RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 049 DE 2018

 

(Marzo 31)

 

Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 026 del 05 de abril de 2018

 

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA METRO DE BOGOTÁ S.A.

 

En ejercicio de sus atribuciones legales y especialmente las conferidas en el artículo 47 de los Estatutos de la Empresa, Capítulo I del Acuerdo de Junta Directiva 02 de 2016 y el Acuerdo 02 de 2019 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Metro de Bogotá S.A.,

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante la Resolución No. 026 de 2018, la Empresa Metro de Bogotá S.A. adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, se conformó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la Entidad, se definieron sus roles y responsabilidades en la implementación sostenibilidad y mejora del MIPG y se reglamentó el Sistema de Control Interno.

 

Que el Decreto Distrital 591 de 2018, adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión de qué trata el Libro 2 Parte 2, del Título 22 Capítulo 3 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 1499 de 2017.

 

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 9° del Decreto Distrital 591 de 2018 “Los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo creados en las entidades u organismos del Distrito Capital o aquellos que hagan sus veces, se denominarán en adelante Comités Institucionales de Gestión y Desempeño, y estarán encargados de orientar la implementación del SIGD y la operación del MIPG, en su respectiva entidad u organismo. Estos Comités sustituirán los demás comités que tengan relación con el SIGD y que no sean obligatorios por mandato legal”.

 

Que la Alcaldía Mayor de Bogotá como ente territorial, es la encargada de adoptar para todas las entidades del Distrito el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, razón por la cual se debe entrar a modificar el capítulo 1 de la Resolución No. 026 de 2018 mediante el cual se adoptó el MIPG como marco de referencia para el ajuste del diseño, la implementación y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Distrital SIGD, el cual deberá atender las nuevas disposiciones normativas de la materia.

 

Que teniendo en cuenta el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – Ley 1437 de 2011, se hace necesario incluir en el artículo 7° las sesiones virtuales que permitan optimizar la gestión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

Que con la expedición del Decreto 1299 de 2018, se modificó el artículo 2.2.22.2.1 del Decreto 1083 de 2015 “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública” el cual incluyó un nuevo numeral denominado No. 17 “Mejora Normativa”, razón por la cual será necesario incluir la mencionada actividad  en las Políticas de Gestión y desempeño establecidas en el artículo 8 y 9 de la Resolución No. 026 de 2018, la cual estará bajo la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica, la cual de acuerdo con el Manual Operativo del Sistema de Gestión MIPG será la encargada de definir las directrices y lineamientos que requiera la entidad para dar cumplimiento eficiente y efectivo a esta política.

 

Que el artículo 2.2.23.1 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 1499 de 2017, señala que el Sistema de Control Interno previsto en las leyes 87 de 1993 y 489 de 1998 se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades, por lo tanto se hace necesario modificar el artículo 10 de la Resolución No. 026 de 2018, con el fin de incluir dentro de los responsables del Sistema Integrado de Gestión en la EMB a la Oficina de Control Interno para evaluar su implementación.

 

Que el Artículo 2.2.22.3.8 del citado Decreto dispone que cada una de las entidades integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal, por lo tanto, se debe modificar el artículo 13° de la Resolución No. 026 de 2018, en tanto se integrará el Comité del Sistema Integrado de Gestión y los demás comités enmarcados en las políticas de gestión y desempeño institucional en el mencionado comité.

 

Que mediante el Acuerdo 002 de 2019, se modifica la estructura organizacional de la Empresa Metro de Bogotá, por lo tanto, se deberá modificar el artículo 14°, con el fin de ajustar a uno de sus miembros, denominado anteriormente “Gerente Ejecutivo de Estructuración Financiera” ahora en adelante en “Gerente de Estructuración Financiera”, eliminando la palabra “ejecutivo” del cargo.

 

Que también se hace necesario modificar el artículo 16° de la Resolución No. 026 de 2018, con el fin de incluir cuatro nuevas funciones para el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, las cuales versan sobre la aprobación y seguimiento a planes, programas, estrategias y herramientas; definir mejoras al Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG; efectuar recomendaciones al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y generar espacios donde sus participantes puedan realizar un estudio y análisis de temas relacionados con la gestión y desempeño, además de las otras buenas prácticas.

 

Que de conformidad con la Resolución No. 067 de 2017 “por el cual se establece el Sistema Integrado de Gestión en la Empresa Metro de Bogotá S.A.”, se requiere incluir en la presente resolución la conformación y funciones del equipo operativo SIG-MIPG teniendo en cuenta que se ha caracterizado como una buena práctica para la implementación de los sistemas de gestión y su marco de referencia: Modelo Integrado de planeación y Gestión – MIPG.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1°. Modificar el artículo 8 de la Resolución No. 026 de 2018, de conformidad con las razones expuestas en la parte considerativa. El artículo 8 quedará así:

“Artículo 8: Políticas de Gestión y Desempeño Institucional: Las políticas de Gestión y Desempeño Institucional del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, que desarrollan las dimensiones del Modelo, entre otras, son las siguientes:

1.            Planeación Institucional.

 

2.            Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público.

 

3.            Talento humano.

 

4.            Integridad.

 

5.            Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción.

 

6.            Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos.

 

7.            Servicio al ciudadano.

 

8.            Participación ciudadana en la gestión pública.

 

9.            Racionalización de trámites.

 

10.         Gestión documental.

 

11.         Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea.

 

12.         Seguridad Digital.

 

13.         Defensa jurídica.

 

14.         Gestión del conocimiento y la innovación.

 

15.         Control interno.

 

16.         Seguimiento y evaluación del desempeño institucional.

 

17.         Mejora Normativa.”

 

Artículo 2°. Modificar el artículo 9 de la Resolución No. 026 de 2018, de conformidad con las razones expuestas en la parte considerativa. El artículo 9 quedará así:

 

“Artículo 9°. Armonización e Implementación de las Políticas: Las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional se regirán por las normas que las regulan o reglamentan y se armonizarán e implementarán a través de planes, programas, proyectos, metodologías y estrategias establecidas en el SIG, por la Oficina Asesora de Planeación Institucional, bajo el Rol de Representante de la Alta Dirección.

 

Sin perjuicio de las responsabilidades establecidas en las normas superiores, las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional en la EMB, serán lideradas teniendo en cuenta los responsables del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, del Sistema Integrado de Gestión y del Sistema de Control Interno, lo que se resume en el siguiente cuadro:

 

 

Parágrafo. Los criterios que desarrollar para la actualización, implementación y puesta en marcha de las dimensiones que agrupan las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional, prácticas, herramientas o instrumentos, serán los dispuestos en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, así como los lineamientos e instrumentos que definan las entidades líderes de política de gestión a nivel distrital.”

 

Artículo 3°. Modificar el artículo 10 de la Resolución No. 026 de 2018 el cual quedará así:

 

“Artículo 10°. Responsables del Sistema Integrado de Gestión: La responsabilidad de la implementación, desarrollo, control y mejora del Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG en la Empresa Metro de Bogotá, se encuentra cargo de los servidores públicos que se mencionan:

 

1.            El Gerente General, de la entidad dirige el Sistema Integrado de Gestión - SIG y es el responsable de liderar y orientar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG y de gestionar los medios y recursos necesarios para tal fin.

 

2.            Los líderes de procesos (Gerentes de área y Jefes de Oficina), dentro del rol que les corresponde, deben liderar, impulsar, apoyar, evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia - MIPG, en concordancia con sus competencias y nivel de responsabilidad, así como generar las recomendaciones de mejoramiento pertinentes.

 

3.            La Oficina Asesora de Planeación Institucional, es la encargada de coordinar, orientar y promover la articulación de los actores institucionales para la óptima implementación del Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia: Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.

 

4.            Los servidores públicos que tienen a su cargo cada plan, programa, proyecto o estrategia, son los responsables de realizar el seguimiento y la evaluación de los resultados institucionales, y definir las acciones de corrección o prevención de riesgos.

 

5.            La Oficina de Control Interno, será responsable de evaluar el estado del diseño, implementación, funcionamiento y mejoramiento del Sistema de Control Interno de la Entidad, y de realizar la evaluación independiente del estado de implementación del Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia: MIPG y proponer las recomendaciones para el mejoramiento de la gestión institucional.

 

6.            Los servidores públicos de la entidad que no se encuentren inmersos en los roles anteriores y los terceros vinculados con ella, son responsables de aplicar lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión Distrital y su marco de referencia, en el desarrollo de sus funciones u obligaciones a su cargo.”

 

Artículo 4°.  Modificar el artículo 13°. de la Resolución No. 026 de 2018 el cual quedará así:

 

“Artículo 13°. Instancias del Modelo: La instancia que hace parte del Modelo, será el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

Parágrafo 1: El Comité Institucional de Gestión y Desempeño sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y que no sean obligatorios por mandato legal.”

 

Artículo 5°.  Modificar el artículo 14°. de la Resolución No. 026 de 2018 el cual quedará así:

 

“Artículo 14° Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Créase el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Empresa Metro de Bogotá, el cual está conformado por los servidores públicos del nivel directivo de la Entidad, así:

 

i.             Gerente General.

 

ii.            Gerente Administrativo y Financiero

 

iii.           Gerente de Estructuración Financiera

 

iv.           Gerente Técnico

 

v.            Gerente de Contratación

 

vi.           Gerente de Desarrollo Inmobiliario

 

vii.         Gerente de Comunicaciones y Ciudadanía

 

viii.        Gerente de Riesgos y Seguridad

 

ix.           Jefe Oficina Asesora Jurídica

  

Parágrafo 1: El Comité será precedido por un servidor del más alto nivel jerárquico o quien designe el representante legal de la entidad.

 

Parágrafo 2: La secretaría técnica será ejercida por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación Institucional o por quien haga sus veces en la entidad.

 

Parágrafo 3: El Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado permanente y participará con voz, pero sin voto.

 

Parágrafo 4: Así mismo, podrán ser invitados los servidores de otras áreas y niveles de acuerdo con el tema a analizar o debatir.”

 

Artículo 6°.  Modificar el artículo 16 de la Resolución No. 026 de 2018 el cual quedará así:

 

“Artículo 16°. Funciones del Comité: Corresponde al Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Empresa Metro de Bogotá ejercer las siguientes funciones:

 

1.            Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia: Modelo Integrado de planeación y Gestión – MIPG.

 

2.            Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia: Modelo Integrado de planeación y Gestión – MIPG.

 

3.            Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del del Sistema Integrado de Gestión distrital y su marco de referencia: Modelo Integrado de planeación y Gestión – MIPG.

 

4.            Presentar los informes que el Comité Distrital de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.

 

5.            Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

 

6.            Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices relacionadas con el del Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia: Modelo Integrado de planeación y Gestión – MIPG.

 

7.            Aprobar y hacer seguimiento a los planes, programas, proyectos, estrategias y herramientas necesarias para la implementación interna de las políticas de gestión.

 

8.            Definir mejoras al Modelo Integrado de Planeación y Gestión implementado por la entidad, con especial énfasis en las actividades de control establecidas en todos los niveles de la organización y estudiar y adoptar las mejoras propuestas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

9.            Efectuar recomendaciones al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios o ajustes a la estructura de control de la entidad.

 

10.         Generar espacios que permitan a sus participantes el estudio y análisis de temas relacionados con políticas de gestión y desempeño, buenas prácticas, herramientas, metodologías u otros temas de interés para fortalecer la gestión y el desempeño institucional y así lograr el adecuado desarrollo de sus funciones.

 

11.         Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia: Modelo Integrado de planeación y Gestión – MIPG.

 

Parágrafo 1: El Comité sesionará por lo menos una vez cada tres meses y cada vez que las circunstancias así lo ameriten.

 

Parágrafo 2: Constituye quórum para deliberación en la sesión del Comité la asistencia de la mitad más uno del total de los miembros del Comité. Constituye quórum decisorio el voto de la mitad más uno de los miembros asistentes al Comité.

 

Parágrafo 3: Para los documentos que soportan la gestión del Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia: Modelo Integrado de planeación y Gestión – MIPG, el Representante de la Alta Dirección tiene la responsabilidad de controlar y aprobar la incorporación de los documentos en el marco del Sistema Integrado de Gestión; la responsabilidad de revisar y aprobar los documentos frente a su contenido es el líder de cada proceso o jefe de área responsable del mismo.”

 

Artículo 7°. Sesiones Virtuales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Para adelantar las sesiones virtuales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de manera válida, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

 

1.            Las sesiones virtuales procederán en el caso de reuniones no presenciales, las cuales permitirán a los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño decidir sin necesidad de estar físicamente en el lugar de la reunión.

 

2.            Las sesiones se realizarán por medio del correo electrónico institucional.

 

3.            Las convocatorias de los miembros del Comité se realizarán mediante correo que indicará la fecha y hora de la sesión, la agenda o el orden del día, el plazo para su intervención y la información de los temas que se someterán a consideración.

 

4.             El plazo para la deliberación no podrá ser menor a 6 horas ni mayor a 24 horas. En dicho plazo, los miembros del Comité deberán enviar sus comentarios y votación respectiva al secretario del Comité. En caso de contar con solicitudes o dudas sobre el tema objeto de discusión, que imposibiliten la emisión de su voto, el respectivo miembro del Comité deberá indicarlo y solicitar sus aclaraciones al área correspondiente, quien deberá pronunciarse dentro del plazo que se defina en la citación de la sesión virtual, con copia a los demás miembros del Comité.

 

5.            Una vez agotado el plazo previsto para llevar a cabo la sesión, el Secretario Técnico verificará el resultado de la votación, informando por correo electrónico la decisión respectiva.

 

Parágrafo. La Secretaría del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.

 

Artículo 8°. Equipo Operativo SIG-MIPG: “El Equipo Operativo del SIG - MIPG estará conformado por representantes de las Gerencias u Oficinas de la Empresa, delegados por sus jefes, para atender lo referente a la aplicación de las políticas de gestión y desempeño y tendrán las siguientes responsabilidades:

 

1-           Participar activamente en las fases de alistamiento, direccionamiento, implementación, sostenibilidad de las políticas de gestión y desempeño institucional bajo las orientaciones del Representante de la Alta Dirección.

 

2-           Ser el soporte principal y mantener informado a su jefe inmediato sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las fases de alistamiento, direccionamiento, implementación, sostenibilidad y difusión de las políticas de gestión y desempeño institucional.

 

3-           Participar en las reuniones de promoción, divulgación, sensibilización, capacitación de las herramientas, instrumentos o lineamientos que apoyan la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional a su cargo.

 

4-           Divulgar y capacitar a los servidores de su dependencia de las políticas de gestión y desempeño institucional, bajo las directrices del Representante de la Alta Dirección.

 

5-           Definir y ejecutar, bajo la coordinación de su jefe inmediato, y con el apoyo de sus compañeros de dependencia, cada una de las acciones tendientes a cumplir en las fases de alistamiento, direccionamiento, implementación, sostenibilidad de las políticas de gestión y desempeño institucional.

 

6-           Elaborar la documentación necesaria y solicitada, para el desarrollo de los temas a cargo, relacionadas con de las políticas de gestión y desempeño institucional.

 

7-           Realizar el respectivo seguimiento al grado de avance de la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional y formular las acciones de mejora que permitan optimizar la eficacia, eficiencia y efectividad de las mismas, así como los instrumentos de planeación y gestión institucional.

 

8-           Presentar propuestas de mejora relacionadas con las políticas de gestión y desempeño institucional, al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, para su evaluación y aplicación

 

9-           Presentar los informes que le sean requeridos sobre los asuntos a su cargo relacionados con las políticas de gestión y desempeño, así como los instrumentos de planeación y gestión institucional

 

10-        Las demás que le sean asignadas en relación con el Sistema Integrado de Gestión y su marco de referencia: Modelo Integrado de planeación y Gestión – MIPG.

 

Artículo 9°. Vigencia: La presente Resolución rige a partir del día siguiente de su publicación quedando vigentes los demás aspectos no modificados o derogados en la presente resolución.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 31 días del mes de marzo del año 2019.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 

ANDRES ESCOBAR URIBE

 

Gerente General