU

 

4. Dos (2) representantes del sector privado - en calidad de invitados

 

5. Un (1) representante de la Academia - en calidad de invitado

 

6. Dos (2) representantes de la Sociedad Civil - en calidad de invitados

 

7. Un (1) representante de Organismos Internacionales - en calidad de invitado

 

Parágrafo 1°. En el evento que los Secretarios/as de Despacho que integran el Comité Asesor, no puedan asistir a las sesiones para las cuales sean convocados, deberán delegar por escrito dicha participación en un servidor de nivel directivo o asesor de la Entidad, quien tendrá la autonomía en las decisiones y compromisos que se adquieran; garantizando que el delegado/a cuente con la información y el conocimiento necesario para ejercer dicha labor.

 

Parágrafo 2°. El Comité Asesor a solicitud de uno o varios de sus miembros, podrá convocar en calidad de invitados especiales con derecho a voz, pero sin voto, a personas especializadas en temas específicos para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones. En todo caso, los invitados las deberán guardar confidencialidad sobre los temas consultados y la información presentada.

 

Puede asistir igualmente, en calidad de invitados, cualquier servidor público o particular con experiencia en los temas a tratar en el orden del día.

 

Artículo 12°.- Funciones. Son funciones del Comité Asesor:

 

1. Avalar el contenido, estructura y alcance del Documento de Proyecto CGLU.

 

2. Orientar la adopción de buenas prácticas en relación con los lineamientos y estrategias establecidas por el Comité Directivo.

 

3. Propender por el control, responsabilidad pública y transparencia de las acciones derivadas de la realización del V Congreso.

 

Artículo 13°.- Reuniones. El Comité Asesor deberá reunirse ordinariamente el primer miércoles de cada mes, en el Despacho del/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá; y extraordinariamente cuando sus miembros así lo dispongan.

 

Artículo 14°.- Decisiones. Las decisiones del Comité Asesor, se tomarán por deliberación y deberán contar con la mayoría simple del total de los votos de los miembros del Comité, las cuales constarán en actas.

 

Artículo 15°.- Actas del Comité Asesor. De cada reunión que adelante el Comité Asesor, se elaborará una acta, la cual estará a cargo de la Coordinación general CGLU, quien una vez efectuada y firmada la remitirá a la Dirección Distrital de Relaciones Internacionales - DDRI, con el fin de ser archivas en dicha dependencia.

 

CAPÍTULO III.

 

DE LA COORDINACIÓN GENERAL CGLU

 

Artículo 16°.- Objeto. La Coordinación General es la instancia encargada de gestionar e interlocutar con el/la Alcalde/sa Mayor y el Gabinete Distrital sobre las orientaciones políticas del proyecto; así como liderar el desarrollo temático y conceptual del V Congreso Mundial de Ciudades y gobiernos Unidos, y ejercer seguimiento al equipo de trabajo CGLU en los aspectos integrales de la Organización general del Congreso.

 

Se constituye como la "contrapartida técnica" como punto de referencia para la coordinación general del evento en sus dimensiones logísticas, programáticas e institucionales. Es el contacto diario del Secretariado Mundial de CGLU

 

Artículo 17°.- Integración. La Coordinación General CGLU estará integrada así:

 

1. El/la Director/a de la Dirección Distrital de Relaciones Internacionales - DDRI de la Secretaria General.

 

2. El/la Subdirector/a de Asuntos Internacionales de la Secretaria General

 

3. El/la Subdirector/a de Proyección Internacional de la Secretaria General

 

Artículo 18°.- Funciones. La Coordinación General CGLU tendrá las siguientes funciones:

 

1. Diseñar / Definir el plan de acción de la etapa previa, durante y post al V congreso mundial de Ciudades y gobiernos locales unidos

 

2. Organizar/ articular y ejecutar la estructura administrativa, legal, financiera que garantice la realización del V congreso mundial de Ciudades y gobiernos locales unidos

 

3. Dirigir/Guiar/Orientar el equipo de trabajo dispuesto para el proyecto CGLU

 

4. Coordinar los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos dispuestos para la realización del V congreso mundial de Ciudades y gobiernos locales unidos

 

5. Establecer los mecanismos de seguimiento, control y evaluación de desempeño del proyecto CGLU, con el propósito de garantizar el cumplimiento de los objetivos previstos para el V congreso mundial de Ciudades y gobiernos locales unidos

 

6. Garantizar el cumplimiento de los objetivos políticos del evento.

 

7. Hacer seguimiento a los acuerdos suscritos entre las entidades distritales.

 

8. Propiciar la comunicación y coordinación oportuna, objetiva y directa entre la Dirección Distrital de Relaciones Internacionales, las dependencias de la Secretaría  General, el equipo de trabajo del proyecto CGLU, y el Secretariado Mundial de CGLU.

 

Artículo 19°.- Líneas de Acción de la Coordinación General CGLU. La Coordinación General CGLU deberá enmarcar las funciones a desarrollar de conformidad con lo dispuesto en  el presente Decreto, dentro de las siguientes líneas temáticas:

 

1. Línea de Acción Política.

 

* Velar por el cumplimiento de los objetivos políticos del V Congreso mundial de ciudades y gobiernos locales 2016

 

* Hacer seguimiento y brindar los informes al Comité Asesor y al Órgano Rector

 

* Ejercer interlocución con el Comité Asesor del Proyecto CGLU

 

2. Línea de Acción Temática.

 

* Aprobar la agenda temática de acuerdo con lo que ordene el Comité Asesor

 

* Velar por la participación de los diferentes actores y sectores en la construcción de la agenda temática.

 

3. Línea de Acción Administrativa, Financiera y Legal.

 

* Hacer seguimiento al Comité Técnico del / los convenios en marco del Proyecto CGLU

 

* Hacer seguimiento a los contratos suscritos en el marco del Proyecto CGLU

 

Artículo 19°.- Seguimiento.- La Coordinación General CGLU realizará el seguimiento en dos ámbitos al proyecto CGLU, uno Ejecutivo y el otro Operativo.

 

1. En el ámbito Ejecutivo realizará seguimiento a los objetivos, a los retos, a los ejes temáticos y a las estrategias de trabajo.

 

2. El ámbito operativo realizará seguimiento a la agenda académica, a las alianzas comerciales, estratégicas, comunicacionales, de relaciones públicas, operativas, logísticas, administrativas, financieras, legales y el relacionamiento internacional del proyecto.

 

Parágrafo 1° -. Periodicidad en el seguimiento. La Coordinación General CGLU realizará dos (2) veces al mes reuniones de seguimiento Ejecutivo.

 

La Coordinación General CGLU se reunirá mínimo dos (2) veces al mes ó cada vez que el Director / a de la DDRI lo consideren necesario, para realizar seguimiento operativo a los avances que se presenten por parte de los profesionales del Equipo de trabajo del Proyecto CGLU.

 

La Coordinación General CGLU, reportará cada dos meses al/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, los avances y el estado del proyecto CGLU, de forma integral y ejecutiva, de manera tal, que dé cuenta de cada una de las líneas de acción y los ejes definidos en el documento proyecto CGLU.

 

Parágrafo 2°. - Mecanismos de Seguimiento de la Coordinación General CGLU. La Coordinación General CGLU dispondrá de los siguientes mecanismos para realizar el seguimiento a los ámbitos ejecutivo y operativo de la siguiente manera:

 

a) Plan de trabajo de la Coordinación General CGLU

 

La Coordinación General CGLU establecerá cronograma general de seguimiento al proyecto CGLU, para cada vigencia.

 

b) Herramienta de Seguimiento de la Coordinación General CGLU

 

La Coordinación General CGLU realizará el seguimiento a las actividades, compromisos y tareas que se deriven de cada reunión de seguimiento, así como de los productos y entregables resultado de los convenios y contratos asociados al proyecto CGLU, mediante la Matriz de Control a cargo de la DDRI.

 

Articulo 20°.- Lineamientos para el registro, revisión y actualización de la herramienta de seguimiento: El registro, revisión y actualización del seguimiento estará a cargo de la Coordinación General CGLU

 

El Equipo de trabajo de CGLU, serán los responsables del reporte de la información en dicha herramienta.

 

De la información reportada deberá dejarse soporte y/o evidencia que muestra la realización o ejecución de la tarea, actividad o compromiso.

 

Artículo 21°.- Actas. De cada reunión de la Coordinación General CGLU, se elaborará un acta, la cual estará a cargo de la DDRI, quien se encargará de su levantamiento y registro de asistencia, con el propósito de actualizar la matriz de seguimiento dispuesta para tal fin, una vez elaboradas serán archivas en la carpeta que para el efecto se disponga.

 

CAPÍTULO IV.

 

DEL EQUIPO DE TRABAJO CGLU

 

Artículo 22°.- Objeto. Es el equipo de profesionales responsables de la ejecución de los planes de acción, estrategias, en los aspectos técnicos y operativos que conllevan a la realización del V congreso mundial de gobiernos locales unidos

 

Artículo 23°.- Integración. El equipo de trabajo CGLU estará integrado así:

 

1. Dos (2) Asesores/as del despacho de la Secretaria general

 

2. Ocho (8) Profesionales de planta temporal de la DDRI y sus respectivas Subdirecciones

 

3. Ocho (8) Profesionales de prestación de servicios dispuestos por la DDRI y la Secretaria General

 

Artículo 24°.- Funciones. Son funciones del Equipo de Trabajo CGLU:

 

1. Ejecutar el plan de acción de la etapa previa, durante y post al V congreso mundial de Ciudades y gobiernos locales unidos.

 

2. Ejecutar los aspectos estructurales del proyecto en los temas técnicos, administrativos, presupuestales y temáticos, entre otros, dispuestos por la Coordinación general de CGLU

 

3. Articular y promover la participación de las distintas dependencias al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.

 

4. Gestionar la logística así como la gestión interinstitucional para atender la preparación, organización y desarrollo del V Congreso Mundial de CGLU en la ciudad de Bogotá, D.C., y

 

5. Todas las demás que disponga la coordinación General CGLU en aras de garantizar la realización del V congreso mundial de ciudades y gobiernos locales 2016

 

 Artículo 25°.- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el Decreto 419 de 2014  y las disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dado en Bogotá D.C., a los 11 días del mes de noviembre del año 2014

 

GUSTAVO PETRO URREGO

 

Alcalde Mayor

 

MARTHA LUCIA ZAMORA ÁVILA

 

Secretaria General

 Nota: Publicado en el Registro Distrital 5470 de noviembre 12 de 2014