SESIÓN ORDINARIA

LUGAR: Sala de Juntas Subsecretaría Administrativa - Secretaría de Educación de Bogotá D.C.

FECHA: 27 de abril de 2.005

Dr. Ángel Pérez Martínez - Subsecretario Administrativo

Dra. Catalina Velasco Campuzano - Subsecretaría de Planeación y Finanzas

Dra. Olga Teresa de Jesús Ávila - Directora de Contratación

Dra. Leyla Marcela Salguero Pardo - Directora Financiera.

Dra. Alba de la Cruz Berrio Baquero - Jefe Oficina Asesora Jurídica

Se hizo presente en esta sesión exclusivamente para el caso de la conciliación prejudicial administrativa de la Organización Colombiana de Ingenieros Contratistas Asociados O.C.I.C.A Ltda., el arquitecto del CADEL de la localidad de Engativa, Germán L. Castañeda Castañeda.

1. Verificación del quórum

2. Aprobación del orden del día

3. Lectura del acta anterior

4. Presentación de casos

4.1. Reconsideración de la conciliación prejudicial administrativa de Eléctricos y Ferretería Delta Ltda. - Surtidora Construyamos Ltda. Vs. Secretaría de Educación del Distrito Capital (INEM Santiago Pérez).

4.2 Conciliación prejudicial administrativa de Nubía Díaz Acuña, por suministro de materiales a la Institución Educativa Distrital INEM Santiago Pérez.

4.3. Conciliación prejudicial administrativa de la Organización Colombiana de Ingenieros Contratistas Asociados O.C. I. A. Ltda Bogotá D.C.- Secretaria de Educación.

5. Varios

Verificada la asistencia de los miembros integrantes, hay quórum deliberatorio y decisorio para realizar la sesión.

El orden del día es aprobado por unanimidad.

La Secretaría Técnica del Comité informó que el proyecto de acta No.41 del 6 de abril de 2.005 fue remitido por correo electrónico, para las correspondientes observaciones, el día 25 de abril de 2.005, sin que hasta la fecha se hubiera recibido alguna.

Los Abogados designados de conformidad con lo establecido en el art.7° del Reglamento del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, en concordancia con lo previsto en las normas que regulan la materia, presentan los informes correspondientes a los casos que conforman el orden del día, los cuales hacen parte integral de la presente acta y corresponden a sus anexos.

Efectuada la exposición de cada caso y formuladas las consideraciones respectivas por parte de los miembros del Comité, se procedió a adoptar las decisiones que se consignan a continuación:

ASUNTO: CONCILIACIÓN PREJUDICIAL ADMININSTRATIVA

SOLICITANTE: ORGANIZACIÓN COLOMBIANA DE INGENIEROS CONSTRATISTAS ASOCIADOS - O.C.I.C.A. LTDA.

SOLICITADA: BOGOTÁ D.C.- SECRETARÍA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL

ABOGADA RESPONSABLE: Dra. FLOR ANGELA FERNÁNDEZ MARÍN

La ficha respectiva hace parte integral de la presente acta y corresponde a su Anexo No.1

1.1. Mediante Orden de Trabajo No.173 del 12 de diciembre de 1997, la Secretaría de Educación contrató con la ORGANIZACIÓN COLOMBIANA DE INGENIEROS CONTRATISTAS ASOCIADOS LTDA O.C.I.C.A., la ejecución de las obras necesarias para la reparación de desagües y pisos aulas en la Escuela María Auxiliadora y pisos aula cubierta en la Escuela las Mercedes, ubicadas en la localidad de Usme.

1.2. El valor de la citada orden de trabajo fue por la suma de CUARENTA Y CINCO MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL SETECIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS CON 95 CVS ($ 45.999.743,95), pagaderos de la siguiente forma: a) un anticipo en cuantía equivalente al 50% del valor de la orden, b) pago parcial por medición de obra ejecutada, presentado dentro de un plazo máximo de 45 días a partir de la iniciación de la obra, c) pago final se hará mediante acta de recibo final firmada por el contratista, interventor y Jefe de la Coordinación General de Plantas Físicas.

1.3. Según otrosí No.1 a la Orden de trabajo No.173 del 12 de diciembre de 1997, la orden de trabajo se encontraba amparada con el Registro presupuestal No. 31 del 14 de enero de 1998.

1.4. El plazo de ejecución de la Orden de trabajo era de setenta y cinco (75) días calendario contados a partir del acta de iniciación. Según acta de iniciación las obras allí contratadas se iniciaron el 26 de mayo de 1998.

1.5. La interventoría de la presente orden, fue controlada por la SED con la Ing. Vilma Lucia Cintura Rubio mediante contrato No.793 del 23 de diciembre de 1997 y, según lo establecido en el acta de iniciación de la orden de Trabajo No.173 de 1997 y en el informe del Subdirector de Plantas Físicas. En la orden de Trabajo no se encuentra informe alguno de la ejecución de la misma, únicamente suscribe el acta de iniciación.

1.6. Según el acta de iniciación y acta parcial de entrega del precitado contrato, el mismo inicio el 16 de marzo de 1998 y debió terminar el 16 de junio de 1998, figurando como coordinador interventor el Dr. Germán Castañeda funcionario de Plantas Físicas.

1.7. Según lo informado por la Subdirección de Plantas Físicas las obras contratadas en la orden de trabajo No.173 de 1997 se finalizaron el 10 de agosto de 1998.

1.8. No obstante lo anterior a la fecha solo se le ha cancelado a la firma contratista (O.C.I.C.A.) el valor del anticipo, que corresponde al 50% de la orden.

1.9. Con oficio de fecha 2 de noviembre de 1999, la doctora Miriam Arias Bustos en calidad de representante legal de O.C.I.C.A., solicitó al entonces director de Plantas Físicas de la SED, se liquide y cancele el saldo pendiente de la Orden de Trabajo No.173 de 1997, teniendo en cuenta que no ha sido posible localizar a la interventora, sobre lo cual se le solicita a la Oficina Jurídica de la SED pronunciarse sobre el particular.

1.10. Como consecuencia de la anterior solicitud, mediante oficio del 21 de enero de 2000, el entonces Jefe de la Oficina Jurídica de la SED, conceptuó que para proceder a pagar el saldo restante de la orden, debía efectuarse un requerimiento escrito y perentorio a la interventora de la orden con el fin de que verificara la terminación de las obras y suscribiera las actas pertinentes, pero que si era imposible localizarla, por medio de la Coordinación Técnica respectiva, debería verificarse dicha ejecución y terminación de la obras contratadas, para que una vez suscritas las actas correspondientes se adelantará el tramite de pago solicitado.

1.11. La entonces Subdirectora de Registro y Control Presupuestal y Contable de la SED, mediante oficio No. 5958 25 de septiembre de 2000, solicitó al Jefe de la Oficina Jurídica de la SED pronunciarse sobre las acciones jurídicas y administrativas tomadas para los saldos de anticipos a contratistas y proveedores girados en vigencia de 1996,1997 y 1998 que venían figurando en el balance de la SED, entre los cuales se encontraba O.C.I.C.A. por el anticipo girado con ocasión de la Orden de Trabajo No.173 de 1997, a efecto de dar cumplimiento a la circular 032 del 14 de enero de 2000 por la Contaduría General de la Nación.

1.12. Con oficio No. 5367 de septiembre de 2000 el entonces Jefe de la Oficina Jurídica SED, con relación a la Orden de Trabajo 173 de 1997, le reitera al Subdirector de Plantas Físicas la solicitud contenida en el oficio 296 de enero de 2000, al conceptuar sobre el pago final de la citada orden, es decir la radicación de las respectivas actas de recibo final y liquidación.

1.13. Con oficio 000883 del 29 de septiembre de 2000, el Jefe de la Oficina Jurídica le informa a la entonces Subdirectora de Registro y Control Presupuestal y Contable de la SED, sobre los requerimientos hechos a la Subdirección de Plantas Físicas para la radicación de las actas correspondientes.

1.14. Con oficio radicado bajo el número E-2001 - 104338, la representante legal de O.C.I.C.A solicita al entonces Subdirector de Plantas Físicas, ordenar a quien corresponda la cancelación de los saldos pendientes de la orden de trabajo No.173 de 1997.

1.15. Con oficio 013376 del 4 de septiembre de 2001, el Jefe de la Oficina Jurídica de la SED informa al Jefe de Grupo de Contabilidad que hasta la fecha la Subdirección de Plantas Físicas no ha allegado a esa oficina el informe de interventora ni las actas de recibo y liquidación final de la orden de trabajo No.173 de 1997.

1.16. Con oficios No.018485 del 13 de marzo de 2002 y 022293 del 22 de marzo de 2002, el entonces Subdirector de Plantas Físicas, le solicitó al doctor Germán Castañeda, coordinador técnico local de Engativa, un informe detallado de la ejecución de la orden de trabajo No.173 de 1997, teniendo en cuenta que a la fecha no se ha efectuado su pago final, como tampoco la liquidación del mismo.

1.17. Invocando el Derecho de Petición, la doctora Miriam Arias Bustos en calidad de representante legal de O.C.I.C.A, con oficio dirigido al Subdirector de Plantas Físicas, radicado bajo el No.032312 del 05 de abril de 2002, solicitó la cancelación de saldo correspondiente a la orden de trabajo No.173 de 1997 teniendo en cuenta que la obra fue ejecutada en su totalidad.

1.18. Mediante oficio No.009118 del 3 de mayo de 2002 la entonces Subdirectora de Plantas Físicas de la SED, solicitó al gerente de la Unidad Coordinadora del CADEL, que requiriera al Arquitecto Germán Castañeda, coordinador técnico de la localidad de Engativa, para que presentara un informe sobre la ejecución de la orden de trabajo No. 173 de 1997, conforme a los requerimientos de la Oficina de Control Interno.

1.19. Con oficios No.033344 y 033339 de mayo 7 de 2002 la entonces Subdirectora de Plantas Físicas, le informó a la contratista que se hacía necesario efectuar la reconstrucción del proceso administrativo, por lo cual le solicitó allegar las comunicaciones con las cuales se radicaron las actas finales de la orden de trabajo No.173 de 1997; igualmente le hace saber que al arquitecto Germán Castañeda, quien se desempeñó como coordinador técnico Sed de la orden, se le requirió un informe detallado de la ejecución de la orden y a la Dirección Financiera certificar los pagos efectuados.

1.20. Mediante oficio No.413-033344 del 7 de mayo de 2002, la entonces Subdirectora de Plantas Físicas, solicitó al arquitecto Humberto Amaya (funcionario de la SED), que en su calidad de arquitecto residente de interventoría según lo expresa la firma O.C.I.C.A., informar lo referente a la interventoría para las obras objeto de la orden de Trabajo No.173 de 1997, de acuerdo con el contrato con VILMA CINTURA RUBIO.

1.21. La entonces Subdirectora de Plantas Físicas, mediante comunicación 010603 del 22 de mayo de 2002, solicitó a la Dirección de Contratos de la SED, concepto para completar el proceso de liquidación y pago final entre otras de la orden de trabajo No.173 de 1997.

1.22. El Arquitecto Germán Castañeda, con oficio No. 049951 del 27 de mayo de 2002 informó a la Subdirección de Plantas Físicas, que no se encontraron dentro de las carpetas documentos que demuestren el pago final de la orden de trabajo No.173 de 1997 y la liquidación final, pero que en sus archivos personales encontró memorias que sirven para la reconstrucción del recibo final y acta de liquidación, pero que está a la espera de ir con la contratista a efectuar las mediciones en la obra y su estado actúa, aclara que en su momento firmó las actas respectivas al recibo final y liquidación a la interventora desconociendo los motivos por los cuales no se radicaron estos documentos".

1.23. Con oficio No.012195 del 13 de junio de 2002 la Subdirectora de Plantas Físicas, solicitó a la Oficina Asesora Jurídica de la SED, concepto sobre el proceso a seguir para la liquidación de la orden.

1.24. La Dirección de Contratos de la SED con oficio No.014296 del 2 de julio de 2002, le informó a la Subdirección de Plantas Físicas, que reiteró lo solicitado por la Oficina Asesora Jurídico para que por intermedio de los funcionarios y contratista se verifique la ejecución de la obra y se levanten las actas respectivas.

1.25. Con oficio 1010531 del 9 de mayo de 2003, el Subdirector de Plantas Físicas de la SED le solicitó al entonces Subdirector de Contratos concepto para proceder a liquidar la orden de trabajo No.173 de 1997.

1.26. Mediante oficio No.011284 fecha 15 de mayo de 2003 enviado a la Subdirección de Plantas Físicas, el Subdirector de Contratos se pronunció sobre el caso argumentado que a esa fecha está caducado el termino que tenía el contratista para ejercer ante la Jurisdicción Contenciosa Administrativa la liquidación del contrato y su pago, por lo cual no procede actuación alguna por vía administrativa, y le solicita enviar la carpeta a la oficina de Control Interno Disciplinario para que se inicien las investigaciones del caso.

1.27. En concepto emitido el 4 de junio de 2003, por la entonces Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la SED, se concluyó que resulta improcedente liquidar de mutuo acuerdo contratos estatales una vez vencido el término de caducidad de la acción, por cuanto la entidad perdió competencia para ello ya que de otra parte se revivirían los términos a favor de los contratistas para reclamar.

1.28. Con oficio S-2003-081991 del 27 de octubre de 2003, el Subdirector de Plantas Físicas de esta Secretaría le informó a la representante legal de O.C.I.C.A. que la orden de trabajo 173 de 1997 se encuentra ejecutada pero no existen documentos que demuestren la entrega y recibo final, y por esta razón le solicitó comunicarse con el Coordinador actual de la zona sur, doctor Eduardo Bayona Torres y el anterior Coordinador Técnico del contrato arquitecto Germán Castañeda, con el propósito de girar los saldos de la orden lo cual se deberá efectuar en un termino de cinco (5) días.

1.29. La Subdirectora Financiera de la SED, mediante No.32068 del 24 de noviembre del 2004, le informó al Subdirector de Plantas Físicas sobre la reunión sostenida en la Secretaría de Hacienda con el Dr. Capacho, tendiente a aclarar los saldos de los contratos con pasivos exigibles, concluyendo que se debía hacer la liquidación contable con una certificación sobre el porcentaje de ejecución expedida por el interventor o esa Subdirección.

1.30. Según oficio No.32294 del 25 de noviembre de 2003, la Subdirectora de Operaciones Financieras de la SED le informó al Subdirector de Plantas Físicas, que con relación a la orden de trabajo No.173 de 1997 sólo se le ha cancelado al contratista la suma de VEINTIDÓS MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS CON 97CVS ($22.769.872.97) en calidad de anticipo.

1.31. El arquitecto Germán Castañeda, mediante oficio No.5450 del 28 de octubre de 2003 y 1 de diciembre de 2003, le informó a la representante legal de la firma contratista, sobre la urgencia de liquidar la orden de trabajo No.173 de 1997, reiterándole que "de acuerdo a lo charlado usted tiene las actas que inicialmente firmé al momento de la liquidación y recibo de obra, como coordinador técnico de la localidad".

1.32. Con oficio del 02 de diciembre de 2003 la doctora Claudia Mario Rodríguez informó al Subdirector de Plantas Físicas sobre el proceso de anulación del pasivo que presenta la orden de Trabajo 173 de 1997, no se ha podido terminar por que el Dr. Germán Castañeda no ha rendido los informes sobre la ejecución de la citada orden.

1.33. El Dr. Germán Castañeda con oficio de fecha 9 de diciembre de 2003 remitió a la Subdirección de Plantas Físicas actas de recibo final de obra con los correspondientes cuadros de mayores y menores calidades de obra y obra no contratada suscrita por él y la contratista con fecha 5 de diciembre de 2003, suscrita únicamente por el contratista y por él.

1.34. Mediante comunicación del 09 de diciembre de 2003 el Dr. Germán Castañeda rindió informe al Subdirector de Plantas Físicas sobre las acciones cumplidas con relación al recibo final y liquidación de la orden de trabajo No. 173 de 1997, expresando de una parte sobre los diferentes requerimientos realizados a la contratista, una vez se enteró de que las actas firmadas en su oportunidad no se habían tramitado, y de otra, que la doctora Myriam le había informado que tales actas las haría el arquitecto contratista de la SED Frank Paipilla.

1.35. Con oficio de fecha 27 de febrero de 2003 y con fecha de recibo marzo 1 de 2004, el Subdirector de Plantas Físicas solicitó al Subdirector de contratos de la SED concepto para dar trámite a la cuenta radicada por la firma contratista, anotando que "...la documentación nos fue remitida por la contratista en fecha 9 de febrero de 2003".

1.36. El Subdirector de Contratos con oficio de fecha 5 de marzo de 2004, remitió a la Oficina Asesora Jurídica copia del precitado concepto quien sobre el particular le informó sobre el caso que ya se han emitido conceptos allegando copia de los mismos.

1.37. El Subdirector de contratos con oficios 10226 y 010227 de fecha 31 de marzo de 2004, le informó al Subdirector de Plantas Físicos que de conformidad con el pronunciamiento de la Oficina Asesora Jurídica, no es viable el pago de las sumas que se pretenden cancelar, por haber operado el fenómeno de la caducidad.

1.38. El Subdirector de Plantas Física de la SED, con oficio 029727 del 15 de abril de 2004 le informó a la doctora Myriam Bustos, representante legal de O.C.I.C.A. que no era posible efectuar los pagos solicitados, por haberse dado el fenómeno de la caducidad de las acciones contractuales perdiendo competencia la administración para liquidar la orden de trabajo No.173 de 1997.

1.39. La Jefe de la Oficina Asesora Jurídica el 5 de noviembre de 2004 emitió concepto sobre el Derecho de petición presentado por el Dr. Leonel Hernando Nieto Bernal, apoderado de la firma O.C.I.C.A. a la Subdirección de Plantas Físicas, en el sentido que teniendo en cuenta que el contratista no ejerció dentro de los dos años siguientes a la terminación de la orden de trabajo ningún tipo de acción contractual, operó el fenómeno de la caducidad, y, con relación al proyecto de acta suscrito por el arquitecto Germán Castañeda, éste no produce ningún efecto puesto que dicho funcionario no tenía competencia para suscribir este tipo de actas solicitando informar a la Oficina Asesora de Control Interno sobre el particular para que inicie las investigaciones a que haya lugar.

"La cuantía de la reclamación es de VEINTE MILLONES QUINIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL DOSCIENTOS SETENTA Y TRES PESOS CON 94 CVS MONEDA CORRIENTE ($20.599.273,94), teniendo en cuenta que la secretaria (sic) de educación del Distrito Capital en acta de entrega final o recibo definitivo de obra, reconoció a favor de la empresa o sociedad contratista O.C.I.C.A. un saldo por cobrar y el cual se deriva de la ejecución de la Orden de Trabajo 173 de 1997."

Una vez expuestos los antecedentes, la doctora Angela Fernández Marín manifestó que el arquitecto Germán L. Castañeda C. absolvió algunos interrogantes que se le plantearon con respecto al caso, sugiriendo que el arquitecto diera lectura a cada uno de ellos, previo a exponer el análisis jurídico y la correspondiente recomendación.

Aceptada dicha sugerencia, la Secretaria Técnica procedió a entregar a cada uno de los miembros del Comité el oficio de fecha 17 de marzo de 2.005, por medio del cual el arquitecto Germán L. Castañeda C. dio respuesta a todos los interrogantes que se realizaron con respecto al caso, y sus respectivos anexos.

El arquitecto Germán L. Castañeda Castañeda dio lectura a las correspondientes respuestas, respecto de las cuales se realizaron las siguientes aclaraciones:

-. De la respuesta número 4: La doctora Olga Teresa de Jesús Avila manifestó que considera que el seguimiento de interventoría fue mínimo, por cuanto se realizó la liquidación sin la respectiva entrega de informe de interventoría.

Al respecto, el arquitecto explicó que existían coordinadores a nivel de las localidades pero que la interventoría dependía del nivel central y no del respectivo CADEL.

-. De la respuesta número 15: El arquitecto aclaró que el año de las actas a que se refiere esta respuesta es de 2003, y no el 2005, como se indica en esta respuesta.

Posteriormente la doctora Angela Fernández Marín expuso el análisis jurídico del caso, indicando que la orden de trabajo No.173 el 12 de diciembre de 1.997 está sujeta a las regulaciones normativas sobre contratación previstas en la Ley 80 de 1.993.

Respecto de las clases de liquidación de los contratos estatales manifestó que de conformidad con nuestro ordenamiento jurídico existen tres clases, a saber:

a) De común acuerdo: Dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación del contrato o a la fecha del acuerdo de voluntades que la disponga.

b) Unilateral: Al tenor de lo dispuesto en el artículo 44 numeral 10, literal d de la Ley 446 de 1998, sustitutivo del art. 136 del C.C.A., dispone de los dos meses, siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes para practicarla, o en su defecto de los cuatro meses previstos por la ley para efectuar la liquidación de común acuerdo.

c) Judicial: Si la entidad contratante no liquida unilateralmente el contrato dentro del término de seis meses ya señalado, o dentro del plazo previsto por las partes, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar.

Sobre la liquidación manifestó, además, que ésta corresponde a la etapa para acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y en la correspondiente acta hacer constar los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren para poner fin a las divergencias presentadas y poder declarase así a paz y salvo. Con respecto al caso concreto precisó que "en el evento de que se le diera alguna valides al acta de recibo suscrita el 5 de diciembre de 2003 por el contratista y el arquitecto de la Subdirección de Plantas Físicas de la SED, aclarando que no fue el día de la entrega de las obras puesto como lo afirma el mismo arquitecto tal entrega ya se había efectuado en su oportunidad, y que las actas levantadas en ese entonces no fueron radicadas en la SED, es claro que la misma no reviviría termino alguno para efectuar la liquidación además porque esta ya se había efectuado."

También indicó, corno consta en la correspondiente ficha, que, "es importante tener en cuenta lo pactado sobre Liquidación en la cláusula décima sexta de la citada Orden de trabajo, en el sentido que se procedería a la liquidación una vez terminada la obra, de lo cual se establece claramente que el término para liquidar dicha orden comenzó a correr con la finalización de la orden es decir desde el 10 de agosto de 1998, en consecuencia, para el caso que nos ocupa el plazo para suscribir el acta de recibo no hace parte del término para liquidarlo, pues este no empieza a correr sino después de la finalización del mismo y una vez en curso, la suscripción del acta de recibo final de obra no los interfiere ni los reinicia."

Con respecto a la caducidad en este caso, la doctora Fernández Marín manifestó, tal como consta en la ficha respectiva, que:

- El contratista tenía la posibilidad de ejercitar las acciones contenciosas contractuales, tendientes a obtener la liquidación del contrato y el pago de los saldos existentes en su favor, acción que debió ejercitar dentro de los dos años siguientes a la fecha de terminación del contrato o a la fecha de recibo definitivo de las obras (10 de agosto de 1998 de acuerdo con la manifestación contenida en comunicación enviada por el mismo contratista radicada con el No.102284 en esta Secretaría).

-. No habiéndose ejercitado por parte del contratista ningún tipo de acción Judicial tendiente a éste propósito, es claro que operó el fenómeno de fa caducidad de las acciones contractuales y que el reconocimiento de las eventuales obligaciones derivadas del contrato que se encontraban pendientes de satisfacer, no es viable por vía judicial.

-. Tratándose de una obligación natural, es decir que no confiere derecho para exigir su cumplimiento, no es posible adelantar ningún trámite para reconocerla, so pena de incurrir en un posible detrimento patrimonial en contra del Distrito Capital, toda vez que la administración ante el fenómeno de la caducidad de las acciones contractuales perdió competencia para realizarla liquidación del contrato.

-.Finalmente y teniendo en cuenta lo pactado en la Orden de Trabajo No.173 de 1997, el proyecto suscrito por GERMÁN CASTAÑEDA, no produce efecto alguno, puesto que dicho funcionario no tiene competencia para suscribir este tipo de documentos de conformidad con lo estipulado en la citada orden y que lo que se hizo fue una reconstrucción de las actas suscrita en su oportunidad por las personas competentes."

En consecuencia recomendó no conciliar en atención a que opero el fenómeno de la caducidad por el transcurso de más de dos años para reclamar la liquidación del contrato y el pago de los saldos existentes a su favor.

La doctora Olga Teresa de Jesús Avila preguntó a la doctora Leyla Marcela Salguero si existe algún plazo para que un contratista pase la respectiva cuenta de cobro, una vez liquidado el contrato.

La doctora Leyla Marcela Salguero explicó que el dinero que se reserva y no se paga en la correspondiente vigencia pasa a ser pasivo exigible, indicando que no tiene conocimiento de que exista algún plazo establecido para pasar las cuentas de cobro después de que un contrato ha sido debidamente liquidado, y, comprometiéndose a realizar la correspondiente averiguación.

Expuesto lo anterior, los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación acogieron por unanimidad la recomendación realizada por la doctora Angela Fernández Marín en el presente caso, en el sentido de no presentar ánimo conciliatorio, toda vez que operó el fenómeno de la caducidad.

ASUNTO: RECONSIDERACIÓN CONCILIACIÓN PREJUDICIAL

SOLICITANTE: ELÉCTRICOS Y FERRETERÍA DELTA LTDA. Y SURTIDORA CONSTRUYAMOS

SOLICITADA: BOGOTÁ D.C. - SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL

ABOGADA RESPONSABLE: Dra. Flor Angela Fernández Marín

La ficha respectiva hace parte integral de la presente acta y corresponde a su Anexo No.3

La doctora Angela Fernández Marín manifestó que en la sesión del pasado 14 de diciembre de 2004, según acta No. 36, presento el caso relacionado con la solicitud de conciliación solicitada por la doctora ALBA NURI GUTIÉRREZ MIRA, en calidad de apoderada de las firmas ELECTRlCOS Y FERRETERÍA DELTA LTDA Y SURTIDORA CONSTRUYAMOS, tendiente al pago de los bienes suministrados en los meses de mayo, agosto, septiembre y octubre de 2002 la Institución Educativa Distrital INEM Santiago Pérez, según ordenes de ingreso Nos.0139, 0135, 0106, 0130, 0129, 0131, 0105, 0107.

Precisó que en dicha oportunidad, y conforme a lo informado con oficio de fecha 01 de diciembre de 2004, suscrito por la directivo docente LINEY CONSTANZA ROJAS PACANCHIQUE, rectora de la Institución Educativa Distrital INEM Santiago Pérez y los documentos remitidos, se decidió no conciliar no obstante tener certeza del suministro de los elementos descritos en las ordenes de egreso, por haber operado el fenómeno de la caducidad, ya que por tratarse de obligaciones adquiridas sin contrato previo la acción a seguir en caso de no conciliar sería la Reparación Directa.

Explicó que con posterioridad a la diligencia de conciliación, llevada a cabo en la Procuraduría el día 24 de febrero del año en curso, la apoderada de las firmas ELÉCTRICOS Y FERRETERÍA DELTA LTDA Y SURTIDURA CONSTRUYAMOS radicó ante ese ente de control un oficio bajo el número 032231 del 14 de marzo de 2.005, con un documento adicional en copia de fecha 7 de marzo de 2.005, suscrito por el señor Edgar Rubio Pulido, en calidad de pagador de la institución educativa, dirigido a la doctora Angela Fernández, a través del cual informa que el compromiso de pago de "ras facturas allí relacionadas era para el 30 de noviembre de 2002, argumentando, además, que "es evidente que la acción a seguir no es la reparación directa por cuanto existen facturas debidamente diligenciadas, lo que impiden en un momento dado demandar en reparación directa por la naturaleza misma de esta acción." Sobre el oficio suscrito por el señor Edgar Rubio Pulido manifestó que hasta la fecha no había sido recibido por ella.

Manifestó que en atención a este nuevo hecho considera "...que tratándose de una acción ejecutiva contractual prevista en el artículo 75 de la Ley 80 de 1993 tendiente al cobro de las facturas cambiarías, es procedente analizar cada una de ellas para determinar que la acción no haya caducado es decir que no haya pasado mas de tres años a partir de las fechas de vencimiento de (sic) y que las mismas cumplan con los requisitos esenciales exigidos en el Código de Comercio ya que de conformidad con el artículo 774 del C. de Co. la pierde la falta de alguno de ellos pierde la naturaleza de titulo valor para convertirse en una factura común quedando el vendedor forzado a obtener el pago solo por las vías ordinarias."

Explicó que las facturas objeto de pago cumplen los requisitos exigidos en los artículos 621, 772 y 777 del Código de Comercio, y que, las mismas están dentro del término para exigir y obtener coactivamente su cobro ante el órgano jurisdiccional competente a través de la acción cambiara, por cuanto ésta prescribe en tres años a partir del día del vencimiento.

En consecuencia, recomendó conciliar por el valor de las facturas más el interés moratoria, precisando que el capital corresponde a la suma de nueve millones setecientos seis mil doscientos treinta y tres pesos con setenta y seis centavos ($9.706.233,70), y, los intereses hasta el mes de diciembre de 2.004 a seis millones trescientos noventa y seis mil trescientos trece pesos con cincuenta y seis centavos ($6.396.313,56).

Finalmente manifestó que la rectora del colegio a través de oficio puso en conocimiento de la Oficina de Control Disciplinario Interno los hechos.

La doctora Olga Teresa de Jesús Avila manifestó que está de acuerdo con que se concilie pero reconociendo únicamente el valor del capital de las facturas, pues estima que por tratarse de una audiencia de conciliación la otra parte también debe ceder en sus intereses, los cuales en este caso corresponderían a los intereses moratorios.

La doctora Angela Fernández Marín solicitó autorización a los miembros del Comité para adoptar una posición flexible en la diligencia de conciliación, respecto a la suma correspondiente a los intereses moratorios.

Los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación acogieron por unanimidad la recomendación realizada por la doctora Angela Fernández Marín, en el sentido de conciliar en el presente caso hasta por la suma de doce millones de pesos ($12.000.000,oo).

Ver el Caso 6, Acta de Conciliación de la SED 036 de 2004

ASUNTO: CONCILIACIÓN PREJUDICIAL ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE: NUBIA DÍAZ ACUÑA

SOLICITADA: BOGOTÁ D.C. - SECRETARA DE CAPITAL (INEM Santiago Pérez)

ABOGADA RESPONSABLE: Dra. Flor Angela Fernández Marín

La ficha respectiva hace parte integral de la presente acta y corresponde a su Anexo No.4

1.1. Según versión de los solicitantes, en el mes de octubre del año 2002, el señor JAIRO ORLANDO RODRÍGUEZ RAVELO, quien para esa época se desempeñaba como Rector- Ordenador del Gasto del Centro Educativo Distrital INEM SANTIAGO PÉREZ, solicitó a la Empresa B & J asesoría pedagógicas y deportivas, el suministro de los siguientes materiales:

-. Diseño y elaboración de 500 carpetas, para el foro internacional de Filosofía, a razón de $ 1.400,00 cada uno, para un total de $700.000,00.

-. Diseño y elaboración de 3 pendones a 4 tintas de 1.50x1.00 mts, con tirantes en aluminio y sus respectivos topes en aluminio a razón de $ 80.000,00 cada uno, para un total de $240.000,oo.

-. 500 estuches para escarapelas a razón de $300,00 cada uno, para un total de $ 150.000,00.

-. 3 rollos de papel para escarapela a $ 10.000 cada una, para un total $30.000,00.

1.2. Según certificado enviado por la docente Liney Constanza Rojas Pacanchíque, actual rectora de la Institución Educativa Distrital INEM SANTIAGO PÉREZ, los bienes antes descritos fueron recibidos a satisfacción por un funcionario de la Institución Educativa que firma con cédula de ciudadanía No.79340744 de Bogotá, y que según ella era el encargado del Departamento de Educación Física el 21 de octubre de 2002.

1.3. Que como consecuencia de haber entregado los elementos antes descritos la firma B&J ASESORÍAS DEPORTIVA, presentó al INEM SANTIAGO PÉREZ, cuenta de cobro por valor de UN MILLÓN CIENTO VEINTE MIL PESOS M/CTE ($1.120.000,00) el 29 de octubre de 2002.

1.4. Desde la fecha de entrega de los artículos relacionados en el hecho primero, la representante legal de la firma B&J ASESORÍAS DEPORTIVA, ha insistido en el cobro de la cuenta, sin que hasta la fecha se le haya cancelado.

1.5. Según informe enviado por la actual rectora del INEM SANTIAGO PÉREZ, en oficio enviado el pasado 16 de marzo a la Oficina Asesora Jurídica, el pago de la citada cuenta de cobro no se ha efectuado debido a que el ordenador del gasto adquirió dicho compromiso sin contar con previa disponibilidad presupuestal, pero que teniendo en cuenta que la proveedora Nubia Díaz Acuña, representante legal de la firma B & J ASESORÍAS DEPORTIVA, efectivamente suministro tales elementos, se reconocerá a través de una conciliación ante la Procuraduría.

1.6. Según lo informado por el pagador del INEM SANTIAGO PÉREZ, señor Edgar Rubio Pulido, en el año 2002 no existía presupuesto para el pago de la cuenta de cobro 863 radicada en la Institución Educativa el 29 de octubre de 2002, por la suma de UN MILLÓN CIENTO VEINTE MIL PESOS M/CTE ($1.120.000.00).

1.7. Con oficio de fecha 18 de marzo de 2003, la señora Rosadelia Gómez Garzón, entonces rectora y ordenadora del gasto del Instituto Educativo Distrital INEM SANTIAGO PÉREZ, al conocer la situación informó a la representante legal de la firma B & J ASESORÍAS DEPORTIVA, que con presupuesto del año 2003, no era viable hacer los desembolsos, por ser hechos cumplidos, ya que tales compromisos se habían adquirido sin respaldo presupuestal y contractual.

1.8. Según acuerdo de adición presupuesta! 001 de 2003, por el cual el consejo directivo como administrador del fondo de servicios Docentes y el rector del INEM SANTIAGO PÉREZ, adicionó el presupuesto del Fondo, para el pago de sentencias, fallos y conciliaciones, recursos de reposición de fondos por la vigencia fiscal de 2002.

1.9. El pagador de la Institución Educativa expidió disponibilidad presupuesta! Nos. 235 del 16 de octubre de 2003 de la cuenta del Fondo de Servicios Docentes, por un valor de UN MILLÓN CIENTO VEINTE MIL PESOS M/CTE ($1'120.000,00) para pago de fallos y sentencias, con la cual se respalda el pago en el evento de conciliar.

"La cuantía de la reclamación por los bienes suministrados al INEM: SANTIAGO PÉREZ, asciende a la suma UN MILLÓN CIENTO VEINTE MIL PESOS M/CTE ($1.120.000,00), por concepto de capital, representado en los bienes suministrados dejados de cancelar."

La doctora Angela Fernández Marín manifestó que en el presente caso operó el fenómeno de la caducidad, por cuanto han transcurrido más de dos años contados a partir de que el pago de las correspondientes facturas se hizo exigible, es decir, "...desde la entrega de los elementos o máximo desde la fecha de presentación de la cuenta de cobro (octubre 29 de 2002)".

En consecuencia, afirmó que no es procedente la conciliación en atención a que no se ejercieron los derechos en la debida oportunidad operando la caducidad, a pesar de que existen elementos probatorios idóneos y suficientes en respecto del derecho objeto de conciliación.

Los miembros del Comité acogieron por unanimidad [a recomendación realizada por la doctora Angela Fernández, en el sentido de no presentar ánimo conciliatorio en el presente caso, por haber operado la caducidad.

La doctora Leyla Marcela Salguero a través de correo electrónico remitido el día 11 de mayo de 2.005 absolvió la inquietud planteada referente al caso de la conciliación prejudicial administrativa solicitada por lo ORGANIZACIÓN COLOMBIANA DE INGENIEROS CONSTRATISTAS ASOCIADOS-O.C.I.C.A. LTDA., de la siguiente manera:

"Con relación al compromiso que adquirí en el comité el día 27 de abril, sobre si existe algún plazo para que un contratista pase una cuenta de cobro una vez se ha liquidado debidamente el contrato explico lo siguiente:

Ni la Ley 80 del 93, ni norma alguna enmarca dentro del tiempo cuando se deben presentar cuentas de cobro una vez liquidado un contrato. Ni siquiera cuando la liquidación es efectuada unilateralmente por la entidad, ya que es susceptible del recurso de reposición."

La invitación al Director de Defensa Judicial de la Nación se efectuó previó a la realización de esta sesión; sin embargo, no se hizo presente a la misma,