CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2020

(Junio 24)

PARA: CONTRALORÍAS DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y DISTRITALES.

DE: AUDITORA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL.

ASUNTO: RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMES TRIMESTRALES POR PARTE DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES.

Con fundamento en lo establecido en el Decreto Ley 272 de 2000, en especial lo dispuesto en sus artículos 2¹, 5 y 17, numerales 2, 5 y 12², corresponde a la Auditoría General de la República impartir los lineamientos y directrices que deben atender la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, municipales y distritales sin excepción alguna, el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y los fondos de bienestar social de las contralorías, para rendir cuentas e informes, en su calidad de sujetos vigilados.

En consecuencia, la Auditoría General de la República expidió la Resolución Orgánica N° 008 del 10 de junio de 2020, por la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes a la Auditoría General de la República, publicada en el Diario Oficial N° 51342 del 11 de junio de 2020, misma en la que se derogaron las Resoluciones Orgánicas números 012 de 2017, 011 y 012 de 2018, expedidas por la Auditoría General de la República, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.

La Resolución Orgánica N° 008 del 10 de junio de 2020 antes referida, prescribe los términos, plazos y condiciones en que los sujetos vigilados deben rendir las cuentas e informes a la Auditoría General de la República.

Por lo tanto, los sujetos vigilados por la Auditoría General de la República deben conocer y dar estricto cumplimiento a lo preceptuado en la referida resolución, dada la importancia que reviste que la información sea reportada en términos de calidad, consistencia, coherencia y veracidad, de manera que permita el adecuado ejercicio de vigilancia y control fiscal que desarrolla la Auditoría. Cabe mencionar que, como consecuencia del proceso de rendición y de la revisión de las cuentas, la Auditoría General de la República podrá imponer sanciones, de acuerdo con lo dispuesto en el Título IX – Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal, del Decreto Ley 403 de 2020.

En este sentido, se recuerda que la cuenta que se debe rendir ante la Auditoría General de la República está conformada por todos los formatos electrónicos y documentos soportes que se diligencian o aportan a través de los sistemas de información SIA Misional, módulo SIREL, que gestiona el proceso de rendición de cuenta por procesos, módulo PIA, que gestiona la rendición sobre la gestión realizada en torno a la planeación y ejecución de sus Programas Generales de Auditoría o Planes de Vigilancia Fiscal, y el SIA Observa, que gestiona el proceso de rendición de la contratación y su presupuesto, incluidos los de los sujetos vigilados por las contralorías.

La cuenta rendida en los sistemas de información SIA Misional, módulo SIREL, módulo PIA y SIA Observa se diligenciará conforme a lo establecido en los manuales y/o instructivos respectivos, disponibles para consulta en cada uno de estos sistemas de información.

Por tanto, en aplicación de lo establecido en el literal a) del numeral 2° del artículo 11 de la Resolución Orgánica N° 008 de 2020 de la Auditoría General de la República, la presente Circular Externa tiene como finalidad determinar los formatos e información complementaria que componen la cuenta trimestral que se deberá rendir por procesos en el SIA Misional, módulo SIREL, por parte de las contralorías territoriales, así:

La anterior información deberá rendirse trimestralmente conforme a los términos, condiciones y plazos establecidos en la referida Resolución Orgánica 008 de 2020.

Sin embargo, para la presente vigencia de 2020, las contralorías territoriales efectuarán sólo tres rendiciones de cuenta trimestral por procesos en el SIA Misional, módulo SIREL, así:

- La primera, corresponde a la ejecución de los diferentes procesos con la información consolidada, rendida respecto del periodo comprendido entre el 1º de enero y el 30 de junio de 2020, cuyo plazo de rendición será a más tardar el 15 de julio de 2020, para todas las contralorías territoriales, salvo la Contraloría de Bogotá, que deberá rendir a más tardar el 15 de agosto de 2020, de conformidad con lo determinado en la Resolución Orgánica N° 004 de 2020.

- La segunda, corresponde a la ejecución de los diferentes procesos, entre el 1º de julio y el 30 de septiembre de 2020. Entiéndase la ejecución acumulada de lo corrido del año hasta el 30 de septiembre, cuyo plazo de rendición será a más tardar el 15 de octubre de 2020, respecto de todas las contralorías territoriales.

- La tercera, corresponde a la ejecución de los diferentes procesos, entre el 1º de octubre y el 31 de diciembre de 2020. Entiéndase la ejecución acumulada de lo corrido del año hasta el 31 de diciembre, es decir, la ejecución consolidada anual, cuyo plazo de rendición será a más tardar el 31 de enero de 2021, respecto de todas las contralorías territoriales. Esta última rendición involucra la totalidad de los formatos, sus secciones y los archivos soporte y complementarios descritos en el Instructivo de Rendición de Cuentas del módulo SIREL del SIA Misional, incluidos todos los descritos en la presente circular externa.

De igual forma, sin perjuicio de lo anterior, las contralorías territoriales deberán realizar la rendición de cuenta trimestral y mensual de que tratan los numerales 2.b y 3 del artículo 11 de la Resolución Orgánica 008 de 2020, en las condiciones en ella establecidas. Sólo para el caso de la Contraloría de Bogotá, los plazos de esta rendición serán los establecidos en la Resolución Orgánica N° 004 de 2020.

El Instructivo de Rendición de Cuentas del módulo SIREL del SIA Misional, se encuentra publicado en la pantalla de inicio de dicho módulo.

En caso de presentarse alguna inquietud sobre la información a rendir en los formatos o sobre los archivos soporte y complementarios, y que no pueda ser resuelta con la lectura del instructivo, ésta deberá formularse por medio del centro de servicio del SIA Misional.

Atentamente,

LUZ JIMENA DUQUE BOTERO

Auditora Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal (AF)

Nota: Ver norma original en Anexos.

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

¹ Modificado por el artículo 156 del Decreto Ley 403 de 2020.

² Modificado por el artículo 158 del Decreto Ley 403 de 2020.