RESOLUCIÓN SDH 637 DE 2019

 

(Diciembre 31)

Derogada por el art. 13, Resolución SDH 074 de 2025.

 

Por la cual se actualiza el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretarla Distrital de Hacienda, se dan lineamientos para la sostenibilidad de la información financiera y la depuración contable permanente y se delegan unas funciones

 

LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA (Ε.)

 

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los literales a), o) y p) del artículo 4º del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1º del Decreto Distrital 364 de 2015, y

 

CONSIDERANDO

 

Que el literal a) del artículo 3º de la Ley 87 de 1993[1] señala que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de Información y operacionales del Ente.

 

Que el artículo 6º de la citada Ley prescribe que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".

 

Que el Titulo 23 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Nacional 1083 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública" sustituido mediante el artículo 2º del Decreto 1499 de 2017[2], establece en el artículo 2.2.23.3: Medición del Modelo Estándar de Control Interno. "Los representantes legales y jefes de organismos de las entidades a las que les aplica la Ley 87 de 1993 medirán el estado de avance del Modelo Estándar de Control Interno. Los jefes de control interno o quienes hagan sus veces realizarán la medición de la efectividad de dicho Modelo (...)".

 

Que el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002[3] determina como falta gravísima: "No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz".

 

Que el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, anexo a la Resolución No. 193 de 2016[4], expedida por la Contaduría General de la Nación, "orienta a los responsables de la información financiera de las entidades en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública".

 

Que el numeral 3.2.2 del citado procedimiento indica: "Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera. Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera".

 

Que el numeral 3.2.15 ibidem, establece: "Depuración contable permanente y sostenible. Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información."

 

Que en virtud de lo estipulado en la Resolución No. 193 de 2016 de la Contaduría General de la Nación es preciso definir los lineamientos generales para que la Secretaría Distrital de Hacienda adelante las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la depuración permanente y sostenible de la información financiera, de manera que esta se genere con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

 

Que mediante la Resolución No. DDC-3 del 5 de diciembre de 2018 la Contadora General de Bogotá, D.C. estableció los lineamientos para la sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital y para la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos contenidos. en los estados financieros, Informes y reportes contables emitidos por la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. a través de sus Entes Públicos Distritales[5], de conformidad con la Resolución No. 193 de 2016 de la Contaduría General de la Nación. Asimismo, el artículo 3º de la misma indicó el deber de conformar o actualizar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

 

Que se hace necesario actualizar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaría Distrital de Hacienda acorde con la normativa expedida por la Contaduría General de Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad.

 

Que en cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de esta resolución se publicó en la página web de la Secretaría Distrital de Hacienda-SDH, del 16 al 18 de diciembre de 2019, sin que se hubieran recibido comentarios por parte de la ciudadanía.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

 

Artículo 1º. Objeto. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable CTSC de la Secretaría Distrital de Hacienda tiene por objeto garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera, de tal forma que esta cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.

 

Artículo 2º. Integrantes: El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - CTSC de la SDH estará integrado por los servidores que se relacionan a continuación, quienes serán miembros permanentes con voz y voto, así:

 

1. Director(a) Distrital de Contabilidad.

 

2. Subdirector(a) de Consolidación, Gestión e Investigación.

 

3. Subdirector(a) de Gestión Contable de Hacienda.

 

4. Directores(as), Subdirectores (as) y Jefes de Oficina de la Secretaría Distrital de Hacienda, cuando se traten temas de su competencia.

 

Parágrafo 1. Serán invitados permanentes al CTSC los servidores que se relacionan a continuación, quienes participarán con voz y sin derecho a voto:

 

1. Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado.

 

2. Director(a) Jurídico o su delegado, o el(a) Subdirector de esa Dirección que tenga la competencia funcional sobre el tema a analizar.

 

3. Asesores(as) asignados al Despacho de la Dirección Distrital de Contabilidad.

 

Artículo 4°. Presidencia. La Presidencia del CTSC será ejercida por el(a) Director(a) Distrital de Contabilidad. Cuando el CTSC se ocupe de la depuración de saldos contables, lo presidirá el Subdirector de Consolidación, Gestión e Investigación de la Dirección Distrital de Contabilidad.

 

La Presidencia del CTSC tendrá las siguientes funciones:

 

1. Suscribir los actos y/o decisiones adoptados por el Comité, entre ellos, el reglamento interno y las actas de cada sesión.

 

2. Coordinar con la Secretaría Técnica y las áreas de gestión correspondientes, la elaboración de actas, informes y demás documentos que deba presentar el Comité.

 

3. Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del CTSC.

 

Artículo 5°. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del CTSC será ejercida por el(a) Subdirector(a) de Gestión Contable de Hacienda y tendrá las siguientes funciones:

 

1. Proyectar el reglamento interno del Comité.

 

2. Proponer y elaborar la agenda de la reunión y enviarla previamente a todos los participantes para su análisis respectivo.

 

3. Convocar a los integrantes del CTSC y a los invitados a las sesiones que se realicen.

 

4. Verificar el quórum antes de sesionar.

 

5. Recibir, revisar y consolidar los documentos y propuestas que serán presentadas para discusión en las sesiones del Comité.

 

6. Elaborar las actas de cada sesión.

 

7. Suscribir los actos y/o decisiones adoptadas por el Comité, entre ellas el reglamento interno, y las actas de cada sesión.

 

8. Custodiar y conservar el archivo de las actas del Comité, sus soportes y demás documentos que se generen por la labor del Comité.

 

9. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones adoptadas y verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

 

10. Las demás que le sean asignadas por el CTSC.

 

Artículo 6. Sesiones y quórum. EI CTSC de la SDH debe reunirse de forma ordinaria dos (2) veces al año y de manera extraordinaria cada vez que las circunstancias lo exijan, previa convocatoria que realice el Secretario Técnico del Comité.

 

El CTSC sesionará y deliberará con la asistencia de la mitad más uno (1) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple de los miembros asistentes. Al Inicio de las reuniones el Secretario Técnico debe verificar la existencia de quórum para deliberar. En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité tomará la decisión.

 

Parágrafo. Se podrán celebrar sesiones virtuales por solicitud de la Presidencia o de la Secretaría Técnica del Comité, para lo cual se utilizarán los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones, que se encuentren al alcance de los miembros del Comité.

 

Artículo 7. Actas. Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones del CTSC deben constar por escrito en actas, las cuales servirán de soporte para la suscripción, por parte del servidor público competente, de los actos o actuaciones administrativas a que haya lugar.

 

La Secretaría Técnica levantará las actas respectivas, las cuales deberán elaborarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la sesión. Las actas contendrán la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes.

 

CAPÍTULO II

 

Lineamientos para la Depuración Contable Permanente y Sostenible

 

Artículo 8°. Depuración contable permanente y sostenible. De conformidad con el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, emitido por la Contaduría General de la Nación, cuando la información financiera no refleje la realidad económica del Ente, se deben adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes contables, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel.

 

Asimismo, se deben implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información y cumplir con las características de verificabilidad, oportunidad, comprensibilidad y comparabilidad de que trata el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera para Entidades de Gobierno del Régimen de Contabilidad Pública[6].

 

Artículo 9º. Información financiera objeto de depuración y causales para la depuración. Se entiende que la información financiera no refleja la realidad económica de la Secretaría Distrital de Hacienda cuando no constituye bienes o derechos ciertos u obligaciones reales por cancelar, por lo cual debe ser depurada y castigada[7], siempre que se cumpla alguna de las siguientes causales:

 

Bienes y Derechos

 

a) Valores que afecten la situación financiera y no representen derechos o bienes para el Ente.

 

b) Derechos que no es posible hacer efectivos mediante la jurisdicción coactiva.

 

c) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer cobro, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción.

 

d) Derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia el Ente.

 

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

 

Obligaciones

 

f) Obligaciones reconocidas sobre las cuales no existe probabilidad de salida de recursos, que incorporan beneficios económicos futuros o potencial de servicio.

 

g) Obligaciones reconocidas que han sido condonadas o sobre las cuales ya no existe derecho exigible de cobro.

 

h) Obligaciones que jurídicamente se han extinguido, o sobre las cuales la ley ha establecido su cruce o eliminación.

 

Adicionalmente, cuando se determine la existencia de partidas que no se encuentran reconocidas en los estados financieros de la Secretaría Distrital de Hacienda se debe proceder a incorporarlas, de acuerdo con su naturaleza.

 

i) Valores que no estén incorporados en la información financiera y representen bienes o derechos para el Ente.

 

j) Valores que no estén incorporados en la información financiera y representen obligaciones para el Ente.

 

Parágrafo 1. Cuando la información financiera se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones debe ser depurada y castigada o incorporada, según la norma legal aplicable a cada caso particular, una vez las áreas competentes ejecuten las gestiones administrativas, técnicas o jurídicas necesarias, tendientes a la aclaración, identificación y soporte de los saldos contables.

 

Parágrafo 2. Cuando la Secretaría Distrital de Hacienda esté sujeta al cumplimiento de disposiciones legales sobre depuración o saneamiento de información contable aplicable a Bogotá D.C. o al Ente, se tendrán en cuenta, además, las causales señaladas en tales disposiciones.

 

Artículo 10°. Actuación administrativa. Los servidores públicos competentes, de acuerdo con las delegaciones que realiza la Secretaría Distrital de Hacienda en el artículo 16 de la presente Resolución, deben emitir el acto administrativo correspondiente ordenando la depuración, el cual debe indicar en forma precisa, las partidas y/o valores objeto de depuración, nombre e identificación del afectado o beneficiario, y causal o causales por las cuales se depura, con base en la ficha técnica de depuración, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - CTSC o del Comité de Depuración de Cartera.

 

Artículo 11°. Casos en los que no se requiere la recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. La depuración podrá realizarse directamente, sin previa recomendación del CTSC. No obstante, en todos los casos, debe dejarse la evidencia que soporte los registros realizados.

 

Podrá realizarse la depuración correspondiente sin que se requiera la recomendación del CTSC en las siguientes situaciones:

 

a) Cuando las áreas de gestión competentes realicen la depuración, de manera ordinaria y permanente, en cumplimiento de sus funciones, es decir, cuando en desarrollo de las políticas operativas, las áreas competentes efectúen un seguimiento riguroso sobre la vigencia legal de los saldos contables y de acuerdo con su análisis y gestión, expidan oportunamente los actos de depuración y reconozcan, entre otros: (i) el deterioro, la depreciación o provisión correspondiente; (II) la reclasificación de las partidas a otras cuentas, de acuerdo a la naturaleza y estado de bienes, derechos y obligaciones; (ili) se den de baja oportunamente las partidas que no cumplen la condición para su reconocimiento como activos o pasivos del Ente y (iv) se emitan los actos administrativos, cuando a ello hubiere lugar, en un periodo de tiempo razonable, definido por el área de gestión competente.

 

b) Cuando se generen y registren ajustes propios del proceso contable, como producto del análisis permanente, verificación y conciliación de la Información.

 

c) Cuando se requiera incorporar valores que representen bienes, derechos u obligaciones para el Ente y que no se encuentran reconocidos en la Contabilidad del Ente.

 

Artículo 12°. Procedimientos contables. En todo caso, el registro de la depuración contable debe realizarse conforme al Marco Normativo para Entidades de Gobierno del Régimen de Contabilidad Pública y a lo establecido en el numeral 3.2.15 del Procedimiento para la evaluación del Control Interno Contable, anexo a la Resolución No. 193 de 2016 de la Contaduría General de la Nación, el cual hace referencia a la "Depuración contable permanente y sostenible". Además, deben tenerse en cuenta, el Manual Contable de la Secretaría Distrital de Hacienda[8], los lineamientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital[9], los procedimientos para la depuración establecidos al interior de las áreas competentes y los lineamientos adicionales vigentes, emitidos por la Contaduría General de la Nación o la Dirección Distrital de Contabilidad.

 

Artículo 13°. Soportes contables. El proceso de depuración de la información contable debe estar soportado en documentos idóneos que evidencien la gestión administrativa, técnica o jurídica realizada, tales como, el acta elaborada por el CTSC, el acto administrativo que aprueba la depuración, el informe detallado que señale las causales de depuración, la ficha técnica de depuración y demás documentos que se consideren pertinentes. La documentación debe quedar a disposición de los organismos de control para lo de su competencia.

 

Artículo 14°. Evaluación y Seguimiento. En el contexto de lo establecido en la Ley 87 de 1993, en el Decreto 1083 de 2015 y sus modificaciones, en los literales i) y j) del numeral 1.2 y en el numeral 4.3 del Anexo de la Resolución No. 193 de 2016 de la Contaduría General de la Nación, el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Secretaría Distrital de Hacienda tiene la responsabilidad de evaluar permanentemente la implementación y efectividad del control interno contable, necesario para optimizar la calidad de la información financiera del Ente, así como de formular las acciones de mejoramiento pertinentes y verificar su cumplimiento.

 

Artículo 15°. Elaboración del Plan de Sostenibilidad Contable. El Plan de Sostenibilidad Contable PSC se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por las áreas de gestión, para optimizar sus procesos y procedimientos, el cual debe incluir como mínimo: las actividades, fechas de cumplimiento, áreas involucradas, los responsables del logro de las metas propuestas, las limitantes presentadas y los avances obtenidos, medidos en forma cualitativa y cuantitativa. El Plan debe ser elaborado por la Subdirección de Gestión Contable de Hacienda de la Dirección Distrital de Contabilidad y las áreas de gestión responsables de reportar información a dicha Subdirección.

 

Parágrafo 1. Los servidores públicos de las áreas generadoras de hechos económicos, que tengan a su cargo las actividades de depuración descritas en el PSC, son los responsables de realizar el seguimiento y la evaluación de los avances o resultados institucionales de dicho plan y formular las acciones de mejora o los correctivos para su cumplimiento. Asimismo, deben rendir a la Subdirección de Gestión Contable de Hacienda informes trimestrales sobre dicho avance, para el cumplimiento de sus funciones.

 

Parágrafo 2. Sin perjuicio de la responsabilidad descrita en el parágrafo anterior, los responsables de las áreas generadoras de hechos económicos que afecten el proceso contable deben informar a la Subdirección de Gestión Contable de Hacienda, cada vez que se realicen actividades tendientes a depurar las cifras reportadas en los Estados Financieros de la. Secretaría Distrital de Hacienda, adjuntando los soportes pertinentes, en medio físico o electrónico, tales como, actas de reuniones, actos administrativos y su respectiva aplicación, documentos de saneamiento o ajustes y cualquier otro documento que evidencie las decisiones o actuaciones llevadas a cabo para la depuración contable, ya sea que esta se realice a través del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o directamente por las áreas de gestión, según corresponda.

 

CAPÍTULO III

 

Delegaciones

 

Artículo 16°. Delegaciones. La Secretaría Distrital de Hacienda delega en el(a) Director(a). Distrital de Contabilidad la aprobación mediante acto administrativo, de la depuración contable.

 

La Secretaría Distrital de Hacienda delega en el(a) Director(a) Distrital de Cobro la aprobación mediante acto administrativo, de la depuración castigo de cartera originada en acreencias fiscales de naturaleza tributaria y no tributaria y demás créditos a favor de la SDH, que se encuentren en proceso de cobro persuasivo o coactivo, de competencia de dicha Dirección.

 

La depuración contable que no requiera la recomendación previa del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable es competencia de los(as) Subdirectores(as) y Jefes de Oficina de las áreas de gestión de la SDH realizaría.

 

CAPÍTULO IV

 

Disposiciones Finales.

 

Artículo 17°. De las responsabilidades. Las funciones asignadas al CTSC de la Secretaría Distrital de Hacienda no sustituyen, ni reemplazan las actuaciones que cada una de las áreas u oficinas del Ente, proveedoras de información contable, deben adelantar para garantizar que la información fluya adecuadamente y se logre la oportunidad y la calidad en los registros, con las características necesarias, de modo que los datos suministrados sean procesados adecuadamente.

 

Artículo 18°. Para efectos de la aplicación de esta Resolución, la remisión hecha a normas jurídicas se entiende realizada a las que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

 

Artículo 19°. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga la Resolución No. SDH-362 del 31 de agosto de 2010 y demás disposiciones que le sean contrarias.

 

COMUNIQUESE, PUBLIQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 31 días del mes de diciembre del año 2019.

 

PIEDAD MUÑOZ ROJAS

 

Secretaría Distrital de Hacienda (E.)

 

Nota: Ver norma original en Anexos.

 

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