RESOLUCIÓN 157 DE 2022

(Marzo 08)

Por el cual se actualiza el Comité Técnico de sostenibilidad contable del INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES – IDARTES

En ejercicio de las facultades legales y estatutarias y en especial las conferidas en el Decreto 471 de 2016, el Acuerdo 440 de 2010 del Concejo de Bogotá y Acuerdo 2 de 2017 modificado por el Acuerdo 6 de 2020 y el Acuerdo 3 de 2021 del Consejo Directivo, y el Acuerdo 5 de 2021 del Consejo Directo del Idartes….

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2° de la Constitución Política de Colombia, consagra: “son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, facilitar la participación de todos en las decisiones que nos afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la nación, defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo”.

Que el Instituto Distrital de las Artes -IDARTES- es un establecimiento público del orden Distrital, creado mediante el Acuerdo No. 440 de 2010 con personería jurídica, autónoma, administrativa y financiera, y patrimonio proprio, adscrito a la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

Que el Instituto Distrital de las Artes -IDARTES- tiene por objeto la ejecución de políticas, planes, programas y proyectos para el ejercicio efectivo de los derechos culturales de los habitantes del Distrito Capital, en lo relacionado con la formación, la creación, investigación, circulación y apropiación de las áreas artísticas de literatura, artes plásticas, artes audiovisuales, arte dramático, danza y música, a excepción de la música sinfónica, académica y canto lírico.

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

Que el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, define que, se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Que el literal a) del artículo 3° ibídem, establece que, el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad.

Que el Decreto 1083 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, reglamenta el Sistema de Control Interno para todos los organismos y Entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, así como para los particulares que administren recursos del Estado y todas aquellas disposiciones que lo adicionen y modifiquen.

Que el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 del 13 de febrero del 2002, establece como faltas gravísimas “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz"

Que la Resolución No.193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación "Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable", orienta a los responsables de la información financiera de la entidades, en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y presentación fiel a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

Que el anexo de la Resolución 193 de 2016 en su numeral 3.2.2. del procedimiento para la evaluación del control interno contable, y en referencia a herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera señala lo siguiente:(…) "dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera"

Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público encargado del área contable de la entidad y del jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.” (…)

Que el numeral 3.2.15 Depuración contable permanente y sostenible ibídem, establece que, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información.

Que con la entrada en vigor de la Resolución No. 193 de 2016, se hace necesario definir los lineamientos generales para que las entidades adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la depuración permanente y sostenible de un sistema contable relevante y que represente fielmente la realidad de los hechos económicos.

Que la Resolución No. DDC-000003 de 2018, expedida por la Contadora General de Bogotá D.C, establece los lineamientos para la sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital y para la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos de contenido en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. a través de sus entes públicos distrital, en cumplimiento del procedimiento anexo a la resolución 193 de 2016.

Que el artículo 3° ibídem, establece que, (…) "Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Determinar que los Entes Públicos Distritales conformen o actualicen el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, cuyo fin es recomendar al Representante Legal o a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre: i) la aplicación y actualización de políticas contables y de operación; ii) la depuración de valores con base en la gestión administrativa técnica y jurídica realizada, en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos, los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información insumo del proceso contable; entre otros aspectos que se establezcan dentro de su reglamento interno; lo anterior, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos de las áreas de gestión correspondientes (...)".

Que la Resolución 437 del 01 de junio de 2015 la Dirección General del Instituto Distrital de las Artes creó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, en la cual se estructura el Comité referido, donde se indican funciones e integrantes del mismo, anotando además que mediante Resolución 1016 de 2016 se asignaron unas funciones transitorias en relación con el nuevo marco normativo contable según lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación, acorde con las Normas Internacionales Contables para el sector Público –NISCP- y las disposiciones respectivas.

Que, en virtud de los anteriores considerandos, se requiere actualizar la Resolución 437 del 01 de junio de 2015, teniendo en cuenta que la base normativa expedida por la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad y las disposiciones vigentes sobre la materia.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Actualizar. Actualícese el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable (CTSC) del Instituto Distrital de las Artes – IDARTES, bajo los lineamientos generales de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad, como una instancia asesora de Contabilidad- Subdirección Administrativa y Financiera, de la Dirección General del Instituto.

ARTÍCULO SEGUNDO. Objetivo. El CTSC será una instancia asesora, encargada de propender porque se garantice de manera permanente la sostenibilidad del sistema contable y la evaluación y depuración de las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por el Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, produciendo recomendaciones para la adopción de directrices, políticas y procedimientos encaminados a la ejecución, control y mejora continua de los procesos administrativos y contables del Instituto.

ARTÍCULO TERCERO. - Modificado por el art. 1, Resolución 1978 de 2025. <El nuevo texto es el siguiente>

“ARTÍCULO TERCERO. - Integrantes. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se integrará con los siguientes funcionarios:

1- El (la) Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a), o su delegado quien lo presidirá.

2- Los (las) Subdirectores de las áreas misionales de la Entidad o su delegado.

3- El (la) Jefe de la Oficina de Planeación y Tecnologías de la Información o su delegado.

4- El (la) Subdirector(a) Jurídico (a) o su delegado.

5- El (la) Subdirector(a) de Infraestructura o su delegado.

6- El (la) Contador(a) de la Entidad, quien actuará como Secretario Técnico del Comité.

7- El (la) Tesorero (a) de la entidad o su delegado.

Parágrafo Primero: Los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tendrán voz y voto en las deliberaciones y decisiones del mismo y su participación tiene carácter obligatorio. Los delegados deberán ser personal de planta. Las recomendaciones y decisiones se adoptarán por mayoría simple.

Parágrafo Segundo: El(la) Asesor(a) de Control Interno, será invitado permanente a las sesiones del Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable con derecho a voz, pero no con voto. Su responsabilidad funcional será la de evaluar y hacer seguimiento permanente respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable, necesario para optimizar la calidad de la información financiera.

Parágrafo Tercero: Se podrá invitar a las sesiones a aquellos funcionarios y/o contratistas de la entidad, que, a criterio de los miembros del Comité, deban presentar informes o puedan aportar elementos de juicio respecto de los temas a tratar.”

El texto original era el siguiente:

"ARTÍCULO TERCERO. - Integrantes. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se integrará con los siguientes funcionarios:

1. El (la) Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a), o su delegado quien lo presidirá.

2. Los (las) Subdirectores de las áreas misionales de la Entidad o su delegado.

3. El (la) Jefe de la Oficina de Planeación y Tecnologías de la Información o su delegado.

4. El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado.

5. El (la) Contador(a) de la Entidad, quien actuará como Secretario Técnico del Comité. 

6. El (la) Tesorero (a) de la entidad o su delegado.

Parágrafo Primero: Los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tendrán voz y voto en las deliberaciones y decisiones del mismo y su participación tiene carácter obligatorio. Los delegados deberán ser personal de planta. Las recomendaciones y decisiones se adoptarán por mayoría simple. 

Parágrafo Segundo: El(la) Asesor(a) de Control Interno, será invitado permanente a las sesiones del Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable con derecho a voz, pero no con voto. Su responsabilidad funcional será la de evaluar y hacer seguimiento permanente respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable, necesario para optimizar la calidad de la información financiera.

Parágrafo Tercero: Se podrá invitar a las sesiones a aquellos funcionarios y/o contratistas de la entidad, que, a criterio de los miembros del Comité, deban presentar informes o puedan aportar elementos de juicio respecto de los temas a tratar".

ARTÍCULO CUARTO.- Funciones. Son funciones del Comité:

1. Recomendar a la Dirección y a los funcionarios responsables de las áreas de gestión, la aplicación y actualización de políticas contables y de operación, así como los procedimientos adecuados; con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable con características de relevancia y representación fiel, tal como lo establece el Régimen de Contabilidad Pública.

2. Actuar como una instancia asesora del Área Contable, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público de la entidad.

3. Recomendar la aplicación de los ajustes contables, derechos y obligaciones, propuestos con ocasión del proceso de depuración contable; se entiende por depuración ordinaria como aquella que se fundamenta en el cumplimiento de las normas legales a cada caso en particular, en las políticas de operación, y en los documentos idóneos establecidos para su reconocimiento contable; en este caso el comité recomendará que los ajustes contables se efectuarán con base en los informes o soportes que presenten las áreas de gestión competentes. [1]

4. Efectuar las recomendaciones que se consideren pertinentes y que permitan agilizar los procesos contables de la Entidad, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos del procesamiento de la información.

5. Las demás que establezcan las normas y/o las autoridades competentes y que le sean propias para el saneamiento contable

Parágrafo: Las funciones previstas en este artículo serán ejercidas en todos los casos, consultando los parámetros señalados por las normas contables vigentes.

ARTÍCULO QUINTO. - Funciones del Secretario Técnico. Son funciones del Secretario Técnico:

a) Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias, como mínimo con tres días de antelación, indicando objetivo, orden del día, fecha, lugar y hora de reunión.

b) Verificar la asistencia de todos los miembros del Comité y establecer el quorum requerido.

c) Realizar la lectura del orden del día, de las conclusiones, las tareas definidas por el comité y de los demás documentos que se requieran para el buen desarrollo de las sesiones del Comité.

d) Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en las reuniones.

e) Elaborar las actas consecutivas de cada sesión del Comité, en las que constarán las recomendaciones y deliberaciones.

f) Custodiar y mantener el archivo de las actas del comité y sus respectivos soportes.

g) Asegurar la logística para la realización de las reuniones presenciales y/o virtuales.

h) Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO SEXTO. - Reuniones y Quórum. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se reunirá semestralmente. Sin embargo, podrá reunirse en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran por instrucción del Presidente del Comité o por solicitud de alguno de sus miembros. El Comité sesionará con la mitad más uno de los miembros con derecho a voz y voto que lo componen y sus decisiones serán por mayoría simple.

ARTÍCULO SÉPTIMO. - Delegación. La Dirección General de IDARTES delega en el Subdirector Administrativo y Financiero la aprobación mediante acto administrativo de los ajustes contables que se produzcan en el proceso de depuración extraordinaria de la Entidad, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, acorde con los soportes que se presenten por el área de contabilidad en la sesión donde se genere la referida.

ARTÍCULO OCTAVO. - Elaboración del Plan de Sostenibilidad Contable. El Plan de Sostenibilidad Contable, se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por las áreas de gestión para optimizar sus procesos y procedimientos e incluirá como mínimo, las actividades, fechas de cumplimiento, áreas involucradas y los responsables del logro de las metas propuestas. El mismo será elaborado por la Subdirección Financiera y Administrativa Unidad de Gestión de Contabilidad y las unidades de gestión responsables de reportar información.

Parágrafo Primero: El Plan de Sostenibilidad Contable se actualizará cuando se requiera y se presentará ante el Comité de Sostenibilidad Contable, para su aprobación.

Parágrafo Segundo: Los responsables de las áreas generadoras de hechos financieros, económicos, y sociales que afecten la información contable, se reunirán periódicamente con los funcionarios a su cargo, con el objeto de elaborar, analizar y evaluar el avance del Plan de Sostenibilidad Contable, y/o establecer los correctivos para su cumplimiento. Las decisiones adoptadas en las reuniones que realicen los responsables de las áreas de gestión, se consignarán en actas y las mismas se traducirán en acciones concretas delimitadas en el tiempo, con responsables definidos.

ARTÍCULO NOVENO. -Conformación del expediente.

De las actuaciones administrativas que se adelanten con motivo de las decisiones adoptadas por el Comité, se conformará un expediente para soportar documentalmente la gestión y formalizar los comprobantes de contabilidad. Dicho expediente contendrá, entre otros los siguientes documentos:

1. Documentos soporte e informes que presenten las áreas competentes sobre la existencia de la acreencia y gestión administrativa adelantada del caso sometido a consideración del comité.

2. Documentos soporte e informes que demuestren las acciones y recomendaciones tomadas por el Comité en desarrollo de los estudios técnicos adelantados, entre otros, el concepto jurídico respectivo y ficha de saneamiento cuando se dé el caso.

3. Copia del acta del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en la cual conste las recomendaciones sobre los temas tratados.

4. Copia de la Resolución que ordena la depuración de valores contables cuando se dé el caso.

ARTÍCULO DÉCIMO. - Publicar el presente acto administrativo en la página web dela entidad, acorde con la normatividad que rige en materia de transparencia y así mismo en LegalBog y en la Gaceta Distrital.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige un día después de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 08 días del mes de marzo del año 2022

CATALINA VALENCIA TOBON

Directora General