RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el servicio público de educación que se ofrece a través del sistema de educación oficial del Distrito Capital debe estar regido por los principios de transparencia, eficacia, eficiencia, equidad y economía que deben acompañar todas las actuaciones de la Administración.

Que la Secretaría de Educación del Distrito Capital debe propiciar las condiciones para abordar y ejecutar el proceso de matricula en forma tal que se desarrolle dentro del marco normativo establecido.

Que para los efectos mencionados se hace aconsejable un Comité de Seguimiento en el nivel central de la organización .

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1: CREACIÓN. Crear en el nivel central de la Secretaría de Educación del Distrito Capital, el comité de seguimiento al proceso de matrícula, el cual se encargará de formular recomendaciones en materia de planeación, organización, administración, control y evaluación del proceso de matrícula del sistema de educación oficial del Distrito Capital.

ARTÍCULO 2: COMPOSICIÓN. El Comité al que se refiere el artículo anterior estará integrado por los siguientes funcionarios:

a. El Secretario de Educación o su delegado, quien lo presidirá.

b. El Subsecretario de Planeación y Finanzas.

c. El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa.

d. El Director de Planeación.

e. El Director de Cobertura.

f. El Gerente de la Unidad coordinadora de CADEL.

g. El Director de Servicios Informáticos.

h. El Director de Servicios Administrativos.

PARÁGRAFO: En todos los eventos en los cuales el Comité lo estime conveniente o necesario, convocara a sus sesiones a las personas que por su actividad o conocimientos estén en capacidad de contribuir, a la mejor comprensión de los asuntos materia de su consideración. Las citaciones efectuadas a los servidores públicos de la Secretaría de Educación de Bogotá D.C., tendrán carácter obligatorio.

ARTICULO 3: FUNCIONAMIENTO. El Comité determinará su propio reglamento y sesionará por lo menos una (1) vez cada mes y será convocado por su presidente o su delegado con la frecuencia que las circunstancias exijan. Sesionará con un mínimo de 5 de sus miembros.

ARTICULO 4: COMPETENCIA. El Comité ejercerá las siguientes funciones:

a. Recomendar los criterios, parámetros y procedimientos para la planeación, organización, administración y evaluación del proceso de matrícula del sistema de educación oficial.

b. Formular las directrices para el diseño de los instrumentos que deban ser utilizados dentro de la ejecución del proceso de matricula y aprobarlos.

c. Formular los lineamientos y las directrices para la adopción de planes de contingencia, en los eventos en que se requiera.

d. Verificar el cumplimiento del cronograma establecido para adelantar el proceso de matrícula y sugerir la adopción de correctivos cuando a ello haya lugar.

e. Darse su propio reglamento.

f. Las demás que sean asignadas por la Secretaría de Educación Distrital.

ARTICULO 5: SECRETARÍA TÉCNICA. El Comité contará con una Secretaría Técnica que estará a cargo del asesor de la Subsecretaría de Planeación y Finanzas, quien en tal condición deberá:

a. Elaborar, suscribir y conservar las actas de cada sesión;

b. Preparar y remitir las comunicaciones del caso de acuerdo a las decisiones que se adopten y conservar la correspondencia y documentación relacionada con los asuntos competencia del comité;

c. Convocar a los miembros del comité para asistir a las sesiones.

d. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por quien presida el Comité.

ARTICULO 6: RESPONSABILIDADES DE LA SUBSECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS. Son responsabilidades adicionales a las previstas en otras disposiciones para Subsecretaría de Planeación y Finanzas de la Secretaría de Educación del Distrito Capital:

a. Coordinar el proceso de matrícula.

b. Monitorear y controlar permanentemente el proceso en todas las fases y niveles de operación.

c. Dirigir la aplicación de los criterios de asignación de cupos escolares y los procedimientos definidos para las diferentes fases del proceso de matrícula y efectuar seguimiento y control a su cumplimiento en todos los niveles de la Secretaría de Educación del Distrito Capital.

ARTICULO 7: RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN. Son responsabilidades adicionales a las previstas en otras disposiciones para la Dirección de Planeación de la Secretaría de Educación del Distrito Capital:

a. Elaborar las proyecciones de oferta y demanda de cupos escolares.

b. Realizar los estudios necesarios para definir políticas de la Secretaría de Educación del Distrito Capital, en torno a cobertura, oferta y demanda educativa distrital y local, en el sector oficial.

c. Formular las directrices y diseñar los instrumentos, a partir de los cuales se elabora la proyección de cupos.

d. Dirigir el proceso de proyección de cupos.

e. Administrar el módulo operativo de proyección de cupos.

f. Monitorear y controlar permanentemente las modificaciones que requiera la proyección de cupos durante el desarrollo del proceso de matrícula.

g. Suministrar oportunamente la información del proceso de proyección de cupos a las dependencias responsables de la asignación de personal docente y /o mobiliario requerido para la ampliación de cobertura.

h. Consolidar la información consignada en la proyección de cupos y velar por su consistencia.

ARTÍCULO 8: RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN DE COBERTURA. Son responsabilidades adicionales a las previstas en otras disposiciones para la Dirección de Cobertura de la Secretaría de Educación del Distrito Capital:

a. Administrar los módulos operativos del sistema de matrícula con excepción de los que tienen que ver con proyección.

b. Ejecutar los procesos de asignación de cupos escolares y generar la información oficial del sistema de matrícula, necesaria para el proceso de toma de decisiones.

c. Coordinar el cumplimiento de los procesos de difusión y divulgación de información a la comunidad educativa con relación al proceso de matrícula, con el apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

d. Coordinar la generación y la remisión de las comunicaciones escritas sobre el resultado de la asignación de cupos escolares.

e. Coordinar y controlar los procesos de atención al ciudadano en relación con el proceso de matrícula, con el apoyo de la Unidad de Servicio al Ciudadano.

f. Coordinar el suministro oportuno de la información, el recurso humano, y los materiales necesarios para la eficiente realización del proceso de matrícula, así como la capacitación de los servidores públicos de la Secretaría de Educación del Distrito Capital involucrados en el proceso y del personal de apoyo contratado.

g. Coordinar los procesos de sensibilización con relación al proceso de matrícula, con el apoyo de la Dirección de Gestión Institucional.

h. Coordinar la realización de la auditoria prevista sobre la información contenida en el sistema de matrícula de la Secretaría de Educación del Distrito Capital.

i. Controlar la utilización de los formularios de traslados e inscripción.

j. Remitir los listados de asignación de cupos escolares a los gerentes de los CADEL.

k. Entregar a los gerentes de los CADEL, los reportes necesarios para el seguimiento y control de proceso de matrícula.

l. Recaudar la información reportada por los Rectores y Directores de los establecimientos educativos relacionada con la no presentación de el certificado de vacunación o carné de salud infantil de los menores de cinco años, a que se refiere el decreto nacional 2287 de 2003 y realizar el reporte semestral correspondiente a la Secretaría de salud del Distrito Capital.

ARTÍCULO 9: RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS. Son responsabilidades adicionales a las previstas en otras disposiciones para la Dirección de Servicios Informáticos de la Secretaría de Educación del Distrito Capital:

a. Garantizar el funcionamiento permanente y oportuno del sistema de matrícula para la captura, procesamiento y generación de información.

b. Entregar los módulos del sistema de matrícula en las fechas y condiciones requeridas, para el acceso y procesamiento de la información, en todos los niveles de la Secretaría de Educación del Distrito Capital.

c. Garantizar la capacitación de los funcionarios de la Secretaría de Educación del Distrito Capital, involucrados en el manejo del sistema de matrícula, teniendo en cuenta el desarrollo de nuevos módulos y el ajuste de los actuales.

d. Adelantar las labores que estén a su alcance con el fin de garantizar la seguridad del sistema de Matrícula, y la coherencia e integridad de las bases de datos necesarias para su ejecución.

e. Activar el plan de contingencia previsto, en el caso de que se presenten fallas en el sistema de matrícula.

f. Coordinar los procesos de digitación y validación de la información de alumnos nuevos, para garantizar la coherencia de la información recibida en el proceso de inscripción al sistema de matrícula.

ARTÍCULO  10: RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD COORDINADORA DE CADEL. Son responsabilidades adicionales a las previstas en otras disposiciones para la Unidad Coordinadora de CADEL de la Secretaría de Educación del Distrito Capital:

a. Definir y ejecutar las estrategias de distribución y acopio de información, material del proceso de matrícula y personal de apoyo.

b. Enviar los formularios de inscripción y de traslado a los CADEL para su distribución en los establecimientos educativos.

c. Coordinar la distribución del personal de apoyo a cada localidad.

d. Recibir y consolidar la información enviada por los CADEL durante el proceso de matrícula y entregar los consolidados a la Dirección de Cobertura.

e. Generar informes sobre las actividades desarrolladas en el proceso de matrículas

f. Trasmitir las comunicaciones emitidas por la SED hacia los CADEL.

g. Verificar que los CADEL estén aplicando las políticas y procedimientos establecidos para el proceso de matrícula.

ARTÍCULO 11: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga cualquier disposición que le sea contraria.