Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que las autoridades administrativas coordinen sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, "por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia de la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos", empezó a regir el 16 de enero de 2008, por lo cual se hace necesario dar aplicación a la normatividad prevista en la misma.

Que el Decreto 2474 del 07 de julio de 2008, reglamentó parcialmente la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva.

Que el Acuerdo Distrital 257 de 2006, "Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito capital, y se expiden otras disposiciones" dispone en el artículo  17 la posibilidad de delegación de funciones por parte de las autoridades administrativas del Distrito Capital para el ejercicio de las mismas a través de sus colaboradores o de otras autoridades con funciones afines o complementarias, de conformidad con la Constitución Política y la ley, especialmente con la Ley 489 de 1998.

Que el Decreto Distrital 539 del 29 de diciembre de 2006, "Por el cual se determina el objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría Distrital de Gobierno y se dictan otras disposiciones" señala en el artículo 4, literales h), j), r) y t) como funciones del Despacho de la Secretaría Distrital de Gobierno, formular las políticas, planes y programas relacionados con la administración de los recursos humanos, financieros y físicos de la Secretaría establecer el sistema de control interno de la entidad; asegurar el funcionamiento de la Secretaría de acuerdo con las normas vigentes, y ordenar los gastos y celebrar los contratos y convenios de acuerdo con el plan de desarrollo económico, social y con el presupuesto, observando las normas jurídicas aplicables.

Que teniendo en cuenta las modificaciones realizadas a la Ley 80 de 1993 por la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008, sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y en cumplimiento y desarrollo de los principios de transparencia, economía y de responsabilidad que rigen la contratación estatal, es preciso adoptar un nuevo Manual de Contratación que recoja de manera íntegra y sistemática el proceso de contratación al interior de la Secretaría, debidamente adecuado a las recientes reformas al Estatuto General de Contratación.

Que en desarrollo de los principios constitucionales de economía y eficacia, y en aras de generar una política de autocontrol y gestión al interior de la entidad, igualmente es viable establecer y organizar metodológicamente el ejercicio de las actividades en las etapas precontractual, de selección y contractual, bajo los parámetros del Sistema Integrado de Gestión, adoptando para ello el proceso de contratación y sus respectivos procedimientos como guías para el cumplimientos de competencias y funciones.

Que el proceso de contratación y sus respectivos procedimientos fueron caracterizados conforme a las disposiciones que reposan en el anexo del presente Manual de Contratación y se entenderán incorporados a la Resolución 146 del 17 de marzo de 2008 mediante la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto, este Despacho,

ARTÍCULO PRIMERO.- Aprobar y adoptar el Manual de Contratación de la Secretaría Distrital de Gobierno D.C., cuyo texto se anexa a la presente Resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Incorporar el proceso de contratación y sus respectivos procedimientos al Manual de Procesos y Procedimientos adoptado mediante Resolución 146 del 17 de marzo de 2008.

ARTÍCULO  TERCERO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 910 del 21 de diciembre de 2006 y sus resoluciones modificatorias, así como las disposiciones que le sean contrarias.

1.1. OBJETO. El presente manual tiene por objeto la adopción de una herramienta que unifique y facilite la aplicación adecuada de las normas y procedimientos de contratación estatal de la Secretaría Distrital de Gobierno, de manera que se constituya en una guía obligatoria al interior de la entidad, con el fin de ejercer la función contractual dentro de los principios que regulan la actuación administrativa: selección objetiva, igualdad, transparencia, economía, celeridad, publicidad, responsabilidad, eficacia, eficiencia y buena fe.

1.2. CAMPO DE APLICACIÓN. El presente manual se aplicará a todas las actividades relacionadas con la contratación de la entidad y los procedimientos establecidos en él serán de obligada observancia en todas las dependencias de la Secretaría Distrital de Gobierno, a excepción de las Alcaldías Locales y la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias, siendo opcional su aplicación por parte de estas dos (2) dependencias, en la medida en que sólo será conducente en los temas que compaginen con su estructura interna en cuanto a la actividad contractual se refiere.

PARÁGRAFO: La Dirección Ejecutiva Local no dará aplicación a lo contenido en el numeral 2.1. del presente Manual, por tanto la etapa precontractual deberá desarrollarse de conformidad con lo establecido en los procesos y procedimientos en las Alcaldías Locales.

1.3. RÉGIMEN APLICABLE. El régimen legal aplicable en la Secretaría Distrital de Gobierno de Bogotá D.C. es el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios y demás disposiciones vigentes sobre la materia, en especial la Constitución Política de Colombia, el Decreto Ley 1421 de 1993, el Estatuto Orgánico de Bogotá D.C., Ley 734 del 5 de febrero de 2002, Código Único Disciplinario en la parte pertinente, Ley 190 de 1995, Ley 598 de 2000, por la cual se crea el sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal ? SICE, entre otras.

2.1. ETAPA PRECONTRACTUAL - JUSTIFICACIÓN Y ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS. El siguiente procedimiento general deberá cumplirse de manera previa a cualquier proceso de selección que pretenda adelantarse al interior de la Secretaría Distrital de Gobierno:

2.2.1. PLAN DE CONTRATACIÓN. El proyecto de plan de contratación será puesto a consideración del Comité para su aprobación por parte de la Dirección de Planeación y Sistemas, previa expedición de concepto de viabilidad y una vez consolidados los preproyectos remitidos por cada dependencia responsable, teniendo en cuenta la misión y objetivos de la entidad, el plan estratégico institucional y los planes operativos que lo desarrollan. La aprobación del plan de contratación para la vigencia siguiente, deberá realizarse a más tardar en la última sesión ordinaria del comité prevista en el cronograma anual del mismo.

2.1.1. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS. Todo proceso de selección que pretenda adelantarse en la Secretaría Distrital de Gobierno, requiere que de manera previa el Gerente o Director de la dependencia que solicita el bien, obra y/o servicio identifique de manera clara y específica la necesidad a contratar, acorde con lo previsto en el correspondiente Plan de Contratación.

Una vez realizada la identificación de la necesidad, el Gestor y/o Profesional de la respectiva área o dependencia deberá elaborar los estudios y/o documentos previos correspondientes, los cuales salvo disposición en contrario, deberán contener los siguientes elementos fundamentales (art. 3ro. del Decreto 2474 de 2008):

1. La descripción técnica de la necesidad que la Secretaría pretende satisfacer con la contratación (proyecto, estudio, diseño o prediseño);

2. La descripción del objeto a contratar;

3. El análisis técnico y económico que soportará el valor estimado del contrato, el cual incluirá la definición anticipada de lo que la entidad considerará como precio artificialmente bajo. Esta definición de precio artificialmente bajo deberá, adicionalmente, ser aprobada en acta del Comité de Contratación;

4. El documento de requerimientos técnicos cuando pretenda iniciarse un concurso de méritos;

5. Los fundamentos jurídicos que soportarán la modalidad de selección, los cuales deberán ser elaborados por el abogado de la oficina y/o Grupo de Contratos que tenga a cargo el proceso;

6. La inclusión de al menos tres (3) ofertas que sean técnica y económicamente comparables, cuando pretenda celebrarse un contrato de mínima cuantía. Esta verificación es responsabilidad del área o dependencia que requiere el bien o servicio;

7. El soporte que permita estimar, tipificar y asignar los riesgos previsibles, los cuales deberán ser elaborados por el abogado de la oficina y/o Grupo de Contratos que tenga a cargo el proceso;

8. El análisis que sustenta la exigencia de las garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual;

9. Las condiciones esenciales del contrato como: objeto, plazo y lugar de ejecución;

10. La indicación expresa del servidor público que actuará como supervisor del contrato;

11. Los demás que soporten los requerimientos que se incluirán en el pliego de condiciones.

Los estudios y/o documentos previos deberán contar con la aprobación del Gerente del proyecto y/o Director del área que requiere el bien, obra y/o servicio, quien también suscribirá la respectiva solicitud de contratación, la cual deberá registrarse simultáneamente en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD. La aprobación de los estudios y/o documentos previos por parte del Gerente del proyecto y/o Director del área solicitante del bien, obra y/o servicio, es un requisito esencial e indispensable para dar inicio al trámite precontractual del cualquier tipo de contratación.

PARÁGRAFO PRIMERO: En contratos de obra pública, mantenimiento de inmuebles, compraventa de inmuebles, arrendamientos de inmuebles, adquisición de bienes y/o servicios tecnológicos o informáticos, se requiere que los estudios y documentos previos se realicen con el acompañamiento técnico de la Dirección Administrativa o de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información y/o quien haga sus veces, según sea el caso. En los procesos a los que sea aplicable la Guía de Contratación Verde, se requiere concepto previo del Grupo PIGA.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En el evento de declararse desierto un proceso de selección y que persista la necesidad de contratar, el Gerente del proyecto y/o Director del área que solicita el bien, obra y/o servicio no aprobará nuevamente los estudios y/o documentos previos en que se basó dicho proceso, sin que antes los mismos hayan sido debidamente revisados para identificar las causas que dieron motivo a la declaratoria de desierto y, adicionalmente, hará los ajustes necesarios para que se apliquen a la nueva contratación. Un informe sumario de dicha revisión deberá ser remitido a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación junto con los estudios y/o documentos previos.

PARÁGRAFO TERCERO: Las áreas de apoyo, al igual que la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, estarán obligadas a prestar el soporte técnico y/o jurídico que requieran las áreas misionales para la elaboración de la descripción de las especificaciones técnicas del objeto a contratar, así como de los fundamentos jurídicos que soportarán la modalidad de selección y/o las condiciones esenciales del contrato, según el caso.

PARÁRAFO CUARTO: Para los efectos de este Manual, se entiende que los estudios y/o documentos previos son los definitivos al momento de publicarse junto con el proyecto de pliego de condiciones.

2.1.2. REQUISITOS ESPECIALES DE LOS ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS EN LA CONTRATACIÓN DIRECTA. Para el caso de la contratación directa, se requerirá que los estudios y/o documentos previos únicamente contengan lo siguiente:

1. La descripción técnica de la necesidad que la Secretaría pretende satisfacer con la contratación (proyecto, estudio, diseño o prediseño);

2. La descripción del objeto a contratar;

3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, los cuales deberán ser elaborados por el abogado de la oficina y/o Grupo de Contratos que tenga a cargo el proceso;

4. La obtención de al menos dos (2) ofertas, salvo en los eventos de urgencia manifiesta, cuando no exista pluralidad de oferentes de acuerdo con el art. 81 del decreto 2474 de 2008, en los casos de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

En todo caso, si la dependencia que solicita el bien o servicio considera que no existe pluralidad de oferentes, deberá demostrar dicha manifestación dentro de los estudios y/o documentos previos, para lo cual deberá acreditar cualquiera de las siguientes dos (2) circunstancias:

1. Que no existiere más de una persona inscrita en el RUP para la actividad objeto de contratación; o

2. Que sólo existe una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley su proveedor exclusivo.

Si alguna de las dos (2) circunstancias anteriores no puede ser acreditada dentro de los estudios y/o documentos previos, será necesario que la dependencia que solicita el servicio contemple en los estudios y/o documentos previos como mínimo dos (2) ofertas.

PARÁGRAFO: En caso de que se trate de contratos de empréstitos, interadministrativos, de seguros, o cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad, se requerirá que dentro de los estudios y/o documentos previos se precise si la suscripción del contrato genera riesgo para la Secretaría y de ser necesario, se indicará la clase de póliza que debe constituirse (art. 7 de la Ley 1150 de 2007).

2.1.3. ESTUDIO DE LA SOLICITUD POR PARTE DE LA OFICINA Y/O GRUPO A CARGO DE LA CONTRATACIÓN. Una vez recibida la solicitud de contratación junto con los documentos que deben acompañar la misma (estudios y/o documentos previos), el Coordinador o persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación la asignará a uno de los abogados para que éste revise y verifique, de manera simultánea tanto física como virtualmente en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD, los documentos y requisitos del proceso a contratar y, adicionalmente, analice la viabilidad jurídica de la contratación.

En caso que la solicitud requiera ajustes, el abogado hará las observaciones del caso y solicitará a la dependencia correspondiente que realice los cambios o modificaciones pertinentes. Los ajustes o modificaciones que se realicen deberán estar acordes a lo estrictamente solicitado por la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación.

Por otra parte, en caso que el abogado considere jurídicamente necesario modificar o ajustar el objeto contractual previsto en los estudios y/o documentos previos, será responsabilidad del correspondiente abogado reportar en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD las observaciones al objeto a contratar inicial, al igual que indicar el objeto contractual propuesto.

En todos los casos, los ajustes o modificaciones que se hagan serán revisados nuevamente por la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, siempre que los nuevos estudios o documentos previos, cuenten una vez más con la aprobación del Gerente del proyecto y/o Director del área que requiere el bien, obra y/o servicio y se haya expedido el respectivo concepto de viabilidad técnica.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los ajustes o modificaciones que se hagan a los documentos del proceso de selección deberán igualmente reportarse en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD.

PARAGRAFO SEGUNDO: el abogado del grupo y/o ofician a cargo de la contratación designado para realizar la viabilidad jurídica de la contratación, será el abogado que desarrollará todas las etapas del proceso de selección.

2.1.4. EXPEDICIÓN Y APROBACIÓN DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD TÉCNICA. Una vez realizado el estudio descrito en el numeral anterior, si el proceso contractual es viable jurídicamente, el abogado del grupo y/o oficina a cargo de la contratación deberá solicitar a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información que emita un concepto de viabilidad técnica, en virtud del cual se verifique que la solicitud de contratación esté en concordancia con el plan de desarrollo, el presupuesto orientado a resultados, las actividades contenidas en el Plan de Contratación y los proyectos de inversión de la Secretaría, en sus objetivos y metas.

En caso de no ser posible la expedición del concepto de viabilidad técnica, la dependencia que solicita el bien, obra y/o servicio, deberá realizar los ajustes correspondientes a los estudios y/o documentos previos, si es el caso. Estos nuevos estudios también deberán contar con la firma del Gerente del proyecto y/o Director del área respectivo (sic).

PARÁGRAFO PRIMERO: Requieren viabilidad técnica las solicitudes de contratación que pretendan ejecutar proyectos de inversión de la Secretaría y, por el contrario, no la requerirán aquellas solicitudes que solo tengan por objeto la ejecución de gastos de funcionamiento.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Una vez expedido y aprobado el concepto de viabilidad técnica por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información el mismo deberá ser incluido en la carpeta del proceso por parte de la oficina y/o Grupo a cargo de la contratación.

2.1.5. NECESIDAD DE EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE NO EXISTENCIA DE PERSONAL. Para contratos de prestación de servicios de personal, deberá obtenerse el respectivo certificado de no existencia de personal disponible con los conocimientos y/o experiencia requeridos. En caso de requerirse dicha certificación, el abogado de la oficina y/o grupo a cargo de la contratación remitirá la solicitud vía SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD a la Dirección de Gestión Humana, a fin de que ésta verifique la disponibilidad en planta del personal que requiere la dependencia solicitante del servicio.

De existir personal disponible con los conocimientos y/o experiencia requeridos, la Dirección de Gestión Humana adelantará el trámite correspondiente para suplir la necesidad manifestada por el área que solicita el servicio. Esta decisión, al igual que las observaciones correspondientes, deberá ser comunicada al abogado a cargo del proceso, a fin de que éste devuelva virtual y físicamente el proceso a la dependencia que requirió el servicio. En este evento, el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD anulará automáticamente el proceso y finalizará la solicitud de contratación.

En el evento que la Dirección de Gestión Humana considere que efectivamente no existe personal disponible con los conocimientos y/o experiencia requeridos, se expedirá el certificado correspondiente, remitiéndolo a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, para que esta dependencia lo incluya dentro de la carpeta del proceso. Adicionalmente, junto con el certificado de no existencia de personal, la Dirección de Gestión Humana deberá suministrar a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, la hoja de vida de la persona natural a contratar, debidamente acompañada de los soportes de estudio y experiencia pertinentes.

PARÁGRAFO: La Dirección de Gestión Humana definirá internamente la metodología para seleccionar la hoja de vida de los posibles candidatos a contratar por la Secretaría. Dicha metodología deberá prever la participación del Gerente del Proyecto en el proceso de escogencia, teniendo en cuenta para ello las necesidades del área o dependencia respectiva previamente identificadas en los estudios y/o documentos previos.

2.1.6. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP). Una vez expedido el certificado de no existencia de personal en los procesos de prestación de servicios y en aquellos que se realicen bajo las demás modalidades de Contratación Directa, la Dirección Financiera recibirá vía SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD la solicitud de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal o CDP correspondiente. Una vez expedido dicho documento, el mismo deberá ser remitido a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, para que ésta lo revise en relación con la información reportada en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD y proceda a incluirlo en la carpeta del proceso.

En el evento que la Dirección Financiera considere que no es viable expedir un CDP para la contratación requerida, se deberá informar esta decisión, al igual que las observaciones correspondientes al abogado a cargo del proceso, a fin de que éste devuelva virtual y físicamente el proceso a la dependencia que requirió el servicio. En este evento, el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD anulará automáticamente el proceso, al igual que todas las viabilidades expedidas, y finalizará la solicitud de contratación.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando se trate de las modalidades de selección que no se enmarcan dentro de la contratación directa el certificado de disponibilidad presupuestal deberá ser solicitado vía SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD por el abogado encargado del proceso de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación antes del acto administrativo de apertura del proceso de selección.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Si en el término de dos (2) meses siguientes a la expedición del CDP, cuando se trate de contratación directa el mismo no ha sido comprometido, la Dirección Financiera podrá anular dicho CDP, lo cual deberá ser reportado por esta Dirección en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD, anulándose automáticamente el proceso y finalizará la solicitud de contratación. Si la necesidad de contratar persiste el Gerente del proyecto deberá iniciar nuevamente el proceso en SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD.

2.2. ETAPA DE SELECCIÓN. Las obras, bienes y/o servicios que requiera la Secretaría Distrital de Gobierno serán adquiridos a través de alguno de los siguientes procedimientos de selección:

i. Licitación Pública;

ii. Concurso de Méritos;

iii. Selección Abreviada;

iv. Contratación Directa.

La regulación que aplica a cada uno de estos procedimientos se describe a continuación.

En los procesos de selección por Licitación Pública, Concurso de Méritos y Selección Abreviada se deberán aplicar tener en cuenta las siguientes disposiciones generales:

2.2.1.1. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación elaborarán el proyecto de pliegos de condiciones con base en la información suministrada a dicha dependencia durante la etapa precontractual y lo enviará a los miembros del Comité de Contratación para que éste lo apruebe y ordene su publicación. Si el proyecto de pliegos requiere cambios y/o ajustes, el mismo será devuelto por el Comité de Contratación a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, a fin de que ésta proceda a realizar las modificaciones correspondientes.

2.2.1.2. OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO Y ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS. Dentro del término de publicación del proyecto de pliego y estudios y/o documentos previos previsto en el numeral anterior, los posibles oferentes podrán presentar sus observaciones a tales documentos. Dichas observaciones serán recibidas por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación quien deberá publicarla en el Portal de Contratación.

Adicionalmente, las observaciones presentadas serán remitidas a las áreas técnicas de apoyo correspondientes, con el fin que éstas procedan a estudiar la viabilidad y relevancia de las mismas y se emitan las consideraciones para su aceptación o rechazo. La respuesta a cada observación deberá estar debidamente motivada, para lo cual deberán agruparse aquellas de naturaleza común.

PARÁGRAFO PRIMERO: En todos los casos, previo a la publicación de las respuestas, el área técnica correspondiente deberá remitir a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación el proyecto de respuesta a cada observación, a fin de que ésta área verifique si la respuesta proyectada es aclaratoria o modificatoria del proyecto de pliego y/o estudios y/o documentos previos.

En este sentido, si la respuesta es meramente aclaratoria del proyecto de pliego y/o estudios y/o documentos previos, la persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación dispondrá la publicación de la misma en el portal de contratación. Sin embargo, si por el contrario, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación considera que la respuesta modifica o afecta de manera relevante elementos del proyecto de pliego y/o estudios y/o documentos previos, será obligación de la persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, remitir el proyecto de respuesta correspondiente a revisión y aprobación del Comité de Contratación, el cual dejará constancia de su decisión en el acta correspondiente y ordenará la publicación de dicha respuesta.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La respuesta definitiva a las observaciones deberá ser remitida en forma impresa y en medio magnético por el área técnica competente y/o Comité de Contratación, según el caso, a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, con el fin de ser consolidadas y publicadas por éste en el Portal de Contratación.

2.2.1.3. AJUSTE DEL PROYECTO DE PLIEGO Y APROBACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO. En caso que prospere alguna observación al proyecto de pliego y/o que la administración considere necesario hacer alguna modificación, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación efectuará los ajustes correspondientes para generar el pliego definitivo.

En todo caso, el pliego de condiciones definitivo deberá ser remitido al Comité de Contratación por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, para que éste apruebe y ordene la publicación del mismo.

2.2.1.4. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO Y ACTO QUE ORDENA LA APERTURA DEL PROCESO. Una vez aprobado el pliego definitivo por parte del Comité de Contratación, éste será devuelto a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación para que dicha dependencia proceda a elaborar el Acto Administrativo que Ordena la Apertura del Proceso de Selección, el cual se remitirá para firma del Ordenador del Gasto.

La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación se encargará de publicar simultáneamente el acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección, junto con los pliegos de condiciones definitivos en el Portal de Contratación.

2.2.1.5. PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO Y CELEBRACIÓN DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES Y DE REVISIÓN DE LA ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES. Dentro del término establecido en el pliego de condiciones, los posibles oferentes podrán presentar observaciones al pliego definitivo.

Las observaciones presentadas por escrito o durante la audiencia, serán remitidas por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación a las áreas técnicas de apoyo correspondientes, con el fin que éstas procedan a estudiar la viabilidad y relevancia de las mismas y se emitan las consideraciones para su aceptación o rechazo. La respuesta a cada observación deberá estar debidamente motivada, para lo cual deberán agruparse aquellas de naturaleza común.

PARÁGRAFO PRIMERO: En todos los casos, previo a la publicación de las respuestas, el área técnica correspondiente deberá remitir a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación el proyecto de respuesta a cada observación, a fin de que ésta área verifique si la respuesta proyectada es aclaratoria o modificatoria del pliego y/o estudios y/o documentos previos definitivos.

En este sentido, si la respuesta es meramente aclaratoria del pliego y/o estudios y/o documentos previos definitivos, la persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación dispondrá la publicación de la misma en el portal de contratación. Sin embargo, si por el contrario, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación considera que la respuesta modifica o afecta de manera relevante elementos del pliego y/o estudios y/o documentos previos definitivos, será obligación de la persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, remitir el proyecto de respuesta correspondiente a revisión y aprobación del Comité de Contratación, el cual dejará constancia de su decisión en el acta correspondiente y ordenará la publicación de dicha respuesta.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Si las respuestas a las observaciones modifican elementos del pliego definitivo, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación proyectará la adenda y/o el acto administrativo que se requiera, el cual deberá ser remitido para firma del Ordenador del Gasto. Dicho documento deberá ser publicado en el Portal de Contratación.

PARÁGRAFO TERCERO: La respuesta definitiva a las observaciones deberá ser remitida en forma impresa y en medio magnético por el área técnica competente y/o Comité de Contratación, según el caso, a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, con el fin de ser consolidadas y publicadas por éste en el Portal de Contratación.

2.2.1.6. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR. Con posterioridad a la firma del acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación proyectará el acto administrativo de integración del Comité Asesor y Evaluador, para lo cual solicitará por escrito a las dependencias involucradas la información sobre los funcionarios que podrían integrar este Comité. Una vez proyectado el acto administrativo, el mismo se enviará para firma del Ordenador del Gasto.

En todos los casos, el Comité Asesor y Evaluador estará conformado por un número plural e impar de al menos tres (3) servidores públicos así: un servidor del área técnica, uno del área jurídica y uno del área financiera. Dicho Comité tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

1. Asesorar a la Secretaría durante el proceso de selección.

2. Verificar los requisitos habilitantes de los proponentes.

3. Evaluar y calificar las ofertas presentadas, de conformidad con los criterios establecidos en los pliegos de condiciones.

4. Recomendar al Ordenador del Gasto la decisión de adjudicación o declaratoria de desierta, según el caso.

PARÁGRAFO PRIMERO: En caso que las dependencias involucradas consideren que no cuentan con personal interno idóneo y/o suficiente para integrar el Comité, la Secretaría podrá celebrar contratos de prestación de servicios para conformar el mismo, de acuerdo a los procedimientos de selección previstos en este Manual de Contratación.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Durante el plazo de evaluación de las ofertas, el Comité Asesor y Evaluador podrá elevar consultas generales o particulares al Comité de Contratación con el fin de aclarar el alcance de los requisitos y/o condiciones exigidos por la Entidad en el pliego de condiciones. Al efecto, las respuestas que emita el Comité de Contratación tendrán exclusivamente el alcance de conceptos, los cuales no modificarán los pliegos, estudios y/o documentos previos definitivos, ni serán vinculantes para el Comité Asesor y Evaluador.

La respuesta a la consultas elevadas por el Comité Asesor y Evaluador, deberán ser remitidas a este Comité a más tardar el día hábil anterior a la publicación del informe de evaluación.

2.2.1.7. DILIGENCIA DE CIERRE. En la fecha establecida en el pliego de condiciones o adendas, se efectuará el cierre del proceso de selección y se procederá a la apertura de los sobres de las propuestas rotuladas "Originales", informando a los participantes el nombre o razón social del proponente, valor de la propuesta, y número de folios de ésta. De dicha diligencia se levantará un acta, la cual será suscrita por los funcionarios, los proponentes y demás personas que asistan y será publicada en el Portal de Contratación.

La Secretaría rechazará aquellas propuestas que hubieran sido entregadas sin dar cumplimiento a los requisitos de modo, tiempo y lugar previstos en los pliegos de condiciones.

PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de que los pliegos permitan la conformación dinámica parcial de la oferta, será necesario que en sobre separado el oferente incluya los documentos que serán objeto de conformación dinámica, el cual sólo será abierto hasta el momento de la realización de la respectiva subasta inversa.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El plazo de cierre del proceso de selección podrá prorrogarse antes de su vencimiento cuando lo estime conveniente el Ordenador del Gasto o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan presentado observaciones al proyecto de pliego de condiciones o hayan asistido a la audiencia de Audiencia de Aclaraciones y de Revisión de la Asignación de Riesgos Previsibles.

PARÁGRAFO TERCERO: Para el concurso de méritos y para la selección abrevia de subasta inversa o licitación con oferta dinámica no se informará el valor de la propuesta económica, ya que la misma debe llegar en sobre cerrado y separado.

2.2.1.8. ADENDA(S). Cuando resulte necesario, la Secretaría expedirá mediante adenda (s) las modificaciones pertinentes al pliego de condiciones definitivo. Dichas adendas se publicarán a partir de su expedición, en el Portal de Contratación.

En todo caso, la Secretaría podrá expedir adendas modificatorias de los pliegos de condiciones hasta un (1) día hábil antes de la fecha de cierre del proceso de selección. Si resulta necesario a criterio de la Secretaría, ésta al expedir la adenda podrá decidir extender el término de cierre del proceso de selección, de tal manera que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente para ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso, podrán expedirse adendas el mismo día de cierre del proceso de selección, ni siquiera para la extensión del término previsto para la entrega de las ofertas.

Licitación Pública es el proceso mediante el cual la Secretaría formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de condiciones, los interesados presenten sus ofertas para seleccionar entre ellas la más favorable a los propósitos y objetivos institucionales.

Para su trámite, se adelantarán los siguientes pasos:

2.2.2.1 PUBLICACIÓN EN CÁMARA DE COMERCIO. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación solicitará la publicación de la información general sobre la licitación pública que se pretende abrir, con no menos de cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha estimada de publicación del proyecto de pliego de condiciones.

2.2.2.2. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. Aplica el numeral 2.2.1.1. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.2.3. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA Y PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. Aprobados los proyectos de pliegos de condiciones, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación proyectará el aviso de Convocatoria Pública de la licitación. El proyecto de pliego, junto con el aviso y los estudios y/o documentos previos, serán remitidos por el abogado respectivo al administrador del Portal de Contratación para que éste los publique por un término de diez (10) días hábiles.

2.2.2.4. OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO Y ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS. Aplica el numeral 2.2.1.2. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.2.5. AJUSTE DEL PROYECTO DE PLIEGO Y APROBACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO. Aplica el numeral 2.2.1.3. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.2.6. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO Y ACTO QUE ORDENA LA APERTURA DEL PROCESO. Aplica el numeral 2.2.1.4. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Ordenador del Gasto podrá suspender el proceso de selección por un término no superior a quince (15) días hábiles mediante acto administrativo debidamente motivado, en donde indicará las circunstancias de interés público o general que requieren analizarse y que pueden afectar la culminación del proceso. Este término puede ser mayor si el Ordenador del Gasto así lo considera, de lo cual se dará cuenta en el respectivo acto administrativo.

2.2.2.7. PUBLICACIÓN DEL AVISO EN PRENSA: Seguidamente a la publicación del acto administrativo de apertura del proceso de selección, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación gestionará el aviso en prensa correspondiente a través de un diario de amplia circulación.

En todos los casos, la publicación del aviso en prensa deberá hacerse dentro del término de 10 a 20 días anteriores al plazo de inicio para la presentación de ofertas que se señale en el pliego de condiciones (Numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993).

2.2.2.8. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR. Aplica el numeral 2.2.1.6. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.2.9. PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO Y CELEBRACIÓN DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES Y DE REVISIÓN DE LA ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES. Aplica el numeral 2.2.1.5. De las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

Adicionalmente, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de apertura del proceso de selección, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación también adelantará la Audiencia de Aclaraciones y de Revisión de la Asignación de Riesgos Previsibles (numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993).

2.2.2.10. ADENDA(S). Aplica el numeral 2.2.1.8. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.2.11. DILIGENCIA DE CIERRE. Aplica el numeral 2.2.1.7. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.2.12. VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LOS PROPONENTES Y CALIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE ESCOGENCIA. La Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, remitirá al Comité Asesor y Evaluador las propuestas para su verificación y evaluación, la cual deberá realizarse dentro del plazo indicado en el pliego de condiciones o adenda. Dicha verificación y evaluación debe ser enviada en medio impreso y magnético a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación con anterioridad al vencimiento del término establecido para su publicación, con el fin de publicar el informe correspondiente.

En caso de requerirse la ampliación del término para evaluar, el Comité Asesor y Evaluador deberá así solicitarlo por escrito a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, especificando las razones por las cuales es conveniente ampliar este término. En caso de ampliarse el término de evaluación, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación proyectará el acto administrativo y lo remitirá para la firma del Ordenador del Gasto. Dicha ampliación deberá ser comunicada a todos los proponentes.

El informe de evaluación deberá contar con la firma de todos y cada uno de los miembros del Comité Asesor y Evaluador.

2.2.2.13. TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACION Y OBSERVACIONES AL MISMO. Una vez culminado el término de verificación y evaluación, el Comité Asesor y Evaluador deberá remitir el informe correspondiente al Coordinador o persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, a fin de que éste gestione la publicación del mismo en el Portal de Contratación y para que, con posterioridad a dicha publicación y por un término de cinco (5) días hábiles, los proponentes presenten las observaciones a que haya lugar (Numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993).

El informe de verificación y evaluación contendrá un cuadro resumen, en el cual se indicará de manera breve y sumaria cuáles oferentes se encuentran habilitados o no para participar en el proceso de selección y las razones por las cuales se habilitaron o no. Adicionalmente, se indicará la evaluación de aquellos proponentes habilitados. En ningún caso serán evaluados aquellos proponentes que hubiesen incumplido uno o varios de los factores de habilitación señalados en los pliegos de condiciones.

PARÁGRAFO: Las observaciones al informe de evaluación serán remitidas al Comité Asesor y Evaluador por la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación. Dicho Comité deberá dar respuesta a las observaciones a más tardar en la Audiencia de Adjudicación, previamente a la adopción de la resolución de adjudicación.

2.2.2.14. RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA. Una vez resueltas las observaciones al informe de evaluación, el Comité Asesor y Evaluador emitirá la recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta al Ordenador del Gasto. En el acta de adjudicación deberá dejarse constacia (sic) de dicha recomendación.

En el evento en el cual el Ordenador del Gasto no acoja la recomendación efectuada por el Comité Asesor y Evaluador, deberá justificar tal situación en el acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierta, si es el caso, para lo cual el Ordenador del Gasto podrá asesorarse del Comité de Contratación de la entidad.

2.2.2.15. AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN O DECLATORIA DE DESIERTA ? SUBASTA INVERSA. La adjudicación de los procesos licitatorios se efectuará en todos los casos en audiencia pública, mediante resolución motivada, la cual será presidida por el Ordenador del Gasto.

Si en los pliegos de condiciones se previó la procedencia de la presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa, deberá darse únicamente aplicación al procedimiento de subasta presencial previsto en este Manual de Contratación para el caso de la Selección Abreviada, teniendo en cuenta en todo caso que de conformidad con el artículo 14 del Decreto 2474 de 2008, el precio ofrecido no será la única variable sometida a conformación dinámica. Al efecto, los lances de los oferentes deben permitir a la Secretaría obtener la mejor relación de costo beneficio en relación con cada una de las variables sometidas al procedimiento de subasta.

En caso de realizarse audiencia pública, se seguirán las siguientes reglas básicas:

1. La audiencia será dirigida por el Ordenador del Gasto o por el funcionario al que dicha tarea se delegue.

2. Los miembros del Comité Asesor y Evaluador deberán estar presentes durante la audiencia, al igual que el Coordinador o la persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación.

3. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la Secretaría a las observaciones respecto de los informes de verificación y evaluación, por el tiempo que se determine para cada audiencia. En ningún caso, las intervenciones podrán exceder de diez (10) minutos.

4. En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio del Ordenador del Gasto requieran de mayor análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término razonable necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado (Art. 15 del Decreto 2474 de 2008).

5. Se podrá conceder el uso de la palabra por una sola vez al oferente que así lo solicite, por el tiempo que se indique en la audiencia, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes.

6. Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente desigadas (sic) por el oferente para que la representen, lo cual se demostrará mediante el certificado de existencia y representación legal correspondiente y/o poder debidamente reconocido ante notario. Los poderes que acrediten la representación correspondiente, deberá ser entregados a la Secretaría con el objeto de incluirlos en la carpeta del proceso.

7. En caso de conducta irrespetuosa por parte de alguno de los intervinientes hacia los funcionarios de la Secretaría o los demás participantes, el Ordenador del Gasto podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la audiencia, pudiendo excluir de ella a quienes alteren su normal curso.

8. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, el Ordenador del Gasto procederá a adoptar la decisión que corresponda y la notificará a los presentes. La adjudicación se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia (Art. 9 de la Ley 1150 de 2007).

9. El plazo de adjudicación podrá ser prorrogable, de conformidad a lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

PARÁGRAFO: La Secretaría reglamentará y dará aplicación al procedimiento de subasta electrónica, una vez que entre en operación el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).

2.2.2.16. ACTO DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA. El acto administrativo se elaborará con fundamento en la recomendación efectuada por los miembros del Comité Asesor y Evaluador, si es el caso. Dicho acto tendrá la firma del Ordenador del Gasto y se notificará al representante legal del (los) proponente(s) seleccionado(s) durante la audiencia pública. Los no favorecidos se entenderán notificados en estrados. Este acto se publicará en el Portal de Contratación.

En caso de declaratoria de desierta de la licitación pública la entidad realizará el procedimiento establecido en el artículo 48 del decreto 2474 de 2008.

Se seleccionará al contratista a través de concurso de méritos, cuando se trate de contratos de consultoría contemplados en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1983 y del numeral 3 del artículo 3 de la misma ley. En ningún caso el precio de la propuesta se constituirá en factor de evaluación en la selección del contratista.

Si el objeto contractual a adquirir por la Secretaría es complejo, de tal forma que involucre además de servicios de consultoría, otras obligaciones principales, la selección del contratista deberá realizarse mediante el procedimiento de licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda a la materia o cuantía a contratar, de conformidad a lo previsto en este Manual. En todo caso, el equipo de profesionales y expertos propuestos deberá ser aprobado por la Secretaría.

No obstante lo anterior, cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía de la Secretaría, se seleccionará al contratista a través del procedimiento de mínima cuantía previsto en este Manual de Contratación.

Para la selección del contratista la Entidad podrá utilizar sistemas de concurso abierto o precalificación (lista corta o lista multiusos), de conformidad con las normas vigentes. En caso de que la Secretaría decida utilizar el sistema de concurso con precalificación, deberá seguirse el siguiente procedimiento previo al inicio del proceso de selección, el cual no se aplicará cuando se adelante el concurso de méritos a través del sistema de concurso abierto (art. 61 del Decreto 2474 de 2008).

La Entidad podrá seleccionar al contratista mediante el sistema de precalificación, el cual consiste en la conformación de una lista limitada de interesados para uno o varios procesos de concurso de méritos. La precalificación que se haga para un solo proceso de concurso de méritos se denominará lista corta y, por otra parte, la que se realice para varios concursos de méritos determinados o determinables se denominará lista multiusos.

No obstante lo anterior, cuando en el concurso se exijan propuestas técnicas detalladas (PTD), la Entidad sólo podrá seleccionar al contratista a través del sistema de precalificación con lista corta.

Para la selección del contratista mediante el sistema de precalificación, deberá adelantarse el siguiente procedimiento:

2.2.3.1.1. SOLICITUD MIEMBROS DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación proyectará el acto administrativo de integración del Comité Asesor y Evaluador, para lo cual solicitará por escrito a las dependencias involucradas la información sobre los funcionarios que podrían integrar este Comité. Una vez proyectado el acto administrativo, el mismo se enviará para firma del Ordenador del Gasto.

En todos los casos, el Comité Asesor y Evaluador estará conformado por un número plural e impar de al menos tres (3) expertos en el área a contratar. Dicho Comité tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

1. Asesorar a la Secretaría durante el procedimiento de precalificación y de selección.

2. Asesorar la conformación de la lista corta o multiusos, según el caso.

3. Validar el contenido de los requerimientos técnicos del proyecto.

4. Evaluar y calificar las ofertas técnicas presentadas, de conformidad con los criterios establecidos en los pliegos de condiciones.

5. Asesorar la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar.

6. Los integrantes de la lista no podrán asociarse entre sí para presentar una propuesta.

PARÁGRAFO: En caso que las dependencias involucradas consideren que no cuentan con personal interno idóneo y/o suficiente para integrar el Comité, la Secretaría podrá celebrar contratos de prestación de servicios para conformar el mismo, de acuerdo a los procedimientos de selección previstos en este Manual de Contratación.

2.2.3.1.2. SOLICITUD DE EXPRESIONES DE INTERÉS PARA PRECALIFICACIÓN. Una vez aprobados los estudios y/o documentos previos por parte del Comité de Contratación, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación elaborará la convocatoria solicitando expresiones de interés para precalificación, la cual deberá contar con la firma del Ordenador del Gasto. El plazo para entregar tales expresiones y los documentos habilitantes correspondientes, será hasta de diez (10) días hábiles para propuestas técnicas detalladas (PTD) o cinco (5) días hábiles para propuestas técnicas simplificadas (PTS), contados a partir de la publicación de la respectiva solicitud.

PARÁGRAFO: Cuando se adelante un proceso de precalificación a través del sistema de lista corta, la publicación de la solicitud de expresiones de interés deberá efectuarse de manera simultánea con la publicación del respectivo proyecto de pliego de condiciones a que se refiere el numeral 2.2.2.2.4. del presente Manual de Contratación.

2.2.3.1.3. ENTREGA DE EXPRESIONES DE INTERÉS Y DOCUMENTOS HABILITANTES. A más tardar el día y la hora señalados en el aviso de solicitud de expresiones de interés, las personas interesadas en participar manifestarán por escrito su interés de participar en el(los) respectivo(s) proceso(s) de concurso de méritos. Dicha expresión de interés deberá estar acompañada de los documentos habilitantes solicitados en el respectivo aviso, y demás requeridos por la Secretaría para la precalificación.

2.2.3.1.4. VERIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS HABILITANTES. Las expresiones de interés acompañadas de los documentos habilitantes y demás requeridos por la Secretaría para la precalificación, serán recibidas por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación y remitidas por esta dependencia al Comité Asesor y Evaluador, el cual verificará los citados documentos habilitantes, las circunstancias de inhabilidad e incompatibilidad de los interesados y establecerá cuáles de los mismos se incluirán en la lista de precalificados.

2.2.3.1.5. CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE PRECALIFICADOS. Para la conformación de la lista de precalificados, se tendrán en cuenta las siguientes reglas generales:

1. La decisión de integración de la lista de precalificados será adoptada por el Ordenador del Gasto, con base en el informe que al efecto prepare el Comité Asesor y Evaluador.

2. El informe de la lista de precalificados será preparado por el Comité Asesor y Evaluador, previa revisión de las expresiones de interés y los documentos habilitantes correspondientes.

3. Dentro del término de verificación de los documentos habilitantes y hasta el día hábil anterior a la publicación de la decisión de conformación de la lista, el Comité Asesor y Evaluador podrá requerir a los interesados a fin de que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos requeridos para la precalificación. La Secretaría no permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad del interesado, ni se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre para la entrega de expresiones de interés.

Si dentro del plazo establecido en la respectiva solicitud, los interesados no subsanan plenamente la totalidad de los requisitos o documentos requeridos, el Comité se abstendrá de precalificar a tales interesados.

4. Durante el período de verificación de los documentos habilitantes, el Comité Asesor y Evaluador podrá elevar consultas al Comité de Contratación, de conformidad con lo previsto en el parágrafo segundo del numeral 2.2.1.6

5. El acto de conformación de la lista de precalificados al igual que el informe del Comité Asesor y Evaluador, deberán explicar los factores, consideraciones y razones que determinaron la conformación de la lista de precalificados.

6. Los integrantes de la lista no podrán asociarse entre sí para presentar propuesta.

PARÁGRAFO: En el evento en el cual el Ordenador del Gasto no acoja el informe que prepare el Comité Asesor y Evaluador, deberá justificar tal situación en el acto de conformación de la lista de precalificados, para lo cual el Ordenador del Gasto podrá asesorarse del Comité de Contratación de la entidad.

2.2.3.1.6. REGLAS ESPECIALES DE FUNCIONAMIENTO DE LA LISTA MULTIUSOS. Para el funcionamiento de la lista multisusos (sic) deberán seguirse las siguientes reglas, las cuales tienen como objeto evitar la concentración de adjudicaciones entre los los (sic) integrantes de dicha lista:

1. Cuando se pretenda la conformación de una lista multiusos, se requerirá que el Comité de Contratación imparta previamente su aprobación expresa a dicho sistema de precalificación. Tal aprobación se impartirá simultáneamente con la aprobación del proyecto de pliego.

2. La Secretaría no adjudicará más de un concurso de méritos a cada integrante de la lista. Esta limitación será válida hasta por el término de vigencia de la respectiva lista y, en todo caso, aplicará en relación con los concursos de méritos objeto de ella.

3. Cuando la Secretaría conforme una lista multusos (sic), no podrá paralelamente solicitarse la entrega de expresiones de interés para la conformación de una lista corta, en relación con cualquier proceso de selección objeto de dicha lista. Esta limitación aplicará durante la vigencia de la correspondiente lista multiusos.

4. Para la conformación de una misma lista, la Secretaría no aceptará expresiones de interés presentadas por personas naturales o jurídicas, respecto de las cuales el respectivo interesado o alguno de sus socios, según el caso, ostente dicha calidad de socio dentro de otra persona jurídica también interesada. Esta restricción no aplicará en relación con las sociedades de capital.

2.2.3.1.7. ACTUALIZACIÓN DE SOPORTES DE LA LISTA MULTIUSOS. Se entiende por soportes de la lista multiusos los documentos habilitantes y demás requeridos por la Secretaría en el aviso de solicitud de expresiones de interés, con el objeto de adelantar la precalificación correspondiente. Al efecto, sólo requerirán actualizarse aquellos documentos respecto de los cuales el aviso de solicitud de expresiones de interés haya exigido un término de vigencia específico y que, adicionalmente, a la fecha de apertura del concurso de méritos se encuentren vencidos.

Para la actualización de los soportes de la lista multiusos deberán atenderse las siguientes reglas:

1. En el aviso de Convocatoria Pública del concurso de méritos, la Secretaría indicará de manera general los documentos soporte que deberán actualizar los integrantes de la lista multitusos (sic).

2. Los documentos soporte actualizados deberán ser entregados a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación a más tardar dentro del plazo previsto en la respectiva Convocatoria Pública.

3. En el evento de que alguno de los integrantes de la lista considere que no está obligado a entregar todos o alguno de los documentos soporte actualizados, así deberá manifestarlo expresamente a la Secretaría en carta que deberá ser entregada dentro del plazo previsto en el inciso anterior.

4. Una vez recibidos estos documentos, los mismos serán remitidos al Comité Asesor y Evaluador, a fin de que dicho Comité verifique los mismos y, de conformidad al término previsto en la respectiva Convocatoria Pública, solicite a los integrantes de la lista que subsanen o aclaren los requisitos o documentos correspondientes.

Las aclaraciones o documentos faltantes deberán ser remitidos a la Secretaría dentro del término previsto en la respectiva solicitud o en la Convocatoria Pública. En todo caso, este término deberá ser anterior a la fecha de apertura del proceso de selección.

5. Previo a la apertura del proceso de selección, la Secretaría publicará un informe indicando cuáles integrantes de la lista multiusos actualizaron la información de soporte requerida por la Entidad.

6. El Comité Asesor y Evaluador se abstendrá de calificar las ofertas técnicas presentadas por aquellos integrantes de la lista que no hubieran actualizado los documentos soporte pertinentes, o que, en el mismo sentido, no hubieran aclarado o subsanado los requisitos o documentos faltantes dentro del término correspondiente.

2.2.3.1.8. PROCEDIMIENTO ESPECIAL EN CASO DE NO PODER CONFORMARSE LA LISTA PRECALIFICADOS: Si el Comité Asesor y Evaluador o el Ordenador del Gasto, según el caso, considera que ningún interesado de los que manifestaron su interés se ajusta a los criterios previamente señalados para la conformación de la lista de precalificados, o si la Secretaría recibe sólo una o no recibe ninguna expresión de interés, se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la publicación del informe de la lista de precalificados, la dependencia que ha solicitado el servicio deberá remitir por escrito a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación un oficio en donde informe si persiste o no la necesidad de precalificar. Así mismo, en dicho informe deberán incluirse las observaciones del Comité Asesor y Evaluador indicando las causas que dieron motivo a la no conformación de la lista de precalificados.

2. En caso de que la dependencia correspondiente manifieste que persiste la necesidad de precalificar, el oficio arriba indicado deberá remitirse al Comité de Contratación a fin de que éste apruebe la viabilidad de adelantar un nuevo procedimiento de precalificación.

3. Si el Comité de Contratación considera viable adelantar un nuevo procedimiento de precalificación, el mismo deberá iniciarse dentro del mes siguiente a la decisión que al efecto tome el mencionado Comité. El abogado a cargo del proceso velará porque en el nuevo aviso de solicitud de expresiones de interés, se apliquen las observaciones hechas por el Comité Asesor y Evaluador y el Comité de Contratación, según el informe señalado en los incisos anteriores.

2.2.3.2.1. SOLICITUD MIEMBROS DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación proyectará el acto administrativo de integración del Comité Asesor y Evaluador, atendiendo a lo previsto en el numeral 2.2.3.1.1. del presente Manual, e excepción de lo relacionado con la asesoría durante el procedimiento de precalificación y la conformación de lista corta o multiusos.

2.2.3.2.2. VALIDACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y EXPEDICIÓN DE CDP. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación deberá remitir al Comité Asesor y Evaluador los requerimientos técnicos preparados durante la etapa precontractual, para su validación. En caso de que se requiera realizar ajustes, modificaciones o adiciones, el Comité podrá informar a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación para que este gestione las modificaciones correspondientes.

Una vez validados los requerimientos técnicos, el abogado a cargo del proceso deberá solicitar a la Dirección Financiera la expedición del CDP correspondiente.

PARÁGRAFO: En caso de que los estudios y/o documentos previos prevean la modalidad de propuesta técnica detallada (PTD), la Dirección Financiera a solicitud del Comité Asesor y Evaluador podrá expedir un certificado de disponibilidad presupuestal con un valor estimado teniendo en cuenta rubros tales como los montos en personas/tiempo, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista.

2.2.3.2.3. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. Aplica el numeral 2.2.1.1. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.3.2.4. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA Y PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. Aprobados los proyectos de pliegos de condiciones, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación proyectará el aviso de Convocatoria Pública del concurso de méritos. El proyecto de pliego, junto con el aviso y los estudios y/o documentos previos, serán remitidos por el abogado respectivo al administrador del Portal de Contratación para que éste los publique por un término de diez (10) días hábiles en caso de que se exija PTD, o de cinco (5) días hábiles en caso de que se exija PTS.

2.2.3.2.5. OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO Y ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS. Aplica el numeral 2.2.1.2. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.3.2.6. AJUSTE DEL PROYECTO DE PLIEGO Y APROBACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO. Aplica el numeral 2.2.1.3. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.3.2.7. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO Y ACTO QUE ORDENA LA APERTURA DEL PROCESO. Aplica el numeral 2.2.1.4. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

PARÁGRAFO PRIMERO: El acto administrativo de apertura del proceso de selección sólo podrá expedirse una vez se encuentre en firme el acto administrativo de conformación de la lista de precalificados. Esto no aplicará en aquellos procesos que se adelanten a través del sistema de concurso abierto.

2.2.3.2.8. PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO Y CELEBRACIÓN DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES Y DE REVISIÓN DE LA ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES. Aplica el numeral 2.2.1.5. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

Adicionalmente, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de apertura del proceso de selección, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación también adelantará la Audiencia de Aclaraciones y de Revisión de la Asignación de Riesgos Previsibles (numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993).

2.2.3.2.9. ELABORACIÓN Y ENVÍO DE CARTA DE INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTAS. En aquellos procesos que se adelanten a través del sistema de precalificación, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación elaborará la respectiva carta de invitación a presentar propuestas. Dicha carta deberá contar con la firma del Ordenador del Gasto y será publicada en el Portal de Contratación junto con la publicación del acto administrativo de apertura del proceso de selección. La carta estará dirigida sólo a los proponentes incluidos en la lista de precalificados y deberá indicar el lugar donde pueden consultarse los pliegos de condiciones definitivos, al igual que la fecha, hora y lugar de presentación de las propuestas. El término para presentar las propuestas será aquel que se indique en los respectivos pliegos de condiciones, contado a partir de la publicación del acto administrativo de apertura del proceso de selección.

2.2.3.2.10. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS. En la fecha, hora y lugar señalados en los pliegos de condiciones los proponentes precalificados podrán presentar sus propuestas a la Secretaría. En el sobre que contenga la oferta deberán incluirse en sobres separados, sellados y marcados las propuestas técnica y económica. El sobre que contiene la propuesta económica sólo será abierto y evaluado en audiencia pública, de conformidad con lo establecido en este Manual.

La Secretaría rechazará aquellas propuestas que hubieran sido entregadas sin dar cumplimiento a los requisitos de modo, tiempo y lugar previstos en los pliegos de condiciones.

2.2.3.2.11. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA. La propuesta técnica será evaluada por el Comité Asesor y Evaluador dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones, teniendo en cuenta para este efecto las reglas mínimas de ponderación señaladas en los pliegos, el puntaje mínimo previsto en dichos documentos para que una oferta técnica sea considerada elegible y los criterios previstos en el artículo 68 y el procedimiento establecido en el artículo 69 del decreto 2474 de 2008.

El informe de evaluación deberá contar con la firma de todos y cada uno de los miembros del Comité Asesor.

2.2.3.2.12. TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACION Y OBSERVACIONES AL MISMO. Una vez culminada la evaluación técnica de las ofertas, el Comité Asesor y Evaluador deberá remitir el informe correspondiente al Coordinador o persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, a fin de que éste gestione la publicación del mismo en el Portal de Contratación y para que, con posterioridad a dicha publicación y por el termino que se establezca en los pliegos de condiciones, los proponentes presenten las observaciones a que haya lugar.

PARÁGRAFO: Las observaciones al informe de evaluación serán remitidas al Comité Asesor y Evaluador por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación. Dicho Comité deberá dar respuesta a las observaciones a más tardar en la Audiencia de Apertura y Revisión de la Propuesta Económica, previamente a la adopción del acto de adjudicación.

2.2.3.2.13. APERTURA Y REVISIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA. Una vez concluida la evaluación técnica, se procederá en audiencia a la apertura del sobre que contiene la propuesta económica y a la verificación de su consistencia. Para realizar esta audiencia se aplicara lo establecido en el ítem 2.2.2.15, con excepción de los numerales 8 y 9, además de las siguientes reglas generales:

1. Escuchados los oferentes el Comité abrirá el sobre que contiene la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar, según el orden de calificación de la evaluación técnica.

2. Si el valor contenido en el sobre económico de dicho proponente excede la disponibilidad presupuestal, su oferta será rechazada por el Ordenador del Gasto y el Comité procederá abrir la oferta económica del siguiente proponente, atendiendo al orden de calificación de la evaluación técnica, y así sucesivamente.

3. Una vez abierta la correspondiente propuesta económica, el Comité Asesor y Evaluador verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, a fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Estos ajustes en ningún caso podrán significar modificaciones a los requerimientos técnicos mínimos.

4. Las clarificaciones y ajustes se harán con la participación del Ordenador del Gasto, el Coordinador o persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, el Comité Asesor y Evaluador y el proponente.

5. En caso que el Ordenador del Gasto y/o el Comité Asesor y Evaluador lo consideren necesario, la audiencia podrá ser suspendida por el término razonable necesario para la verificación de la consistencia de la propuesta económica. En todo caso, las clarificaciones y ajustes que se requieran sólo podrán hacerse en audiencia pública, para lo cual deberá reanudarse la misma.

6. Si de la verificación de la propuesta económica, el Comité identifica que la misma no es consistente con la oferta técnica o no se logra un acuerdo final sobre los aspectos técnicos o económicos objeto de discusión, el Comité en audiencia dará por terminada la revisión de tal propuesta y la rechazará el Ordenador del Gasto, procediendo a renglón seguido a abrir el sobre económico del siguiente proponente, según al orden de calificación de la evaluación técnica. La Secretaría en dicho caso aplicará el procedimiento indicado en los numerales anteriores.

7. De llegarse a un acuerdo con el proponente y una vez realizadas las clarificaciones del caso, se elaborará un acta de los acuerdos alcanzados con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.

2.2.3.2.14. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO O DECLARATORIA DE DESIERTA. La Secretaría adjudicará el contrato al proponente seleccionado mediante acto administrativo motivado. El acto se entenderá notificado al representante legal del contratista seleccionado, durante la audiencia pública. Los no favorecidos se entenderán notificados en estrados. Este acto se publicará en el Portal de Contratación, a partir de su expedición.

PARÁGRAFO: El acto administrativo de declaratoria de desierta que se dicte como fruto de la audiencia, también se entenderá notificado en estrados a los proponentes.

Los procesos que se adelante por selección abreviada cuya cuantía sea inferior a Ochenta Millones de Pesos, no serán sometidos a comité de contratación para la revisión y aprobación del proyecto de pliego de condiciones y del pliego definitivo, como tampoco en lo relacionado con las observaciones a los mismos, esto con el fin de ofrecer celeridad en el desarrollo de la contratación de la entidad.

2.2.4.1. CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especialidades técnicas con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Para la adjudicación de estos contratos se tendrá como único criterio de evaluación el precio.

Cuando en relación con los bienes y servicios a que se refiere el presente numeral, el valor del respectivo proceso no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría, ésta los adquirirá a través del procedimiento de mínima cuantía previsto en este Manual.

En el mismo sentido, si los bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que la Secretaría pretende adquirir están sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la Entidad no llevará a cabo subasta inversa, sino que por el contrario, aplicará el procedimiento de selección que corresponda de acuerdo a la cuantía prevista para la respectiva contratación.

Sin perjuicio de lo anterior, si el bien o servicio requerido por la Secretaría es de condiciones técnicas uniformes y de común utilización, deberá adelantarse el siguiente procedimiento:

2.2.4.1.1. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. Aplica el numeral 2.2.1.1. De las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.1.2. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA Y PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. Aprobados los proyectos de pliegos de condiciones, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación proyectará el aviso de Convocatoria Pública de la selección abreviada. El proyecto de pliego, junto con el aviso y los estudios y/o documentos previos, serán remitidos por el abogado respectivo al administrador del Portal de Contratación para que éste los publique por un término de cinco (5) días hábiles.

2.2.4.1.3. OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO Y ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS. Aplica el numeral 2.2.1.2. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.1.4. AJUSTE DEL PROYECTO DE PLIEGO Y APROBACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO. Aplica el numeral 2.2.1.3. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.1.5. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO Y ACTO QUE ORDENA LA APERTURA DEL PROCESO. Aplica el numeral 2.2.1.4. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.1.6. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR. Aplica el numeral 2.2.1.6. de las Normas Generales del numeral 2.2.1.

2.2.4.1.7. PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO Y CELEBRACIÓN DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES Y DE REVISIÓN DE LA ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES. Aplica el numeral 2.2.1.5. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.1.8. CIERRE Y RECIBO DE OFERTAS. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, dentro del plazo establecido en los pliegos de condiciones para presentar ofertas, recibirá las propuestas las cuales deberán presentarse en un (1) sobre que a su vez contendrá dos (2) sobres separados, marcados y sellados. En uno de ellos se incluirá la correspondiente información sobre los requisitos o documentos habilitantes, por una parte, y el otro contendrá una propuesta inicial de precio que sólo será abierta al momento del inicio de la subasta.

De dicho acto se levantará un acta indicando nombre o razón social del proponente y número de folios, la cual se publicará en el Portal de Contratación. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación enviará, a más tardar el día siguiente del cierre, las ofertas al Comité Asesor y Evaluador para la respectiva verificación de los requisitos habilitantes.

La Secretaría rechazará aquellas propuestas que hubieran sido entregadas sin dar cumplimiento a los requisitos de modo, tiempo y lugar previstos en los pliegos de condiciones.

2.2.4.1.9. VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LOS PROPONENTES. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, remitirá al Comité Asesor y Evaluador las propuestas para su verificación, la cual deberá realizarse dentro del plazo indicado en el pliego de condiciones o adenda. Dicha verificación debe ser enviada en medios impreso y magnético a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación con anterioridad al vencimiento del término establecido para su publicación, con el fin de publicar el informe correspondiente.

En caso de requerirse la ampliación del término para verificar, el Comité Asesor y Evaluador deberá así solicitarlo por escrito a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, especificando las razones por las cuales es conveniente ampliar este término. En caso de ampliarse el término de verificación, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación proyectará el acto administrativo y lo remitirá para la firma del Ordenador del Gasto.

PARÁGRAFO PRIMERO: Dentro del término de verificación de las ofertas y hasta el día hábil anterior a la publicación del informe, la Secretaría podrá requerir a los oferentes a fin de que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes. La Secretaría no permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.

Si dentro del plazo establecido en la respectiva solicitud, los oferentes no subsanan plenamente la totalidad de los requisitos o documentos habilitantes requeridos, la Secretaría procederá al rechazo de tales propuestas.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El informe de verificación deberá contar con la firma de todos y cada uno de los miembros del Comité Asesor y Evaluador.

2.2.4.1.10. TRASLADO DEL INFORME DE VERIFICACIÓN Y OBSERVACIONES AL MISMO. Una vez culminado el término de verificación, el Comité Asesor y Evaluador deberá remitir el informe correspondiente al Coordinador o persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, a fin de que éste gestione la publicación del mismo en el Portal de Contratación y para que por un término máximo de cinco (5) días hábiles, según lo defina el pliego de condiciones, los proponentes presenten las observaciones a que haya lugar.

El informe de verificación contendrá un cuadro resumen, en el cual se indicará de manera breve y sumaria cuáles oferentes se encuentran habilitados o no para participar en la realización de la subasta y las razones por las cuales se habilitaron o no.

PARÁGRAFO PRIMERO: Las observaciones al informe de verificación serán remitidas al Comité Asesor y Evaluador por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación. Dicho Comité deberá dar respuesta a las observaciones previamente a la realización de la subasta.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en el proceso de selección, la Secretaría ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término que se indique en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Adicionalmente, durante dicha prórroga, cualquier persona interesada podrá presentar oferta.

En todo caso, para que la subasta pueda llevarse a cabo deberán resultar habilitados por lo menos dos (2) oferentes.

2.2.4.1.11. PROCEDIMIENTO ESPECIAL EN CASO DE UN (1) OFERENTE HABILITADO: Si cumplido el término de prórroga, no se alcanza la pluralidad de oferentes debido a que sólo un oferente continúa siendo habilitado para participar en el proceso de selección, la Secretaría adjudicará el contrato al único proponente habilitado, siempre que su oferta de precio inicial no hubiera excedido el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones.

2.2.4.1.12. REALIZACIÓN DE LA SUBASTA INVERSA: En la fecha y hora indicada en el pliego de condiciones, se realizará la adjudicación del contrato a través del sistema de subasta inversa presencial o electrónico.

La Secretaría reglamentará y dará aplicación al procedimiento de subasta electrónica una vez que entre en operación el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), por consiguiente y hasta que se expida dicha reglamentación, las subastas se realizarán únicamente de manera presencial, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. La subasta será dirigida por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación y presidida por el Ordenador del Gasto, o por el funcionario al que dicha tarea se delegue.

2. El Director Financiero de la Secretaría, al igual que el Coordinador o la persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, deberán estar presentes durante el desarrollo de la subasta.

3. En la fecha y hora prevista para el inicio de la subasta, deberán hacerse presentes todos los oferentes habilitados para participar en la misma. Para efectos de facilitar el control del desarrollo de la subasta, la Secretaría sólo admitirá que participe en la subasta el representante legal o apoderado de cada proponente.

4. El representante legal o apoderado de cada proponente podrá estar acompañado hasta de una (1) sola persona.

5. En caso de que a la subasta asista un apoderado en representación del proponente, se requerirá que dicho apoderado acredite poder suficiente para actuar en representación del oferente. El poder deberá estar debidamente otorgado por los representantes legales de la respectiva persona jurídica, y será incorporado al expediente del proceso.

6. La Secretaría elaborará un listado de los oferentes presentes en el lugar de la subasta a quienes mediante el sistema de balotas les será asignado un número de referencia al azar, el cual servirá para preservar la identidad de cada proponente durante el desarrollo de la subasta.

La identidad de los proponentes presentes en la subasta sólo será revelada por la Secretaría una vez se adjudique el contrato.

7. Se entenderá que no se hicieron presentes en el lugar de la subasta aquellos proponentes cuyos representantes o apoderados no hubiesen acreditado debidamente su capacidad para representarlos, o aquellos proponentes a los que no comparecieron al lugar de la subasta en la hora exacta fijada en el pliego de condiciones para el inicio de la misma.

8. Una vez entregados los sobres y formularios, un funcionario designado por el Ordenador del Gasto abrirá públicamente los sobres que contienen las ofertas iniciales de precio y comunicará a los proponentes cuál fue la menor de ellas. Este precio será considerado como el precio de referencia para el inicio de la subasta.

9. Utilizando un reloj cronometro visible para todos los proponentes, la Secretaría otorgará a éstos el término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer lances que mejoren el precio de referencia a que se refiere el numeral anterior.

10. Los lances deberán hacerse utilizando los sobres y formularios suministrados al inicio de la subasta por la Secretaría. En dichos formularios el proponente deberá indicar únicamente su número de referencia (según balotas), el nuevo precio ofertado o la manifestación inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.

11. En caso que un oferente decida hacer un lance, éste deberá indicar con absoluta precisión en el formulario el valor en números del mismo y, a renglón seguido, el proponente deberá confirmar dicha cifra, de tal manera que no haya ninguna duda de cuál es el nuevo precio ofertado por el proponente. En este sentido, queda claramente establecido que la legibilidad de los números y/o la correcta caligrafía de los mismos, será de exclusiva responsabilidad del proponente. Por tanto, el entendimiento y comprensión del valor propuesto será aquel que aplicando criterios razonables y objetivos determine la Secretaría.

Si en el formulario, un oferente no confirma el valor del lance en la casilla correspondiente o diligencia sólo una de las casillas, se entenderá que dicho lance no es válido y que ha decidido no mejorar su precio anterior. Adicionalmente, en caso de discrepancia entre el precio indicado en la casilla inicial y el señalado en la casilla de confirmación, primará el valor que se haya indicado en la casilla de confirmación, según el criterio de la Secretaría.

12. Los lances sólo se considerarán válidos cuando los sobres y formularios sean diligenciados correctamente y en su totalidad, respeten el margen mínimo de mejora entre ofertas señalado en los pliegos de condiciones y hayan sido entregados a la Secretaría dentro del término común señalado en los pliegos de condiciones. Un sobre se considerará entregado dentro del término común cuando éste haya sido depositado por el proponente dentro de una urna que la Secretaría dispondrá para tales efectos. Vencido el término común, la Secretaría no permitirá que los oferentes depositen sobres en la misma.

En caso que un lance no sea válido, la Secretaría entenderá que el oferente ha decidido no hacer ningún lance de mejora de precios.

13. Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.

14. Recibidos los lances válidos, un funcionaro (sic) designado por el Ordenador del Gasto los registrará y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, la Secretaría dará a conocer únicamente a los proponentes el menor valor ofertado.

15. La Secretaría repetirá el procedimiento descrito en los anteriores numerales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

16. El resultado de la subasta, según se señala en el numeral anterior, será sometido a consideración del Comité Asesor y Evaluador, el cual presentará al Ordenador del Gasto la recomendación correspondiente. Dicha recomendación podrá ser formulada durante la misma subasta o, si se estima conveniente, la subasta podrá ser suspendida por el término razonable necesario para que el Comité emita su recomendación.

17. El contrato se adjudicará en la audiencia y el Ordenador del Gasto mediante acta hará público el resultado de la subasta, incluyendo la identidad de los proponentes y dejará constancia en la misma de la recomendación formulada por el Comité Asesor y Evaluador.

En caso de existir empate, se adjudicará el contrato al proponente que presentó la menor oferta de precio inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo a través del sistema de balotas.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento en el cual el Ordenador del Gasto no acoja la recomendación efectuada por el Comité Asesor y Evaluador, deberá justificar tal situación en el acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierta, si es el caso, para lo cual el Ordenador del Gasto podrá asesorarse del Comité de Contratación de la entidad.

PARAGRAFO SEGUNDO: En caso de declaratoria de desierta de la Subasta Inversa la entidad deberá adelantar nuevamente todo el procedimiento establecido en el decreto 2474 de 2008 y en el presente manual.

La Secretaría Distrital de Gobierno podrá celebrar este tipo de contratos, adelantando el siguiente procedimiento:

2.2.4.2.1. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. Aplica el numeral 2.2.1.1. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.2.2. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA Y PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. Aprobados los proyectos de pliegos de condiciones, la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación proyectará el aviso de Convocatoria Pública de la selección abreviada. El proyecto de pliego, junto con el aviso y los estudios y/o documentos previos, serán remitidos por el abogado respectivo al administrador del Portal de Contratación para que éste los publique por un término de cinco (5) días hábiles.

2.2.4.2.3. OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO Y ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS. Aplica el numeral 2.2.1.2. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.2.4. AJUSTE DEL PROYECTO DE PLIEGO Y APROBACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO. Aplica el numeral 2.2.1.3. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.2.5. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO Y ACTO QUE ORDENA LA APERTURA DEL PROCESO. Aplica el numeral 2.2.1.4. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.2.6. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR. Aplica el numeral 2.2.1.6. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.2.7. MANIFESTACIÓN DEL INTERÉS EN PARTICIPAR EN EL PROCESO DE SELECCIÓN. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación del acto que ordena la apertura del proceso de selección, los interesados en participar en el mismo deberán manifestar su interés a la Secretaría, con el fin de que ésta conforme una lista de posibles oferentes. En todos los casos, la manifestación se hará a través del mecanismo descrito en los pliegos de condiciones.

Es necesario que en la manifestación los interesados indiquen un número de fax, el cual servirá de mecanismo para informar el lugar y hora para la realización de la audiencia pública de sorteo, en caso que la misma tenga lugar.

Dicha manifestación será requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.

2.2.4.2.8. PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO Y CELEBRACIÓN DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES Y DE REVISIÓN DE LA ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES. Aplica el numeral 2.2.1.5. de las Disposiciones Generales Aplicables a las Modalidades de Selección del numeral 2.2.1.

2.2.4.2.9. SORTEO PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL LISTADO DE OFERENTES. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación revisará las manifestaciones de interés y en caso de que el número de posibles oferentes interesados sea superior a diez (10), proyectará para firma del Ordenador del Gasto un acto administrativo convocando a la realización de un sorteo de consolidación. Dicho sorteo podrá realizarse el día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés.

La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación comunicará vía fax de manera anticipada a cada interesado el lugar y hora para la realización de la audiencia pública de sorteo. Dicha comunicación también se publicará en el Portal de Contratación de la Secretaría.

La audiencia pública de sorteo será dirigida por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación y en ella se realizará el sorteo a través del portal de contratación o el sistema que haga sus veces, el cual seleccionará un número no inferior a diez (10) entre los posibles interesados. Únicamente los interesados escogidos podrán presentar oferta en el proceso de selección. De esta audiencia se generará un acta suscrita por los funcionarios que en ella intervienen, la cual se publicará en el Portal de Contratación.

No se requerirá realizar la audiencia pública de sorteo cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), pues en este caso la Secretaría adelantará el proceso de selección con todos estos proponentes.

2.2.4.2.10. CIERRE Y RECIBO DE OFERTAS. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, dentro del plazo establecido en los pliegos de condiciones para presentar ofertas, recibirá las mismas. En todo caso, el término para presentar las propuestas no podrá ser inferior a cinco (5) días hábiles. Este término deberá contarse a partir del día hábil siguiente a la realización del sorteo de consolidación, si este tuvo lugar.

Del acto de cierre y recibo de las ofertas se levantará un acta indicando nombre o razón social del proponente, valor de la oferta y número de folios, la cual se publicará en el Portal de Contratación. La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación enviará, a más tardar el día siguiente del cierre, las ofertas al Comité Asesor y Evaluador para su respectiva evaluación.

La Secretaría rechazará aquellas propuestas que hubieran sido entregadas sin dar cumplimiento a los requisitos de modo, tiempo y lugar previstos en los pliegos de condiciones.

2.2.4.2.11. VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LOS PROPONENTES Y CALIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE ESCOGENCIA. La Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, remitirá al Comité Asesor y Evaluador las propuestas para su verificación y evaluación, la cual deberá realizarse dentro del plazo indicado en el pliego de condiciones o adenda, de conformidad con lo previsto en el numeral 5 del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008. Dicha verificación y evaluación debe ser enviada en medio impreso y magnético a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación con anterioridad al vencimiento del término establecido para su publicación, con el fin de publicar el informe correspondiente.

En caso de requerirse la ampliación del término para evaluar, el Comité Asesor y Evaluador deberá así solicitarlo por escrito a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, especificando las razones por las cuales es conveniente ampliar este término. En caso de ampliarse el término de evaluación, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación proyectará el acto administrativo y lo remitirá para la firma del Ordenador del Gasto.

PARÁGRAFO PRIEMRO (sic): Dentro del término de evaluación de las ofertas y hasta el día hábil anterior a la publicación del informe de evaluación, la Secretaría podrá requerir a los oferentes a fin de que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes. La Secretaría no permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.

Si dentro del plazo establecido en la respectiva solicitud, los oferentes no subsanan plenamente la totalidad de los requisitos o documentos habilitantes requeridos, la Secretaría procederá al rechazo de tales propuestas.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El informe de evaluación deberá contar con la firma de todos y cada uno de los miembros del Comité Asesor y Evaluador.

2.2.4.2.12. TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACION Y OBSERVACIONES AL MISMO. Una vez culminado el término de verificación y evaluación, el Comité Asesor y Evaluador deberá remitir el informe correspondiente al Coordinador o persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, a fin de que éste gestione la publicación del mismo en el Portal de Contratación y para que, con posterioridad a dicha publicación y por un término entre uno (1) a tres (3) días hábiles, según se prevea en el pliego de condiciones, los proponentes presenten las observaciones a que haya lugar.

El informe de verificación y evaluación contendrá un cuadro resumen, en el cual se indicará de manera breve y sumaria cuáles oferentes se encuentran habilitados o no para participar en el proceso de selección y las razones por las cuales fueron habilitados o no. Adicionalmente, se indicará la evaluación de aquellos proponentes habilitados. En ningún caso serán evaluados aquellos proponentes que hubiesen incumplido uno o varios de los factores de habilitación señalados en los pliegos de condiciones.

PARÁGRAFO: Las observaciones al informe de evaluación serán remitidas al Comité Asesor y Evaluador por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación. Dicho Comité deberá dar respuesta a las observaciones previamente a la adopción del acto de adjudicación.

2.2.4.2.13. RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA. Una vez resueltas las observaciones al informe de evaluación, el Comité Asesor y Evaluador emitirá la recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta al Ordenador del Gasto. En el acto de adjudicación deberá dejarse constancia de la recomendación del Comité Asesor y Evaluador.

En el evento en el cual el Ordenador del Gasto no acoja la recomendación efectuada por el Comité Asesor y Evaluador, deberá justificar tal situación en el acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierta, si es el caso, para lo cual el Ordenador del Gasto podrá asesorarse del Comité de Contratación de la Entidad.

2.2.4.2.14. ACTO DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA. La adjudicación del contrato se hará mediante acto administrativo motivado, el cual será proyectado por la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación con fundamento en la aprobación y recomendación efectuada por los miembros del Comité Asesor y Evaluador, si es el caso. Dicho acto tendrá la firma del Ordenador del Gasto y deberá ser notificado al representante legal del (los) proponente(s) seleccionado, así como a aquellos oferentes no favorecidos. Este acto se publicará en el Portal de Contratación.

PARÁGRAFO: El acto administrativo de declaratoria de desierta que se dicte como fruto del proceso de selección, también deberá ser notificado a los proponentes.

La Secretaría Distrital de Gobierno podrá celebrar este tipo de contratos. En todos los casos y por disposición expresa del artículo 29 del Decreto 2474 de 2008, para la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de estos contratos se seguirá el procedimiento previsto en la Subsección II del capítulo II del título II del citado decreto y, en lo no previsto en la misma, se aplicará el contenido de las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos y en los reglamentos internos de éstas.

Lo anterior, sin perjuicio de que la dependencia responsable del proyecto, de cumplimiento a los requisitos precontractuales previstos en el numeral 2.1 del presente Manual de Contratación.

La Secretaría Distrital de Gobierno podrá celebrar este tipo de contratos, para lo cual dará aplicación al procedimiento previsto para la contratación de menor cuantía, según lo señalado en el presente Manual de Contratación. En todo caso, para la validez del proceso de selección se requerirá que hayan sido evaluadas al menos tres (3) ofertas comparables de personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios y se encuentren inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la Protección Social, de conformidad con el artículo 47 del Decreto 2474 de 2008.

Para la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de estos contratos se seguirá el procedimiento previsto en la Sección V del capítulo II del título II del Decreto 2474 de 2008 y, en lo no previsto en la misma, se aplicará lo dispuesto en este Manual para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de bolsas de productos y las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos y en los reglamentos internos de éstas.

Para este tipo de contrataciones se seguirá el siguiente procedimiento:

2.2.4.7.1 En caso contrario, la contratación se adelantará mediante el procedimiento previsto en este Manual de Contratación para la contratación de mínima cuantía, tomando como única consideración las condiciones del mercado.

En todo caso, durante el proceso de selección el Ordenador del Gasto podrán omitir la publicación de aquella información que a su criterio pueda afectar la seguridad de los beneficiarios del programa.

Son contratos de mínima cuantía todos aquellos cuyo valor sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía de la Secretaría. Para la celebración de estos contratos se tomará como única consideración las condiciones del mercado. Adicionalmente, en relación con estos contratos, no se aplicarán las disposiciones del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003 por disposición expresa del artículo 86 del Decreto 2474 de 2008.

En relación con este procedimiento deberán seguirse las siguientes reglas:

2.2.4.8.1. Con fundamento en los estudios y/o documentos previos, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación verificará el precio de las ofertas y establecerá cuál de ellas presenta el menor precio. Adicionalmente, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, verificará que dicho precio no exceda el valor señalado en el CDP correspodiente (sic).

2.2.4.8.2. La Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación procederá a contactar al oferente que propuso el menor precio, según la información de contacto contenida en los estudios y/o documentos previos, con el fin que dicha persona allegue a la Secretaría los documentos soporte necesarios para realizar la contratación.

2.2.4.8.3. Los documentos soporte serán recibidos y verificados por la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación. Si dichos documentos se encuentran incompletos o requieren ajustes, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación se comunicará con el oferente, para que ésta proceda a allegar la información faltante o realice las modificaciones que se requieran.

No obstante, si la información remitida por la persona a contratar definitivamente no se ajusta a los requisitos señalados en los estudios y/o documentos previos, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación contactará al oferente ubicado en segundo lugar, aplicando las reglas señaladas en los numerales anteriores, y así sucesivamente. Sin embargo, si la información remitida por cada uno de los oferentes no se ajusta a los estudios y/o documentos previos, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, devolverá la solicitud de contratación al Director del área o Gerente del proyecto, según el caso.

2.2.4.8.4. Una vez que la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación disponga de todos los documentos soporte requeridos para adelantar la contratación, dicha dependencia elaborará la minuta de contrato a la mayor brevedad.

La Secretaría podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato; pero teniendo en cuenta los precios del mercado y las excepciones a la licitación pública contenidas en el numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, en concordancia con el Decreto 2474 de 2008.

Para la celebración de estos contratos deberá adelantarse el siguiente procedimiento:

2.2.5.1. Con fundamento en los estudios y/o documentos previos, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación verificará la causal de contratación directa.

2.2.5.2. La Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación procederá a contactar a la persona a contratar, según la información de contacto contenida en el documento de hoja de vida o en los estudios y/o documentos previos, con el fin que dicha persona (natural o jurídica) allegue a la Secretaría los documentos soporte necesarios para realizar la contratación.

2.2.5.3. Los documentos soporte serán recibidos y verificados por la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación. Si dichos documentos se encuentran incompletos o requieren ajustes, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación se comunicará con la persona (natural o jurídica) a contratar para que ésta proceda a allegar la información faltante o realice las modificaciones que se requieran.

No obstante, si la información remitida por la persona a contratar definitivamente no se ajusta a los requisitos señalados en los estudios y/o documentos previos, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación devolverá la hoja de vida a la Dirección de Gestión Humana o devolverá la solicitud de contratación al Director del área o Gerente del proyecto, según el caso.

2.2.5.4. Una vez que la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación disponga de todos los documentos soporte requeridos para adelantar la contratación, dicha dependencia elaborará la minuta de contrato a la mayor brevedad, al igual que el acto administrativo de justificación de la contratación directa, si este se requiere de conformidad con lo previsto en el artículo 77 del Decreto 2474 de 2008. Dicho acto administrativo deberá contar con la firma del Ordenador del Gasto.

PARAGRAFO: Los contratos que se pretendan celebrar mediante contratación directa cuya cuantía sea igual o superior a Ochenta Millones de Pesos, deberán someterse a aprobación del Comité de Contratación, esto con el fin de dar cumplimiento a los principios que rigen la actividad contractual del Estado y brindar seguridad jurídica a la entidad.

2.3.1. ELABORACIÓN DE LA MINUTA DE CONTRATO: Una vez adjudicado el contrato, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, elaborará la minuta de contrato respectiva, la cual será remitida para aprobación y firma del Ordenador del Gasto.

2.3.2. GESTIÓN DE FIRMA DEL CONTRATISTA Y ENUMERACIÓN DEL CONTRATO: Obtenida la firma del Ordenador del Gasto, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación gestionará la firma por parte del contratista y, adicionalmente, se encargará de asignarle a dicho documento el número que corresponda. En todo caso, previo a la suscripción del contrato, el contratista deberá allegar a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, los documentos requeridos para firma, establecidos en las leyes vigentes y en el presente Manual de Contratación.

La Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación entregará copia del contrato al contratista, a fin que éste proceda a obtener las pólizas respectivas, pagar el impuesto de timbre y cancelar los derechos de publicación del contrato, si es el caso.

PARÁGRAFO PRIMERO: La información de la minuta del contrato deberá ser cargada en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD por la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación. El cargue de dicha información deberá realizarse a más tardar el día hábil siguiente de la suscripción del contrato por parte del contratista.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Junto con los documentos soportes del contrato, el contratista debe anexar copia del RUT. En el caso de Consocios o Uniones Temporales, se debe incluir el número del NIT del Consocio o Unión Temporal.

PARÁGRAFO TERCERO: En el evento de causarse el impuesto de timbre, el contratista deberá cancelar dicho impuesto el mismo día de la fecha de suscripción del contrato. El valor a pagar por concepto de impuesto de timbre será informado al contratista por la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, previa liquidación que al efecto haga la Dirección Financiera.

2.3.3. AFILIACIÓN ARP: En caso de que previo a la firma del contrato, el contratista hubiese manifestado a la Secretaría su intención positiva de afiliarse a riesgos profesionales, la Secretaría procederá a realizar dicha afiliación, para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Al momento de la firma del contrato, el contratista deberá suscribir el formato de afiliación a riesgos profesionales que para este efecto le suministre la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación.

2. El formato de afiliación suscrito por el contratista será remitido por la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación a la Dirección de Gestión Humana, la cual se encargará de realizar el trámite de afiliación ante la ARP correspondiente.

3. Una vez perfeccionada la afiliación a la ARP, la Dirección de Gestión Humana reportará dicha información a la Dirección Financiera a efectos de que se realicen los descuentos correspondientes.

PARÁGRAFO: Cualquier cambio o novedad en el estado de la afiliación de un contratista a la ARP, deberá ser comunicado inmediatamente a la Dirección Financiera con el fin de ser tenido en cuenta al momento de efectuarse los descuentos pertinentes.

2.3.4. OBTENCIÓN DE REGISTRO PRESUPUESTAL: Una vez cargado el contrato en SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación remitirá copia del contrato a la Dirección Financiera y solicitará a dicha dependencia la expedición del registro presupuestal correspondiente.

El registro presupuestal que se expida deberá ser cargado en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD por la Dirección Financiera y remitido a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación para que ésta lo incluya dentro de la carpeta del proceso.

2.3.5. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION DEL CONTRATO. Se entenderá perfeccionando y legalizado el contrato con la suscripción del mismo por las partes, la posterior aprobación de la(s) póliza(s), el pago del impuesto de timbre y la entrega del recibo de pago de los derechos de publicación del contrato, cuando así haya lugar conforme a la normatividad vigente.

2.3.6. APROBACIÓN DE PÓLIZAS Y PAGO DE DERECHOS DE PUBLICACIÓN. Las pólizas serán aprobadas por el ordenador del gasto y/o su delegado ó en su defecto por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la entidad. Tanto la fecha de la aprobación como la del recibo de pago de los derechos de publicación del contrato, deberán registrarse en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD. Dicha información deberá ser remitida física y virtualmente al supervisor del mismo, con copia del contrato legalizado.

La vigencia de la(s) póliza(s) deberá contemplar ocho (8) días calendario adicionales para prever el término dispuesto en el presente Manual para la suscripción del acta de inicio en los contratos en los que aplique.

PARÁGRAFO: Deberán publicarse en la Gaceta Oficial del Distrito de Bogotá D.C., los contratos que celebre la Secretaría, cuyo valor sea igual o superior a 50 SMMLV. Esta publicación deberá ser cancelada dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de perfeccionamiento del contrato.

En todo caso, no se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía de la Secretaría, aún cuando excedan en su valor los 50 SMMLV a que se refiere el párrafo anterior.

2.3.7. EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Por regla general la ejecución del contrato se contará a partir de la suscripción del acta de inicio, y excepcionalmente a partir de la aprobación de la póliza cuando se trate de contratos en los que dicha acta no aplique, previa entrega del recibo de pago de los derechos de publicación del contrato, de ser éste necesario.

2.3.8. SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO. Todos los contratos deben tener acta de inicio, a excepción de los contratos de compraventa de ejecución instantánea, la cual deberá suscribirse entre el supervisor y el contratista dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al cumplimiento de los requisitos de ejecución.

No podrá suscribirse el acta de inicio entre el supervisor y el contratista sin que previamente hayan sido aprobadas las pólizas correspondientes, y, de ser necesario, se haya hecho el pago del impuesto de timbre, al igual que de los derechos de publicación del contrato.

PARÁGRAFO El acta de inicio será elaborada por el supervisor de conformidad con el formato establecido para ello. Una vez suscrita deberá registrarse la información en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD y remitirse el original a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación.

 2.3.9. PAGOS DERIVADOS DEL CONTRATO. Si el contratista cumple de conformidad con los términos y condiciones contractuales, el supervisor emitirá la(s) certificación(es) de cumplimiento correspondiente(s), registrándola(s) en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD, y procederá a remitir a la Dirección Financiera los documentos soporte para el trámite de pago conforme lo estipule el contrato.

Adicionado por el art. 1, Resolución de la Sec. Gobierno 1472 de 2010

La Dirección Financiera será el área encargada realizar el trámite de los pagos parciales o totales derivados del contrato, para lo cual revisará previamente las facturas y los documentos soporte debidamente aprobados por el supervisor del contrato.

Cuando los documentos soportes del pago requieran ajustes y/o modificaciones que dependen de una dependencia y/o procedimiento interno de la entidad, las mismas serán informadas y solicitadas al supervisor del contrato, para que procedan a realizarse o subsanarse; si corresponden a ajustes que se derivan de entidades o procesos externos se devolverá la solicitud de pago.

El término acordado por las partes para efectuar los pagos derivados del contrato, empezará a contarse a partir de la fecha de radicación de todos los documentos que soportan el pago en la Dirección Financiera, debidamente aprobados por el Supervisor del contrato, término que se contará de nuevo en el evento en que se devuelva la solicitud de trámite de pago al requerir ajustes y/o modificaciones que dependen de entidades o procedimientos externos.

PARÁGRAFO: La Dirección Finanaciera (sic) respetará el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas y sólo por razones de orden público el Ordenador del Gasto podrá modificar dicho orden mediante acto administrativo debidamente motivado.

Para estos efectos, la Dirección Financiera llevará un registro de presentación por parte de los contratistas, de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, a fin de que aquellos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho registro será público para todos aquellos contratistas que soliciten verificarlo.

El respeto al derecho de turno no aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes de cumplimiento.

 2.3.10. DOCUMENTOS SOPORTE PARA PAGO. Los documentos soporte para el pago de las obligaciones contractuales serán en todos lo casos el certificado de cumplimiento, pago de aportes parafiscales, la factura cuando sea del caso, y aquellos que se estipulen en el contrato.

Cuando sea último pago, adicionalmente, se deberá acreditar previamente el acta de terminación, recibo a satisfacción final, paz y salvos de inventarios físicos y tecnológicos cuando se trate de contratos de prestación de servicios, y el acta de liquidación, esta última previa expedición del estado de cuenta por parte de la Dirección Financiera.

Modificado y adicionado por el art.2, Resolución de la Sec Gobierno 1472 de 2010

PARÁGRAFO: Las certificaciones de cumplimiento dirigidas al pago, deben ser aportadas en original a la Dirección Financiera, así mismo el contratista deberá informar a la Dirección Financiera: su dirección y teléfono del domicilio actual, el número de cuenta para consignar el pago, en la cual el titular único debe ser el contratista y si es una persona jurídica, dicha cuenta debe estar a nombre de la razón social de la misma.

2.3.11. MODIFICACIONES, PRÓRROGAS, CESIONES, SUSPENSIONES O TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO. Toda solicitud de ajuste y/o modificación a los términos o condiciones pactadas en el contrato, tales como adiciones, prórrogas, cesiones, suspensiones o terminaciones, deberá ser remitida por el supervisor a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, en donde se verificará jurídicamente su procedencia y se proyectará para la firma del Ordenador del Gasto el acta u otrosí que al efecto se requiera.

Si el acta u otrosí modificatorio del contrato afecta el presupuesto previsto para el mismo, se requerirá previo a la firma del Ordenador del Gasto, la obtención del CDP correspondiente, y en caso de ampliar el plazo de ejecución se deberá adicionar la vigencia de las pólizas correspondientes.

Para la procedencia de la solicitud, el supervisor deberá remitir a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación los siguientes documentos: a) Justificación; b) En el evento de solicitarse prorroga, manifestación por escrito de que el contrato se encuentra soportado financieramente; c) Cuando se trate de adición, manifestación de que la misma no supera el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato; y d) En el evento de suspensión del contrato, se deberá señalar el término y el día cierto en que se reanudará la ejecución del contrato.

PARÁGRAFO PRIMERO. Sin perjuicio de los reajustes de precios que se hayan pactado, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este último en SMLMV.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de prórroga, ésta se realizará siempre que el plazo de ejecución del contrato se encuentre vigente. Adicionalmente, si el contratista reconoce en la solicitud de prórroga que ésta obedece a retrasos en la ejecución del contrato por su culpa y el supervisor la autoriza, éste último deberá consignar en la solicitud que aprueba la prórroga sin perjuicio de las acciones pertinentes que pueda ejercer la entidad por el incumplimiento o por los perjuicios que de éste se derivan.

PARÁGRAFO TERCERO: Los contratos de seguros vigentes se podrán prorrogar o renovar sin límite de plazo ni cuantía, y podrán adicionarse con la incorporación de nuevos bienes y nuevos amparos; pero siempre se podrán negociar aspectos tales como la prima del seguro, las coberturas, el deducible y demás condiciones que se consideren necesarias para asegurar debidamente los bienes de la entidad.

Los contratos de interventoría podrán siempre adicionarse y prorrogarse con el fin de que se mantengan vigentes, mientras lo esté el contrato sobre el cual se ejerza la interventoría y sea necesario para cumplir debidamente dichas funciones.

PARÁGRAFO CUARTO: Para que puedan ejecutarse las obligaciones que surjan de la adición, se requerirá que se haya efectuado el respectivo registro presupuestal, se hayan ampliado las garantías y pagado el impuesto de timbre, cuando fuere el caso.

2.3.12. SUSTITUCIÓN DE MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO EN CONTRATOS CELEBRADOS POR EL PROCEDIMIENTO DE CONCURSO DE MÉRITOS. Con posterioridad a la adjudicación del concurso de méritos, el consultor podrá sustituir algún miembro de su equipo de trabajo si así lo autoriza la Secretaría, para lo cual deberá adelantarse el siguiente procedimiento:

1. La solicitud de sustitución deberá presentarla el consultor al supervisor del contrato. Dicha solicitud deberá estar acompañada de la hoja de vida del nuevo miembro propuesto, junto con los soportes de estudio y experiencia que acrediten las calidades iguales o superiores a las exigidas en el pliego de condiciones, respecto del miembro del equipo de trabajo a quien remplaza.

2. El supervisor del contrato deberá verificar la solicitud y los documentos que la acompañan, con el fin de remitirla para aprobación del Ordenador del Gasto.

3. El Ordenador del Gasto impartirá su aprobación a la solicitud de sustitución, para lo cual podrá hacer las consultas que estime pertinentes.

2.3.13. SEGUIMIENTO Y VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO. El supervisor del contrato no podrá delegar la supervisión del mismo.

Durante el desarrollo de la ejecución del contrato, el supervisor vigilará que el mismo se cumpla de acuerdo a lo pactado, para lo cual deberá elaborar los informes o constancia escrita del caso.

2.3.14. PROCEDIMIENTO DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. Si con posterioridad a la suscripción del contrato, se presentaran diferencias con ocasión de la interpretación, ejecución, cumplimiento y terminación del mismo, la Secretaría y el contratista intentarán en primera instancia solucionar dichas diferencias mediante un Arreglo Directo, para lo cual deberá aplicarse el siguiente procedimiento:

1. El supervisor del contrato deberá identificar el desacuerdo con el contratista o su presunto incumplimiento.

2. Si el supervisor considera que hay incumplimiento del contrato por parte del contratista, deberá requerir a dicho contratista para que dé cumplimiento a las obligaciones establecidas en el contrato.

3. No obstante, si aún no habido lugar al incumplimiento del contrato, pero existe un desacuerdo con el contratista que pueda poner en peligro la oportuna y adecuada ejecución del objeto contractual, el supervisor deberá reunirse a la brevedad con el contratista para tratar de solucionar de mutuo acuerdo las diferencias correspondientes. Los acuerdos alcanzados deberán constar por escrito en el acta de la reunión respectiva, los cuales sólo serán eficaces una vez el acta haya sido revisada y aprobada por el Comité de Contratación de la Entidad.

4. El acta aprobada por el Comité de Contratación deberá ser remitida a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, a fin de que esta área proceda a realizar las modificaciones y/o ajustes que se requieran al contrato, de conformidad con lo establecido en el numeral 2.3.11 de este Manual.

5. Si no obstante lo anterior, el desacuerdo o el presunto incumplimiento persiste, el supervisor del contrato deberá remitir lo antes posible un informe del desacuerdo o presunto incumplimiento al Coordinador o persona responsable del Grupo y/o Oficina a cargo de la contratación, a fin de que esta área traslade al contratista dicho informe por un término de tres (3) días hábiles.

El informe deberá contener al menos los siguientes elementos:

a. Una descripción clara y concreta del desacuerdo con el contratista o, en su defecto, la obligación contractual presuntamente incumplida por éste.

b. Los fundamentos técnicos, jurídicos y/o económicos que sustentan la controversia, acompañados de los soportes pertinentes (Ej.: requerimientos, informes, actas de reunión, comunicados, etc.).

6. Una vez recibidas las observaciones y/o respuestas del contratista al informe del supervisor, la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación invitará por una (1) sola vez al contratista a una audiencia, en virtud de la cual se escucharán los argumentos del contratista y los del supervisor del contrato, con el fin de solucionar directamente la controversia. La audiencia será dirigida por el Coordinador y/o persona responsable de la oficina y/o grupo a cargo de la contratación y, a la misma, el contratista tendrá derecho a asistir acompañado de un apoderado.

En ningún caso, la audiencia se celebrará en un término superior a dos (2) días hábiles contados a partir de la finalización del término de traslado previsto en el numeral anterior. No obstante, si el contratista no comparece a la audiencia, deberá justificar su inasistencia dentro del día hábil siguiente, evento en el cual la Secretaría fijará nueva fecha para su realización. La nueva fecha deberá fijarse dentro de un plazo que no exceda los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del término de traslado del informe del supervisor.

La Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación se abstendrá de fijar nueva fecha de audiencia si el contratista no justifica su inasistencia dentro del término previsto para ello.

7. Los acuerdos alcanzados en la audiencia deberán constar en un acta, la cual sólo será eficaz una vez haya sido revisada y aprobada por el Comité de Contratación de la Entidad.

El acta aprobada por el Comité de Contratación deberá ser remitida a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, a fin de que esta área proceda a realizar las modificaciones y/o ajustes que se requieran al contrato, de conformidad con lo establecido en el numeral 2.3.11. de este Manual.

8. En el evento de no obtenerse una solución por la vía anterior o en caso de inasistencia no justificada por parte del contratista a la audiencia, el Coordinador o persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación someterá el caso o asunto a discusión y decisión del Comité de Contratación, acompañado de un proyecto de solución de la controversia.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los actos administrativos que se produzcan con motivo u ocasión de este procedimiento de solución de controversias sólo serán susceptibles del recurso de reposición en la vía gubernativa, de acuerdo con las reglas del artículo 77 de la Ley 80 de 1993 y del Código Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La Secretaría sólo podrá imponer multas al contratista a través de este procedimiento de solución de controversias, siempre y cuando al momento de imponerse la misma se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del respectivo contratista.

PARÁGRAFO TERCERO: La Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación deberá enviar mensualmente a la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., la información concerniente al cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos adjudicados, en ejecución y los ejecutados (Numeral 6.2 del Art. 6 de la Ley 1150 de 2007).

PARAGRAFO CUARTO: los anteriores procedimientos solo serán aplicables para la solución de asuntos y controversias contractuales que no sean competencia del comité de conciliación de la entidad.

2.3.15. ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. El supervisor será el responsable de expedir el acta de terminación del contrato, el certificado de cumplimiento y el recibo a satisfacción final, documentos en los que dejará plena constancia de la terminación del contrato, así como del recibo de los bienes, obras y/o servicios que se obligó a suministrar el contratista. Dichos documentos serán soporte para la expedición del estado de cuentas por parte de la Dirección Financiera.

Adicional a lo anterior, y con el fin de dejar plena constancia del cumplimiento de las obligaciones por parte de los contratistas, todos los contratos en la Secretaría serán liquidados con fundamento en el estado de cuentas expedido por la Dirección Financiera y en las actas de terminación, certificado de cumplimiento y el recibo a satisfacción final. El acta de liquidación será proyectada por la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación para firma del ordenador del gasto. El acta de liquidación será condición indispensable para efectuar el trámite del último pago generado por el contrato.

PARAGRAFO PRIMERO: La información correspondiente al acta de terminación, certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción expedidos por el supervisor del contrato, así como el acta de liquidación deben ser registradas en el SIPSE Y/O SISTEMA DE INFORMACIÓN OFICIAL DE LA ENTIDAD por parte de los responsables de su expedición.

 3.1. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. La Secretaría no celebrará contratos con personas que se encuentren inhabilitadas para contratar con las entidades estatales por disposición de la Constitución Política o de la Ley. Para el efecto estas inhabilidades o incompatibilidades están taxativamente enunciadas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y en la Constitución. No se aplicarán las inhabilidades cuando así lo disponga la ley, en consecuencia podrá contratarse cuando se haga por obligación legal. Para efecto de determinar cuando hay sociedad anónima abierta se aplicará lo dispuesto en el Decreto 679 de 1994 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o reformen. Las inhabilidades no son aplicables a los contratos interadministrativos, o sea a aquellos que celebren las entidades estatales entre sí, de acuerdo con la definición de la ley 80 de 1993.

Adicionado por el art. 3, Resolución de la Sec. Gobierno 1472 de 2010

3.2. INHABILIDAD SOBREVINIENTE. En el contrato se señalará que si llegase a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este cederá el contrato, previa autorización escrita del Ordenador del Gasto. Si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. En este evento la entidad podrá continuar la ejecución del objeto contratado por sí misma o por intermedio del garante, si este lo acepta, o contratar con el segundo mejor calificado, que haya cumplido jurídica y técnicamente en el proceso de selección respectivo, aún cuando a este se le haya devuelto la garantía de seriedad, siempre y cuando mantenga la oferta, si es del caso ajustándola en el IPC que se haya producido.

3.3. PRIMACÍA DE LA REALIDAD SOBRE LAS FORMALIDADES. Para efectos de analizar la legalidad de los actos y contratos, debe tenerse en cuenta quienes son sustancialmente los beneficiarios reales de ellos y no solamente las personas que formalmente los expiden o celebran, debiendo prevalecer el resultado jurídico que se obtenga al considerar el beneficio real, sin perjuicio del derecho a probar que actúan en procura de intereses propios y no para hacer fraude a la ley.

3.4. DURACIÓN DE LAS PERSONAS JURÍDICAS. La Secretaría no contratará con personas jurídicas cuyo término de duración sea inferior al plazo del contrato y un año más.

3.5. CONTRATISTA EXTRANJERO. Cuando el contratista sea persona extranjera, deberá acreditar su existencia y representación de conformidad a lo dispuesto para el efecto en el Código de Procedimiento Civil y el Código de Comercio. Sin perjuicio de la obligación que imponen dichos códigos a las personas extranjeras que desarrollan actividades permanentes en Colombia, de constituir apoderados o sucursales en el país. En los pliegos de condiciones y en los contratos, se pactará que cuando la ejecución del objeto de estos últimos implique la realización por parte del contratista de actos en el país durante el término superior a tres meses, se deberá constituir un apoderado en Colombia por el término del contrato y seis (6) meses más.

 3.6 Obligaciones de los contratistas de prestación de servicios. Creado por el art. 4, Resolución de la sec. Gobierno 1472 de 2010

4.1. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION DE LA ENTIDAD. Para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la Entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto a contratar y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, de lo cual el ordenador del gasto dejará constancia escrita.

Estos contratos sólo se realizarán cuando se trate de fines intelectuales específicos y no hubiere personal de planta suficiente para prestar los servicios a contratar. En este caso la Dirección de Gestión Humanma (sic) debe expedir el certificado de no existencia de personal. El Coordinador o persona responsable de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación deberá reportar a la Alcaldía Mayor del D.C., la información relacionada con los contratos de prestación de servicios suscritos por la Secretaría, información que a su vez deberá ser presentada al Departamento Administrativo de la Función Pública, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes.

4.2. CONTRATO DE CONSULTORÍA. Los que celebre la Secretaría relacionados con estudios necesarios y referidos a la ejecución de proyectos de inversión, diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad de programas o proyectos específicos; asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión (Inciso 1º numeral 2º artículo 32 Ley 80/93); interventoría; asesoría; gerencia de obra o de proyectos; dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Los consultores serán seleccionados por el procedimiento del concurso de méritos previsto en este Manual de Contratación, observando las reglas de la selección objetiva.

4.3. CONTRATO DE OBRA. Realización de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago, como construcción, restauración, mantenimiento, instalación, demolición etc. (Inciso 1o. Artículo 32 de la Ley 80/93). Para que exista obra pública se requiere un trabajo o labor de construcción, modificación, reparación o mantenimiento de un bien inmueble, independientemente de que se trate de inmueble por naturaleza o por destinación. La obra supone la incorporación de algún elemento material al bien inmueble, que se realiza para el cumplimiento de finalidades de interés público y la satisfacción de necesidades colectivas.

4.4. CONTRATO DE OBRA INMUEBLE. En los contratos que celebre la Secretaría para la construcción, restauración o reparación de cualquier trabajo material sobre los mismos, se tendrá en cuenta que solo podrá iniciarse el proceso de selección, cuando se hayan elaborado los respectivos planos, proyectos y presupuestos, a menos que el objeto del contrato incluya la elaboración de los mismos, que la ejecución del contrato no los requiera, o que se trate de contratos que tienen por objeto el mantenimiento y la construcción o reparación de instalaciones que puedan sufrir daños o desperfectos durante la vigencia del contrato.

4.5. CONTRATO DE SUMINISTRO. Es el contrato mediante el cual la Secretaría, mediante el pago de un precio, adquiere las cosas muebles que necesita y las cuales se entregan de una sola vez o en períodos sucesivos, esto es, puede ser de ejecución instantánea o de tracto sucesivo; pues la obligación de cumplimiento a cargo del contratista puede acordarse en una sola entrega (ejecución instantánea), o agotarse en entregas periódicas o continuas, sucesivas o escalonadas (tracto sucesivo). (Artículo 968 del Código de Comercio). Sus características serán las que configuran el contrato de compraventa de bienes muebles en la legislación civil y comercial, a falta de regulación especial en la Ley 80/93. Se deben constituir las garantías regladas en la Ley. Sin embargo, en los contratos de mínima cuantía la Secretaría determinará la necesidad de exigir la garantía única prevista en la ley 80/93 y la Ley 1150 de 2007, de acuerdo con la naturaleza y forma de ejecución de las prestaciones a cargo de las partes y podrá prescindir de ella cuando no exista riesgo para la entidad.

4.6. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS. Son aquellos que celebra la Secretaría con entidades estatales, siempre y cuando las obligaciones derivadas del contrato tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Dichos contratos se celebrarán mediante contratación directa y estarán exentos de garantías y cláusulas excepcionales. (Art. 14 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el numeral 19 del art. 25 ibídem). No obstante, la Secretaría se reserva el derecho de pactarlas, cuando la naturaleza del contrato y/o la conveniencia de la entidad, lo amerite (Art. 7 de la Ley 1150 de 2007).

Según lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto, cuando fuere el caso, serán objeto del correspondiente registro presupuestal (Artículo 78 del Decreto 2474 de 2008). Se pactará que la Secretaría tendrá derecho a terminar el contrato, cuando el contratista deje de tener el carácter de entidad estatal o por el incumplimiento del otro ente administrativo.

Para la publicación de los contratos interadministrativos o convenios se aplicará lo dispuesto en el artículo 148 del Decreto Ley 1421 de 1993. La publicación se hará en el Diario Único de Contratación (Imprenta Distrital, en tratándose de entidades del Distrito Capital).

4.7. VENTA DE BIENES. Los bienes que no requiera la Secretaría para su servicio podrán ser enajenados por la misma, a través del sistema de martillo, en los eventos en que la ley prevea el sistema de martillo o remate. En los demás casos se empleará el procedimiento de selección abreviada previsto en este Manual de Contratación. Los bienes muebles que se den de baja y que deban venderse, se enajenarán en subasta pública que realice directamente la Secretaría mediante el procedimiento establecido para el efecto, o a través de entidades legalmente habilitadas para ello, previa selección mediante concurso. Para efectos de la venta de bienes, la Secretaría solicitará un avalúo comercial de los mismos, el que constituye el valor mínimo y que servirá de base de la negociación.

4.8. CONTRATO DE PERMUTA. La Secretaría podrá celebrar contrato de permuta, previo avalúo de los bienes que la misma se obliga a entregar y/o a recibir.

4.9. COMPRAVENTA DE BIENES INMUEBLES. Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, y demás normas concordantes, la Secretaría podrá adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa. Para este efecto se solicitará un avalúo comercial de los mismos, el cual servirá de base para la negociación. El avalúo será elaborado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o, en su defecto, por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.

Los estudios y/o documentos previos deberán indicar la posibilidad o no de obtener varias ofertas según que en el sector donde planee adquirirse el inmueble exista más de un bien con similares características, atendiendo a la necesidad que la Secretaría deba satisfacer, así como a las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que la compra deba tener lugar.

Si el inmueble se requiere para utilidad pública, mediante oferta de compra se notifica al propietario, sobre la afectación del bien, la cual se inscribe en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos que corresponda. Si el propietario acepta la negociación directa, se adelanta la misma con el lleno de las formalidades legales, de lo contrario se adelanta el proceso de expropiación. El estudio de conveniencia y utilidad, debe contener un estudio técnico que determine el estado del inmueble en cuanto a afectaciones viales, uso de suelos, servicios públicos, entre otros, y un estudio jurídico que contenga básicamente un estudio de títulos, que abarque: tradición, actualización de cabida, linderos y nomenclatura, y concepto legal sobre la viabilidad de la compraventa.

4.10. ENCARGO FIDUCIARIO Y FIDUCIA PÚBLICA. La Secretaría podrá celebrar contratos de fiducia con establecimientos de crédito y entidades especialmente autorizadas por la Superintendencia Financiera (numeral 5º art. 32 Ley 80/93). Este contrato sigue las reglas generales de todo negocio o acto jurídico y requiere: capacidad de las partes, consentimiento, objeto lícito, causa lícita y precio que es la remuneración a favor del fiduciario. Este negocio jurídico está regulado en la legislación mercantil (inciso 1º., art. 1226 del Co de Co). En el derecho público, por su naturaleza, finalidad y características, se prohíbe el traspaso del dominio sobre bienes o recursos, así como la constitución de patrimonio autónomo con los recursos de entidades estatales, condiciones que la hacen sui géneris (conc. Arts. 794, 796 del C.C). Al contrato de fiducia pública le son aplicables las normas de la ley mercantil, en cuanto sean compatibles con el Estatuto General de Contratación. La selección de la sociedad fiduciaria a contratar, sea de naturaleza pública o privada se hará con sujeción al procedimiento licitatorio o concursal, por consiguiente no procede la contratación directa.

4.11. CONTRATO DE SEGURO. Su naturaleza está ligada a su carácter indemnizatorio, porque la actividad a él sujeta comporta una posibilidad de riesgo o pérdida y, en caso de un siniestro o pérdida, procede el restablecimiento de la situación económica afectada, que fue amparada o asegurada. El contrato de seguro es solemne y consensual; pero generalmente de adhesión (por consentimiento). Dado su carácter de bilateral, oneroso y de buena fe, genera obligaciones recíprocas entre el tomador (pago de la prima) y de la aseguradora (pago de las indemnizaciones). El derecho a la indemnización corresponde al asegurado o beneficiario. Son sus elementos esenciales, el interés asegurable, el riesgo asegurable, la prima y la obligación condicional del asegurador. Se perfecciona desde el momento en que el asegurador suscribe la póliza.

4.12. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO. Las características y estipulaciones que configuran este tipo de contrato son las establecidas en la legislación civil o comercial y las consensúales derivadas de la autonomía de la voluntad que corresponde a su esencia y naturaleza, siempre que no sean contrarias a la Constitución, a la ley, al orden público y a los principios y finalidades de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y a los de una buena administración.

Para la elección del contratista, se observará el procedimiento previsto para la celebración de contratos de mínima cuantía, tal y como se establece en el presente Manual de Contratación.

5.1. CLÁUSULAS DE LOS CONTRATOS. Se incluirán las cláusulas que sean necesarias y convenientes para regular las relaciones contractuales. Se incluirán las que regulen las siguientes situaciones, dependiendo de la clase de contrato  de que se trate:

1. Determinación del objeto de las obligaciones de la Secretaría y del contratista fijen modo, tiempo y lugar de cumplimiento, así como valor y forma de pago del precio;

2. Multas y penal;

3. Garantías;

4. Intereses por mora en el pago;

5. Cesión del contrato;

6. Excepcionales;

7. Plazo del contrato;

8. Inhabilidades;

9. Obligaciones de las partes;

10 Documentos que forman parte del contrato;

11. De amparo a la Entidad por daños a terceros por causa o con ocasión del contrato;

12. Liquidación del contrato;

13. Requisitos de perfeccionamiento y ejecución;

14. Término para responder solicitudes entre las partes;

15. Mecanismos alternativos de solución de controversias contractuales;

16. Impuestos y gravámenes.

5.2. MINUTAS Y MODELOS APROBADOS. Las dependencias de la Secretaría deberán utilizar modelos de pliegos de condiciones, solicitudes de oferta y minutas de contrato que hayan sido aprobados por el Ordenador del Gasto.

5.3. RESOLUCIÓN DE HONORARIOS PARA CONTRATISTAS. En los contratos de prestación de servicios, se debe aplicar la resolución vigente al momento de la celebración del contrato, sobre tabla de honorarios para contratistas.

5.4. ABUSO DE PODER O FAVORECIMIENTO. La Secretaría evitará privilegios o discriminaciones injustificadas y toda práctica que tenga la capacidad, el propósito o el efecto de generar competencia desleal o de restringir en forma indebida la competencia.

5.5. GARANTÍAS. La Secretaría pactará con los contratistas las garantías de conformidad con la naturaleza del contrato y atendiendo lo dispuesto en el decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008.

5.6. ANTICIPOS, PAGO ANTICIPADO Y SALDO. Anticipo es todo pago que se hace antes de que el contratista cumpla sus obligaciones, y se pacta cuando se considera necesario para la ejecución del objeto contratado. Si la administración no efectúa la entrega del anticipo en el plazo acordado, incurre en incumplimiento que obstaculiza su ejecución y desconocimiento de la ley que la obliga a cumplir sus compromisos contractuales. Se podrá pactar el pago anticipado o la entrega de anticipos; pero su monto no podrá exceder del cincuenta (50%) del valor del respectivo contrato (Art. 40 Ley 80/93). A pesar de que la ley no precisa la distinción entre estas dos figuras, se entiende anticipo cuando su pago propende a financiar la iniciación y parte del objeto contratado, que se debe invertir en los gastos propios del objeto contratado, que debe amortizarse en cada cuenta, su inversión está sujeta a control de la entidad contratante. Esta figura usualmente se pacta en los contratos de tracto sucesivo. Para que la Secretaría pueda entregar un anticipo, será necesario la aprobación de la correspondiente garantía.

En el pago anticipado, por el contrario, su gasto no está sometido a control, porque la garantía, a diferencia de lo que acontece con el anticipo, no ampara su buen uso, sino el cumplimiento de una obligación, no su correcta utilización. Sobre los dineros por concepto de pago anticipado, tiene disposición el contratista; pero deberán ser empleados para el cumplimiento del objeto contractual. El mal manejo de los recursos anticipados dará lugar a la imposición de la cláusula penal de apremio. Cuando, a juicio de la Secretaría, el mal manejo de los recursos sea grave y el contratista no haya rectificado su conducta a pesar de la imposición de la cláusula penal de apremio, la Secretaría podrá poner fin al contrato y hacer efectiva la cláusula penal por incumplimiento.

La Secretaría Distrital de Gobierno se reserva el derecho de controlar el pago de anticipos, tema este se encuentra regulado por Directivas Presidenciales que se refieren a la "austeridad en el gasto público". (Directivas Presidenciales: No. 12 de octubre 1 de 2002; No. 04 de abril 4 de 2003.)

5.7. DERECHOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL O INTELECTUAL. En los contratos de compraventa o suministro de bienes muebles manufacturados que cuenten con una marca, y en los demás que versen sobre bienes respecto de los cuales, a juicio de la Secretaría, puedan existir derechos de propiedad intelectual o industrial, deberá pactarse que el contratista garantiza que no existe violación a dichos derechos y que se obliga a indemnizar la totalidad de los perjuicios que la Secretaría pueda sufrir por razón de los reclamos judiciales o extrajudiciales de terceros en esta materia.

5.8. CONVENIOS. La Secretaría podrá celebrar convenios interadministrativos o de cooperación para aunar esfuerzos, recursos y desarrollar actividades tendientes a concretar en acciones dicha cooperación, enfocada hacia la realización de su misión, objetivos y propósitos. Así mismo puede actuar como contratista en convenios con otras entidades públicas y privadas, de cualquier orden, para desarrollar actividades artísticas, de promoción cultural, pedagógicas, investigaciones etc.

5.9. SUBCONTRATISTAS. En los contratos deberá estipularse que el contratista será el único responsable frente a los subcontratistas y que, por lo mismo, estos no tendrán acción contra la Secretaría, salvo en los casos previstos en la ley.

 5.10. ARCHIVO DE DOCUMENTOS. Los documentos originales de los contratos reposarán en los archivos de la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación o de la dependencia a quien se delegue dicha responsabilidad, en donde se establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los mismos.

Modificado por el art. 5, Resolución de la Sec Gobierno 1472 de 2010

5.11 PARTICIPACIÓN CIUDADANA: Las veedurías ciudadanas podrán desarrollar su actividad de participación durante la etapa precontractual, contractual y postcontractual, formulando recomendaciones escritas, conducentes y oportunas para buscar la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios. Así mismo podrán intervenir en las audiencias que se realicen durante el proceso y los funcionarios deberán prestar la colaboración necesaria. La participación de las Veedurías Ciudadanas se efectuará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 2170 de 2002, en consonancia con la Ley 850 de 2003.

5.12. COTIZACIONES EN SALUD PARA CONTRATACIÓN NO LABORAL. Para los contratos de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, de consultoría y asesoría que suscriba la Secretaría Distrital de Gobierno con personas naturales, y cuya duración sea superior a tres (3) meses, el supervisor del contrato deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con las reglas establecidas en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002. Para los contratos que se suscriban con las mismas personas naturales por una duración menor a tres (3) meses, la Secretaría debe verificar que el contratista se encuentre afiliado, ya sea en calidad de cotizante o beneficiario del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

En todo caso, siempre que según el contrato o los pliegos de condiciones el proponente o contratistas esté obligado a acreditar la afiliación y pago de los aportes parafiscales (seguridad social integral, SENA, ICBF, cajas de compensación familiar, entre otros), será necesario el cumplimiento de este requisito para la realización de cada pago derivado del contrato estatal (art. 23 de la Ley 1150 de 2007).

5.13. CUENTAS DE COBRO. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por entidades públicas no se requiere la presentación de cuentas de cobro. No obstante lo anterior, la Secretaría por seguridad jurídica y transparencia, puede exigir las cuentas de cobro.

5.14. OBLIGACIÓN DE REPORTAR AL SISTEMA GENERAL DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA.-SUIP. El Coordinador o Director de la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación, deberá reportar a la Alcaldía Mayor del Distrito Capital la información relacionada con los contratos de prestación de servicios suscritos por la Secretaría Distrital de Gobierno, información que a su vez deberá ser presentada dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, al Departamento Administrativo de la Función Pública.

5.15. CRITERIOS TÉCNICOS DE LA SERIE DE CONTRATOS. Los tipos documentales que conforman un contrato, se realizaran de acuerdo con los parámetros señalados por la Dirección de Archivo de Bogotá.

5.16. MULTAS. En aplicación de la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, en caso de mora y/o incumplimiento de alguna(s) de las obligaciones derivadas del objeto del presente contrato, el contratista pagará a la Secretaría multas diarias y sucesivas hasta del uno por ciento (1%) del valor total del contrato, sin que la sumatoria de las multas supere el diez por ciento (10%) de dicho valor, so pena de la aplicación de la cláusula penal.

PARÁGRAFO: El valor de las multas ingresará al tesoro de Tesorería Distrital. El contratista autorizará con la firma del contrato a la Secretaría para que dicho valor sea descontado directamente de saldo a su favor. De no existir saldo a favor del contratista se hará efectiva la garantía única constituida y si esto no fuere posible, se cobrará por la jurisdicción competente.

5.17. PENAL PECUNIARIA: El contratista se obliga a pagar a la Secretaría una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato a título de indemnización, por los perjuicios que ocasione en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento de sus obligaciones contractuales.

PARÁGRAFO: El valor de la cláusula penal pecuniaria ingresará a la Tesorería Distrital. EL contratista autorizará con la firma del contrato a la Secretaría para que dicho valor sea descontado directamente del saldo a su favor. De no existir saldo a favor del contratista, se hará efectiva la garantía única constituida y si esto no fuere posible, se cobrará por la jurisdicción competente.

SUPERVISIÓN CONTROL Y SEGUIMIENTO A LOS CONTRATOS.

6.1. INTERVENTORÍA DEL CONTRATO. La Secretaría tiene la obligación de vigilar la debida ejecución del contrato, el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales y el ajuste del contrato a los objetivos que se persiguen con la contratación (art. 4 Ley 80/93).

6.1.1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORÍA. El objetivo principal de la interventoría es procurar la obtención de los resultados esperados por la entidad al contratar la adquisición de bienes o la prestación del servicio y el cumplimiento de los fines estatales. Para el cumplimiento de ese objetivo, el interventor ha de tener contacto constante y directo con las partes del contrato, y servir de enlace y medio de comunicación entre el contratista y la dependencia destinataria de los bienes y servicios.

6.1.2. ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA. Desde el punto de vista temporal, la función de la interventoría debe iniciarse una vez suscrita el acta de inicio del contrato y concluye con liquidación definitiva del mismo.

Desde el punto de vista documental comprende la revisión y concatenación de los requisitos exigidos en los siguientes documentos, que forman parte integrante del contrato: Los pliegos de condiciones que sirvieron de base para la presentación de la oferta; los documentos que integran la propuesta; la resolución de adjudicación, si se adjudicó por licitación pública; el contrato, sus adiciones o modificaciones; la garantía única; el registro presupuestal; los actos administrativos que se produzcan en desarrollo del contrato; la Ley 80/93 y demás disposiciones legales o reglamentarias vigentes.

Desde el punto de vista funcional, la interventoría debe velar por el cumplimiento de los siguientes aspectos:

a) FRENTE A LA ENTIDAD. Ajuste de los bienes o servicios a las especificaciones, calidad y cantidad solicitados en los pliegos de condiciones; cumplimiento de los ofrecimientos hechos en la propuesta; cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato; oportunidad de la entrega o prestación del servicio; funcionalidad o uso natural de los bienes o servicios al cual están destinados; cumplimiento de los objetivos y funciones s a cargo de la entidad.

b) FRENTE AL CONTRATISTA. Cumplimiento oportuno de las obligaciones contractuales por parte de la entidad, tales como entrega oportuna de información, materiales o bienes que se hayan pactado; pago oportuno de la contraprestación acordada, de manera que cumpla con la forma de pago y plazos convenidos; toma de decisiones y definición de situaciones a que haya lugar dentro de los plazos pactados o los razonables que permitan al contratista cumplir aquellos a los que está sujeto; mantenimiento de la ecuación contractual, de manera que no se impongan mayores cargas a las inicialmente previstas y, en caso de que se presenten tales situaciones, adelantar los trámites previos a que haya lugar para adicionar, modificar, o prorrogar el contrato.

6.1.3.1. CALIDAD DEL INTERVENTOR. El interventor debe ser una persona idónea para cumplir las funciones propias de esa actividad. La interventoría tiene carácter técnico y administrativo. En los casos en que sea necesaria la verificación de aspectos técnicos que requieran conocimientos especializados, podrá designarse paralelamente a la supervisión administrativa, una interventoría técnica que acredite conocimientos en la materia.

6.1.3.2. PROHIBICIONES Y LIMITACIONES DE LA INTERVENTORÍA. En ejercicio de la interventoría, el interventor no podrá realizar ninguno de los siguientes actos: Autorizar cambios de especificaciones; autorizar mayores o menores cantidades; autorizar modificaciones, prórrogas de plazos contractuales o ejecución adicional excediendo el valor del contrato; transar diferencias; conciliar divergencias. En estos eventos su actuación se limita a adelantar las gestiones a que haya lugar frente al contratista y a la Secretaría, para que se obtengan acuerdos y se suscriban los documentos a que haya lugar.

6.1.3.2. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR. Los interventores responderán disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones u omisiones en la actividad contractual, en los términos de la constitución y de la ley (Arts. 51 y 53 de la L. 80/93).

6.1.3.3. FUNCIONES DEL INTERVENTOR. En los contratos de obra y de interventoría se pactarán las facultades del interventor, dentro de ellas por lo menos las siguientes:

a) Colaborar con el contratista y la Secretaría en la ejecución del contrato;

b) Verificar la ejecución del contrato dentro de los plazos previstos, controlando el cumplimiento de las especificaciones y la calidad de los bienes y servicios, así como el programa de trabajo, solicitando al contratista los ajustes a que haya lugar;

c) Atender, tramitar y resolver toda consulta que le haga el contratista sobre la correcta ejecución del contrato;

d) Supervisar que el contratista suministre el personal, los materiales y equipos en las condiciones y calidades requeridas y en las oportunidades previstas para el efecto, y solicitar al contratista los cambios en esta materia a que haya lugar;

e) Inspeccionar permanentemente las obras;

f) Suministrar a la Secretaría información completa y actualizada sobre el avance de la obra y sobre cualquier novedad que se presente, así como consultarle las decisiones sustanciales que deban adoptarse de acuerdo con lo que se prevea en el contrato;

g) Verificar que se cumplan las normas de seguridad, técnicas y ambientales que sean aplicables;

h) Verificar el manejo del anticipo;

i) Visar las cuentas de cobro con base en el cumplimiento del contratista;

j) Suscribir con el contratista las actas a que haya lugar, y

k) Colaborar con la Secretaría en la liquidación del contrato.

Sin perjuicio de las inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones a que se refiere el artículo 9º de la Ley 80 de 1993, no se contratará la interventoría con las siguientes personas: el autor del proyecto, a menos que así lo exija la complejidad de la obra; quien participó como proponente en la licitación, convocatoria o concurso en que se seleccionó al contratista para elaborar el proyecto o ejecutar la obra; quienes tengan relación de dependencia con el contratista, por ser trabajadores, contratistas o sociedades subsidiarias del mismo o de su matriz. Para efectos de determinar si una sociedad es subsidiaria se acudirá a lo dispuesto en el artículo 260 del Código de Comercio y disposiciones complementarias.

6.2. SUPERVISIÓN Y VIGILANCIA. En todo contrato que celebre la Secretaría con personas naturales o jurídicas, la supervisión y vigilancia de los contratos se ejerce de la siguiente manera:

La Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación verificará el cumplimiento de los requisitos precontractuales señalados en el presente reglamento; y formará y actualizará un expediente contentivo de la documentación que se genere a través de la ejecución del contrato. El Ordenador del Gasto y/o su delegado ó, en su defecto, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, revisará y aprobará las garantías que deba presentar el contratista. El supervisor del contrato, deberá verificar el debido soporte técnico y financiero del contrato; controlará el cumplimiento de las obligaciones contractuales; dará aviso a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación en caso de incumplimiento total o parcial; emitirá las certificaciones respectivas para que se hagan los pagos al contratista, de conformidad con los procedimientos adoptados para el pago de compromisos adquiridos por la Secretaría.

Se denominan supervisores todas aquellas personas a quienes la Secretaría Distrital de Gobierno D.C., les haya asignado la responsabilidad institucional de control y seguimiento de los contratos celebrados por la Entidad, quienes tendrán las funciones y responsabilidades indicadas en el presente Manual.

La supervisión de los contratos es indelegable y será ejercida por servidores públicos de la Secretaría.

El Director Financiero verificará, al momento de efectuar cualquier pago, el cumplimiento de los requisitos para el efecto previstos en la presente resolución.

Quienes sean designados para ejercer la supervisión y control de los contratos que celebre la Secretaría Distrital de Gobierno con personas naturales, jurídicas, consorcios o uniones temporales, tendrán las siguientes funciones:

a) Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del contrato;

b) Suscribir el acta de iniciación del contrato y remitir copia a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación y a la Dirección Financiera, para los efectos correspondientes;

c) Responder ante la Administración por el estricto seguimiento y control para lograr el cumplimiento del objeto y obligaciones pactadas contractualmente;

d) Sustentar e informar el incumplimiento en que incurra un contratista y oficiar a la Oficina y/o Grupo a cargo de la Contratación para adoptar las medidas pertinentes, así como informar y emitir concepto de manera oportuna sobre los hechos que generen incumplimiento sobre las estipulaciones del contrato o irregularidades que afecten directa o indirectamente su ejecución a fin de imponer las medidas sancionatorias a que haya lugar;

e) Controlar que la ejecución de las obligaciones pactadas en el contrato, se efectúen dentro de los términos previstos;

f) Emitir concepto y recomendación sobre la viabilidad de prorrogas, modificaciones o adiciones que se requieran para los contratos, de conformidad con las normas legales vigentes;

g) Verificar que previamente al inicio de la ejecución del contrato, o cuando se requiera por prórroga o adición, se encuentren el correspondiente registro presupuestal y las pólizas debidamente aprobadas por el ordenador del gasto y/o su delegado ó, en su defecto, por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica;

h) Verificar que cuando haya lugar a pago de impuesto de timbre, este haya sido cancelado en su oportunidad;

i) Inspeccionar y verificar la calidad y correcto funcionamiento de las obras, bienes o servicios contratados, como también el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los mismos;

j) Propender porque la entrega de las obras, bienes o la prestación de los servicios se realice de conformidad con lo estipulado en el contrato respectivo;

k) Solicitar al contratista las pruebas de calidad que estime convenientes para establecer y evaluar el correcto funcionamiento del objeto contratado;

l) Controlar que los recursos asignados se ejecuten de acuerdo con lo pactado en el contrato;

m) Tomar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración del mismo;

n) Actuar de tal manera que por causas imputables a la Entidad, no sobrevenga una mayor onerosidad; que en el menor tiempo posible se corrijan los desajustes que puedan presentarse y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver y solucionar rápida y eficazmente las diferencias durante la vigencia del contrato;

o) Estudiar y evaluar oportunamente las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista;

p) Rendir informes conforme a lo estipulado en el contrato y aquellos que le sean solicitados adicionalmente;

q) Expedir en forma oportuna los informes, certificaciones y autorizaciones para que se hagan efectivos los pagos, de acuerdo con los compromisos contractuales adquiridos;

r) Cuando se presente alguna de las siguientes situaciones, traslados, vacaciones, comisión, renuncia o despido, el Gerente de proyecto o Director responsable deberá comunicar a la Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación, informando quien es la persona que realizará la supervisión adjuntando los informes sobre el estado del contrato en el momento de presentarse dicha situación;

s) Verificar el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, (artículo 50 de la Ley 789 de 2002.);

t) Responder en los términos del artículo 53 de la Ley 80 de 1993, por los hechos u omisiones que sean imputables y que causen daño o perjuicio a la Entidad, en desarrollo y ejecución de los contratos a los cuales ejerza control y seguimiento;

w) Darle visto bueno al acta de liquidación antes de ser suscrita por las partes.

6.2.2.1. En el evento de ser dos o más personas que ejerzan dicho control, se debe especificar el alcance de la supervisión de cada uno. No obstante, la responsabilidad en el ejercicio de estas funciones es solidaria y compartida, por cuanto a todos y cada uno les compete la vigilancia y control de la totalidad del objeto contratado.

6.2.2.2. Una vez suscrito el contrato, Oficina y/o Grupo a cargo de la contratación debe notificar al respectivo supervisor, mediante oficio.

6.2.2.3. Las modificaciones (adiciones, prórrogas), deben estar autorizadas por el supervisor.

 6.3.- COMITÉ TECNICO: Creado por el art. 6, Resolución de la Sec. Gobierno 1472 de 2010

7.1. PUBLICIDAD DE LA CONTRATACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL DE CONTRATACIÓN A LA VISTA. La Secretaría Distrital de Gobierno de Bogotá, ha adoptado el sistema integrado de contratación de la Alcaldía Mayor de Bogotá, denominado "Portal de Contratación a la Vista", mediante el cual se efectúa la publicación electrónica de los procesos de selección y los documentos que lo integran, con el fin da garantizar la publicidad y transparencia de los procedimientos contractuales. El ingreso al Portal se hace por la siguiente dirección electrónica: www.bogota.gov.co/contratación.

La publicación electrónica de los actos y documentos de los procesos de selección se hará en la fecha de su expedición o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Los documentos permanecerán publicados hasta por el término de dos (2) años, contados a partir de la fecha de liquidación del contrato o, en su defecto, de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta o del acto administrativo que declara la caducidad del contrato, según corresponda.

El uso de este medio es de carácter obligatorio para los procesos de selección, salvo en los casos previstos en el parágrafo 5 del art. 8 del Decreto 2474 de 2008.

7.2. RESPONSABILIDAD PERSONAL. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de las anteriores normas genera responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma las conductas ilícitas, sin perjuicio de las acciones de carácter penal, administrativa, fiscal, disciplinaria y civil. Los funcionarios de la Secretaría responderán por las acciones y omisiones que entraben, dificulten, demoren, o perturben el resultado y el proceso de contratación.

7.3. CONTROL DE GESTIÓN CONTRACTUAL. Los ordenadores del gasto y los demás funcionarios que tengan injerencia en el control de la gestión contractual, según su competencia, son responsables de la eficacia del proceso contractual.

7.4. ACCIÓN DE REPETICIÓN. Es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa, haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto; o contra los particulares que investidos de una función pública hayan causado en forma dolosa o culposa la reparación patrimonial (L. 678 de agosto/2001)

En aquellos casos en que la Secretaría sea condenada judicialmente, la entidad debe iniciar la acción de repetición, si a ello hubiere lugar, contra el funcionario público y demás responsables, con la observancia de las formalidades establecidas en la normatividad vigente sobre la materia. Para que proceda la acción de repetición debe existir fallo condenatorio debidamente ejecutoriado, en contra de la administración, expedido por la autoridad competente en cada caso.

8.1. TRÁNSITO DE RÉGIMEN CONTRACTUAL. De conformidad con la ley, los contratos celebrados con anterioridad la vigencia de la presente resolución, se continuarán sujetando a las disposiciones vigentes cuando se celebraron.

Los procesos de selección que se iniciaron con anterioridad a la vigencia del presente reglamento, continuarán adelantándose con sujeción a las normas vigentes cuando se iniciaron, y el contrato respectivo se sujetará igualmente a dichas disposiciones.

8.2. INSTRUCCIONES INTERNAS. Corresponderá al Secretario de Gobierno de Bogotá D.C. o su delegado, impartir las instrucciones administrativas internas que considere necesarias para la aplicación del presente Manual.