RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN SDH-000270 DE 2015

(Octubre 23)

“Por la cual se expiden lineamientos para la asignación, uso, administración y control de los vehículos del parque automotor de la Secretaría Distrital de Hacienda”.

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA (E)

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 15 del Decreto Distrital 130 de 1978 y en el literal n) del artículo 4 del Decreto Distrital 545 de 2006, modificado por el artículo 2 del Decreto Distrital 499 de 2009, en armonía con el artículo 78 del Decreto 601 de 2014 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2.8.4.1.1 del Decreto 1068 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público”, donde se compila el Decreto Nacional 1737 de 1998, establece medidas para las entidades territoriales, así: “Las entidades territoriales adoptarán medidas equivalentes a las aquí dispuestas en sus organizaciones administrativas”.

Que en lo relativo al uso de los vehículos de propiedad de la Administración Central del Distrito Capital, las entidades del Distrito se rigen por lo dispuesto en el Decreto Distrital 130 de 1978, reglamentado por la Resolución 070 de 1996 expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que mediante Resolución 419 de 2004, el Secretario Distrital de Hacienda expidió el reglamento para la utilización del parque automotor en la Entidad.

Que a la luz de lo dispuesto en el artículo 4, literal n) del Decreto 545 de 2006, modificado por el artículo 2 del Decreto Distrital 499 de 2009, son funciones del Secretario Distrital de Hacienda, entre otras, organizar el funcionamiento de la entidad, proponer ajustes a la organización interna y demás disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos internos, función que se encuentra contemplada en el literal o del artículo 4 del decreto 601 de 2014.

Que en virtud de los principios que caracterizan la actuación administrativa contenidos en la Ley 1437 de 2011, es necesario actualizar los procesos y procedimientos de la entidad y en concordancia, las políticas y medidas para la eficiente asignación, uso, administración de los recursos de la Secretaría de Distrital de Hacienda, dentro de los que se encuentra el parque automotor.

RESUELVE:

Artículo 1.  Las disposiciones contenidas en la presente Resolución regulan la asignación, uso, coordinación y administración de los vehículos de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda y la actividad de sus conductores, y son aplicables a todas las dependencias que conforman su estructura orgánica y a los servidores públicos que en virtud de sus funciones den uso a los vehículos pertenecientes a la Entidad, los administren o los conduzcan.

Artículo 2. Las actuaciones de quienes intervengan en la asignación, manejo, uso y control de los vehículos se desarrollarán de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad, oportunidad y mínimo riesgo, de conformidad con los postulados que rigen la gestión pública. Igualmente, se apoyarán en las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las normas de tránsito y las demás que le sean aplicables.

Los vehículos de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda, deberán utilizarse única y exclusivamente como herramienta para el cumplimiento de los fines institucionales.

Artículo 3. El parque automotor, propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda, está conformado por vehículos para transporte de pasajeros y para transporte de carga.

Los vehículos para transporte de pasajeros deben utilizarse para los siguientes fines:

1. Transporte del personal directivo, de acuerdo con las disposiciones de la presente Resolución.

2. Transporte de servidores públicos que requieran, en cumplimiento de los objetivos institucionales, el desplazamiento fuera del lugar de trabajo, siempre que exista disponibilidad para la prestación del servicio.

Los vehículos para transporte de carga deben utilizarse para atender las necesidades propias de la operación de la Entidad, tales como el traslado de bienes muebles, papelería y útiles de oficina entre sedes, Supercades, Ferias de Servicio y otras locaciones.

Artículo 4.  El servicio de transporte prestado por vehículos de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda tendrá cobertura geográfica a nivel local, dentro del perímetro del Distrito Capital.

En el evento de requerirse la prestación del servicio fuera del Distrito Capital, el usuario deberá presentar ante la Subdirección Administrativa o la oficina que haga sus veces, la solicitud motivada del requerimiento, en el formato dispuesto para tal fin, con la antelación mínima de tres (3) días hábiles, la cual deberá ser avalada por el Subsecretario  o quien haga sus veces.

Artículo 5. La coordinación, administración y control de los vehículos propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda será responsabilidad de la Subdirección Administrativa o la oficina que haga sus veces.  Será esta dependencia la encargada de garantizar que los conductores y los vehículos presten el servicio de transporte para los usos autorizados y dentro de los lineamientos establecidos en la presente Resolución, para el efecto realizará las siguientes actividades:

1. Verificar que los conductores cumplan las normas contempladas en esta Resolución y demás disposiciones internas.

2. Conceder al conductor el tiempo necesario para que éste rinda, en caso de choques y daños, los informes necesarios para las demás diligencias a que haya lugar.

3. Proveer a los vehículos de gasolina, líquido de frenos, y demás insumos requeridos para su mantenimiento y correcto funcionamiento.

4. Garantizar el buen mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos y proveerlos de los repuestos necesarios de acuerdo con la programación de estos servicios, los manuales de mantenimiento y las necesidades del vehículo.

5. Gestionar el suministro del equipo de seguridad vial necesario al conductor y exigirle a éste que lo mantenga dentro del vehículo.

6. Coordinar con las dependencias, la prestación de servicios de transporte.

7. Llevar un inventario actualizado de cada vehículo de la Secretaría Distrital de Hacienda donde se consigna el manejo, custodia o administración y las anotaciones históricas de todo suceso relacionado con el automotor. Dicho archivo incluye datos tales como reparaciones, daños, herramientas, conductor que lo tiene a su cargo entre otros.

Artículo 6. El servicio de transporte del personal Directivo, se prestará teniendo en cuenta la asignación de un vehículo para el servicio de cada uno de los siguientes despachos o los que hagan sus veces:

1. Secretaría Distrital de Hacienda

2. Subsecretaría

3. Dirección Distrital de Impuestos

4. Dirección Distrital de Presupuesto

5. Dirección Distrital de Tesorería

6. Dirección Estadísticas y Estudios Fiscales

7. Dirección Distrital de Crédito Público

8. Dirección Distrital de Contabilidad

9. Dirección Jurídica

10. Dirección de Gestión Corporativa

11. Dirección de Sistemas e Informática

Artículo 7. La prestación del servicio de transporte al personal directivo se sujetará a los siguientes parámetros:

1. Se garantizará el servicio de transporte permanente para los directivos, desde y hasta su domicilio y durante la jornada laboral. 

2. La entidad no asumirá gastos de parqueadero externo. Corresponde al Directivo con cargo a sus gastos de representación cubrir el valor del estacionamiento del vehículo mientras esté prestándole servicio.

3. La entidad no asumirá gastos de peajes o costos accesorios cuando el lugar de residencia del Directivo o conductor se encuentre fuera del perímetro urbano. Corresponde al funcionario asumir estos gastos.

4. Cuando el vehículo no se encuentre en uso por parte del directivo, la Subdirección Administrativa podrá coordinar, previo acuerdo con el Despacho al cual se encuentra asignado el vehículo, la prestación de servicios a diferentes dependencias con los vehículos institucionales.

Artículo 8. La prestación del servicio de transporte a servidores públicos que no pertenecen al nivel directivo, pero que requieran, en cumplimiento de los objetivos institucionales, el desplazamiento fuera del lugar de trabajo, deberá solicitarse con antelación mínima que establezca la Subdirección Administrativa.  Así mismo se prestará el servicio de transporte de carga.

Los requerimientos de transporte urgentes estarán sujetos a la disponibilidad de los vehículos.

Artículo 9. En los servicios de transporte prestados en vehículos de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda, se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Una vez finalizado el servicio previamente autorizado, el vehículo será parqueado en las instalaciones de la Secretaría Distrital de Hacienda y el conductor tiene la obligación de reportarse ante la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces al llegar a la Entidad. La Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces, verificará la disponibilidad de los vehículos de acuerdo con el control de acceso instalado a la entrada del parqueadero.

2. Si el servicio termina después de las 8:00 p.m. del día viernes, el vehículo deberá estar parqueado en las instalaciones de la Secretaría Distrital de Hacienda a más tardar a las 10:00 a.m. del día sábado.

3. Cuando el servicio de transporte termine antes de las 8:00 p.m. en días hábiles, el conductor deberá regresar y parquear el vehículo en las instalaciones de la Secretaría Distrital de Hacienda. Si el servicio de transporte culmina después de las 8:00 p.m., el vehículo podrá ser estacionado en un parqueadero cercano al sitio de residencia del conductor, bajo su responsabilidad.

4. Por regla general, los vehículos de la Secretaría Distrital de Hacienda permanecerán inmovilizados los días no laborales en los parqueaderos de la Entidad. El conductor podrá retirarlo desde las 5:30 pm del día no hábil anterior al día laboral.

5. En el caso de que una dependencia requiera del servicio de transporte en días no laborales para el cumplimiento de funciones propias de la Entidad, el jefe de la dependencia deberá tramitar autorización ante la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces para la respectiva asignación del servicio.

Artículo 10. Además de las contenidas en el manual de funciones del cargo, son obligaciones del conductor las siguientes:

1. Recibir el vehículo junto con sus elementos de seguridad vial y herramientas, los cuales quedarán en el listado de bienes devolutivos del inventario a su cargo, lo que lo compromete como directo responsable de la custodia y el cuidado del mismo.

2. Verificar antes de iniciar el servicio, que el vehículo se encuentra en perfecto estado técnico mecánico, legal, de presentación (aseo) y que sus condiciones son las óptimas para la prestación de los servicios programados.

3. Atender con puntualidad, tolerancia, y de manera respetuosa y diligente los diferentes requerimientos que las autoridades competentes llegasen a hacer en el curso del tiempo que dure la prestación de los servicios.

4. Utilizar el vehículo solo para las actividades oficiales autorizadas.

5. Informar oportunamente a la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces cualquier novedad sobre la situación mecánica y de ajuste del vehículo, con el fin de ser corregida y así tener la disponibilidad constante del vehículo.

6. Informar oportunamente a la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces para efectuar las rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo a su cargo, que sean necesarias con el fin de garantizar las condiciones óptimas de operación.

7. Sujetarse estrictamente al destino de su servicio, salvo en los casos en que por fuerza mayor se requiera algún cambio de trayectoria.

8. Asegurarse de portar y mantener actualizada toda la documentación para la normal movilización del vehículo, y disponer de las autorizaciones expedidas por los funcionarios competentes para transportes u operaciones específicas.

9. Portar todos los elementos de seguridad vial requeridos y las herramientas necesarias para atender las emergencias en el recorrido. No se podrá hacer uso del vehículo si no se cumple con los anteriores requisitos.

10. Cumplir con las obligaciones contenidas en el Código Nacional de Tránsito Terrestre. Las infracciones impuestas por autoridad competente por el incumplimiento de las normas vigentes serán de su exclusiva responsabilidad.

11. Cumplir estrictamente el manual de parqueaderos de la Secretaría Distrital de Hacienda.

12. Informar a la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces sobre las sanciones que le sean aplicadas por las autoridades de tránsito.

13. Mantener el vehículo con el suficiente aprovisionamiento de combustible, aceite, agua, líquido de frenos y hacerle los engrases periódicos necesarios.

14. Restituir el vehículo y sus implementos, en condiciones perfectas, salvo el deterioro causado por uso natural.

15. Informar inmediatamente a la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces, sobre cualquier accidente que sufra el vehículo detallando por escrito todo lo relacionado con las circunstancias que rodearon el hecho, haciéndolo con certeza y claridad de manera que se ajuste a lo ocurrido.

16. Permanecer en el lugar del accidente, si ello es posible, hasta que las autoridades de tránsito levanten el croquis. Proveerse de dicho croquis para efectos de reclamación ante la Compañía de Seguros y presentarlo oportunamente.

17. Conocer el lineamiento establecido por la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces para la atención de accidentes o incidentes de tránsito.

Artículo 11. A los conductores al servicio de la Secretaría Distrital de Hacienda les está prohibido:

1. Permitir a otras personas o servidores públicos de la entidad el manejo del vehículo asignado, salvo que por estrictas razones de fuerza mayor o caso fortuito el directivo a quien está asignado el vehículo o el Subdirector Administrativo lo autorice expresamente.

2. Abandonar el vehículo, salvo en situaciones especiales debidamente comprobadas que exijan el desplazamiento a pie del conductor, como en los casos de diligencias oficiales en ejercicio de su servicio, de atención a lesionados o de reparaciones requeridas para solucionar problemas mecánicos.

3. Conducir el vehículo bajo el influjo de bebidas embriagantes, sustancias tóxicas, o alucinógenos.

4. Emplear el vehículo para cualquier actividad ilícita.

5. Utilizar el vehículo fuera del horario de trabajo, sin tener autorización para ello.

6. Usar el vehículo para enseñar a conducir a una persona.

7. Transportar en el vehículo un número de personas superior al indicado en la matrícula.

8. Transportar elementos que superen el peso de carga permitido para el vehículo en la respectiva licencia o matrícula.

9. Transportar elementos cuyo volumen impida la visibilidad del conductor o afecten el normal desplazamiento del vehículo.

10. Realizar o permitir reparaciones a los automotores sin la autorización respectiva.

11. Operar un vehículo en el que se detecten anomalías o fallas mecánicas evidentes.

12. No guardar el vehículo en estacionamientos adecuados.

13. Permitir que personas no autorizadas por el directivo viajen en el vehículo.

14. Usar los vehículos para fines personales, proselitistas, políticos o religiosos.

15. Transportar particulares o familiares no autorizados en el cumplimiento del servicio en vehículo de la institución.

Artículo 12. Un conductor puede negarse a prestar un servicio o suspender la operación del mismo en los siguientes casos:

1. Cuando el vehículo asignado no reúna las condiciones técnico-mecánicas de seguridad y funcionamiento, así como los documentos necesarios para su movilización.

2. Cuando los pasajeros consuman dentro del vehículo licor o sustancias tóxicas o alucinógenas.

3. Cuando se pretenda usar el vehículo para fines diferentes al autorizado.

4. Cuando después de dar un tiempo de espera prudencial de veinte (20) minutos según la programación, no se presenten las personas usuarias del servicio de transporte a servidores públicos que no pertenecen al nivel directivo. En tal caso deberá reportarse como disponible ante la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces.

Parágrafo. En caso de presentarse alguna de estas situaciones, el conductor deberá informar sobre el hecho en forma inmediata a la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces.

Artículo 13. Son deberes de todos los servidores públicos (directivos y no directivos) usuarios de los servicios de transporte prestados por vehículos de la Secretaría Distrital de Hacienda:

1. Tener un adecuado comportamiento durante el tiempo de duración del servicio.

2. Dar uso al servicio para la actividad programada.

3. Transportar únicamente elementos cuyo volumen no impida la visibilidad del conductor o afecten el normal desplazamiento del vehículo.

4. Abstenerse de llevar bienes u objetos que no se requieran durante la actividad que motiva el servicio.

5. Abstenerse de portar o consumir licores o sustancias tóxicas o alucinógenas durante el viaje.

6. Informar a la Subdirección Administrativa o la Oficina que haga sus veces cualquier irregularidad presentada con el vehículo o el conductor, con el fin de tomar los correctivos inmediatos del caso.

7. Firmar la planilla de registro de horas de servicio, indicando el cumplimiento de la prestación del servicio a la terminación del mismo. Los usuarios que no pertenecen al nivel directivo deberán consignar la información allí descrita, lo mismo que hacer las observaciones que sean del caso y si es preciso anexar un informe.

8. Validar con su firma la planilla de relación de horas extras causadas durante el desarrollo del servicio si a ellas hubo lugar.

Artículo 14. Un usuario puede negarse a utilizar el servicio en los siguientes casos:

1. Cuando aprecie que el vehículo asignado no reúne las condiciones técnico-mecánicas de seguridad y funcionamiento.

2. Cuando el conductor del vehículo no se encuentre en las condiciones óptimas para la prestación del servicio o si actúa de manera que atente contra la seguridad física de los usuarios o terceros.

Artículo 15. Los conductores que tienen a su cargo la custodia de los vehículos del parque automotor de la entidad son responsables por los daños que se causen a éstos, en los siguientes casos:

1. Cuando utilicen el vehículo fuera del horario habitual de labores o de la ruta establecida, sin la debida autorización.

2. Cuando utilicen el vehículo para fines distintos a los del servicio del servidor público al cual está asignado, sin la correspondiente autorización.

3. Cuando se encuentren bajo el influjo de bebidas embriagantes, sustancias tóxicas o alucinógenas o que alteren el sistema nervioso central.

4. Cuando se utilice el vehículo para transportar materiales explosivos, inflamables o peligrosos.

5. Cuando exceda la velocidad permitida o desatienda las señales de tránsito.

6. Cuando se produzca un accidente de tránsito o daño por desatención de las normas de tránsito o como resultado del deficiente mantenimiento del vehículo.

7. Cuando no tenga licencia de conducción vigente que lo autoriza para conducir vehículos de acuerdo con la categoría y condiciones requeridas por las normas vigentes de tránsito.

8. Cuando incurra en cualquiera de las causales sobre prohibiciones u omita el cumplimiento de las obligaciones contempladas en la presente Resolución.

Artículo 16. El incumplimiento de los deberes, las obligaciones y la violación de las prohibiciones establecidas en la presente Resolución será investigado en proceso disciplinario que se adelantará contra el servidor público responsable, en aplicación de la normatividad que regula la materia, sin perjuicio de la acción fiscal, civil o penal que contra él se pueda adelantar.

Artículo 17. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 419 de 2004 del Secretario Distrital de Hacienda.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

JOSÉ ALEJANDRO HERRERA LOZANO

Secretario Distrital de Hacienda (e.)

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5701 de octubre 26 de 2015.