RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 036 DE 2023

 

(Diciembre 28)

Derogado por el art. 4, Resolución Reglamentaria 019 de 2025.

Por la cual se modifica y reglamenta el trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control a la gestión fiscal de Contraloría de Bogotá D.C. y se adopta el procedimiento interno

 

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C. (E.F)

 

 

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las previstas en el artículo 5 del Decreto Ley 403 de 2020, el Acuerdo Distrital 658 de 20161, la Resolución 1547 del 20 de diciembre de 2023, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 272 de la Constitución Política, incisos 1 y 6, preceptúan que la vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a estas en forma concurrente con la Contraloría General de la República, y que los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán, en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 en lo que sea pertinente, según los principios de coordinación, concurrencia, y subsidiariedad.

 

Que el artículo 105 del Decreto Ley 1421 de 1993, modificado por el artículo 164 del Decreto Ley 403 de 2020, establece que la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes de éste, corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., que incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.

 

Que el artículo 109 del citado decreto, establece dentro de las funciones del Contralor de Bogotá D.C. la de:" 1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas por parte de los responsables del manejo de fondos o bienes del Distrito e indicar los criterios de evaluación financiera y de resultados que deberán seguirse."

 

Que en un ejercicio conjunto, la Contraloría General de la República, la Audítoría General de la República y algunas contralorías territoriales, actualizaron la Guía de Auditoría Territorial-GAT- conforme con las normas internacionales ISSAI3 y las NIA4, con el fin de ser tenida en cuenta por los entes de control territorial.

 

Que en la "GULA DE AUDITORA TERRITORIAL EN EL MARCO DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORlA ISSAI (Versión 3.0)" de octubre de 2022, en el numeral 1.3.2.5 "Plan de Mejoramiento y seguimiento", señala que: "El auditado, como resultado de la auditoria, cualquiera que sea su modalidad, deberá elaborar un plan de mejoramiento que atienda las deficiencias señaladas en el informe de auditoría. El plan será reportado a través del sistema que determine cada Contraloría Territorial. Las Contralorías Territoriales efectuarán vigilancia y control a las acciones que adopte el sujeto auditado sobre los resultados planteados en los informes de auditoría. El seguimiento se enfoca en determinar si el sujeto de control ha desarrollado acciones para atender los resultados del informe de auditoría. Igualmente, las Contralorías Territoriales determinarán la efectividad de las acciones del plan de mejoramiento ejecutado por los sujetos vigilados. La efectividad consiste en la implementación de las acciones desarrolladas por el sujeto de control para contrarrestar las causas de los hallazgos establecidos, producto del ejercicio del control fiscal”.

 

Que la GAT es un instrumento de apoyo a la gestión institucional y misional de las contralorías territoriales, elaborada para facilitar el ejercicio del proceso auditor, mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control fiscal definidos en la Ley 42 de 1993, o la norma que la complemente o sustituya, con el propósito de evaluar la gestión fiscal, revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.

 

Que el numeral 5 del artículo 3 del Acuerdo 658 de 2016 establece como objetivo de la Contraloría de Bogotá D.C.: "contribuir con los informes de auditoria en el mejoramiento de la gestión administrativa y fiscal de las entidades distritales".

 

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 016 del 10 de mayo de 2023, fueron adoptadas, las nuevas versiones de documentos y procedimientos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C.

 

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 036 del 20 de septiembre de 2019, fue reglamentado el trámite del Plan de Mejoramiento y adoptado el procedimiento interno del mismo.

 

Que se hace necesario actualizar el procedimiento del Plan de Mejoramiento, con su aplicación a los nuevos tipos de auditoría reglamentados en cumplimiento de los lineamientos del SINACOF en la Guía de Auditoría Territorial GAT 3.0 y lo dispuesto en la normatividad vigente.

 

Que por su parte, es necesario actualizar el trámite que deben aplicar los sujetos de vigilancia y control fiscal para la elaboración, modificación, seguimiento y reporte del plan de mejoramiento. Así como el procedimiento que sigue la Contraloría de Bogotá D.C., para la evaluación de la eficacia y efectividad de las acciones adelantadas por el sujeto de vigilancia y control fiscal, de conformidad con lo establecido en las metodologías vigentes reglamentadas por la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio del control fiscal.

 

Que de acuerdo con la actualización de la metodología para la calificación de la gestión fiscal, se ajustaron las definiciones de las categorías de evaluación de la eficacia y efectividad de las acciones formuladas por los Sujetos de Control, la herramienta técnica utilizada en la evaluación y seguimiento y otros procedimientos y criterios técnicos en la evaluación de los planes de mejoramiento presentados.

 

Que, en mérito de lo expuesto, el Contralor de Bogotá D.C. (E,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar y reglamentar el trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control a la gestión fiscal de Contraloría de Bogotá D.C., en los siguientes términos:

 

CAPÍTULO 1

 

GENERALIDADES

 

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto establecer los parámetros para la elaboración, modificación, seguimiento, reporte y evaluación del plan de mejoramiento que suscriban los sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C., derivado de las auditorias financiera y de gestión, desempeño, cumplimiento, visita de control fiscal, actuación especial de fiscalización cuando dentro de los objetivos específicos de estas se incluya la evaluación al plan de mejoramiento y acciones conjuntas con la Contraloría General de la República que adelante la Contraloría de Bogotá D.C., sobre la vigilancia y control a la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes del Distrito Capital.

 

PLAN DE MEJORAMIENTO. Instrumento que contiene el conjunto de acciones que debe implementar el Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal, tendientes a subsanar la causa raíz de los hallazgos administrativos (que hayan sido identificados en ejercicio de las auditorías financiera y de gestión, desempeño, cumplimiento, visita de control fiscal, actuación especial de fiscalización cuando dentro de los objetivos específicos de esta se incluya la evaluación al plan de mejoramiento y acciones conjuntas con la Contraloría General de la República que adelante la Contraloría de Bogotá sobre la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes del Distrito Capital, con el fin que el sujeto de vigilancia y control fiscal adecue dicha gestión a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad, desarrollo sostenible y valoración de costos ambientales, y de los riesgos identificados que pueden afectar la gestión fiscal.

 

RESPONSABLES. El jefe o el representante legal de la entidad u organismo público, tanto del sector central como descentralizado, o quien haga sus veces, el Curador Urbano, el Alcalde Local, el representante legal o quien haga sus veces en los Fondos de Servicios Educativos y el particular o entidad de carácter privado; sujeto de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C., a los cuales se haya comunicado informe de auditoría de cualquiera de los tipos de auditoría con hallazgos que afecten la gestión, deberán presentar un plan de mejoramiento, conforme lo establece la presente resolución reglamentaria.

 

CONTENIDO. El plan de mejoramiento contiene la totalidad de acciones que ha formulado el sujeto de vigilancia y control fiscal con el fin de eliminar la causa origen de los hallazgos comunicados por la Contraloría de Bogotá D.C., y adecuar su gestión a los principios de eficacia, eficiencia, economía, equidad, desarrollo sostenible y valoración de costos ambientales.

 

FIRMA DIGITAL. Con el fin de asegurar que la información transmitida a través del sistema de rendición de cuentas, dispuesto por la Contraloría de Bogotá D.C., para tal fin, sea la perteneciente a cada una de las entidades sujeto de vigilancia y control fiscal, será exigible la firma digital de que trata el artículo 13 de la Resolución Reglamentaria NO.002 del 11 de febrero de 2022.

 

CAPÍTULO 2

 

INCORPORACIÓN HALLAZGOS

 

Corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C. incorporar en el sistema de rendición de cuentas dispuesto para tal fin, los hallazgos definitivos comunicados en el informe final de auditorías financiera y de gestión, desempeño, cumplimiento, visita de control fiscal, actuación especial de fiscalización y acciones conjuntas con la Contraloría General de la República o auditoria a los Estados Contables Consolidados del Sector Público Distrital, Gobierno y Bogotá D.C., según corresponda; previo a la comunicación del informe final al sujeto de vigilancia y control fiscal.

 

CAPÍTULO 3

 

FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

 

Formulación. El responsable, deberá definir la causa que originó el hallazgo de auditoría, la (s) acción (es), el indicador (nombre y formula), la meta (con unidad de medida asociada a la fórmula del indicador), el (las) área (s) responsable (s) de ejecutarla (s), la fecha de inicio para la ejecución de la acción y la fecha de terminación que se defina para su ejecución, teniendo en cuenta los límites establecidos en los instructivos, previstos en el formato para la formulación del plan de mejoramiento definido en la cuenta y presentarlo únicamente a través del sistema de rendición de cuentas, dispuesto por la Contraloría de Bogotá D.C., para tal fin.

 

Sobre este plan de mejoramiento la Contraloría de Bogotá D.C., no emitirá pronunciamiento, lo realizará en posteriores auditorias, en las cuales evaluará la eficacia y efectividad de las acciones implementadas por el sujeto de vigilancia y control fiscal para eliminar la causa que originó los hallazgos comunicados en el informe de auditoría.

 

La fecha límite programada para la implementación, ejecución y culminación de las acciones que se formulen no debe superar los doce (12) meses, contados a partir de la fecha de formulación del respectivo plan de mejoramiento.

 

La Oficina de Planeación y la Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal o quienes hagan sus veces, en cumplimiento de los roles establecidos en las normas vigentes, deberán acompañar y asesorar a los responsables en la formulación del plan de mejoramiento, según corresponda, con el fin de lograr la conformidad de los requisitos de presentación de los formatos de la cuenta, asi como, hacer seguimiento a la eficacia y efectividad de la acción formulada para eliminar la causa origen del hallazgo comunicado por la Contraloría de Bogotá D.C.

 

En el caso de los Curadores Urbanos, la fecha límite programada para la implementación, ejecución y culminación de las acciones que se formulen no debe ser mayor a los doce (12) meses, contados a partir de la fecha de formulación del plan de mejoramiento. No obstante, en el último año del periodo para el que han sido nombrados, la fecha de terminación de las acciones deberá ser previa al último trimestre del periodo, en concordancia con el Decreto de nombramiento de cada Curador. En todo caso, la formulación y cumplimiento de la acción no podrá sobrepasar el período para el cual fue designado como Curador Urbano, sin embargo, si la gestión finaliza antes del período designado, deberá rendir en el aplicativo para la Rendición de Cuentas de la Contraloría de Bogotá el cumplimiento al plan de mejoramiento al momento del retiro o culminación de gestión.

 

TÉRMINO. El sujeto de vigilancia y control fiscal deberá presentar el plan de mejoramiento dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación del informe final de auditoría financiera y de gestión, desempeño, cumplimiento, visita de control fiscal, actuación especial de fiscalización y acciones conjuntas con la Contraloría General de la República.

 

Los términos establecidos en el presente artículo serán prorrogables hasta por cinco (5) días hábiles, por el Director Sectorial de Fiscalización, cuando el sujeto de vigilancia y control fiscal lo solicite por escrito aduciendo fuerza mayor o falla técnica comprobable. La solicitud deberá presentarse con anterioridad a la fecha límite de formulación.

 

CAPÍTULO IV

 

MODIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y REPORTE

 

Modificación. El responsable podrá solicitar por escrito, la modificación de la acción por una sola vez, al Director Sectorial de Fiscalización debidamente justificada. La modificación se permite para los campos de: acción, área responsable, fecha de terminación, indicador o meta formulada. No se podrá adicionar nuevas acciones, ni eliminar las inicialmente formuladas.

 

El Director Sectorial de Fiscalización, según corresponda, deberán dar respuesta al Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la solicitud.

 

No se podrán modificar aquellas acciones a las cuales les falte treinta (30) días hábiles para su terminación.

 

La nueva fecha de terminación de la acción(es) a modificar, no podrá superar seis (6) meses adicionales a los doce (12) meses, contados a partir de la fecha de formulación del respectivo plan de mejoramiento, sin superar los dieciocho (18) meses en total.

 

SEGUIMIENTO. El seguimiento al Plan de Mejoramiento es una actividad permanente que corresponde realizar al sujeto de vigilancia y control fiscal conforme al mecanismo que adopte internamente, tal como lo establece, el manual operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión o la metodología vigente que esté adoptada para verificar su cumplimiento. El resultado de este seguimiento deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá D.C.

 

La Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal o quien haga sus veces, en cumplimiento de los roles establecidos en las normas vigentes, específicamente en su función evaluadora y de seguimiento, realizará la verificación del plan de mejoramiento, para determinar las acciones cumplidas, de lo cual dejará los registros y soportes correspondientes.

 

REPORTE. El Plan de Mejoramiento con el respectivo seguimiento de la totalidad de las acciones abiertas, con corte a 31 de diciembre de cada vigencia, se presentará, por parte del sujeto de vigilancia y control fiscal, a través del Sistema de Rendición de Cuentas, dispuesto para tal fin, de conformidad con los parámetros y términos establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C., para la rendición de la cuenta anual y presentación de informes

 

El Plan de Mejoramiento para acciones incumplidas se presentará por parte del sujeto vigilancia a través del Sistema de Rendición de Cuentas, dispuesto para tal fin dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente del cumplimiento de los treinta (30) días hábiles improrrogables para este tipo de acciones.

 

CAPITULO V

 

EVALUACIÓN

 

Evaluación. Corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., evaluar, el cumplimiento (eficacia) y la efectividad de las acciones del Plan de Mejoramiento para eliminar la causa (s) que originó los hallazgos detectados en cumplimiento de la vigilancia y control a la gestión fiscal

 

RESULTADO DE LA Evaluación. El resultado de la evaluación de la eficacia y la efectividad de cada una de las acciones del plan de mejoramiento se categoriza como:

 

• Cumplida efectiva: Cuando la acción es calificada con una eficacia del 100% Y una efectividad mayor o igual al 75%, por considerarse que en ese porcentaje se elimina la causa del hallazgo.

 

• Cumplida inefectiva: Cuando la acción implementada es calificada con una eficacia del 100% pero la situación detectada no es corregida, es decir, persiste la causa que originó el hallazgo, en consecuencia, la calificación de la efectividad es menor al 75%, por lo que el auditor debe calificar la(s) acción(es) como cumplida inefectiva y formular un nuevo hallazgo. Este trámite debe surtirse en los términos de la misma auditoria en la cual se realiza evaluación al plan de mejoramiento; es decir, una vez ejerzan el derecho de contradicción los sujetos auditados, a los resultados de la verificación de las acciones evaluadas presentados en el Informe preliminar, en el numeral correspondiente al Plan de Mejoramiento, con evidencias atinentes a comprobar la efectividad de la(s) acción(es) para subsanar la causa que generó el hallazgo. Si la respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal desvirtúa la calificación, no se registra en el informe final y en consecuencia se modifica la calificación correspondiente; en caso contrario, el nuevo hallazgo se registra en el informe final.

 

El nuevo hallazgo en su redacción debe orientarse solamente a la causa (factor de riesgo) que generó el hallazgo, es decir, a la desviación u omisión en la gestión administrativa que debe subsanar el sujeto auditado para eliminar la causa raíz o mitigar el riesgo asociado que evite una nueva materialización. Los procesos generados por la incidencia del hallazgo inicial seguirán su curso normal según la normatividad vigente y no deben tenerse en cuenta, salvo que se encuentren en nuevos hechos, lo que produciría un nuevo hallazgo originado en la auditoría presente y no tendría ninguna relación conexa de trámite con el hallazgo inicial, es decir, no sería un resultado de la evaluación de plan de mejoramiento. Si no se presentan esos nuevos hechos, el nuevo hallazgo será solamente administrativo o con presunta incidencia disciplinaria si persiste el incumplimiento según los criterios evaluados.

 

La(s) acción(es) planteada(s) para el nuevo hallazgo deberán eliminar la causa que originó el hallazgo, en caso contrario en el seguimiento respectivo se deben calificar como incumplidas (en ningún caso la acción se calificará dos veces como cumplida inefectiva).

 

• Incumplida: Cuando la fecha de terminación de la acción se encuentra vencida y el Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal no la ha ejecutado en el 100%, por lo cual la calificación de la eficacia es menor al 100% o, cuando la(s) acción(es) planteada(s) para el nuevo hallazgo originado en una acción calificada como inefectiva, no elimina(n) la causa que originó el hallazgo inicial.

 

El sujeto de vigilancia y control fiscal deberá culminar las acciones incumplidas dentro de los siguientes treinta (30) días hábiles improrrogables, contados a partir de la fecha de comunicación del informe final de auditoria (radicado), sin perjuicio de las sanciones previstas en la presente resolución, evento en el cual deberá presentar el seguimiento a través del Sistema de Rendición de Cuentas, dispuesto por la Contraloria de Bogotá O.C, para lo cual el sujeto de vigilancia tendrá cinco (5) días hábiles para reportar el seguimiento en el sistema a partir del día siguiente de su culminación, señalado anteriormente.

 

• Cerrada por vencimiento de términos: Cuando la acción supera tres (3) vigencias contadas a partir de la fecha programada para su terminación, sin que haya sido evaluada por parte de la Contraloría de Bogotá D.C.

 

• Averiguación preliminar: Cuando una acción ha sido calificada previamente como incumplida y transcurridos los treinta (30) días hábiles para su cumplimiento el sujeto de vigilancia y control fiscal no la implementó. Este estado se debe evaluar la pertinencia de adelantar el procedimiento administrativo sancionatorio fiscal, el cual debe ser adelantado conforme al procedimiento vigente para tal fin.

 

Las acciones derivadas de los informes comunicados por la Dirección de Reacción Inmediata serán evaluadas por la Dirección Sectorial que tenga asignado el sujeto de vigilancia y control evaluado

 

Cuando con ocasión de la formulación del plan de mejoramiento se encuentren situaciones que puedan afectar su evaluación, se categoriza de la siguiente manera:

 

• Incalificable: Cuando el texto formulado como acción es incoherente, o manifiesta desacuerdo por parte del sujeto de control evaluado, genera como consecuencia que el equipo auditor no la puede evaluar, por lo cual se debe evaluar la pertinencia de adelantar el procedimiento administrativo sancionatorio fiscal.

 

• En el evento que no se formule acción(es) a un hallazgo determinado, se registra el hallazgo administrativo con posible incidencia disciplinaria en el informe final de auditoría, por lo cual se debe evaluar la pertinencia de adelantar el procedimiento administrativo sancionatorio fiscal.

 

Cuando un hallazgo de la misma temática se ha determinado nuevamente, en dos o más ocasiones o varias auditorias, con cierta frecuencia o de manera sistemática, se considera RECURRENTE.

 

La recurrencia no es categoría de calificación, es una característica que identifica las acciones recurrentes e incide en la calificación consolidada impactando con una disminución del 20% la calificación consolidada de la acción aplicada y por ende el plan de mejoramiento.

 

Para el caso de los curadores que han finalizado la gestión (culmina el periodo para el cual fueron nombrados) y que establecieron plan de mejoramiento, la evaluación de las acciones por parte de la Contraloria de Bogotá D.C. podrá tener única y exclusivamente calificación de cumplida efectiva o Incumplida, cuando solo falte 45 días hábiles para culminar el período para el cual fueron nombrados. Tiempo pertinente para el trámite de las acciones calificadas como incumplidas.

 

INCUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO. Se entiende que el plan de mejoramiento se incumple cuando el promedio de la calificación total de la Eficacia y Efectividad de las acciones evaluadas, no supera el 75%, teniendo en cuenta que el resultado consolidado de la calificación puede estar afectado por acciones que no se pueden evaluar, no formuladas o por recurrencia de hallazgos determinados, relacionados con las acciones evaluadas y con mayor incidencia aquellas recurrentes con riesgo fiscal. En el total de acciones evaluadas no se incluye la cantidad de acciones cerradas por vencimiento de términos.

 

CAPITULO VI

 

SANCIONES

 

CAUSALES DE SANCIÓN. la Contraloría de Bogotá D.C., podrá según el caso, imponer sanciones a los responsables, cuando su conducta se adecue, a las previstas en os artículos 100 a 104 de la Ley 42 de 1993.

 

Serán causales susceptibles de investigación sancionatoria el incumplimiento del plan de mejoramiento de la presente resolución reglamentaria, cuando no se adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por la Contraloría de Bogotá D.C., cuando no se formule acción(es) a un hallazgo determinado, cuando no se culminen las acciones formuladas en el plazo indicado y la inobservancia en los aspectos de presentación, forma, términos y contenido, establecidos en el presente acto administrativo y los expedidos para la rendición de la cuenta.

 

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO. Para la imposición de sanciones la Contraloría de Bogotá D.C., adelantará el trámite del procedimiento administrativo sancionatorio fiscal de acuerdo con la reglamentación vigente, en concordancia con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen.

 

Artículo SEGUNDO: Adopción PROCEDIMIENTO. Adoptar el Procedimiento para la evaluación del plan de mejoramiento PVCGF-07 versión 16.0 del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C.

 

Artículo TERCERO: RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de los Directores Sectoriales de Fiscalización y del Director de Reacción Inmediata velar por la divulgación, actualización y mejoramiento del procedimiento adoptado.

 

Artículo CUARTO: DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga la Resolución Reglamentaria 036 del 20 de septiembre de 2019 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 

PÚBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá a los 28 días del mes de diciembre del año 2023

 

JAVIER TOMÁS REYES BUSTAMANTE

 

Contralor de Bogotá D.C. (E.F)

 

Nota. Ver norma original en Anexos.