(Diciembre 22)

Derogado por el art. 35, Resolución 8804 de 2019. 

"Por la cual se ajustan las medidas de austeridad en el Instituto de Desarrollo Urbano"

El DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C.,

en uso de sus atribuciones legales conferidas por el literal b) del Artículo 29 del Acuerdo 001 del 3 de febrero de 2009, expedido por el Consejo Directivo del IDU,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 constitucional ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento, entre otros, en los principios de eficacia y economía.

Que igualmente, los artículos 339 y 346 de la Carta Política establecen la necesaria coordinación entre los planes de desarrollo y el presupuesto, con el objeto de asegurar el uso eficiente de los recursos.

Que los Decretos 1737 de 1998, 2209 de 1998, 2465 de 2000, 134 de 2001 y 1094 de 2001, expedidos por el Presidente de la República, establecen medidas de austeridad y eficiencia y se somete a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público.

Que a través de las Directivas No. 001 de 2001, 008 de 2007, 016 de 2007 y 007 de 2008, la Alcaldía Mayor de Bogotá estableció criterios generales de racionalidad del gasto público ordenados, para ser implementados dentro de cada entidad.

Que para lograr una transparente y efectiva ejecución de los recursos distritales y practicar una conciencia colectiva de la racionalidad del gasto y del uso apropiado de los mismos, se han venido implementando en el Instituto medidas de austeridad desde el año 1999.

Que por necesidades del servicio y con el fin de cumplir con lo ordenado por la Secretaría de Hacienda Distrital se expidió la Resolución 3464 del 30 de julio de 2007, modificada parcialmente por las Resoluciones 1616 del 22 de Mayo de 2008 y 3607 del 16 de octubre de 2008.

Que teniendo en cuenta que mediante Acuerdo No. 002 de febrero 3 de 2009, el Consejo Directivo del Instituto de Desarrollo Urbano estableció la nueva Estructura Organizacional y las funciones de sus dependencias, se hizo necesario adaptar las medidas de austeridad de la Entidad a las nuevas necesidades de la misma y compilarlas en una sola resolución.

Que mediante la Resolución 1694 del 28 de Mayo de 2009 se unificaron las medidas de austeridad en el Instituto de Desarrollo Urbano teniendo en cuenta la nueva estructura, y se hace necesario ajustarla con el fin de garantizar el mejoramiento continuo de la entidad.

Por las consideraciones expuestas,

Artículo 1º.- Las medidas establecidas en esta resolución propenderán porque las decisiones de gasto se ajusten a criterios de eficiencia y eficacia con el fin de racionalizar el uso de los recursos asignados en el presupuesto del Instituto de Desarrollo Urbano.

Artículo 2º.- Las Oficinas, Subdirecciones Generales, Direcciones Técnicas y Subdirecciones Técnicas de la entidad serán responsables de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente resolución.

Artículo 3º.- Los contratos de prestación de servicios con personas naturales para apoyo a la gestión, que requieran las diferentes dependencias de la entidad, deben obedecer a un plan de contratación previamente establecido y justificado en la imposibilidad de atender la actividad a contratar, con personal de planta ó que requieran conocimientos especializados. Dicho plan será elaborado por el área competente con base en el estudio de las cargas de trabajo y aprobado por la Dirección General. En éste se indicará el proyecto de inversión a afectar, el tiempo requerido, el perfil y objeto de la contratación, la coordinación del contrato y el monto de los honorarios.

Parágrafo Único: Los honorarios se pactarán con base en los rangos que defina previamente la Entidad.

Artículo 4º.- Sólo se autoriza laborar horas extras, dominicales y festivos al personal asistencial de la Dirección General y a los conductores asignados a los servidores públicos del nivel directivo, previa autorización de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, cuándo así lo impongan las necesidades del servicio.

Parágrafo Único: La Dirección General aprobará el trabajo suplementario del personal adscrito a esa dependencia.

Artículo 5º.- Las publicaciones de avisos relacionados con el funcionamiento y cumplimiento de la misión institucional y de la ley, se realizarán considerando los aspectos mencionados en el artículo 1º de la presente resolución y su publicación se hará en la sección dedicada a Bogotá en los periódicos que dispongan de esta sección y sean de amplia circulación local.

Parágrafo Único: Si la publicación requiere mayor cobertura o despliegue, deberá ser aprobada por la Dirección General.

Artículo 6º.- Cuando sea necesario editar ó publicar informes o textos relacionados con la misión institucional, se debe obtener la aprobación previa de la Dirección General, la que fijará los lineamientos en cuanto al tipo de edición y papel a utilizar, procurando siempre la mayor economía y eficiencia en el gasto y evitando ediciones de lujo y policromías.

Articulo 7º.- No se podrá, con cargo a los recursos públicos, efectuar la impresión, suministro o utilización de tarjetas de presentación personal ni institucional.

Artículo 8º.- No se podrá en ningún caso difundir expresiones de aplauso, censura, solidaridad o similares, o publicitar la imagen de los servidores públicos de la Entidad o de terceros con cargo a recursos públicos.

Artículo  9º.- Modificado por el art. 1, Resolución IDU 21600 de 2015. Las dependencias deben propender por reducir el consumo de materiales y suministros para lo cual se implementarán las siguientes medidas:

* Materiales y suministros: La solicitud y entrega de útiles de oficina y elementos de papelería indispensables para el funcionamiento de las áreas de la entidad, se realizará con criterios de racionalidad, restringiendo la entrega de elementos catalogados como suntuarios o sustitutivos, como por ejemplo, tintas para estilógrafos, portaminas, lápiz corrector, roller esferos micro puntas, banderas y notas adhesivas, pegante líquido, cinta mágica, entre otros.

* CD`S, DVD`S y demás dispositivos de almacenamiento externo: En el intercambio de información entre dependencias, los CD`S, DVD`s y demás dispositivos de almacenamiento externo serán sustituidos por el uso del correo interno, o carpetas compartidas, con excepción de los procesos de selección que se radiquen en la Dirección Técnica de Procesos Selectivos.

Adicionalmente se promoverá el uso de servidores FTP para transferencia de archivos de gran tamaño, para intercambio de información tanto interna como externa, incluido el suministro de información a entes de control.

* Videos y material de grabación: Con excepción de los entes de control, cuando un usuario externo requiera copia de los videos de audiencia, deberá traer el cassette de video, cd o dvd para su reproducción.

Articulo 10º.- Con el objeto de reducir el consumo de papel, se seguirá el siguiente procedimiento en la impresión de las comunicaciones internas y externas:

* Las comunicaciones internas generales, se enviarán por correo electrónico o por el sistema de correspondencia institucional.

* Los documentos en borrador y memorandos internos se imprimirán en papel reciclado, siempre y cuando la existencia de este material así lo permita.

* Para los documentos y oficios que deben ser enviados fuera de la entidad, se imprimirá solo un original y del original firmado se sacarán las fotocopias que se requieran para ser enviadas, excepto los documentos suscritos por el Director General, los cuales deben tener dos originales.

Artículo 11º.- El servicio de fotocopiado será autorizado por el personal del nivel directivo del Instituto. El Director General, los Jefes de Oficina, los Subdirectores Generales, los Directores Técnicos y los Subdirectores Técnicos podrán designar funcionarios de su estricta confianza, para que bajo su responsabilidad verifiquen el tipo de documento y la necesidad de reproducirlo. Sin excepción alguna, los operarios del centro de copiado deben abstenerse de prestar el servicio cuando la solicitud esté suscrita por funcionarios distintos de los enunciados ò cuando se evidencie que son documentos para trámites personales.

Parágrafo Primero: El servicio de fotocopiado se prestará a través del contrato de Outsourcing vigente, salvo casos de fuerza mayor plenamente justificados, en los que se podrá autorizar el fotocopiado externo.

Parágrafo Segundo: Teniendo en cuenta las funciones y la especial connotación de la información a cargo de la Dirección General, la Subdirección General de Gestión Corporativa, la Oficina de Control Interno, la Dirección Técnica de Procesos Selectivos, la Dirección Técnica de Gestión Judicial y la Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo, se asigna una fotocopiadora para cada una de estas dependencias.

Parágrafo Tercero: Cuando se soliciten fotocopias a la entidad, el interesado debe sufragar previamente los costos, de acuerdo con los precios establecidos en el contrato de outsourcing vigente.

En estos casos, la dependencia respectiva oficiará al interesado indicándole el número de copias y el costo de las mismas, para que éste cancele directamente a la firma contratista en el centro de copiado de la entidad.

Una vez cancelado el servicio por el solicitante, debe presentar el recibo de pago expedido por parte de la empresa contratista, a la dependencia responsable del documento, quien se encargará de sacar las fotocopias y entregarlas al solicitante, sin registrarlas en la planilla de control de fotocopias del área.

Parágrafo Cuarto: Cuando se solicite a la entidad copia de planos, el peticionario asumirá el costo de las copias.

ArtÍculo 12º.- Las fotocopias solicitadas por parte de autoridades judiciales, administrativas o de control se sujetarán a las siguientes reglas:

* Las que sin mediar solicitud de parte, en ejercicio de la potestad oficiosa requieran los jueces o magistrados.

* Las requeridas por la Fiscalía General de la Nación en desarrollo de una investigación.

* Las que requieran organismos de control como La Contraloría General de la República, la Contraloría de Bogotá, la Procuraduría General de la Nación, Personería de Bogotá o Veeduría Distrital.

* Las que soliciten los miembros del Concejo de Bogotá.

* Las que soliciten las demás autoridades administrativas en ejercicio de las funciones que le son propias.

* Las pruebas solicitadas por las partes dentro de los procesos

En estos casos, la dependencia respectiva oficiará a la autoridad peticionaria indicándole el número de copias y el costo de las mismas, para que ésta, a su vez, solicite al demandante o peticionario prueba del pago.

Una vez cancelado el servicio por el peticionario, debe presentar el recibo de pago expedido por parte de la empresa contratista, a la dependencia donde es surtido el trámite, quien se encargará de sacar las fotocopias y entregarlas al peticionario, sin registrarlas en la planilla de control de fotocopias del área.

ArtÍculo 13º.- Se prohíbe ordenar fotocopias a color, fotocopiar o imprimir circulares, informativos o boletines internos; éstos sin excepción deben ser divulgados por correo electrónico y/o en las carteleras salvo autorización expresa del Director General.

Parágrafo Único: La Subdirección Técnica de Recursos Físicos ejercerá el control por centro de costo del servicio de fotocopiado, y realizará campañas de sensibilización para que las áreas racionalicen el servicio de fotocopiado.

Artículo 14º.- Quedan prohibidas las impresiones a color, éstas se harán en blanco y negro. Se exceptúan aquellas ordenadas por la Dirección General, los trabajos que se requieran imprimir en plotter y el material de divulgación para las carteleras de la entidad se imprimirá a color por la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Artículo  15º.- Modificado por el art. 2, Resolución IDU 21600 de 2015. El consumo promedio mensual máximo por funcionario, por concepto de suministro de papelería, útiles de oficina e insumos de equipo de computadores se fija en el 15.9871 % de un SMMLV para lo cual se llevará un control estricto por cada jefe de dependencia, quien avalará los pedidos correspondientes.

Parágrafo Primero: El tonner para impresoras, ploters, fax y fotocopiadoras sólo será autorizado y entregado a los centros de costos, previa devolución de los cartuchos vacíos en el Almacén General del IDU.

Parágrafo Segundo: El control y seguimiento del consumo por funcionario será ejercido por la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, pero la responsabilidad del consumo es del jefe inmediato del área correspondiente quien deberá tomar las medidas de ajuste que sean necesarias.

Artículo 16º.- El pago de sentencias, conciliaciones judiciales, transacciones y de todas las demás formas de solución de conflictos deberá efectuarse dentro de los términos de ley, minimizando el reconocimiento de intereses, con cargo al presupuesto de la entidad.

Artículo 17º.-La entidad propenderá por reducir el consumo de energía, por lo que los servidores públicos y contratistas serán responsables de apagar los equipos de trabajo cuando se ausente en horario laboral por un tiempo considerable y, en todo caso, una vez culminen las labores diarias.

Artículo 18º.- Solamente el Centro de Documentación podrá solicitar libros y suscripciones para la entidad, y será la dependencia encargada de administrarlos. La Oficina Asesora de Comunicaciones podrá solicitar suscripción a revistas y periódicos.

Artículo 19º.- A partir de la fecha de expedición de esta Resolución, no se podrá celebrar contratos en la entidad para la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones, y para el suministro de desayunos, refrigerios o almuerzos con fondos de la entidad; se exceptúan las actividades de bienestar social de este tipo autorizadas por la normatividad legal vigente e incluidas dentro del plan anual y la celebración navideña para los hijos de los servidores públicos de la entidad.

Articulo  20º.-  Por necesidades del servicio se autoriza el servicio de comunicaciones así: Modificado por el art. 1, Resolución 1838 de 2012, Modificado por el art. 1, Resolución IDU 15194 de 2014, Modificado por el art. 3, Resolución IDU 21600 de 2015. 

a) Teléfono móvil: Se autoriza el servicio de teléfono móvil para los siguientes servidores públicos del Nivel Directivo del Instituto de Desarrollo Urbano, quienes por razón de las funciones desempeñadas requieren disponibilidad inmediata y comunicación ágil y permanente, con los siguientes topes de consumo mensual individual:

* Director General: 60% de un (1) salario mínimo legal mensual vigente SMLMV.

* Subdirectores Generales: 60% de un (1) salario mínimo legal mensual vigente SMLMV..

* Oficina Asesora de Comunicaciones: 40% de un (1) salario mínimo legal mensual vigente SMLMV.

* Directores Técnicos de Mantenimiento, Estratégico, Construcciones, Administrativa y Financiera, Subdirector Técnico de Mantenimiento del Subsistema Vial y Jefe de Oficina Asesora de Planeación: 30% de un (1) salario mínimo legal mensual vigente SMLMV.

Superado el tope autorizado, los costos adicionales serán sufragados directamente por los servidores públicos usuarios de los teléfonos. El usuario deberá cancelar su diferencia dentro de los tres días siguientes a la presentación del reporte por parte de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, acreditando su pago con la copia del recibo de caja expedido por Tesorería de la entidad.

El servicio de roaming internacional será activado exclusivamente cuando algunos de los servidores públicos anteriormente descritos, deban desplazarse al exterior en comisión de servicios; su consumo y costo será independiente al del cargo básico vigente. Este consumo estará a cargo de la entidad únicamente cuando los números comunicados estén directamente relacionados con el servicio.

Parágrafo Primero: Los números abreviados serán asignados a directivos y servidores públicos de acuerdo con las necesidades institucionales, previa autorización de la Dirección Técnica Administrativa y Financiera.

* El Director General, los Subdirectores Generales y los demás cargos del nivel directivo de la entidad que de acuerdo con las necesidades institucionales lo requieran.

* Los servidores públicos y/o contratistas que designe la Dirección Técnica de Mantenimiento, en cumplimiento y desarrollo sus actividades.

* Los servidores públicos y/o contratistas que conforman el Comité de Atención de Emergencias.

* El grupo de conductores de la entidad y los funcionarios que tengan como función asignada la de coordinar el parque automotor y el servicio de transporte y los contratistas que dentro del objeto contractual tengan asignada esta obligación.

* Los servidores públicos y/o contratistas que tengan como función asignada u obligación contractual la de coordinar el servicio de vigilancia y seguridad de las sedes del IDU.

* Los servidores públicos y/o contratistas designados por la Subdirección General de Infraestructura y la Subdirección General de Gestión Corporativa para los proyectos que lidera la entidad.

* Los servidores públicos de la Dirección Técnica de Apoyo a la Valorización cuando se requiera por la necesidad del servicio.

Parágrafo Segundo: Los jefes de cada dependencia deberán asignar un delegado para consolidar el consumo a ser utilizado en el mes siguiente, el cual debe ser enviado al servidor público encargado de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, dentro de los últimos cinco días hábiles del mes. La carga mínima por avantel será de $10.000 pesos (correspondientes en el 2011 a 50 minutos), los equipos que presenten consumos menores serán devueltos al almacén.

c) Teléfono fijo: La entidad propenderá por el ahorro en el consumo de servicio telefónico por lo que el tope máximo que reconocerá y pagará la entidad por el uso de cada extensión telefónica asignada será el equivalente al 10% del SMMLV para directivos y del 5.5% SMMLV para los demás servidores públicos. Los valores se ajustarán a la unidad de mil más cercana. El valor que exceda este tope deberá ser cancelado por el servidor público responsable en la Tesorería del IDU, o deberá presentarse justificación firmada por el jefe del área. La Subdirección Técnica de Recursos físicos realizará campañas de sensibilización para el uso adecuado del servicio telefónico.

Parágrafo Tercero: Los jefes de cada dependencia deberán evaluar el número de extensiones asignadas y de acuerdo a las necesidades del servicio mantener, restringir o suspender su uso.

Parágrafo Cuarto: El servicio de código de cuenta interno para llamadas a celular, Avantel y larga distancia se asignará únicamente a los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Director General, Subdirectores Generales, Directores Técnicos, Jefes de Oficina y los funcionarios a los que la Dirección Técnica Administrativa y Financiera autorice. Para el control de dichos códigos, se deberá llevar una planilla mensual, en la cual se registrará la siguiente información: número, fecha, hora, destino y servidor público que solicitó la llamada.

Parágrafo Quinto: Las llamadas personales realizadas a través de este servicio deberán ser canceladas por el servidor público en la Tesorería del IDU.

ArtÍculo 21º.-El servicio de Internet se utilizará únicamente para asuntos que correspondan a las necesidades de la Entidad; por ningún motivo se autoriza la utilización de este servicio para beneficio personal o para la recreación del servidor público que haga uso del mismo.

Artículo 22º.- Dentro del horario laboral de la entidad, El instituto contará con un grupo de conductores que tiene disponibilidad completa para los requerimientos que se realicen el día anterior y otro grupo de conductores los cuales deben transportar a los jefes que tienen un vehículo asignado y el resto del tiempo atienden solicitudes de acuerdo con la disponibilidad que tengan. Los requerimientos se atenderán por orden de solicitud y por prioridad. En cualquier caso se dará prioridad a requerimientos de emergencia y entes de control.

Parágrafo Primero: Sin excepción, no se reconocerá, ni pagará el transporte diurno a ningún servidor público, excepto para la atención de emergencias médicas, cuando no haya disponibilidad de un vehículo del IDU.

Parágrafo Segundo: El servicio nocturno de carro del Instituto se prestará a los servidores públicos del IDU únicamente cuando por necesidades del servicio debidamente justificadas requieran laborar en horario nocturno después de las 9 p.m., para lo cual:

* El área solicitante debe radicar la solicitud de servicio de transporte al coordinador de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, antes de las 3.PM. en el formato diseñado para tal fin.

* El Subdirector Técnico de Recursos Físicos del IDU comunicará si realiza el servicio a través del parque automotor de la entidad.

Artículo 23º Los únicos vehículos con asignación exclusiva serán los utilizados por el Director General y los Subdirectores Generales por razón del desarrollo de su gestión; los Directores Técnicos y Jefes de Oficina cuentan solamente con el servicio de traslado desde y hacia sus residencias en días hábiles.

Parágrafo Primero: Se prohíbe el uso del parque automotor de la entidad para atender asuntos personales.

Parágrafo Segundo: Se prohíbe el uso del parque automotor de la entidad fuera del perímetro de la ciudad, sin previa autorización de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos y la Dirección Técnica Administrativa y Financiera.

Artículo 24º.- Se debe garantizar que la utilización de los vehículos se realice de lunes a viernes en horas laborales, para lo cual se elaborará una programación que busque que la productividad de cada vehículo sea del cien por ciento (100%).

Parágrafo Primero: Los servicios de transporte de fin de semana o día festivo, sólo se autorizarán previa solicitud y justificación escrita por parte de los Subdirectores Generales, Directores Técnicos, Jefes de Oficina y serán programados por la Subdirección Técnica de Recursos Físicos.

Parágrafo Segundo: Estos servicios únicamente serán para atender actividades relacionadas con la misión de la entidad.

Artículo 25º.- La programación de vacaciones de los conductores será comunicada con antelación a los directivos que cuentan con el servicio de traslado desde y hacia su residencia, término dentro del cual no se les prestará el servicio respectivo. Se exceptúa de esta medida el Director General, los Subdirectores Generales y los Jefes de Oficina.

Artículo 26º.- Sin excepción, todos los servidores públicos responderán por cualquier pérdida, daño o deterioro de los puestos de trabajo, sillas, computadores, avanteles, celulares, equipos de oficina y demás bienes confiados a su guarda o administración.

Artículo 27º.- La entidad orientará el proceso de capacitación de sus servidores públicos al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias comportamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios.

Parágrafo Único: En ningún caso se autorizarán procesos de capacitación con fines diferentes a los mencionados anteriormente y que no se ciñan a los planes de capacitación de la entidad.

Artículo 28º.- Se autorizarán comisiones de servicio a los servidores públicos únicamente cuando correspondan a las necesidades misionales de la entidad.

Parágrafo Único: Una vez cumplida la comisión de servicio el servidor público presentará un informe por escrito a la Dirección General dentro de los quince (15) días siguientes a finalizar la comisión. Si la comisión de servicio tiene como finalidad adquirir nuevos conocimientos o tecnologías, tendrá la obligación de dictar conferencias a las áreas relacionadas con el tema.

Artículo 29º-. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 1694 del 28 de mayo de 2009.