RESOLUCIÓN 1027 DE 2026

(Agosto 24)

Por medio de la cual se delega la facultad de firmar la Tabla de Retención Documental de la Dirección General del Instituto Distrital de las Artes Idartes

LA DIRECTORA GENERAL

DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES - IDARTES

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 440 de 2010 del Concejo de Bogotá, D.C., el Acuerdo No. 005 de 2021 modificado por el Acuerdo No.002 de 2025 expedido por el Consejo Directivo de la Entidad, el Decreto Distrital 649 de 2025, y

CONSIDERANDO QUE:

El artículo 2 de la Constitución Política de Colombia establece como fines esenciales del Estado servir a la comunidad, garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, y facilitar la participación de todas las personas en las decisiones que los afectan.

El artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en principios como igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante mecanismos como la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

A su vez, el artículo 211 de la Constitución Política prevé que la ley fijará las condiciones bajo las cuales las autoridades administrativas pueden delegar funciones en sus subalternos o en otras autoridades, así como el régimen aplicable a dicha delegación.

Por su parte, el artículo 10 de la Ley 489 de 1998 establece que el acto de delegación debe constar por escrito y determinar la autoridad delegataria, así como las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren.

Así mismo, el artículo 12 de la precitada norma señala que los actos expedid10os por las autoridades delegatarias estarán sometidos a los mismos requisitos establecidos para su expedición por la autoridad delegante, sin perjuicio de que esta pueda reasumir la competencia y revisar los actos expedidos por el delegatario.

En el ámbito Distrital, el artículo 17 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 autoriza a las autoridades administrativas del Distrito Capital para delegar el ejercicio de sus funciones en sus colaboradores o en otras autoridades con funciones afines o complementarias, de conformidad con la Constitución Política y la ley.

Mediante el Acuerdo Distrital 440 de 2010 se creó el Instituto Distrital de las Artes - Idartes, como un establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

De acuerdo con el artículo 5 del Acuerdo Distrital 440 de 2010, la Dirección General del Instituto Distrital de las Artes - Idartes ejerce la representación legal de la Entidad y cuenta, entre otras, con la facultad de expedir las reglamentaciones y definir las funciones, procesos y procedimientos que requiera la organización institucional.

El numeral 4 del artículo 10 del Acuerdo No. 008 de 2025 del Consejo Directivo del Instituto Distrital de las Artes Idartes estableció como función de la Subdirección Administrativa y Financiera dirigir la implementación de los procesos de gestión documental del Instituto, en concordancia con la normativa archivística aplicable.

En materia archivística, el Acuerdo No. 001 de 2024 del Archivo General de la Nación establece los criterios técnicos y jurídicos para la implementación de la función archivística en el Estado colombiano, y resulta aplicable a las entidades públicas del orden distrital.

Dentro de dicho marco, el artículo 1.3.1 dispone que los representantes legales, las secretarías generales, los funcionarios de igual o superior jerarquía y los jefes de oficina tienen la responsabilidad de velar por el cumplimiento y seguimiento de las disposiciones establecidas en la normatividad archivística.

En relación con las Tablas de Retención Documental, el artículo 5.1.1.5 prevé que estas deben ser elaboradas por la oficina de gestión documental o quien haga sus veces, en articulación con las áreas responsables de la producción documental de la entidad.

A su vez, el artículo 5.1.1.6 establece que las Tablas de Retención Documental - TRD o las Tablas de Valoración Documental TVD deben ser firmadas por la secretaría general u oficina administrativa de igual o superior jerarquía, los jefes de las oficinas productoras y la persona responsable del área de gestión documental de la entidad.

Finalmente, el artículo 5.1.1.7 señala que las Tablas de Retención Documental - TRD o las Tablas de Valoración Documental - TVD deben ser aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, dejando constancia en el acta correspondiente.

En el formato de la Tabla de Retención Documental de la Dirección General se prevé la suscripción por parte del responsable de la dependencia (como oficina productora en dicho instrumento archivistico), el responsable de gestión documental y el secretario general o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía.

Teniendo en cuenta que la Subdirección Administrativa y Financiera tiene asignadas funciones relacionadas con la gestión documental institucional, resulta procedente delegar en dicha dependencia la facultad de firma de la Tabla de Retención Documental de la Dirección General del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, para efectos de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 5.1.1.6 del Acuerdo No. 001 de 2024 del Archivo General de la Nación.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º. DELEGACIÓN. Delegar en el Subdirector Administrativo y Financiero del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, la facultad de firmar la Tabla de Retención Documental (TRD) correspondiente a la Dirección General, con el fin de adelantar las actuaciones relacionadas con su actualización y aprobación, de conformidad con la normativa archivística vigente.

Artículo 2°. ALCANCE. La presente delegación comprende únicamente la firma de la Tabla de Retención Documental de la Dirección General y no implica la delegación de otras competencias asignadas a la Dirección General por la ley, los estatutos o los reglamentos internos.

Artículo 3º. RESPONSABILIDAD. El ejercicio de la función delegada se desarrollará con observancia de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la gestión documental, sin perjuicio de la facultad de la Directora General de reasumir el ejercicio de la función delegada en cualquier momento, de conformidad con la Ley 489 de 1998.

Artículo 4°. NOTIFICAR. Notificar el presente acto administrativo al Subdirector, Código 070, Grado 02 ubicado en la Subdirección Administrativa y Financiera del Instituto Distrital de las Artes- Idartes, del Instituto Distrital de las Artes.

Artículo 5°. COMUNICACIONES. Comuníquese el presente acto administrativo a la Subdirección Administrativa y Financiera-Gestión Documental, para los fines pertinentes.

Artículo 6°. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Artículo 7º. PUBLICAR. Publicar la presente Resolución en la página web de la Entidad, en Régimen Legal de Bogotá y Régimen Distrital.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE, NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los 24 días del mes agosto del año 2026

MARÍA CLAUDIA PARIAS DURAN

Directora General

NOTA: Ver norma original en Anexos.