CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2024

(Enero 12)

PARA: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, DIRECTORES/AS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, GERENTES DE SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD E.S.E., EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, AGENCIA DE EDUCACIÓN SUPERIOR PARA LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA -ATENEA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ, PRESIDENTE DEL CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDORA DISTRITAL, PERSONERO DE BOGOTÁ, CONTRALOR DE BOGOTÁ, JEFES O RESPONSABLES DE TALENTO HUMANO.

DE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL – DASCD

ASUNTO: Lineamientos para el acceso al Servicio de Evaluación de Competencias Comportamentales - SEVCOM y al Servicio de Publicación de Hojas de vida del DASCD.

FECHA: 12 de enero de 2024.

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (DASCD) con miras a facilitar la gestión de las entidades y organismos distritales frente al cumplimiento de las obligaciones derivadas de los artículos 47 a 49 de la Ley 909 de 2004, así como lo previsto en el Decreto Distrital 189 de 2020 en su artículo 7, modificado por el artículo 1° del Decreto Distrital 159 de 2021 y en consonancia con lo señalado en el artículo 7° del Acuerdo Distrital 782 de 2020 y en la Circular Conjunta 003 de 2023 del DASCD y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cuanto a la evaluación de competencias comportamentales y al requisito de publicación previa de las hojas de vida de los y las ciudadanas postuladas a ocupar empleos de Libre Nombramiento y Remoción de los niveles jerárquicos directivo, asesor y profesional en la administración pública de Bogotá, pone a disposición de las entidades y organismos distritales el Portal Web de Aspirantes.

El Portal Web de Aspirantes tiene como objetivo centralizar, optimizar y facilitar a las entidades y organismos distritales la solicitud de prestación de los servicios de Evaluación de Competencias Comportamentales –SEVCOM- y de Publicación de Hojas de Vida de los y las aspirantes a empleos de libre nombramiento y remoción en los niveles ocupacionales directivo, asesor y profesional ante el DASCD, mediante la habilitación de una herramienta tecnológica que permite tramitar las solicitudes asociadas a estos servicios de manera expedita, ágil y transparente.

Con esta mejora tecnológica avanzamos en un doble propósito, por una parte, la entidad u organismo podrá solicitar directamente los servicios de evaluación de competencias comportamentales y de publicación de hojas de vida, reduciendo actividades asociadas a la radicación de correspondencia y asegurándose de aportar en debida forma la documentación de los candidatos a través de la herramienta y, por otra, la ciudadanía y grupos de valor, lograrán registrar directamente las observaciones a que haya lugar frente a las hojas de vida de los candidatos a ocupar empleos de Libre Nombramiento y Remoción de los niveles jerárquicos Directivo, Asesor y profesional, avanzando con ello, en una política de automatización y mejora de los procedimientos administrativos.

Adicionalmente y considerando que algunas entidades y organismos distritales han venido solicitando la prestación del servicio de evaluación de competencias comportamentales para apoyar procesos de provisión de empleos de diferentes naturalezas jurídicas, especialmente en procesos de encargo o nombramientos provisionales, razón por la cual se precisan las condiciones que deben observarse para acceder al SEVCOM en estos casos.

En virtud de lo anterior, nos permitimos recordar algunos elementos relacionados con el servicio de evaluación de competencias comportamentales y la publicación de hojas de vida de candidatos a empleos de libre nombramiento y remoción de los niveles directivo, asesor y profesional que deben observar las entidades y organismos del Distrito Capital, en los siguientes términos:

1. Evaluación de competencias laborales comportamentales a través del Servicio de Evaluación de Competencias –SEVCOM-.

a) El DASCD, realiza la evaluación de competencias comportamentales definidas en el Decreto Nacional 815 de 2018 a los aspirantes a empleos de libre nombramiento y remoción de los niveles directivo, asesor y profesional de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Circular Externa 004 de 2019[1] y la Circular Conjunta 003 de 2023 del DASCD – Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

b) La solicitud de aplicación de pruebas de competencias comportamentales para empleos de gerencia pública debe ser suscrita por la autoridad nominadora de la entidad u organismo distrital (Secretario(a), Director(a) o Gerente) o por quien éste delegue ante el DASCD[2].

c) A través de SEVCOM, el DASCD puede evaluar las competencias comportamentales de procesos de selección para efectos de encargos, nombramientos provisionales o para cargos de otra naturaleza jurídica, por medio de la firma de un acuerdo de entendimiento interinstitucional con la entidad u organismo que requiere el servicio, atendiendo en todo caso, a la disponibilidad de pruebas y las condiciones del servicio a cargo del Departamento.

d) El DASCD ofrece a las entidades y organismos distritales, el servicio de retroalimentación por una parte, a los nominadores, para el conocimiento de la prueba y la interpretación de los resultados para facilitar la toma de decisiones informadas sobre la vinculación de personal y por otra, a los aspirantes que así lo soliciten otorgando la posibilidad de que el aspirante acceda los resultados obtenidos, con el fin de potencializar las competencias y apoyar el desempeño óptimo en su gestión[3].

e) El servicio de evaluación de competencias comportamentales ofertado por el DASCD, busca coadyuvar a que el nominador pueda seleccionar dentro de su discrecionalidad al personal más idóneo e íntegro para asumir el empleo vacante, sin embargo, la decisión sobre el nombramiento del aspirante corresponde única y exclusivamente a la autoridad nominadora.

f) Las pruebas comportamentales tienen una vigencia de 12 meses, es por esto que, si el aspirante ha realizado previamente la evaluación para el mismo nivel jerárquico, deberá emitir una carta de autorización de uso de los resultados de sus pruebas vigentes; esta verificación será realizada por el DASCD y será función exclusiva de este Departamento Administrativo solicitar la carta de autorización a los aspirantes que cumplan con esta condición.

g) El DASCD entregará exclusivamente a la autoridad nominadora o a quien éste haya delegado, los resultados detallados de las pruebas presentadas por los aspirantes, los cuales se entregan cifrados, le corresponde al destinatario de la información, adoptar los protocolos de seguridad para la custodia de los resultados de la prueba comportamental, para efectos de salvaguardar la integridad y uso adecuado de los mismos[4].

h) En virtud de lo anterior y con el fin de actualizar la información de la persona a quien les serán enviados los resultados confidenciales de las pruebas aplicadas en el Servicio de Evaluación de Competencias – SEVCOM y su clave de acceso, esto es, quien ejerce la facultad de nominación (Secretario(a), Director(a), Gerente) o a quien éste delegue para su recepción, en el marco del proceso de transición que se surte con el cambio de gobierno distrital, las entidades u organismos deberán remitir comunicación dirigido al Despacho del DASCD al correo contacto@serviciocivil.gov.co con copia a gestioncompetencias@serviciocivil.gov.co, notificando la siguiente información:

Si el nominador considera pertinente delegar esta responsabilidad, agradecemos incluir los datos de la persona designada.

i) A partir de la fecha, el DASCD pone a disposición de las entidades y organismos distritales el portal web de aspirantes https://aspirantes.serviciocivil.gov.co/, mecanismo oficial para realizar las solicitudes de evaluación de competencias comportamentales – SEVCOM y de publicación de hojas de vida de candidatos a empleos de los niveles directivo, asesor y profesional.

j) Para el acceso al portal web de aspirantes, el DASCD asignará un usuario único por entidad u organismo distrital al jefe o responsable de talento humano, según la información registrada en SIDEAP de quien desempeña dicho cargo. Por tal razón, se exhorta a las entidades y organismos distritales a mantener debidamente actualizada la información de las vinculaciones a su planta de personal, en el caso particular, frente a quien ejerce dicho rol estratégico.

De esta manera, para el acceso al portal web de aspirantes, los jefes o responsables de talento humano de las entidades y organismos distritales, recibirán al correo electrónico registrado en SIDEAP, su usuario y contraseña, por lo que se recomienda modificar la contraseña después de haber ingresado.

k) Para radicar la solicitud de evaluación de competencias comportamentales, el Jefe o responsable de talento Humano de la entidad u organismo distrital deberá realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al portal de aspirantes https://aspirantes.serviciocivil.gov.co/ con su usuario y contraseña:

4. Se abrirá una ventana en la cual deberá diligenciar la Información del nominador (Nombres completos, cargo - mencionar si la persona está en encargo, y correo electrónico); Información del aspirante (Nombres, apellidos, número de documento de identidad, género, correo electrónico y número de teléfono celular); y finalmente, Información del tipo de evaluación (Nivel jerárquico del cargo a evaluar y el objetivo de su evaluación: selección de candidatos de Libre Nombramiento y Remoción, Nombramiento en provisionalidad o nombramiento en encargo).

5. Teniendo en cuenta la naturaleza de las pruebas comportamentales, es indispensable que los candidatos suscriban el consentimiento informado previamente a la activación del servicio de evaluación. Por tal razón, la entidad u organismos con la solicitud, deberá cargar el consentimiento informado debidamente diligenciado por la o el aspirante, el cual será verificado por los profesionales a cargo.

6. Finalmente deberá aceptar los términos y condiciones y dar clic en el botón “Guardar”.

7. A continuación, el sistema generará un número de radicado de la plataforma SIGA del DASCD para que la entidad u organismo distrital realice el respectivo seguimiento a la gestión por lo que recibirá un correo electrónico con la información del radicado de su solicitud, así:

8. Una vez se ha registrado correctamente esta información, el DASCD procesará la solicitud e iniciará el proceso de evaluación con cada uno de las y los aspirantes postulados. En caso de ser necesaria alguna aclaración, el DASCD establecerá contacto por medio del correo electrónico del jefe o responsable de talento humano registrado.

9. Para el desarrollo de las pruebas de competencias comportamentales, la entidad u organismo distrital que solicita el servicio informará a los candidatos que deberán tener disposición mínima de tres (3) horas a un computador con cámara, micrófono e internet con navegador Mozilla Firefox, Google Chrome o Internet Explorer (Versión 10 o superior)[5].

10. Los y las candidatas reciben un usuario y clave de acceso que se remite directamente al correo electrónico informado, con la fecha y condiciones de programación y aplicación de pruebas.

2. Lineamientos sobre el Servicio de Publicación de Hojas de Vida de candidatos y candidatas a empleos de libre nombramiento y remoción de los niveles directivo, asesor y profesional.

a) El DASCD ofrece el servicio de publicación de hojas de vida para los aspirantes a empleos de libre nombramiento y remoción de los niveles directivo, asesor y profesional en consonancia con lo previsto en el Decreto Distrital 189 de 2020, modificado por el Decreto Distrital 159 de 2021 y con el Acuerdo Distrital 782 de 2020, que adoptan disposiciones en materia de transparencia e integridad en el ejercicio de cargos públicos y que promueven el control social en la gestión del talento humano[6].

b) La solicitud de publicación de hojas de vida de candidatos y candidatas a ocupar empleos de gerencia pública debe ser suscrita por Secretario(a), Director(a) o Gerente del respectivo organismo u entidad, en ejercicio de la autoridad nominadora o por quien éste haya delegado.

c) Los aspirantes deben haber cumplido con el requisito de presentar la evaluación de competencias comportamentales para poder publicar su hoja de vida[7]. Si no se cumple con esta condición, se cerrará la solicitud informando que debe primero cumplir con la presentación de la prueba.

d) El aspirante debe firmar la autorización de publicación, donde acepta todos los términos y condiciones allí plasmados previo a publicar la hoja de vida en la página web del DASCD.

e) La entidad deberá proveer los siguientes documentos:

1. Solicitud de publicación de hoja de vida debidamente firmada por la autoridad nominadora de la entidad u organismo distrital o por quién esta delegue.

2. Formato de autorización de publicación hoja de vida debidamente diligenciada por la o el aspirante.

3. Hoja de vida verificada por la entidad u organismo distrital respecto de la protección de la información sensible, privada y semiprivada del o la aspirante.

4. Certificado de antecedentes con vigencia no mayor a treinta (30) días que expiden las siguientes entidades:

- Policía Nacional (Antecedentes judiciales y registro de medidas correctivas).

- Procuraduría General de la Nación.

- Personería de Bogotá.

- Contraloría General de la República.

f) El servicio de publicación de hojas de vida ofertado por el DASCD, busca coadyuvar a que se realice un proceso de selección de gerentes públicos de forma transparente ante la ciudadanía, sin embargo, la decisión sobre el nombramiento del aspirante corresponderá única y exclusivamente a la entidad nominadora.

g) Las observaciones realizadas por la ciudadanía y grupos de valor sobre las hojas de vida de las y los candidatos a empleos de libre nombramiento y remoción de los niveles directivo, asesor y profesional deben ser atendidas directamente por la entidad u organismo distrital que ejerce la facultad nominadora.

Para tal fin, la entidad u organismo distrital deberá registrar el correo electrónico al cual se remitirán las observaciones realizadas por la ciudadanía, así como asegurar la atención oportuna de las mismas en los términos de que trata la Ley 1755 de 2001.

h) Para radicar la solicitud de publicación de la hoja de vida de las y los candidatos a empleos de libre nombramiento y remoción, el Jefe o responsable de talento Humano de la entidad u organismo distrital deberá acceder al portal web de aspirantes, según los siguientes pasos:

1. Seleccionar el portal de Solicitudes:

2. Seleccionar añadir solicitud:

3. Se abrirá una ventana en la cual deberá diligenciar la Información del aspirante (número de documento de identidad y nombres completos), la información del empleo a ocupar (Nivel y cargo) y el correo electrónico al cual llegarán las observaciones de la ciudadanía o grupos de valor, en el evento en que estas últimas se presenten.

4. Deberá adjuntar los documentos a publicar en formato PDF como lo son: hoja de vida (preferiblemente el formato de hojas de vida validada de SIDEAP), Certificados de antecedentes que expiden las siguientes entidades: Policía Nacional (Antecedentes judiciales y registro de medidas correctivas), Procuraduría General de la Nación, Personería de Bogotá., Contraloría General de la República; formato de autorización de publicación de hoja de vida debidamente diligenciado por la o el aspirante y el oficio de solicitud de publicación firmado por el Jefe de la Entidad u organismo distrital, o a quién éste haya designado formalmente, tal como se muestra en la siguiente imagen:

5. Finalmente deberá aceptar los términos y condiciones y dar clic en el botón “Guardar”. a) Una vez guardada la solicitud, le llegará un correo electrónico con la información del radicado de la solicitud.

6. Una vez se ha registrado correctamente esta información, el DASCD procesará la solicitud y publicará la hoja de vida del aspirante en la página web https://aspirantes.serviciocivil.gov.co/, actuación con la cual se entiende atendida la respectiva solicitud. En caso de ser necesaria alguna aclaración de parte del DASCD, se establecerá contacto por medio del correo electrónico del jefe o responsable de talento humano registrado.

En virtud de lo anterior, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital se permite informar que el portal web de aspirantes se encuentra habilitado a partir de la fecha, y será el medio oficial por el cual las entidades y organismos distritales podrán realizar las solicitudes relacionadas con el servicio de evaluación de competencias –SEVCOM y con el de publicación de hojas de vida de los aspirantes a empleos de libre nombramiento y remoción de los niveles directivo, asesor y profesional.

En consecuencia y en caso de requerir información adicional, nos permitimos informar que el DASCD estará brindando el acompañamiento y la asistencia técnica a las entidades y organismos distritales en cuanto al funcionamiento y operación del Portal Web de Aspirantes, para lo cual pueden comunicarse a los siguientes correos electrónicos:

- contacto@serviciocivil.gov.co - Correo institucional del DASCD

- gestioncompetencias@serviciocivil.gov.co – Buzón oficial para procesos de evaluación y selección del DASCD.

Cordialmente,

NIDIA ROCIO VARGAS

DIRECTORA DASCD

Nota: Ver norma original en Anexos.