RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 24664 DE 2015

(Abril 8)

“Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición del Instituto de Desarrollo Urbano - IDU”.

EL  SUBDIRECTOR GENERAL JURIDICO DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO IDU,

de conformidad con lo dispuesto en  los Acuerdos 001 y 002 del 3 de febrero de 2009 expedidos por el Consejo Directivo y en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 1716 de 2009 y demás normas aplicables y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 446 de 1998, artículo 75, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos niveles, deben integrar un Comité de Conciliación.

Que el Decreto Nacional 1716 de 2009 (Mayo 14) “Por el cual se reglamenta el Artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001”, estableció entre otros asuntos, la integración y las funciones del Comité de Conciliación, y entre ellas, la de que cada entidad debe dictar su propio reglamento.

Que mediante Resolución No. 0271 del 23 de marzo de 1999, expedida por el Director General del IDU, se creó el Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición del Instituto de Desarrollo Urbano IDU.

Que mediante la Resolución No. 22477 del  30 de mayo de 2014, por la cual se modifica y actualiza el Sistema de Coordinación Interna del IDU, se  reguló en el Capítulo IV, artículos 16, 17, 18 y 19 el objeto, funciones, integrantes, sesiones y votaciones del Comité de Conciliación.

Que los miembros del Comité de Defensa Judicial Conciliación y Repetición en sesión del 8 de abril de 2015, adoptaron el Reglamento Interno del mismo.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ASPECTOS GENERALES DE LA CONCILIACIÓN

ARTÍCULO PRIMERO: Adopción. Adóptese con la presente Resolución el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición del Instituto de Desarrollo Urbano.

ARTÍCULO SEGUNDO: Objetivo. El presente Reglamento fija las políticas que deberán aplicarse en el Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Entidad.

ARTÍCULO TERCERO: Definición. Para los efectos de esta Resolución, se entiende por Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición, “Una instancia Administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre Prevención del Daño Antijurídico y Defensa de los intereses del Instituto de Desarrollo Urbano”.

Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité”. (Artículo 16 Decreto 1716 de 2009).

ARTÍCULO CUARTO: De los principios orientadores. Los miembros del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición del IDU y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la Constitución Política artículo 209 y del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – CPACA artículo 3; entre otros, legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTÍCULO  QUINTO: De las Funciones del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición del IDU:

a) Formular y ejecutar políticas de Prevención del Daño Antijurídico.

b) Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Entidad.

c) Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Instituto, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado

d) Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

e) Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

f) Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

g) Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

h) Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

i) Expedir su propio reglamento.

j) Las demás que se establezcan en las normas vigentes relacionadas con la materia.

ARTÍCULO SEXTO: Integrantes e invitados(as) permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus integrantes permanentes:

a) El (la) Director(a) General del Instituto o su delegado;

b) El (la) Subdirector(a) General Jurídico(a), quien lo presidirá;

c) El (la) Director Técnico(a) de Gestión Judicial, quien ejercerá la Secretaría Técnica;

d) El (la) Director(a) Técnico(a) Administrativo(a) y Financiero(a), como servidor público designado(a) por la Dirección General, y

e) El (la) Director(a) Técnico(a) de Gestión Contractual, como servidor público designado(a) por la Dirección General.

PARÁGRAFO 1: Los ordenadores del gasto se consideran integrantes permanentes del Comité de Conciliación, tendrán voz y voto, pero asistirán solamente cuando los temas a desarrollar en cada sesión tengan relación con los asuntos a su cargo de lo cual deberán ser informados previamente por la Secretaría Técnica.

PARÁGRAFO 2: Concurrirán sólo con derecho a voz los servidores públicos que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del Instituto en cada proceso y el (la) Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

Igualmente el Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios(as) y contratistas que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos distritales serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

PARÁGRAFO 3: El Comité podrá invitar a sus sesiones a un servidor público de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (antes Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior), quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones con derecho a voz.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Sesiones y votaciones: El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos (2) veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.

Presentada la petición de conciliación ante el Instituto, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple. 

Para la contabilización de los votos se tendrá en cuenta la delegación que realice el Director General en otro miembro permanente del Comité de Conciliación, quién  podrá votar en su calidad de delegado y en su calidad de miembro permanente.

ARTÍCULO OCTAVO. Asistencia. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el  Director(a) General del Instituto de Desarrollo Urbano (IDU).

ARTÍCULO NOVENO. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. Los miembros del Comité deben actuar con imparcialidad y autonomía, razón por la cual deben atender lo establecido en los artículos 11 y 12 la Ley 1437 de 2011, CPACA relativos al conflictos de interés y causales de impedimento y recusación, y al Trámite de los mismos.

ARTÍCULO DÉCIMO. Participación de la Oficina de Control Interno. El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno participará en calidad de observador en las sesiones del Comité de Conciliación las disposiciones relativas a dicho Comité.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Convocatoria. De manera ordinaria o extraordinaria, el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité convocará a través de medios idóneos, a los integrantes del Comité de Conciliación, con mínimo tres (3) días de anticipación, indicando día, hora, lugar de la reunión, el respectivo Orden del Día.

Así mismo, extenderá la invitación a los(as) funcionarios(as) o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité, dos días antes de su realización.

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el (la) abogado (a) a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno (a) de los(as) miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, indicando las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciéndola llegar a la sesión del Comité.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el (la) Presidente(a) del Comité instalará la sesión.

A continuación, el (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité informará al (la) Presidente (a) sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del (la) Presidente (a).

Los (as) apoderados (as) harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar, por parte de alguno de los miembros del Comité.

Una vez se haya surtido la presentación, los (las) miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los (as) apoderados (as) de la entidad.

La deliberación del caso por parte del Comité se efectuará en 30 minutos, los cuales podrán ser prorrogados si así lo estima la mayoría de los miembros asistentes.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el (la) Secretario (a) Técnico (a) procederá a preguntar a cada una de los (las) integrantes el sentido de su voto.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el (la) Secretario (a) Técnico (a) informará al (la) Presidente (a) que todos los temas han sido agotados, procediendo el (la) Presidente (a) a levantar la sesión.

PARÁGRAFO PRIMERO.  Actas. Las actas de las sesiones del Comité serán elaboradas por el Secretario (a) Técnico (a) conforme las disposiciones que se indican más adelante.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Sesiones Virtuales.  El Comité de Conciliación podrá: “deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios”. (Artículo 63 Ley 1437 de 2011).

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará y decidirá con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes y las decisiones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará constancia en el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente.

ARTÍCULO  DÉCIMO SEXTO. Elaboración y presentación de fichas e informes. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la exposición de los casos sometidos a estudio, el (la) abogado (a) que tenga a cargo la presentación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previa a su presentación y satisfacer los requisitos de forma, lo que incluye la firma del apoderado, y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo del SISTEMA DE INFORMACION DE PROCESOS JUDICIALES DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA – SIPROJ-.

Los (as) apoderados (as) de la entidad en el momento de recomendar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001, Ley 1437 de 2011 y Ley 1474 de 2011 y 1563 de 2012, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que regulen la materia.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO.  Fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el (la) abogado (a) que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través del Sistema de Información de Procesos Judiciales – SIPROJWEB.

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía.  En caso cumplirse las condiciones dispuestas en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, los apoderados deben obrar conforme lo dispuesto en el artículo 27 del Decreto Nacional 1716 del 2009, es decir, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

Cuando no se cumplan los requisitos del artículo 19 de la Ley 678 de 2001, el apoderado presentará la justificación por escrito.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. Informes de gestión del Comité de Conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3 del artículo 20 del Decreto Nacional 1716 de 2009, el (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité deberá preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será remitido en los meses de junio y diciembre a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia de acuerdo al formato destinado para este fin.

ARTÍCULO VIGÉSIMO. Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. Se remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, reporte en los meses de junio y diciembre, el cuál debe cumplir con lo estipulado en el Artículo 28 del Decreto Nacional 1716 de 2009.

ARTÍCULO VIGÉSIMO  PRIMERO. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el Director Técnico de Gestión Judicial, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el(la) Presidente (a) y el (la) Secretario (a) del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Representante Legal del Ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Informar al coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices establecidas en el SIPROJ.

7. Coordinar el archivo y control de las actas del comité así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB.

8. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

PARÁGRAFO ÚNICO. La designación o el cambio del Secretario Técnico o de alguno de los integrantes del Comité de Conciliación deberán ser informados a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a través de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los (as) asistentes y las decisiones adoptadas por los (as) miembros permanentes.

Las fichas técnicas debidamente suscritas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Dirección Técnica de Gestión Judicial.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité.

ARTÍCULO VIGÉSIMO  CUARTO. Asistencia de apoderados(as) de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del (la) apoderado (a) de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los (as) miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

ARTÍCULO  VIGÉSIMO QUINTO.  Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse al menos dos veces al año, para analizar, estudiar, evaluar las causas que originaron demandas y sentencias en contra de la entidad, con  el fin de discutir y aprobar Políticas de Prevención del Daño Antijurídico.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO.  Publicación. La Dirección Técnica de Gestión Judicial, tramitará la publicación en la página web del Instituto de Desarrollo Urbano las Actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los Agentes del Ministerio Público, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO. Vigencia y derogatorias. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá D.C. a los ocho 8 días del mes de abril del año 2015.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

GUSTAVO ADOLFO SALAZAR HERRÁN

Subdirector General Jurídico

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5584 de abril 30 de 2015