RESOLUCIÓN P-004 DE 2023

(Febrero 24)

Por medio de la cual se constituyen las Cajas Menores del Instituto Distrital de las Artes - Idartes para la vigencia fiscal del 2023

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES — IDARTES

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el

Acuerdo Distrital 440 de 2010 y el Acuerdo N. 05 de 2021 expedido por el Consejo Directivo del Idartes, y

CONSIDERANDO:

Que el Instituto Distrital de las Artes - Idartes, creado en virtud del Acuerdo No.440 de 2010 por el Concejo Distrital de Bogotá, es un establecimiento público del orden distrital, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, de cuyo sector hace parte integrante.

Que la Alcaldesa Mayor de Bogotá mediante el Decreto 192 de junio 02 de 2021, “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictas otras disposiciones” respecto del funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo, estableció el monto y número de cajas menores, las cuales se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal de cada entidad.

Que el artículo 57 del citado decreto, señala: "Las Cajas Menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe de la respectiva entidad pública distrital, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas. (...)"

Que el Contador General de Bogotá D.C. ( E ), el 02 de septiembre de 2022, expidió la Resolución No. DDC-000002 “Por la cual se actualiza el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores”, y en su artículo primero estableció: “El objeto de la presente resolución es actualizar el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores, anexo que hace parte integral de esta resolución”.

Que mediante Decreto 612 de 29 de diciembre de 2022, se liquidó el presupuesto anual de Renta e ingresos y de Gastos e inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2023 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Decreto 571 de 14 de diciembre de 2022, expedido por la Alcaldesa Mayor de Bogotá, Distrito Capital.

Que el artículo 56 del Decreto Distrital N. 192 de junio 02 de 2021, estableció que el monto y número de cajas menores serán determinados por el representante legal; en todo caso el número de cajas menores no podrá ser superior a dos (2) por cada entidad.

Que atendiendo el artículo 58 del Decreto Distrital 192 de 2021, con la constitución de las cajas menores se atenderán los gastos generales definidos en el presupuesto anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, conforme los rubros presupuestales aprobados.

Que el Instituto Distrital de las Artes - Idartes hace parte del presupuesto anual del Distrito Capital de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, así mismo, cuenta con un presupuesto anual para la vigencia 2023 de DOSCIENTOS TRECE MIL CIENTO NOVENTA Y OCHO MILLONES OCHOCIENTOS DOCE MIL PESOS M/CTE. ($213.198.812.000) que corresponden a 183.792 SMMLV, permitiendo constituir el fondo de caja menor por una cuantía anual hasta de 180 SMMLV, los cuales equivalen a DOSCIENTOS OCHO MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($208.800.000) de conformidad con el artículo 61 del Decreto 192 de 2021.

Que de conformidad con las normas legales vigentes se hace necesario designar a los responsables del manejo de la Caja Menor del Idartes.

Que el responsable del presupuesto del Instituto expidió los Certificados de Disponibilidad presupuestal, por un valor total de SESENTA Y DOS MILLONES SETENTA Y UN MIL PESOS M/CTE ($62.071.000) para la vigencia 2023, conforme a los rubros y valores descritos en la parte resolutiva del presente acto administrativo, los cuales hacen parte integral de la presente resolución:

Que previa solicitud de la Subdirección de Equipamientos Culturales del Idartes, el responsable del presupuesto expidió los siguientes Certificados de Disponibilidad presupuestal,por un valor total de TREINTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($35.000.000), para la vigencia 2023, conforme a los rubros y valores descritos en la parte resolutiva de esta resolución, los cuales hacen parte integral de la presente resolución:

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. CONSTITUCIÓN: Constituir las Cajas Menores del Instituto Distrital de las Artes – Idartes - para la vigencia fiscal del 2023.

ARTÍCULO SEGUNDO. CUANTÍA: Estas cajas funcionarán contablemente como fondos para la vigencia del año 2023, de las que se harán reembolsos, conforme a las destinaciones, rubros de presupuesto y montos de gasto que se indican en el presente articulado, por diez (10) meses, que suman un valor total NOVENTA Y SIETE MILLONES SETENTA Y UN MIL PESOS M/CTE ($97.071.000) y que se discriminan por Subdirección de la siguiente manera:

a) Asignar recursos para una Caja Menor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, por una cuantía de SESENTA Y DOS MILLONES SETENTA Y UN MIL PESOS M/CTE ($62.071.000), a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera.

b) Asignar recursos para una Caja Menor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, por una cuantía de TREINTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($35.000.000), a cargo de la Subdirección de Equipamientos Culturales.

CUANTÍA MENSUAL:

Parágrafo. Para los efectos de esta Resolución el salario mínimo mensual legal vigente para el año 2023 es de UN MILLÓN CIENTO SESENTA MIL DE PESOS M/CTE ($1.160.000) de acuerdo con lo señalado por el Gobierno Nacional, en el Decreto 2613 de 2022.

ARTÍCULO TERCERO. ORDENACIÓN DEL GASTO CAJA MENOR DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Delegar la ordenación del gasto de esta caja menor constituida por el presente acto, en quien desempeña el cargo de Subdirector Administrativo y Financiero código 070 grado 02 del Instituto.

Parágrafo. RESPONSABLE: Designar como responsable del manejo de la Caja Menor a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera, constituida por el presente acto, a la funcionaria ADRIANA MARIA PATIÑO CARRERA, identificada con cédula de ciudadanía No. 52.420.064 de Bogotá, quien desempeña el cargo de Profesional Especializado Código 222 Grado 03 de la Subdirección Administrativa y Financiera.

ARTÍCULO CUARTO. ORDENACIÓN DEL GASTO CAJA MENOR DE LA SUBDIRECCIÓN DE EQUIPAMIENTOS CULTURALES. Delegar la ordenación del gasto de la caja menor constituida por el presente acto, quien desempeña el cargo de Subdirector de Equipamientos Culturales Código 070 grado 02 en el Instituto.

PARÁGRAFO PRIMERO. RESPONSABLE: Designar como responsable del manejo de la Caja Menor a cargo de la Subdirección de Equipamientos Culturales en el funcionario JEISON FERNANDO RINCÓN RINCÓN identificado con cédula de ciudadanía N°1.023.927.540, quien desempeña el cargo de Profesional Universitario, Código 219 Grado 01 de la Subdirección de Equipamientos Culturales.

ARTÍCULO QUINTO. PÓLIZA: Los responsables de las cajas menores quedan amparados con póliza global de manejo del Instituto Distrital de las Artes — Idartes, dentro de las condiciones que fijen las normas vigentes para el efecto.

ARTÍCULO SEXTO. FINALIDAD: Las cajas menores debe ser utilizadas para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la presente Resolución y en todo caso enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto, para el correcto funcionamiento de las distintas dependencias del Instituto Distrital de las Artes — Idartes.

Parágrafo. Solo en casos excepcionales, el jefe del respectivo órgano, podrá destinar cajas menores para sufragar gastos con cargo a proyectos de inversión, con la debida justificación del gasto y que igualmente tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios.

ARTÍCULO SÉPTIMO. CAMBIO DE RESPONSABLE Cuando por ausencia temporal o definitiva en los casos de vacaciones, licencias, comisiones e incapacidad, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro servidor público debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma.

ARTÍCULO OCTAVO.  AUSTERIDAD EN EL GASTO. Los recursos entregados a través de las cajas menores o avances deben atender los criterios de racionalidad y austeridad del gasto público, ordenados por el Concejo de Bogotá en el Acuerdo 719 de 2018, así como lo ordenado en el Decreto Distrital 492 de 2019 y demás normas concordantes y/o complementarias vigentes.

ARTÍCULO NOVENO. AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN ORDENACIÓN DEL GASTO : La Subdirectora Administrativa y Financiera del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, autorizará y aprobará los gastos generales que sea necesario realizar con cargo a la caja menor constituida para la vigencia del año 2023, de acuerdo con los rubros y conceptos autorizados para la Caja de Menor a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera, en el mismo sentido, el Subdirector de Equipamientos Culturales del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, autorizará y aprobará los gastos generales que sea necesario realizar con cargo a la caja menor constituida para la vigencia del año 2023, de acuerdo con los rubros y conceptos autorizados para la Caja de Menor a cargo de la Subdirección de Equipamientos Culturales.

ARTÍCULO DÉCIMO. CLASE DE GASTOS Y CUANTÍA DE LOS RUBROS PRESUPUESTALES A EJECUTAR POR LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA A TRAVÉS DE LA CAJA MENOR: Los gastos generados por esta caja menor, serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos que se van a afectar podrán ser hasta los siguientes:

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. CLASE DE GASTOS Y CUANTÍA DE LOS RUBROS PRESUPUESTALES A EJECUTAR POR LA SUBDIRECCIÓN DE EQUIPAMIENTOS CULTURALES, A TRAVÉS DE LA CAJA MENOR: Los gastos generados por esta caja menor, serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos que se van a afectar podrán ser hasta los siguientes:

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Tanto el ordenador del gasto correspondiente como el responsable del manejo de cada una de las cajas menores y el de la custodia de los valores responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente de las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. MANEJO DE EFECTIVO Y CUENTA CORRIENTE: Por necesidad del servicio y conforme a lo establecido en el artículo 63 del Decreto 192 de 2021, el manejo de caja menor se hará a través de una cuenta corriente. No obstante, se podrá mantener recursos en efectivo hasta una cuantía no superior a tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Igualmente podrá utilizar transferencias electrónicas cuando se requiera efectuar gastos, los cuales deben estar justificados mediante los documentos que soporten las operaciones efectuadas.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. PROHIBICIONES. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 62 del Decreto Distrital 192 de 2021, no se podrán realizar con los fondos de la caja menor ninguna de las siguientes operaciones:

“1.- Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

2.- Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada

3.- Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

4.- Efectuar pagos de contratos.

5.-Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

6.- Cambiar cheques o efectuar préstamos.

7.- Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo (…)”

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. SOLICITUD DE REEMBOLSO: En cada una de las cajas menores existentes en el Idartes, se realizará un (1) reembolso mensual por la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni él (70%) del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. Se hará a través del formato diseñado para el efecto, el cual llevará anexo los respectivos soportes, con la firma del Ordenador del Gasto.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. (sic) DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: El responsable de presupuesto del Idartes, previa solicitud de la Subdirección Administrativa y Financiera y de la Subdirección de Equipamientos Culturales, procedió a la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal correspondientes y que se citan a continuación, necesarios para amparar la constitución y apertura de la caja menor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes para la vigencia fiscal 2023, así:

Subdirección Administrativa y Financiera

Subdirección de Equipamientos Culturales

Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de la caja menor debe sujetarse a lo dispuesto en el Decreto Distrital 192 del 02 de junio del 2021, Decreto 356 de 2022, la Resolución No. DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022 expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., Resolución N. 6 de 2021 del Idartes, Resolución 1542 de 2019 de Idartes y las disposiciones que se expidan sobre la materia

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. Vigencia: La presente resolución rige desde el día siguiente al de su publicación, de conformidad con lo establecido en el artículo 87 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. Publicación: Publíquese la presente resolución en la página web y en la intranet de la Entidad de conformidad con lo establecido en la Ley 1712 de 2014, reglamentada por el Decreto 103 de 2015 y las disposiciones que la reglamentan y complementan; así como en LegalBog.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los 24 días del mes de febrero del año 2023.

CARLOS MAURICIO GALEANO

Director General

Instituto Distrital de las Artes - Idartes

Nota: Ver norma original en Anexos.