RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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DIRECTIVA 003 DE 2016 (Noviembre 17) Derogada por la Directiva 004 de 2017 de la Secretaría Jurídica Distrital
En el marco de lo
señalado en el artículo 2 del Decreto Distrital No. 323 de 2016, "Por
medio del cual se establece la estructura organizacional de la Secretaría
Jurídica Distrital, y se dictan otras disposiciones", la Secretaría
Jurídica Distrital, es el ente rector en todos los asuntos jurídicos del
Distrito y tiene por objeto formular, orientar y coordinar la gerencia jurídica
del Distrito Capital en ejercicio de lo cual establece lineamientos, en materia
del procedimiento de reparto notarial de los actos que deban celebrarse por
medio de escritura pública, en los que intervengan las entidades del nivel
central o descentralizado del Distrito Capital. En relación con el
procedimiento de reparto notarial de los actos que deban celebrarse por medio
de escritura pública, el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el
artículo 13 de la Ley 1796 de 13 de julio de 2016, dispone: “Los actos de la Nación, los Departamentos y Municipios y, en general,
de todos sus organismos administrativos. institutos, empresas industriales y
comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de
escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una
Notaría, se asignarán equitativamente entre las que existan. La
Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento de
asignación, de modo que la Administración no establezca privilegios en favor de
ningún Notario. Cada una de las entidades sometidas al régimen establecido en la
presente disposición será responsable de dar cumplimiento al procedimiento y
dar asignación de los actos de escrituración en el círculo notarial que
corresponda en orden ascendente. Si versa sobre inmuebles deberá tener en
cuenta la ubicación de los mismos. La Superintendencia de Notariado y Registro
adelantará la vigilancia respectiva. Parágrafo 1° En las ciudades en las que haya más de un círculo
registral, la asignación de los actos escriturarios deberá efectuarse, en
tratándose de inmuebles, en las notarías que se ubiquen dentro de la
comprensión territorial del círculo registral correspondiente. Parágrafo 2°. Con observancia del inciso segundo del artículo 44 de la
Ley 1537 de 2012, el trámite especial de reparto notarial para los actos que
involucren la constitución de propiedad horizontal, constitución o
levantamiento de gravámenes, adquisición o trasferencia del derecho de
propiedad y adquisición o transferencia de inmuebles definidos como Vivienda de
Interés Social y Prioritaria donde comparezcan las entidades financieras del
Estado de orden nacional que otorguen o que otorgaron el crédito para la
adquisición de vivienda, será reglamentado por la Superintendencia de Notariado
y Registro, quien tendrá en cuenta para la asignación la ubicación del inmueble
y en su labor de control y vigilancia aplicará el criterio de equidad a fin de
no otorgar privilegios a ningún notario.” En desarrollo de la
anterior preceptiva legal, la Superintendencia de Notariado y Registro expidió
la Resolución No. 7769 de 21 de julio de 2016, mediante la cual reglamenta el
procedimiento de reparto notarial de los actos que deban celebrarse por medio
de escritura pública y en los que intervengan, entre otros, el Distrito Capital
y los organismos administrativos del sector descentralizado territorial y por
servicios. El procedimiento fija
las reglas tendientes a evitar y garantizar que los organismos y entidades de
Bogotá, Distrito Capital, no establezcan privilegios en favor de ningún
notario, dando prevalencia al criterio de equidad en la asignación de los actos
de escrituración. De ahí la necesidad de
acatar y dar estricto cumplimiento a la Resolución No. 7769 de 2016, toda vez
que los organismos y entidades distritales, son los directos responsables de
asignar los actos de escrituración y de ejecutar el procedimiento establecido en
la mencionada resolución. De conformidad con lo
anterior, las entidades del nivel central de la administración distrital como
las entidades descentralizadas, deberán tener en cuenta los siguientes
lineamientos para efectuar el reparto de los actos que se formalizan mediante
escritura pública, en armonía con lo dispuesto en la Resolución 7769 de 2016. I. REPARTO NOTARIAL EN LAS ENTIDADES DEL NIVEL CENTRAL 1) La entidad del nivel
central de la administración distrital que requiera del otorgamiento de un acto
que deba celebrarse por medio de escritura pública, y una vez disponga de la
documentación necesaria para el respectivo trámite notarial, deberá realizar el
correspondiente reparto notarial y para el efecto, de manera previa informará a
la Secretaria Jurídica Distrital para el respectivo acompañamiento. 2) La Secretaria
Jurídica Distrital informará a la entidad la fecha, lugar y hora de realización
de la diligencia de reparto. 3) A la diligencia de
reparto deberá asistir el Jefe de la Oficina de Control Interno de la entidad,
junto con un funcionario designado por el correspondiente Secretario Distrital
o Jefe del organismo respectivo. Por parte de la Secretaría Jurídica Distrital
asistirá el Jefe de la Oficina de Control Interno y un funcionario designado
para el efecto. 4) El acto de
escrituración sometido a reparto se asignará a cada notaría en estricto orden
ascendente. En el caso de que dos o más entidades intervengan en un acto de
escrituración, las mismas acordarán cuál de ellas participará en la diligencia
de reparto. 5) Para el evento de
ciudades donde exista más de un círculo registral, como es el caso de Bogotá,
la asignación se efectuará en las notarías que se encuentran ubicadas dentro de
la comprensión territorial del círculo registral correspondiente. Para el
efecto se debe consultar la información dispuesta en la página web de la
Superintendencia de Notariado y registro en el link "Distribución Reparto
Notarial". 6) Realizado el
reparto, la entidad u organismo del nivel central deberá formalizar la
diligencia de reparto mediante una constancia firmada por los jefes de las
Oficinas de Control Interno que participaron en la diligencia, la cual
contendrá la información de que trata el artículo 9 de la Resolución 7769 de
2016, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro. 7) El mismo día de la
diligencia de reparto, la entidad responsable del mismo, remitirá, vía correo
electrónico, la documentación prevista para el trámite al notario a quien se le
haya asignado el acto de escrituración, junto con la constancia de
formalización del reparto, cuya copia deberá protocolizarse en la respectiva
escritura pública. El notario deberá
manifestar de manera expresa y por este mismo medio a la entidad la recepción
de dicho reparto, a más tardar, el día siguiente al envío de la comunicación de
acuerdo al horario establecido en el Despacho Notarial correspondiente, so pena
de perder el respectivo reparto, sin que haya lugar a la restitución del turno.
8) De no recibirse
comunicación del Notario, en los términos establecidos en el párrafo anterior,
o de ser rechazado el reparto, la Entidad dará aviso a la Secretaría Jurídica
Distrital, para que se realice nuevamente el proceso de reparto a la Notaría
siguiente en orden ascendente. II. REPARTO NOTARIAL EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS. Al interior de cada
entidad u organismo descentralizado se deberá establecer el procedimiento de
reparto de los actos que deban celebrarse mediante escritura pública, siguiendo
las reglas establecidas en la Resolución 7769 de 2016, expedida por la
Superintendencia de Notariado y Registro. Cabe recalcar la
obligación para todas las entidades y organismos de Bogotá, Distrito Capital, responsables
del procedimiento de asignación de actos de escrituración, de remitir en
formato Excel a través del correo electrónico
informerepartonotarial@supernotariado.gov.co
a la Dirección de Administración Notarial, dentro de los primeros 5 días
de cada mes, un informe detallado de las asignaciones realizadas en el mes
inmediatamente anterior, el cual deberá contener la información prevista en el
artículo 5 de la Resolución 7769 de 2016. Cordialmente, DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO Secretaría Jurídica Distrital Elaboró: José Ignacio Córdoba Revisó y Aprobó: Gloria E. Martínez S. y Ana Lucy
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