RESOLUCIÓN 1757 DE 2025

 

(Noviembre 10)

 

Por la cual se actualiza y reglamenta el Comité de Contratación del Instituto Distrital de las Artes – IDARTES y se deroga la Resolución 363 del 31 de marzo de 2025

 

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES – IDARTES

 

En ejercicio de las atribuciones legales, en especial las otorgadas por el Acuerdo Distrital No. 440 de 2010, Acuerdos Nos. 005 de 2021, 002 de 2025 y 008 de 2025 del Consejo Directivo del Idartes, y demás normas concordantes

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 70 de la Constitución Política, establece que el Estado debe promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, es así como de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 397 de 1997, “Por la cual se desarrollan los Artículos 70, 71 y 72 y demás artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias”, a través de las entidades territoriales, se fomentan las artes en todas sus expresiones y las demás manifestaciones simbólicas expresivas, como elementos del diálogo, el intercambio, la participación y como expresión libre y primordial del pensamiento del ser humano que construye en la convivencia pacífica.

 

Que el Instituto Distrital de las Artes- IDARTES es un establecimiento público del orden distrital con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte. Creado mediante el Acuerdo No. 440 de 2010 del Concejo de Bogotá, para realizar la “ejecución de políticas, planes, programas y proyectos para el ejercicio efectivo de los derechos culturales de los habitantes del Distrito Capital, en lo relacionado con la formación, creación, investigación, circulación y apropiación de las áreas artísticas de literatura, artes plásticas, artes audiovisuales, arte dramático, danza y música, a excepción de la música sinfónica, académica y el canto lírico.”

 

Que para cumplir con el desarrollo del citado objeto, al IDARTES se le asignaron tareas vinculadas a contribuir a la formulación de políticas distritales relacionadas con los derechos culturales, su ejercicio, en especial en el campo artístico; ejecutar políticas, planes, programas y proyectos para la apropiación de las artes; diseñar y ejecutar estrategias, para garantizar el desarrollo de las expresiones artísticas y el reconocimiento de la diversidad cultural de los ciudadanos de Bogotá; administrar los escenarios culturales de su propiedad; diseñar estrategias para la promoción de los derechos culturales y la apropiación de las artes en sus diversas formas en el Distrito Capital, entre otras.

 

Que a través del Acuerdo 02 de 1º de febrero de 2011 del Consejo Directivo de IDARTES, se estableció la estructura organizacional del Instituto Distrital de las Artes – IDARTES.

 

Que mediante Acuerdo 005 de 24 de septiembre de 2021 del Consejo Directivo de IDARTES se creó la Oficina de Control Disciplinario Interno y se modificó la estructura organizacional del Instituto Distrital de las Artes.

 

Que el artículo 5º del Acuerdo 005 de 2021, señala que la representación legal del Instituto Distrital de las Artes estará a cargo del Director/a General.

 

Que el artículo cuarto del Acuerdo No. 002 de 2025 del Consejo Directivo del Idartes, modificó las funciones de la Dirección General y, en su numeral 7 señala: “dirigir, coordinar y garantizar las acciones de comunicación, divulgación y promoción interna y externa de las actividades del instituto y sus escenarios culturales.”

 

Que de conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993, “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública” y en la Ley 489 de 1998, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, entre otras disposiciones normativas que regulan la materia, los representantes legales de las entidades públicas podrán delegar la contratación administrativa en funcionarios del nivel directivo y asesor.

 

Que, en este sentido, la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones o concursos, seleccionar contratistas y celebrar contratos a nombre de la entidad, está en cabeza del Representante Legal o de quien haya sido debidamente delegado para el efecto.

 

Que el inciso 1° del artículo 3º de la Ley 80 de 1993, establece que los servidores públicos tendrán en consideración al momento de celebrar contratos y proceder a su ejecución, que las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.

 

Que se hace necesario acudir a otras instancias asesoras corporativas de carácter interno con el propósito de brindar apoyo en la gestión de la alta dirección del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES.

 

Que, con el propósito de asegurar la eficiente gestión contractual, se requiere contar con un órgano de carácter consultivo que atienda de manera específica asuntos relacionados con el proceso contractual, en forma eficaz, procurando la aplicación de disposiciones normativas que garanticen el cumplimiento de los planes proyectos y programas de la Entidad, en armonía con su plan de contratación, su plan estratégico y su plan de acción.

 

Que la naturaleza del Comité Asesor de Contratación es de carácter consultivo y su función principal será la de brindar apoyo, asesoría y acompañamiento permanente en la toma de decisiones en materia contractual, al Director/a General del Instituto y/o a quien tenga asignada la ordenación del gasto.

 

Que mediante el Acuerdo 008 de 2025, el Consejo Directivo del Instituto Distrital de las Artes – IDARTES modificó la estructura organizacional del Instituto, suprimiendo la Oficina Jurídica y la Gerencia de Escenarios, y creando nuevas dependencias como la Subdirección Jurídica, la Gerencia de Contratación, la Gerencia NIDOS, la Gerencia CREA, la Gerencia de Escenarios Metropolitanos, la Gerencia de Escenarios Territoriales y la Subdirección de Infraestructura, ajustando en lo pertinente las disposiciones contenidas en el Acuerdo 005 de 2021 y en el Acuerdo No. 002 de 2025 del mismo órgano directivo.

 

Que mediante la Resolución No. 363 del 31 de marzo de 2025 del Idartes, se unificó y actualizó la reglamentación del Comité de Contratación del Instituto Distrital de las Artes – IDARTES y se derogaron las Resoluciones Nos. 33 de 2012, 047 de 2012, 425 de 2013, 1759 de 2023 y 137 de 2024.

 

Que se hace necesario derogar la citada Resolución No. 363 del 31 de marzo de 2025, con el fin de ajustar la conformación y funcionamiento del Comité de Contratación del Instituto Distrital de las Artes – IDARTES.

 

Que el Acuerdo No. 008 de 2025 del Consejo Directivo del Idartes, modificó la estructura organizacional de la Entidad, en el sentido de suprimir la Oficina Jurídica y la Gerencia de Escenarios y, crear nuevas dependencias como la Subdirección Jurídica y la Gerencia de Contratación, así como la Subdirección de Infraestructura, las Gerencias de Escenarios Metropolitanos y de Escenarios Territoriales en la Subdirección de Equipamientos, y las Gerencias NIDOS y CREA en la Subdirección de Formación Artística.

 

En tal virtud y con el fin de asegurar que la conformación y funcionamiento del Comité de Contratación del Instituto, reflejen la realidad institucional y organizacional actual, permitan una adecuada articulación entre las dependencias responsables y garanticen la trazabilidad de sus actuaciones, en cumplimiento de los principios de legalidad, eficiencia y especialidad que rigen la gestión contractual de la entidad, se hace necesario derogar la Resolución No. 363 del 31 de marzo de 2025 y expedir un nuevo acto administrativo que reglamente la conformación y funcionamiento del Comité de Contratación.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO: Actualizar la reglamentación interna del Comité de Contratación del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES:

 

1. NATURALEZA. El Comité de Contratación del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, es la instancia de carácter consultivo cuya función principal es la de brindar apoyo, asesoría y acompañamiento permanente en la toma de decisiones en materia contractual, al/la Director/a General del Instituto y/o a quien tenga asignada la ordenación del gasto, de conformidad con lo establecido en el Estatuto General de Contratación y Manual de Contratación vigente.

 

2. CONFORMACIÓN.

 

El Comité de Contratación estará conformado por:

 

a. Subdirector/a Jurídico/a, como designado/a de la Dirección General, quien lo presidirá, con voz y voto.

 

b. Subdirector/a Administrativo/a y Financiero/a, con voz y voto.

 

c. Subdirector/a de Formación Artística, en el tema en el que ejerza la ordenación del gasto, con voz y voto.

 

d. Subdirector/a de las Artes, en el tema en el que ejerza la ordenación del gasto, con voz y voto.

 

e. Subdirector/a de Equipamientos Culturales, en el tema en el que ejerza la ordenación del gasto, con voz y voto.

 

f. Subdirector/a Infraestructura, en el tema en el que ejerza la ordenación del gasto, con voz y voto.

 

g. Jefe/a Oficina Asesora de Planeación y Tecnologías de la Información, con voz y voto.

 

h. Gerente de Contratación de la Subdirección Jurídica, con voz y voto.

 

i. El Asesor de Control Interno o quien haga sus veces, es invitado permanente con voz, pero sin voto.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, así como los miembros del comité evaluador y otros funcionarios, contratistas o, incluso, particulares que por razón de sus conocimientos específicos puedan ilustrar al Comité con lo asuntos objeto de consideración de esta instancia institucional.

 

La participación de las personas mencionadas solo servirá como ilustración en el desarrollo de los temas a tratar por parte de los miembros del Comité; los invitados deberán guardar total reserva de los asuntos puestos a consideración en el marco de las sesiones del Comité y les será aplicable el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses previstos en las disposiciones legales que regulan esta clase de situaciones.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los miembros del Comité no podrán delegar su participación en el Comité Asesor de Contratación.

 

PARÁGRAFO TERCERO: En caso de restructuración institucional o modificación de la denominación de los empleos, se entenderán para todos los efectos los que sean aprobados mediante Acuerdo del Consejo Directivo de la entidad.

 

3. FUNCIONES DEL/LA PRESIDENTE/A DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN:

 

Presidente del Comité:

 

Subdirector/a Jurídico/a, como designado/a de la Dirección General, quien lo presidirá, con voz y voto.

 

Son funciones del/a presidente/a del Comité Asesor de Contratación:

 

a. Dirigir el desarrollo de cada sesión del Comité.

 

b. Suscribir las actas del Comité.

 

c. Orientar las directrices, lineamientos y estrategias de acuerdo con la información generada por los diferentes procesos con el fin de intervenir en forma directa cuando los casos lo ameriten.

 

d. Divulgar y aplicar los cambios normativos, directrices y demás lineamientos emitidos por los diferentes organismos gubernamentales en materia de contratación.

 

e. Verificar y monitorear el cumplimiento de las decisiones generadas a partir de las recomendaciones o solicitudes presentadas por el Comité a fin de garantizar la efectiva gestión de éste.

 

f. Convocar a las sesiones del Comité cuando por fuerza mayor no lo hiciere el Secretario Técnico.

 

g. Las demás funciones inherentes al presidente del Comité.

 

4. SECRETARÍA TÉCNICA.

 

La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el/la Gerente de Contratación de la Subdirección Jurídica con el apoyo de los profesionales que para el efecto se designen.

 

Son funciones del Secretario/a Técnico/a, las siguientes:

 

a. Convocar a los/as miembros del Comité por solicitud del Presidente y enviar el correspondiente orden del día, junto con la documentación que soporte los temas a tratar, con la debida anticipación, señalando el lugar, fecha, modalidad y hora de la reunión.

 

b. Invitar a servidores/as, contratistas o representantes del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES o de otras entidades, cuando a su juicio su presencia sea necesaria para la toma de decisiones.

 

c. Coordinar las actividades de apoyo necesarias para la realización de las sesiones del Comité.

 

d. Consolidar a través del profesional que tiene a su cargo el respectivo proceso a tratar, toda la información relacionada con la selección del contratista: verificación jurídica y financiera, evaluación económica y técnica cuando haya lugar.

 

e. Elaborar con el apoyo del profesional a cargo, las actas de reunión del Comité, las cuales numerará consecutivamente con indicación de la fecha de la respectiva reunión.

 

f. Suscribir con el/la Presidente/a las actas de reunión del Comité, una vez aprobadas.

 

g. Custodiar las actas, sus anexos y demás documentos que se produzcan en la actividad del Comité.

 

h. Las demás asociadas al ejercicio y funcionamiento del Comité de Contratación.

 

PARÁGRAFO CUARTO: Cuando se presente inasistencia justificada a las sesiones por parte del Secretario/a Técnico/a del Comité, el/la Subdirector/a Jurídico/a o quien éste designe, ejercerá las funciones de aquel con el fin de garantizar la realización de la sesión.

 

PARÁGRAFO QUINTO: Siempre que haya lugar a convocatoria del Comité de Contratación, el/la Secretario/a Técnico/a pondrá a disposición de todos sus miembros, los informes y documentos que las dependencias del IDARTES remitan, con el objeto de ser conocidos y analizados previamente.

 

PARÁGRAFO SEXTO: El/La Secretario/a Técnico/a podrá contar con el apoyo de un profesional de la Gerencia de Contratación de la Subdirección Jurídica, para la elaboración preliminar del acta de reunión del Comité, incluyendo la transcripción de intervenciones, la organización de insumos documentales y la estructuración inicial del contenido. No obstante, la revisión, validación, numeración, suscripción y custodia del acta serán responsabilidad exclusiva del Secretario/a Técnico/a, en su calidad de garante de la trazabilidad documental del Comité.

 

5. FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN. Son funciones del Comité Asesor de Contratación las siguientes:

 

a. Ejercer la dirección, control y vigilancia de la gestión contractual, mediante el seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones; resolver inquietudes que en materia de principios de contratación estatal formule el ordenador/a del gasto y asesorarlo/a en todas las decisiones que estos requieran en materia contractual.

 

b. Formular las directrices, los criterios y las estrategias que deben regir la actividad contractual en cada una de sus instancias, aplicando los principios de la contratación estatal, dentro del marco establecido por el estatuto contractual y demás normas reglamentarias vigentes.

 

c. Aprobar la versión inicial de cada vigencia del Plan Anual de Adquisiciones - PAA del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES. Las modificaciones posteriores al PAA, no deberán someterse a aprobación de este Comité y se realizarán con el aval del ordenador/a del gasto respectivo, la Gerencia de Contratación de la Subdirección Jurídica y la Oficina Asesora de Planeación y Tecnologías de la Información, con sujeción a la normativa legal y reglamentaria aplicable al caso y, a los lineamientos internos de la Entidad.

 

d. Formular recomendaciones en materia de contratación estatal, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Contratación, así como la normatividad vigente.

 

e. Recomendar al/la Ordenador/a del gasto la apertura de los procesos para la adquisición de bienes, servicios y obras que se realicen mediante procesos de selección de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, buscando que se ajusten a las necesidades reales de la entidad y al Plan Anual de Adquisiciones aprobado, dando aplicación a los principios de economía, transparencia, responsabilidad y, en especial, al deber de selección objetiva, de conformidad con lo dispuesto en la norma legal y reglamentaria vigente.

 

f. Recomendar al/la Ordenador/a del Gasto la publicación y/o convocatoria de la invitación derivada de los procesos a que hace referencia el Decreto 092 de 2017, cuando excedan la mínima cuantía del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES.

 

g. Recomendar al/la Ordenador/a del Gasto acerca de la suscripción de Convenios o Contratos Interadministrativos, cuando el valor exceda la mínima cuantía de la Entidad.

 

h. Recomendar al/la Ordenador/a del Gasto acerca de la suscripción de Órdenes de Compra derivadas de Acuerdos Marco de Precios, cuando el valor exceda la mínima cuantía de la Entidad.

 

i. Recomendar al/la Ordenador/a del Gasto acerca de la suscripción de contratos de apoyo a la gestión con personas jurídicas, cuando el valor exceda la mínima cuantía de la Entidad.

 

6. SESIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

 

a. El Comité Asesor de Contratación deberá reunirse de manera ordinaria, dos (2) veces al mes y, de manera extraordinaria, cada vez que se requiera, previa convocatoria por parte de la Gerencia de Contratación de la Subdirección Jurídica o a solicitud que le hagan las áreas requirentes.

 

b. Las sesiones se instalarán con la presencia del/ la Presidente/a y del Secretario/a Técnico/a del mismo, conforme a lo señalado en la presente Resolución.

 

c. Para sesionar y deliberar se requerirá de la asistencia de la mitad más uno de los/as miembros del Comité.

 

d. Las decisiones se aprobarán con el voto favorable de la mayoría simple de los/as miembros del Comité.

 

e. El/la secretario/a técnico/a enviará comunicación escrita o vía correo electrónico, a más tardar dos (2) días antes al Comité, en la cual se indique orden del día y se adjunten documentos soporte del mismo. En el caso de Comités extraordinarios se presentarán los asuntos a tratar en la respectiva sesión, presencial o virtual, aplicando las reglas previstas según el caso.

 

f. La convocatoria deberá contener el día, hora y lugar en el cual se llevará a cabo la sesión, indicando, además:

 

i) El orden del día propuesto, y,

 

ii) La aprobación del acta correspondiente a la anterior sesión.

 

g. El orden del día estará constituido por la relación de los asuntos que van a ser sometidos a consideración del Comité de Contratación. Este será elaborado por la Secretaría Técnica de acuerdo con las necesidades de contratación de la entidad y las solicitudes hechas al Comité.

 

h. Las sesiones del Comité se desarrollarán de la siguiente manera:

 

- Una vez verificado el quórum se dará inicio al orden del día.

 

- Cuando por alguna circunstancia un miembro del Comité de Contratación deba retirarse del recinto antes de finalizar la sesión, lo informará al Secretario/a quien dejará la correspondiente constancia en el acta.

 

- Antes de culminar la respectiva sesión, el Secretario/a Técnico/a presentará una relación sucinta de los temas tratados con las correspondientes decisiones adoptadas por el Comité de Contratación.

 

- Durante la sesión y cuando así lo solicite cualquiera de los miembros del Comité Asesor de Contratación, se procederá a verificar el quórum. En caso de no corresponder el requerido para sesionar, el Presidente/a o quien haga sus veces, levantará la sesión y dejará constancia del hecho en el acta.

 

i.  Acta. De las sesiones del Comité Asesor de Contratación deberá levantarse un acta, la cual deberá contener como mínimo los siguientes puntos:

 

- Determinación del lugar, fecha, hora de iniciación y finalización de la sesión.

 

- Nombre de los asistentes.

 

- Orden del día.

 

- Resumen de las consideraciones de sus miembros y decisiones adoptadas.

 

- Relación de los documentos anexos que se hubieren presentado.

 

- Cuando no se trate alguno de los puntos del orden del día o se traten algunos distintos a los inicialmente propuestos por el secretario/a, se dejará constancia de este hecho en la respectiva acta.

 

PARÁGRAFO SÉPTIMO. - El Comité Asesor de Contratación, podrá desarrollarse de manera presencial, virtual -sincrónica o asincrónica-. Cuando se realice de manera virtual asincrónica, la Secretaría Técnica deberá enviar la notificación electrónica a los miembros del Comité, en el cual indicará de manera detallada el tema a consideración y que se pretenda aprobar, la fecha y hora exactas desde y hasta la cual podrán emitir sus votos los miembros del Comité; estos votos se darán mediante correo electrónico que se anexará al acta correspondiente.

 

PARÁGRAFO OCTAVO. - La Secretaría Técnica del Comité convocará a sesiones extraordinarias en cualquier tiempo, siempre que la complejidad de los procesos o situaciones relacionadas con los mismos amerite una reunión por fuera de los parámetros habituales establecidos para la citación a las mismas.

 

ARTÍCULO SEGUNDO: Comuníquese desde la Secretaría Técnica del Comité de Contratación, la designación actualizada de cada uno de sus integrantes según se plasma en el presente acto administrativo.

 

ARTÍCULO TERCERO: Publíquese la presente resolución en la página web y en la intranet de la entidad; así como en Régimen Legal y Régimen Distrital.

 

ARTICULO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 363 del 31 de marzo de 2025

 

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá D.C., a los 10 días del mes de noviembre del año 2025.

 

MARÍA CLAUDIA PARIAS DURÁN

 

Directora General

 

Nota: Ver norma original en Anexos.