Derogada por la Resolución 860 de 2023

RESOLUCIÓN 530 DE 2023

(Julio 21)

Por la cual se modifica el artículo sexto de la Resolución No. 354 de 30 de mayo de 2023 “Por la cual se constituye y establece el manejo de la caja menor de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte para la vigencia fiscal 2023” y se realiza una nueva designación como responsable del manejo de la caja menor

LA SECRETARIA DE DESPACHO

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por los Decretos Distritales Nos. 492 de 2019, 192 de 2021, 340 de 2020 y 400 de 2022, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución No.354 del 30 de mayo de 2023, se constituyó y estableció el manejo de la caja menor de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte para la vigencia fiscal 2023, y en el artículo sexto se designó al señor GUSTAVO IVAN VASQUEZ CUSGUEN, identificado con Cédula de Ciudadanía No. 74.323.807 como responsable del manejo de la caja menor de la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte. Quien acutalmente desempeña el cargo de Almacenista General, con código 215 grado 22, en el Grupo Interno de Trabajo Gestión de Servicios Administrativos.

Que en atención a lo establecido en el Manual para el Manejo y Control Contable de las Cajas Menores, expedido por la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad, en el numeral

4. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR, subnumeral 4.1. sobre el responsable del manejo establece:

 “4.1. RESPONSABLE DEL MANEJO De acuerdo con la normatividad vigente, se designará a un funcionario responsable de la caja menor, el cual estará debidamente autorizado mediante acto administrativo y deberá ser amparado mediante póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido. Esta póliza puede ser individual o global según las necesidades concretas de la Entidad y el criterio que se establezca al respecto.

 El funcionario designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para su adecuado manejo. De preferencia este empleado debe ser distinto al Jefe de bodega o Almacén, Tesorero, Pagador, Jefe o responsable de la Contabilidad, o quien desempeñe actividades de control de la Entidad. Un funcionario no podrá manejar más de una Caja Menor.

 De acuerdo con el Artículo 87 del Decreto 714 de 1996 Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, la facultad para ordenar un gasto está en cabeza del jefe de cada entidad quien podrá delegarla en funcionarios del nivel directivo y será ejercida teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes. Tanto los ordenadores del gasto como los responsables del manejo de las cajas menores responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente por las acciones y omisiones, resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.”  (Subraya fuera del texto original)

Que, en ese orden de ideas y en cumplimiento de las disposiciones enunciadas, es necesario necesario modificar el artículo sexto de la Resolución 354 de 30 de mayo de 2023,  designando a otro servidor público que cumpla con las condiciones establecidas, en el manual citado anteriormente.

En mérito de expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Modificar el artículo sexto de la Resolución No. 354 del 30 de mayo de 2023, de acuerdo con lo expuesto en la parte considerativa el cual quedará así:

“ARTÍCULO SEXTO: La responsabilidad del manejo de la caja menor de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, estará a cargo de servidor público José Giovanny Conde Figueredo, Identificado con Cedula de Ciudadanía 93.402.523 quien desempeña el cargo de Profesional Especializado (E), con código 222 grado 19 ubicado en la Dirección Corporativa y Relación con el Ciudadano, y la unidad ejecutora será el Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Servicios Administrativos, de acuerdo con la cuantía establecida en cada rubro presupuestal, descrito en los artículos primero y tercero de la presente resolución.

Parágrafo Primero: Cuando el servidor(a) pública responsable de la Caja Menor se encuentre en alguna situación administrativa que implique separación temporal o definitiva del cargo, el servidor público que designe el(la) Director(a) de Gestión Corporativa y Relación con el Ciudadano, lo reemplazará en el manejo de la caja menor.

Para la ejecución de la citada actividad se requiere de la entrega de los fondos y documento respectivo del arqueo, recibo y entrega que deberá constar en el libro correspondientes “Caja” y “Bancos”, en los cuales se contabilizarán diariamente las operaciones de la caja menor.

Parágrafo Segundo: El responsable del manejo de la caja menor deberá atender lo establecido en el Proceso de Gestión Administrativa del Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Servicios Administrativos - ADM-MN-01 Manual de cajas menores.

Parágrafo Tercero: Cada vez que se realice un pago con cargo a la Caja Menor, el servidor público responsable del manejo operativo debe registrar:

1.               El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la respectiva cuenta contable.

2.               El monto bruto.

3.               Las deducciones practicadas especificando concepto y monto.

4.               El monto líquido pagado.

5.               La fecha del pago.

6.               El documento de identidad o Nit del beneficiario.

7.               Los demás datos que considere necesarios.

Parágrafo Cuarto: El responsable del manejo operativo de la Caja Menor, está autorizado para la entrega de los dineros y la legalización de los mismos.

Parágrafo Quinto: Constituyen avances los adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes a la planta de empleos de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, con el objeto de atender los gastos urgentes, imprescindibles e inaplazables necesarios.

Parágrafo Sexto: Los reintegros de la caja menor deberán efectuarse mensualmente o cuando se haya ejecutado el 70% del valor mensual asignado, lo que primero ocurra.

Parágrafo Séptimo: Los servidores a quienes se les entregue recursos del Tesoro Público, para efectuar gastos por caja menor, se harán responsables penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

Parágrafo Octavo:  El o los responsables del manejo de la caja menor de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte deberán estar amparados a través de la póliza de manejo constituida por la entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, por el 100% de monto del fondo de la Caja Menor.”

Artículo 2. En cumplimiento de lo establecido en el Artículo Séptimo el actual responsable de la Caja Menor, deberá hacer la legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha de expedición y publicación de este acto

Artículo 3. La Dirección de Gestión Corporativa y Relación con el Ciudadano, comunicará el contenido del presente acto administrativo al funcionario designado como responsable del manejo, al jefe de la Oficina de Control Interno y a los Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo de Gestión Financiera, de Servicios Administrativos y de Infraestructura y Sistemas de Información de esta entidad, para lo de sus respectivas competencias.

Artículo 4. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Financiera remitirá copia de la presente resolución a la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Artículo 5. A través de la Dirección de Gestión Corporativa y Relación con el Ciudadano se solicitará la publicación del presente acto administrativo en el Registro Distrital, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011.

Dada en Bogotá, D.C., a los 21 días del mes de julio del año 2023.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

CATALINA VALENCIA TOBÓN

Secretaria de Despacho