RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 019 DE 2017

(Julio 13)

Dejada sin efectos por la Directiva 001 de 2021.

Para: SECRETARIOS, DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES, Y DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ, D.C., EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES/AS LOCALES, Y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO

De: SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL USO DE LAS PLATAFORMAS DE LA AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

Radicado:  2-2017-7828 del 13 de julio de 2017

Uno de los fines perseguidos por la contratación estatal es la "... continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. en este sentido, en aras de garantizar la eficiencia, transparencia y publicación de los actos administrativos, documentos, contratos, y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, el Gobierno Nacional, ha desarrollado el sistema Electrónico para la Contratación Pública — SECOP.

Mediante el Decreto Nacional 4170 de 2011, se determinó que la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente -, sería la encargada de desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), así como de desarrollar, implementar y difundir las políticas públicas, planes, programas, normas, instrumentos y herramientas que faciliten las compras y contratación pública del Estado y promuevan las mejores prácticas, la eficiencia, transparencia y competitividad del mismo, a fin de que se cumplan los principios y procesos generales que deben gobernar la actividad contractual de las entidades públicas.

Conforme lo anterior, Colombia Compra Eficiente implementó a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), dos módulos virtuales denominados Tienda Virtual del Estado Colombiano y SECOP II, que permiten a las entidades la contratación con principios de transparencia eficacia y eficiencia.

Por otro lado, la administración distrital mediante el Acuerdo 645 de 2016 y el artículo 42 del Acuerdo Distrital 657 de 2016 determinó que "Con el propósito de garantizar la transparencia en la contratación pública. las entidades de la Administración Distrital propenderán por la utilización del mecanismo de Colombia Compra Eficiente. "

Así mismo, mediante la Circular 001 de 2017 expedida por el Alcalde Mayor, y el "Compromiso para Adoptar el SECOP II en el Distrito Capital, por una Contratación Transparente" suscrito entre el Alcalde Mayor, los Secretarios de Despacho Cabeza de Sector y la Directora de la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, la Administración Distrital se ha comprometido a hacer uso de las herramientas tecnológicas para la contratación estatal, en especial de la plataforma transaccional SECOP II.

En este sentido, y en aras de garantizar el manejo adecuado de las plataformas de la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, las Entidades Distritales tendrán en cuenta, para la adquisición de sus bienes y servicios lo siguiente.

1. TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO

La Tienda Virtual del Estado Colombiano — TVEC es un portal web de comercio electrónico a través del cual las Entidades Estatales hacen las transacciones de los procesos de contratación vinculados a los Acuerdos Marco de Precios, instrumentos de Agregación de Demanda y adquisición de bienes en la modalidad de Mínima cuantía en Grandes Almacenes.

Para el uso de la TVEC, las Entidades Distritales deben recordar.

-Mantener actualizada la información de su Entidad y de sus usuarios.

-La autenticación en la TVEC con el nombre de usuario y la contraseña es una firma electrónica en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y las normas que Io reglamentan.

-Las transacciones en la TVEC pueden realizarse las 24 horas del día, no obstante, las transacciones que se realicen por fuera del horario hábil (8:00 a.m. — 5:00 p.m.) se entienden como realizadas el día hábil siguiente.

-Al momento de solicitar la cotización la Entidad Compradora debe incluir los gravámenes adicionales a los que están sujetos sus procesos de contratación.

-Las Entidades Compradoras deben cumplir con lo establecido en los Acuerdos Marco y los Contratos de Agregación de Demanda a través de los cuales adelantan procesos de contratación en la TVEC

-Las Entidades Compradoras deben contar con el certificado de disponibilidad presupuestal y autorización de vigencias futuras (cuando aplique) antes de expedir las órdenes de compra en la TVEC. Antes de la ejecución, deben hacer el registro presupuestal y tener en cuenta los tiempos de entrega y facturación para el trámite de flujo de caja.

-Para los procesos de contratación con gran almacén o grandes superficies en la TVEC, la Entidad Compradora debe diligenciar el formato de estudios previos y revisar los precios del catálogo para cada uno de los bienes que pretende adquirir para seleccionar el o los Grandes Almacenes que ofrecen el menor precio.

-Los precios de los bienes y servicios incluidos en el catálogo del Gran Almacén incluyen IVA e impuesto al consumo aplicable.

-El valor máximo de las transacciones realizadas en la TVEC entre Entidades Compradoras y el Gran Almacén debe ser el valor de la mínima cuantía de la respectiva Entidad. Para las Entidades de régimen especial el valor máximo será el definido en su manual de contratación.

-La Entidad Compradora es responsable de pagar las facturas al Gran Almacén dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la factura, o en el plazo establecido en el Acuerdo.

-La Entidad Compradora puede devolver un bien y solicitar su cambio cuando: i) el bien entregado no es el solicitado por la Entidad lo cual se entiende cuando el bien no cumple con las especificaciones y características técnicas dispuestas en el catálogo del Gran Almacén; ji) el bien tiene defectos visibles; o iii) el bien tiene defectos de funcionamiento.

-Las modificaciones, adiciones o la terminación de la Orden de Compra equivales a la modificación, adición o terminación de un contrato y, en consecuencia, la Entidad Compradora debe respetar la normativa aplicable, llegar a un acuerdo con el Proveedor y notificar la actuación a Colombia Compra Eficiente, presentar el soporte respectivo y adelantar el proceso establecido por la Agencia para darle publicidad en la Tienda Virtual.

-Colombia Compra Eficiente tiene la facultad de suspender el registro en la TVEC de las Entidades Compradoras en las siguientes circunstancias: i) incumplimiento de los Términos y Condiciones de Uso; ji) Incumplimiento de los Acuerdos Marco de precios o de los Contratos de Agregación de Demanda; iii) Mora en el pago de sus facturas por vencimiento de los treinta (30) días calendario; o iv) que hayan presentado mora en el pago de sus facturas en cuatro (4) oportunidades en un mismo año.

-Colombia Compra Eficiente puede cancelar sin previo aviso los usuarios que durante 6 meses no hayan hecho transacciones en la TVEC.

-2. PLATAFORMA TRANSACCIONAL "SECOP ll"

El SECOP ll es la nueva versión del SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea.

-Desde su cuenta, las Entidades Estatales (Compradores) pueden crear y adjudicar Procesos de Contratación, registrar y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los Proveedores también pueden tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los procesos y enviar observaciones y ofertas para el adecuado uso de la plataforma "SECOP II", las Entidades Distritales deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

-Efectuar el registro de la Entidad en la plataforma, y determinar los usuarios que actuaran en la misma como agentes de la Entidad. Los Usuarios del SECOP II son responsables de cualquier actuación efectuada con su Usuario, en consecuencia, deben mantener la confidencialidad de la información de su cuenta y su contraseña.

-Determinar el usuario administrador quien será el responsable de crear, configurar y autorizar a otros usuarios para acceder a la cuenta y hacer uso del SECOP ll.

-Las actuaciones de los Usuarios en el SECOP II comprometen a la Entidad Estatal o al Proveedor del cual son agentes. La autenticación del SECOP II, es decir, el nombre de usuario y la contraseña constituyen una firma electrónica en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y las normas que la reglamentan.

-El SECOP ll es accesible las veinticuatro (24) horas del día, todos los días del año.

-Las fallas en SECOP II no habilitan a las Entidades Estatales a interrumpir los plazos de un Proceso de Contratación.

-La información registrada en el SECOP II para adelantar Procesos de Contratación es pública, salvo las excepciones constitucionales o legales vigentes.

-Los Usuarios son responsables de contar con el conocimiento suficiente para el manejo del SECOP II y, en consecuencia, están obligados a buscar la capacitación que requieran para el efecto, para lo cual, la Secretaría Jurídica Distrital ha facilitado jornadas de capacitación al interior de las Entidades y jornadas de orientación para proveedores del Distrito Capital. Los futuros contratistas de prestación de servicios que pretendan suscribir contratos con las Entidades Distritales una vez se esté usando el SECOP ll, deberán efectuar el registro como proveedor en la plataforma.

-El Proveedor es responsable por la veracidad de la información registrada para la creación del Usuario.

-Los Usuarios reciben en la dirección de correo electrónico que informaron cuando se registraron en SECOP ll, notificaciones e información relacionada con los Procesos de Contratación y con la operación del SECOP ll.

-Colombia Compra Eficiente tiene el derecho de suspender o inactivar unilateralmente del SECOP II al Usuario que incumpla los Términos y Condiciones de Uso.

Finalmente, se recuerda a las Entidades Distritales que a través de la página web de Colombia Compra Eficiente https://www colombiacompra.qov.co, pueden acceder a los manuales y guías para el adecuado uso y correcta incorporación de los diferentes procesos contractuales de las Entidades en las plataformas.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

Secretaria Jurídica Distrital

Proyectó: Anyi Sharlyn Marín Camargo — Contratista

Revisó: Gloria Edith Martínez Sierra — Directora Distrital de Política e Informática Jurídica

Aprobó: William Antonio Burgos Durango — Subsecretario Jurídico Distrital